序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇公司檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

2引進外資及對外投資合作建設新項目，企業的資產結構逐漸形成了多元化格局。企業資產結構的多元化格局，帶來了企業檔案管理工作的多元化。企業檔案工作內容、檔案管理體系均發生了新的變化。檔案工作如何適應新形勢、新任務的要求，成為目前檔案工作者的當務之急。

面對新形勢，我認為應從以下幾方面予以關注和重點解決。

3煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題

由于煤炭資源整合的需要，*集團要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術人員，對整合礦井辦理探礦權、采礦權變更手續，對礦井進行改擴建。由于煤炭地下作業的特殊性以及五大自然災害隱患（瓦斯、煤塵、頂板、水、火），決定了煤炭檔案對煤炭生產安全有著特別的重要性。所以，整合礦井檔案管理工作應當做在其他工作的前面，即從雙方開始簽定合作協議之日起，就應指定專門領導負責此項工作，設立檔案室，配備檔案管理人員負責對檔案資料的收集整理。這樣，才能保證資料的齊全完整，科學規范，為今后礦井順利通過竣工驗收打好基礎，為礦井投產后的安全生產和可持續發展提供有效的參考依據。

4外國投資企業、出資參股企業的檔案管理問題

*（集團）公司引進外資、對外投資，合作項目不斷擴大，范圍涉及文化事業、煤炭資源、電力、建材、醫療衛生、高科技產品開發等多個領域，形成了跨地區、跨行業的以煤炭為主業、多種產業并存的大企業集團。隨之而來，集團公司的檔案管理門類、檔案全宗，也將體現多載體、多專業行業。如與美國合資建設的2×135MW綜合利用熱電廠，檔案分類就要按照電力行業的分類方案進行整理。檔案門類的新構成，檔案分類規則的不同，事實上已形成了煤礦企業檔案管理的“一企兩制”。即：按照國家電力行業分類大綱整理電廠檔案。這就要求我們學習、掌握電力行業的分類方案，使檔案管理工作更加適應電廠的生產建設。又如*四礦與泰國萬浦集團合資組建的中泰公司，在組建過程中，簽定了一系列的中、英、泰三種文字對照的合同、協議、章程等，檔案工作者應及時收集整理好這些資料。中泰公司成立后，泰方委派專人入駐公司，公司的生產經營狀況均受泰方監管，在今后的生產經營過程中，這些資料都是雙方友好合作的前提和基礎。再如，出資參股豫鶴同力水泥有限公司日產5000噸水泥熟料工程項目，由于*不是控股方，檔案管理就以合作方為主要管理部門，作為參股方面的檔案管理人員應積極與對方溝通，及時收集有關生產經營方面的檔案資料，確保集團公司投資的根本利益。以往國有企業占主導地位，現在煤炭企業實施戰略重組，與外資企業、其他行業企業合作，建立了控股參股、投資主體多元化的股份公司，其結果必將決定著公司的檔案所有制（檔案的有形資產和無形資產）形式的多元化，即從以往獨有的國有企業檔案，逐步新增了國有企業與其他行業企業、外國企業合資的聯營經濟檔案、國有控股經濟檔案、參股經濟檔案等門類。檔案所有制發生的改變，客觀上決定著檔案工作性質發生的變化。比如：檔案部門在改制后的隸屬關系、檔案的形成和歸檔、檔案的科學管理、檔案信息資源開發、改制前后企業檔案管理的新舊銜接、檔案人員專業素質的再培訓等。

篇（2）

二、歸檔范圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、檔案的借閱

1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。

4.檔案借閱者必須做到：

①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

篇（3）

二、 歸檔范圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、 公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、 檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、 資料的收集與整理

1.

公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.

在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3.

凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4.

各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.

檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2.

公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、 檔案的借閱

1.

總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2.

因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3.

公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。

4.

檔案借閱者必須做到：

① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、 檔案的銷毀

1.

公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2.

當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

3.

凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

4.

篇（4）

這一年我從大學畢業后非常幸運的來到三環中化。一開始從事硫酸生產工作，對于我來說是不平凡的一年。面對新的工作環境、新的工作崗位，沒有因為遇到困難和考驗而退縮，而是陌生的領域里積極探索并迎難而上。努力學習硫酸專業知識，工作中我積極主動、認真負責、服從上級分配、聽從指揮，平時與同事們和睦相處，真正做到工作中是同事，生活中是朋友的和諧局面。除完成自己的工作外，還積極參加公司和硫酸廠組織的各項活動，共慶祖國60華誕”演講比賽中榮獲三等獎。同時，非常熱愛團隊工作，通過競選成為硫酸團支部宣傳委員，協助硫酸團支部書記做好團支部各項工作，為把硫酸團支部建成一個團結活潑、充滿朝氣的群體而努力。

公司倡導創建“誠信自律”班組活動以來，從6月份。與班組人員一同認真學習公司創建“誠信自律”班組的有關內容。經過學習和內部試運行，認真編寫了硫酸廠生產工段一班“誠信自律”班組申報材料以及班組詳盡的規章制度，通過一年來不斷的學習、改進，從最開始的毫無頭緒”如今大家在工作和生活中都形成了自覺意識。同時我還肩負著對硫酸廠稿件的審核工作，為提高自己的寫作水平，搞好新聞寫作，對公司局域網上刊登的文章進行深入學習，時刻了解公司工作動態，保證了硫酸廠新聞稿件的針對性、及時性和真實性。廠領導的大力支持下，堅持正確的宣傳原則，對在生產崗位中涌現出的典型事跡、安全生產、質量控制進行了宣傳報導，鼓舞了員工的士氣。多層次，全方位的展示了硫酸人的精神風貌和工作中取得的優秀成績，為硫酸廠宣傳報道盡了一份自己的力量，作為硫酸廠稿件負責人，認真排版校對，自己負責的范圍內避免稿件的失誤，因表現突出，宣傳報道中被評為“硫酸廠宣傳報道先進個人”

通過應聘進入行政部檔案管理員工作崗位，7月1日。主要負責公司檔案管理方面的工作。非常珍惜與熱愛這份工作，入職以來，一直希望呈現給大家一個真誠、理性、執著、堅毅的平時我認真做好公司檔案管理、存檔、借閱、復印等每一項工作。檔案管理工作比較瑣碎，一直努力希望能在較短的時間內熟悉各項檔案管理的工作，以后的工作中我會明確工作的程序、方向，具體的工作中形成了一個清晰的工作思路，盡快令自己能夠順利開展工作并熟練圓滿地完成本職工作。今后我將努力改正我缺點，發揚優點，再接再厲把工作做的更好。

盡管有了一定的進步，總結一年的工作。但在一些方面還存在著不足。比如有創造性的工作思路還不是很多，很多工作還不夠完善，這有待于在今后的工作中加以改進。以后日子里，將更加認真學習，努力使思想覺悟和工作效率全面進入一個新水平。

誠摯的感謝部門領導和同事在工作中對我幫助和關心，將會在以后的工作中更加努力。發揮出自己的滿腔熱情,最后。依靠自己的勤學苦練,自己平凡的崗位上創造一個個不平凡的奇跡。為公司的再次騰飛貢獻自己的全部智慧和力量。

篇（5）

一、年度目標：

增強檔案管理工作相關人員的責任感，有序推動檔案管理人員素質和業務水平的提升，規范流程，重視保密，不出遺漏，加快編制分類大綱工作和相關配套設施的補充完善工作，要超前主動工作，將創建省檔案室AA級標準工作提上日程，堅持相關標準化工作的開展，全面適應公司在新形勢下的各項工作需要。

二、工作計劃：

（一）細化領導分公司，健全規章制度

調整檔案管理工作領導小組，負責解決檔案工作的人員配備、檔案室等基礎設施建設和經費保障等問題，特別是明確基層一名科級以上領導對口負責檔案工作，進一步明確基層檔案責任人，切實將建設省級檔案室AA級標準相關檔案工作提上日程。

（二）對標省級檔案室AA級管理要求查漏補缺

1、切實將建設省級AA級檔案室標準列入年度主要工作計劃。切實做到“三專”“八防”“十不準”。“三專”：專柜和專室；“八防”指防盜、防火、防潮、防蟲、防暑、防塵、防高溫、防光；“十不準”即不準檔案手續不全者查檔，不準借閱手續不全者借閱，不準翻看與查閱范圍無關的內容，不準私自抄寫檔案內容，不準在明碼電話上傳遞檔案內容，不準與無關人員談論檔案內容，不準公開郵寄檔案或檔案材料，不準涂改檔案材料，不準攜帶檔案進入公共場所，不準把檔案柜鑰匙交給非管檔案人員。

2、對照省AA級檔案室管理標準，進一步完善檔案工作的基礎設施，在上半年努力完成各級短板查找整改工作，要在落實組織領導、人員設置“八防”設施各項配套設備是否符合省級檔案室AA級標準上一一查看，進行整改完善、檔案密集架、除濕機、掃描儀、打印機、復印機、移動硬盤、煙霧報警器等設施要提前申請配備，密集架不能使用的要及時更換。

（三）繼續加強檔案信息化、標準化建設

1、發揮公司內網的作用，以發供電分公司一站式辦公系統為依托，加強公司檔案專欄網頁的建設，豐富網頁內容，逐步實現內部目錄信息檔案資源共享、方便各單位無紙化檢索作用。

2、做好檔案信息系統及檔案數據庫保密、安全、備份工作，確保檔案信息安全、可靠。

3、按照集團公司檔案工作要求，利用好現有檔案軟件，做好電子文件收集、歸檔和管理工作，建立和完善電子公文歸檔工作辦法，探索電子檔案保存、保密、保真的技術方法和手段，逐步實現電子公實時歸檔，科學保管和有效利用。

篇（6）

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。>>精彩專題推薦：公司管理制度大全

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的

四、

七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、檔案的借閱

1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。

4.檔案借閱者必須做到：

①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

篇（7）

改革開放以來，我國高校科技企業取得了飛躍發展，形成了獨具中國特色的高校科技產業，成為國家創新體系的有機組成部分。組建高校資產公司，這是按照黨的十六屆三中全會關于建立和完善社會主義市場經濟體制的要求，按照教育部關于高校盡快建立以資本為紐帶，產權清晰、權責分明、校企分開、管理規范的新型高校企業管理體制和運行機制的要求，在新的歷史條件下提出的新任務。作為高校科技產業檔案工作者，我們應當抓住這個新的契機，在一個新的起點上共同努力團結一致，開創高校科技產業檔案建設的新局面。僅此本文擬對高校資產公司檔案管理作如下探討。

一、契機

2005年7月，全國高校科技產業工作會議召開以來，按照《教育部關于積極發展、規范管理高校科技產業的指導意見》第六條規定“高校要依法組建國有獨資性質的資產經營有限公司或從現有校辦企業中選擇一個產權清晰、管理規范的獨資企業（以下統稱高校資產公司），將學校所有經營性資產劃轉到高校資產公司，由其代表學校持有對企業投資所形成的股權。高校以投入到高校資產公司的財產承擔有限責任。”即明確指出學校（國家）是高校資產公司的唯一出資人，股東僅學校（國家）一人的國有獨資性質。目標是規范高校產業管理與經營工作。在高校與校辦企業之間建立一道“防火墻”，避免因校辦企業經營問題沖擊高校正常的教學與科研秩序，規避高校的風險。

隨著計劃經濟向市場經濟的轉變，高校必須建立新興高校科技產業理念，以科學發展觀為指導，以大學教育與社會發展的矛盾和需要為切入點，以適應、服務和推動社會發展目標為導向，以尊重大學教育外部關系規律為前提，以實現高校產業功能任務為價值取向。因此，高校校辦企業必須適應社會發展，一方面，遵循市場經濟規律，高校校辦企業由是學校教學的一個環節，有很強的教學性與計劃性的非獨立法人的學校附屬單位，轉變為獨立享有民事權利、承擔民事責任，依法自主經營、獨立核算、依法納稅、自負盈虧的法人實體，通過向客戶提品和服務獲取利潤。即校辦企業使理論研究轉向了生產力的再現，對推動國家高新技術產業發展、提升傳統產業結構升級換代、增加國家稅收、促進社會就業等方面做出了重要的貢獻；另一方面，還要為高校教學，培養高素質的人才服務。即對提高高校科研實力、促進高校科技成果轉化、培養創新型人才、彌補高校辦學經費等做出了很大的貢獻。

隨著高校資產公司的組建，使高校科技產業體制個運行機制發生了根本性的變化，規范了高校投資和經營活動。高校所有投資和經營活動統一由高校資產公司代表學校，以出資人身份進行。高校資產公司普遍建立產權清晰、權責分明、校企分開、管理科學的現代企業制度，依法行使高校企業股東的權利，并履行相應的義務，加強對所投資企業的監管，以促進科技成果轉化和產業化、實現國有經營性資產保值增值為主要任務。

由此可見，上述兩個根本性轉變，將高校資產公司全面推向市場。這對高校科技產業檔案工作而言，是一個與時俱進，不斷提高檔案服務質量及現代化企業檔案管理水平，充分滿足高校資產公司各方面需求，真正實現檔案開發、開放與利用價值的關鍵的發展契機。

二、創新

（一）機構創新——檔案管理由不完全獨立性轉向獨立性

眾所周知，檔案工作既是高校資產公司經營與管理的重要組成部分，也是提高高校資產公司經營與管理水平、工作效率與工作質量的必要條件。

高校資產公司組建前，科技產業系統是作為學校的一級機構或部門，則科技產業檔案管理必然受制于學校檔案館（室）。這不僅體現在組織架構上，更體現在業務職能上。學校檔案館（室）通過下發文件、指導培訓、檢查評比、經驗推廣等有組織、有計劃、有步驟地的活動，強有力地推動著高校科技產業檔案工作的開展。這就必然導致高校科技產業檔案的管理觀念、管理體制、管理模式以及資源建設諸方面，難以實現與現代企業相適應的、個性化的的檔案工作運行機制的變革與創新。當然，高校科技科技產業檔案也就很難達到的完整性、系統性，更不用說全方位性了。由于高校科技產業檔案管理的不完全獨立性，必然決定了在其工作發展過程中沒有應有的自。

高校資產公司的組建，是建立在以資本為紐帶，產權清晰、權責分明、校企分開（學校出資人與高校資產公司經營者之間相互制衡關系），以法人治理為核心的現代企業制度的基礎上。作為企業法人，高校資產公司“應當具備依法成立、有必要的財產或者經費、能夠獨立承擔民事責任、有自己的名稱和組織機構以及場所四個條件。”（《中華人民共和國公司法》P4）依法獨立享有決定企業組織機構的權利。高校科技產業體制的創新，使高校資產公司擁有檔案終極所有權。檔案管理同其他管理一樣，檔案權屬決定了檔案的管理思想與管理方式。即誰擁有檔案的所有權，則誰就擁有檔案管理的控制權與自。因此，高校資產公司的組建，可以促進高校科技產業檔案管理深層次的變革，改變原有高校科技產業檔案所固有不相適應的行政管性理模式，轉向適應市場經濟、適合本企業特點的經營性管理模式。所以，高校資產公司在組建過程中應當充分根據企業自身的特點開展其檔案管理機構調整與創新，將新制訂的高校科技產業檔案規章制度及時提交董事會審議通過，并納入公司章程中，以適應高校資產公司在激烈的競爭市場條件下，在高校科技產業體制和運行機制轉型的過渡時期，在獲取最大經濟效益與社會效益的統一的過程中對信息的需求，確保高校科技產業檔案工作協調持續發展。

（二）管理創新——檔案管理由行政管理性轉向市場經營

性

利用價值是檔案工作出發點與根本目的。隨著現代企業制度的建立和市場經濟的發展，高校資產公司作為市場的主體，以實現一定的經濟目的。其檔案工作亦必須圍繞公司的經濟目的創造一個良好的管理與經營環境，為其科技企業的成長與發展保駕護航，為社會提供最好的服務。

高校資產公司組建前，在管理體制上，大多數高校科技產業仍是學校的一級機構或部門，或是一套班子兩塊牌子，且以行政管理為主，經營與管理權基本在學校，或是學校直接干預。一方面，高校科技產業部門或機構因為沒有屬于自己的資產，自然而然也就缺少承擔經營風險和資產增殖的責任。另一方面，學校從來不是也不可能是一個完全等同于其他資產主體，以追逐利潤為唯一的純粹市場主體。即學校在追求經濟目標外，更關心其政治目標與教育目標。所以，學校的政治性身份必然決定在其經營與管理中具有政治性目標，追求經濟效益并非首要價值目標。毫無疑問，高校科技產業有著三重目標：一個是政治目標；一個是經濟目標，還有一個是學校自身的教育目標。

高校資產公司的組建，其作為市場的主體，以實現一定的經濟目的，因此，必須遵循社會主義市場經濟的客觀規律。幸運的是，高校資產公司的組建者從一開始便牢牢地抓住了那只神秘的被經濟學家稱為看不見的手——市場規律，運籌帷幄。本著“資產管住、經營放開、促進發展、加大回報”的原則，建立的是以資本為紐帶，產權清晰、權責分明、校企分開、管理規范的新型的高校企業管理體制和運行機制，在市場環境中求生存、求發展，推動公司的經營由學校事業計劃型向市場經濟自給型，將公司的一切活動都以“利益最大化”原則發展壯大進行。這不僅是市場經濟規律和市場規律的要求，也是今后高校資產公司的發展方向。

（三）檔案管理由兼職性轉向專業化

篇（8）

檔案的管理模式受制于檔案的管理體制。現代企業制度下集團公司檔案工作指的應該是集團公司檔案系統建設工作和檔案業務管理工作。其管理體制有兩個層面：一是對集團公司檔案工作的宏觀管理體制，一是檔案業務部門的內部微觀管理體制。兩者之間是相互統一的，相輔相成、相互促進的一個問題的兩個層面。探討集團公司檔案工作的管理體制要從上述兩個層面上運作。 集團公司是一個建立健全母子公司產權關系和公司法人治理結構的戰略聯盟組織。有若干個被控股、參股或契約關系的具有層次性穩定的企業組成。目前我國大型集團公司既有國有企業，也有國有控股企業，還有中外合資企業和國有參股的民營企業。各企業間所有制形式、管理形態、經營模式、產業規模也不盡相同，再采用過去“大一統”式的以行政隸屬關系而確定的檔案管理體制，一定無法滿足企業個性化的要求，各子公司不僅難以接受，還有可能出現抵觸情緒，不利于集團公司檔案管理工作的開展。在宏觀上要樹立管理模式多元化的觀念，建立以資產為紐帶的檔案管理模式，對子公司檔案業務部門要放權，給予自主的管理權。放權不是喪權，放權是以集團公司檔案主管部門對國家、社會與集團公司有保存價值的檔案不失控為界。集團公司要強調檔案管理體制的宏觀性，在管理時以引導、服務、咨詢為主，旨在推動各子公司檔案工作依法自主運行。

具體做法：一是推行國家、地方檔案法律法規的執行，建立集團公司內的檔案法規和制度。二是在集團公司內實行統一領導、分級集中、形式多樣的管理模式。“統一領導”指集團公司檔案主管部門對全集團公司檔案工作的宏觀領導。“分級集中”指以法人為單位實行檔案集中統一管理。“形式多樣”指“集中統一”管理的形式要多樣化。由于法人單位的所有制、規模、管理形態及所處地理區域的不同，可以設置自己的檔案編制，建立自己的檔案管理機構，也可以委托集團公司檔案主管部門授權的檔案管理機構實行全宗號檔案集中統一管理。三是成立集團公司檔案工作委員會，由檔案工作委員會向全集團公司提供檔案技術咨詢服務。工作委員會隸屬于集團公司檔案主管部門。

在集團公司檔案主管部門宏觀指導下，建立健全檔案業務部門的微觀體制。過去由于公司所有制形式的單一，各檔案業務部門只是個體大小的差異，沒有質的差別，形成了一種宏觀不宏觀、微觀不微觀的管理模式，各檔案機構很少探討適合自身的檔案管理體制。在市場經濟體制下面對各子公司的企業形態的變化，要引導各檔案部門創新各自檔案工作的體制，以適應企業的需要。檔案微觀管理創新要以滿足企業自身需要和上級主管部門對檔案的要求為限，防止由于檔案工作不會給企業帶來直接、明顯的經濟利益，而意識不到在企業長遠利益中的作用而忽視檔案工作的現象發生。

二、集團公司檔案工作的運行機制

管理體制一旦確定之后，需進一步建立推動管理體制運行的管理機制。集團公司檔案主管部門首先從宏觀層面上建立起相應的運行機制。作為國家、地方檔案法律、法規在集團公司執行的推動者，公司檔案制度、管理措施的制定者，要在公司檔案系統建立法制體系。現代企業制度下靠傳統的文件式、指令式管理方法，無法滿足管理形態多樣化的眾多子公司對檔案管理的要求，只能以法歸檔、以法管檔。在集團公司這種混合性經濟體制、多種所有制子公司并存下，推動公司檔案工作運行的主要手段，是執法建章――執行國家、地方檔案行政法，建立公司系統檔案規章制度。

具體做法：貫章貫法――檔案法規是約束檔案業務部門和檔案業務人員在檔案工作中的自由行為，是強制性的工作標準或工作原則。需要有一個宣傳貫徹的程序，要經過由認識――理解――執行的認知過程。通過貫章貫法使集團公司檔案系統工作在同一個法律、法規和制度的平臺上操作，實現集團公司檔案工作質的統一。 執法檢查――檔案法規強制性的表現之一就是執法檢查。執法檢查要程序化、規范化和體系化。其重點：一是加強對國家、社會和公司有保存價值的檔案的監控，二是各子公司檔案集中統一管理原則的落實，三是對具備委托功能檔案館的控制，確保檔案委托業務良性發展。

指導服務――由于檔案工作最終落腳點在檔案業務的具體工作部門，是各子公司的企業行為。公司檔案主管部門不宜對具體業務插手過深，要通過提供法規服務、標準服務、中介服務、教育服務、技術服務等公共服務，指導各子公司檔案工作。中介服務指公司檔案主管部門在公司內部搭建檔案委托業務平臺，為不便設置檔案管理機構的子公司提供檔案集中統一管理的場所。從宏觀上把公司檔案工作引導到依法自主、科學規范的運行軌道上來。

三、集團公司檔案管理模式

集團公司檔案管理體制和運行機制確定之后，檔案管理模式也基本成型，即集團公司檔案管理系統與集團公司檔案管理業務部門兩個層面相互協調的管理模式。檔案管理系統層面是檔案業務部門管理層面的系統領導者、業務指導者、執行監督者。主要從事集團公司檔案管理的政策研究、發展戰略研究、業務建設研究。不從事檔案具體業務工作，即不從事檔案的實物管理、信息管理和知識管理。檔案系統管理成立檔案工作委員會，由工作委員會具體落實檔案管理職能，工作委員會類似協會性組織，接受集團公司檔案主管部門的領導，但不占主管部門的人員編制，不受機構限制的影響。檔案業務部門指檔案實物管理者，即各級檔案管理機構。各級檔案管理機構是平等的，不受館藏多少與級別高低的影響，各自在集團公司檔案主管部門監督下獨立自主、依法有效地開展適合本企業特點的檔案管理工作。

檔案業務工作部門在檔案工作中要建立集中統一的管理模式即檔案工作部門要對本企業檔案實物實行檔案集中統一管理。隨著企業的發展，新型的企業管理方式出現，傳統的歸檔范圍無法全面涵蓋企業所產生的新型檔案。集中統一管理便于對新型檔案研究、收集、加工整理。同時，也有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。所以要強調統一集中管理模式，以利于檔案的收集與利用，有效克服各自為政的混亂歸檔現象。

開辦委托管理業務的檔案業務部門，在“集中統一”管理原則下，要強調全宗名下的“集中統一”，要建立集中統一管理體系并非表面上把一個單位的全部檔案集中在一起，保管在一處庫房里，而是質的統一，要具有委托單位的檔案管理個性，目的在于委托企業檔案的有效利用。

總之，集團公司檔案管理模式是“大放小集”。集團化大公司，不僅規模大，而且子公司眾多，性質各異，區域分散，采用“大放”的方法，適應公司多元化的經濟結構，抓住靈魂、提綱挈領。“小集”是以子公司為單位實行集中管理，從檔案源頭上確保檔案的完整與安全，強化檔案管理的責任，便于檔案的收集與利用。

四、集團公司的檔案委托管理

集團公司的“總部+附屬企業”模式，給予了各子公司內部管理體制及運行機制的自主性和靈活性。各子公司會按照自己的需要設置組織機構，將檔案管理工作按照傳統慣例提交集團公司，而集團公司又不可能像過去一樣解決集團內龐大的檔案管理業務。為解決這一矛盾，集團公司可在集團內培育發展一至若干個具有檔案委托管理功能的檔案管理機構，為不具備設立檔案管理機構的子公司提供優質檔案委托管理服務。

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中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）01-0278-01

文書檔案管理是一項機密性、原則性很強的工作，既要嚴格執行有關檔案方面的法律、法規，又要遵循文書檔案自身的工作特點和規律性。公司文書檔案管理工作的任務就是把各種工作資料按照檔案管理的要求組成一個體系，通過分類使之固定下來，為使用者提供方便。公司文書檔案是否完整和系統是衡量一個公司管理工作水平的重要標志，它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要。

一、目前公司文書檔案管理存在的問題與對策

（一）檔案分類方面

檔案分類的目的在于把同類的檔案集中在一起，便于保管和利用。檔案分類既要防止“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”而造成所藏檔案不必要的重復和魚龍混雜。

1.檔案分類脫離實際憑空分類，人為地使檔案分類與檔案實際相分離。為不脫離實際，二級類目最簡單的方法就是按機構職能（結合問題）進行分類，如一個集團企業（包括黨群組織）有行政管理職能又有業務管理職能，在管理過程中形成的文件材料實際上都屬于文書檔案，那么它的分類應該為：1.文書檔案；1.1黨群行政，1.2業務。這里1.1黨群行政是按機構分類。1.2業務是結合問題分類，從分類的標準上雖然缺乏統一性（一個是機構、一個是問題），但按照檔案分類的習慣（機構結合問題分類）是可行的，把相關問題的檔案集中在一起，便于保管和利用。

2.檔案分類與檔案實體整理、編目、排列不一致。在日常檔案的整理和編目中，往往存在著檔案分類與檔案實際的整理、編目、排列不相一致的現象，究其原因主要是檔案分類不是實質性的分類，而是形式上的分類。要解決這個問題，檔案分類必須是“實類”而不應是“虛類”，同時在編目中還應強調和體現類的存在，否則就會失去分類的意義。如上所述的1 文書檔案；1.1 黨群行政，1.2 業務，在整理、編目和排列時就必須分開，黨群行政歸黨群行政，業務歸業務，不要分類是分開了，而實際編目和排列又不分開。既然有了類目，就必須按具體的類目去整理、編目和排列，因為分類的目的就是為了把他們區分開來，便于保管和利用，否則就沒有必要把他們區分開來。

3.“有文必檔”而造成所藏檔案不必要的重復和混雜。檔案分類宜粗不宜細，過度細分檔案，反而容易造成類目條款對本企業業務涵蓋不全、不準，為檔案的整理帶來人為的麻煩，不利檔案的收、管、用。在具體操作時要注意：

（1）按機構設類與按問題設類時層次要少，標準要統一。

（2）在體例結構方面根據立檔單位的職能設置問題類目。取消機構類目，在同一問題類目中，按機構順序列舉歸檔范圍，如業務類下不分科室，按科室職能順序排列歸檔范圍條款即可。

（3）一級類目的設置同樣宜粗不宜細。如一般檔案的分類大綱（一級類目）可確定為：文書檔案、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案、人事檔案（可按照本企業的特定職能進行增減）。如有必要細分，可在各自的一級類目下再設若干個二級類目。便于相對集中存放和查找。尤其是今后實施電子化的文書檔案管理時，要查找所需的檔案信息，只要有確切的檢索標識（而且還可以用模糊檢索），在瞬間就可以顯現出來，因此檔案分類方法將是一種粗線條的大綱式的模式。

（二）文書檔案人員自身理論水平和業務能力

目前文書檔案人員大多是非專業的，培訓機會很少，因此在檔案材料收集、檔案分類、材料整理上常會出現使用、查詢時的障礙問題。因此，提高文書檔案人員自身素質是非常重要的，而且隨著檔案利用群體及服務需求的與日俱增，必定要實施信息化、電子化的管理模式，這就需要不斷更新檔案管理方法與技術，因此對文書檔案人員的理論水平和業務能力等方面提出了更高要求。

對于秘密文件歸檔時，雖然內容不能流轉，但我們可將其文件目錄輸入微機，這樣既避免了電子文件歸檔的不齊全，又保證了上網文件的安全。文書檔案可以為公司改制方案的實施提供可靠的依據。實施公司現代化制度的改革，必須充分發揮好文書檔案信息的重要作用，特別是公司改制后，其產權性質發生了根本性的變化，人事制度也會發生相應的改變，這就需要依照法律和行政法規等等，進行有步驟地清產核資，清理債權債務、評估有形資產和無形資產，而這些內容必須有大量的檔案信息作為依據， 才能有效地進行企業的改造兼并資產重組。實現文書檔案的電子化、網絡化管理，有利于減輕工作人員勞動強度，縮短勞動時間，提高文書檔案管理的工作效率。將現代辦公技術與文書檔案管理相結合，是實現文書檔案規范化管理的重要途徑和發展方向。

二、加強公司文書檔案管理工作的建議

（一）公司對文書檔案的管理應該予以高度重視，促進企業文書檔案管理標準化、規范化在提高檔案管理水平的進程中，一方面，企業領導要對此項工作給予高度重視，加大資金投入，同時，企業檔案部門要加大對專業檔案業務知識的培訓，全方位提高文書檔案管理人員的綜合素質；另一方面，要加強企業內部各部門間的管理與溝通，充分利用計算機和網絡技術，改進服務方式和手段，真正實現檔案管理的飛躍。公司領導要將檔案管理作為日常性工作來抓，對各分公司的文書檔案從不同層面開展檢查、評比，檢查中出現問題的及時糾正，有突出成績的予以表彰，充分發揮文書檔案管理人員的工作積極性和創造性，使其檔案管理的亮點及特色得到充分發揮。

（二）切實有效地提高文書檔案管理人員的素質公司有計劃地安排文書檔案管理人員到兄弟公司交流學習，對通過自學或考學等方式提高學歷的人員應給予支持和獎勵，使高素質文書檔案管理人才培養形成良性循環。

（三）加強電子文件管理和保護

文書檔案部門應分門別類整理組盤。對于內部文件，應以年度、組織機構、保管期限進行組盤：第一，按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二，將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找；對于外來紙質文件，應通過文秘部門處理，掃描成影像文件進入本單位局域網絡，其傳遞、批辦、督辦均在網上操作。文件則應嚴格按保密原則辦理。

（四）改善存放檔案的檔案室的條件

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近年來，隨著企業改制進程的不斷深化，企業發展步伐的加快，特別是為落實省委、省政府關于煤炭資源整合和實施煤炭企業大集團戰略指示精神，*煤業（集團）公司依靠煤炭資源優勢，引進國內外資本和戰略合作伙伴。*四礦以改擴建為主要項目與泰國萬浦集團合資成立*中泰礦業有限公司；與美國新能源投資公司簽定戰略合作意向書和2×135MW綜合利用熱電項目意向書；出資參股了豫鶴同力水泥有限公司日產5000噸水泥熟料工程項目、*興鶴發電有限責任公司2×600MW火電廠項目。圍繞做強做大煤炭主業，加強外部煤炭資源整合。與香港富拉爾等四家公司合資成立“河南華安煤業有限責任公司，共同建設*煤電十一礦；整合了*市*鄉振興煤礦、*煤礦、*井等。這些工作，對公司礦井接替及煤炭主業長遠發展具有重要意義，企業的資產結構也逐漸形成了多元化格局。

2企業多元化發展格局對檔案工作產生的影響

2.1煤炭資源整合，需要對資源整合礦井進行探礦權、采礦權的變更，需要進行礦區勘查和礦井的擴能技改。這就必然形成大量的地質勘測資料和煤炭基本建設資料，如何管理好這些檔案資料，是我們當前檔案管理工作的新課題。

2.2引進外資及對外投資合作建設新項目，企業的資產結構逐漸形成了多元化格局。企業資產結構的多元化格局，帶來了企業檔案管理工作的多元化。企業檔案工作內容、檔案管理體系均發生了新的變化。檔案工作如何適應新形勢、新任務的要求，成為目前檔案工作者的當務之急。

面對新形勢，我認為應從以下幾方面予以關注和重點解決。

2.2.1煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題

由于煤炭資源整合的需要，*集團要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術人員，對整合礦井辦理探礦權、采礦權變更手續，對礦井進行改擴建。由于煤炭地下作業的特殊性以及五大自然災害隱患（瓦斯、煤塵、頂板、水、火），決定了煤炭檔案對煤炭生產安全有著特別的重要性。所以，整合礦井檔案管理工作應當做在其他工作的前面，即從雙方開始簽定合作協議之日起，就應指定專門領導負責此項工作，設立檔案室，配備檔案管理人員負責對檔案資料的收集整理。這樣，才能保證資料的齊全完整，科學規范，為今后礦井順利通過竣工驗收打好基礎，為礦井投產后的安全生產和可持續發展提供有效的參考依據。