序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇人事檔案電子化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

        醫院人事檔案是醫院從業人員的經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。它是個人發展、醫院人才招聘、提拔和實現整個社會人才優化配置的基本依據。現代科技的發展為醫院人事檔案管理提供了便利，當然也對檔案管理提出了更高的要求，在網絡環境下利用計算機建立電子檔案是新時代人事檔案管理的必然趨勢。

        網絡建檔是社會進步和信息系統發展的需要，另外，過去的人事檔案一般是堆疊在檔案室里，在搜集信息、存儲檔案和提取檔案等方面都存在著很多問題，而相對于過去的紙質檔案，建立電子檔案則體現出更多的優越性：

        1.保存壽命長，不易損壞

        檔案以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優盤等電子存儲介質內，不會因為像紙質檔案一樣因為天氣、自然災害和存放時間等的影響而發生破損、丟失的情況，即使經過很長時間電子文檔里面的信息依然能完整無缺，一直保存下去。而且電子檔案一般都有備份，一份文件出現問題，還有一份甚至多份備份資料可供參考彌補，打破過去紙質檔案袋的“唯一存在”，也就增強了醫院人事檔案的安全性和可靠性。

        2.信息全面有效

        由于電子設備存儲空間很大，對于醫院人事檔案的信息可以覆蓋個人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時更新，及時地補充和修改個人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時鮮性，讓醫院及其他用人單位可以通過檔案了解個人的實時情況以適當評估調用，個人也會因為檔案的這種時鮮性而警惕，更加嚴格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。

        3.提取檔案方便

        以前的人事檔案是放在一個專門檔案室里，要從諸多的檔案袋里找出某個人的已屬不易，更不用說查找某些細節信息了，更何況很多檔案由于年代久遠，查找目錄存在不全、不準確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數據系統建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據索引點擊某個按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。

        4.共享性

        將檔案袋保存在醫院的檔案室里，個人的信息只被這所醫院擁有，而在網絡環境下建立的電子檔案則體現出鮮明的共享性。 

通過網絡可以將一些非保密的檔案信息傳到信息網上，跟各種醫藥科研網、醫學教育網以及人才網等一起共享信息，在這樣更寬的平臺上，對個人素質的發展和醫院人事管理的提高都將起到很大的推動作用。如果最終能實現全國范圍內的人事檔案共享，那對我國的人才優化配置都將是十分有利的。

        5考核評價公開公平

        在紙質檔案內的考核評價部分，一般是由單位上司或部門個人填寫，而檔案一般是在檔案室保密存放的，他人根本無從知道里面的內容。醫院可以將電子檔案的這部分內容掛在網上，考核評價結果予以公示，由全體工作人員來檢查核實或是由大家來一起考核個人的工作生活情況，給予評價。這樣的考核公開公正公平，完全透明，可以更加真實的反映個人情況，保證了人事檔案的真實性。

        當然電子檔案并不是完美無缺的，它存在一些電子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不夠等，另外它還需要醫院檔案管理人員有較高的的專業能力。如何更好地實現醫院人事檔案的電子化，我覺得可以從以下幾方面著手：

    首先，要有完善的建立電子檔案的軟件和硬件設施，醫院應該設立專門的微機室代替過去的紙質檔案室來存放電子檔案，注意火電問題，保持微機的正常工作以及網絡的通達。然后引進適合本單位人事檔案的管理信息系統，確保各種檔案信息的錄入、分類、統計、修改、保密、備份和查閱提取操作都能方便快捷。另外，不管是微機還是信息系統都要有良好的升級環境，能確保醫院人事檔案電子形式和人事檔案的管理都要緊跟時代步伐。

        然后，醫院要分配專人來管理。管理人員必須具備很強的責任感，主動地搜集補充醫院工作人員的檔案信息，做好備份，盡量做到及時全面。還有就是專業素質，他們不僅要懂得人事檔案管理的專業知識，同時還要具備信息技術的基礎知識，才能在網絡環境下高效地進行電子檔案的管理工作。同時他們還需要具有良好的職業素質，不隨意泄露他人的檔案信息，不會因為其他單位或個人的利惑而非法借閱、修改檔案。

        其次，醫院應該建立完善的檔案管理制度。強調《中華人民共和國檔案法》的總體要求，同時建立自己單位的相關管理制度，一來可以使檔案管理更加的規范，防止不法分子以不正當的手段盜取。另外人事檔案是包含了全體工作人員的多種信息，一經不法分子利用將貽害無窮，要切實做好保密工作。在這方面醫院應該重點做好監督管理的規范工作，挑選專業能力和道德素質都較高的管理人才來擔任，合理設置崗位，上機操作的各個部分分別設置管理密碼，讓各管理人員相互合作又互相監督，以確保檔案管理的安全、有效。

        最后，要進行檔案管理的宣傳工作，使電子檔案的特點、優點、管理方法、對單位和個人的特殊要求等常識深入人心，增強醫院工作人員對個人檔案的重視意識，讓他們自覺地將自己的各種信息真實地提交給檔案管理員。讓醫院能將檔案管理列入人事管理的重要議程，醫院對個人工作、服務態度、思想進步等各方面的考核、監督工作都積極開展起來，這樣反過來也讓個人以更大的熱誠和更積極地態度投入到工作中去。

實現醫院檔案管理的電子化將使醫院人事管理具有更大的動態性和靈活性，使醫院的發展更緊跟時代的需求，當然也對醫院的人事檔案管理提出了更高的要求，各醫院都應該努力完善自己的人事檔案管理體系，實現檔案管理的電子化，使其更加科學化，完備化。

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二、衛生事業單位人事檔案管理的重要性

在人事檔案管理的過程中，因為檔案具備一定機密性與專業性，人事部門應重視人事檔案并加強管理，及時解決人事檔案管理工作中出現的問題。在衛生事業單位中，因為人員調動較為頻繁、各種崗位輪換、人員晉級、衛生員退休、臨時聘用等問題，人事檔案管理極為重要。[3]然而在人事檔案管理工作中，卻存在著衛生事業單位人員的流動性較強等問題，制約了人事檔案的管理，若是不及時進行人事處理，則極易造成人事檔案資料不齊全、手續配備不齊全、手續不完備等問題。

某些醫院注重藥物管理工作，注重對醫生、護士的考評管理等，卻忽視了人事管理的重要性。醫院負責人對人事管理工作的不重視，造成了人事管理以及人事檔案管理工作中出現疏漏，直接導致了醫生升職時評判的片面性，導致某些優秀醫生對醫院不滿而出現跳槽等現象，幸好醫院管理者及時認識到問題的嚴重性，加強對人事管理尤其是人事檔案管理的重視程度，為醫院的各方人事調動以及醫生升職等提供重要依據，醫院也因此而更上一層樓。

三、衛生事業單位人事檔案管理現狀

（一）人員不足現問題突出

在我國多數地區的衛生事業單位中，人事部門配備的人員普遍較少，多在3～5人之間，相較于衛生事業單位內部醫生、護士以及其他部門人員來講人數可忽略不計。在一些較小的衛生事業單位中，多數人事部門人員除人事工作外還兼職其他工作，對人事檔案管理工作不夠專注。多數人事部門的檔案材料無人整理、無人監督，甚至出現人員已離職其檔案仍混于在職人員的檔案之中。

（二）人員業務技能水平普遍偏低

嚴格來講，人事檔案管理工作是一門專業性較強的工作，其對閱卷的規范、閱卷質量等要求較高。多數衛生事業單位因對人事管理方面的不重視，導致人事部門人員變動較為頻繁，導致對檔案管理較為片面。除此之外，人事部門對人員招收較為簡單，人事對管理檔案的技術水平不足，后期亦未受到專業化的培訓，造成管理檔案的人事技術水平較低，檔案材料混亂、不完整，影響了數據的準確性。

（三）管理手段滯后

隨著社會經濟的發展，人事管理制度也在逐漸進行改革創新發展，電子化逐漸普及，然而，檔案管理的電子化發展卻仍顯欠缺。據調查，目前我國多數衛生事業單位的人事檔案管理仍然是較為傳統的紙質管理，無論是檔案的儲存、整理還是保護，管理方式與手段較為落后，極易造成檔案的丟失與損壞，僅有個別位于發達城市的大型衛生事業單位采用了電子化的檔案管理。近幾年，社會已經進入信息化管理時代，電子化、科學化、規范化是人事檔案管理的必由之路，普及電子化人事檔案管理是衛生事業單位以及各企業的當務之急。

四、衛生事業單位人事檔案管理電子化應用分析

（一）在衛生事業單位建立電子檔案的必要性

在衛生事業單位之中，單位的衛生系統是一項較為復雜的系統，其中存儲著大量的人事信息檔案，在管理之時非常困難，若要做好衛生事業單位的檔案管理與保存工作，需要投入大量的人力、物力、財力等。因此建立電子化檔案管理十分必要，將紙質檔案轉化為電子化數據，方便管理人員管理的同時節省大量的空間，且更方便快捷。就電子化的人事檔案而言，除建立龐大安全的數據庫存放檔案外，也應對衛生事業單位工作人員的信息進行收集整理，全面掌握各部門間的人事檔案信息，加強對各部門的掌控。

（二）電子化在人事檔案管理工作中的具體應用

在人事檔案管理中，相關檔案管理者可以利用計算機網絡將人事檔案進行分門別類，如護士間可按照普通護士、高級護士等護士職位等級進行檔案分類，而醫生也可根據心腦科、骨科等從事職位進行分類，節省時間，方便查找。[4]除此外，也可在局域網內部進行資源數據的共享，當領導或者工作人員想要急需了解人員檔案時可直接上網查找，增加檔案透明度的同時，對數據庫的原始檔案也是一種保護。在檔案管理員進行檔案管理時，降低了工作壓力，提高了工作效率。

（三）電子化在檔案管理應用中的風險

在電子化廣泛應用于人事管理檔案后，為企業部門帶來便利的同時也帶來了一定的風險。其一，網絡的共享增加了人事檔案的透明度，在查看信息便捷的同時大大增強了人員信息泄漏的可能。作為記錄人們成長過程的文檔，其中包含著自上學以來的成長歷程、學習經歷、工作經歷等，是人們求職時最重要的文件，若檔案被盜，對相關人員的人身安全會造成一定威脅。其二，電子化檔案依托于網絡而存在，雖然壓縮了紙質檔案的存放空間，能更有效地保存檔案，但網絡也不是絕對安全的，各種病毒、黑客影響著網絡的安全，若電子化人事檔案被病毒入侵會造成檔案丟失，甚至造成系統的崩潰。事實上，有利就有弊，電子化檔案的風險雖然不可避免，卻可以進行有效的控制，將風險控制在一定范圍內，增強檔案管理者的電子信息化知識，為衛生事業單位人事檔案管理的發展提供保障。

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事業單位人事檔案管理工作關系著單位員工的個人發展，人事檔案中記錄了員工的個人工作情況，績效情況等等，是單位對員工進行調動的依據。檔案管理工作發展已久，如今，傳統的檔案管理工作方式已經不能夠滿足社會發展的需求，越來越多的單位開始嘗試并踐行電子化檔案管理，這也是未來檔案管理工作發展的一個趨勢。

一、當前事業單位人事檔案管理的電子化建設趨勢

電子化建設是當前我國社會發展中檔案管理工作的發展趨勢，相比于傳統的紙質版檔案的管理，電子化檔案管理能夠提高檔案管理的工作效率，一切的檔案管理流程采用信息化的檔案管理方式，通過計算機就可以完成，這大大提升了檔案管理的工作效率，縮短了檔案管理的時間，同時也簡化了一些檔案管理的流程，對于檔案管理工作而言，是非常好的一種管理方式。

此外，電子化檔案建設也是顛覆了傳統檔案管理工作模式的一種檔案管理工作方式。傳統的紙質檔案不僅內容復雜，檔案保管還需要占用一定的空間，需要管理人員花費很大的精力和很多時間去整理檔案，人財物的耗費量都是比較大的。如今，電子化檔案建設的趨勢越來越突出，人們更加傾向于電子檔案的運用，同時，也簡化了工作流程，降低了工作壓力。相比于紙質檔案的管理，電子化檔案管理也能夠提高檔案的準確性，減少一些人為的錯誤，對于檔案的保管更加細致，提高了檔案保管的整體水平，是順應當今社會的發展需求的，同時，也是未來檔案管理工作的發展趨勢。

二、事業單位人事檔案管理存在的問題

事業單位在人事檔案管理方面的壓力較大，人事檔案管理工作復雜，事業單位的人員數量多，檔案存量大，同時，檔案管理工作人員的工作能力有限，因此，在人事檔案的管理工作開展中還面臨著一些問題，具體分析，事業單位人事檔案管理工作發展中存在的問題主要表現在以下幾個方面。

（1）電子化程度不高

人事檔案的電子化管理如今已經成為檔案管理工作的一個發展趨勢，電子化檔案管理不僅有助于檔案的保存，同時也能夠提高檔案內容的準確性，減少一些人為因素導致的出現錯誤的情況，從這一點上來講，電子檔案管理方式的優勢是非常明顯的；此外，電子檔案管理還能夠提升檔案管理工作的效率。但是，就目前事業單位人事檔案管理工作的發展情況來看，很多事業單位中人事檔案管理的電子化程度比較低，這突出表現在事業單位人事檔案管理中的軟件和硬件設施不夠完善。

電子化的檔案管理工作不僅需要依托事業單位對檔案管理工作的足夠重視，從客觀因素上來講，還需要檔案管理相關部門對檔案管理的工作有足夠的軟硬件設施的支持，這是電子化檔案管理工作實現的最重要的依托。當前，很多事業單位中對于人事檔案的電子化管理的關注度不夠，重視程度比較低，因此，在這樣的情況下，很多事業單位忽視了對單位內部的人事檔案電子化建設的硬件和軟件設施建設的支持。此外，事業單位對檔案電子化建設支持力度不夠還表現在，事業單位沒有足夠的撥款來支持電子化檔案的建設工作，這一點也導致了電子檔案建設和管理工作中缺乏足夠的資金支持，從而制約了檔案電子化建設中的軟硬件設施的建設工作，制約了事業單位檔案管理電子化的建設和發展。

（2）缺乏檔案電子化管理人才

人才是檔案管理工作發展中的重要支持，人才對電子檔案管理工作的支持也是事業單位檔案管理電子化的軟件支持，當前，在一些事業單位中，單位內部對于檔案電子化管理工作的支持力度不足，突出表現在缺乏專業的檔案管理人才，特別是缺乏具備電子檔案管理工作的專業人才。

當前在一些事業單位中，從事檔案管理工作的人員普遍年齡偏大，很多事業單位中檔案管理工作沒有專業的部門來開展，而是交給人力資源部門負責打理檔案相關事宜，這一點就導致了事業單位中沒有專業的人才來負責檔案管理工作，人力資源部門還需要管理績效考核以及人員招聘等工作，在這樣的情況下，對于檔案管理工作也是有心無力。同時，人力資源管理工作人員對于檔案管理工作的認識有限，在一定程度上也缺乏專業的檔案管理知識，更不用說電子化檔案管理方面的能力，同樣也存在很多的不足，因此，在這樣的情況下，檔案管理工作缺乏專業的管理人才，已經成為影響事業單位人事檔案管理工作開展的重要因素。

（3）檔案資源開發與利用不成熟

檔案資源的管理工作方面，隨著電子化檔案管理工作時代的來臨，在檔案管理工作中，使用者需要對檔案有一定的權限了解到員工的檔案中記載的信息，因此，這種需求的導向下，社會對于檔案管理的流動性需求也就加強了。

對于檔案資源的開發和利用也需要在電子化檔案管理的基礎上，破解流動性需求無法滿足的難題，對于檔案資源進行開發和利用。但是，就目前情況來看，電子化檔案管理工作實現的過程中，還面臨著檔案管理流動性需求的滿足有限，檔案資源的共享性標準還存在一定的距離，此外，檔案資源的利用效率不足，利用效益也有限，整體的檔案資源開發利用都不夠成熟。

三、事業單位人事檔案管理電子化建設

事業單位在未來的發展中，要充分了解和認識到檔案的電子化管理對于未來人事檔案管理工作的重要意義，當前在我國的事業單位發展中，檔案的電子化管理標準的需求還得不到很好的滿足，未來可以從以下幾個方面入手，實現檔案的電子化管理。

（1）加快檔案管理系統的電子化建設

在電子化檔案管理工作的開展中，首先要做好的就是檔案管理系統的建設，未來，在事業單位的人事檔案管理工作方面，要充分重視起電子檔案系統建設的需求，單位內部要針對性的對電子檔案管理系統進行建設，建立更加先進的檔案管理系統，同時，有針對性的適應本單位對檔案管理工作的需求，提升系統對檔案管理工作的適應性。

電子化檔案管理建設工作的開展中，系統的建設要注重實用性，保證人事檔案管理工作人員能夠更快的適應系統。此外，系統的建設還需要更加保密，做好對人事檔案的保密工作。

（2）加快檔案管理的軟硬件建設

未來在檔案管理工作中，要更加重視軟硬件設施的建設，事業單位內要提升對電子化檔案建設工作的重視，增加對電子化檔案管理硬件設施的配備能力，從資金方面加大對硬件設施建設的投入力度。此外，還需要設定專門的機構和人員負責人事檔案的管理，切實實現對檔案管理的層次化和細化，將檔案管理工作規范起來。合理運用硬件設施，提升檔案管理工作的軟實力。

（3）加快建設檔案管理電子化人才

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隨著國家對衛生人力資源配置的重視，醫院衛生人力資源起著決定性的作用，對人事檔案管理工作越來越重視，如何提高人事檔案信息的管理與利用水平，把人事檔案信息的管理與利用從傳統的手工方式轉移到現代化的層面上來，更好地發揮檔案信息資源作用，提高工作質量，其最有效的途徑就是實現人事檔案信數字化和網絡化，其優點體現如下。

1 提高管理工作的效率

傳統的醫院人事檔案管理是以紙質資料的整理、手工書寫為主，查閱個人人事檔案時，檢索困難，不便于查找；特別是查閱多個人的檔案時，更是費時費工。而使用電子人事檔案管理后，從生成、采集、驗證、歸檔、建數據庫到利用等流程，運用利用現代的數據庫技術、掃描技術、壓縮技術等技術手段，為醫院人事檔案管理提供便利，把檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節省了時間和人力，提高了效益。

2 檔案信息全面有效

由于電子設備存儲空間很大，對于醫院人事檔案的信息可以覆蓋個人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時更新，及時地補充和修改個人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時鮮性，讓醫院及其他用人單位可以通過檔案了解個人的實時情況以適當評估調用，個人也會因為檔案的這種時鮮性而警惕，更加嚴格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。

3 有利于檔案的完整保存

除了在建立數據庫初期輸入信息時需要用到原始資料外，原件在編號后便進入檔案室歸檔入庫管理，較少再接觸原件，利于原件的保管與保存，延長了檔案的壽命，避免因借閱造成檔案的缺失，保證了檔案的完整性。利用計算機管理醫院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優盤、光存儲介質及硬盤上,大大節省了資源。按傳統的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫房,增添大量的設備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

4 提取利用檔案方便

在眾多的檔案袋里找出一個人的檔案非常不易，更不談說查找某些細節信息了，更何況很多檔案由于年代久遠，查找目錄存在不全、不準確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數據系統建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據索引點擊某個按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。

5 提高檢索速度和準確性

實現醫院人事檔案管理的微機化、網絡化，以檔案的原始材料為依據，運用信息維護系統，將人事檔案的信息錄入微機，建立完整、準確的醫院人事檔案信息通用數據庫。將信息數據庫進行分類，盡力爭取人事檔案的數據化。通過數據庫建設可以進行人員住處的查查詢、統計、整理、分析等，實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現資源共享。同時，計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面，快速的人事資料和有關數據。從而使數字化管理系統有足夠的信息基礎可以實現高效、精確的檢索，多種檢索方式的綜合查詢既適合于各種復雜條件的精確查詢，也可以滿足各種模糊查詢。

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檔案資源的管理是每一個機關事業單位不可缺少的，重視人事檔案電子信息化管理，可以為單位提供有效的信息資源。隨著數字化的產生，檔案管理打破傳統的人工管理，開始向電子信息化的管理模式上轉變，但是目前階段，人事檔案電子信息化管理呈現不同的問題，這就需要我們有效解決，使人事檔案電子信息化管理進行不斷的完善，這有利于人事單位的工作管理，進而提升了人事檔案資源的利用率。

一、人事檔案電子信息化管理呈現的現狀

（一）現代化辦公設備欠缺。現階段，大多數的機關事業單位數字化檔案管理欠缺相應的硬件設備，這就導致檔案管理的不規范，甚至有些機關人事單位檔案室存在堆積物的現象，也沒有對應的防潮、防盜等管理對策，這與人事檔案電子信息化管理狀況嚴重的脫節。由于檔案的調閱和查訪沒有很好的信息化手段的使用，從而影響了人事檔案電子信息化管理的完整和安全。此外，辦公設備的欠缺沒有讓人事檔案電子信息資源進行有效的利用，只是處于管理的階段，這不利于對檔案資源進行有效的利用。

（二）檔案檢索效率低。現在的人事檔案電子信息化管理，對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有完全實現計算機的檢索，這在一定程度上影響了人事檔案信息檢索的準確率與速度，增加了檔案查閱的工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機關人事單位的檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個機關單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。

（三）檔案管理人員綜合素質問題。人事檔案電子信息化管理的實施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業知識和技能，這樣可以有效地利用數字化檔案管理設備。但目前階段的老員工，對網絡化信息接觸比較少，對信息化的知識學習起來比較困難，即使機關事業單位擁有了自己的信息化數字檔案管理設備，由于工作人員的技能問題，從而對信息化檔案管理無法順利進行。因此，機關人事單位的檔案管理員，要迅速建立屬于電子信息化的管理信息知識體系，提升自己的工作效率，達到電子信息化的檔案管理水準。

二、人事檔案電子信息化管理的對策

（一）創建電子信息化的數字檔案管理系統。網絡信息技術的發展，給電子信息化的檔案管理提供了便利，方便了人們的日常工作，是未來檔案管理的發展趨勢。對于人事檔案電子信息化的管理，這是一個綜合性的管理，牽涉的內容比較多，因此，就需要人事單位建立一個高校的電子信息化管理系統。我們可以根據人事單位的實際情況，結合自身的優勢，創建電子信息化的數字檔案管理，把檔案、系統、光盤備份等進行相關的處理，嚴格控制檔案信息儲存質量與安全，避免相關的硬件隱患，為人事檔案電子信息化管理創建一個有利的環境，這有利于人事單位工作的順利進展。

（二）提高電子信息化的管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網絡控制的電子信息化的檔案管理系統，我們要充分發揮其優勢，從而提高人事單位電子信息化檔案管理的質量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對信息信息化的檔案管理進行系統性上的提升，還可以通過增加系統內部的儲存量，從而為人事資源的信息補充創造空間。2.強化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進行強化，這就需要嚴格要求磁盤陣列產品的結構和硬件的組成要依據嚴格的標準，這對電子信息化的人事檔案管理的系統的功能奠定了更新的基礎。加上磁盤陣列需要多元化的保護級別，這有利于人事檔案電子信息化管理，而系統功能得到了保障，使人事檔案電子信息化管理系統的數據有了一定的安全性。3.檔案管理使用性能提升。人事檔案電子信息化管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產品，這對系統的維護性能具有相當的優勢，對人事檔案電子信息化管理系統的重視，實現其在線升級的功能，可以使系統網絡具有開放性，保證了相關人員對檔案資源的調取和查閱，這樣人事檔案電子信息化的管理系統有了更強大的發揮空間，這有利于人事資源的高效利用。

（三）提升人事檔案管理人員的素質。檔案管理人員是人事檔案電子信息化管理的執行者和操作者，這對檔案管理工作的質量具有一定的影響，這就需要人事檔案管理單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質。例如，對老員工進行現代化設備的學習，針對電子信息化的檔案管理進行相關的培訓工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對現代化設備知識的學習和操作水平，進而了解其工作現狀。此外，還可以建立相關的激勵機制，鼓勵檔案管理人員對自身素質進行提升，以保證工作的開展需求，從而實現人事檔案電子信息化管理從管理型向服務型邁進。

三、結束語

綜上所述，信息技術的發展，對人事單位電子信息化的檔案管理提供了技術支持，這使人事檔案的管理打破了傳統的手工管理，讓檔案管理向信息化的趨勢發展，這種管理方式順應了時代的趨勢，有利于提高人事單位檔案管理的效率和質量，我們要不斷優化與創新電子信息化的人事檔案管理系統，提高檔案的利用效率和安全性，從而促使信息化的檔案管理更好地服務于我們。

【參考文獻】

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1.1企業人事檔案信息化管理是現代企業發展的需求

如今，辦公自動化已經逐漸完善，企業在人事檔案管理和應用的過程中大部分數據的使用都是用計算機和網絡完成的。這就要求企業的人事檔案管理必須盡快實現信息化、無紙化，只有全面實現檔案管理信息化才能適應企業的現代化發展，提高企業的綜合管理水平。

1.2建立電子檔案可以有效保護原始檔案

傳統企業的人事檔案管理都是紙質檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財力。但是實施電子信息化管理，就可以在信息化條件下由計算機代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節約了管理時間，有效減少了檔案的翻查工作，同時網絡空間是無限制的，可以保存大量數據信息，這對保護企業的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長檔案的使用時間。

1.3完善企業內部管理的必然要求

通過計算機和網絡來完善企業的人事檔案管理，可以節省企業的人力、物力、財力，同時可以節省時間，提高工作效率，有效降低企業的運營成本，進而可以促進企業更好地發展，為客戶提供更加優越的服務。

2企業傳統人事檔案管理存在的弊端

2.1人事檔案管理手段落后

目前，我國雖然很多大型企業已經全面實施人事檔案信息化管理，但是還有很多小型企業未能全面開展檔案的信息化管理工作。很多小型企業的設備不足，辦公硬件跟不上，導致企業無法建立專門的人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內，而且存放設備簡陋，沒有嚴格的保密性，幾乎所有人都可以輕松地接觸到人事檔案，嚴重危及一些重要檔案信息的安全性。同時檔案管理工作人員不具備專業技能，對人事檔案管理沒有給予足夠的重視，缺乏工作積極性。即便人事檔案管理工作人員具備專業技能，但是其綜合素質較低，無法科學管理、規劃人事檔案管理工作。

2.2電子檔案管理意識淡薄

很多人認為檔案管理對企業的發展沒有作用，其實不然，檔案管理不僅可以優化企業工作人員的資源配置，同時還可以幫助企業儲備人才，了解人才資源發展的前沿信息。但是在現實環境中，企業檔案管理人員非但不能及時整理現有人員的基本資料，還經常發生丟失、遺漏等問題，更沒有人才儲備的工作環節。此外，有些企業的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環節，資料填寫隨意性很強，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質量和完整度不高。

2.3思想上不重視檔案管理工作

很多企業領導認為企業的檔案管理工作并不重要，只要提高生產技術便可以全面提高企業的發展。其實不然，企業人事檔案管理對提高企業發展具有重要意義。企業人事檔案管理可以優化企業的資源配置，提高企業人事管理效率，有效為企業吸收優秀人才。但是很多企業并未重視檔案管理工作，對此崗位只安排了一些“關系戶”，或者從企業其他崗位轉過來的人員進行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業檔案管理人員，根本沒有檔案管理工作經驗和基礎，僅僅對檔案進行簡單的整理，根本沒有充分發揮檔案管理的優勢作用。

2.4信息化管理技術更新較慢

目前，我國部分企業對人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業并沒有根據發展需求對檔案管理系統進行更新和維護。電子檔案管理系統雖然有很多優勢，但是管理系統仍然需要人為地進行管理、維護和更新，這樣才能適應企業發展，適應社會發展。然而我國的部分企業雖然引進了電子檔案管理，卻嚴重缺乏對檔案的管理與維護，導致管理系統經常出現問題，影響正常工作。

2.5工作人員綜合素質有限

企業檔案管理曾經是最容易被企業忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業人員進行操作。這些工作人員要么是企業工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉過來的，根本沒有檔案管理的經驗，也沒有相關的理論基礎。同時，企業未能對檔案管理工作人員給予適當的培訓。然而全新的電子信息化管理對檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業知識，還要具備相應的計算機和網絡知識。原有的工作人員工作能力已經遠遠不能勝任現有的崗位，綜合素質亟待提高。

3企業人事檔案如何實施信息化管理

3.1不斷完善電子信息化系統

要想在人事檔案管理工作中運用信息化管理，首先要建立一個完善的信息化硬件管理系統。該系統要對企業的每一個科室的檔案信息進行整理分類，通過計算機網絡實現信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對電子信息化的管理和操作能力，企業應該不斷加強對檔案工作人員的培訓，保證檔案信息錄入的真實性、有效性。為了保證企業檔案資料的時效性，工作人員應該對檔案進行及時修改。與此同時，企業還要做好對檔案管理信息系統的升級維護工作，保證信息系統的正常運轉。

3.2建立企業人事檔案的信息數據庫

人事檔案電子信息化的實現，首先需要把館藏多年的紙質文件的內容輸入到計算機人事檔案管理系統中，但是由于文件的數量過多，延緩了工作的進展。這就要求企業加大對信息化改革的投入，增加工作人員，加快對紙質文件的掃描與輸入，并對資料進行整理和分類，建立起一套由數據輸入、整理、更改、信息查詢及系統維護為一體的完整的檔案數據庫，實現信息資源的網絡與計算機一體化，及進行信息的遠程運輸和區域化共享。

3.3轉變檔案管理人員的意識

在企業人事檔案傳統的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應信息管理的轉換。因此，企業需加強檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對檔案造成破壞，應確保網絡安全，做好防御工作；對重要的文件設定只讀權限或進行加密，以保障檔案信息的真實性，可以通過制定相關的規范標準，來使檔案得到規范化管理，從而提高檔案的使用效率。

3.4企業需要加強對檔案管理人員的培訓

企業積極引進人事檔案電子信息化管理，這對該崗位提出了全新的要求，為了適應企業現代化發展需求，企業應該對現有工作人員進行適當的培訓，讓其能夠熟練掌握計算機和網絡技術，能夠熟練應用人事檔案管理系統，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質量。

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1．以人為本的理念不斷深入。人事檔案管理是一項非常復雜的工作，進一步完善人事檔案管理也是長期和艱苦的任務，其中既有宏觀上的調控，也涉及微觀上的實踐。在這些調控和實際中，人事檔案管理作為為人民服務的一個部分，以人為本的理念是必須堅持的原則。

2．隊伍整體素質不斷增強。伴隨著人事檔案工作的深入，從事人事檔案工作的隊伍也在日益壯大，更多政治過硬、思想良好、能力突出的高素質人才加入到了人事檔案管理行列，隊伍的整體素質和整體穩定性均較好。在新的形式下，信息化的普及應用對相關人員提出了更高的要求，此時檔案工作者轉變思想、適應變化顯得尤為重要，應積極尋求適應新形勢的方法，以提高適應改變，不斷提高知識水平以及業務能力，適應發展需要，同時使職業生涯獲得新的發展和突破。

3．管理已步入現代化之路。我們所說的人事檔案管理現代化，是指將更加先進的技術手段應用在人事檔案管理之中，達到進一步提高效率的目的。當前信息時代已經到來，計算機技術和網絡技術用傳統模式不可比擬的優勢，在社會各個領域迅速滲透，人事檔案管理工作也不例外。一系列基于專業人事管理軟件及網絡如雨后春筍般蓬勃興起，使人事檔案利用范圍迅速擴大，服務水平大幅提升。

二、人事檔案的現代化發展方向

針對人事檔案數量大、內容更新快、查詢頻率高、材料來源散、使用范圍廣、傳輸距離遠等一系列新情況新問題，加速人事檔案現代化建設，按照中央組織部提出的“三網三庫一平臺”的要求，進一步加速人事檔案管理工作向網絡化、數字化方向轉變，利用計算機網絡存儲容量大、檢索速度快、傳遞方便、查詢快捷的特點，實現人事檔案管理工作的新跨越，是當前信息化社會的必然選擇。

1.人事檔案管理電子化。當前，伴隨著計算機以及網絡技術的迅猛發展，過去傳統的人事檔案管理模式已經無法適應新形勢的需要，改變傳統的管理模式，把計算機技術應用在管理人事檔案之中，加速人事檔案管理電子化進程已經成為了共識。在人事檔案電子化管理中正確輸入人事檔案的相關信息是最關鍵也是最基礎的部分。實現人事檔案管理現代化的前提在于首先實現人事檔案的電子化，也就是將原有的紙質型檔案進行電子型檔案的轉化，就是把人事檔案更多有關信息輸入到計算機當中，依托電子手段構建個人信息體系。并以此為基礎，建立更加準確和完備的人事信息數據庫，依托辦公自動化網絡系統，快捷準確地為相關部門提供人員基本情況及綜合信息服務，實現無紙檔案與原始檔案的相互協同配合。能夠進一步避免因紙質人事檔案形式上的非公共性、內容上的信息不充分以及易作假性造成的人為破壞或者磨損破壞，解決當前人事檔案中存在的現實難題。人事檔案電子化的意義關鍵在于數據采集真實、管理更加規范，同時可以有效節約成本減少風險。

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2 人事檔案數字化風險防控面臨的主要問題

2.1 數字化檔案的真實性風險控制

人事檔案資料對政府部門、人事部門、人個需求來說，有重要的意義，為了保證人事檔案的客觀性，人們要求人事檔案的數字化數據能確保其真實性。然而電子化數據本身具易復制性、易修改性、易丟失性的特點，這些特點都給人事檔案數字化管理帶來風險。以一份人事檔案資料來說，它的信息是用數字化方法記錄的，它附帶的身份證資料、圖片資料等均為檔案管理人員掃描得到的。如果人們有心要涂改電子化檔案資料，就可以用相關的軟件修改電子檔案中的文字信息，用平面設計軟件更改身份證及照片信息，利用特殊的軟件更改檔案修改時間的信息等。電子設備能實現檔案的無痕修改，如果不能對真實性的風險有效的控制，那人電子化人事檔案資料的真實性將不能滿足人們的需求。

2.2 數字化檔案的存諸性風險控制

政府部門的人事檔案電子化管理，是一個長期的、持續的過程，相關人員做人事檔案管理時，會擴充人事檔案材料的內容。不斷擴大的數據庫，這給管理人員帶來管理上的困難，如果管理人員要轉移數據庫的資料，可能會造成數據損失的風險；電子化的數據庫案在被反復的讀取、保存的過程中，也有可能會出現數據損壞的風險；如果電子檔案的存儲介質出現問題，可能也會出現擻據損壞的風險。如何在存諸中保持數據的完整性，是人事檔案管理人員需要重視的一個問題。

2.3 數字化檔案的病毒性風險控制

信息化的時代，數據安全問題成為人們非常重視的一個問題。數據化的人事檔案要方便人們調閱，就需要把電子數據信息公享化，而這可能會引起病毒性風險的問題。比如如果有人從網絡入侵人事檔案管理的服務器，那么檔案資料有可能被全部竊取。人們在服務器中讀寫數據的時候，如果使用帶有病毒的介質，可能會使人事檔案管理服務器染上病毒。如果服務器中出現病毒，則相當于人事檔案數據庫的“門戶大開”，散播病毒者可隨意的竊取自己需要的檔案材料。

2.4 數字化檔案的電磁性風險控制

數據化的人事檔案是以電磁等形式出現，它們與其它的電磁設備會存在一定的同步性，這種同步性存在著風險。比如如果將某些電磁設備放到存儲有人事檔案材料的服務器旁邊，這些電磁設備會影響服務器的磁盤運作，磁盤受到電磁影響會使數據化的檔案材料失真或丟失；服務器的電磁設備所散發出的磁場若與另一種電磁波同步，對方就能完全竊取服務器內的數據化檔案材料。

3人事檔案數字化風險防控問題的解決對策

3.1使用同步化管理

數據化的人事檔案雖然具有易整理、易存儲、易傳播的特點，但是卻有易修改的問題。為了確保人事檔案的真實性，人事檔案管理部門的人員要以同步化的方式管理檔案。它要求實體檔案與數據化檔案能做到同步化，實體檔案作為數據化檔案的留底，如果一旦發生數據分岐問題，要以實體檔案的資料為標準；數據化的檔案則可作為日常調閱、檢索、共享的對象。

3.2使用規范化管理

所謂的規范化的管理，是指人事檔案部門要根據數據化檔案存儲的需求制定一個標準的操作方法，人事檔案管理人員必須按這套標準的操作方法操作，以免出現數據化檔案不完整的現象。比如人事檔案管理人員使用移動硬盤備數據的時候，要先完全刪除外部設備，隔絕計算機對移動硬盤的操作時才可以拔出移動硬盤設備，以免移動硬盤中的數據會遭到電磁的沖擊；人事檔案管理人員需要定期的備份數據，且要使用多種方法備份數據，以免使數據化的檔案資料丟失。

3.3 使用隔離化管理

為了加強網絡的安全性，人事檔案部門要使用隔離式的管理方式。這種方式是指一個部門要形成一個局域網絡，局域網絡中的數據可以傳播或共享，而局域網要連接入外網，則需要通過嚴格的審核。這種方式能減少外網入侵局域網的機會。使用局域網的工作人員不能使用外部的存儲介質，只能使用部門指定的存儲介質，以免出現病毒問題。網絡技術人員要定期的維護網絡與存儲介質，降低病毒入侵的機會。

3.4 使用屏磁化管理

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【中圖分類號】G257.9 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）10-0222-01

一、引言

人事檔案記錄了員工的個人經歷、學歷和思想品德的情況，是員工獎勵、懲罰的有力證據，真實反映了員工的社會活動和工作情況。人事檔案是企業用人單位評價員工的重要標準，對員工的未來發展狀況起著重要的作用。而信息化建設應用于地質部門的人事檔案管理是人事管理的一個新課題，因為電子化的信息管理不僅大大減輕了勞動力，為企業節省了大量資金，而且促進了工作效率。地質部門的人事檔案資料涉及到企業的精神面貌，與各個不同的專業信息系統都密切相關，因此，怎樣抓住信息化建設給地質部門帶來的機遇，充分利用好信息化的人事檔案管理是地質部門人事管理工作者要研究的重要課題。

二、信息化建設在地質部門人事檔案管理中的優勢

1.電子化檔案的保存，減輕紙質檔案保管的壓力

人事檔案的紙質資料成千上萬，需要騰出大量的空間進行保存且不易保存，受天氣的影響較大，容易因室內溫度或者濕度不適而引起紙質人事檔案資料褪色、變質；放在倉庫里的紙質人事檔案資料容易瘦老鼠、蟲子等有害生物的侵襲而損失掉一部分重要資料。而電子版的人事檔案管理是通過計算機輸入保存的，不受天氣和有害生物的侵襲，并具有永久性保存的功能，可以有效地保存人事檔案資料的原始資料，而且電子化檔案大大節省了保存的實地空間，為企業節省成本和空間，減輕了紙質資料保存的壓力。

2.減輕檔案管理人員的壓力，提高工作效率

人事檔案管理實現信息化有利于有關工作人員能夠隨時對變動的人事資料進行及時的更改，快捷的文檔輸入有利于工作人員對人動及時實行動態管理，減輕了工作人員的工作壓力，節省了人力和時間。人事檔案的信息化能夠對表現好的地質工作人員及時的記錄，也能記錄工作欠佳的工作人員的某些過失，檔案管理員經過簡單的輸入并保存后，再把資料規范化、流程化，在這一過程中將人事檔案分類、排序、組卷、裝訂等，改變了從前以手工操作為主的繁瑣工作，使人事檔案管理工作變得人性化、現代化，提高了地質部門檔案管理人員的工作效率，節省了人力資源和寶貴的時間。

3.方便查詢人事檔案信息

在地質部門領導作出人事調整的決定之前時，他們往往需要查詢有關人事檔案資料以便篩出合適的人選，而信息化的人事檔案管理則可以幫助領導快速查詢有關信息。信息化的人事檔案管理是通過高級的計算機技術來進行管理的，它具有快速檢索、高級檢索等多種綜合查詢方式，既可以快速地得知紙質檔案的存放情況，又能及時獲取人員的簡歷、出勤情況、獎懲情況等基本信息。地質部門的人事檔案管理擺脫了傳統的查詢方式，方便了地質部門領導查詢有關人員的信息，為他們做出正確的決策提供一個可靠的參考條件。

三、人事檔案信息化的實施方法

1.收集整理好人事檔案原始資料

只有做好人事管理的基礎工作才有可能有效實現人事檔案信息化。人事檔案管理人員要從基礎做起，收集好地質工作人員的基礎資料，定期對他們的最新情況進行跟蹤記錄，再對收集好的資料進行歸類、整理，確保人事檔案管理的第一步具有真實性。這是以后評價地質工作人員的一個重要依據，檔案管理人員必須認真對待第一步工作，絕不能出現作假的情況。

2.配備計算機等硬件設施

要實現人事檔案的信息化管理，有完善的硬件設備是必不可少的。地質部門的人事管理要配備好計算機、打印機、數碼相機、掃描儀、光盤刻錄機等來對地質部門的工作人員的人事檔案進行電子化管理，使紙質資料轉換為電子化檔案管理資料以便保存。

3.建立電子人事檔案

通過紙質的分類掃描之后對數據進行入庫建檔管理可以實現建立電子人事檔案。存檔人員和派遣人員持電子檔案后，有了唯一的與其檔案材料對應的代碼，即電子檔案的代碼只有需要查詢人員檔案信息的有關用人單位才可以進行信息查詢。因此，電子人事檔案為用人單位和人才提供了便捷、誠信和權威的服務，使“死檔案”、“黑檔案”變成了“活檔案”。例如，有些人對檔案的重要性認識不清晰，他們認為既然被地質單位聘用了，那么人事檔案便無用處了，于是他們把自己的檔案放到單位后不聞不問，使檔案成為了“黑檔案”，但是地質部門對工作人員的學歷要求很高，并要求他們有一定的道德，電子人事檔案就為地質部門對工作人員的了解提供了一個很好的機會，電子檔案的建立和使用有利于提高他們對人事檔案的認識，有助于檔案的查詢，有利于盤活檔案資源。

4.利用專業管理軟件建立數據庫和電子檔案

要有效實現人事檔案信息化，離不開通過專業管理軟件以建立人事檔案數據庫，對變更的人事動態進行及時的更新，使人事檔案信息的查詢和統計分析實行日常的電子化管理。第一，地質部門的企業要在市場上選擇較為成熟的數據庫管理軟件，當然有能力的企業還可考慮研發該類軟件，這種軟件應當具備以下功能：電子檔案管理，包括建檔管理、歸檔管理、檔案綜合檢索、有關檔案的借入及借出登記、檔案轉出處理等；人事信息的管理，包括信息輸入、修改、查詢、能自動對數據庫的信息生成相應的花名冊等基本功能；第二，要依據數據庫的特點設計動態信息收集的流程、規范收集的內容，保證數據的準確性和及時性，只有通過設計具有以上特點的數據庫才能滿足地質部門檔案管理人員對電子檔案的有效管理，減少他們對檔案管理的時間，提高他們工作的效率，對地質部門的工作人員起到監督的作用；最后，人事檔案管理人員還要對信息數據庫進行系統備份和數據備份以確保系統的規范運行，這樣做也可以避免一些重要的人事檔案資料丟失，做到人事檔案管理所具備的謹慎性。另外，要注意人事檔案與其他資料實行物理訪問和存儲的隔離，以保證人事檔案的資料的真實性受到其他資料的干擾造成不必要的麻煩和不可估量的后果。

5.建立人事信息網絡化平臺

可以通過建立人事信息網絡平臺對有關人事信息進行必要的共享。例如，有些領導要及時了解某位員工的表現情況，而該領導有無法馬上直達地質人事部，這是檔案管理人員就可以通過網絡共享來為有需要的領導提供第一手資料以便領導對員工進行基本的了解，這樣可以減少很多流程，節省很多時間，提高了信息的時效性。需要注意的是，人事檔案管理人員要根據信息的內容和相關要求，對各種資料進行加密級別的設定，對不同的用戶授予不同的權限。

四、結束語

綜上所述，地質部人事管理信息化是不可阻擋的潮流，也是當前地質部門發展的需要，地質部門要認識到人事信息化的重要性，并利用好現代科技和信息化的各種優勢完善地質部門的人事檔案信息，促進對信息化人事檔案資源的開發和利用。檔案管理人員要遵循相關的規定，加強對人事檔案信息的管理，為地質部門在人才利用、高職聘用等方面提供第一手準確、真實的資料，為地質部門的發展和進步作出巨大的貢獻。

參考文獻：

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一、我國人事檔案電子管理的背景

人事檔案存儲電子化是不可回避的發展趨勢 與發達國家相比，我國將新興計算機技術引入人事檔案管理領域起步晚，應用程度較為滯后，目前主要用于案案卷的總體管理。隨著計算機技術的發展和普及，檔案存儲電子化已成為必然趨勢。

傳統人事檔案工作主要強調原始記錄紙張的保存，每本案卷具有唯一性，一旦遺失，損毀就難以彌補，失去重要的歷史憑證。人事檔案計算機管理系統，將人事檔案原件保存，建立起電子案卷，查閱檔案主要通過計算機完成，我們認為，這一系統的優勢不僅僅在于能通過網絡實現遠程查檔、減少檔案工作人員的工作量和紙質案卷的磨損毀壞。更在于實現了人事檔案的信息備份。

二、開展計算機應用工作的必要性

2.1 新時期人事工作的迫切需要。進入新世紀以來，信息技術的發展突飛猛進，成熟的信息及電子技術普及到了各行各業，這也大加快了各項工作信息化的進程，而新時期人事工作更誚走在前面，運用現代化、科學化的手段做好新時期人事工作，更好地為現代化建設服務，這是新時期人事工作的迫切需要，也是信息化工作發展的趨勢和必然要求。只有進一步加強計算機應用工作，才能檔案工作更好地為人事工作服務。

2.2 提高人事檔案管理水平的需要。極探索人事檔案管理工作的新路子，建立起與經濟體制和人事制度改革相適應的人事檔案管理模式，采用現代化管理手段與方式來管理人事檔案，更好地發揮計算機在檔案管理方面的作用，實現規范化、網絡化的管理方式。

三、人事檔案管理在當前計算機應用工作中存在的問題

3.1 重復操作，數據難以共享。隨著計算機應用工作的開展，應用軟件的開發和推廣工作也得到了加強，各部門都逐步建立起相關的數據庫，把人事工作中的主要信息管理起來，為人事工作提供了先進的技術處理手段，但往往由于各條線沒有采用統一規范化的應用軟件，就造成了重復操作，數據卻不能共享。

3.2 現有的設備沒有得到充分利用造成資源浪費。隨著科技的發展，各級人事部門都購進了相當數量的計算機和其他先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息應用水平卻相對較低，而且大多數單位的計算機系統基本上是單位狀態使用，使現有的設備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享，計算機效能沒有得到充分發揮。

3.3 系統提供的信息不能完全滿足人事工作的需要，影響決策。目前，我們的數據庫建設還不完善，可供使用的信息量相對較少，應用軟件不能很好地提供出所需的各類統計分析資料，無法滿足實際工作的需要，而且在操作上專業性增強，使軟件的利用率大大降低。不能及時為領導提供信息和決策依據。

3.4 工作人員計算機操作水平相對較低，影響了軟件作用的發揮。由于計算機軟硬件技術發展日新月異，而我們的計算機操作人員大部是原來專門從事檔案工作的人員，計算機專業水平相對較低，如果不進行培訓和學習就難以提高計算機的應用水平，難以適應工作的需要，也勢必影響計算機作用的發揮。

四、人事檔案管理與人事信息管理同步化，是實現人事檔案計算機管理的合理模式 人事檔案工作和人事信息工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來源和主要記錄方式，人事信息的主要內容與人事檔案的原始記錄也應是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高，這兩項工作雖然不能等同替代，但很多具體項目是重復的。在現代人事管理模式中，無論是各級組織部門還是基層單位，人事檔案工作和人事信息工作都是相對分離的，分工也很明確，有的還隸屬于不同的職能科室。

各種人事信息系統應用面較廣，利用率也較高。但不少單位采集信息時不嚴謹，或由本人直接提供有關內容，或使用一些未經校對的現成表格資料，隨意性大。另外人事信息常采取定期采集維護方式，學歷變化等信息的管理往往相對滯后，以上因素都會造成人事信息失實，影響人事工作的正常開展。在檔案工作與人事信息工作的有機結合的基礎上，可將檔案管理與人信息這兩類系統合二為一，開發推廣全國統一或較大領域統一的人事信息管理系統，實現人事檔案基礎管理工作一信息開發利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環節和重復勞動，提高工作效率，又可保證信息的準確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。

五．強化制度化建設使人事信息管理更加規范

因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數據丟失、損壞的現象不可避免。檔案工作是一項保管保密要求高的特殊性工作，在這一領域應用計算機技術，建立全面、規范的管理制度是不容忽視的問題。規范操作程序，對保密等相關問題提出明確的要求。制訂更為全面規范的人事檔案計算機管理制度，使檔案工作人員有據可依，最大限度地減少管理上的漏洞。

六．提高檔案管理人員技術水平

由于缺乏有力的約束機制，各單位檔案管理人員配備普遍不足。實行計算機管理要求在較短時間內建立數據庫，并在日常工作中及時信息維護，檔案管理人員的工作量明顯加大，在遠程查檔剛剛起步的今天，計算機管理帶來的工作效率的相對提高還不明顯。使用檔案管理系統使人員配備不足的矛盾更為突出。多數單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統。要不斷加強檔案管理人員的業務培訓，提高管理人員的計算機應用水平。