序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇退休人員人事檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

進入21世紀之后，我國的社會主義現代化建設迅速發展，人們生活質量提高的同時對社會保障、人身權益保障提出了更高的要求，但是，新時期的企業退休人員人事檔案管理工作仍然存在以下幾方面的問題，需要我們不斷改進。

其一，在管理制度方面存在一些問題，主要是檔案管理的發展不平衡、相應制度不完善。雖然全國各地都在開展社會保障檔案工作，但是退休人員人事檔案管理制度不完善，細節規定不明確，標準不統一。而且大城市、發達地區的狀況明顯優于不發達地區，而一些小城市、農村和落后地區幾乎沒有社保機構，沒有建立相應的檔案管理制度，這種不平衡直接影響著我國檔案管理、社保工作的整體發展。

其二，企業退休人員人事檔案的移交接收管理比較混亂，大部分企業的人事檔案管理人員不夠專業，甚至有些企業隨便錄用一些社會人員來進行管理，這些人員對于退休人員的人事檔案材料、國家的相關法律規定、社會保險內容根本不了解，導致檔案隨意堆放，不能分類整理，人事檔案缺少、材料不齊全的現象普遍。企業退休人員人事檔案的移交接收管理混亂，結果導致了許多民事訴訟案件的發生。

二、新時期加強企業退休人員人事檔案管理的重要性

新時期加強企業退休人員人事檔案管理是我國檔案管理發展的需要，主要從以下幾方面進行闡述：一方面，對于國家來說，新時期國家出臺的多項政策都表明了人事檔案的重要性，體現了對于人身權益和社會保障的重視，企業退休人員的人事檔案自然是其中不可分割的一部分。另一方面，對于企業來說，加強企業退休人員人事檔案管理十分有必要。退休人員人事檔案是企業全面反映員工的文件材料，主要包括員工的個人經歷、工作表現、思想政治以及業務范圍等，是真實反映退休人員的材料依據

三、新時期完善退休人員人事檔案管理的措施

通過上述研究可知，我國當前的企業退休人員檔案管理水平雖然在以往的基礎上有了很大的發展和進步，但是，我們在承認其發展與成績的同時，也應該意識到當前的退休人員檔案管理中還存在著多個方面的問題，同時，加強退休人員檔案管理對于企業、國家的發展而言又有著不可忽視的重要性。所以，我國相關領域的研究人士一定要加強對退休人員檔案管理的重視。筆者在此對新時期完善退休人員檔案管理的措施進行了一定的研究，希望可以為退休人員檔案管理水平的提高而獻計獻策。

（一）加大經費投入，加強退休人員檔案管理科學體系建設

大部分的企業都比較注重成本投入，成本也主要投入在關鍵的部門，檔案管理方面的經費投入一般很少。在新形勢下，企業應該設立退休人員人事檔案管理的庫房，并配備相應的設備。隨著新世紀計算機技術和網絡通訊技術的飛速發展，應該加快企業退休人員人事檔案管理的信息化水平，一方面，對于退休人員人事檔案的查詢、編碼、傳遞等采用計算機輔助管理，在節約人手的同時還可以提高工作效率。另一方面，可以將退休人員人事檔案的內容信息化，新時期數據庫技術已經發展的越來越成熟，并且廣泛應用到生產生活的各個方面，將退休人員人事檔案的內容編入計算機。

（二）組織好退休人員人事檔案移交接收工作

社會迅速發展，市場競爭越來越激烈，必然會有許多企業倒閉、被淘汰，對于大型企業退休人員的數量有增無減，從而，退休人員的人事檔案被頻繁的移交接收。組織好企業退休人員人事檔案移交接收工作，需要企業聘用專業的檔案管理人員，具有良好的職業道德和專業技能，才能將人事檔案管理工作做好。

（三）加強宣傳工作，提高退休人員對檔案管理的認識

篇（2）

各區（縣）勞動和社會保障局、各職業介紹服務中心：

    為了做好按提前退休工種辦理退休工作，經研究，在本市職業介紹服務中心存檔的人員和檔案在街道的失業人員中，符合提前退休工種條件的，可以辦理退休。現將有關問題通知如下：

    一、辦理在本市職業介紹服務中心存檔的人員和檔案在街道的失業人員按提前退休工種退休的有關工作，按照我局《關于嚴格按照國家規定辦理企業職工退休有關問題的通知》（京勞社養發〔1999〕63號）的有關規定執行。

    二、上述人員辦理按提前退休工種退休時，個人提出申請由職業介紹服務中心或街道（鎮）勞動科按規定填寫《職工提前退休審批表》，報所在區、縣勞動和社會保障局審批。

    三、各單位在審批時，要嚴格進行審查，以存檔前或失業前的檔案明確記載為準，后補的材料無效。

篇（3）

南京市企業退休人員人事檔案的管理服務對人力資源和社會保障機構來說還是一個全新的事業，既需要腳踏實地，借鑒檔案業界的經驗做法，又需要利用沒有既往負擔的后發優勢，統籌謀劃，注重先進研究成果的消化與利用，來推動企業退休人員人事檔案管理服務事業新發展，為社會和企業退休人員服務。

創建人事檔案管理服務目標體系

企業退休人員人事檔案管理服務是一個系統工程，需要從頂層設計，以規劃為引領，創建全面、可持續發展的管理服務目標體系，以推動企業退休人員人事檔案管理服務事業的發展。南京市企業退休人員人事檔案管理服務的目標，也是服務和滿足企業退休人員和社會的生產生活的需求。規劃的主要任務是根據國家檔案局要求，落實“三個體系”的建設:一是建立覆蓋企業退休人員的檔案資源體系，二是建立方便企業退休人員的檔案利用體系，三是建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，這三個體系是統一的有機整體，安全保障體系是手段，資源體系是基礎，檔案利用體系是目的。

建立經濟實用的人事檔案庫房

南京市企業退休人員人事檔案庫(館)的建設理念與實體建筑都需要進一步發展。檔案庫建設是檔案安全保障的基礎，是檔案資源建設和企業退休人員人事檔案利用的依托，因此檔案庫房建筑必須符合檔案的長期安全保管和便于提供利用的要求。國家檔案局、建設部和發改委在2007年對檔案館的建設標準作了規范要求，明確了建設規模和項目的構成、房屋建筑面積指標、選址與規劃布局、建筑設計和省市縣檔案館用房指標分類。在檔案庫房建設的原則上，于海燕認為需要遵循實用性、經濟性、人本性和文化性原則［1］。實用性原則是指把實用和節儉放在第一位，盡可能考慮檔案保護的要求，為檔案提供最大可能的安全保障。經濟性是指在節能降耗、環保低碳方面加強檔案館建設的投入，在檔案庫房建筑設計時充分考慮檔案庫房設施，合理采用新技術、新材料、新設備，注意可持續發展。人本性原則具體體現為無障礙設計，為殘疾人、老年人提供便利行動的設施，同時在檔案用房布局中給檔案利用者提供方便。文化性原則是指檔案庫房建設要反映文化特性，具有文化個性，是人事檔案走近社會和企業退休人員的重要渠道。南京企業退休人員人事檔案庫房建筑是由800多平方米的地下室庫房和100m2左右的服務大廳、60m2左右的兩間辦公室組成，而且區位比較分散，這與國家檔案庫房建設標準和庫房建設原則還有很大的差距，因此成立獨立檔案庫應該成為可能條件下的首選，建筑區位選擇在市統一規劃的基礎上要盡量符合交通便利條件，建筑面積根據企業退休人員人事檔案資源容量以及未來20—30年需求，應在5000m2以上，建筑設計應揉合南京古城風貌精神，服務設施應反映以人為本的理念。

強化人事檔案資源建設

南京市企業退休人員人事檔案要繼續貫徹“大集中、大服務、大檔案”的理念。檔案實行集中管理是確保檔案庫豐富信息的來源，隨著新增企業退休人員人事檔案的實時入庫的已退休人員人事檔案的分批次入庫，目前已入庫管理38萬卷，23萬企業退休人員人事檔案待入庫，每年還有近3萬新增的企業退休人員人事檔案入庫，巨大的庫藏容量，是南京市人力資源和社會保障機構不斷滿足全市企業退休人員人事檔案的管理與服務多樣化需求的堅強后盾。隨著入庫人事檔案數量的日益增加和檔案利用需求的明顯增長，充分利用計算機與網絡先進技術實現企業退休人員檔案數字化管理應成為當前的主要工作目標。檔案數字化把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。當前南京市推進企業退休人員檔案的必要性主要體現在三個方面。一是妥善解決退休人員人事檔案存放的有效途徑。由于現有辦公用房條件限制，將檔案信息數字化以及紙質檔案移交檔案主管部門或異地代保管，不失為解決退休人員檔案存放的一條有效途徑。二是提升檔案服務效率的現實需要。目前南京市人力資源和社會保障機構檔案管理部門每月接待退休人員檔案查閱量約1100卷、借閱180卷、復印2000余份。退休人員檔案數字化后，可以提供更快捷的查詢和其他利用服務，大幅提高檔案服務效率，滿足各類用人單位以及相關群體對檔案利用的需求。三是檔案管理與服務的發展趨勢?，F代檔案管理正朝著數字化、網絡化的方向發展。退休人員檔案數字化后，存儲于數據庫里的數字檔案，將可以提供方便、快捷的遠程查閱和多點、多向查閱及其他利用，不僅提升我們對退休人員檔案的有效利用，還將全面提升我市退休人員檔案管理及服務的整體水平。同時，退休人員檔案數字化還將為我市社會保險業務檔案數字化積累經驗。當前南京市推行企業退休人員檔案數字化的有利因素也有三個方面。一是信息技術有支持?，F在檔案數字化技術已比較成熟，且檔案數字化工作在全國各地區檔案管理部門也有比較成功的做法，可以為南京市退休人員檔案實現數字化管理提供有力的技術支持和可借鑒的寶貴經驗。同時，南京市人力資源和社會保障信息系統和市、區(縣)、街道(鄉鎮)、社區(村)四級公共服務平臺，也為今后實現檔案數字化利用奠定了良好的基礎。二是經費來源有保障。南京市每年可用于退休人員檔案管理的費用約為260萬元，且每年隨著退休人員的增加相應增長，加上目前的歷年結余409萬元，基本上可以滿足退休人員檔案數字化管理的經費要求。三是規范管理有基礎。南京市企業退休人員檔案管理工作已基本實現規范化，確保退休人員檔案均按規定整理、立卷、歸檔、入庫，配置了適宜安全保存檔案的專門庫房以及相關必要設施，建立了比較完善的各類管理服務制度，同時初步建立起了一支業務素質較高的檔案管理隊伍，為實現退休人員檔案數字化提供了有力保證。企業退休人員人事檔案數字化管理建設可遵循統一規劃，分步實施，技術可靠，永久保存的基本原則，依托人力資源和保障信息系統開發數字化檔案管理子系統，安全、高效的管理和利用退休人員檔案，實現資源共享，有效保證檔案實體安全。目標是將新增的退休人員檔案及時進行數字加工處理，轉化為數字信息后保存。在此基礎上，將現有庫存的人事檔案逐步進行數字化處理加工;采用由小到大、由少到多、循序漸進，逐步擴大的形式，用3年左右的時間完成60多萬企業退休人員檔案數字化任務。完整的檔案數字化建設流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、OCR文字識別、圖像處理、數據校對、數據質檢、數據掛接、整理還原、案卷入庫等環節。其中掃描的主要工序有:高速掃描、去空白頁、質檢、高掃補掃、頁碼錄入、頁碼特殊處理、影像自動排序。數字化后的檔案采用BS架構實現自動實時出入庫，后臺是一個Web服務器，前臺基于無線手持設備(如PDA等)，在庫房內連接放置在庫房中的無線路由器訪問Web服務器進行資料出入庫。在對企業退休人員人事檔案數字化的過程別要做好數據錄入質量的控制，加強數據錄入人員素質培訓，制定并逐步完善的錄入細則，強化數據質量驗收，確保檔案數據的準確可靠，為檔案資源的有效利用提供良好的基礎。在加強企業退休人事檔案數字化管理的同時，加強對現已產生的企業退休人員電子化檔案建設的研究與管理，創建合適的電子檔案系統管理模式，豐富和規范企業退休人員人事檔案資源。在推動企業退休人員人事檔案數字化的同時，需要注重對實體檔案的維護技術研究，實體檔案是歷史的真實記錄，有著證據學上的憑證及參考作用，具有不可替代的重要價值，加強對折痕、破裂、殘缺、水浸、成磚、霉變污染、酸化等類型破損檔案進行分類研究、制訂合適的修復方案，也是當前企業退休人員人事檔案資源管理的一個重要內容。提高企業退休人員人事檔案資源的應用和服務能力目前主要有三方面的技術。一是建設檔案檢索目錄。美國學者克萊弗登認為評價信息檢索效果的指標有六項:收錄范圍、查全率、查準率、響應時間、用戶負擔和輸出形式［2］，對照此標準，南京市企業退休人員人事檔案信息檢索技術還需要進一步推進智能搜索引擎如語義搜索、群體搜索、基本內容特征的多媒體檢索、羅盤搜索、整合搜索、垂直搜索、個性化搜索、社會化搜索［3］等來建構信息檢索系統，來提高檔案資源管理服務水平。二是采用數據挖掘技術。隨著企業退休人員人事檔案數字與電子化檔案量的增加，數據挖掘技術能夠提高管理效率，更好滿足社會和企業退休人員對檔案查找、利用的需求。數據挖掘可以從大量的集中數據中，發現隱含在其中規律性的、人們事先不知道的，但又是潛在有用的最終可被理解的信息和知識的非平凡過程，它可以擴大檔案收集范圍，優化庫存檔案結構，提高整理效率、鑒定效率，提供個。［4］三是在適時推進云計算技術。云計算是指一種全新的計算模式和網絡應用模式，旨在通過網絡(互聯網和局域網)以按需、易擴展的方式獲得所需的硬件、平臺、軟件及服務等資源，可以提高檔案資源利用率，節省總擁有成本，增強IT靈活性和效率，被視為科技領域的新革命，對于建立統一、高效物檔案資源管理服務平臺、實現檔案信息資源海量存儲與共享利用、打造低碳經濟信息化建設模式、提升檔案服務、優化檔案信息化人才結構等有著重要意義。［5］南京市企業退休人員人事檔案管理服務可在四級服務平臺間開展云計算試點，待技術成熟后可進一步推廣。

加強人事檔案安全體系建設

檔案安全是企業退休人員人事檔案管理服務工作的生命線，尤其是實現檔案數字化管理服務后，檔案實體安全與檔案信息安全并重，是檔案事業可持續發展的堅實基礎。檔案安全體系主要包括安全管理體制、安全管理制度、安全設施配備、安全技術系統管理等，就安全管理制度而言，要特點注重信息安全與保密規范，按照《檔案法》、《保密法》等法規要求，確定企業退休人員人事檔案信息資源審查標準，處理好保密與公開原則，在保障信息安全與保密基礎上實現信息公開和資源共享。異地備份是數字時代檔案信息安全管理的重要手段，提高檔案安全保障能力。異地備份是指將原始檔案資料數據化后，一成不變地進行復制，并保存在相距300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網、同一地震帶的異地。容災，是指為保證重要檔案數據在經歷各種災難后，仍能提供正常服務，并為此所進行的一系列應急計劃和建設行為。［6］南京市企業退休人員人事檔案的異地備份管理工作目前還沒有有效開展，在檔案數字化工作完成后，可以在國家人力資源和社會保障系統內或國家檔案管理機構系統間建立異地備份管理關系，與相應機構簽訂協議，確保企業退休人員人事檔案服務資源的安全。

開展人事檔案編研工作

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人事檔案是在人事管理活動中形成的，用來反映和記錄個人主要經歷、政治面貌、品德作風，一人一檔，以備考察的文件材料。目前，離退休人員的檔案管理模式多沿用傳統的方式方法，妨礙了人事檔案作用的有效發揮。因此，需要通過創新才能推動檔案管理模式的進一步發展。

1 離退休檔案管理模式分析

離退休人員檔案管理模式大致有兩種，即集中式和分散式。

1.1 集中式管理模式

集中式管理是將離退休人員的人事檔案統一移交到檔案管理中心進行集中管理。這種管理方式有利于人力、物力、財力等的節約，集中管理后，檔案管理人員不再需要頻繁往返于各檔案所在地，有效地暢通了信息渠道。另外，由于配有專門的管理人員以及完備的設備設施，使得原來檔案管理過程中存在的安全隱患得以消除。但同時，集中式管理需要雄厚的財物支持，由于集中式管理需要軟件、硬件系統雙過關，還需專門的管理人員，因此許多地方仍不具有集中式管理離退休人員人事檔案的條件。

1.2 分散式管理模式

這種方式較為常見，即將離退休人員的檔案存放在其戶口所在的鄉鎮或街道檔案管理服務中心。分散式管理后，由于各個檔案管理中心的軟硬件條件參差不齊，因此管理的標準很難一致，這就造成了一些地方的檔案管理規范遠遠達不到標準。分散式管理的優點在于方便、靈活，由于檔案管理中心在接收了離退休人員的人事檔案后，隨之提供檔案的管理，并不需要再將檔案轉移，因此離退休人員或其他相關部門需要查閱檔案時，只需要去固定的、熟悉的檔案管理中心查閱，符合人們求近、求便的要求。但與此同時，分散的檔案管理中心大部分無法配備專業的管理人員，有些甚至不能實現電子化管理，因此這種方式與我們要建立的完善的檔案管理體制有很大的沖突。

2 離退休檔案管理模式存在的問題

無論是集中式管理還是分散式管理都存在著一些不容忽視的問題，只有先解決這些基本的問題，才能創新離退休人員檔案管理的模式。

2.1 思想認識不到位

檔案管理工作是一項長期的、默默無聞的工作，不容易取得引人注目的成績。就筆者所在的檔案管理中心而言，除了要承擔檔案管理工作之外，還要配合其他部門的工作等，任務繁重。加上缺少資金等的支持，使得很多工作人員認為離退休人員的檔案管理工作不重要，只要能夠做到“守得住”，不泄密不丟失，能提供查閱就可以了，從而形成了離退休檔案管理工作長期處于應付被動的狀態。

2.2 檔案管理人員專業素質相對較低

在現有的檔案管理人員中，大部分缺乏專業方面的培訓，對檔案的重要性不太了解，對檔案的管理要求以及文件材料等的整理、收集、歸檔等工作不太熟悉。并且許多檔案管理人員身兼幾職，不能做到全心全意投入到檔案管理工作中。

2.3 檔案管理方式落后

目前，大部分的離退休檔案管理工作仍舊停留在人工作業的階段。比如在裝訂的時候采用傳統的打孔方法，這種方法既有可能破壞原始記錄的完整性，又不利于新文件的插入和舊文件的修改刪除，工作效率相對低下。雖然也有配備了計算機、掃描儀等先進設備，但是由于缺乏相關專業操作人員，使得設備利用率低。此外，目前尚沒有專門針對離退休人員的系列軟件，不能適應新形勢的需要。

3 創新離退休檔案管理模式的對策

根據我國檔案管理部門當前的基礎建設狀況，以及離退休人員檔案管理的特點，筆者認為創新離退休檔案管理模式有以下幾方面的對策：

3.1 注重離退休人員檔案管理軟件的開發

檔案管理信息化是大勢所趨，這符合國家信息化建設的要求，也滿足檔案管理中心自身發展的需要。由于離退休人員檔案構成比較簡單，服務范圍、項目有限等，結合這些特點，開發具有針對性的檔案管理軟件系統。專門的離退休檔案管理系統不僅能夠長期、大量保存人事檔案，而且省去了大量的人工勞動，查詢檔案工作變的簡單方便，文件資料的保密性大大增強，實時更新能力提升，并真正實現了離退休人員檔案的動態管理。與此同時，還要建立覆蓋全市的離退休人員檔案管理網絡系統。全市聯網變成現實，將為各個檔案管理中心提供便利的互動空間，并將很大程度地緩解檔案管理人員的工作

負擔。

3.2 集中為主，建立統一的離退休檔案管理中心

建立集中的離退休檔案管理中心有著以下幾方面的優勢：

首先，集中式的檔案管理能夠有效地發揮整體優勢，是合理科學配置資源的內在要求。其次，離退休人員檔案的集中管理有利于社會保障體系的有效運行，例如可以為養老金發放部門及時提供完整的檔案等。再次，檔案的集中管理與信息系統的結合有效增強了數據記錄的準確性。在應用了信息系統之后，離退休人員的檔案處于動態的管理之中，信息的更新、人員的增減等都能通過專門的離退休檔案管理軟件顯示出來，這實現了數據記錄正確、統一、規范的目標。

3.3 分散為輔，建立街道、鄉鎮等檔案管理基層平臺

當前離退休人員的數量十分壯觀，如果其人事檔案的整理、移交、歸檔等工作全都在市級檔案管理中心辦理，那么會造成市級檔案管理中心工作人員的任務過大，效率過低等情況的發生，因此，檔案管理工作應適當分配給各級基層的管理平臺。離退休人員的檔案在集中管理之前，需要經過街道、鄉鎮的各級檔案管理中心進行收集和整理，形成統一的規范，然后定期移交給市檔案管理中心，這就是集中為主、分散為輔的管理模式。

3.4 加強人才隊伍建設

離退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。離退休人員年紀大，與單位聯系比較松散，對于離退休人員的養老金調整、社會化發放，醫療費報銷，居家養老護理服務以及喪葬安排等許多事務性工作都需要不定期查閱其檔案，這對于檔案管理人員的敬業精神、工作態度以及專業技術都有非常高的要求。除此之外，還應當培養專業素質高的信息化人員隊伍。對于信息化系統中的應用軟件、數據庫等，需要配備專門的操作人員和技術人員，才能實現信息化真正正面作用于檔案管理工作。

4 結語

離退休人員為我國的社會建設作出了突出貢獻，他們是不容忽視的力量，是社會的“寶藏”。為了做好離退休人員的檔案管理工作，必須持續不斷地創新檔案管理模式，必須與時俱進地完善檔案管理模式，最終更好地服務于檔案管理工作。

參考文獻

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[2]周瑩，加強基礎工作是檔案管理現代化的前提[J].泰州科技.2010

[3]劉雪琴，淺析檔案管理信息化建設[A].煤炭企業檔案管理優秀論文集.2012

[4]莊莉莉，高校檔案社會化服務研究[D].華東理工大學.2011

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二、創新制度人事檔案管理制度應遵循的原則

1.人事檔案在職能上，要以確立服務機制為主要原則，人事檔案的記錄內容要以單位管理為出發點，不僅要具備個人的自然信息，也要具備相關的工作信息，這就要求人事檔案的管理要符合市場流動人才的使用、管理和流動。

2.人事檔案的內容要具備一定的完整性，檔案記錄的內容一定要做到詳實和準確，因此，新型的人事檔案記錄的內容，一定要完整、全面和豐富，能夠真實的反應一個人真實的精神面貌，從而，為社會提供一個準確的檔案存檔。

3.人事檔案管理一定要實現通用的原則，實現通用的人事檔案，首先，就是要確保人事檔案的標準化，這種標準化要根據國家的相關法律法規以及地方人事檔案的編制規則進行。其次，就是要實現人事檔案的規范化，就是要保證檔案的內容要實行統一規范，最后，就是要求人事檔案的制定還要符合網絡化的要求，從而便于人事檔案的流通。

三、變革人事檔案管理的模式

1.美國人事檔案管理的制度與模式。在人事檔案管理模式和制度中，不同的國家，由于人事管理制度的不同，其檔案管理模式也存在著不同，本文以美國人事檔案管理的特色進行分析，以此探究符合我國的管理模式。在美國人事檔案管理系統大體分為兩種，一種是公立系統，一種是私立系統，在公立系統中，人事檔案的管理是由人事部門和檔案管理機構相互配合進行的，這種緊密的聯系，在很大程度上便于人事的調動和流動。在私利系統中，其管理的特點是進行“人檔分離”，這種管理將就職人員與退休離職人員的檔案進行分開管理，就職人員的檔案有就職單位和有關部門進行保管，離職和退休人員的檔案則由另例的其他部門進行統一的管理。此外，在美國檔案管理機構中，還存在著一個較為權威的機構，就是社會保障署所建立的社會保險號和人事檔案記錄表。這些保險號和檔案記錄表成為了美國公民的另一種身份的象征，通過保險號，很容易查看人員是否存在一些違法和違紀的行為，因此，這種檔案形式，成為了很多企業用人審核的標準和依據。

2.建立社會化、開放式的人事檔案管理的新模式。由于我國人事檔案管理方面的不足，本文建議借鑒國外一些先進的檔案管理模式，建立一個社會化、開放式的人事檔案管理新模式。實現我國人事檔案管理的社會化，就是要強化建立具有社會性質的檔案管理機構，從而解決一些人員檔案無法保管的問題，在原來很多企業和機構都是保管自身單位人員的檔案，這就造成其他一些待業者和退休人員的檔案無人保管，建立社會檔案管理機構，在很大程度上會解決這種矛盾。同時，實現我國人事檔案管理的開放性，就必須要采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，同時，在保障安全的情況下，實現人事檔案的網絡化共享，積極的促進人事檔案網絡管理的形成，這樣可以從傳統單一的人事檔案管理手段中，解脫出來，實現一個開放式的管理模式。

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我國各地制定的退休干部人事檔案管理規范均是大相徑庭，各大企業中的管理規定亦是不同的，退休干部人事檔案管理工作與企業發展息息相關，但許多企業并不注重檔案利用，退休干部檔案利用率更低，各項檔案管理工作均未落到實處。因此，探討退休干部人事檔案管理，對企業發展有著極大推動作用。

一、退休干部人事檔案管理中存在的不足之處

1.退休干部人事檔案管理意識弱

當下諸多企業僅注重經濟利益追求，檔案管理意識弱。企業領導僅將自己的精力與資金均投入于各項生產經營及產品銷售，對檔案管理工作并不關注，認為退休干部與企業僅是雇傭關系，無需將精力與資金投在人事檔案管理工作上，導致企業退休干部檔案管理工作十分被動，大多數情況下都難以應付全局，各項工作完成質量偏低，退休干部上訪或是存在爭議時則無原始資料查找。檔案管理人員對此項工作的認識偏差，導致退休干部認識檔案管理工作與企業發展脫節。

2.退休干部人事檔案經費少

企業退休干部人事檔案管理工作的落實，要為此設置專門的庫房，派遣專業管理人員，建立相應的保障措施與制度。但這些工作的落實均需充足的經費，以確保退休干部人事檔案管理工作有序展開。

3.退休干部人事檔案管理欠缺

利益驅動導致有人想要獲得企業退休干部原始檔案，企業退休干部人事檔案中的原始資料均是長時間保存，具有相應的商業價值與收藏價值，有人會由利益驅使而想方設法的獲取相關原始檔案資料。

二、退休干部人事檔案管理工作相關建議

1.加強企業對退休干部人事檔案管理的認識度

要不斷加大宣傳力度，引導企業深刻認識到退休干部人事檔案管理工作的重要性?？筛鶕嶋H情況開展各種活動，運用報紙、電視等媒體大力宣傳檔案相關法規與社會保障法規，引導各級領導深刻認識退休干部人事檔案管理的重要性，并知道檔案丟失或者缺損后的危害，督促其自覺將退休干部人事檔案管理列入日程，真正重視退休干部人事檔案工作，根據實際情況給予相應的經費支持，全面維護退休干部的合法權益。

2.加大經費投入

要根據企業實際情況加大資金投入，積極改善退休人員人事檔案管理條件與環境，健全和完善各項基礎設施建設，以確保企業退休干部人事檔案管理工作有序開展。社會保險經辦部門要積極爭取并獲得政府支持，加大資金投入，同時建立專門的退休干部人事檔案管理庫房，為其配備計算機、掃描儀等設備。庫房要做好防火、防盜、防潮等方面工作，保證退休干部人事檔案存放安全。

3.加強依法治檔

要不斷加強依法治檔，持續加大退休干部人事檔案管理力度。檔案管理行政機構各項工作的開展務必遵循依法治檔的原則，將退休干部人事檔案管理工作列入國家檔案管理內容中，根據《檔案法》中的各項要求嚴格落實管理工作，強調標準嚴格、執法嚴格、監督嚴格。全面維護退休干部人事檔案管理工作的嚴肅性、規范性，促使檔案法制建設進一步發展。

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延安職業技術學院成立于2005年8月，由6所中專學校合并組建而成，在2014年年底又合并3所中專學校，截至2015年年底有在職教職工1018人，離退休人員452人，其中離退休人員有專業技術職務的242人，占全體離退休人員的54%，經過十年左右的發展，由這些離退休人員的發展變動形成的檔案資料成為了學院發展的一項寶貴資源。尤其是隨著我國人口老齡化進程的加快，學院的離退休人員數量也在不斷上升，相應的檔案資料的管理和利用也成為了學院檔案工作人員要研究的重要課題。如何做好離退休人員檔案的管理和利用工作，更好的為離退休人員服務，使其充分發揮余熱，是本文要研究的主要問題。

1 高職院校離退休人員檔案管理內容

高職院校離退休人員的檔案內容涉及的范圍比較廣，包括其個人基本情況以及在校工作期間各種行為動態的變動記錄。按類型來說，離退休人員檔案管理的內容主要包括以下三個方面。

第一，人事檔案。人事檔案是教職工進入學校工作時建立的，記錄教職工在職期間所有相關的資料，包括黨團情況、職務任免、獎懲、工資、考核記錄、科研成果等在內的多項內容。對于離退休職工來說，其人事檔案資料除了上述基本內容之外，還要包括退休人員退休履歷表、標注好退休時的歸屬單位；離退休人員社保醫保資料登記表，以便學校及相關部門后期更好的為離退休人員服務。學校檔案管理部門一定要在詳細查訪之后對這些資料進行仔細登記，保證檔案資料的真實性和完整性，以方便后期檔案資料的開發利用。

第二，健康檔案。在教職工離退休之后，學院會有計劃、有組織地安排其中一些身體好、有能力的老同志開展一些社科活動，發揮其余熱為年輕的教職工或學生傳授經驗和知識，離退休職工的健康檔案就是一項重要參考。學校要以服務為宗旨為離退休人員建立健康檔案，其中記錄著離退休人員定期檢查的身體健康狀況，對于患有特殊病癥的離退休人員要建立特種病定期檢查記載檔，以確保各人員身體健康狀況資料完整詳細，為離退休職工活動的組織安排提供參考。

第三，專業技術檔案。專業技術檔案也是高職院校離退休人員檔案管理的一項重要內容，在延安職業技術學院當中，所有的離退休人員當中有專業技術職務的占到了一半以上，足以說明加強專業技術檔案管理的必要性。離退休人員當中有許多經驗豐富、專業能力強，并且取得了不小的成就，為了充分發揮這些老專家的專業特長為學校的未來發展貢獻更多的力量，學校有必要利用專業技術檔案做好人才資源的二次開發利用。檔案部門要注意加強對離退休人員在職期間參加過的科研活動、技術職稱報告、各類證書資料等進行搜集整理，并將其作為學校的寶貴財富進行歸檔，以便后人查閱利用。

2 加強高職院校離退休人員檔案管理與利用的途徑

2.1 加強高職院校離退休人員檔案信息化管理

進行檔案管理信息化建設是加強高職院校離退休人員檔案管理和利用的一條重要途徑。進行檔案信息化管理主要可以從以下幾個方面來開展。

2.1.1 建立離退休人員檔案數據庫

隨著學校離退休人員數量不斷擴大，檔案管理工作也變得越發復雜，信息化管理已經成為必然趨勢。進行檔案管理信息化建設是為了提高檔案管理工作的整體效率，也為實現檔案資源的共享提供便利，而實現這些目標的基礎都必須依靠數據庫的構建。學院要根據自身離退休人員的具體情況，利用現代科學技術引進符合實際的檔案數據庫，這會為學校、政府部門、社會組織等獲得離退休人員的全面信息掃清障礙，方便實現檔案信息的共享，進而推進離退休人員檔案社會化進程的發展。

2.1.2 明確離退休人員檔案管理信息化建設標準

在離退休人員檔案管理信息化建設過程中，要明確相關規范標準，依靠相關的政策指導檔案信息化建設，確保低成本、高效率地建成符合學校離退休人員檔案管理需要的信息管理系統。如果條件允許，學校還可以建立檔案管理信息化建設指導委員會，全權負責監督、考察檔案管理信息化建設的執行情況，確保各項標準、政策落實到位，切實建立起滿足發展需求的離退休人員檔案信息化管理系統。

2.1.3 提高檔案管理人員信息化工作技能

為了真正實現高職院校離退休人員檔案信息化管理，除了要建立必要的數據庫之外，還要配備專業工作人員。要求離退休人員檔案信息化管理工作人員除了要具備檔案管理相關的專業知識和技能之外，還要掌握計算機相關的操作技能，熟悉檔案信息系統的各項功能，具備信息化意識，能夠理解離退休人員檔案資源開發利用的積極意義，進而積極投身到檔案管理工作當中，使檔案資源的價值得到充分的開發。

2.2 提高高職院校離退休人員檔案管理規范化水平

2.2.1 規范離退休人員檔案管理與利用流程

加強高職院校離退休人員檔案管理與利用的一個必然要求就是要提高管理工作的規范化水平，明確各項管理流程和標準。與其他人員的檔案管理不同，高職院校在開展離退休人員檔案管理時還要建立專門的離退休初始檔案，除了要對其基本情況的人事檔案進行搜集整理和落實之外，還要由檔案人員對離退休人員進行家訪，了解其離退休前后的具體情況，包括退休歸屬單位、家庭住址、聯系方式等，并對相關信息逐一記錄歸檔，錄入數據庫。以便后期更好地為離退休人員提供服務。

2.2.2 健全相關的管理制度

為了提升高職院校離退休人員檔案管理的規范化水平，學校還要建立健全相應的管理制度。首先，學校的管理層要及時轉變觀念，意識到離退休人員檔案的重要性，明確離退休人員檔案管理流程和標準，并制定相應的管理制度。改變過去落后的檔案管理模式，充分發揮信息化環境下檔案管理系統的優勢，嚴格按照離退休人員檔案管理相關的制度政策開展工作，確保各項工作有章可循。其次，學校還要意識到離退休人員檔案的價值，明確檔案資源查詢、借閱、使用的具體流程，嚴格按照制度執行，從而在確保離退休人員檔案完整、真實的前提下發揮檔案資源的價值。

2.3 強化離退休人員檔案的開發利用

由于歷史因素的影響，很多高職院校離退休職工往往看不到自身的價值，存在嚴重的消極情緒，認為自己離開了工作崗位就不會創造什么價值了，因而也就缺乏參與各種科學研究、學術討論等活動的積極性，再加上這些教職人員退休之后居住相對分散，難以集中起來開展活動，離退休人員的價值就難以被真正發揮出來，這就給高職院校離退休人員檔案管理工作提出了新的要求。

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一、企業檔案管理的現狀分析

企業人事檔案工作是企業管理的支柱，是企業檔案的重要組成部分，然現階段國有企業在人事檔案管理中受舊思想影響頗深，主要表現在：

（一）重視度低，投入不足

不少企業和決策者對人事檔案中出現的問題重視度不夠。在投入上更是不足，檔案室設備陳舊，甚至在存放中存在安全隱患，檔案管理人員安排上更具有極強的隨意性。

（二）檔案管理方式落后

現今我國企業檔案管理工作較多數仍采用手工方式錄入，隨著時代的發展，其弊端也逐漸顯露：檔案記錄不規范，在一定程度上限制了檔案的長期保存;極少數的高校檔案 管理雖配備了現代化的信息設備，但從其在利用計算機技術進行檔案管理開發數據處理程序上看，其運用水準遠不能滿足現代檔案管理發展需求。

（三）檔案管理體制不健全

檔案管理體制不健全在企業工作中主要體現在兩方面：其一、缺少關于檔案管理工作人員的相關管理體系，多數企業都沒有職責規范、系統的考核標準和檔案管理人員培養計劃;制度的缺失未能對高校檔案管理進行有效的約束規范。其二、檔案管理過于分散，高校中普遍模式都是各級部門保管各級部門內部的相關檔案，此模式目前主要應用于較小的高校;此種模式表面上看有利于各部門檔案管理的方便，但長遠來看卻不立于檔案的安全保管以及高校 信息資源的有效整合開發不符合國家規定，同時也造成了一定的人力、物力浪費。

二、人事檔案推進企業可持續發展途徑

從人事檔案在實現企業的可持續性發展可行性分析中可以看出，如果能補充和完善人事檔案內容，特別是正確運用和分析好企業的退休人員人事檔案，領導和決策者完全可以利用人事檔案來推動企業人力資源的可持續發展，為此應當做到：

（一）提高人事檔案管理在企業管理中的作用

經濟全球化時代信息和知識的發展、更新是飛速的，企業人事檔案管理工作必須轉變觀念，轉變服務模式，把檔案工作延伸到經濟建設的最前沿。

第一，及時增加人事檔案的內容;其次，維護人事檔案的準確、完整與安全;再次， 加強人事檔案的時效性。人事檔案應根據時代的變化及現實情況的需要，加強人事檔案的動態性管理，及時收集最新退休人員的變化資料，使人事檔案的信息得到及時更新，方便企業了解和認識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現在的。

（二）打破常規，拓展思路

人事檔案管理工作要引進新技術、新方法，要打破原本的管理模式，學會綜合研究，深度分析。要把員工的基礎信息與企業的人才發展戰略結合起來，要把員工的工作經歷與工作經驗等因素與員工激勵、晉升及績效考核等人力資源管理模塊結合起來，要把員工的個人需求情況與企業職業發展規劃結合起來，不斷拓展新思路。

（三）加大專職人員引進和素質提升

人事檔案管理工作不是一項簡單的操作，而是極為重要的系統工程，因此企業應當加大對專職人員的引進力度。企業領導和決策者充分重視人事檔案工作，授予檔案管理員相當的職權，同時還要不斷提高人事檔案管理員的素質和水平，使他們在思想上過硬，在業務上熟練，在方法上創新，在能力上領先，真正成為實現企業正確決策的好參謀。

（四）提高信息化水平和研究水平，綜合思考全方位掌握

人事檔案管理工作是一項信息科技含量較高的工作，要不斷提高人事檔案管理的信息化水平，要人事檔案的相關資料及時的錄入電腦系統，同時注重發掘和使用各種系統分析軟件，對人事檔案中的各個要素進行全面準確的分析。人事檔案管理員要綜合思考人事檔案各個要素與人力資源管理及企業可持續發展決策之間的關系，全方位掌握其中的重要信息，實現物盡其用，才盡其用。

（五）對員工采取有針對性的激勵手段

員工的檔案內容，可以幫助企業工作者詳細了解每個企業員工的工作需求。每個人都有自身的不同需求，不同的人對自身的需求層次也各不相同，對企業來說，只有通過對員工檔案資料的詳細分析，才能了解每個員工的現實需要，以更有針對性的采取各種激勵手段，激發員工的工作熱情。

三、總結

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人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料。隨著時代的發展與進步，進一步規范檔案管理工作，管好用好人事檔案，對推動機關事業單位建設和發展，維護人事關系和諧穩定，具有十分重要的社會意義。

一、人事檔案管理工作的重要意義

（一）人事檔案是個人工作的原始憑證。人事檔案起著憑證、依據和參考的作用，是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據，個人求職、轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。同時，人事檔案還可以為單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。

（二）人事檔案是辦理個人待遇的證明材料。社會保險和對單位職工個人而言，人事檔案管理部門可以根據個人人事檔案，為單位員工辦理和繳納養老保險金、失業保險金;辦理大病醫療統籌，進行工資調整;辦理職稱申報工作;計算退休年限;為員工出具相應的證明材料等。

（三）人事檔案是選拔任用干部的重要參考資料。在考察任用干部時，人事檔案是十分重要的參考資料，直接關系到有關干部選拔的正確性。

（四）加強人事檔案管理是深化人事制度改革的需要。隨著人事制度改革的不斷深化，“單位人”必然要變成“社會人”。人社部門不但要履行人事管理的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統工程，要求必須建立完整安全的個人信息系統，即安全有序的人事檔案系統。否則，人社部門的工作就會陷入被動，一定程度上還會影響到人事制度改革的進程。

二、人事檔案管理工作存在的問題

（一）重視程度不夠。人事檔案數量繁多，工作環節復雜，但軟硬件投入卻相對較少，人員配備少、經費缺乏的情況在各地普遍存在，有些單位甚至沒有專門檔案室，該歸檔的檔案不能及時歸檔，人事檔案保管存在一定的隨意性，部分工作人員存在概念不清、認識不到位的問題，人事檔案管理意識淡薄，影響了工作的順利開展。

（二）專業人才缺乏。隨著社會的發展，人事檔案管理應該從傳統手工管理向信息化手段管理過渡，人事檔案管理人員專業水平亟待提高。但是，人事檔案管理干部普遍存在著專業知識缺乏、技能單一、知識老化的現象，大部分人事檔案管理人員專業理論水平和業務工作能力不強，不能適應工作的需要。還有一些單位沒有按照規定配備專職檔案管理人員，而多由辦公室人員兼任。這些非專業檔案管理人員，不僅缺乏檔案學、檔案管理學以及檔案著錄、標引、檢索、修裱等有關檔案管理的專業知識和基本技能，專業的檔案管理知識和能力，檔案管理工作的專業化、規范化管理難以實施;一些檔案管理人員不掌握計算機操作、軟件應用等現代化管理技術，影響了人事檔案管理工作的質量。

（三）管理模式陳舊。在一些部門，傳統的檔案管理模式依然存在;檔案的內容多是文字性的材料，干部個人經歷、政治思想、日常表現、工作能力考核方面的評價較少。很多單位人事檔案管理還沒有實現電子信息化，檔案管理的現代化水平不高。管理方法滯后，無法滿足人事制度改革的需要。近幾年隨著社會形勢的發展，有的人事檔案管理部門推行了檔案的信息化管理，但有的缺乏相應軟件，有的缺乏硬件支持，有的缺乏專業人才，軟、硬、人三方面沒有協調統一，應有的效能沒有充分發揮起來。一些失業、托管人員檔案以及破產、關停并轉企業退休人員檔案管理不規范、不齊全，檔案時刻面臨脫管、遺失現象。

（四）經費投入不足。檔案管理方面，一些單位投入嚴重不足，沒有按標準建立檔案室，柜子、電腦設備等基本設施缺乏，檔案經常與其它材料混放，增加了管理難度。

三、工作對策

人事檔案管理是一項政策性強，系統性、科學性、專業性較高的工作，隨著人事改革制度的不斷深入，單位內部、單位之間、地區之間的人員流動越來越頻繁，對人事檔案管理工作提出了更高要求，需要齊抓共管，形成合力，才能將這項工作抓實抓好。

（一）提高思想認識。要積極營造強化人事檔案管理、重視人事檔案管理的良好社會氛圍，不斷加大對人事檔案工作的重視程度，取得各級領導對人事檔案工作的重視與支持，切實解決人事檔案管理工作中存在的人員不足、資金短缺、庫房緊張等工作中存在的困難和問題，全力營造人事檔案管理工作的良好氛圍、創造更加有利的工作條件。

（二）加強隊伍建設。人事檔案工作是一項政策性、業務性很強的工作，要建立專業化的人事檔案管理隊伍，注重搞好檔案

管理人員思想政治、工作作風、業務能力、保密意識等方面的培訓，打造一支政治硬、業務精、能力強、作風正的高水平檔案管理隊伍。同時，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識，具備計算機實際操作能力。檔案管理人員要強化學習，樹立大局意識和服務意識，不斷提高自身素質，增強業務檔案管理水平。

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一、基本情況

中心有1名兼職干部檔案管理人員，管理在職干部人事檔案  本（此次招聘人員的檔案暫未調入），離退休人員檔案  本。

二、整理情況

1、更換檔案柜，在有限的條件下做到防火、防光、防高溫。

2、認真檢查、裝訂、核對每一份檔案，按要求更換了新式檔案盒；

3、根據上級人事部門要求，對中層以上的干部人事檔案進行了專項審核整理，重點審核干部“三齡兩歷”及檔案材料的完善情況，并對缺少的檔案材料詳細記錄，材料不完整的要求限期補充收集，對信息有誤的進行了完善、更正和認定，目前中層干部檔案已基本整改到位；

4、職工檔案目錄已全部分類錄入干部檔案信息系統，其中包含基本情況、工作情況、職務職稱、受教育情況、獎懲考核、社會關系和履歷等干部信息，做到了分類準確、編號有序；

三、下一步工作安排