序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇電子檔案管理要求范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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        隨著信息時代的高速發展，醫療技術及醫療相關信息技術也日新月異，醫院檔案的管理范圍也從以往的傳統的文書文檔發展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫院的電子文檔檔案管理質量，是醫院檔案管理中亟待解決的問題。加強檔案管理的現代化建設,是醫院檔案實行現代化管理的根本任務[1]。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。

        1  醫院電子檔案管理中存在的問題

        1.1  檔案管理職責不明確，管理線條多

        醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些x線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。

        1.2  醫院電子檔案管理的意識和制度不健全

        有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。

        1.3  電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍

        由于醫院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。

        1.4  檔案管理人員素質有待提高

        由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔案管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高，在醫療人才培養中，多重視醫療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。

        1.5  檔案管理硬件不能滿足要求

        醫院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫院已廣泛應用，部分科室已經實現聯網，但全院網絡統一規范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。

        2  提高醫院電子檔案管理的對策

        2.1  建立完善醫院的檔案管理網絡

        醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機[2]。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。

        醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協作。

        2.2  制定相應的電子檔案管理制度

        要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。

        2.3  加強培訓，提高認識

        檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識,要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關人員應當學習檔案管理的法律法規、規章制度及本單位的檔案管理規定，提高對檔案管理知識的認識及理解。

        2.4  加大檔案管理的投入

        電子檔案管理的好壞，關系到醫療安全及檔案信息的完整，也是醫院教學、科研的需要，最終達到檔案能夠得到充分利用的目的。醫院應當重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網絡安全的軟件，如防火墻技術、數據加密技術等，保障電子檔案的正常、有序運行。

        隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發展，醫院檔案的管理也出現了許多新的變化，醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創新的精神去改進工作，以滿足醫院對檔案管理不斷提高的需要，為醫院的檔案管理事業做出貢獻。 

參 考 文 獻

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2新時期運動員電子檔案管理存在的問題

2.1基礎設施薄弱，檔案信息化程度低

雖說我國經濟體育管理水平不斷提高，但是，許多體校和運動隊都缺乏體育信息化建設意識，技術化管理思想淡薄，在檔案管理方面的投入也較少，致使檔案管理部門技術基礎薄弱，設備短缺，運動員檔案管理只好沿用傳統方法，以紙質檔案和手工管理為主。一些運動員人才庫雖然也在運動員檔案信息化建設上做出了諸多努力，但是由于我國運動員電子檔案管理工作起步晚、發展慢，運動員檔案管理模式不成熟，電子檔案管理存在諸多漏洞。

2.2電子檔案管理體系不健全

就目前來說，我國運動員電子檔案管理處于兩難局面。一方面，運動員層次多、訓練類型也較多，這對運動員電子檔案管理來說是個嚴峻的挑戰。另一方面，我國運動員管理信息化體系還不夠健全，如我國還沒有完善的有關運動員電子檔案管理的法律法規，并且電子檔案管理標準和規范不科學、不統一，許多運動員的電子檔案在生成過程中常常會遇到刪改、丟失等問題，電子檔案材料的真實性也沒法保證。再則，檔案部門在電子檔案管理方面缺乏有效的風險防范措施，沒有制定長期管理規劃，檔案的安全和長久性都有待加強。

2.3缺乏專業的電子檔案管理人才

缺乏專業的電子檔案管理人才，是許多檔案部門、運動員檔案庫在運動員電子檔案管理中遇到的主要問題。如許多體校都沒有按運動員電子檔案管理工作要求配備專門的電子檔案管理人才，運動員電子檔案管理都由專業運動員兼任，精通檔案管理人員大多不具備專業的體育知識，而專業運動員出身的檔案管理人員但是在信息系統開發和運用上都有所欠缺，致使電子技術在檔案管理中的作用難以體現出來。

3運動員電子檔案管理優化策略

3.1提高認識，革新檔案管理模式

在電子技術快速發展的大背景下，體育主管部門應對運動員人才庫提高認識，明確自身職責，做好運動員電子檔案分管工作，并以電子技術為核心，結合運動員檔案管理特點，分析、預測運動員電子檔案管理工作的作用和價值，建立運動員檔案歸檔范圍和管理制度，探索運動員檔案管理新路徑。這就要求體育主管部門、運動員人才庫盡快將運動員電子檔案管理工作提升日程，運用電子數據壓縮技術、電子掃描技術等，對運動員檔案中的各種信息、數據進行統計、對比和數字化轉換，盡快建立系統性、智能化的電子檔案數據庫。其次，加大檔案信息化管理投入，借助電子技術實現電子檔案管理手法革新，實現運動員檔案管理工作的自動化、信息化。

3.2完善電子檔案管理規范

在社會主義新時期，運動員電子檔案數量會大量增加，這就要求體育主管部門加強電子檔案法律建設，完善電子檔案管理法規、規范運動電子檔案管理標準，就運動員電子檔案生成、歸檔、保管、利用中應注意的問題做出明確規范，以確保運動員電子檔案信息的可靠性。運動員人才庫則要盡快研制、開發，采用數據格式標準統一、可以兼容的檔案管理軟件，同時嚴格依據運動員電子檔案管理法規，制定科學的運動員電子檔案工作計劃，規范運動員電子檔案積累、整理、鑒定、歸檔、保存等基礎工作，逐步提高運動員電子檔案管理水平。

3.3組建高素質的電子檔案管理隊伍

運動員電子檔案管理具有一定的特殊性，要想解決電子檔案管理人才不足問題，體校和運動員人才庫要加強專業運動員人才庫檔案管理隊伍建設，以滿足新時期運動員電子檔案管理需求。具體來說，體校和運動員人才庫首先要加大專業電子檔案管理人才引進力度，用薪酬和人性化管理留住人。其次，開展檔案管理人員專業理論知識教育和技能培訓，對原有檔案管理培訓體系進行升級，要求檔案管理人員通過自主學習、組織培訓等途徑，全面了解檔案信息系統的功能和特性，不斷提高電子檔案管理水平。

篇（3）

1 引言

檔案是記載“歷史”的原始文獻，是人類了解“歷史事件”的重要參考資料。其中，傳統的檔案以紙質檔案為代表，其與電子檔案的區別如表1所示。

根據表1，電子檔案與紙質檔案各有優缺點，而通過整合利用，可實現勢互補。從目前的形勢來看，電子檔案與紙質檔案并存發展的局面會長期存在，這就要求檔案管理人員主動認清這一新形勢，并制定全面、科學的檔案管理策略。下面，筆者首先分析電子檔案與紙質檔案的整合利用，再進一步探究其并存發展。

2 電子檔案與紙質檔案的整合利用

目前，檔案管理正試圖建立基于電子信息技術的網絡辦公平臺，以期實現對現代檔案的高效管理。但傳統檔案管理的對象是紙質檔案，而現代檔案管理的對象是電子檔案，且在這一過程中，也需高效管理紙質檔案。據此，筆者建議從如下方面來對電子檔案與紙質檔案進行整合利用：

2.1 同步歸檔

無論紙質檔案或電子檔案，在收集、檢驗和審核以后，都應按歸檔要求進行歸檔，其中針對電子檔案的歸檔，其應先存入特定的計算機硬盤中，再標上歸檔標記。

2.2 同步整理

電子檔案與紙質檔案的檔案號一致及其錄入的信息基本相同，則為了高效開展檔案整理工作，建議采用折中（或合二為一）的方法來同步整理電子檔案和紙質檔案，如此可在同一時間完成電子檔案與紙質檔案的整理歸檔。

2.3 同步利用

針對電子檔案與紙質檔案的同步利用，具體表現如下：在檔案查閱時，可利用同一著錄來檢索同一檔案的紙質與電子形式；在檔案利用時，可重點選取電子檔案，而若要求選用紙質檔案，則可按同一檔案來獲取紙質檔案。如此一來，既可實現高效利用檔案，又可長期保存紙質檔案。從這一角度來講，電子檔案與紙質檔案的整理利用強調的是在傳統檔案生命周期理論的指導下，實現檔案的分階段電子化管理。

3 電子檔案與紙質檔案的并存發展

電子檔案與紙質檔案的并存發展存在一定的必要性，而這種必要性主要表現在如下方面：一是電子檔案與紙質檔案的優勢都能為現代社會所用，前者不能輕易取代后者；二是紙質檔案不可取代，究其原因是紙質檔案的使用時間相當長，且在法律體系范圍內，紙質檔案的權威性無容置疑，外加電子檔案的安全保證要求較高，則其尚無法在可預見的時間內取代紙質檔案。針對電子檔案與紙質檔案的并存發展，筆者提出如下建議：

3.1 完善電子檔案管理體系

為了提高電子檔案與紙質檔案的管理成效，創新管理思路、手段和模式是必經之路。對此，筆者建議做到如下幾點：一是強化檔案管理意識，檔案部門的屬性改為直屬單位及要求其在人員編制、資源開發等上有所創新；二是解放思想，摒棄“重館藏、輕利用”的理念；三是豐富館藏內容及提高其質量；四是完善電子檔案標準及提高其館藏要求，并按需改變檔案管理手段、流程等；五是紙質文件改為電子文件的組合形式，并進一步完善紙質檔案的管理程序與其信息化的轉換流程；六是利用電子檔案的著錄與組盤，進一步完善電子檔案的管理，以實現交叉管理電子檔案與紙質檔案。

3.2 建設檔案保管設施

無論是紙質檔案或電子檔案，其都需在一定的物質條件下進行有效保管，即要求保管條件安全及保管設施完備。對此，企事業單位應重視對檔案保管設施的建設，即：統籌檔案庫房的安排，以保證檔案庫房的合理布局、檔案保存環境的保密性與安全性，亦或說檔案庫房應遠離危險場所，且在防塵、防盜、防火、防水和防潮上滿足檔案管理的要求。因此，建議企事業單位按如下檔案管理要求來選擇檔案用房的地址及布置庫房：一是檢查庫房窗、門的防盜與加固效果；二是檢查排水管道有無從庫區穿過；三是購置與國家標準相符的檔案保險柜、密集架等保險設施；四是配備一定數量的消毒柜、刻錄盤、掃描儀、打印機、去濕機及復印機等，以保證檔案保管設施與檔案管理規范相符。

3.3 深入學習檔案管理理論

電子檔案是社會發展的產物，其對檔案管理理論與實踐的影響尤其深遠。對此，檔案管理部門應組織檔案管理人員開展如下學習活動：一是深入學習電子檔案管理理論，以期對電子檔案的種類、特點、概念及地位等進行全面了解；二是深入研究電子檔案管理制度，并在充分認清現狀的基礎上，建立健全電子檔案管理制度，用以指導對電子檔案的管理；三是在實踐中積累電子檔案的管理經驗，并在分析表1的基礎上，整合利用電子檔案與紙質檔案，從而實現兩者的相互牽制、相互補充和良性發展。

3.4 健全檔案管理制度

在信息技術發展的推動下，出現了新的檔案載體及檔案管理也更具智能化特征。對此，檔案部門應逐漸健全檔案管理制度，以保證電子檔案與紙質檔案的成功對接、轉化和管理。對此，首先，檔案部門應以電子檔案的特征為依據制定電子數據格式標準、電子檔案著錄與標引規則等；其次，應實現電子數據標準的統一，并明確規定電子檔案的信息載體、轉換與存儲格式及硬件設備標準等；第三，檔案部門應根據紙質檔案管理經驗，完善紙質檔案的管理制度，并建立為電子檔案與紙質檔案并存發展服務的管理制度；第四，加強紙質檔案的整合利用與鑒定工作，并在檔案管理內部推定“雙套制”，即同時提交、保存和歸檔電子檔案與紙質檔案。

4 結語

21世紀是信息化的時代，要求整合利用電子檔案與紙質檔案，并促進其并存發展。其中，針對電子檔案與紙質檔案的并存發展，應從制度建設、理論學習及基建投入等上做出努力，同時還應注重對人力資源的培養，即：組織檔案管理人員學習社會主義核心價值觀，以提高其使用感與責任感；培養高尚的職業道德，使其認清檔案管理對保密性的要求；學習專業知識，使其成為為電子檔案與紙質檔案并存發展服務的專業管理人才。

參考文獻

[1]劉曉菲.電子檔案和紙質檔案的整合利用與共存發展[J].辦公室業務，2015，（13）：88-88.

[2]李琦.科研項目檔案管理中紙質檔案與電子檔案的整合與利用[J].辦公室業務，2016，（20）：126-127.

[3]田永麗.論電子檔案與紙質檔案的整合管理[J].才智，2015，（19）：343-343.

[4]張冬梅.紙質檔案管理與電子檔案管理的融合探究[J].卷宗，2014，（11）：49-49.

篇（4）

隨著計算機技術在醫學高校中的普及應用，醫學高校中的電子檔案數量也越來越多，如何對這些電子檔案進行規范管理成為檔案管理人員的工作重點。有很多高校檔案室缺少必要的電子檔案管理規范，管理人員在對電子檔案進行整理時由于缺少一定的規范，各自整理的結果都不相同，反而增加了電子檔案的管理困難。同時在檔案安全方面，醫學高校中也缺少必要的安全管理規范，很多教師和管理者對電子檔案進行處理時只是簡單地進行邏輯歸檔，并沒有采取相應的安全措施對電子檔案加以保護，同時，部分檔案管理者對計算機技術了解過少，對于如何利用計算機技術對電子檔案進行安全管理不甚了解，這就使得學校的電子檔案處于危險境地中，一旦計算機網絡出現問題，就會造成電子檔案的丟失。

1.2缺乏電子檔案管理人才

有的醫學高校中對于電子檔案管理并不重視，也沒有設置專門的管理機構進行管理，而即使設立了管理部門對電子檔案進行管理，但管理部門的人員很多都缺少必要的電子檔案管理知識，對網絡技術了解又很少，這就使得電子檔案管理不符合相關檔案管理要求，而高校電子檔案由于缺少有效的管理，導致電子檔案丟失、泄露等問題經常發生，歸結起來都是缺少相應的管理人才造成的。而現有的管理人員自身素質又較低，導致整個醫學高校的電子檔案管理處于低效狀態中。

2信息時代電子檔案管理的策略

2.1建立相關電子檔案管理規范

醫學高校應該針對電子檔案的特殊性質，并結合學校自身檔案文件情況，建立相關電子檔案管理規范和標準，對電子檔案的歸檔工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面進行明確，并健全相關電子檔案信息化管理機制，推動醫學高校電子檔案管理的信息化發展。同時，針對電子檔案管理中存在的歸檔問題，學校應該建立相應的歸檔制度，從檔案的形成到開發利用每一個環節都要進行明確，實施對電子檔案的全過程管理，對每個環節管理人員的職責進行明確，以保證醫學高校中的電子檔案管理能夠有規范可依。

2.2加強電子檔案形成管理

針對于電子檔案在歸檔前很多信息流失或是不加篩選地全部歸檔的問題，檔案管理人員應該加強對歸檔前的電子檔案形成管理，既要確保電子檔案的完整性，又要仔細進行篩選。而為了做到這一點，有必要建立相關的歸檔政策，在保證管理人員在收集電子檔案時妥善對檔案文件進行保管，減少信息流失，同時還可指派專人進行電子檔案的累積工作，對于公務性電子文件，不論是網上上傳的還是網上下發的都應該進行歸檔保存，并且要及時進行打印處理，以防止檔案在計算機出現問題時丟失。在具體的處理措施上，主要有以下幾點，一是將歸檔的檔案文件通通用漢字處理軟件進行歸檔處理，并用文本形式進行保存；二是對于歸檔的電子檔案應該統一保存在檔案室的電腦硬盤上，并且定期檔案管理人員要將其刻錄在光盤上以防丟失；三是對于從各個部門中收集來的電子檔案文件應該統一用殺毒軟件進行殺毒處理，以保證檔案的安全。

2.3加強對電子檔案的安全管理

制定相應的安全管理規范，從電子檔案的形成到存儲、處理和利用都應該制定相應的安全措施，例如在存儲電子檔案時要選取性能好的存儲載體進行保存，同時要加強對光盤保存環境的管理，避免光盤受到有害氣體或是強光的危害造成電子檔案丟失。再者，對于存儲在電腦中的檔案文件，管理人員應該在電腦上建立相關的安全保護系統，加強病毒防護措施，包括安裝殺毒軟件和防護墻等，保護電子檔案安全。

2.4提高電子檔案管理人員素質

電子檔案管理與傳統紙質檔案管理相比，其對管理技術的要求更高，因而對管理者的素質要求更高。學校應該加強對檔案管理室人員的培訓工作，豐富其在電子檔案和計算機技術方面的知識，提升管理人員對電子檔案的管理能力。同時，要注意培養和引進具有專業電子檔案管理技術的人才，提高電子檔案管理的人員素質，促進電子檔案管理水平的提升。

篇（5）

檔案管理工作作為當前醫院管理的重要組成部分，在市場經濟飛速發展的現代社會，有著其獨特而重要的意義。隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步，運用計算機管理檔案已迫在眉睫。本文通過對電子文件管理的現狀、存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。

【關鍵詞】

檔案管理；電子文件

隨著醫院現代化的建設，辦公自動化的進一步擴展和深化，特別是電子計算機和通信技術相結合形成了信息技術產業，過去用紙墨形成的個人履歷表、工資變動等信息都可用電子計算機進行管理，由此而產生電子文件。對電子文件進行及時的收集和歸檔并使之得到長期保存，是檔案信息化建設的一項重要內容。

1.電子檔案的優缺點

1.1電子檔案的優勢特點

（1）便于傳輸和共享性。使同一份文件可以在同一時間，不同地點，被不同利用者共享。

（2）多樣性。利用者可以結合自身所需，利用計算機可以進行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文件信息的利用效率。

（3）經濟環保性。利用者可以直接在計算機上閱讀電子文件，而不必在紙張上閱讀，這樣紙張的用量少了，使檔案管理的發展更經濟環保。

（4）保護原件性。因為數字化檔案的重復利用是無損耗性的，所以并不存在著重復利用會使電子文件損耗、老化的現像。

1.2 電子檔案的劣勢特點

（1）不穩定性。電子檔案在利用過程中，其信息內容是很容易被修改和被破壞。

（2）對設備的依賴性。必須借助一定的計算機或相似的設備才能進行，對計算機等設備有很強的依賴性。

（3）不安全性。由于一些不法份子利用非法技術侵襲保存檔案的計算機，計算機中的檔案很容易就會被竊取，從而導致珍貴檔案泄漏出去。

2.醫院電子檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理職責不明確，管理線條多

醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。

2.2 醫院電子檔案管理的意識和制度不健全

有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。

2.3 電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍

目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。

2.4 檔案管理硬件不能滿足要求

醫院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫院已廣泛應用，部分科室已經實現聯網，但全院網絡統一規范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。

3.提高醫院電子檔案管理的對策

3.1 建立完善醫院的檔案管理網絡

建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。

3.2 制定相應的電子檔案管理制度

要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。

3.3 加強培訓，提高認識

檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。

3.4 加大檔案管理的投入

醫院應當重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網絡安全的軟件，如防火墻技術、數據加密技術等，保障電子檔案的正常、有序運行。

隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發展，醫院檔案的管理也出現了許多新的變化，醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創新的精神去改進工作，以滿足醫院對檔案管理不斷提高的需要，為醫院的檔案管理事業做出貢獻。

參考文獻：

［1］蔣莉君.談醫院檔案管理.西部醫學，2008（20）02：444445

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新形勢下的檔案管理，對檔案管理的制度、檔案管理人員的水平、檔案管理的辦法提出了更高的要求。隨著學校檔案每年遞增，檔案規模日益擴大，內容日益豐富，信息載體日益多元，管理手段日益先進，檔案資料的歸集、管理與查閱、利用之間的矛盾也越發突出。因此，建立健全規范的檔案管理制度，提升檔案管理專員素質，實行檔案科學管理的同時充分利用信息化管理，對于推動學校檔案事業的科學、和諧、可持續發展尤為重要。

一、強化檔案管理制度的意義

1.1，加強制度建設，嚴格依法治檔，做好學校檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理各項規章制度是關鍵。制度建設是檔案工作的基礎性工作，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。

1.2健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化檔案工作環節和步驟，統一檔案管理標準，制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，是確保電子檔案的安全性與完整性的必要條件，是實施檔案信息化、標準規范化建設的重要基礎。

1.3加強檔案管理標準化，是推行檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準的基礎，是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果相關檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

二、當前學校檔案管理急需完善的相關制度

檔案管理制度，是學校的工作制度，特別是檔案歸檔制度，必須要認真落實。制度制定容易，掛到墻壁上容易，但要落實就不容易，必須認真執行才能出成果。

2.1立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。

2.2檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。

2.3檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。

2.4檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續。

2.5檔案人員崗位責任制，主要包括每個檔案人員的職責、權限、任務、考核和獎懲措施。

三、檔案管理員與檔案管理的關系及素質要求

3.1檔案管理對管理人員的要求。隨著學校的檔案業務不斷地更新和拓展，特別是信息時代的到來，給檔案工作提出了更高的要求。檔案管理人員要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，同時還要掌握檔案信息化操作技能，掌握計算機、網絡、信息工程等方面的知識，以及計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

3.2檔案管理員素質決定檔案管理的質量。學校檔案管理人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，因而對檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。

3.3檔案管理影響檔案管理人員的素質。檔案業務人員應具備的素質是由檔案工作的性質、任務、目的和內容所決定的。《檔案法》第九條明確規定：“檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”這是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質和業務素質提出的要求。

3.4檔案管理人員必備的素質要求。具有較高的政治素質 ，高尚的職業道德、嚴謹的工作作風；能堅持依法治檔，完善檔案管理的規章制度建設；具有大膽的創新精神；能夠嚴守強化服務意識，提高服務水平；加強業務學習，通過專業培訓、繼續教育等方式及時更新檔案管理知識，掌握過硬的業務技能，具備多元化知識和技能。

四、傳統檔案管理與電子檔案管理的差異

4.1傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，這些檔案如果只是隨意存放，使用的時候常常找不到，傳統檔案需以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。

4.2電子檔案和傳統檔案的分類存檔同樣重要。在工作中，電子文檔在查找過程中比傳統檔案的查找要快速的多。所以日常工作中對電子檔案的分類存檔不容忽視。電子檔案，是具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。目前電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。在云計算時代，電子檔案大部分采用云存儲方式，其電子檔案文件即可以存儲在磁盤、光盤等介質中，也可以存儲在云端的網絡空間，比如360云盤，學校各部門的檔案管理人員將分類編目好的檔案可以存放在云盤，方便學校各個部門之間、科室各個工作人員查閱使用，大大提高工作效率。

五、提高學校檔案管理的措施

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一、企業電子檔案管理存在的問題

（一）對企業電子檔案管理重視不夠。

少數企業領導錯誤地認為企業電子檔案管理就是收收管管的事務性工作，和企業安全生產以及發展建設比較來說是微不足道的，也不理解電子檔案管理的重要作用和意義。與此同時，一些基層的檔案管理人員也存在思維方式和觀念陳舊的問題，對企業電子檔案管理沒有足夠的認識，對電子檔案管理存在不少誤解，有些人習慣上認為紙質文件材料才是檔案，而將電子檔案拒之門外，或者只作為資料或副本保管。正是由于一些領導的不重視和部分企業的檔案管理人員自身就對電子檔案管理不夠重視，導致企業電子檔案會出現歸檔不及時、遺漏等現象的發生。

（二）企業電子檔案管理規章制度不健全。

一些企業電子檔案管理規章制度不健全，企業電子檔案管理規章制度相對滯后，對企業電子檔案管理的要求不夠明確，使企業電子檔案管理往往無規可蹈、無章可循，不能滿足企業電子檔案管理的需要。由于缺乏企業電子檔案管理規章制度，現有規章制度對電子檔案的管理問題沒有針對性的規定，一旦電子檔案出現受損情況時，往往無法通過相應的法律法規進行有效的界定。有些企業雖然已經建立了一些管理規章制度，但是在實際的執行方面力度不夠，效果自然也不夠好。

（三）企業電子檔案存在一定的安全隱患。

隨著全球化、信息化和網絡化時代的到來，企業電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時面臨著病毒的入侵，同時也存在被竊聽、泄密、篡改和偽造的可能性。尤其是對于企業檔案部門來說，由于電子檔案的修改、復制相對容易，并且能夠在極短的時間就將原電子檔案材料進行變更而不留處理痕跡；另外，互聯網病毒也會侵入到企業電子檔案管理系統，并在網絡中不斷擴散，一旦造成到病毒侵犯，電子檔案將會出現丟失、打不開、無法正常使用等情況。

（四）企業電子檔案管理人員素質有待提高。

很多企業電子檔案管理人員都不是檔案專業畢業的，缺乏較強的專業知識和技能，對電子檔案管理也是相當的陌生，進而在實際工作過程中經常會出現各種各樣的問題。從目前來看，許多企業檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，企業電子檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，無法對電子檔案進行有效管理，企業檔案隊伍的素質與企業電子檔案管理的發展還不相適應。

二、加強企業電子檔案管理的對策

（一）提高對企業電子檔案管理的重視程度。

電子檔案的出現也就是近些年的事情，對許多人來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳，才能提高人們的認識。尤其是提高檔案管理人員，還包括企業的領導及文件工作者、計算機技術人員等的檔案意識。通過增強檔案意識，使企業從上到下擺脫傳統管理理念的束縛，真正認清電子檔案管理的重要意義。因此，我們要想將企業電子檔案管理做好，就必須說服企業領導及有關人員，讓他們能真正地意識到電子檔案管理的重要性，進而支持電子檔案管理。只有不斷地提高企業領導及有關人員對電子檔案管理的重視程度，才能使電子檔案管理快速、健康地發展。

（二）健全企業電子檔案管理的規章制度。

企業電子檔案管理僅有理念引導和技術支持是不夠的，還需要有完備的管理制度作保障，做到有法可依、有法必依。企業電子檔案管理，首先必須遵循國家已有的電子文件標準與規范，還必須制定符合自身實際的電子檔案管理規章制度。這些規章制度的制定必須體現技術的前瞻性、包容性和可操作性，立足當前，著眼未來，反映企業檔案信息化的應用水平。對于企業來說，必須不斷健全現有的電子檔案管理相關規章制度，將責任明確到部門和個人，對電子檔案在生成到利用進行嚴格和全過程的管理和控制。要通過完善規章制度，探索企業電子檔案管理規范化的道路。

（三）確保企業電子檔案的絕對安全。

對電子檔案面臨的信息安全問題，企業必須給予足夠的重視，及時采取有效的措施，不斷加強對電子檔案的安全管理。首先，可以在系統內部設置專門的訪問控制技術，即要求必須輸入密碼才可進入，此外，還應該構建文件的備份和恢復系統，一旦發生信息的丟失，只需?_啟這個系統就能將丟失的信息恢復。對各種網絡病毒進行預防，要建立防火墻、入侵檢測系統等措施，進而能夠在一定程度上避免其受到外來侵犯。在電子檔案接收、鑒定、存儲、應用等環節，也要提前做好各種準備工作，科學防范人為破壞、病毒侵擾、傳遞丟失等風險。

（四）強化企業電子檔案管理人員的素質。

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隨著時間的推進，檔案管理的文件也隨之越來越多，如何對復雜多樣的檔案文件進行高效、科學的管理，增加檔案管理工作的效率，滿足其他部門工作對檔案文件的需要，是現代檔案管理部門當下的首要工作內容，更是檔案管理工作的主要目的。特別是對于電子文件檔案來說，電子文件檔案的管理更為復雜、繁瑣，建立一個有效的電子文件檔案管理系統非常關鍵。本文將對電子文件檔案管理進行闡述，并分析如何設計并實現電子文件檔案管理系統。

對于一個國家來說，檔案管理工作的開展成果不僅會對這個國家的社會經濟發展產生影響，也會對政治和文化等方面產生影響。檔案管理工作的發展，會隨著社會經濟的發展而發展，內容也會隨之不斷增多，檔案管理的工作經驗的增多，促進了檔案管理方法的改進。隨著互聯網信息技術的快速發展，通過互聯網技術文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點，電子文件檔案也隨之而生。一般來說，檔案管理對于檔案文件的保密性和安全性有一定的要求。電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進行有效的管理，就需要建立一個健全的電子文件檔案管理系統。本文將根據電子文件檔案管理的工作的特點要求，對于電子文件檔案管理系統的設計與實現提出個人建議，希望能夠對電子文件檔案管理系統的建立有所幫助。

1.電子文件檔案管理工作的概述

隨著互聯網信息技術的快速發展，通過互聯網技術文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點，電子文件檔案也隨之而生。檔案管理是檔案管理部門的工作人員對需要進行存儲的一些文件檔案資料通過收集整理，然后進行歸納分類，再進行收藏保管的活動，最終目的是為了在工作中需要借閱參考檔案文件的其他部門提供工作上的幫助。電子文件檔案管理與傳統紙質文件檔案管理從宏觀上來講，主要工作內容大同小異，但是從微觀上來講又有許許多多的差別，比如其載體不再是紙質材料，其形成與管理都是依靠信息技術和計算機系統，形式多種多樣又較為分散，管理起來具有一定的難度性。

一般檔案管理都有一定的保密性要求，尤其是對電子文件檔案來說，無論是從收集、儲存、保管，還是從服務于檔案利用者、交接等方面來說，電子文件檔案依附于計算機信息系統，其管理在安全保密性方面的保障要求也比較高，檔案管理部門的工作人員要確保電子文件檔案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及計算機故障等不確定因素造成的電子文件檔案泄露、丟失等問題的發生。

總的來說，電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進行有效的管理，就需要建立一個健全的電子文件檔案管理系統。

2.電子文件檔案管理存在的問題

電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，是一種新的文件檔案資料形式，由于發展的時間較短，經驗相對不足，所以在目前的電子文件檔案的管理工作中存在著一些題有待改善：

1.電子文件檔案在形成與收集過程中容易發生被篡改、刪除、遺漏等問題，對于其是否是原始的電子文件檔案，又是否具有真實性都很難得到判斷。

2.電子文件檔案的形成與收集過程中依靠的是信息技術、計算機系統、硬件設施、軟件等載體，這些載體的安全性較難掌控，存在一定的安全隱患，比如載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題都可能使電子文件檔案出現遺失、損毀、泄露等現象，所以要永久性儲存電子文件檔案面臨著一定的考驗。

3.電子文件檔案管理系統的設計與實現

為了更好地對電子文件檔案進行管理，更好地服務于檔案利用者，設計與實現一個完善、安全有效的電子文件檔案管理系統是當下檔案管理部門的一大任務。通過西方學者的研究分析得出，文件檔案可以分為文檔階段、文件階段、檔案階段這三個不同的生命周期，電子文件檔案管理系統的建立可以參照這三個階段的不同特點進行設計：

1.電子文檔管理系統。由于電子文檔的載體與紙質文檔的載體不同，所以在收集過程中可能會有被改動、遺失或者被惡意刪除等現象存在。所以為了保證電子文檔的真實完整性，在這一環節中要對其進行嚴格審核。

2.電子文件管理系統。在保證電子文檔的真實完整性后，檔案管理部門的工作人員就要建立電子文件管理系統，對收集的電子文檔進行合理分類、整理，然后儲存。對電子文檔的分類、整理要尊重規律符合邏輯思維，才能提高工作效率。

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一、引言

現代辦公技術下的檔案管理工作是指，依托計算機及計算機系統的檔案管理工作。現代辦公技術在檔案管理工作中的應用其基礎在與檔案的無紙化與電子化。電子文件相較于紙質文件有以下的特點：首先，電子文件需要借助一定的現代辦公設備進行讀取；其次，電子文件可以在計算機等其他電子設備上進行傳輸與分享；最后，對于電子文件的管理不需要有場地的要求，但是計算機設備對環境的要求較高。分析現代辦公技術對檔案管理工作的影響需要建立在對電子文件的理解上進行。

二、現代辦公技術對檔案管理工作的影響

第一，電子文件易于修改，難以追蹤修改痕跡。由于在現代辦公技術下的檔案都是電子化的文件，電子文件的篡改和偽造就成為檔案管理工作人員不得不關注的問題。電子文件相較于紙質的文件，文件極易被人文修改，雖然當前已經具備先進的技術防止文件被篡改，但是文件容易被修改的特性依舊存在，文件保管事故也時常發生。此外，電子文件修改后極難識別修改的痕跡，雖然當前檔案管理工作中應用了許多先進的檔案修改識別技術，但是仍舊不能保證百分之百的追蹤。電子文件易于修改且難以追蹤修改痕跡的特性對檔案管理工作的安全管理提出新的要求。第二，現代辦公技術更新換代較快。現代辦公技術是依托計算機系統及網絡開展的，而現代電子計算機軟件的更新換代是較快的，這要求電子文件必須不斷改變格式適應新的技術。這種更新換代表現在兩個方面：一方面，計算機硬件更新較快，使用年限較短。在存儲電子文件時，通常將電子文件存儲在瓷盤中，而電腦的磁盤壽命是有限的，通常說，磁盤的壽命是4年左右，這要求計算機進行定期的檢修，更換磁盤。另一方面，計算機管理軟件更更新較快。在使用電子軟件進行檔案管理后，軟件不會是一成不變的，軟件會適應檔案管理工作的開展進行系統的升級與換代。在硬件與軟件的快速更新下，檔案的損壞與丟失成為檔案管理工作中的難題，這要求檔案管理工作做到完整和準確。[1]第三，電子化文件原件難以界定。由于電子文件的制作與傳播是無實物化的，這就導致電子文件與紙質文件相比難以界定文件的原件。紙質的文件樂意通過文件的復印程度辨別是否是原件，而電子文件由于可以在計算機上顯示，許多人都可以使用移動設備拷貝文件，不管主體是誰，在何處拷貝，何時拷貝，他們獲得的文件都是與原件一般無二的文件。電子文件原件難以界定的特性，要求在檔案管理工作的開展中做到精確。[2]

三、現代辦公技術下檔案管理工作開展的對策

第一，做好電子文件的歸檔及保存工作。針對電子文件的以上特性，現代辦公技術下的檔案管理工作應當注重對檔案的歸檔及保存工作。首先，檔案管理人員需要加強對檔案的記錄和查證工作，避免檔案在管理的過程出現被篡改和丟失的現象，保證檔案的完整；其次，檔案管理人員需要做好原件區別工作，保護原始文檔的原始信息，對于文件通過技術處理保障文件安全。例如，將歸檔文件的屬性設置為“只讀”，文件只可以被讀取卻不能輕易被改寫；最后，檔案管理人員需要確保檔案的安全，做好保存工作。檔案管理人員需要保障放計算機的機房達到標準的溫度及濕度，確保計算機硬件與軟件的不損壞，不影響硬件的運行與工作。此外，檔案管理人員需要加強檔案讀取及傳播授權制度的建設，保證文件的傳播及接觸有跡可循，確保文件不被修改。第二，電子文件與紙質文件進行雙套管理。在當前機關單位的檔案管理工作中，不少單位選擇將紙質文件轉化為電子文件進行保管，這樣的保管方式雖然減輕了檔案管理的工作量，但是對于檔案管理工作的開展卻是極為不利的。由于當前電子文件無法全面替代紙質文件，電子文件在管理制度建設、管理技術與方法上仍有待提升，全面的電子化將在日后的檔案管理工作開展中埋下較大的隱患。針對這一現狀，筆者認為在開展檔案管理工作中應當采用電子文件與紙質文件同時進行的雙套管理體系做到電子文件及紙質文件的一一對應，注意紙質文件的歸檔工作。這樣做的目的是在電子文件遭到損壞及丟失時可以及時參考紙質文件進行恢復，不至于影響工作開展的進度。第三，提高檔案信息安全意識，加強檔案管理工作人員培訓。現代辦公技術下的檔案管理工作與傳統檔案管理工作有很大的區別，電子文件的管理過程中需要檔案管理人員熟悉計算機及軟件，可以熟練操作系統。由于大部分檔案管理人員缺乏對現代檔案管理技術的學習，大部分工作人員對于信息安全缺乏一定的意識，業務能力也較為生疏。筆者認為，部門應當加強對檔案管理人員的業務培訓，只有組成高素質的工作隊伍，檔案管理工作才能有序展開。

四、結束語

綜上所述，隨著信息時代的到來，各個領域在工作方式和內容上都有了巨大的變化。檔案管理工作作為信息管理層面的重要工作，更應該跟上現代辦公技術的普及腳步，細化管理制度，提升檔案管理認識，加強技術人員培養，為更好地開展檔案管理工作打下堅實的基礎！

參考文獻：

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長久以來，紙質檔案一直是各單位存儲相關信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質檔案，通過檢索手段就可查詢相應信息資料，無需使用科技設備，而且只要紙張防腐措施得當就能夠實現長久保存，這點與電子檔案存在較大的差異。地質單位的資料同樣如此，通過建檔相應地質資料，形成可供查詢的地質資料信息庫，能夠為單位部門提供區域內各類地質資源信息。紙質檔案具有可查詢、可長久保存的特點，其管理特點也比較突出。紙質檔案管理的特點具體可概括為三個方面：第一，紙質檔案存儲所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質檔案依托紙張的存儲形式，決定了其需要投入相應數量的人力資源用以維持檔案的日常維護。尤其是對于地質資源檔案這類涉及信息門類復雜的檔案來說，更加需要一定數量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時，也需要保證相關地質資料信息能夠被及時地獲取。第二，紙質檔案整理編修難度高，工作強度大。對于紙質檔案管理者來說，最具挑戰性的工作是整理和編修檔案。從地質資料檔案具體情況來看，當單位對某個區域的地質資料進行重新調研時，或者是勘探出新的資源儲量、類型等信息之后，就需要對原有的紙質檔案信息進行更新，這時就需要對檔案進行重新整理乃至編修。由于紙質檔案完全依托檔案管理人員手動錄入，在更新這些資料的時候也需要使用同樣的手段，這時就必須根據新加入的地質資源信息資料的情況，對原存檔的檔案進行編修。第三，紙質檔案管理涉及的預防性內容較多。例如，紙質檔案涉及場所內防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應的措施，而這些也只是預防性基本措施，當不可抗力和意外事件發生時，對紙質檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災等都是無法采取有效措施的，只能在管理中設置相應預防性措施，這些都為紙質檔案管理增添了難度。

電子檔案管理

電子檔案特點依托電子信息技術存在的電子檔案，其本身的特點十分鮮明，一方面體現在內容的多樣性，另一方面體現在存儲空間的小型化。從內容上看，由于引入了電子信息技術，電子檔案的內容存儲不再局限于文字信息和紙質的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質資料為例，過去紙質檔案中收納資源地貌、資源構成等方面的信息，只能通過文字和照片形式進行初步認識，要對地質信息進行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過視頻和音頻形式存儲當時專業的評價，這對獲取地質信息之后對其進行二次加工具有重要幫助，增強了信息使用效率。而從存儲空間上看，電子信息技術通過對信息的數字化，將占據大量空間的紙質資料信息轉入磁盤中，極大地降低了存儲空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點從電子檔案的特點來看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個方面進行概括：第一，電子檔案管理技術含量高，對管理人員素質有著一定要求。不同于紙質檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業能力之外，還需要有一定的信息技術使用能力。例如，地質資源電子檔案在涉及相關地質資料更新時，需要管理人員具備對其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內容的承載形式，例如對文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數據庫的安全。盡管存儲電子檔案的數據庫多是由專業技術人員指導，但檔案管理人員也需要關注數據庫安全問題，及時對存儲檔案數據庫情況進行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問題。

紙質檔案與電子檔案管理比較

對紙質檔案與電子檔案的差異進行比較，有助于提高目前正處于紙質檔案信息化階段的各單位的風險意識，降低其存在問題帶來的影響，從而更好地進行檔案信息化工作。存儲形式決定的管理環境的異同將紙質檔案與電子檔案差異置于同一視角進行比較，能夠更加清楚地認識到兩者之間的差異。從風險視角來看，紙質檔案的存儲是以實物空間實現的，這種存儲形式受到紙張保存要求的限制，對其所在場所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風險。電子檔案盡管存儲形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風險，其內部的存儲元器件對所處環境的塵埃、磁場等因素都有著要求，一旦存儲元器件受到傷害，其保存的信息同樣會面臨巨大風險，這是兩者在面臨風險時的相似之處。而兩者所面臨風險的不同則較為直觀，相對來說，紙質檔案對物理環境的要求較高，需要在能夠達到長久保存效果的物理場地進行持續的人為干預，即便采用某些設備進行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預。而電子檔案的存儲元器件對防塵、防磁場等方面也有著一定要求，目前大部分場所基本都能夠達到這種要求。也就是說，除了極端塵埃和磁場的場所外，電子檔案存儲元器件因受物理環境影響而消失的風險概率是很低的。從兩者比較的結果來看，紙質檔案對管理環境的要求更為嚴苛，而電子檔案管理的要求則相對更為寬松。但同時必須注意到的一點是，傳統紙質檔案管理環境對紙張造成的影響是長時間的，不會瞬間導致信息湮滅，其發現問題是可以修復的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環境影響，將會出現所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復。信息查詢方式的異同從查詢方式來看，紙質檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過一定的查詢方式來定位信息所在存儲位置，從而獲取信息。區別在于紙質檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費更多的時間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計算機進行，其檢索方式可以有多種，包括關鍵詞、時間等定位信息的存儲位置，進而獲得所查詢的信息。相較于紙質檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時間內定位到所需的信息，無疑是更為高效、精確的。當然，電子檔案的這種高效、精準查詢信息的優勢也并非完全優于傳統紙質檔案的信息查詢方式。這主要是因為傳統紙質檔案信息查詢依靠人工實現，而人類具有機器所欠缺的“智慧”。以地質資源信息為例，若要查詢“內蒙古地區”相關信息，計算機所定位的只是單純的字段、指令，但是通過人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內蒙古地區”的資料。

檔案管理信息化對策

通過對紙質檔案與電子檔案管理的對比可以看到，對于當前事業單位進行檔案管理信息化而言，要進行高效的檔案信息化建設工作，不是簡單地將信息化技術引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎上，同時考慮到當前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對此，提出幾條紙質檔案管理信息化的對策。強化檔案管理信息化建設目前，事業單位紙質檔案管理的模式已經十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質檔案管理在轉向電子檔案管理的過程中存在一定風險，因而各事業單位需要強化檔案管理信息化建設力度。通過對比紙質檔案與電子檔案，得知應當在梳理目前事業單位紙質檔案管理現狀的同時，加強對電子檔案管理的深刻認識，以便能有效、有步驟地將信息化技術引入當前紙質檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當前檔案管理信息化建設的重點。基于這種觀點，事業單位檔案管理信息化建設強化工作不僅是對單一信息技術的使用，更追求傳統與新型管理模式的有效對接。一方面，事業單位傳統紙質檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉型的過程中要考慮兩者并行。以地質資源檔案管理為例，要選擇性地對部分類型地質資源檔案進行電子化，尤其是一些傳統紙質檔案管理模式下查詢比較費時費力的內容，同時，對于一些比較重要的地質資源檔案，還是應以安全性為第一要務。另一方面，事業單位強化檔案管理信息化建設。在加強紙質檔案信息化建設的過程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個管理周期，要求傳統紙質檔案管理模式與電子檔案管理模式實現有效對接，即不僅要涉及傳統檔案管理模式存儲和使用這兩個主要過程，還要在建檔、存儲、銷毀等所有環節實現銜接，通過信息化手段讓傳統紙質檔案在所有環節欠缺的部分得以完善，這樣才能發揮出檔案管理信息化的作用。

強化紙質檔案管理與電子檔案管理的依存性

在事業單位檔案管理信息化過程中，紙質檔案管理不能簡單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個角度來看，這意味著在工作推進的過程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規避這種影響帶來的風險，并且最大程度地發揮出兩者的作用，就必須強化紙質檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質資源檔案為例，地質資源紙質檔案在信息化過程中，對極為重要的地質資料檔案采用傳統紙質檔案管理模式的同時，要對部分檔案進行電子化，這并不意味著兩者完全不相關，而是可以將重要的紙質檔案電子化當作新增備份，同時電子化的部分地質資料也并不是從紙質檔案中完全剔除，而是管理重點有所側重。未被電子化的地質資料檔案側重于紙質檔案管理模式，電子化的則側重于電子檔案管理模式。信息檢索過程同樣如此，檢索復雜的地質資源信息檔案依托電子檔案優勢，實現檢索流程優化，同時紙質檔案也能夠發揮出電子檔案目前難以實現的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補計算機檢索信息匱乏的不足。強化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統模式向新的電子信息模式過渡，可以避免不必要的風險。提高檔案管理人員素養通過紙質檔案和電子檔案管理的對比發現，管理人員的素養在檔案管理信息化過程中極為重要。事業單位要想更好地實現檔案信息化，必須擁有除掌握傳統紙質檔案管理技術之外的信息化管理人才。對此，研究認為目前各事業單位在檔案信息化推進過程中必須重視從傳統紙質檔案管理人才隊伍中挑選出業務精通、學習能力強、善于鉆研的人員進行信息化管理培養。研究通過對比傳統紙質檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對策。當下事業單位對檔案管理信息化的重視程度越來越高，在充分考慮傳統紙質檔案與電子檔案管理各自存在的風險的基礎上，對兩者進行直觀對比，能夠相對客觀地認識到這一過程中的重點工作，并最大程度地規避工作開展過程中的不利因素。基于這一觀點，當前事業單位在實際檔案管理信息化工作推進中，應兼顧傳統紙質檔案與電子檔案兩者，根據自身實際情況進行調整。

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