序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇國家檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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一、高職檔案管理工作的制約因素

1.認識不足，重視程度不夠

檔案工作從主觀理念上不被重視，決策上沒有給予足夠支持。高職檔案工作是一項基礎性的管理與服務工作，大多停留在維持檔案日常的簡單管理上。學院對檔案信息化管理意識不強，宣傳力度不大，廣大教職工參與意愿淡漠，檔案資料收集與利用往往得不到認可和理解，同時也缺少對檔案工作的檢查和指導。

2.基礎薄弱，制度不夠完善

學院重視校園基礎設施、專業設計、教學科研和教師隊伍建設的投入，檔案信息網絡系統和檔案數字化設備的資金投入很少，館藏結構單一化，行業特色不突出。缺少標準的檔案管理軟件，文件資料進行調整和編目擺脫不了初級的手工作業的方式，導致教育教學工作中產生的大量的電子文件難以系統化歸檔處理。在檢索時，檔案管理人員也是通過人工翻閱查找所需資料，費時費力，工作效率底下。國家已經出臺了檔案管理的政策和法律法規，高職檔案管理沒有全面進入法制管理和科學管理的軌道，檔案管理制度有待進一步完善。

3.人才缺乏業務相對落后

高職檔案工作人員配備不合理，專職檔案員視為文件整理員的角色，檔案管理知識尚且不夠，嚴重缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本知識和技能，總體素質不高。急需懂專業知識又能掌握現代化信息技術的專門人才，學院對檔案工作人員的繼續教育培訓跟不上。

二、高職檔案管理工作創新策略

信息技術的迅猛發展對高職檔案工作提出了高標準和新要求。不斷創新檔案管理工作模式，才能適應和服務高職學院高素質技能型人才培養目標，滿足經濟社會發展需要。

1.強化創新意識轉變工作觀念

以檔案資源的開發利用程度和服務效果為中心工作環節，堅持“以人為本，服務至上”，拓展檔案工作思路，根據檔案利用者的需求心理，采取有針對性的、積極的、超前的、有預見性的服務。提高檔案管理工作的地位和作用，深入挖掘高職檔案的文化價值，開辟高職檔案管理發展的新途徑。

2.加強制度建設提高標準化水平

檔案工作的基本原則是“集中統一管理”。依據國家檔案管理法規制定適合學校貫徹執行的檔案管理制度，創新檔案管理機制，制定《檔案工作制度》《檔案管理辦法》《電子文件歸檔與管理規范》等檔案立卷歸檔制度、檔案安全保密制度、檔案利用管理制度。引進競爭激勵機制，明確工作職責，實現檔案規范化管理。

3.創新技術手段精細檔案管理

電子檔案將將逐步取代傳統意義上的檔案，檔案也由單一的紙質載體變為磁帶、磁盤、膠片、光盤等多種形式。檔案館應加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。從研究解決檔案現代化管理與辦公自動化的銜接問題入手，加強檔案管理軟件開發，運用網絡、數碼等先進技術和手段，使檔案管理手段由舊變新、由慢變快，提高檔案工作效率和服務質量。

4.提升業務素質打造專業團隊

高職院校檔案工作者應該愛崗敬業，忠于職守，用現代管理的新技術、新理論武裝自己，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。鼓勵各種繼續教育課程的學習，定期請專家或專業檔案管理人員對兼職檔案員進行業務培訓，提升檔案人員專業素質，適時地編纂、出版各類檔案史料、文件匯編和畫冊，增強檔案人員運用專業理論解決實際問題的能力，認真地收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、轉遞移交，確保檔案的真實和完整。促進高職院校檔案文化建設的發展，同時也實現高職院校檔案服務于學院中心工作的追求。

隨著數字化校園建設的逐漸深入，檔案價值越來越被重視和借鑒，圍繞教育改革需要，樹立檔案服務創新意識，作為國家示范性骨干高職院校，更新觀念，全面推進高校檔案信息化建設，實現高校檔案工作的跨越式發展任重而道遠。

參考文獻：

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1993年9月，美國政府正式宣布實施 “國家信息基礎設施”（簡稱NII），也稱為“信息高速公路”。之后，世界各國紛紛掀起了“國家信息基礎設施”的建設熱潮，我國的相應計劃稱作“中國國家信息基礎設施”（簡稱CNII）。從信息的流動和共享過程看，CNII的基本體系結構包括：信息源、高速信息通道、信息用戶終端設備和計算機控制管理系統四部分。從信息生態環境角度考慮，作者認為它由如下5個方面組成：（1）各類信息的采集、傳輸、存儲、處理、服務等所需的各類硬件設備及其它們互聯而成的網狀信息通信體系；（2）各類基礎性信息資源及資源庫；（3）各類基礎性應用系統，包括安全保障體系；（4）相關標準體系；（5）人力資源和組織架構，包括培訓、教育和研發體系。如果僅僅把基礎性通信網絡體系作為國家信息基礎設施，則難免會導致國家信息基礎設施建設缺乏完善的動力機制而僵化不前。國家信息基礎設施也是國家信息化戰略總體框架的基礎，所有專業領域的信息化工作在此基礎上展開。從專業業務角度考慮，記錄與檔案管理信息化和圖書管理、情報管理、交通、農業、城市管理等各類專業業務信息化具有同等重要的地位，都屬于應用層次的內容。從整個社會運動的總體框架考慮，記錄與檔案管理對所有專業應用具有基礎性支撐作用，是建立在國家信息通信網絡基礎設施之上的基礎應用支撐，應該作為國家應用信息基礎設施來建設。

我們知道，在人類所有的社會活動中，都要產生規模不等的記錄。從來源和規模來說，檔案是記錄的一個子集。但記錄中的大部分在時過境遷后將自然地或人為地丟棄，只有其中重要的部分被保存轉化為檔案。檔案與記錄之間有割舍不斷的聯系。雖然二者運動軌跡和價值體現方式有所差異，但運動形態大致相同。從客觀性、系統性和繼承性角度考慮，應該將二者置于統一的框架中來規劃和實施。

早期的信息化解決方案總是將二者分而治之。比如辦公自動化系統主要處理公文流轉部分的記錄管理，而檔案管理系統則專門處理檔案的信息化管理問題，很少有統一的公文檔案綜合管理系統。這一方面是由于記錄與檔案覆蓋范圍廣、問題較為復雜，另一方面是由于根本就沒有將二者置于統一的框架中來規劃和設計。其結果是造成公文信息和檔案信息相互割裂的信息孤島現象。文檔一體化的問題現在頗受重視，但比公文外延更廣泛的記錄，其與檔案的一體化管理目前仍然沒有得到足夠的重視。將記錄與檔案信息管理提升為國家應用信息基礎設施來認識，可以從全局出發，構建一個統一的、標準的記錄―公文―檔案管理體系，為信息時代的社會運動提供記錄管理基礎支撐。其優勢在于有效地消除信息孤島，形成完整一致的記錄―公文―檔案信息整合共享體系。其意義在于可極大地促進社會信息化進程，凸顯記錄、公文、檔案管理在國家信息化戰略中的基礎支撐地位，為各專業領域的信息化進程保駕護航。

記錄分布于各行各業、各種活動中，可謂無處不在，無時不生。一個統一的、標準化的國家記錄與檔案信息管理總體架構，對于整合各類應用系統大有裨益。構建統一的記錄與檔案信息管理框架，可以對各類信息資源按照作用和功能進行有效的分類。例如消遣類的花邊新聞積極意義很小，很快就會被淘汰而丟入信息垃圾堆中；而知識性、常識性的信息資源其積極意義較大，需要妥善保管并廣泛傳播；專利和具有知識產權性質的發明和創造性信息資源則要具備合理的使用規范約定；公文記錄屬于政務過程不可或缺的信息資源必須有效地保證其被高效準確地流轉和處理；檔案則是所有信息資源中極具價值的東西，要進行系統的分類歸檔，以備查考。總而言之，全部社會活動中的所有記錄，都按照其社會價值和功能進行分類，形成一個完整的記錄分類體系。在此分類體系的基礎上部署相應的信息管理策略。這個策略構成記錄與檔案管理信息基礎設施的基本信息層次體系。因此，記錄與檔案管理信息基礎設施具有系統分類社會記錄信息資源的作用。

此外，我國政治體制以條塊分割、縱橫交錯為特點，各部委縱向上管理相關領域的業務工作，各省區地方政府又分別管理各自區域內的相關事務。這種特征必然會在一定歷史時期形成信息煙囪、信息孤島現象。隨著信息化的不斷推進，信息孤島和信息煙囪問題日益嚴重，成為阻礙信息化進程的重要因素。信息整合和共享是當前信息化建設面臨的最大困難。從各類信息資源和應用系統中抽取出共性要素，并以此為線索進行信息整合和系統集成，是行之有效的策略。地理信息是所有信息資源的空間位置載體，安全保密是各類信息體系不可或缺的要素，而記錄與檔案管理又是各類業務正常運行和可持續發展的基礎。這些信息資源和應用系統具有極高的共享性和規范性，同時又為其他業務系統提供一致性的、基礎性的、特定功能支持。因此可以與其他信息資源和應用系統分離開，作為國家應用信息基礎設施來重點建設。這樣既可以保證統一性、標準性和規范性；又可以節約投資，減少浪費；更重要的是可以為信息整合和共享提供基礎性支撐。從宏觀規劃層面和系統設計角度看無疑也是科學合理的。因此，將記錄與檔案管理信息化和地理空間、安全保密信息化建設并列為國家應用信息基礎設施來規劃，是信息化進程的必然要求。值得注意的是，記錄與檔案管理信息基礎設施，本身也需要安全保密基礎設施的保障，安全保密是它的生命線，因此在進行記錄與檔案管理信息基礎設施建設時一定要切實保證信息安全。

國家記錄與檔案管理信息基礎設施的內容和組成

除了記錄和檔案內容外，與之相關的一系列軟硬件設施，也是國家記錄與檔案管理信息基礎設施的建設內容。我們知道，隨著信息化進程的不斷推進，一些曾經風靡一時的設備如留聲機、錄音機、電影放映機等相繼或正在地退出歷史舞臺，取而代之的是更先進的以計算機技術為支撐的新的電子設備。而這些設備及與其相配套的原始記錄，面臨損毀、丟失或者難以讀取等危險。這表明，記錄與檔案管理在硬件設備層面就存在極大的危險。從軟件層面看，老的數據格式不能被新版軟件系統所支持、各種廠家所提供的數據格式和軟件系統互不兼容等問題，使得肩負數據維護和管理重任的軟件系統也面臨不斷推陳出新所帶來的版本兼容問題。記錄管理的硬件、軟件淘汰更新問題，是一個普遍的社會現象，不是一個單位、一個組織所獨有的困難。解決這樣的問題需要從全社會角度、從國家信息化的總體體系架構去尋找方案。而這正是國家記錄與檔案管理信息基礎設施的意義所在。

值得慶幸的是，目前出現許多諸如網絡存儲、移動存儲等的硬件解決方案。有些單位正在積極地建立信息設備博物館，有的在積極建設歷史軟件庫。但由于記錄與檔案管理信息體系涉及全社會各領域、各行業、各機構，不僅包括硬件設備問題，也包括信息格式、信號制式和軟件版本問題，內容龐雜，協調難度極大，僅依賴個別單位、個別系統顯然難以奏效。只有從整個國家信息化總體框架著眼才能妥善解決。

從記錄與檔案信息基礎設施的組成要素看，它可由下列部分組成：記錄與檔案信息管理的硬件體系、記錄與檔案信息管理的應用軟件體系、記錄與檔案信息資源的內容與編目體系、相關的標準體系和政策法規、相應的人力資源與組織架構等。其中組織架構除傳統的檔案館、博物館、圖書館和各種文件中心、數據中心、設備博物館等之外，還包括與記錄與檔案管理有關的組織，如社團組織、公益性記錄管理團體等等。既要從一個完整的框架體系中去設計和構建國家記錄與檔案管理信息基礎設施，還要針對各個組成部分分別構建相應的法規體系和操作規程。這樣，我們就可以確保一個可靠的“國家記憶”機制。

國家信息基礎設施主要解決信息通訊問題，為信息社會構建信息高速公路。國家地理空間信息體系、國家信息安全保密體系、國家記錄與檔案信息管理體系是國家信息基礎設施之上基礎性信息應用和管理體系。這三個信息管理體系是所有領域各類業務信息化的基礎，因此要作為國家應用信息基礎設施來建設。記錄與檔案信息管理基礎設施是國家的記憶功能所在，是中華民族進入信息時代必須具備的記憶網絡支撐，應該受到應有的重視。?薈

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1.國家管理模式

國家管理模式是指由政府設立專門的國家級別的企業檔案保管機構來管理全國范圍內的企業檔案，它將收集、存儲與科學利用企業檔案視作一種文化行為。隨著時間的推移，企業檔案的行政和商業作用逐漸減退，而其對社會的文化價值則成為構成國家管理模式的重要基礎。

丹麥是企業檔案國家管理模式的典型代表。1948年，丹麥建立國家企業檔案館（theDanishNationalBusinessArchives)。1962年，丹麥國會法案規定國家企業檔案館收集的檔案應“在學術研究或社會文化方面從整體上具有可觀的重要性，尤其是要觸摸到社會的特征和問題”，并制定了詳細的收集標準，為其收集活動確定了文化視角。1992年，丹麥議會通過了《丹麥檔案館法案》（TheDanishArchivesActof1992)，要求成立國家公共檔案館集群，此后丹麥國家企業檔案館成為該集群的一員。該法案還規定移交到公共檔案館的檔案滿30年可以為公眾利用，涉及到個人敏感信息的材料可以延遲到50年或80年。這些規定促進了丹麥社會對經濟歷史的研究。丹麥國家企業檔案館的運行資金由公共財政提供，主要是丹麥政府及奧胡斯市（檔案館所在地）的財政撥款；另外，還有一些研究基金會和公司提供部分贊助資金，但這些捐款一般用于特殊目的，如特殊的研究項目或出版活動，這就避免了因私有贊助取消而出現無法運轉的現象。丹麥國家企業檔案館雖然不是私有檔案的唯一保存場所，但卻是唯一致力于私有檔案管理的公共機構，因此它被賦予對丹麥私有檔案整體上的監管任務。

世界范圍內，像丹麥這種國家管理模式的企業檔案管理并不多見，但在一些地域較廣的國家，類似的區域模式因地域上更易操作而在許多國家都有成功的案例。在德國，最早負責保存地區內企業檔案的經濟檔案館已有約百年歷史，它們大多由工商會出資建立，主要保存那些破產、倒閉公司的檔案以供科學研究之用。目前德國共有十幾家經濟檔案館，負責收集德國所有地區破產企業的檔案。法國文化部以魯貝為基地建立的勞工檔案中心，是一個國家性質的保管企業檔案的公共機構，收集不同企業、貿易團體的檔案。

2.企業管理模式

企業模式是鑒于檔案對企業的關鍵性作用，由企業自身開展檔案管理項目，根據實際情況集中或分散管理本企業的檔案信息資源。其驅動因素并非公共利益或研究興趣，而是幫助企業實現商業目標、構建企業文化、提升公司聲譽，為企業的經營發展服務。一般在國外采用該種模式有三種原因：檔案被某些員工或部門收集，但卻無法滿足及時而高效的檔案利用需求；管理層希望企業歷史得以保存；周年紀念活動促使企業建立檔案館以回顧過去的成就、展望未來的目標。

在美國，很多企業是民營或私營企業，這就決定了大部分企業檔案屬于私有財產，很少有國家性質的公共保管機構安排資金和人員接收企業檔案，國家行政組織不以任何形式干預企業檔案工作，不制定統一的管理體系、標準和要求，更沒有企業檔案的聯邦立法，只要法律許可，各企業完全根據實際需要自行設立檔案部門。一些財力較好、規模較大的企業均在內部設立檔案館，如美國電信公司檔案館設在公共關系部、摩托羅拉公司檔案館隸屬于人力資源部、IBM公司檔案館則附屬于秘書室。在英國，一些小型企業的檔案一般由公司普通職員或退休人員利用網站指南和最佳實踐建議來管理；大型企業往往雇傭專職檔案工作者建立現代企業檔案管理項目，這些專業的檔案工作者具有研究生水平并進行過專業注冊，企業可以在專業出版物或檔案協會網站上刊登招聘啟示。

目前，全世界許多國家普遍采用企業模式管理自身的檔案，使其能被內部員工方便快捷地利用以創造價值。實際上，企業內部對檔案的需求最大，一般占70%—90%的比例。但美國檔案學者DavidKirsch對該模式提出了擔憂，他認為由于大部分企業并不能認識到檔案的歷史價值，因此這些企業的證據性記錄可能會使未來的學者、政策制定者及感興趣的公眾失望[3]。另外，資金也是開展企業檔案項目的一大挑戰。企業檔案項目與企業經濟實力密切相關，尤其在企業經營狀況不景氣時，企業內部檔案保管機構就會面臨生存危機。因此，檔案工作者需要通過創新服務證明企業檔案的價值以贏得發展資金；而且，國外一些大型公司正積極將企業檔案館變成盈利部門，如Coca-Cola公司。

3.社會管理模式

社會管理模式主要指既沒有全國性專門組織收集域外瞭望企業檔案，企業內部也未開展檔案項目，而是將檔案寄存到商業性外包公司或移交給大學、公共圖書館、檔案館、歷史協會或遺產基金會等社會性公共機構。

在國外，有些企業無力或不愿自行保管檔案，但又想讓這些檔案得以保存，通常會采取此模式。商業性文件中心是社會管理模式比較常見的一種，它是私人創辦的以贏利為目的的寄存機構，配備現代化存貯設施，專門為企業提供檔案寄存服務，檔案所有權仍屬于企業且不對外公布。美國企業檔案商業外包服務發展得已較為成熟和完善。據估計，美國有約2000家文件管理公司，市場滲透率達40%，以IronMountain和RecallCorporation兩家跨國型商業性文件中心最具知名度。前者在全球37個國家和地區建立了600多個分支機構，擁有12萬客戶；后者在21個國家和地區建立了300多個分支機構，擁有8萬客戶。

除提供保管業務外，商業性文件中心還提供其他服務，如美國“歷史工廠”（HistoryFactory)面向所有企業，通過簽訂合同，提供場地保管、加工制作錄像片、編輯出版物、舉辦展覽等服務。

在國外，很多社會性公共機構將企業檔案作為館藏的組成部分。英國基于工業革命以來企業通過納稅、創造就業機會為社會做出的貢獻，認為公共機構有道義上的責任保管企業檔案。英國企業基于法律和財政考慮，在兩種情況下將檔案移交給公共部門：一是捐贈，企業因此放棄對檔案的法定權利，如知識產權（但享有優先利用權），接收方將完全對館藏負責；二是寄存，企業保留所有權，但需一次性或持續性地支付保管費用。如Penguinbooks自1960年首次將檔案捐贈給Bristol大學檔案館后，就定期將廣告素材等進行移交；Bogle-LOuverture出版公司在2005年將政治和文學檔案寄存在倫敦市檔案館；而英國國家檔案館企業檔案建議經理會幫助企業尋找合適的公共部門合作方。再如澳大利亞，其國家和州圖書館的檔案和手稿收藏部、國立大學的諾埃爾巴特林檔案中心及墨爾本大學檔案館等，都是企業檔案公共管理模式的成功典范。檔案館是澳大利亞聯邦政府文化捐贈項目的合法捐贈地點之一，符合價值評估標準的企業通過捐贈檔案可獲得稅收優惠，這種激勵政策使得企業樂于將檔案捐贈給公共機構。

無論是商業性還是公共性的企業檔案社會化管理模式，都使得企業檔案能夠被專業地分類并完整地管理，一定程度上避免了企業自身保管的弊端。而向公共機構捐贈檔案，既利于企業檔案遺產的公共利用，又能使企業從中獲益。

二、對國外幾種企業檔案管理模式的看法

1.管理模式因國、因企而異

企業檔案管理模式與一國的社會制度、政治經濟體制、文化傳統、社會心理等因素密切相關。總的來說，上述三種管理模式各具特色：國家管理模式適用于單一制、規模較小、中央政府權力較大的國家，主要是基于社會記憶完整性目的為全社會保留珍貴的文化遺產；企業管理模式適應性較強，自發性較大，檔案管理業務活動靈活；社會管理模式作為前兩者的補充，可以保障企業檔案能夠被專業系統地保存。具體到每一個國家，其企業檔案管理模式并非相互獨立，而是兼容共存，國家管理模式雖然比較少見，但像美、英、德、法、日等國，企業檔案管理的社會模式和企業模式同時存在，而且即使一個企業也不完全實行單一模式，如美國福特公司檔案館提倡自行管理所產生的檔案，同時又將部分檔案捐贈給亨利福特博物館。可見，管理模式只是手段，目的在于企業檔案價值的實現，所以，對管理模式的選擇既要考慮企業利益，又不能忽略檔案對社會的價值。

2.企業檔案服務以商業利益為主，兼顧公共利益

在國外，企業檔案管理主要服務于兩個方面一一首先也是最主要的是商業利益，其次是公共利益[6]。企業檔案管理模式要兼顧企業檔案商業的、行政的、法律的價值及其社會的、文化的和歷史的重要性。國家層面上，英國、澳大利亞、加拿大等國萌確將企業檔案視為國家財產；企業層面上，國外很多公司一定程度上提供檔案的外部利用服務，對來自學者、媒體及社會公眾的利用請求予以回應，作為企業履行社會責任的體現。如英國電信（BT)公司的“聯系地球”計劃，將檔案館內上千張具有歷史意義的圖片公布于世；AT&T檔案館與歷史中心被認為是美國最大的企業檔案館，在檔案產生30年后許可用于學術研究；德國西門子公司檔案館供媒體和科研機構的外部利用占到20%。

3.設立企業檔案協會加強企業檔案管理工作

在國外，無論哪種管理模式下的企業檔案管理都沒有國家行政部門的監督指導，而企業檔案協會在增進企業間的溝通交流、企業檔案保管機構間管理經驗的研討等方面起了重要作用。如：日本企業史料協會《企業檔案館指南》詳細記錄全國范圍內的企業檔案保管信息；美國檔案工作者協會自發設立企業檔案工作處，每年不定期地召開企業檔案工作研討會；英國企業檔案協會參與制定國家企業檔案戰略，保證企業檔案的收藏活動能夠代表英國多樣性的經濟面貌。此外，德國經濟檔案聯盟、意大利基金會、法國企業檔案安全保護委員會等，在其企業檔案趨于理性、科學的管理上發揮著重要作用。

4.商業性文件中心使企業檔案工作趨于集約化

與我國各級檔案館掛牌設立的檔案寄存中心和在工商局注冊成立的檔案寄存或服務中心相比，國外完全商業化的檔案托管公司是獨立核算、自負盈虧的社會服務機構，其作為市場競爭的主體，通過提供專業服務、收取費用維護自身的生存和發展。這種商業性文件中心使企業檔案管理趨于集約化，往往能夠促進健康的企業檔案托管消費以及良性社會評價機制的形成，從而節省企業檔案的管理成本。

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1．“統治行政”階段：資產階級政權以集權方式獨占公共權力，政府作為單一治理主體總攬所有的公共事務，社會公眾沒有機會參與其中，國家統治職能強大，公共服務職能微弱，公眾——特別是平民和工人——的基本權益甚至受到嚴重的侵蝕，社會治理的公共性極大缺失。

2．“管理行政”階段：政府依然掌控社會治理權，但開始響應社會公眾的權益訴求，民眾有機會參與公共事務。但總體上看，公眾的力量薄弱，社會公眾的政治、經濟權益雖然得到一定程度的落實，但是依然處于受壓制和受管制的狀態，社會治理的公共性只得到部分體現，民治、民享的局面遠沒有形成。

3．“公共行政”階段：政府改變獨攬社會公共事務的做法，遵循“小政府大社會”的宗旨，弱化政府職能，將許多公共事務——特別是社會公共事務交給社會與市場來解決，政府與非政府主體形成多元共治的局面，公眾能有效主張和維護自身權益。可以說在這個時期，公共管理的公共性在社會公共事務領域得到了較好的構建。公共管理公共性的構建是與社會公眾自主意識和能力的加強，以及政府權責的讓渡密切相關。當然，這個過程充斥著國家政府與社會公眾之間的權益博弈，即使到了今天，西方國家也并沒有在所有的公共事務領域實現充分的公共性，在國家公共事務和政府公共事務領域，公共性的缺失比較嚴重。今年6月的“棱鏡門”事件，美國政府通過網絡公司的中央服務器秘密提取包括個人數據在內的大宗數據來對社會實施監控，實際上就是國家利益對公民權益的侵奪，可見公共性在所有公共事務領域的充分實現是十分困難的事情。

二、作為公共管理系統構成的國家檔案館

（一）作為公共管理機構的國家檔案館

國家檔案館是政府為了履行公共檔案管理職能而設置的專業性機構，其“集中管理政府檔案”、“依照法律授權、代表政府從事公共檔案管理活動”，是社會治理系統的組成部分。它既是輔助國家統治和政府治理活動的重要工具，又是能夠對公眾的檔案利用需求提供服務的公共服務機構，其職能涵蓋了公共管理所有的三大領域：國家公共事務領域、政府公共事務領域和社會公共事務領域。社會治理的任何變革都會傳導到國家檔案館，引起相應的變化。我們看到，公共性的演化總是會引發國家檔案館機構及其功能設置的變動。例如：改革開放以后，我國國家檔案館開始突出社會利用服務的功能建設，這實際上是政府加強管理、開始響應公眾權益在檔案管理領域出現的反應。進入21世紀以來，服務型政府的建設成為新世紀的主題，國家檔案館也隨之進行了改變，其功能在2003年拓展為“兩個基地，兩個中心”，2009年再拓展到“兩個基地，三個中心”，這種拓展“是把國家檔案館放在‘公共服務’這個更為廣闊的平臺上來思考”。歐美國家檔案館的變革歷程同樣能讓我們看到來自公共性演化的作用。需要注意的是，公共管理三大領域的公共性構建并不一致，一般而言，社會公共事務領域由于與公眾利益密切相關，公共性的構建較為容易，而國家和政府的公共事務領域由于遠離公眾日常生活，公共性構建較難。因此可以看到，當社會公共事務領域已經表現出高度的開放性，積極推動公眾參與治理，而國家和政府公共領域卻依然對公眾緊閉。由于國家檔案館的職能涵蓋所有公共事務領域，因此就會出現兩種迥異的運行理念同時作用于檔案館，從而產生內部運行的矛盾沖突。很多時候，這種矛盾的根源是國家政府與社會公眾之間的權利沖突。公共檔案保密與公開的矛盾就是一個典型表現。對歐洲檔案利用的研究表明，“19世紀末20世紀初，政府通過引進檔案利用限制的禁令或法規，以法律手段來阻礙甚至限制不斷增長的檔案利用”，“即便是民主國家的檔案館，一直到第二次世界大戰結束，常常還是為政府利益而非公民利益而服務”。因此，公共性構建產生的矛盾沖突也會在國家檔案館中表現出來。

（二）作為權益保障制度安排的國家檔案館

國家檔案館不僅僅是機構，而且還是一種制度安排。制度安排既包括“規章制度的確立”，還包括“組織內部結構和組織要素關系的確立”，因此，“組織是制度安排的集合”，其規定的是關系、規則和規范。但正如美國社會學家塔爾科特•帕森斯指出的那樣：“一個組織的價值系統是通過組織與不同功能背景中的各種主要制度模式相聯系而得以合法化”。也就是說，制度安排的作用在于從根本上將一種“價值系統”給予“合法化”，對于國家檔案館來說，這種價值系統是圍繞公共利益的一種設定，因此，國家檔案館作為一種制度安排，是維護公共利益的一種合法化的方式。但是，在不同行政管理階段的不同時期，對公共利益的內涵有不同的解讀，從“統治行政”到“管理行政”、再到“服務行政”的過程，是公眾權益從被排斥于公共利益性之外，到被包含，再到被強化的過程。國家檔案館制度安排的發展走向正好反映了公眾權利從被排斥到逐漸得到尊重的公共性演化進程。以美國為例，來自20世紀70年代美國經濟發展理事會的一項研究認為，都市政府在檔案管理領域將會采取更加集權的方式。很顯然，在當時看來，對政府權利的保障是檔案館高于一切的價值取向，集權管理實質就是對公眾權利的排斥和弱化。但是到了21世紀，美國公眾的檔案權利較之于30年前得到了很大的加強和豐富，比如檔案文化權利的提出并落實，為此美國國家檔案館改變了以前的集權封閉的管理理念，為了滿足公眾文化生活需要，開放管理系統，引導公眾參與檔案文化項目的合作共建。而且，目前歐美許多國家明確了國家檔案館對公眾權益的重要使命，為此，構建了體現公眾利益的績效考核指標體系，其考核結果與國家對檔案館的投入直接掛鉤。在這種價值理念的作用之下，國家檔案館不但從經營管理的很多方面深化了與公眾的利益交流，而且還通過與諸如媒體、企業等的合作來提升自身的管理能力。可見，對公共利益的不同解讀會影響國家檔案館作為一種制度安排對關系、規則和規范的構建。

三、國家檔案館的公共性

（一）國家檔案館公共性的涵義

從上述分析可知，社會治理的變革會給國家檔案館帶來深刻的影響，而且公共性演化的深入將會推動國家檔案館治理公共性的系統構建。因此，不能僅僅著眼于公有、公用的特性來理解國家檔案館的公共性，國家檔案館的公共性更應該是檔案館治理對公共管理的管理價值的公共性、管理主體的公共性、管理手段的公共性、管理對象及目標公共性的落實。其具體表現有：

1．遵循表達公眾意志、維護公眾權利的價值理念

公眾的權利包括公眾對公共檔案的共享權和對檔案館的共治權兩個方面。前者指的是館藏檔案最大限度地對公眾開放，后者指的是公眾參與國家檔案館的治理。其中，共治權的提出是公共管理的民主民治思想在國家檔案館治理中的落實，它體現了公眾共創利益、實現社會價值的一種需要。而政府出于追求社會效益的需要，也希望通過公眾參與共治來提升檔案館的運行能力，因此，公眾對國家檔案館的共治權是檔案館治理的發展趨勢。

2．以社會公共事務為其主要服務領域

社會公共事務與公眾的利益更密切，公眾的許多直接利益集中于此，因此，社會公眾事務領域自然成為公眾權利表達的主要領域。由于公眾的群體規模龐大，權利類型和需求表現多樣，因此與面向政府的服務相比，國家檔案館面向公眾的服務具有更高的難度和復雜度，這也決定了國家檔案館需要在服務公眾的過程中投入更多。

3．形成多元共同治理的格局

在“統治行政”和“管理行政”時期，國家檔案館采取政府單一主體的管理模式是合理的，但是到了“公共行政”時期，政府的力量已經不能滿足公眾對國家檔案館越來越高的要求，而社會力量已經有能力而且有愿望投入到國家檔案館的建設中，這時，采取政府與社會力量對國家檔案館的合作共建是必然趨勢。目前，歐美許多國家檔案館的實踐已經形成多樣化的合作共建方式，其中以項目合作開發最為常見，而最為深刻的表現為國家檔案館治理中政府與有關社會力量在決策和管理等領域的權力分享。

4．構建民主透明的監督機制

公眾的有效監督是維護公眾權益免受來自政府權力侵害的重要方式。作為國家舉辦的事業，國家檔案館的運行以政府權力為后盾，即使在多元共同治理的背景下，政府權力也始終處于主導地位；而公眾監督的短缺會出現不合理的集權專權和自行裁定等政府權力“異化”現象，從而損害公眾利益。因此，公眾監督對國家檔案館的運行十分必要。有效的監督依賴一套健全的社會監督機制，以制度化為基礎，以法的形式規定，其中不僅要規定公眾監督的方式方法，而且還需要規定監督的目標任務和標準規則等內容。

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一、提高認識，是搞好檔案利用工作的前提

1、建立集中統一的檔案管理網絡

加強對國土檔案工作的集中統一管理是國土檔案齊全、完整、規范的重要保證1。檔案服務行為必須堅持為民，作為社會主義制度下的檔案部門必須堅持為人民服務，樹立“用戶至上”的觀念，要對利用者負責到底，急利用者所急，想利用者所想。為社會提供盡可能多的有價值的信息資料。要有主人翁精神，要有明確的服務方向和強烈的服務意識。服務行為必須文明，要有準確、親切、友好的服務用語，要有熱情、謙遜、耐心的服務態度。

2、轉變利用者對檔案利用工作的看法

過去檔案采取半封閉式的管理方式，使社會上很大一部分人對檔案的社會性和內容不甚了解，不知道檔案中包含著他們需要的珍貴的資料，敬而遠之，這些看法在一定程度上影響了檔案的利用。隨著近年來人們對檔案工作的逐步認識，查詢檔案的人員越來越多，檔案的作用是難以替代的，已成為人們的共識。

二、加強檔案基礎工作，是搞好檔案利用工作的關鍵

1、按照我省土地檔案管理目標認定的各項業務建設要求，扎扎實實地抓好基礎業務建設2。在國土資源管理工作中，檔案的形成要規范化、檔案的整理要系統化、檔案的保護要科學化、檔案的管理要現代化。另一方面要積極探索對電子檔案管理的新辦法，加強檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整，以擺脫我們目前還在靠手工操作查找文檔的局面，擁有豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質量的檔案，才能更好的提供利用。

2、完善檔案檢索工具。能否快速準確的提供國土資源檔案檔案，為利用者服務，在很大程度上取決有無完善的檢索工具3。編研各種檢索工具并熟練掌握，使檢索速度和查準率不斷提高，為查詢者提供快捷的服務。

三、提高檔案管理水平，是做好檔案利用的途徑

1、逐步實現檔案管理現代化

隨著科學技術的飛速發展，人類進入了信息化時代，檔案管理現代化也是必然趨勢。這對檔案服務具有重要意義。國土資源檔案管理現代化將極大的提高檢索速度和檢索“兩率”，還可以減少檔案原件的使用，最大限度的延長檔案的壽命。我們要有計劃、有步驟的逐步實現公開文件計算機查詢和網上查詢，同時，加強區域公開文件信息共享建設，構建共享信息網絡。

2、 加強國土資源檔案人員的學習

檔案管理人員要適應新時代的要求，跟上發展的步伐，客觀上對國土檔案工作人員的素質提出了更高的要求，我們從事國土檔案工作的人員，專業知識與其它單位的檔案人員更單一。為達到國土檔案整理規范化的要求，我局檔案管理人員進行了正規的培訓，講解了國土檔案工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時，按照國土檔案管理要求，我們的培訓也對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化作了詳細的講解。使大家在工作上有的放矢，為以后的工作注意積累資料4。此次培訓為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規范化有―個切實的保障。

3、 加強管理，健全制度，確保國土資源檔案的安全

要加強國土資源檔案管理工作，關鍵是要有切實可行的規章制度，用制度管人、管事。各級國土資源檔案管理部門都應該建立健全檔案歸檔、保管、保密、利用等各項制度，使各項工作有章可循。但光有制度不實施也不行，制定出來的制度如果不加以實施，那就是一紙空文。因此必須采取措施，使制定出來的制度能夠得到實施，使各項管理措施落到實處。

首先要完善并落實檔案的歸檔制度，使屬于歸檔范圍的各種國土資源文件材料都能按規定及時向檔案部門移交，確保國土資源檔案的系統、完整；其次要落實檔案管理人員的崗位責任制。各類測繪成果材料、地理信息數據和地質礦產檔案材料的接收、整理、歸檔、保管、分發以及圖紙材料的提供利用和跟蹤管理應由專人負責；然后要嚴格檔案的借閱審批制度。國土資源檔案相當部分列為機密、秘密級檔案，不能對外公開使用。凡是帶密級的文件材料，都要嚴格按照國家、省和主管部門的有關規定進行管理。檔案對外提供服務必須嚴格履行審批手續，對違反保密制度造成泄密的，要根據情節輕重按有關法規和制度規定，追究當事人的責任；最后，加強檔案的安全保管，對重要圖件和數據材料作好備份，并與原始圖件材料分開保管，有條件的應實行異地備份制度，保證萬無一失5。

參考文獻：

[1]王慶寶等,1999，檔案提供利用之我見,山東檔案,濟南。

[2]郭志敏等，2001，淺議規范檔案服務行為，山東檔案，濟南。

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

收錄日期：2014年2月27日

實施國家科技計劃項目是我國政府支持重大科技研發活動的主要形式，是推動我國科技進步、提升我國自主創新能力的重大舉措，科技計劃項目也正在以前所未有的方式與經濟、社會、環境等諸多因素更加緊密地結合在一起。科技計劃項目檔案作為記錄科技計劃項目實施過程的資料，是重要的科技信息儲備資源，加強科技計劃項目檔案資源的管理，是發揮科技計劃項目檔案信息資源的前提條件，也是進一步提升科技管理工作水平，完善科技檔案管理體系的重要途徑。

一、科技計劃項目檔案資源管理工作的重要性

科技計劃項目檔案是科技檔案的重要組成部分，開展科技計劃項目檔案管理工作的研究，是為了獲得理論和技術方法成果，促進科技計劃項目檔案管理工作不斷進步。同時，科技計劃項目檔案管理工作也是國家科學技術管理工作和國家檔案事業的一個重要環節，也是建設和發展科技檔案事業的重要部分。

（一）有利于增強各部門的科技計劃項目檔案管理意識。科技計劃項目檔案記載和反映了科技計劃項目科學研究活動的全部過程和具體成果，是項目科研人員的勞動成果和智慧的結晶。科技計劃項目檔案歸檔材料一般包括研究課題的可行性論證材料、申請立項材料、立項后各階段的試驗原始記錄材料、最后的總結報告、成果報告、成果鑒定、成果推廣示范和反饋信息材料等。加強科技計劃項目檔案資源的管理，有利于建立健全科技計劃項目檔案管理體系，及時查缺補漏，完善科技計劃項目檔案各環節的工作內容，增強各部門和科技計劃項目承擔者的科技計劃項目檔案管理意識，從源頭上保證項目檔案的完備性。

（二）科技計劃項目檔案是科技計劃管理的重要內容。從科技計劃管理的角度看，加強科技計劃項目檔案資源管理，強化并拓展了科技計劃項目管理鏈條上項目的驗收工作內容，有利于積累和豐富科技檔案資源，也強調了科技計劃管理工作中的科技計劃項目檔案管理工作的重要性。

（三）科技計劃項目檔案是國家科技計劃管理的依據。科技計劃項目檔案是在科技計劃項目立項、實施、結題驗收和成果轉化整個過程中產生的，是科技計劃項目執行過程中的真實記錄和可靠的信息來源。因而，它為科技計劃項目的全生命周期管理提供了及時、準確、全面的信息，成為對國家科技計劃執行、管理、監測、評價的重要依據。完整、真實的科技計劃項目檔案信息將有助于加強對科技計劃項目全過程管理科學性、準確性。

（四）科技計劃項目檔案易于規范，對科技檔案管理具有較強的示范性。科技計劃項目是圍繞一個具體研究目標，展開的相對獨立的科研活動，從申請立項、項目研發到項目驗收是一個完整的科技過程。而且，項目研究目的明確、研究范圍清楚、研究過程容易區別等特點，使科技計劃項目檔案管理相對單純，具有良好的過程控制與實施的條件。而且，科技計劃項目管理與其他科研管理的共性多、密切相關，便于其他科技檔案工作借鑒，具有較強的示范性。

（五）發揮科技計劃項目檔案信息價值的重要保障。隨著經濟和社會各項事業的發展，在科技研發過程中，檔案信息資源的管理、開發、利用已經引起社會各界的高度關注，檔案信息資源已經成為重要的戰略資源。科技計劃項目檔案記錄了科技計劃項目實施的完整過程，包含有大量有價值的科技信息。做好科技計劃項目檔案的管理工作，才能充分發揮科技計劃項目檔案潛在的科技信息價值和社會經濟效益，為進一步支撐國家科技發展提供重要支撐。

二、科技計劃項目檔案資源管理中存在的突出問題

由于我國政府層面沒有專門的科技計劃項目檔案管理部門和相關的法規，導致科技計劃項目檔案管理問題突出。

（一）科技計劃項目檔案管理體系不健全。目前，我國對科技計劃項目檔案的管理主要是依托科技計劃項目管理的組織架構來實現的。各類科技計劃項目檔案分類、分部門管理，不同的科技計劃項目有不同的檔案管理辦法，國家層面沒有出臺統一的國家科技計劃項目管理辦法，未建立完善的科技計劃項目檔案管理體系。實際上對各類科技計劃項目的檔案采取的是“獨立收集、各自管理”的方式。地方政府中，北京市和天津市的科學技術委員會已經出臺了科技計劃項目檔案管理的指導性文件，北京市科學技術委員會還建立了專門的科技計劃項目檔案館，專門管理北京市各類科技計劃項目檔案資源。

（二）科技計劃項目檔案的歸檔意識淡薄。科技計劃項目檔案的收集歸檔是當前各部門科研檔案管理工作中存在的突出問題。首先，各科技計劃項目承擔單位對項目檔案的管理工作重視不足。一些項目承擔單位沒有專門負責科技計劃項目檔案的部門和工作人員，導致在整個項目實施過程中對檔案的收集管理工作給予足夠的重視。其次，在科技計劃項目研究過程中，多數科研工作者重視從事科學研究，重視科研成果的發表與獎勵申報，對項目檔案資料的整理和積累重視程度明顯不足。許多科研工作者認為科技計劃項目檔案歸檔是科技檔案管理部門的工作，與自己從事的科研工作無關緊要。有些科研工作者為了研究團隊的榮譽和利益，再加上管理部門的缺位，很多項目檔案資料被科研人員當作個人資源保管，甚至尋找各種借口拒絕歸檔。這給國家科技計劃項目檔案的收集和歸檔工作帶來很大困難。

由于上述問題的普遍存在，嚴重影響了科技計劃項目檔案的完整性、系統性。

（三）科技計劃項目檔案管理模式落后。由于管理體系不健全，各方面的投入和支持力度不夠，導致當前科技計劃項目檔案管理主要局限于科技計劃項目檔案實體的收集、加工整理、保管，而對科技計劃項目檔案的信息化管理相對薄弱，導致大量的科技計劃項目檔案資源沒有實現信息化，這也嚴重約束了檔案資源的開發利用。

（四）定密范圍不準確，影響了知識產權效益的發揮。在科技計劃項目檔案的管理過程中，把科技計劃項目檔案保護與利用對立起來的問題十分普遍。過分強調科技計劃項目檔案的技術性，擔心項目檔案的開發利用會泄漏技術秘密，導致定密范圍擴大。把本可以公開利用的科技計劃項目檔案加以保密，應該解密的科技計劃項目檔案沒有及時解密，把科技計劃項目檔案長期擱置在庫房而不充分開發利用，這樣不僅造成了科技計劃項目檔案在管理和利用過程的知識產權流失現象，也導致項目檔案保障知識產權的憑證作用得不到實現，影響了科技計劃項目檔案作為一種有價值的科技資源的開發利用。

三、加強科技計劃項目檔案資源管理的建議

健全科技計劃項目檔案管理體系，是科學地管理科技計劃項目檔案，保證及時、有效地提供科技計劃項目檔案信息的關鍵。

（一）健全科技計劃項目檔案管理制度。制度建設是科技計劃項目檔案工作走向規范化、科學化的重要保障。首先，宏觀層面上，國家科技管理部門應建立專門的國家科技計劃檔案管理部門，專門負責科技計劃項目檔案的管理工作，指導各相關部門的科技計劃項目檔案管理工作，出臺專門的法律、法規；其次，科技計劃項目檔案管理部門應在上級科技主管部門及科技檔案工作主管部門領導下，依據《檔案法》和有關科技計劃項目管理辦法，結合科技計劃項目實施和科技計劃項目檔案管理工作實際需要，針對性的出臺《國家科技計劃項目檔案管理辦法》及《國家科技計劃項目檔案管理辦法實施細則》，明確科技計劃項目檔案的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求，確定責任單位、責任人范圍。

為確保科技計劃項目材料完整歸檔，項目課題組和科技計劃項目檔案管理部門應各盡其責，完善科技計劃項目檔案的收集制度。實行課題組歸檔責任制，科技計劃項目課題組負責人要在課題組成員中指定人員負責科研檔案的收集和管理工作，按照科研工作程序，確保科研各階段成果材料的完整性。明確在科技計劃項目結題驗收環節，科技計劃項目檔案歸檔的完整性將作為一個重要的考察因素，待與科技計劃項目相關的所有檔案資料按規定歸檔完畢，經科技計劃檔案管理部門驗收合格并出具相關證明材料后，整個項目的結題驗收工作才算完成。否則不能核準一個科技計劃項目的結題驗收工作，并追究相關單位和負責人的責任。

科技管理部門負責科技計劃項目檔案歸檔工作的人員，應嚴格按照國家各相關部門制定的科技計劃項目檔案管理制度認真履行崗位職責，加強對科技計劃項目的跟蹤管理，確保各課題組分散形成的科技計劃項目檔案資料及時、完整地移交科技計劃項目檔案管理部門。

（二）開展專題培訓，加強科技計劃項目檔案管理工作的系統性

第一，針對項目承擔單位和科研人員進行培訓。各級科技管理部門要配合科技計劃項目檔案管理部門組織項目承擔單位和科研人員進行專題培訓，讓項目承擔單位和科研人員明確自己在整個項目檔案管理過程中所應承擔的責任和義務，加強科技計劃項目承擔單位和科研人員的歸檔意識。

第二，針對項目檔案管理人員進行培訓。專業的科技計劃項目檔案管理人才是實現項目檔案科學化、規范化管理的核心要素。國家科技管理部門應舉辦國家科技計劃項目檔案管理人員專題培訓，強調科技計劃項目檔案在收集、整理、開發利用等環節的特殊要求，提升科技計劃項目檔案工作人員的專業水平。通過培訓逐步建立一支業務水平高、檔案管理意識強、能夠掌握開發科技計劃項目檔案先進技術的專業管理人才隊伍，提升項目檔案管理水平，優化科技計劃項目檔案管理模式。

（三）加強科技計劃項目檔案的科學化管理。科技計劃項目檔案工作的科學化是實現項目檔案管理標準化、規范化和現代化的基礎。隨著信息技術、多媒體技術的快速發展，特別是計算機的廣泛應用，使項目檔案工作由傳統手工操作朝著自動化方向邁進了一大步。科學化是科技計劃項目檔案工作科學管理的重要手段，將有利于在科技計劃項目檔案資源管理中形成一系列的科學化的管理制度。

科技計劃項目檔案管理的科學化，主要是國家通過制定和實施各項科技計劃項目檔案管理標準，使科技計劃項目檔案工作有統一的規范，以便采用現代化科學技術手段，逐步提高科技計劃項目檔案管理的標準化、規范化和項目檔案開發利用的現代化水平，為科研工作者迅速、準確地提供科技信息。

科技計劃項目檔案部門提供的不只是紙質檔案，還有大量的電子文檔。科技計劃項目檔案工作者要具備能夠對檔案信息進行數字化處理，能夠快速收集信息，安全保護信息和及時準確提供信息的能力。廣、快、精、準是信息化社會的科研工作對科技計劃項目檔案信息需求的基本特點，為滿足這一需求，在很大程度上還必須借助于先進的技術手段。運用先進技術手段管理科技計劃項目檔案是實現科技計劃項目檔案科學管理的必然趨勢。

（四）科學、合理地確定科技計劃項目檔案的秘密等級。科技計劃項目檔案管理部門對科技計劃項目檔案進行保管并提供利用時，檔案管理人員要對整理好的科技計劃項目檔案進行嚴格的分類。在實際管理工作中，科技計劃項目檔案管理人員嚴格劃清項目檔案中非密檔案與檔案界限，再根據其不同特征和開放程度，對不同級別、不同需求的利用者確定與之相適應的利用范圍，制定相應的管理辦法。結合實際，劃分“絕密”、“機密”、“秘密”等不同的密級，明確規定使用范圍。的科技計劃項目檔案都應加蓋密級標記，以便與一般檔案區別開來，列入控制使用的范圍。同時，對超過規定保密期限的，按照相關規定，及時做好科技計劃項目檔案的降密和解密工作，最大限度地提供可利用的科技計劃項目檔案資源，從而使科技計劃項目檔案在后期的開發利用過程中，既能充分體現它的科技信息價值，又能防止密級檔案泄密事件的發生。

四、結語

國家科技計劃項目對于推動國民經濟發展和國家科技進步發揮著重大作用，科技計劃項目檔案具有能夠及時保存科技信息的優勢。為此，必須高度重視國家科技計劃項目檔案資源的管理工作，加強國家科技信息資源的積累，為我國科學技術發展提供完整、可靠的信息資源。同時，必須清楚整個科技計劃項目檔案資源的管理工作涉及到國家科技管理部門、科技計劃實施單位和相關科研人員，要做好國家科技計劃項目檔案的管理工作，不僅需要國家科技主管部門給予高度重視，更需要科技計劃項目的各管理和實施主體的共同參與和支持。

主要參考文獻：

[1]劉春澤，宋宇.關于科技計劃項目檔案若干問題的思考[J].改革與開放，2011.8.

[2]毛羽豐.關于進一步做好科技計劃項目檔案管理工作的探討[J].中國集體經濟，2012.3.63.

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0 緒言

由于科研檔案是科研工作者在進行科學研究過程中記錄整理的，因此需要對其進行有效的歸檔與管理的規范。我國科學技術委員會與檔案局在1987年就頒布了《科研技術研究檔案管理工作暫行規定》，這一規定的出臺，對我國高校科研檔案管理工作進行了科學有效的規范。隨著我國高等事業的不斷發展，高等院校成為我國科學研究工作的主陣地。然而我們可以看到我國高校科研檔案管理工作中依然存在著一些不容忽視的問題，需要我們不斷完善。

1 高校科研檔案的重要性

首先，高校科研檔案是院校開展科學研究的基礎。由于我國高校科研檔案記錄了院校科研人員對科學技術的研究成果與研究過程的原始資料，是最客觀可靠的情報資源。所有科學技術進步都是繼承前人基礎上的創新與借鑒，而高等院校進行科研活動也是這樣，我們能夠通過高效科研檔案去了解過去國內外對某項科學研究的情況，進而實現創新與發展，所以高校的科研檔案是保障科研工作的基礎。

其次，高校科研檔案是院校提升教學質量的保證。我國高校新時期的重要任務就是培養出德才兼備的高素質人才，然而作為專業課教師，不但要自身及時去掌握專業領域的最新動向，還需要不斷更新專業課教材，可以通過院校的科研工作檔案，將一些新技術補充到教學內容中，傳授給高校學生，進而提升教學質量。

最后，高校科研檔案是院校檢驗科研工作、考核科研工作的重要依據。由于高校科研檔案客觀地記錄了專業教師、科研部門在院校科研過程，用文字、圖像等形式保存了資料。而一所院校進行的科研工作效果如何，可以從科研經費、科研技術人員投入、成果等方面進行體現，而所有的因素可以從高校科研檔案中尋找到，進而可以做出科學客觀的評價。并且，高校科研檔案也是院校科學研究人員付出辛苦勞動的成果，對教師等教職工職稱評定、績效考核等方面起到了重要參考作用。

2 現階段高校科研管理工作存在的問題

第一，部分高校的科研檔案收集不夠完整。許多院校的科研管理人員缺乏對于高校科研檔案的重視，對日常的檔案資料積累工作只是走個形式，認為是檔案部門的工作，與自己無關，這導致高校許多科研檔案管理工作出現困境，落實工作不到位，資源缺失損壞等狀況頻繁發生，這在一定程度上讓部分科研工作人員的心理上受到傷害。

第二，高校科研人員缺乏檔案意識，由于個人原因影響到高校科研檔案管理的及時性與完整性。一些人員認為將科研檔案與其放到檔案部門不如自己拿著方便，于是一些人員就借著核心技術資料保密的原因作為借口，在科研工作結束之后不愿將檔案上交。而高校科研工作本身就具有潛在的內部競爭性質，一些科研工作人員由于為了自身利益、知識產權等原因考慮，將科研工作中一些資料私自保存起來，沒有上交到高校的檔案管理部門，這導致應當共享的科研資料難以及時歸檔，導致部分高校的科研工作中的數據資料難以完整地被保存，進而影響到高校科研檔案歸檔工作的及時性與完整性。

第三，高校科研檔案工作宣傳力度較小。我國部分高校的檔案部門并不能對高校各職能管理部門與科研機構進行培訓，并且沒有開展針對檔案工作的學術報告與其他相應的宣傳工作，這導致高校科研人員對于檔案管理工作的意識不強，缺乏相應的管理能力。管理人員對于應當及時歸檔的科研工作檔案并不清楚，而歸檔的材料也不夠完整。

3 加強我國高校科研檔案管理途徑思考

第一，在高校建立起科學的檔案管理制度，提高高校科研人員的檔案管理責任意識。由于科研檔案是高校進行科研工作的整體過程的客觀反映，是介于課題、研究成果與專業之間的綜合反映形式，因此形成了高校科研檔案的特點：專業性、整體性與時期性。而為了規范高校科研檔案管理工作，就需要遵循國務院頒布的《科研檔案工作條例》所規定的要求，盡量避免科研檔案丟失在外的現象出現。高校要提高相關人員的責任意識，增強科研檔案的法制意識，將管理科研檔案作為自己的本職工作。

第二，保證科研檔案的完整性與系統性。隨著高校新的科研機制運行下，高校部分科研項目都增加了研究周期，并且有許多人員加入，這對于原有材料的完整性與系統性造成了阻礙作用，經常會出現核心技術文件缺失、電子文件缺失等現象，會給科研檔案利用帶來阻礙的作用，對高校的教研工作的可持續發展難以起到作用。

篇（8）

第二條本省行政區域內國家檔案館的規劃、建設、管理，適用本辦法。

第三條本辦法所稱國家檔案館，包括綜合檔案館和專門檔案館。

綜合檔案館負責收集和管理本行政區域國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的多種門類的檔案，并向社會提供檔案利用服務。

專門檔案館負責收集和管理某一專業領域或者某種特殊載體形態的檔案，并向社會提供檔案利用服務。

第四條國家檔案館是公共服務機構，依法履行保存歷史記錄、提供檔案利用、開展社會教育、推進政務信息公開的職能。

第五條國家檔案館應當全面收集檔案，反映歷史真實，確保檔案的完整、準確和安全，方便社會利用，依法履行保密義務。

第六條縣級以上人民政府應當加強對國家檔案館工作的領導，將檔案事業納入國民經濟和社會發展計劃，保障檔案事業發展所需經費，并列入年度預算。

第二章檔案資源建設

第八條縣級以上人民政府應當按照統籌規劃、合理布局、分級管理的原則和國家、省有關檔案館網布局的要求設置國家檔案館。

省、設區的市、縣（市、區）設置綜合檔案館。省、設區的市根據需要可以設置專門檔案館，也可以與綜合檔案館合設。城市建設檔案館的設置按有關法規、規章的規定執行。

設置國家檔案館必須符合國家和省規定的條件，經同級檔案行政管理部門審核同意后，報本級人民政府批準。設置國家檔案館的具體條件和申請審核程序，由省檔案行政管理部門商省級有關部門制定，報省人民政府批準后實施。

第九條 國家檔案館應當按照職責，擬定檔案資料收集的具體范圍，報同級檔案行政管理部門核準后實施。

第十條 綜合檔案館應當根據國家有關規定確定向本館移交檔案的單位范圍。有關單位應當按規定向綜合檔案館移交具有長久保存價值的各種門類和形態的檔案。法律、法規另有規定的，從其規定。

第十一條國家檔案館應當按照規定的期限接收檔案。因特殊情況，需要提前或者延期接收檔案的，按照國家和本省有關規定執行。

第十二條各綜合檔案館應當按照政府信息公開的有關規定,向社會提供現行文件查詢等服務。各級行政機關和有關單位應當按照規定，及時向本級人民政府設立的綜合檔案館移交有關文件和資料。

第十三條縣級以上人民政府應當將檔案的信息化、網絡化建設納入電子政務和信息化規劃。

國家檔案館應當加強電子文件的接收工作，加快傳統載體檔案的數字化，實現檔案的信息化、網絡化。

第十四條綜合檔案館應當建立本行政區域的電子檔案目錄中心。向綜合檔案館移交檔案的單位以及專門檔案館應當定期向綜合檔案館報送電子檔案目錄。

電子檔案目錄格式標準由省檔案行政管理部門按電子政務要求和規范制定。

第十五條非國家所有的檔案資料，對國家和社會具有重要保存價值的，鼓勵檔案資料所有人向國家檔案館捐贈或者寄存；國家檔案館接受捐贈的，應當向捐贈者頒發捐贈證書，并可以給予一定獎勵。

第三章檔案開放與利用

第十七條國家檔案館的下列館藏檔案,應當向社會開放，涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私以及按國家規定不宜開放的除外：

（一）建國以前形成的檔案；

（二）建國以后形成的檔案，時間已滿30年的；

（三）屬于政府信息公開范圍的檔案；

（四）經濟、科學、技術、文化等活動形成的檔案；

（五）重大活動檔案，進館滿6個月的。

國家檔案館開放個人捐贈的檔案，應當征得捐贈人同意。

第十八條國家檔案館開放檔案，應當組織鑒定小組對擬開放的檔案進行鑒定；經鑒定符合開放條件，并經同級檔案行政管理部門審核同意的，一律予以開放。

第二十一條公民和社會組織確需利用國家檔案館未開放檔案的，應當向國家檔案館提出書面申請，國家檔案館應當在2個工作日內作出是否提供利用的書面答復；在規定期限內不能作出答復的，經館長批準，可以適當延長期限，但最長不得超過7個工作日，延長期限的理由應當書面告知申請人。

第二十二條國家檔案館提供檔案利用服務不得收費；但為公民和社會組織提供復制檔案、郵寄檔案復制件及其他發生工本費用服務的，可以按規定收取費用。

第二十三條任何單位、個人利用或者公布國家檔案館館藏檔案，應當遵守有關知識產權保護的法律、法規、規章，不得損害國家利益和他人的合法權益。

公民和社會組織利用國家檔案館未開放檔案，未經國家檔案館同意，不得以任何形式公開傳播。

第四章保障和管理

第二十五條縣級以上人民政府應當將國家檔案館建設列入城市建設和文化基礎設施建設總體規劃，優先安排國家檔案館建設用地。

國家檔案館的建筑設計和規模按照國家和省有關規定確定。

國家檔案館的建筑設計方案應當在報規劃審批前征求省檔案行政管理部門的意見。

第二十六條國家檔案館應當根據其功能要求，配備與其規模和業務管理工作相適應的專業技術和管理人員。國家檔案館主管業務的負責人應當具有中級以上專業技術資格或大學本科以上文化程度。

國家檔案館應當建立科學的管理制度，按規定配置相應的設備設施，加強檔案的保護和管理。

第二十九條國家檔案館信息化建設應當遵守國家有關規定，確保檔案信息安全。

第五章法律責任

第三十三條違反本辦法，有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責令限期改正；情節嚴重的，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予行政處分或者紀律處分：

（一）設置專門檔案館不符合本辦法規定的；

（二）不按本辦法規定向綜合檔案館報送電子檔案目錄的；

（三）不按本辦法規定向綜合檔案館報送政府已公開文件及其他相關信息資料的；

（四）國家檔案館違反本辦法規定收取服務費用的；

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1.電子檔案失真現象嚴重

電子檔案數字化主要是將文件由紙質文字形式轉化為電子文字的形式。眾所周知，電子文件的一個較大的特點就是其可分離性和易變性，這在檔案數字化的過程中是一個相對劣勢的影響因素。因為在文檔的輸入、儲存過程中容易發生信息干擾、病毒侵擾和人為破壞等行為，這些情況必然會導致檔案失真，檔案本身也就失去了數字化的真實意義。

2.作者權益往往受到侵犯

檔案數字化主要是通過現代信息技術手段，將紙質和聲像等文件轉換為電子檔案，并通過網絡傳輸，從而達到檔案信息資源共享。檔案數字化本身應該獲得作者的同意，這樣才能保障作者的著作權不被侵犯。而在這一過程中作者本身的權益往往容易被忽視。

3.個人信息保密程度較低

網上侵權問題的主要原因是網絡中的檔案數字化信息分享的自由度越來越高，最基本的就是通過復制、上傳和下載等方式進行信息共享。然而，隨著數字化技術的不斷發展，對檔案數字化信息的保護更加困難。隨著檔案數字化信息在網絡當中的透明化和個人的數字化資料的公開化愈加增強，個人檔案數字化信息的保密性則隨之減弱。

4.信息技術保障程度較低

由于計算機技術尚處于不斷發展和完善的過程中，網絡安全技術尚未成熟，加之網絡軟件本身就存在漏洞，這些漏洞極為容易被黑客攻擊，從而非法侵入網絡，進行不法行為。同時，由于數字化信息資源的共享性，使得很多信息沒受到應有的保護，被隨意盜用和篡改。

5.篡改數據行為時有發生

導致檔案信息失真的途徑主要是信息被增刪或者更改。而造成檔案數字化信息失真的人為因素主要有蓄意破壞和個人疏忽這兩個方面。蓄意破壞主要是人為地抱有某種目的進行修改檔案數字化信息，導致信息失真。由于現代計算機病毒的種類繁多、潛在性和破壞性非常強大。所以，很多檔案數字化建設的工作環節或層次上都可能會被人為攻擊。

二、提高檔案數字化管理的對策

1.制定檔案法律保障體系

針對檔案數字化建設過程中的管理風險以及法律風險，制定相關的法律法規，以強制性手段來保障用戶的權益，是最直接的解決辦法，這樣才能確保檔案數字化建設的法律效率，做好檔案所有權和檔案著作權的確認工作。在檔案數字化建設過程中，既要考慮檔案的所有權，還要認清檔案的著作權。所有權與著作權是兩個容易被混淆的的概念，其實，擁有著作權的個人不一定具有所有權，所以說，檔案數字化建設還需要做好檔案所有權和檔案著作權的確認工作。另外，檔案所有權的轉讓也可以通過捐贈、寄存的形式來把所有權轉讓給檔案館，否則，也造成侵權行為。

2.提供科學技術保障措施

在技術上進行不斷改進和創新，技術創新要多樣化，譬如信息加密技術，數字簽名技術，防火墻技術，操作系統安全內核技術，入侵檢測技術和長期可存取技術等。只有技術的不斷進步與不斷更新才能促進檔案數字化建設的安全性，提供科學有效的技術保障，促進檔案數字化管理的順利進行。

3.實現數字檔案統一管理

針對檔案數字化建設中的問題，要保障電子檔案的真實性與完整性，需要從管理的角度出發。主要包括對管理體系的加強、提升體系標準化、增強研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強文檔管理，健全系統運行環境安全管理制度等。在建立檔案數字化建設標準體系時，必須依據國家確定的國家信息化相關規定來制定，同時還要與行業和地方的相關政策、辦法相結合，使之形成嚴密的體系，從而使整個數字化建設標準統一，步調一致，有利于部門之間、單位之間、系統之間，乃至整個城市、國家和國際之間的互通互聯。

4.完善紙質檔案規范處理

隨著社會的進步，大部分檔案館也逐步展開檔案數字化建設。由于之前的檔案館存儲的文件等信息主要是紙質文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現在大部分檔案工作者首要的任務就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉化為數字檔案資源，從而實現網上數字信息的傳遞。首先，對提供利用率高的檔案信息，優先進行數字化，將檔案信息的案卷級目錄、文件級目錄、摘要、提綱、重要數據等數字化。然后，利用相應的設備，分階段依據不同的載體，采取不同的方式，著手實施必要的數字化處理。只有通過數字化的轉換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術得到發展，從而適應新世紀中高速高效的網絡環境。

5.加強數據系統設施建設

數據庫建設已成為信息資源開發的重要手段之一，其建設在數字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位。基礎設施的優化，需要配備適應數字檔案信息發展所需的軟硬件。檔案部門應根據實際情況、配備適應檔案數字化工作需要的辦公設備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲、管理到利用的數字化管理全過程的需要，努力實現網絡、應用、技術和產業的良性互動，促進網絡融合，實現資源優化配置和信息資源共享，充分利用數據庫技術對檔案信息資源進行合理的組織與加工。同時，還要配置先進、適用和可靠的數據庫管理系統軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數據庫技術與網絡技術的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發利用，提高了開發效率。

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移交檔案的關鍵是確保檔案的實體整理質量與數字化加工質量。各有關中央和國家機關高度重視、精心組織、周密部署、扎實工作，在確保兩個質量的基礎上，使檔案移交工作穩步有序進行。

檔案實體整理方面的主要做法

一是建立工作機制，制定工作計劃。各有關單位普遍建立了移交檔案工作領導小組，由機關分管領導、辦公室和檔案部門主要負責人組成。同時還成立了移交檔案鑒定小組，為組織開展移交工作提供了重要組織保證。各單位按照《中央、國家機關向中央檔案館移交檔案時間安排》，從實際出發，制定了詳細的整理工作計劃，對各項移交工作數量和質量進行了全面的定量和定性分析，認真研討力量擺布、人員投入和時間安排，準確測算工作進程和預見可能發生的情況，制定并逐步修改完善了本單位的移交檔案工作計劃，確保檔案整理按期開展和檔案整理質量。

二是緊扣質量標準，嚴控檔案質量。各單位認真學習《關于移交進館檔案質量檢查辦法》及《移交檔案質量檢查內容和評分標準》，真正做到吃透標準，領會精神實質。對各項標準條目要求真正明了哪些實多、哪些虛少，哪些難做、哪些易行，哪些需量化、哪些要細化，哪些有普遍性、哪些有特殊性，哪些是過去規定、哪些是當前要求，哪些可以變通靈活、哪些要嚴格一律，以保證移交工作高標準、嚴要求、優質量。在具體整理過程中，做到多重質保，層層把關。從各項工作要求到細化具體做法，從一般檢查到重點把關，都把“以質量第一、對歷史負責”的要求貫穿始終。發現一般問題隨時改，發現普遍問題統一改，切實把層層檢查、全程監控貫穿到移交工作的各個方面、各個環節。

三是爭取有力指導，提高工作效率。各單位普遍建立和加強了與中央檔案館國家檔案局檔案業務部門的聯系，主動與有關業務指導人員共商檔案整理事宜，對一些單位因特殊歷史原因出現的特殊情況，雙方認真研究，共同提出合理的解決方案，使檔案的整理質量既符合進館要求，又遵循了各單位的實際情況，避免了大規模整理后的返工現象，提高了工作效率，確保了檔案整理質量。比如，在各機關整理會議記錄、會議紀要的文件材料時，以前的文件標題就是第幾次會議記錄、第幾期會議紀要，這類題名的檔案進館后，查詢起來非常困難。各單位根據檔案館業務人員的指導，對所有的會議記錄、紀要都按文件內容擬寫題名，雖然難度大、耗時長，但能確保檔案檢索的準確性，為檔案利用提供方便。

移交電子加工數據存在的問題

在中央和國家機關已移交檔案的70個單位中，有54個單位將數字加工數據與紙質檔案一并移交，其中20個單位的電子加工數據可讀、可用，屬于可整理數據范疇；其他34個單位的電子加工數據或多或少存在一些問題，屬于無法整理數據的范疇，具體問題表現在：電子加工數據存在于獨立檢索盤，數據無法導出上載中央檔案館系統使用；電子加工數據只有圖像，沒有目錄；簿冊式打印目錄文本文件為非數據庫格式，無法使用；數據庫格式不統一，需轉換成統一格式；目錄數據庫字段項不規范；圖像數據庫格式不統一；圖像數據文件夾及文件名不規范；圖像與目錄對應關系不準確。這些具體問題的存在，反映出，一是檔案數字化缺乏標準化的規范體系；二是片面追求原文數字化而忽視了檔案目錄庫共享；三是有些檔案數據掃描不夠完整而影響到對檔案信息的全面管理與開發；四是對檔案數字化加工的關鍵技術問題、數字加工中的檔案信息安全和保密技術問題、數字化檔案信息如何應用于本單位的辦公自動化系統等問題研究不夠，管理錯位。

為做好檔案數字化工作，2008年11月3日，國家檔案局在中國科學院召開了中央和國家機關檔案整理與數字化現場會，通過現場學習、現場參觀、現場咨詢、現場答疑，全面了解中科院將檔案整理與數字化項目引入項目管理的理念。中科院將檔案整理與數字化項目引入項目管理，遵守數字化工作流程，嚴格把關各道工作程序，使移交進館的檔案不僅實體整理符合標準，而且檔案數字化電子數據也符合可讀、可用的要求。