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檔案管理工作是電力系統經營管理工作中的一個重要組成部分，為電力企業的一項基礎工作，必然要提高它的管理水平，以適應現代電力系統管理模式。那么，如何加強縣級供電公司電力系統檔案管理呢？

一、加強對電力系統檔案管理的認識

1、電力企業檔案管理的重要性

電力企業檔案是電力企業生產經營活動的原始記錄，具體而言，電力企業檔案門類多、信息量大、涉及范圍廣，不僅承載著重要和廣泛的科技資源，而且還歸集了特有的知識信息，是電力企業不可或缺的寶貴財富。然而從目前來看，很多電力企業的檔案管理工作還存在一些急需解決的問題，這就需要不斷拓展企業檔案工作新領域，進一步加快檔案管理信息化建設，從而真正為促進電力企業的發展發揮重要的作用。

2、檔案工作內容

a.文書材料的立卷：根據國家實行文書部門立卷的原則，為全面真實地反映一個企業的歷史面貌，及時地將企業在一定時期內所形成的文書材料組成相應的案卷。

b.檔案的收集及整理：為了最大限度地發揮檔案的作用，定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室，對將要撤消部門或單位的文書檔案要及時收集，對所收集的檔案進行鑒定做到去粗取精，并按著一定的規律和原則加以科學地整理使其更加系統化。

c.檔案的檢索及保護：為了滿足大多數人對檔案的利用，編寫檔案目錄，對檔案進行科學分類和放置，做到門類清晰，井井有條安全可靠。由于自然環境和社會環境的因素，檔案始終處于漸變性的損壞過程中，為使其長久保存，采用科學方法對檔案加以有效的保護。

二、加強縣級供電公司電力系統檔案管理的策略

1、提高專業檔案人員素質

隨著電力系統檔案工作的領域拓寬，檔案服務的范圍擴大，在檔案管理這方面不僅要有檔案專業人員還要有工程建設、監理、設計等專業技術人員以及其他相關專業人員等，不同專業人才的相互配合高效地利用現代化的專業技術知識，使檔案管理工作高效進行。這就要求檔案人員必須加強業務培訓，在完善本專業能力基礎上，積極提高電力系統檔案管理水平，做到合理的規劃、分類與管理。因此，在電力系統建設檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質，學習工程檔案相關的政策、規定及相關的業務知識，一方面要善于與工程項目管理、施工等部門加強溝通，另一方面檔案管理人員還要經常走進工程施工現場，把握工程建設進程，主動參與到工程建設驗收與評審活動中。要根據工程建設的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設的變更動態，對于需要變更的資料要及時提出修改意見，使電力系統檔案管理工作有秩序、有規劃地開展起來。同時，要完善兼職檔案人員網絡體系，增強企業員工檔案意識，要將檔案管理工作切實歸入企業管理工作中，主動更新知識結構，使檔案資料發揮對企業的發展的服務作用。相關的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規，不斷提高自身的職業道德水平，實現檔案信息資源對企業的經濟效益的服務。

2、建立健全的管理制度體系

為了提高檔案管理的有效性，要實施一整套統一的、科學的以及實用性強的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規劃地進行。根據電力系統項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立電力系統檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業務交流和工作溝通。做好電力系統檔案管理工作，建立電力系統檔案管理機制。根據檔案管理法律、法規制定相關管理制度，做到集中管理、集中規劃，將檔案的一切管理工作走向標準化與規范化。要不斷完善工程的管理制度，當電力工程開工的時候就進行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進度，在電力工程竣工的時候，檔案工作也要同步進行，在這一過程中，一定要保證項目檔案的完整性與準確性，在事前、事中、事后都要進行嚴格的控制，通過各種有利的機會對電力系統的資料進行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時進行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時進行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過定期會議或者到現場指導的方式加強學習與溝通。

3、加大對檔案管理工作的硬件設備投入

硬件是檔案管理工作的基礎。電力企業必須加大對檔案管理工作的硬件設施投入。不光要建立與企業發展相適應的寬敞明亮的資料庫房，而且要為庫房配備相應的防火、防潮、防盜系統；更新檔案柜，使其符合國家標準；配備最先進的電腦、打印機、數碼相機、數碼攝像機和刻錄機等，從而對檔案進行現代化信息管理并建立相應的信息庫，提高工程人員的工作效率。只有這樣，才能使檔案工作者有效地提高工作質量。

4、加強檔案的信息化建設

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要使單位的檔案工作更好的發展，領導和檔案人員都必須同時重視檔案工作。檔案管理人員應該充分發揮其主觀能動性，以實際行動去做好自己分內的檔案工作。檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量和工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。然而如何發揮主觀能動性，做好工作，檔案管理人員應當做到如下幾點：

加大檔案宣傳力度，增強企業管理人員對檔案管理工作的認知。許多企業對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個企業可有可無，因此，加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經常把有關文件、材料給領導看，在領導的腦海里留下印象，很可能會使領導看后受到啟發，并在實踐中加以應用。檔案管理人員要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對企業的益處，使領導更加重視檔案工作。

愛崗敬業。企業是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。

二、加強現有資源的綜合利用，實現現代化檔案管理

隨著改革的不斷深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題。比如檔案數量的不斷增加，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現現代化檔案管理，才能有效地解決新形勢下出現的問題。

增強責任感，提高管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，認真的工作態度和樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要有充實的專業知識，不斷開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

不斷加強學習，利用現有資源，整理檔案。目前，電子計算機技術這種現代化科技手段和先進操作管理技術在檔案管理中的廣泛運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，減輕檔案管理工作者手動整理的繁瑣工作，提高了工作效率，起到了事半功倍的效果。檔案管理數字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

三、加強檔案管理教育培訓，提高管理人員綜合素質

由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。

提高專業認識水平，不斷強化繼續教育。首先，要解決檔案管理人員的思想認識問題。要充分認識到檔案管理人員的繼續教育在檔案事業發展中的重要作用，認識當前檔案事業的發展，檔案服務質量的提高，其根本方向在于檔案管理人員整體素質的不斷提高。其次，必須真正培養檔案管理人才，將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。

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1 當下我國辦公室檔案管理的現狀分析

1.1 辦公室檔案管理工作的重視度不足

就目前而言，我國很多的現代企業都沒有重視起自身企業的辦公室檔案管理工作，只是片面的將其當成與合同文件管理相似的管理工作，使得企辦公室檔案管理只是工作人員的附屬工作[1]。其中除了管理合同文件和人事檔案等之外，卻沒有有效的管理和重視起其余相關資料信息。此外，由于很多企業的檔案管理制度還不是很完善，致使很多客戶信息和業務資料大都是交由普通工作人員管理，而一旦出現人員流動現象的時候，就會極易流失一些重要資料信息，從而讓企業生產業務遭受到嚴重損失。

1.2 辦公室檔案管理人員專業素質不高

當下我國雖然已經有一部分的企業開始重視起檔案管理工作，但是卻依舊沒能讓辦公室檔案管理工作發揮出應有價值，而造成這種現象的主要原因就是因為相關檔案管理人員的專業素質和業務水平不高[2]。這在檔案不合理的分類結構和檔案管理素質存在嚴重缺失上有著顯著體現。一方面，檔案如果發生不合理的分類結構，就會直接造成無法有效的利用到檔案信息，促使資料信息獲取時間被嚴重浪費，從而讓檔案管理的在現代企業中的真正價值很難得以體現。另一方面，很多辦公室檔案管理人員都缺乏相應的檔案管理基礎理論知識，因此也就致使相關管理人員沒能正確的認識到檔案管理工作的重要性，從而也就其工作態度存在嚴重問題，對檔案管理動作造成了直接影響。

1.3 辦公室檔案管理缺少安全保障

由于當下很到現代企業都沒有有效的重視起辦公室檔案管理工作，這也就造成辦公室檔案管理中各個數據信息的安全性無法得到有效保障。一方面，由于相關檔案管理人員沒能重視起辦公室檔案管理工作的重要性，致使在存儲檔案的過程中，很有可能造成信息丟失和檔案損壞現象的發生。而另一方面，企業沒有重視檔案管理工作，對檔案的保密性工作就更加存在嚴重忽視，此外又因為相關檔案管理工作人員素質較低，這就非常容易造成檔案中信息流失現象的發生，從而也就造成企業經濟遭受到嚴重損失[3]。另外，很多企業由于缺乏相應的網絡安全意識，這就造成計算機檔案管理中，存在非常嚴重的安全隱患問題。

1.4 辦公室檔案管理缺乏相應的信息化辦公手段

雖然當下很多企業管理制度都開始對傳統的紙張辦公方法進行了轉變，信息化辦公手段逐漸的得到了廣泛運用，但是企業在辦公室檔案管理工作上，卻依舊還處在以往陳舊的紙張辦公形式上，這就造成很多企業檔案都沒有實現信息化，對企業中各個部門的運用和查詢造成了非常大的困擾，嚴重阻礙了企業的發展，同時也在很大程度上促使企業的工作效率被降低了很多。

2 提升辦公室檔案管理工作效率相應對策

2.1 加強對辦公室檔案管理的重視程度

如果想要讓辦公室檔案管理的作用得到充分發揮，就需要對辦公室檔案管理機制進行及時建立和完善。不過在對辦公室檔案管理機制建立和完善之前，最為重要的還是應該讓企業內部人員對辦公室檔案管理工作的認識程度得到提升[4]。首先，要讓辦公室檔案管理人員對檔案管理的認識程度得到加強，定期組織培訓，向相關檔案管理人員傳輸相應的檔案管理知識的同時，重點講解檔案管理的重要性。其次，要將獎懲制度及時的建立起來，通過這種制度來約束相關大管理人員，使其能夠積極的投入到工作中，認真的認識到檔案管理的重要性。只有這樣才能夠讓企業從上至下逐漸形成一個統一的檔案管理認識，從而促使辦公室檔案管理工作能夠更加的完善。

2.2 對檔案管理人員的專業性進行提升

首先，企業應該重視起對相關檔案管理人員的培訓工作，定期的舉行相關的檔案管理基礎知識的培訓工作，針對不同程度的人員要有針對性的實施培訓，對在職的老員工，應該以轉化其傳統檔案管理基礎知識為主，來對其進行相應的培訓，如：教導這些管理人員如何使用電腦來進行信息化管理等[5]。其次，針對一些較年輕的或剛剛入職的檔案管理人員，則應該以檔案管理基礎理論知識為主，重點傳授他們專業性的知識，可以實施老帶新的政策，以師傅帶徒弟的形式，實施一對一的培訓，促使他們能夠在最短的時間內掌握相應的管理知識。只有這樣才能讓企業中所有的檔案管理人員都能夠提升自身的專業水平，始終迎合當下市場經濟化需求，為企業發展帶來有效推動作用。

2.3 增強辦公室檔案管理的安全性

辦公室檔案管理對現代企業來說有著非常重要的作用，而只有保證了辦公室檔案管理的安全性，才能讓其價值得到真正體現。首先將相應的保密制度建立起來，以此來對相關的檔案管理人員進行約束，一經發現泄密者，要嚴格查辦，促使辦公室檔案管理能夠得到有效管理，保障檔案信息的安全性[6]。其次，企業應該積極額普及計算機知識和網絡安全知識，讓每一個工作人員都能夠認識到網絡安全隱患帶來的后果，增強IT部門對檔案管理的網絡安全工作的安全管理力度。

2.4 運用集成化信息管理體系

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前言

國有企業的檔案，是國有企業發展歷程的重要記錄，也是國有企業生產經營信息的載體。作為企業文化的重要一部分，檔案管理工作質量高低與否，影響了企業內部的工作氛圍。面對新的挑戰，改革檔案管理的模式，制定科學合理的檔案管理策略，才能替企業謀求更好的發展。重視檔案管理工作價值，端正檔案管理工作的態度，才能讓檔案管理工作服務于企業進步。

一、國有企業檔案管理工作的不足分析

多種原因的影響下，國有企業檔案管理工作并沒有達到人們的期待。重視力度不足，管理方法不規范，人員素質有限，都限制了國有企業檔案管理工作的成功。下面，我們就來分析幾點檔案管理工作的不足：

（一）國有企業檔案管理所受重視不足

檔案管理工作是一個體系性很強的工作，其涉及的內容與部門較多，工作量很大。檔案資料的收集與整理、移交與存儲，不只是檔案管理部門一個部門的事情。要完成檔案管理工作，需要國有企業投入大量的人力、物力與財力，且這項工作不能直接體現在國有企業的經濟效益里。在社會經濟競爭如此激烈的今天，許多國有企業的管理者只重視經濟績效考核，并不重視國有企業的檔案管理工作。一些國有企業的檔案管理工作因為人力、物力與財力支持的不足而無法開展，檔案資源與企業經濟活動實際不相符的問題也常用出現。

（二）國有企業檔案管理規矩度不足

目前，國有企業的檔案管理工作還存有許多弊端。一些企業過于重視經濟利益與財物管理，這些企業所留存的檔案中，大多都是會計檔案，而企業黨政文書與科研創新活動的相關檔案則很少。片面的歸檔管理，加大了企業檔案管理的片面性，不利于企業利用檔案對其發展歷程進行全面加成，也影響了企業的可持續發展。另外，國有企業在檔案管理集中性方面還有待提高。檔案管理的統一性不足，表現在各個部門獨立管理檔案，一些部門上交給檔案管理部門，一些部門獨立管理，一些部門根本不管理。國有企業內部的檔案管理機制不健全，影響了企業檔案管理工作的完整性。檔案管理混亂，影響了國有企業檔案管理工作的規范性。

（三）國有企業檔案管理人員素質不足

在很多國有企業管理者看來，檔案管理工作無關企業的經濟效益，屬于內勤工作的一部分。因此，國有企業并沒有安排合理數量的專業人員執行檔案管理工作。大多數國有企業的檔案管理人員都是沒有經歷過專業檔案管理培訓的人才，甚至有許多其它崗位工作表現不佳的人員，以從事檔案管理工作為懲罰。這些檔案管理者的專業能力不足，缺少法律意識，檔案管理行為的隨意性較強。沒有一支專業的檔案管理隊伍落實企業的檔案管理工作，直接影響了國有企業整體管理水平的提高。

二、國有企業檔案管理工作的優化方法

（一）加強對檔案管理工作的重視

重視檔案管理工作，是國有企業做好企業檔案管理工作改革的第一步。首先，要建立全新的檔案管理工作意識。無論是國有企業的領導者，還是工作人員，都要認識到檔案在企業運行與發展中的重要作用。檔案資源是企業生產運行的信息來源，也是企業文化的一部分，屬于企業的無形財產，能夠幫助企業決策者做出科學的規劃。只有人人認可檔案管理工作的價值，才能讓檔案管理工作順利進行。其次，要加強檔案管理責任意識的建立。國有企業的管理者應當做重視檔案管理工作的第一人，明確自己應當在檔案管理工作中做些什么。做好企業資源規劃，加強檔案管理工作中人力、物力與財力的投入，積極去承擔規劃與指導責任，才能促進企業檔案管理工作質量的提高。

（二）規范檔案管理工作的方式方法

對國有企業的檔案管理工作方式進行規范化升級，才能讓檔案管理工作更有秩序。第一，要優化國企的檔案管理接收機制。國有企業的檔案管理工作應當突破傳統的管理模式，檔案管理部門不能再坐等其它部門主動上交檔案，應當主動去征集檔案資料，并加大上交檔案資料的宣傳力度。用更加主動的檔案資料接收工作代替傳統的管理形式，對企業內的檔案資料進行定期擴充，保證相關檔案的及時收集。第二，要促進檔案收集范圍的科學化。在傳統檔案管理范圍的基礎上擴展現代檔案管理的范圍，不再只關注紙質檔案，同樣收集國有企業經營過程中的影像與圖片、實物資料，能夠促進檔案管理工作的全面化。第三，做好檔案管理工作信息化改革。利用信息技術與網絡平臺，建立國有企業的檔案信息數據庫，做好檔案信息的內部共享工作，才能保障檔案管理工作價值的最大化。信息化的管理模式，能夠讓檔案管理工作者擺脫傳統的手工管理模式，提升其檔案管理專業能力。

（三）建立高素質的檔案管理隊伍

提升檔案管理工作的專業水準，就要打造專業的檔案管理工作隊伍。國有企業管理者要重視檔案管理人才的招聘工作，適當提高檔案管理工作者的準入標準。在眾多應聘者中，選擇學歷較高、愛崗敬業、樂于奉獻的人員。檔案管理工作者的選擇過程一定要公正且嚴格，利用筆試與面試兩個環節去考查其檔案管理工作的專業度。杜絕劣質人員的引入，同樣要保證優秀人才不流失。另外，對于已經在崗的檔案管理工作者，國有企業要加大培訓力度，組織檔案管理人員定期學習。國有企業可以與高校建立合作關系，利用高校的教育資源去培養人才，通過遠程培訓實時提高檔案管理工作者的專業素質，督促其自主鉆研業務技巧。

（四）加強檔案管理工作的一體化改革

建立一體化的檔案管理工作體系，將檔案資料的管理與相關服務工作的提供結合在一起，才能讓檔案資源發揮出作用。國有企業實現檔案管理一體化，就是要將現代的文秘工作與檔案管理工作結合在一起，做好檔案管理控制力度，也保證檔案管理工作各個環節的合理化。從檔案資源產生的第一時間，文秘人員做好檔案的收集與整理工作，在應用過程中做好備份，保證企業各項檔案的完整性，更要合理規范檔案收集的范圍。一體化的檔案管理工作，也需要企業內部全體工作人員的參加。每一位員工都建立檔案意識，關注工作相關資料的留底與備份，能夠在無形中擴展檔案管理工作范圍的擴大，提高國有企業檔案工作的完整性。

結語

綜上所述，做好國有企業的檔案管理工作，保管好記錄企業經營信息的檔案資料，是國有企業競爭力提高的基礎。國有企業的領導與工作人員應當意識到檔案資源的重要性，保護這些保證企業發展決策科學化的基礎信息。支持檔案管理工作模式的創新，提供必要的人力、物力與財力支持，改革檔案管理，有利于國有企業成長。

參考文獻

[1] 張瑜. 新時期如何創新國企檔案管理工作的若干思考[J]. 赤子（上中旬），2015，09：193.

[2] 周洪艷. 如何創新國企檔案管理工作的若干思考[J]. 蘭臺世界，2013，S1：60-61.

[3] 陳玲. 檔案管理工作如何適應鐵路國企改革[J]. 黑龍江科技信息，2008，27：240.

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檔案工作是一項服務性很強的工作，近年來婦聯干部不斷增強團隊協作精神，樹立起了優質的服務意識。在日常工作中，所有檔案人員能夠從大局出發，在從事繁忙的本職工作的同時，積極配合整體檔案工作，嚴格執行檔案工作計劃。檔案管理人員都認真做好自己的本職工作，給來查閱檔案資料的群眾提供熱情、快捷和準確的服務，得到了婦聯系統干部和廣大婦女群眾的一致好評。近年來，通過婦聯全體干部職工的共同努力，婦聯檔案工作取得了一定的成績，但也存在一些不足的地方，需要在今后的實踐工作中改進和提升，從而更好的服務于社會。

二、婦聯檔案工作存在的問題

（一）檔案收集范圍不寬，館藏結構單一

長期以來，婦聯檔案主要圍繞婦女兒童開展工作，館藏檔案結構單一，而且開放比例不高。

（二）檔案館與社會公眾互動不足

受歷史傳統的影響，檔案館主要為黨政機關保管檔案，為機關部門提供資政服務，檔案工作相對比較封閉。檔案館與社會缺乏橫向交流，檔案人員需加強對公眾利用檔案服務意識。檔案館要經保安登記，出示相關證明和證件，才能可以去查看檔案。另一方面，社會公眾對檔案工作和知識不夠了解，對檔案內容和檔案利用程序，對檔案館的工作缺乏必要的信任和支持。

（三）檔案管理程序不規范

檔案管理程序是非常重要的核心環節，當前很多檔案在查詢時出現不清楚、不完整，目錄和內容不符合的混亂現象，其根本原因在于檔案管理的程序不規范，沒有嚴格按照相關制度章程存檔。

三、婦聯檔案工作采取的對策

（一）領導重視檔案工作

婦聯組織非常重視檔案工作，對這項工作的要求非常嚴格，而且還在婦聯系統的績效考核中納入了檔案工作。婦聯檔案工作人員積極參加區檔案局組織的各種學習和活動。為了讓機關干部更進一步的認識檔案工作，需要依法管理檔案工作，增強機關干部人員的檔案管理意識和法制觀念。婦聯還定期組織機關干部人員學習政治理論，學習各種跟檔案有關的法律和條例等，以提高機關干部知法和執法的自覺性，可以嚴格按照法律規定開展工作，加強檔案管理工作的力度。尤其是近年來，為了適應檔案工作的新要求，婦聯堅持安排專門的工作人員參加檔案部門組織的各種專業培訓，不斷加強檔案工作人員的業務能力和水平，使檔案工作實現了數字化、電子化、規范化的管理，從而更好的服務于婦聯系統工作[1]。

（二）健全完善檔案機構

檔案工作開展的一項重要前提就是具備一個健全、完善的組織，婦聯專門成立了由黨組書記、主席任組長，副主席及班子成員任副組長，各部室負責人為成員的檔案工作領導小組，負責指導和協調檔案工作的開展，并按照人員變動情況適時調整。明確了目標任務、層層細化了工作責任，為此項工作提供了組織保障，確保檔案工作的落到實處，取得實效。同時，非常注重檔案工作人員隊伍建設，經常開展各種培訓活動，派專兼職檔案工作人員參加檔案部門組織開展的各種業務培訓。多年來，一直為檔案工作人員訂閱各種與檔案相關的報刊，比如《中國檔案報》等，不斷提升檔案工作人員的自身業務水平。在工作中，還經常與檔案局探討檔案管理中存在的一些問題，出現的新情況和其他區縣好的做法和先進經驗，從而不斷強化檔案工作人員的綜合素質水平，增強了檔案工作隊伍建?O[2]。

（三）改善檔案工作環境

婦聯檔案管理工作人員，充分發揮女性的細致、耐心的自身優勢，把做好文件、資料的收集和整理作為最重要的工作來看待，扎實做好歸檔工作。為此，婦聯對檔案工作實行了定人定崗，專門管理，特別是近年來，通過積極認真地籌劃，根據檔案局的要求，進一步加大對檔案室的建設，更換了新鐵皮柜，配備了防火、防潮、防光等設備。做到了檔案辦公兩分開，使檔案工作環境得到了有效提升，讓做檔案工作的同志心情更加舒暢，工作熱情更加積極。在檔案工作中嚴格按歸檔范圍、保管期限對照每份文件進行認真歸檔，使整個檔案工作運行良好，在使用和利用中發揮了應有的作用。

（四）完善檔案管理制度

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隨著信息化建設的進行,會計電算化逐步代替傳統手工會計,電算化會計檔案越來越多,傳統的會計檔案管理體制已不適應新形勢,產生越來越多的問題,從而影響到會計檔案的保存和利用。本文就會計檔案的內涵、種類,會計檔案管理存在的問題以及加強會計檔案管理的一些措施進行了探討。

一、會計檔案管理工作的范疇

1、會計檔案的歸檔

《會計檔案管理辦法》規定,原始憑證、合同、上機日志、發票等會計資料應定期按規定整理保存,打印輸出的憑證、賬冊、報表等先經會計主管簽章,然后移交存檔保管。電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,存檔時應將數據進行雙備份。計算機的操作系統、各類應用程序軟件、會計核算系統軟件以及軟件的備份磁盤,也應作為會計檔案保管。

2、會計檔案的保管

根據會計檔案保管制度,會計檔案保管先要建立保管清冊,由會計檔案保管人員負責登記,并定期將財務歸檔的會計資料按順序、類別及編號整理立卷登記。對采用磁性介質保存的檔案,備份軟盤必須貼上保護標簽,裝入盤套,放進硬盒,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,還應定期進行檢查,定期進行復制。

3、會計檔案的借閱

各類會計檔案的查閱,必須辦理有關利用手續,一般不得帶出室外。如有特殊情況,必須帶出室外復制時,需經財務部門負責人批準,按照檔案管理的有關規定進行登記,填寫會計檔案調閱登記簿,并限期歸還。外單位查閱會計檔案,要持有單位介紹信,經主管領導、財務負責人批準,檔案管理人員才能接待查閱,并由檔案管理人員詳細登記查閱人員的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。會計檔案經年終核算整理裝訂后,由財務部門保管一年,以備隨時查閱。滿一年后,財務部門編造清冊,

4、會計檔案的移交

會計檔案經年終核算整理裝訂后,由財務部門保管一年,以備隨時查閱。滿一年后,財務部門編造清冊,移交檔案部門保管。編制會計檔案移交清冊時,要列明應當移交的檔案名稱、編號、數量、起止年度、應保管期限、已保管期限等內容。移交會計檔案要由單位財務負責人監交,交接雙方經辦人和監交人要在移交清冊上簽字。

二、當前企事業單位內部會計檔案管理存在的問題

1、會計檔案管理法規不完善

企業經營機制不斷轉換,經營方式不斷更新,事業單位改制也在不斷推進中,新情況、新問題不斷出現,而與之配套的會計檔案管理機制并未建立健全。目前,我國會計檔案管理方面的法律、法規與建立現代企事業單位制度的實際不相吻合,缺乏適應現代企業制度的會計檔案管理法規,在以法制經濟為基本特征的市場經濟體制下,無法滿足推進企事業單位體制改革和建立現代企業制度的要求。

2、會計檔案監督機制不健全

一是會計信息披露進程中的政府監管不足,準則、法規執行的監督不力,缺乏效率;會計信息失真的法律責任界定不完善、責任追究力度不夠。二是注冊會計師制度不完善,一方面注冊會計師既要對受托單位的會計信息進行客觀公正的審計,又要收取審計費用,對被審計單位依賴性強;另一方面注冊會計師行業還沒有形成有效的監管機制,部分從業人員專業素質差。三是企業內部監督機制不完善,領導不重視,內部制度得不到落實,會計基礎工作薄弱。

3、網絡的安全隱患

首先,計算機系統由許多部分組成,每個部分都有薄弱環節,極易遭到攻擊或破壞,如數據易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次,計算機系統的自身安全和保護功能非常薄弱,網絡系統的安全技術尚在建立和完善之中,信息易被竊取或泄露、非法增刪改,計算機病毒的破壞性極大。此外電算化會計系統只有在會計軟件的支持下才能運行并發揮作用,會計軟件對經濟業務的處理是否真實、合法起決定性作用。而現在會計軟件在開發中重功能、輕安全的現象普遍存在,可能存在會計軟件處理功能陷阱,或會計軟件運行與維護陷阱對系統的破壞性極大。

4、從業人員的業務素質偏低

檔案管理人員的素質和能力是決定電算化會計檔案管理自動化程度高低的關鍵因素。由于會計檔案管理人員的電算化操作能力較低,缺乏檔案管理專業知識,電子檔案管理意識薄弱,導致不能及時按規定將財務系統中的會計資料備份到外

存儲器中保存,或不能正確進行電子文檔的備份和檢查,造成會計資料的假備份,出現磁盤上的標簽與電子文檔不符的現象。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料,影響電算化系統的正常工作。

三、加強會計檔案管理的措施

針對會計管理體制改革過程中部分單位會計管理人員的管理方法和對會計檔案管理的認識,會給單位會計檔案管理工作帶來負面的影響,及目前部分單位會計檔案管理人員的對會計檔案管理認識,而產生的問題,筆者認為應強化以下方面工作:

1、建立相應的會計檔案管理體制

實行委派制管理的會計檔案,應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定,明確會計檔案的所有權是委托單位,將委托單位的會計檔案整理規范,按要求在核算中心暫保管一年,期滿后編制會計檔案的案卷目錄,連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案,向委托單位的檔案機構進行移交。

2、加強會計人員的崗位培訓

會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度,決定了會計檔案案卷質量的高低。因此,必須將會計檔案管理及操作技能的培訓,納入會計人員崗前培訓,從會計檔案整理的基礎業務學起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。

3、加大對會計檔案管理工作的監管力度

要結合具體工作實際情況,聯合制定包含新會計體制下會計檔案工作內容的《會計檔案管理實施細則》,進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務工作檢查中,將會計檔案的規范化管理納入其中,加大對會計工作整體性和連續性的檢查與監督。

4、嚴格執行會計檔案管理的各項工作程序

實行會計委派制的地區和部門,除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外,還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際,制定出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等,確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時,交接雙方的監交人、會計、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續,加蓋公章,清點會計檔案是否齊全完整、賬目相符,案卷整理質量是否規范。交接憑據應一式三份,雙方單位各自保留一份,存檔一份。

參考文獻:

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改革開放以來，我國取得了巨大成就，尤其是我國經濟得到了前所未有的發展，人民的生活水平和社會的文明程度都得到了極大的提高。但是，與發達中國家相比，現代社會市場經濟所必備的國民信用體系在我國并沒有完全建立起來，我國企業和個人對信用還是漠視的，社會信用缺失引發的矛盾時有發生。這些對我國經濟和社會生活產生的不良后果，嚴重影響了我國的經濟發展，與此同時也影響了與國際間的經濟往來。企業信用檔案是在誠信危機中產生的，是作為一種新生的檔案名詞，在檔案工作的諸多方面還處于探討和研究階段，如何規范和建立企業、個人信用檔案制度，應把企業、個人的誠信表現與他們的切身利益直接聯系起來。為進一步完善社會信用體系已顯得尤為重要。因此，就如何規范和建立企業信用檔案，談幾點認識與大家共同探討。

一、如何規范企業信用檔案

建立企業信用檔案是做好信用檔案工作的重中之重，如何規范企業信用檔案，才能確保企業信用檔案得到良性發展。黨的十六大曾提出“健全現代市場經濟的社會信用體系”。加快制度建設，建立健全完善的信用制度體系、利益導向體系和監督管理體系，這些是當前解決信用問題的治本之策。因此，應采取一定的措施規范企業的信用檔案。

1.信用建設靠教育、更靠法制。在企業信用檔案創建中應該遵從一定的規則，加強檔案法制建設。市場經濟是信用經濟，法制經濟，沒有法制的創新就沒有章法。要認真學習和領會國家以及省、市關于檔案工作的法律、法規，并結合工作實際，去探索出解決信用檔案的新方法、新思路。以國家法律、法規為依據，做到有章必循，有諾必踐；否則，個人將失去立身之本，社會將失去運行之規。

2.在企業信用檔案管理上要力求統一規范。一是從源頭抓起，逐步使企業信用檔案從單位到部門系統形成一套完善的信用檔案體系為提供利用服務；二是應借助現代化管理手段，建立統一的數字信用檔案管理服務中心，實現企業信用檔案有效資源共享。

3.在檔案管理上要建立健全完善的制度，使檔案工作有章可循。建立健全完善各項管理制度，是建好信用檔案的必要保證。企業信用檔案收集的內容是有一定范圍的，特別是收集渠道涉及到方方面面，企業信用檔案的主要內容有：企業經營的合法證照、遵紀守法、誠實經商、規范運行、還貸的能力及收付款信譽度等方面形成的材料；還有企業成立的文件批復、章程以及各種管理體系的認證材料等；政府及有關部門（工商、稅務、質量監督）等的年檢及其他檢查材料；履行合同材料等情況。信用檔案的建檔方式擬采用按被建檔對象為單位，每個單位應分別建立檔案和分別管理檔案為宜，有了完善的管理制度信用檔案的收集、整理、歸檔、保管、提供利用等一系列規章制度，并將其納入到單位、部門的崗位責任制，使企業信用檔案建設形成規范化、制度化。

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2對于檔案管理工作的具體工作及要求

多媒體工具的運用和標準化工作流程的的制定，提高了電力企業檔案管理的效率，簡化了檔案查閱的復雜程度，但對于如何運用這些工具提出了一些具體要求，對此我們需要在日常工作中對員工進行培訓。

2.1建立學習考核制度

有效提高檔案管理的準確性、全面性、真實性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎的電力工程建設知識，對多媒體工具的熟練運用以及標準化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統的培訓與考核機制。首先，應制定檔案室職員的學習規劃，請專業的教師團體對檔案員工進行培訓，或科室內部培訓。給科室員工制定詳細的課程表、授課時間、及所學內容的規劃，做到每一位職員都有學習新知識的機會與時間。其次，加強員工的考核機制。制定了職員的學習規劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機制，進一步激勵職員學習的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實際操作練習，定期對員工進行考核，并記錄到員工績效。對于學不會和不肯學，以及積極性不高學不好的員工進行有效處理。對檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機制，怎么處理學不會、學不好、不肯學的員工都需要管理人員進一步探索。

2.2提高電力企業建設工程檔案管理的意識

檔案管理對于電力設施的運行，改建，設備升級，企業自身經濟效益有著至關重要的作用，這一思想必須深入到每個員工的頭腦。對于企業經濟效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權益、做到賬目透明、如何記錄企業真實的精神面貌、工作作風等，電力建設工程檔案提供了有效憑據。從電力設施的運行、改建、擴建等方面來說，電力建設工程檔案提供了有效依據。只有從根本上認識了這一點，電力工程企業才會真正把電力工程的檔案管理做好。電力工程的檔案管理不是一個檔案管理室就能做好的，需要各個部門的配合與支持，需要電力企業的負責人有效重視。必須在全企業樹立這一思想，把這一思想深入到每個員工的心中。提高認識，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網絡。加強各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統一各單位檔案管理的標準，步驟，要深入到每一個施工單位，每一個設備廠商，每一個材料供應商。在電力建設工程開始，就要統籌各方，建立統一的檔案管理網絡，細化責任到個人，定期核定審查各部分的檔案管理進度，做到有效管理。對于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個人，做出有效處理，整頓。以推動電力工程檔案的透明化和標準化。

2.3如何應對電力施工過程中的不同步

在電力工程進行中，各施工單位的工作進度，難易程度都各不相同，加之建設工期較長，施工單位眾多，工期不能統一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負擔。面對這一情況，需要我們時時做好檔案的收集、審定、整理、驗收的相關工作，細化到每一工程，做到一工程一驗收。時刻追蹤各項工程的進展情況，檔案的收集整理驗收要與工程進度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進行中的檔案整編驗收，再到每項工程竣工時的審定整理，再到全部完工時的檔案匯總整理與驗收歸類，這四個過程缺一不可，必須做到實時追蹤、實時管理、把檔案管理從以前的最后一個環節，貫徹到整個電力工程施工項目的始終。

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2引進外資及對外投資合作建設新項目，企業的資產結構逐漸形成了多元化格局。企業資產結構的多元化格局，帶來了企業檔案管理工作的多元化。企業檔案工作內容、檔案管理體系均發生了新的變化。檔案工作如何適應新形勢、新任務的要求，成為目前檔案工作者的當務之急。

面對新形勢，我認為應從以下幾方面予以關注和重點解決。

3煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題

由于煤炭資源整合的需要，*集團要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術人員，對整合礦井辦理探礦權、采礦權變更手續，對礦井進行改擴建。由于煤炭地下作業的特殊性以及五大自然災害隱患（瓦斯、煤塵、頂板、水、火），決定了煤炭檔案對煤炭生產安全有著特別的重要性。所以，整合礦井檔案管理工作應當做在其他工作的前面，即從雙方開始簽定合作協議之日起，就應指定專門領導負責此項工作，設立檔案室，配備檔案管理人員負責對檔案資料的收集整理。這樣，才能保證資料的齊全完整，科學規范，為今后礦井順利通過竣工驗收打好基礎，為礦井投產后的安全生產和可持續發展提供有效的參考依據。

4外國投資企業、出資參股企業的檔案管理問題

*（集團）公司引進外資、對外投資，合作項目不斷擴大，范圍涉及文化事業、煤炭資源、電力、建材、醫療衛生、高科技產品開發等多個領域，形成了跨地區、跨行業的以煤炭為主業、多種產業并存的大企業集團。隨之而來，集團公司的檔案管理門類、檔案全宗，也將體現多載體、多專業行業。如與美國合資建設的2×135MW綜合利用熱電廠，檔案分類就要按照電力行業的分類方案進行整理。檔案門類的新構成，檔案分類規則的不同，事實上已形成了煤礦企業檔案管理的“一企兩制”。即：按照國家電力行業分類大綱整理電廠檔案。這就要求我們學習、掌握電力行業的分類方案，使檔案管理工作更加適應電廠的生產建設。又如*四礦與泰國萬浦集團合資組建的中泰公司，在組建過程中，簽定了一系列的中、英、泰三種文字對照的合同、協議、章程等，檔案工作者應及時收集整理好這些資料。中泰公司成立后，泰方委派專人入駐公司，公司的生產經營狀況均受泰方監管，在今后的生產經營過程中，這些資料都是雙方友好合作的前提和基礎。再如，出資參股豫鶴同力水泥有限公司日產5000噸水泥熟料工程項目，由于*不是控股方，檔案管理就以合作方為主要管理部門，作為參股方面的檔案管理人員應積極與對方溝通，及時收集有關生產經營方面的檔案資料，確保集團公司投資的根本利益。以往國有企業占主導地位，現在煤炭企業實施戰略重組，與外資企業、其他行業企業合作，建立了控股參股、投資主體多元化的股份公司，其結果必將決定著公司的檔案所有制（檔案的有形資產和無形資產）形式的多元化，即從以往獨有的國有企業檔案，逐步新增了國有企業與其他行業企業、外國企業合資的聯營經濟檔案、國有控股經濟檔案、參股經濟檔案等門類。檔案所有制發生的改變，客觀上決定著檔案工作性質發生的變化。比如：檔案部門在改制后的隸屬關系、檔案的形成和歸檔、檔案的科學管理、檔案信息資源開發、改制前后企業檔案管理的新舊銜接、檔案人員專業素質的再培訓等。

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實訓設備:

在大三這一學期，我們只要學習怎樣操作物業管理軟件，包括怎樣建立業主檔案，抄寫水電表并制成電子檔案，物業資源管理，文檔管理，租賃管理，收費管理，客服管理，清潔綠化管理，治安消防，車場管理等，培訓我們的實操技能，以便我們實習時快速頂崗工作。我們的實訓課全都是用電腦操作，每周12節課，以實訓教學為目標，實現最接近于真實的仿真環境，具有良好的演示教學效果。既提供一個科研平臺，有力推動我系的科學教學工作，也為學生提供一個長期穩定的實訓實習平臺，有力促進學生的能力培養。

實訓目的：

物業實訓課是物業管理專業課程計劃的一個重要教學環節，是培養綜合應用型人才的具體體現。其目的是讓學生在獲得基本知識和基本技能的基礎上，進行一次較全面、系統的訓練，以鞏固課堂所學理論知識，訓練專業技術技能及提高操作技能，可以培養學生的綜合素質，提高就業的競爭力。通過實訓，培養學生將理論知識轉化為職業技能的能力。通過綜合性物業實訓可讓學生在創設的招、投標兩種角色中體驗職業工作情景，鍛煉其觀察能力、服務創新能力、寫作能力、口頭表達及思辨能力等。

實訓教學的基本要求：

1. 使學生加深對物業管理基本理論與概念的理解。

2. 熟悉物業管理的規范及操作規程，做到文明服務，知法守法，禮貌待人。

3. 掌握各種物業常用文書的擬寫及檔案資料的建立、搜集、歸檔保管、借閱與銷毀等操作。

4. 培養學生認真細致的工作態度及科學嚴謹的實訓作風與習慣。

5. 培養學生獨立工作和解決實際操作問題的能力。

6．了解各類房屋建筑物及其附屬設備設施的構造、功能，掌握維修保養的基本方法及其管理服務程序，以維護共用部位、公共設施的安全。

實訓內容：

指導教師提供要求、情景，學生根據有關要求，選定文種種類，使用規范格式，符合文稿內容要求。擬寫的文種包括：

物業管理工作中幾種常用文書如通知、計劃、總結及規章制度、合同等；物業管理的招投標書，建立業主檔案，抄寫水電表并制成電子檔案，物業資源管理，文檔管理，租賃管理，收費管理，客服管理，清潔綠化管理，治安消防，車場管理等。

實訓任務：