時間：2023-06-05 15:33:42
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通常而言，醫院辦公室檔案管理人員較為穩定，可以有效地促進檔案管理的延續性與完整性。在日常工作中，醫院辦公室檔案進行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。
（二）檔案文書工作細致
檔案質量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過程中，有關于醫院發展與建設的媒體相關報道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。
二、醫院辦公室檔案管理目前存在的問題
（一）檔案管理人員緊張
由于工作重點不同，醫院領導易將重點放在醫院的硬件建設與發展上，對檔案建設容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過程中，易出現工作人員職責不明確，保管制度不嚴格及借閱手續無章可依的現象。
（二）現代化管理軟件不足
隨著科技水平的發展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進現代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進行錄入與編輯，但仍適應不了醫院檔案管理的需求。
（三）檔案收集及歸檔不規范
醫院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關文書。因為檔案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時收集，或者各科室在檔案的書寫過程中存在這樣那樣的問題，都直接影響著檔案的質量。
三、醫院辦公室檔案管理的應用
（一）優質醫院辦公室檔案管理是醫院文化建設的重要部分
辦公室檔案是醫院建設與發展的重要見證，對檔案進行合理化管理，其質量的提高可以提升醫院的品牌形象。在實際工作過程中，領導應給予足夠重視，除了完善各項規章制度，保持檔案“藏“的功能外，對檔案價值進行合理開發也應該提上重要的議事日程。優質的醫院辦公室檔案管理，可以真正達到“以檔案促進醫院發展，以檔案成就醫院品牌”的效果。
（二）完整的醫院辦公室檔案管理促進醫院建設與提升
辦公室檔案管理工作重點應該是保持檔案的完整性。同時應努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應定期對醫院辦公室管理工作進行督查與考核，以保證檔案管理工作的質量。對一些臨床糾紛案件檔案，應注重對其檔案價值的開發。完整收集糾紛檔案，仔細分析醫院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報告后，供醫院決策者在今后工作中進行借鑒與指導。
（三）延續的醫院辦公室檔案有利于促進醫院迎檢與審核
為了更好地規范醫院管理與質量控制，每年或者每幾年會對醫院進行分級管理考核與檢查。在各項檢查與審核過程中，需要有各科室歷年的規范性文書及指導性規章制度。檔案管理的延續性就可以幫助醫院從容應對各項檢查，真正做到有備無患。
（四）規范的醫院辦公室檔案管理可以促進醫務人員素質的提高
檔案是具有法律意義的文書，可以作為司法機關取證的重要證據。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對醫院各科室進行檔案相關知識的培訓，告知檔案的用紙規范、裝訂規范及歸檔規范。有條件的，可以在各科室抽調專人進行檔案管理。
（五）醫院辦公室檔案價值的開發利用可以促進醫院發展
醫院辦公室檔案是醫院發展的重要歷史憑證。對其完整、延續性的歸檔后，合理正確地開發其價值，可以促進醫院更好的發展。根據醫院工作的特點，可以對三類檔案進行重點管理，分別為“醫德醫風類”“繼續再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫務人員相關。醫學知識更新速度快，醫療舉措日新月異，醫務人員對新知識對醫療舉措的渴求更明顯。醫務人員是醫院發展的核心力量，可以最大限度地增強醫院的核心競爭力。醫院辦公室檔案管理人員可通過信息化手段，定期對這三類檔案進行信息分析，了解醫院醫務人員的動態變化，了解醫務人員開展繼續再教育的現狀及趨勢。所進行的分析報告，可以為醫院決策者提供參考，促進醫務人員整體水平的提高。
（六）網絡化醫院檔案管理可以促進節約型醫院建設
檔案以文書類居多，每年醫院都會有大量的醫療相關檔案歸檔。按國家規定，醫療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長時間。醫院為了保存相關檔案，需要花巨資添置相關設備。推行網絡化檔案管理后，醫院信息化進程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數字化影像可以減少沖洗影像資料而帶來的巨大投入，大大地節約了檔案成本。有報道稱，某醫院2009年被選全院科室檔案網絡化管理后，共為醫院節約270余萬元。同時，網絡化辦公室檔案管理后，可以根據醫院每個科室的特點，由檔案秘書自行設立分類要求，明確細致地填寫相關檔案內容，有效地提升醫院辦公室檔案管理質量。
二、辦公室檔案管理效率提高的策略
(一)創新人員理念
在開展辦公室檔案管理工作時，理念是做好工作的基礎，只有創新理念，才能夠將想法轉變成為實踐，從而不斷的提高檔案管理的水平。而想做到這點，單位領導以及檔案管理人員必須提高思想認識，在詳細分析檔案管理工作現狀的基礎上，進行創新，找到檔案管理過程中存在的問題，并采取措施解決問題，不斷的提高檔案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，檔案管理人員還應該提高自身的服務意識，更新檔案管理思想，確定合理的檔案管理目標。在目標確定時，必須根據單位的發展現狀和發展需求進行，確保檔案管理工作能夠和單位日常工作需求相適應。單位管理者也應該重視全體工作人員思想工作的加強，通過會議等形式來提高檔案管理人員對于檔案管理的認識，并在此基礎上轉變檔案管理工作的形式，從以往的被動管理轉變成為主動管理，全面提高檔案管理工作的實際質量。
(二)采用有效管理手段進行檔案管理
開展辦公室檔案管理工作時，選擇的管理手段會直接影響檔案管理工作的效率和質量，特別是在新的時期，辦公室開展檔案管理工作時，更需要與時俱進的更新管理手段。首先，檔案管理應該和時代相適應，需要將信息技術運用到檔案管理工作中去，實現檔案管理手段的現代化。檔案管理部門也應該根據需要進行檔案管理局域網的建立，這樣能夠方便單位人員的檔案查閱，不但能夠提高檔案管理效率還能夠提高其使用效率。其次，辦公室可以聯系相關單位來建立專業管理中心，通過管理中心來整合電子數據，給檔案管理和查閱提供方便。管理中心的任務便是收集辦公室的電子數據，并通過網絡來共享數據，提高其管理效率和應用效率。
(三)重視管理機制創新
在辦公室檔案管理中，管理機制是效率提高的保證，有效創新管理機制是提高辦公室檔案管理效率的重要因素。一些單位進行檔案管理時，經常存在和其他部門工作協調困難的情況，這是由于檔案管理機制不合理導致的。這便要求檔案管理工作開展過程中重視管理機制的創新，激發工作人員的創造潛力和工作動力。單位領導也應該正確認識檔案管理工作，從單位的實際需要出發，制定更加科學的管理機制，除了需要做好工作流程制定和人員選定工作之外，還需要成立單位文件閱覽中心、建立網絡檔案目錄、建設檔案咨詢臺。
(四)根據需要擴大辦公室檔案管理的領域
現在有些事業單位管理辦公室檔案時，普遍存在工作范圍狹窄的問題，這便需要擴展創新管理范圍。想要達到擴大領域的目的，便需要擴大檔案服務對象的范圍，給整個社會服務。很多單位的檔案針對的往往是本單位內部，給單位的正常運行提供服務，雖然檔案在單位運行方面做出了一定貢獻，但是其作用卻沒有完全發揮出來。若是能夠讓檔案給整個社會服務，不同的個人或者組織便能夠通過檔案資源獲得自己需要的信息，發揮檔案的作用。在擴大檔案管理領域的同時，也必須做好人員培訓工作，不斷提高檔案管理人員的素質，讓其更好的為檔案管理工作服務。
由于傳統檔案管理不能適應現代社會發展的速度，設備現代化，檔案種類的多樣化，都對檔案管理人員的專業水平要求提出了新標準，必須通過各種形式，加強他們對新檔案法的學習和認識，使其具有法律責任和義務，增強自覺性、責任心，必須加強檔案管理人員教育，盡快培養一批掌握新技術，又熟悉檔案知識的專業人才，才能完成這項艱巨而重大的任務。
2辦公室文書檔案的管理
文書檔案的特點，其內容有針對性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長。對于“件”數太多。辦公室歸結出的檔案一般比較具有時效性和法律性，數量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進行系統的整理，且多數為法律文件、規劃部署、計劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對于管理易發生的錯誤。辦公室文件最大的特點是其有機聯系性強，從名目即可窺看內容方向。即便發生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。
3辦公室業務檔案的管理
業務檔案的特點是零散、量大，其特點的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計細節，方便找出其中關聯檔案，立卷整理的優勢就立刻顯現出來。分類概括。業務檔案多以涉及民生問題的個人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據其所在地、所在科室、所在管轄進行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個人或全體檔案調用為主。立卷簡易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細致，在立卷名上馬虎不得。而業務檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區域名稱即可，并不存在因為人員不同而產生的立名不同。即使是案卷標題也可擬寫，幾個字就行，如勞動合同鑒證冊、招工表、大學生報到卷、某某科室員工信息等，不存在爭議問題。
4加強信息化管理
隨著信息技術的飛速發展，給人類帶來了極大的便利，電子技術在檔案管理中的運用，實施信息化管理，將把檔案管理從傳統手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規范化，現代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。
5人力資源和社會保障管理
檔案管理的其他思索對于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應及時出臺一些相應的檔案收集管理的輔助措施，出臺相應規范細則，加強檔案管理的執行力度。人才培養方面，培養相應的檔案業務人員，規定具體細則，使其有規范性和統一性。做好檔案監控工作，成立專門部門，派遣相應專業，在檔案收集、整理、利用、保存等各個環節確保檔案整理工作的有序性、科學性、安全性，使立案和監管互相制約、監督。
1.1 檔案管理信息化不全面
目前很多單位已經開展了檔案管理信息化建設，但普及不全面，發展不深入，特別是經濟欠發達的山區縣，例如本單位的部分檔案還在采用“有紙化辦公”的管理模式。“有紙化辦公”相對于當前繁重的工作量、快速的工作節奏，其查找資料效率低，資料檔案不易保存等問題凸顯。另外，一些會議記錄文件和一些年代久遠的文件都沒有做信息化存檔工作，當查閱舊文件檔案時需要大費周章將文件調出，這也表明目前的信息化建設還不夠全面。
1.2 檔案查閱易造成污損
文書檔案主要材料是由紙質構成， 并進行保管， 很多檔案資料年代比較久遠， 價值相當重要，由于各部門經常需要對歸檔文件進行查閱， 而且審閱文件的時間比較長， 加上受到外部環境因素影響，難免會存在污損、丟失等情況，有些重要檔案如出現損毀， 極難找回替代文件， 會對成文書檔案管理工作做成影響和對文書資源造成損失。
1.3 檔案檢索效率不高
在傳統的檔案管理模式下，文書檔案由于涉及不同的部門，需要專人按照不同的要求對其進行分類存放審查和編目， 工作非常繁鎖。 當辦公人員需要進行借閱文檔時， 一般采用人工檢索文件，首先要進行辦理詳細的借閱登記手續，然后檔案管理員到檔案室查找，特別是對年代久遠文件的檢索時，需要檔案管理員在塵封已久的檔案中查找，這樣一來耗費大量時間、人力、物力。
2 檔案管理信息化的必要性
2.1 檔案管理信息化能提高工作效率
檔案管理大部分依托于人工編寫，隨著檔案操作軟件的研發并應用，人們可以輕松的利用各種計算機功能實現對公路檔案的編制、審核和備案。這種輕便的檔案管理方式不僅大大減輕了檔案員的工作量，提高了他們的積極性，還能減少檔案管理工作上的失誤，提高檔案的精準性。
2.2 檔案管理信息化能優化資源配置
大多數單位對檔案的管理還停留在紙質的要求上，很多檔案資料包括上級批文、會議紀要、相關部門通知等都是通過紙質的形式表現出來。一些重大的項目在后期交檔的時候，都是把檔案資料用車子的形式推進檔案館。這不僅加重了檔案員的工作量，還造成紙質資源的浪費。通過信息化改革，可能一個項目的資料放在一個小小的優盤里就可以，方便交檔歸檔。而且這種存儲方式能加大檔案信息的存儲量，實現資源的合理優化使用。
2.3 檔案信息化管理能提升檢索功能
很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文書檔案，然后放到專門的檔案室。但是這并不意味著這些檔案就可以放置在檔案室里，后期還是有很大的用處。通過建立信息化的檔案管理模式，開發專門檔案管理的電子系統，能方便對檔案的查閱和檢索，極大的提高了檔案的利用價值。
3 信息化檔案管理應用
3.1 建立檔案信息庫，實現檔案信息化
檔案管理的信息化建設的前提是要進行信息的數字化改革與建設。不僅要將現有的書面紙質檔案掃描轉存為電子文件檔案，還要建立檔案信息庫。這樣一來，能夠同時擁有紙質和電子兩種文書檔案信息，解決了記錄信息少以及工作效率過于低下的問題，還能夠滿足單位各部門部門對于檔案信息和資源的需求，能夠保證問題解決與決策的及時性與有效性。此外，單位檔案信息庫應當及時的進行資料信息的補充完善與整體信息庫的更新與維護等，保證信息庫的資料全面且有效。
本單位利用OA辦公系統，按照級別分類建立檔案數據庫。首先按時間進行一級劃分，劃分為永久、30年、10年三種檔案保存類型。其次進行二級劃分，按照行政級別由上級到下級進行存放，如按照肇公，肇公養，肇公財，肇公基、縣委、縣府辦等分類，形成收件管理的歸檔。對于發件管理，按照發件的文號，編制《發文匯集》，建立年度發件文件信息庫。
3.2 檔案系統無縫連接，提高工作效率
傳統的文件檢索模式是人工檢索，這對工作的時效性大打折扣。通過檔案管理系統和OA辦公系統的無縫連接，辦公室檔案管理部門能夠充分的利用檔案信息化的優勢，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網絡平臺，進行無阻礙的信息傳遞。單位檔案與信息的獲得渠道大大的拓寬，各部門能夠通過OA辦公系統對檔案進行查閱和最新消息進行收取，有利于管理部門與人員工作效率的提高。
一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關工作，更好地發揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業務及管理打好基礎。
（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內容。檔案管理工作是辦公室經營管理作業鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關鍵信息，也就無法為單位領導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經營戰略與發展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協調下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現。
（二）嚴謹，一絲不茍精準服務。現代辦公室管理強調效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協調相關部門及人員完成相關工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關工作，才能夠更好地服務辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關注細節。辦公室管理關注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關注細節，并且及時準確地根據管理層要求對相關工作進行輔助、協調，以確保檔案管理工作職能得到合理發揮。現代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態環境中尋找規律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹的原則，對辦公室的內部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關工作，不可以越權行事，也不可以利用職務便利謀求不正當利益。
（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。
（四）合作，正確傳遞合理協調。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協調相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態度，對檔案管理相關工作進行處理。
二、 辦公室檔案管理存在的共性問題
（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關業務進度等脫節比較嚴重。甚至在部分業務完全結束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫療服務信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續也很難補齊，則出現醫療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現一定問題。
（二）檔案管理不規范。辦公室檔案管理質量不高，包括資料不全、資料內容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經常出現編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。
（三）權責不明。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現新的問題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
（一）改善檔案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調檔案資料等具體情況，進行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。
督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網絡體系，明確主管領導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。
（二）不斷提高檔案管理者業務素養。檔案管理者可以通過職業培訓班參加專業技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統一創造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質和職業勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業要求，針對自身素質存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應變，在動態環境下，更好地尊重職業道德，運用工作技巧，恰當地處理相關工作，發揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養，還應該兼顧檔案管理職業道德與檔案管理業務處理、人際關系、協調能力等綜合素質建設。
（三）增加現代化技術手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。
【參考文獻】
二、文書類檔案在辦公中的具體應用
目前，在我國的各大辦公中，對于工作人員的文書類檔案的管理，辦公的相關檔案管理部門通過電子管理軟件，將整個檔案管理分為收集登錄、輔助立卷、檔案檢索以及目錄打印等部分。這樣，在進行工作人員檔案管理檔案的查閱時，能夠提高檔案的查閱速度，同時還可以對檔案管理進行科學合理地統計，這對于提高辦公的檔案管理具有極其重要的作用。就目前的發展階段來說，雖然電子檔案管理技術還處于初始階段，但是如果我們將其有效運用到辦公的自動化辦公系統中，與傳統的檔案管理方式相結合，就能夠有效地實現電子檔案的管理。與此同時，實行電子檔案管理，在建立相關的計算機網絡系統之后，還可以在網上進行借閱，有助于各個辦公之間進行交流。最后，電子檔案管理檔案還可以延長工作人員的保存時間以及保存價值。
三、推進電子檔案管理檔案應用的對策
1.建立完善的備份機制
隨著科學技術的不斷發展，計算機技術獲得了飛速進步，但同時，一些違背計算機使用道德的不法分子也隨之增多。對于電子檔案管理來說，極其容易受到黑客以及病毒的攻擊。此外，在有些情況下，機器出現故障，這些因素都會導致計算機中的檔案信息丟失，從而給辦公的檔案管理造成極大阻礙。為解決這一難題，必須建立健全完善的備份機制，對電子檔案管理進行及時備份，減小由于不良攻擊或者機器故障造成檔案信息丟失而帶來的危害。除此之外，還應該安裝相應的安全軟件以及設備，防止黑客的攻擊以及病毒的侵犯，保證整個電子檔案管理檔案的安全性。
2.提高檔案管理管理人員的素質
要加強電子檔案管理檔案在辦公檔案管理中的應用，必須提高檔案管理人員的素質。對于檔案管理人員來說，不僅要求他們具有深厚的檔案管理專業知識和檔案管理能力，能夠熟練運用計算機技術和網絡技術，促進電子檔案管理在辦公中的應用。要實現這一目標，可以在招聘時引進一批知識深厚、檔案管理能力強以及計算機技術熟練地復合型人才。另外，可以對專業人員進行相關培訓，對他們的辦公知識、檔案管理管理能力以及計算機技術進行統一培訓，培養出一批檔案管理能力強、計算機技術熟練的復合型人才。此外，檔案管理人員還應該通過各種有效途徑學習新理論、新知識以及新技能，提高自身的業務能力和管理水平）對于各個辦公之間，可以加強辦公之間的交流，通過頻繁的檔案交流進行取長補短，完善自身技術，彌補管理中的不足，從整體上提高辦公檔案管理管理人員的素質。
3.及時修補管理軟件的安全漏洞
為了及時修補管理軟件的安全漏洞，可以及時對計算機上的防火墻以及殺毒軟件進行升級，保證檔案管理在上傳、查閱以及借閱時的安全性。除此之外，還要對電子檔案管理檔案的使用環境以及計算機設備進行完善，強化整個防磁化設施，減少因為管理軟件出現安全漏洞而造成的電子檔案管理檔案的管理問題。
首先，能夠實現高效的工作。傳統的文書檔案管理都是人工進行操作的，通過人工的方式收集、整理、儲存文書檔案資料，會造成人財物的浪費，并且工作效率不高，檔案管理服務與人們的實際需要之間還存在著一定的差距。將辦公自動化應用到文書檔案管理中，就是利用計算機信息技術處理檔案內容，計算機的運算速度較快，并且能夠很好地對信息進行處理，保證檔案資料能夠在短時間內處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。
其次，能夠很好地優化檔案服務功能。傳統的文書檔案管理中，資料的共享性不強，檔案資料的查找也遇到一定的困難，服務效果并不理想。使用辦公自動化技術建立檔案數據庫，可以通過網絡查找檔案資料進行應用，檔案資料的應用率比較高，能夠實現更便捷的服務功能。使用計算機進行精細化管理，使檔案信息與網絡系統相連接，使得信息的深度延伸，做好檔案信息的共享以及在線服務，使得檔案服務功能得以優化實現。
最后，使用辦公自動化技術還能夠高質量地儲存文書檔案資料。文書檔案管理中應用辦公自動化技術，實現電子檔案的儲存，能夠提高儲存的便利性。此外，還能結合實際需要，實現紙質文檔與電子文檔之間的轉換。傳統的紙質檔案在應用上是不方便的，并且在傳輸儲存過程中容易出現損壞，使用辦公自動化技術能夠實現電子檔案的保管與儲存，使得檔案資料更加完整，提高傳輸儲存的安全性。
二、辦公自動化在文書檔案管理中應用的策略
（一）健全文書檔案管理的制度。當前社會不斷發展，文書檔案管理工作也呈現出新的特點，要結合文書檔案管理的實際情況，不斷提高文書檔案管理的效率和質量，健全文書檔案管理的制度，使得文書檔案管理工作有科學的制度作保障，實現文書檔案的規范化、標準化管理。由于受到傳統管理理念以及模式的影響，當前的一些文書檔案管理還是分部門管理，不利于文書檔案的整體效果實現，而且部門間缺乏交流合作，文書檔案管理的專業化、統一化也會受到一定的影響，因此必須進一步完善文書檔案管理制度，實現文書檔案的統一管理，使得文書檔案管理滿足現代化的發展需要。
（二）統一文書檔案管理的技術標準。文書檔案管理過程中，為了充分發揮辦公自動化的價值，就需要明確文書檔案管理的特點以及實際需要，科學地分析研究，對辦公自動化技術進行科學的應用，統一文書檔案管理的技術標準，使得辦公自動化軟件有好的性能，滿足文書檔案管理工作的實際需要，實現高效的文書檔案管理。此外將辦公自動化技術應用到文書檔案管理中，還需要注重其系統功能的實現，對相關的技術參數進行規范，使得文書檔案管理各項工作的開展都有科學的依據，提高文書檔案管理的效率、安全性。
（三）技術處理電子檔案。將辦公自動化技術應用到文書檔案中，建立電子檔案，使得檔案數據內容更加準確，實現高效地工作，對電子檔案進行技術處理，當前辦公自動化技術的應用逐漸深入，檔案管理中會出現很多新的資料，實現電子檔案管理是極為必要的，這就需要檔案管理人員科學地研究文件資源。對電子檔案進行技術性的處理，就需要做好接收、處理、儲存等工作，保證文檔內容的真實性，技術處理后，將電子文檔轉變為只讀文件，不能進行修改，使得文件的原始性得以保證，使得電子文檔更加安全、可靠。將電子檔案儲存在計算機中，能夠避免檔案信息丟失，對檔案信息進行備份，加密處理。防止檔案資料丟失或被不法人員盜取。
一、應用辦公自動化系統進行檔案管理的優勢
1.有效提升檔案管理工作的效率。以檔案查閱為例，按照傳統的檔案管理模式，當檔案管理者根據查閱者需求提供檔案時，必須要求查找者為其提供具體檢索信息，然后通過書本檢索的方式對案卷編號進行逐個查找，最后再到庫房調閱案卷，這種檔案管理方式不僅程序復雜、耗時耗力而且很難保證其正確性。而運用辦公自動化系統進行檔案管理，能使系統在運行過程中發揮其查找功能，通過人對設備的操作控制實現人與設備的一體化操作，不僅程序簡便、操作快捷，而且極大的提升了檔案管理的效率。2.實現文檔、文字等信息的共享。在傳統的檔案管理方式中，檔案信息的共享全部依靠手工操作來實現，這就導致檔案內容難以被充分利用。長此以往，檔案就會因為其自身的查閱困難性而被閑置下來，不僅會造成資源浪費，而且也難以發揮檔案應有的服務功能。而應用辦公自動化系統進行檔案管理，能使文檔通過計算機網絡技術實現云儲存。這樣一來，無論是在網絡運行狀態下，還是在脫機狀態下，查閱者都能不受時間空間的限制而自由的進行文檔查閱，從而實現文檔、文字等信息的最大化共享。3.實現最大限度的保護檔案。由于檔案使用頻繁，而紙質的案卷經常翻閱會不可避免的帶來物理磨損，特別是一些年久的紙質檔案，其紙張經老化、脆變，已無法反復的翻閱。利用信息技術將相關檔案數字化后，就可以直接通過計算機終端進行相關的查找瀏覽操作，使紙質檔案的翻閱和復印次數大大降低。除此之外，在數字化過程中還可以對檔案進行字跡顏色加深處理，最大限度的使其恢復原有的樣貌，達到保護檔案實體的目的。4.提高文件傳遞的速度和安全性。按照傳統的檔案管理方式，都是由檔案管理人員對檔案進行人工的收集、整理、運輸等，這樣一來檔案信息的丟失在所難免。特別是在檔案資料的運輸過程中，很多突發因素很容易就會造成檔案的丟失，從而影響檔案資料的正常使用。而隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案資料不必再通過人工運輸的方式進行傳遞，而是通過網絡共享就能快速實現兩地之間的檔案傳遞，即便是在共享過程中檔案意外丟失，原計算機內通過檔案備份也能輕松解決這一問題。
二、當前辦公自動化環境中出現的問題
1.電子文件安全性得不到保證。由于計算機網絡在運行過程中存在著一定的開放性和共享性，因此檔案文件在進行傳遞時，其安全性就很難得到保證。特別是一些網絡黑客運用計算機技術根據自身需要對文件進行內容的重新編排或排版后，資料就無法保持其原始性。加之目前網絡竊密技術的進一步發展，更是對文檔的安全性構成了威脅。2.檔案管理人員專業素質不足。伴隨著計算機技術的進一步發展，辦公自動化技術對檔案管理人員提出了更高的要求。但是目前很多的檔案管理人員所從事的工作與其專業并不對口，加之部分工作人員對信息技術及與檔案管理相關的軟件應用并不熟練，這樣就很容易使檔案管理工作出現安全隱患，從而降低檔案管理工作的效率。
三、利用辦公自動化系統實現文檔的高效率管理的對策
1.充分認識檔案信息化管理的重要性，加大支持力度。檔案辦公自動化建設是實現單位現代化管理的必要條件，因此單位領導必須充分認識到其重要性，把檔案信息化建設納入到工作日程。政府及有關部門也要給予檔案管理信息化建設以大力的資金支持，支持檔案管理的基礎設備建設。2.提高檔案人員綜合素質。單位應加強對檔案管理工作人員的技術培訓，以使檔案管理工作人員緊跟科技發展潮流，熟練掌握一些與檔案管理有關的應用軟件和設備，從而為提升檔案管理效率提供專業保障。加強對檔案管理工作人員的思想道德教育，使檔案管理工作人員樹立嚴謹的工作態度，具備良好的職業操守，養成良好的思想道德修養，從而為提升檔案管理工作質量提供思想保障。
總之，在辦公自動化環境下，電子文檔管理工作的重心已經不再是對文件進行程序復雜的搜集、整理、分析、歸檔、利用，而是在做到不改變文件儲存位置的基礎上實現對文檔的管理與利用。檔案管理人員的職責也相應的從文檔保管員轉變為了文檔審計員。這種轉變給傳統的文檔管理方時帶來了巨大的沖擊和改變，因此盡管目前信息化檔案管理工作已經取得了一定的進步，檔案管理效率也得到了一定的提升，仍應意識到要想真正實現自動化的檔案管理任重道遠，并需要進一步加強對計算機技術的學習，以不斷提升對信息化檔案管理工作的適應能力，切實做好電子信息時代的檔案工作。
作者:李靜 單位:龍口市城市社區衛生服務中心
參考文獻
[1]韋俊梅.文書檔案管理的辦公自動化應用探析[J].人才資源開發,2016(16).
隨著我國信息化的不斷加強，檔案管理已從過去管理的文書檔案不斷發展為當前的綜合檔案，計算機及信息數字技術推動了辦公自動化的普及，辦公自動化給檔案管理帶來巨大的便利，我們可以隨時進行調用的重要資源。因此，解決目前檔案管理方面的問題，實現合理、有效的辦公自動化管理，已成為當前檔案工作的重要部分。
1 傳統的檔案管理存在的問題
傳統的檔案管理的保存工作不容易做好，造成檔案資料容易出現不同程度的遺失、由于多數文件檔案需要長期保存，為了改善文件存儲的環境，避免可能造成檔案紙張受潮、蟲蝕或火災等災害，相關單位每年都需要投入大量的文檔保管費用。此外，由于認為翻閱而產生資料和信息的遺失現象也市場發生，這會給相關單位帶來不同程度的損失。此外，由于檔案需要反復查閱，有需要時還有帶出查閱場所，這樣就存在元件受損或者遺失的可能性，影響了檔案保管與利用管理工作的順利進行。傳統的檔案管理方式存儲檔案的數量極其有限，而當今社會由于科技和文化的迅速發展，檔案的種類和數量也在不斷增加，涉及的方面也很廣，當信息大量、頻繁的產生時，則會使歸檔工作難度加大，是管理工作的效率極大地降低。根據傳統檔案管理存在的上述問題，我們可以清楚的看到傳統的檔案管理方式已不適合當今的情況，我們需要對傳統的管理方式進行改革，實行檔案管理的辦公自動化，這樣才能更好的做好檔案管理工作。
2 辦公自動化對檔案管理的影響
2.1 對檔案工作的規范化標準化要求更高
辦公自動化的應用要求檔案工作必須做到規范化及標準化，只有規范的檔案信息才能用電腦處理，才能在公共網絡上實現交流與共享。所以，檔案管理的各項基礎工作必須實行標準化。
2.2 有助于實現文件與檔案管理一體化
辦公自動化中文件處理和檔案管理直觀地表現為一個連續的過程。例如，在電視臺所有的公文都需辦公室處理，當辦公室接到貢文化，除了要在電腦上對其特征進行著錄，利用數據庫編制檢索工具還要對文件內容和主體進行分類確定其內容特征標識，完成標引過程。這就是文檔一體、隨辦隨歸的檔案綜合管理。這種管理模式極大地降低了檔案管理工作者的勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率和質量。
2.3 對檔案保管條件要求更高
辦公自動化對檔案管理和保管環境有很高的要求。機讀檔案對保管環境的溫度要求在20士2℃，對相對濕度的要求在50士5%；此外，歸檔的磁盤需要寫保護措施，磁盤按編號順序豎放到專門的載體上，使用時，不能用手直接觸摸磁盤的處，也不能彎折磁盤、用硬筆在保護套上劃寫，以防止機械損傷。
2.4 對管理人員的素質要求更高
辦公自動化要求檔案管理人員不斷提高自身素質及科學文化水平才能勝任本職工作。檔案管理人員憑借原有的管理和保護知識是管理不好新型載體檔案的，只要及時更新自己的知識體系，學習新知識、掌握新技術，了解和熟悉新設備的工作原理、特點、功能使用芳芳，提供自身的管理水平與業務能力，才能適應現代管理工作和科學技術發展的需求。
3 辦公自動化往檔案管理中的應用
3.1 電子檔案的收集工作
在辦公自動化中，電子檔案管理過程的前端必須延伸到系統設計階段，這就要求相關檔案部門積極參與檔案管理的辦公自動化的開發中，以功能合理的文件管理管好電子文件。
3.2 電子檔案的整理工作
電子文件的整理是指根據有關原則和方法，把收集積累的電子文件進行分類處理。具體到某一單位，首先，此單位各部門的文書人員根據紙質檔案的歸檔范圍將需要歸檔的電子文件進行分類、劃分保管期限；然后，定期歸入檔案庫及檔案數據庫的文件，檔案人員可以隨時檢查文書人員所做的分類和保管期限是否正確，并及時作出更正，并在年終進行計算機輔助組卷，之后系統會自動生成各種檢索目錄，這樣不僅完成了電子檔案的整理工作，也形成了各種檢索目錄。
3.3 電子檔案的保管工作
電子文件的特征不同于紙質文件，任何做好保護和維護工作，使其安全可靠并長期處于可準確提供利用的狀態，是檔案工作者急需解決的問題。
3.3.1 要保證電子檔案載體物理上的安全
通常情況下，電子檔案以脫機的方式存儲到一定介質中，此時需要創設一個適宜其保護的環境，比如溫濕度的控制；并保證避光、防變形的需求；遠離有害氣體等。
3.3.2 要保證電子檔案內容邏輯上的準確
電子檔案的存儲必須依賴一定的計算機硬件平臺，將其以人們能夠直接閱讀的格式展現在讀者面前，所以，在運用電子檔案時，不僅要保護好電子檔案，更重要的是對電子檔案所依賴的技術、數據系統及相關定義參數進行保存。
3.3.3 要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護
對于電子檔案的檢測與維護，一定要綜合考慮技術、人員、環境、設備與電子檔案自身的特性，根據它們的綜合因素來確定技術方案和管理模式，以確保電子檔案能更安全、更可靠地進行保存與管理，能夠長期處于可準確提供利用的狀態。
3.4 電子檔案的利用工作
相比于紙質檔案，電子檔案存在更便捷的特性。但此特性是建立在電子檔案所依賴的技術上的，只有采取一定的管理手段才能實現。電子檔案提供利用的方法有：提供拷貝、通信傳輸、直接利用等。
總之，隨著科技的進步，計算機技術的廣泛使用，檔案管理的辦公自動化逐步變為一種發展趨勢，我們也能清楚的得知辦公自動化具有更多的優勢，其能極大地改善傳統檔案管理的許多缺陷，查閱者能夠更快速、更便捷的獲取他們所需的資料，從而提高了查閱速度和工作效率。因此，在不久的將來，檔案管理的自動化勢必會被更多的單位所利用，受到更多工作者的青睞。
參考文獻
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一、引言
現代辦公技術下的檔案管理工作是指，依托計算機及計算機系統的檔案管理工作。現代辦公技術在檔案管理工作中的應用其基礎在與檔案的無紙化與電子化。電子文件相較于紙質文件有以下的特點：首先，電子文件需要借助一定的現代辦公設備進行讀取；其次，電子文件可以在計算機等其他電子設備上進行傳輸與分享；最后，對于電子文件的管理不需要有場地的要求，但是計算機設備對環境的要求較高。分析現代辦公技術對檔案管理工作的影響需要建立在對電子文件的理解上進行。
二、現代辦公技術對檔案管理工作的影響
第一，電子文件易于修改，難以追蹤修改痕跡。由于在現代辦公技術下的檔案都是電子化的文件，電子文件的篡改和偽造就成為檔案管理工作人員不得不關注的問題。電子文件相較于紙質的文件，文件極易被人文修改，雖然當前已經具備先進的技術防止文件被篡改，但是文件容易被修改的特性依舊存在，文件保管事故也時常發生。此外，電子文件修改后極難識別修改的痕跡，雖然當前檔案管理工作中應用了許多先進的檔案修改識別技術，但是仍舊不能保證百分之百的追蹤。電子文件易于修改且難以追蹤修改痕跡的特性對檔案管理工作的安全管理提出新的要求。第二，現代辦公技術更新換代較快。現代辦公技術是依托計算機系統及網絡開展的，而現代電子計算機軟件的更新換代是較快的，這要求電子文件必須不斷改變格式適應新的技術。這種更新換代表現在兩個方面：一方面，計算機硬件更新較快，使用年限較短。在存儲電子文件時，通常將電子文件存儲在瓷盤中，而電腦的磁盤壽命是有限的，通常說，磁盤的壽命是4年左右，這要求計算機進行定期的檢修，更換磁盤。另一方面，計算機管理軟件更更新較快。在使用電子軟件進行檔案管理后，軟件不會是一成不變的，軟件會適應檔案管理工作的開展進行系統的升級與換代。在硬件與軟件的快速更新下，檔案的損壞與丟失成為檔案管理工作中的難題，這要求檔案管理工作做到完整和準確。[1]第三，電子化文件原件難以界定。由于電子文件的制作與傳播是無實物化的，這就導致電子文件與紙質文件相比難以界定文件的原件。紙質的文件樂意通過文件的復印程度辨別是否是原件，而電子文件由于可以在計算機上顯示，許多人都可以使用移動設備拷貝文件，不管主體是誰，在何處拷貝，何時拷貝，他們獲得的文件都是與原件一般無二的文件。電子文件原件難以界定的特性，要求在檔案管理工作的開展中做到精確。[2]
三、現代辦公技術下檔案管理工作開展的對策
第一，做好電子文件的歸檔及保存工作。針對電子文件的以上特性，現代辦公技術下的檔案管理工作應當注重對檔案的歸檔及保存工作。首先，檔案管理人員需要加強對檔案的記錄和查證工作，避免檔案在管理的過程出現被篡改和丟失的現象，保證檔案的完整；其次，檔案管理人員需要做好原件區別工作，保護原始文檔的原始信息，對于文件通過技術處理保障文件安全。例如，將歸檔文件的屬性設置為“只讀”，文件只可以被讀取卻不能輕易被改寫；最后，檔案管理人員需要確保檔案的安全，做好保存工作。檔案管理人員需要保障放計算機的機房達到標準的溫度及濕度，確保計算機硬件與軟件的不損壞，不影響硬件的運行與工作。此外，檔案管理人員需要加強檔案讀取及傳播授權制度的建設，保證文件的傳播及接觸有跡可循，確保文件不被修改。第二，電子文件與紙質文件進行雙套管理。在當前機關單位的檔案管理工作中，不少單位選擇將紙質文件轉化為電子文件進行保管，這樣的保管方式雖然減輕了檔案管理的工作量，但是對于檔案管理工作的開展卻是極為不利的。由于當前電子文件無法全面替代紙質文件，電子文件在管理制度建設、管理技術與方法上仍有待提升，全面的電子化將在日后的檔案管理工作開展中埋下較大的隱患。針對這一現狀，筆者認為在開展檔案管理工作中應當采用電子文件與紙質文件同時進行的雙套管理體系做到電子文件及紙質文件的一一對應，注意紙質文件的歸檔工作。這樣做的目的是在電子文件遭到損壞及丟失時可以及時參考紙質文件進行恢復，不至于影響工作開展的進度。第三，提高檔案信息安全意識，加強檔案管理工作人員培訓。現代辦公技術下的檔案管理工作與傳統檔案管理工作有很大的區別，電子文件的管理過程中需要檔案管理人員熟悉計算機及軟件，可以熟練操作系統。由于大部分檔案管理人員缺乏對現代檔案管理技術的學習，大部分工作人員對于信息安全缺乏一定的意識，業務能力也較為生疏。筆者認為，部門應當加強對檔案管理人員的業務培訓，只有組成高素質的工作隊伍，檔案管理工作才能有序展開。
四、結束語
綜上所述，隨著信息時代的到來，各個領域在工作方式和內容上都有了巨大的變化。檔案管理工作作為信息管理層面的重要工作，更應該跟上現代辦公技術的普及腳步，細化管理制度，提升檔案管理認識，加強技術人員培養，為更好地開展檔案管理工作打下堅實的基礎！
參考文獻：
