序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案標準化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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目前，檔案管理基礎工作總體較差，尤其是學校檔案管理存在種種不足，很難達到運用計算機管理現代化的要求。檔案代表著一個單位的歷史沿革，它能真實地反映一個單位職能活動的整體面貌，同時也方便日后的查找和利用。因此，要強化文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化的工作意識和指導思想，在實際操作中，嚴格把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

一、全面普查案卷

這是實現檔案管理規范化、標準化的第一步工作。因為學校檔案種類繁多，多年來大多未做全面的清查，有案卷標題不規范或無標題，有缺少卷內目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重份現象，也有相當一部分無查考價值的文件充數其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現重復與低效率的情況。

二、重新組合案卷

將那些組卷過厚內容混雜、魚目混珠的案卷進行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題模糊不清的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。這不但可以優化檔案儲藏、科學保管而且可以提高實行計算機管理檔案后的利用率。

三、注意有效的維護全宗的完整性

在堅持貫徹以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

四、用“關鍵詞”替代“主題詞”

用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前檔案儲藏的庫房條件：包括庫房裝具數量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發展趨勢：比如設備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學排放做好“硬件”規劃。

五、實施“以單位為主”的歸檔原則

“以單位為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是學校辦公室文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進學校檔案工作規范化、標準化、乃至現代化的一個重要原則。它要求我們實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件歸檔的時機，只有完成現行階段任務的文件才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確文件歸檔的重點和進行合理的分工，即要在“以單位為主”原則指導下確立文件歸檔的重點，在實際工作中注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗檔案的入口關，使不該歸檔的文件不致混入，同時又要注意防止應歸檔文件的散失。

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）26-0183-01

檔案工作的管理對檔案管理的現代化發展具有重要影響，也是促進檔案工作順利進行的重要保障。檔案工作包括資料的收集、整理、歸檔以及應用等多個環節，做好檔案工作的管理必然要求檔案工作的規范進行。因此，實現檔案工作管理的標準化需要從多方面入手，通過建立相關的制度以及提高檔案自身質量，組建高效的檔案人員隊伍等方式推動標準化管理。

一、檔案工作標準化管理的重要性

檔案工作的標準化管理是促進檔案工作現代化的重要措施。檔案是國家以及個人的重要資料，對個人的發展具有重要作用。進行檔案工作的標準化管理能夠更加重視檔案的保管，在標準管理下有效減少對檔案的損毀，保持檔案的完整，使檔案的使用壽命得到延長[1]。另外檔案工作的標準化管理對實現現代化的檔案工作具有重要影響，推動檔案工作的更好發展。

檔案工作的標準化管理涉及到對檔案資料的收集、整理、鑒定和保管利用等方面，能夠從檔案資料的源頭提高檔案資料的質量，通過檔案工作各個環節的標準化提高整個工作的效率與質量，提高檔案工作整體的協調性，實現高質量的檔案工作。

二、檔案工作標準化管理的主要措施

（一）建立檔案工作的管理制度

檔案工作涉及到各種類型的檔案材料，根據《中華人民共和國檔案法》的相關規定，結合具體的工作情況建立標準化的管理制度是促進檔案工作管理標準化的重要舉措。要保證管理制度的有效執行，加強對檔案管理工作的總結，對檔案工作進行考核，及時發現并解決檔案工作中的錯誤問題。將管理制度落實到工作的每一個部門以及每一個具體的環節。通過管理制度嚴格有效的實施，促進檔案工作的規范化進行，從而實現檔案工作的標準化管理。另外，檔案工作在注重軟件質量的同時要加強硬件的建設，完善檔案工作所需要的硬件設施，促進檔案工作的高效開展。加強對各個環節的監督指導。在總體的工作要求下，利用各項具體的制度規范檔案工作。

（二）提高公文制發的質量

檔案資料是由公文形成的，因此公文制發的質量與檔案質量有著緊密的聯系，對檔案工作的管理有著重要影響。要運用質量較好的紙張制發公文，保證紙張的尺寸規格符合標準，運用統一規范的紙張制發公文[2]。在公文的排版中統一要求橫寫橫排，并全部實行左側裝訂，從而提高公文材料的質量。在制發公文的過程中要嚴格按照規定的程序進行，對公文中的標題、審批權限、單位以及落款日期等進行嚴格的檢查，保證公文的準確性。對公文的書寫要使用不褪色的筆種，按照規定的格式以及字體要求行文，嚴禁濫用簡稱。注重公文制法發的質量是對檔案質量的重要保障，為實現檔案工作的標準化管理打下堅實的基礎。

（三）提高立卷歸檔的質量以及案卷質量

在立卷歸檔工作中要遵守“以我為主”的重要原則，嚴格控制檔案歸檔的入口。本單位形成的文件是歸檔文件的最主要資料，因此在檔案歸檔中要以自己單位所形成的資料為主，促進檔案工作的標準化管理。認真區分文件與資料，對于存在較多相似內容的文件資料要進行仔細的分析研究，減少資料的重復堆砌，從而提高檔案工作的效率，提高檔案質量[3]。要保證文件資料具有時效性，且將現行現行文件階段的任務都已完成，提高檔案管理的有序性。

在立卷歸檔中要把握檔案的完整性，將檔案按照其主次順序進行整理，減少閑雜資料的亂入，從而保證檔案的規范性。按照規范要求整理檔案能夠及時發現檔案中存在的遺漏問題，以便及時的解決。在立卷過程中，充分利用文件之間的聯系進行文件的分類，將同類文件和有聯系的文件歸在一起，提高檔案的完整性，使檔案可以很清楚的反應問題，最大限度的實現檔案的使用價值。完整有序的檔案能夠提高檔案工作的質量和效率，對檔案工作的標準化管理提供工作基礎。

案卷質量與立卷歸檔的方法具有緊密的聯系，運用合理的立卷歸檔方法在提高案卷完整性的同時提高案卷的使用價值。在檔案工作中要注重案卷的分類和檢索，對案卷的裝訂進行嚴格把關，從而得到高質量的案卷。

（四）提高檔案人員的素質，實行標準化的隊伍建設

提高檔案人員的素質，構建標準化的檔案工作隊伍是實現檔案工作標準化管理的重要保證。要使檔案人員確定正確的政治方向，培養檔案人員的政治鑒別力以及政治敏銳度，有效進行檔案工作。加強對檔案人員的專業知識以及法律知識培訓，使其良好的辨別并解決檔案中存在的法律問題。形成“依法治檔”、“依法用檔”的工作意識，提高檔案的安全性[4]。提高檔案人員的責任意識，養成積極的工作態度。在檔案工作中，有的檔案需要嚴格保密，可因此要提高檔案人員的責任意識，做好檔案的保密工作，在工作中嚴格遵守工作制度。檔案工作具有一定的乏味性，因此要培養積極的工作態度，提高檔案人員的奉獻意識，促進工作的有效進行。檔案人員的高素質，是促進檔案工作高效進行的人才保障，也是推動檔案工作標準化管理的重要因素。

（五）積極運用現代信息技術

當前是一個信息技術快速發展的時代，實現檔案工作的現代化管理需要需要積極運用現代信息技術。通過現代化技術以及先進的設備，促進檔案工作的現代化管理。利用網絡技術構建檔案管理系統，形成動態管理系統，對檔案工作進行全面管理。另外利用信息技術在檔案的歸檔過程中建立電子檔案，實現紙質檔與電子檔雙份保存的方式。利用計算機對檔案進行立卷和編號，通過信息檢索及時找到需要的檔案，使檔案工作的效率達到提高。現代信息技術可以使檔案材料得到更好的存儲以及查閱，促進檔案工作的有效開展，實現檔案工作的標準化管理。

結束語

檔案工作的標準化管理是檔案工作有效進行的重要保障，也是推動檔案工作現代化的重要方法。促進檔案工作的標準化管理需要從檔案資料的源頭處公文質量抓起，做好公文制發以及立卷歸檔等工作，不斷提高檔案人員的素質，構建高效的工作隊伍。要不斷完善管理制度，積極運用現代信息技術，通過檔案工作的標準化實現檔案工作管理的標準化。本文闡述了檔案工作標準化管理的重要因素，提出了相應的措施。希望可以推動檔案工作朝著規范化、標準化的方向發展，促進檔案工作的標準化管理。

參考文獻

[1] 杜曉俠.淺析檔案工作規范化、標準化管理[J].黑河學刊，2009，（4）：127-137.

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眾所周知，醫療保險作為我國五大社會保障險種之一，具有覆蓋范圍廣、涉及人員多的特點，面對眾多的人群，要想加大保障的方便快捷，必須通過建立檔案進行管理。然而在具體的實施過程中，由于醫療保險檔案涉及的內容繁多等因素，一直很難在管理上得到人們的滿意，因此推進醫療保險檔案的標準化管理迫在眉睫。

一、醫療保險檔案管理的內容

醫療保險檔案是在醫保的征集繳納、基金管理以及相關業務運行的過程中逐步發展而來的，主要反映醫療保險的工作活動情況，具有重要的利用和參考價值。醫療保險檔案內容繁雜，主要包括三個方面：參保人、零售藥店與定點醫療機構以及醫保的經辦機構。其中參保人方面涉及人員基本信息資料、醫保關系結轉和個人賬戶金額明細等內容。零售藥店與定點醫療機構方面涉及資格認證資料、費用清單以及服務協議、結算憑證等內容。而醫保的經辦機構方面則涉及參保單位的基本信息、基金支付檔案以及基金繳納等內容。

二、當前醫療保險檔案管理的發展現狀

隨著醫保管理內容的逐步增多，醫保檔案管理逐步出現了一些弊端，這些內容的長期不解決，將會直接制約管理的標準化。文章通過總結研究，主要將問題概括為以下幾個方面。1.傳統的管理方式難以滿足現實發展的需要隨著科學技術的不斷發展，各個領域的檔案管理已經逐漸進入信息化時代，只要通過電腦將信息輸入到網上，就可以實現全網共享，自動管理。而在過去傳統的紙質檔案管理中，管理人員要想查找某個人員的信息，就必須大量的進行翻閱，兩者相比，傳統的檔案管理方法顯然不再適應當前快節奏社會發展的需要。2.醫療保險檔案管理制度不健全，標準不統一由于醫療保險涉及內容廣，并且存在內容上的交集，加之并沒有健全的管理制度作為引導，所以經常出現同一檔案分屬于不同部門的現象。另外面對復雜多樣的管理類別，醫保檔案信息在分類編碼上還存在標準不統一的問題，并沒有做到標準化的統一，因此使得檔案管理一直停滯不前。3.管理人員素質有待提高在當前的醫療保險檔案管理中，管理人員素質低下，缺乏積極性也是制約標準化管理的重要因素。由于醫保檔案管理工作本身繁瑣復雜，枯燥無味，所以很容易使管理人員出現厭煩心理，加之很多管理人員認為檔案管理只是簡單的記錄查找，并沒有技術含量，所以在管理中重視程度并不高，這種認識的不足是素質的集中體現，難以勝任本職工作。

三、醫療保險檔案標準化管理的措施

結合上文論述的當前醫保檔案管理中存在的不足，文章主要給出以下建議。1.加快信息化建設，推進醫保檔案管理的標準化要想實現醫療保險檔案的標準化管理，首先要加快信息化建設的步伐。相關部門要加大資金投入，逐步建立網絡化的檔案管理平臺，實現檔案信息的共建共享，同時建立統一的網絡管理標準，進行實時的網絡維護，保證信息化建設的安全、方便與快捷。2.逐步健全醫保檔案管理制度為保證醫保檔案管理的標準化，各地區要加快制定相關規章制度，做好醫保檔案管理的職責分工，統一科室，逐步規范人員的管理。同時逐步完善醫保檔案管理的統一標準，制定標準化流程，健全管理體系。3.提高管理人員的素質水平和業務能力醫療保險檔案的標準化管理與優秀的人才是分不開的，所以相關部門要加大管理人員的培訓，使其掌握一定的檔案管理學、文書學等相關專業知識，培養熱愛工作，對工作認真負責的態度，提高責任感。同時面對管理的信息化，管理人員還要加快普及計算機網絡知識，以便更好的進行檔案管理，實現管理的標準化。綜上所述，醫療保險檔案管理在醫保制度中至關重要，因此相關部門要加大研究力度，從加快信息化建設、健全管理制度、提高人員素質等多方面著手，保證醫療保險檔案的標準化管理，為醫保制度的發展貢獻力量，進而推進社會保障的不斷發展。

參考文獻

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DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202

0 引言

企業在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現檔案資料的規范化、標準化管理，是促進企業信息管理水平提高和企業基本制度完善的必要條件，因此需要結合當前企業的發展特點，積極創新方法，利用先進管理手段和技術，提高企業檔案管理效率[1]。

1 企業檔案管理工作現狀

企業檔案管理需要在日常行政工作中結合經驗和規章制度，實現管理模式和管理理念上的轉變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質。如果企業對文書管理工作不夠重視，就會導致企業內部資料保管不到位、檔案分類混亂等現象的出現，影響檔案的有效利用。企業檔案管理是基礎性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業對檔案管理人員的專業知識和專業技能培訓安排不潁難以提高企業檔案管理水平。由于企業的生產、經營模式不同，因而檔案管理的內容性質也不同，這就導致單一化的企業檔案管理模式難以適應所有企業檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統化要求。企業檔案管理統一標準體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標準化建設和基礎性工作是否到位。在企業傳統的檔案資料管理中，缺少專業的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費[2]。

2 實現企業檔案管理標準化、規范化方法

2.1 轉變觀念，不斷學習

在企業檔案管理工作中，需要相關人員不斷地進行專業知識的學習，對于檔案資料管理的基礎性理論知識熟練掌握。另外對于企業檔案管理工作觀念需要及時轉變，認識到文書處理工作是企業檔案信息保管中的重要內容，也是企業內部管理工作的關鍵部分，對于檔案管理要結合實際、更新觀念、創新方法，追求檔案管理技術水平的專業化和規范化。另外在企業檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據企業發展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎上，提高管理能力和管理質量。企業在市場經濟的發展下，需要與時俱進，在現代技術水平的進步中，及時轉變傳統的檔案管理觀念，加強專業知識和專業技能的學習，促進企業檔案資料管理水平的提高。

2.2 一體化管理模式

在企業檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現企業文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內容和性質進行區分處理，例如對于不適應企業發展規劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業發展年鑒、投資規劃和企業資產清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業生產、管理內容復雜，對于不同性質的檔案資料都要區別分類管理、保存，提高管理質量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業檔案管理一體化模式的核心內容，主要是指企業檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯系，促進合作與交流，提高信息的共享率[3]。

2.3 完善制度規范

企業檔案管理工作的規范化、標準化管理離不開具體規章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內容進行制度化規定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區分管理和專項管理，提高檔案管理質量。文書管理工作主要就是資料的收集、分類和歸檔保存，對于資料的收集歸檔過程需要嚴格按照步驟進行。例如在企業的文書管理中，需要根據文件內容和問題進行分類。主要檔案類型分為請示、通知、批復、信函、決定、會議記錄等。可以對資料的保管期限進行劃分，可分為永久、長期、短期等，保管期限到了再分析決定是長期保管還是永久銷毀，便于今后在企業生產過程中對資料進行查找利用。對于紙質材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業檔案管理進行制度化規范，有利于進一步促進檔案管理工作規范化和專業化發展[4]。

2.4 加強基礎設施

企業檔案管理的基礎性工作是加強軟件設施和硬件設施的建設。軟件設施主要是指企業需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業對檔案管理人員的專業知識培訓和專業技能提升，制定人才培養技術；硬件設施方面，企業需要對檔案信息管理、檢索系統進行升級和更新，提高管理專業化、技術化。同時在檔案管理工作中，企業需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業內部檔案管理工作還需要建立起工作行為規范體系，強化內部監督和外部監督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業檔案管理標準化、規范化管理。企業檔案管理工作基礎設施建立旨在通過規章制度和管理體系的完善，創建科學化檔案管理機制，提高企業管理水平和管理效率[5]。

3 結語

企業檔案管理工作是企業基礎管理工作的重要內容，在新時期企業發展模式和發展理念下，需要不斷發揮創新精神，善于利用先進的科學技術手段，提高網絡信息使用水平，提高企業檔案管理水平和質量。檔案資料保管是一項專業、嚴謹的管理工作，需要通過不斷的經驗總結和技能培訓提高企業檔案管理的專業化、規范化程度。

參考文獻：

[1]杜娟.高校檔案工作規范化、標準化管理方案研究[J].城建檔案，2016（05）：79-80.

[2]趙穎.如何推行企業檔案工作規范化標準化[J].蘭臺世界，2016（S1）：106-107.

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1. 圖紙通過何種方式給船東一方提供？

2. 圖紙如何保證傳輸過程中的安全性？

3. 圖紙如何有效的提供，又不損害圖紙設計方專利利益？

4. 圖紙在提供給船東方時，造船方是否有詳細與標準化的提供列表？

5. 提供的圖紙是否能滿足國際第三方檢驗機構認可？

6. 圖紙委托保管機構如何選定與約束？

以上為幾點核心問題，船舶工業界要解決問題的不止于此，每個考慮項稍有不妥之處，會給船舶工業界帶來巨大經濟與是否合規的影響。

二、船舶檔案標準化管理現狀

目前我國的船舶類圖紙檔案管理屬于無標準化階段，比如某些國內造船廠的設計、建造等對標日本造船企業，圖紙檔案的標記與歸檔就是按照日本船企的標準進行存放的。全球船舶類圖紙檔案趨于標準化管理，勢必影響船舶工業界對每套圖紙的定義有詳細的描述與設定范圍，例如型線圖、施工圖、強度計算書與疲勞計算書等都沒有設定明確的范圍。國內船舶工業界也無獨立非營利性機構負責管理與保管檔案圖紙，也無相關圖紙檔案標準化約束船舶類檔案管理。隨著我國船舶工業的發展，建造超大型油輪（VLCC）、液化天然氣船（LNG船）等已經進入新常態階段，新形式下的船舶類圖紙檔案管理方式呼之欲出，也勢在必行。國內船舶業界幾家知名船廠、設計院、船級社以及高校積極對船舶檔案研究展開相關研究，想通過對船舶圖紙檔案管理的課題深入研究來推動國內船舶工業界的船舶檔案管理。經過幾年的深度研究，初步研究成果已經顯現。

三、船舶檔案標準化管理與通用檔案管理區別

本文所談的船舶檔案標準化管理是建造與營運過程中的船舶圖紙文件的管理，而非通用的檔案管理，主要區別在于通用檔案管理在一次性輸入完畢后，檔案的保管周期內只有輸出物，而船舶檔案標準化管理是不斷的查詢、更新、刪除、增加，將數字信息交互。鑒于本文所提到船舶檔案標準化管理有別于通常意義上的檔案管理，主要不是體現檔案的原始性、檔案的歷史性與檔案的社會性特性，所以有必要探索出一條新的圖紙管理方案來滿足與實現國際公約與通函要求，進而滿足船舶工業界對船舶檔案管理的需求。

船舶檔案標準化管理應該具備以下幾點特征。

1. 信息的準確性：通過不斷迭代更新信息保證圖紙信息的準確性；

2. 信息的安全性：建立安全保護機制，保護圖紙專利；

3. 管理機構的公正性：能夠有效的保護好圖紙檔案，并加以管理與保護；

4. 管理系統的友好型：船舶檔案標準化管理是將要全球的，勢必要考慮到各國用戶的習慣與人文環境。

四、圖紙檔案標準化管理對船舶工業的影響

分析船舶圖紙檔案管理對船舶工業的影響，首先要分析利益相關方，包括船東、船東代表、船舶設計院、管理中心、船廠、船旗國、行業協會等相關方。任何相關方對圖紙檔案管理標準的意見，都會影響船舶工業，主要體現在管理成本、專利保護、以及事后追責等事宜。而船東作為船舶工業主要利益相關方，因為船東是船舶工業制造的主要客戶，他們的強勢意見會深刻的影響工業界。

其次分析船東推動船舶圖紙檔案標準化管理的目的與考慮，船東主要目的是船舶維修與對再建造姊妹船舶成本的考慮。造船廠將經過試航的船舶交付給船東后，船舶運營到一定年限，會根據船舶的疲勞或破損狀況進行判定是否維修。而修理廠與原造船廠就不一定是同一家公司，如果不采用標準化管理，就修船廠得到的圖紙有缺失或者標準不一的情況，可能會產生船舶破損的情況，甚至嚴重到沉船。船東會基于經濟利益的考慮對造船廠施壓得到圖紙，因為船東選擇購買特定船廠船舶主要目的是為了船舶設計，有了圖紙沒必要再委托特定船廠建造，轉而尋求不需要支付設計專利的船廠建造更為經濟。所以，船東一方熱衷于推動圖紙標準化的管理。

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橋梁工程是城市的基礎設施，對城市建設發展起著極其重要的作用。橋梁建設過程中的檔案資料是指與橋梁建設工程有關的重要活動而形成的，具有參考利用價值的各種載體的文件材料，是整個建設過程的全程反映。及時收集整理、科學管理檔案資料，不僅有利于全面掌握工程的建設內容、進展情況和資金落實情況，有利于加強對工程的管理和監督，有利于將來工程改建、擴建的實施，同時也能夠為后續的檔案工作開展奠定堅定的基礎。

一、將檔案資料標準化管理納入到工程標準化管理體系中

將項目檔案工作納入橋梁建設項目的標準化管理工作中，建立領導責任制，配備具有相關工程專業知識、能夠適應項目文件材料收集、立卷和歸檔工作需要的專職檔案管理人員，并保持其穩定性；按規定做好項目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔的工作。將項目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作納入工程建設管理程序、納入招投標體制，與工程建設同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步歸檔，保證項目文件材料收集、立卷、歸檔的及時、準確、完整、系統和安全。明確本單位有關崗位和人員文件材料收集歸檔的職責和要求，把文件材料的規范化管理納入到工程技術人員崗位責任制中，檔案人員、工程管理人員、設計人員、工程監理人員、施工管理人員等都擔負著文件材料的形成、積累、整理、歸檔的責任，在其進行定員定崗中，必須明確其職能范圍規定有文件材料這一項，并進行嚴格的考核。通過組織檢查、評比、參觀、會議、現場指導、跟蹤、反饋等工作加強對橋梁建設過程中檔案資料的監督關聯，監督文件材料的規范化、標準化、完整性、真實性、及時性和連續性。根據有關要求，在圖紙規格、質量、字跡材料、圖紙種類、內容、圖例說明、圖表的更改等方面都做了規定。通過這樣的監督管理，確保了工程資料的真實性、完整性、系統性，提高了檔案資料的管理質量，并形成了一種“工程完，材料完”的好現象。

二、建立符合橋梁建設要求的檔案資料管理體制

檔案資料工作的根本目標在于保證橋梁建設的安全、快速開展。首先，建立行之有效的檔案整理工作責任制，把檔案整理工作的責任逐級劃分，分到人頭，保證檔案整理工作按時、標準、規范的完成。我國橋梁建設過程中檔案資料的管理按照國家的相關規定主要實行項目法人負責制，檔案工作接受交通運輸部門和檔案行政管理部門的監督和指導。項目法人（或受委托的建設單位）單位應建立檔案管理部門和專門的管理人員，負責做好本單位建設項目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作，承擔各參建單位項目文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作的組織、協調和監督、指導等管理職責；項目監理單位應有專人負責對勘察、設計單位、科研咨詢單位、施工單位（含監控單位、檢測單位）有關本項目竣工文件材料的形成、收集、整理、立卷、歸檔工作進行監督、檢查，在交工驗收前向項目法人（或建設單位）單位提交項目檔案質量審核意見。項目竣工文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作應納入工程合同管理，納入監理工作內容，按照“誰形成誰負責”的原則，由文件材料的形成單位或部門負責，不得委托他人。其次，建立項目檔案網絡管理體制，按照橋梁檔案管理要求，根據職責分工范圍和實際情況，做好與建設項目有關的文件材料的形成、積累、整理和歸納工作，定期對檔案資料的管理情況進行檢查和總結，查漏補缺，對檔案不全不完善的地方加以補齊完善。分綜合類、工程及財務類做好檔案記錄、歸集工作，保證規范完整，裝訂成冊。再次，建立有效的獎懲機制，對項目工程檔案整理工作實行目標管理，各級逐級簽定目標管理責任狀，檔案整理工作結束后兌現獎懲，對于沒有完成整理工作或者工作質量不高的進行明確的處罰，通過這些措施增強了各工程實施單位和人員的責任感和積極性。

三、完善相關的硬件設施

按照國家規定，設立檔案室，并配備相應的硬件設施。首先，設立符合國家標準規定的檔案室。雖然橋梁建設過程中，條件比較艱苦，施工單位辦公用房比較緊張，但按照國家規定應當設立不得小于的40 m2檔案室以及數量充足的檔案柜（金屬）、盒等檔案裝具，為妥善保存施工過程中形成的各種檔案資料提供基本的硬件保證。其次，配備檔案管理工作必須的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、復印機等現代化辦公設備，有條件的單位應當配備經檔案管理部門認定的檔案管理軟件，對檔案實行數字化管理，應配置專用電腦和專人操作、維護并配置保護電源，并與單位辦公自動化系統聯結，為檔案數字化管理奠定良好的基礎。再次，檔案庫房和檔案辦公用地要配備溫濕度計、空調、去濕機、消毒滅菌機、滅火器、吸塵器、火警報警器和防盜裝置等設施設備，建立檔案庫房管理的基本制度，確保檔案資料實體和信息的安全。最后，加強對檔案管理人員能力的建設，組織各參建單位建立檔案管理領導小組，明確分管領導直接參與工程檔案工作日常事務，并納入崗位職責，各參建單位根據所承包項目規模和檔案量均配備了一定人數的專（兼）職檔案管理員；積極組織各參建單位檔案管理員和檔案專家開展檔案工作心得交流活動，現場討論檔案業務問題。

參考文獻：

[1]羅廣國. 強化建設工程檔案質量管理初探[J]. 城建檔案，2014，01：24-26.

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(1)增強檔案意識，建立高校檔案領導體制

近年來，凡申報考評的學校基本建立起相應的檔案工作領導體制以及與學校整體發展相適應的檔案工作機構。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩步提高，標志著檔案工作邁出了與學校整體建設同步發展的第一步。多數高校采取有效措施，加強領導對檔案工作進行決策、監督、執法、調控的力度，如成立校級檔案工作委員會等。多數學校將檔案工作納入學校的中期規劃和年度工作計劃之中，為學校檔案工作的發展創造了良性發展的環境。

(2)加強隊伍建設，檔案管理形成網絡

隨著學校對檔案工作認識程度的加強，檔案干部隊伍建設逐步得到重視，隊伍結構不斷優化，人員年齡呈現年輕化趨勢，知識層次及專業素質均有較大幅度提高。多數學校已形成由學校領導分管、校辦主任主管，專職檔案人員負責，兼職檔案人員配合的檔案工作網絡體系。為學校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時，各校建立了相應了崗位責任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學校的“目標管理”中，從而形成“目標管理”的公共環境。因而有效的保證了檔案工作“目標管理”全過程的實施。

(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進程保持同步發展

由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務日漸艱巨、為適應檔案工作快速發展變化的特點，各校采取一系列措施，如將檔案規章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設，規范了學校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設，對檔案進行實時控制成為可能。

(4)檔案基礎業務建設步入規范化、標準化軌道。

高校檔案工作“目錄管理”將傳統的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統模式中由于缺乏統一的工作標準而出現的分散管理局面，提出了科學、規范、標準的操作方式。部分高校檔案部門據此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關部門密切配合，參與學校科研成果鑒定、基建項目竣工、設備開箱驗收等重大活動，一定程度上實現了檔案工作和學校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學、合理，逐步形成了適合學校檔案工作實際的檔案分類方案，并在實體分類的基礎上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐。多數試點高校在經歷了整改過程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發展階段。并為檔案工作再上新臺階奠定了基礎。

(5)引入現代化手段，主動開發檔案信息資源

高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎上，圍繞學校的中心工作和重點任務，分析檔案需求信息，編制出大量適合當前高校改革和發展的檔案編研資料。轉換被動服務方式，突出主動服務特色。依托現代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。

2其實施效果給檔案部門帶來雙重收益

(1)硬件設施地更新、充實，使檔案管理條件和信息開發手段得到改善。

高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨配備或更新了現代化設備，并配備了與之相應的專業人員，輔助檔案現代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。

(2)軟件收益顯著提高：

領導檔案意識加強，為檔案部門解決了大量現實問題。通過“目標管理”使檔案部門獲得與其他教學部門等同的位置，接授檔案專業考評，其考核過程和結果在校內引起關注和重視，客觀上提高了檔案部門在學校的知名度，為檔案工作在學校綜合管理中贏得了相應的地位。檔案人員的業務能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉。考核和提高。檔案工作的規范化、標準化、現代化程度大幅度提高，檔案信息開發成果倍出，為今后的工作奠定了堅實的基礎。

從其整體收益不難看出，高校檔案目標管理不僅是對高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發展階段的轉折點。

3從推進程度分析其實施過程的難點“目標管理”推廣實行后，一些學校在實施過程中，遇到了某些實際情況和“目標管理”的有關條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學校整體工作要求保持“四同步”發展等問題。究其原因，高校檔案“目標管理”是從檔案工作發展角度出發，對檔案工作的主體環節及周邊方面加以規范，力爭使之盡量合乎標準。然而，檔案管理作為一門邊緣學科，其承載內容涉及各個領域，管理方式滲透到多個層面。如果將檔案作為一個隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動態的存在方式，應考慮到它與周邊介質的相互作用與影響。上述問題的主要癥結是“目標管理”的設置初衷沒能找準檔案工作的位置——服務性、輔，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎性、局域性表明它無法與學校整體的中心工作和重點任務并舉，更不能單方面越級協調學校的整體規劃和片面干預教、科、研工作的實施過程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發，重新審視高校“目標管理”的難點，站在管理者的高并，與平等級別的管理機關協調和處理檔案工作及周邊關系，相對而言則簡單些。從所周知，橫向協調和縱向隸屬的關系在處理問題的方式上顯然是不同的。據此可見，如欲加快高校檔案工作“目標管理”的推進速度，應當采用“最小阻力法”，將問題的難點由制發機關與教育行政主管機關協商解決。以此保證其下行的通達性，加強實施的可操作性。

4從高校檔案部門對考評工作的反饋意見分析其可能產生的中期影響

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中圖分類號：G271.6 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）17-0236-02

隨著信息網絡時代的進步，生活方式的多元化、社會信息服務對檔案事業的影響和沖擊，深刻地改變著整個人類社會的生存方式和思維方式。人們對檔案認識的深化和信息技術的廣泛應用，為檔案事業的發展提供了更為廣闊的環境和極好的機遇。信息網絡不僅體現了檔案管理的目的和接收、利用模式的統一，也能夠從檔案收集源頭處理各種載體信息資源，且具有存儲和快速檢索利用功能，更加方便速捷地提供了利用檔案信息資源，成為保護檔案資源原件、加快檔案信息資源傳遞、發掘擴大檔案信息資源利用范圍的更加便捷手段。

一、信息網絡環境下檔案規范化、標準化管理的作用、意義

標準化管理是組織現代化生產的重要手段，是科學管理的重要組成部分。推行標準化管理是國家現代化建設中的一項重要經濟政策，其目的是在經濟、技術、科學管理等社會活動中，對重復性事物和概念，通過制定、和實施標準達到統一，以獲得最佳秩序和社會效益。檔案是人類一切生產活動中類型最為豐富多樣的一種，具有很強的繼承性。檔案工作是一項基礎性管理工作，涉及到用戶活動的各個方面，除了為用戶發展提供檔案信息資料服務外，更重要的是為用戶的生存和發展積累儲備寶貴的能反映諸多方面歷史軌跡的信息資源。在網絡信息環境下，檔案工作作為一個為公眾服務的行業，在管理的各個環節和工作的實踐過程中，都存在著規范化、標準化服務以及提高服務質量的問題。因此，在生成檔案的諸多環節中，應制定和執行與管理制度相適應的一系列的工作標準和制度，使檔案管理的諸多環節有章可循、有法可依，從而使得最終形成的檔案達到規范統一，使檔案管理的每個過程從無序到有序，避免未來在同一層次上的重復勞動，保證檔案信息資源在進入計算機時的可處理化，實現檔案信息資源的自動發、傳、收、儲等，避免檔案工作出現人、財、物的浪費，使有限的資金較大限度地發揮作用。

二、信息網絡環境下檔案規范化、標準化的特點分析和發展現狀

信息網絡時代，技術標準顯現出了極大的重要性，標準在國際層面有國際標準組織、在專業領域有文件/檔案專業組織、在國家層面有各國檔案機構等分別組織制定檔案信息標準，因而形成了不同層面、領域檔案信息標準，這些組織制定的檔案信息標準十分專業，吸取了各國檔案工作的最佳實踐經驗，對用戶或系統具有明確的應用針對性，從標準的層次上帶有操作性，或者說具有很強技術性的標準居多，所制定的標準集中反映了人類在這一領域的發展與應用。從國外檔案規范化、標準化建設的進展來看，不但起步早且更重視實踐探索，20世紀90年代中后期以來，檔案標準制定方面的速度明顯加快，尤其是進入21世紀，新制修訂標準數量增長了一倍多，而且發展速度在不斷加快。如以國際標準的制定為例：從2001年制定的第一個電子文件管理標準至今已了2O余項標準[1]。覆蓋了：文件管理、服務、工作流程、成像領域，以及文件存儲與歸檔五大領域的標準，檔案信息標準體系構架正在形成，實現了標準的系列化與成套性[2]。

從1979年頒布《中華人民共和國標準化管理條例》以來，1983年成立了全國檔案工作標準化領導小組，1985年第一個檔案工作國家標準《檔案著錄規則》頒布實施，1991年成立全國檔案工作標準化技術委員會，同年了《檔案工作標準體系表》[3]；截至2011年底，中國已出臺10多項國家標準、近60項行業標準，涉及的范圍非常廣泛，涵蓋了檔案管理、業務等工作的各個方面。這些標準相互補充、相互協調，在規范檔案工作、提高檔案利用和現代化管理水平等方面發揮了重要的技術支撐和基礎保障作用。

三、信息網絡環境下檔案規范化、標準化的建設原則

在信息網絡環境下，檔案標準化體系建立是檔案工作規范化、現代化的基礎性工作，是一項復雜的系統工程。規范化、標準化工作不是一個純理論問題，更多的是一個實踐性、應用性的問題，涉及到檔案形成的諸多環節，如檔案著錄格式、整理方法、數據庫建設及整個網絡體系結構的標準化，包括統一的術語定義、內部體系結構、數據交換方式、信息流向、軟硬件接口規范、功能設置、支撐環境等各項工作，且對設備構成、人員組成、管理方法等均有周密的規劃和設計。

1.遵循性、統一性

遵循已有檔案標準的基本內容，保持標準內容前后一致，技術水平一致，盡量不做大的改動，體現出與科技進步協同發展的檔案業務全程（文件生命周期系統）管理標準特征。例如，制定案卷質量標準，使組卷工作達到應有的水平；制定檔案業務流程標準，做到收集到位、整理歸檔到位，保證各種載體材料不漏存、不丟失、保證進館檔案的質量等。設備裝具是檔案館的基礎設備，應按標準化、系列化集中批量生產，建立起良好的工作秩序，使檔案工作領域內需要協調統一的重復性事物和概念達到統一，從而避免在實際工作中出現的重復、矛盾、繁雜、混亂的局面，促進管理水平的提高。

2.創新性、穩定性

不受原標準的一些束縛，根據信息網絡環境的合理需求，進行必要的創新，所實施的標準在一段時期內保持相對穩定。如，數據庫的結構標準，電子文件智能元數據標準，由單體元數據標準轉向元數據語義與語法標準的系統化，電子環境中檔案元數據交換格式的標準化是受到檔案工作者普遍關注的重點，離開了檔案元數據交換格式的標準化就沒有真正意義上的檔案信息資源共享，所以，保證數據被讀取時不依賴專用的軟件環境對檔案元數據交換格式標準的研究充分展現了檔案信息資源共享的發展前景。

3.前瞻性、科學性

在信息網絡環境下圍繞檔案信息化建設實踐，建立科學、有效的檔案管理體系，加強檔案生命周期的管理，做好需求分析，制定從檔案形成、收集、整理、驗收、歸檔、利用服務一系列相關需求標準，由后端管理標準向前端、全程管理標準過渡，向知識集成管理發展，延長標準的使用壽命，了解一些具有前瞻性的工作。比如，數字檔案館功能需求標準、數據庫、電子文件管理系統及其元數據需求標準，電子文件管理逐步轉向文件生命周期全過程處理的檔案數字化系統標準等。且由單一媒體向多種媒體過渡的發展趨勢，數據庫的結構、代碼編制留有擴充余地，增加一些當前尚未用上而今后可能需要的內容等[4]。各項標準必須能清楚地反映檔案技術水平和組織的結構程序，且每一項具體實施的內容應具有超前性，體現一定的科學引導性和先進性，這樣才能保證檔案信息化建設的科學、高效持續發展。

4.實效性、安全性

在各種標準和大方向不改變的情況下，做到檔案信息資源的收、整、審、歸、鑒、利、二次加工開發為一體的檔案管理信息服務系統，以計算機網絡、數字加工、信息分析技術等為支持，充分利用網絡技術，收集更新和共享；利用信息分析技術，打破現有數據的使用限制，整合檔案資源，挖掘隱性知識；利用數字處理技術實現檔案信息數字化，方便共享；利用網絡辦公技術，審核控制檔案資源的使用權限，保證資源安全。

四、信息網絡環境下檔案館規范化、標準化體系結構

在網絡信息環境下建立檔案規范化標準體系是檔案標準化的核心內容，檔案規范化標準體系建立的科學、合理與否直接關系到檔案標準化的工作成敗，研究建立檔案規范化標準體系，是為了規范管理業務領域的數據元，在數據建模、信息采集、加工處理、數據交換的過程中有統一的標準與規范，最大限度地在網絡信息環境下實現信息優化管理和資源共享，因此，檔案規范化標準體系的核心由基礎標準、業務標準、技術標準、管理標準和專業標準五個部分組成，其中基礎標準：是檔案工作基礎性、指導性的規范，在制定標準時要經常引用的標準；業務標準：是檔案規范化標準體系的主體；技術標準：是在網絡信息環境下對檔案館設施設備、計算機網絡管理、縮微復制等技術手段進行相應的統一和規范，以實現檔案現代化的目的；管理標準：是針對檔案工作的組織、程序、職責等提出的行業工作標準，它對于建立檔案基礎管理、規范行業工作質量和作風具有重要意義；專業標準：是根據不同專業的特點而設置，突出體現不同專業檔案的管理規范和要求，以適應檔案專業化管理的需要。每部分根據各自的工作要求確定一定的分類層次，制定相應的具體標準，每個規范化標準部分是整個檔案規范化標準體系的子系統，它們既是相對獨立的、相對穩定的，又是相互聯系、互相作用，動態發展的，它不斷在實施和制定過程中修訂、充實和完善，以適應不同時期的工作要求，構成一個科學、系統的標準體系[5]。

結語

實施檔案規范化標準化管理，是提高檔案管理質量的有效途徑，是由傳統的檔案管理方式向現代化科學管理方式的轉變，只有加速檔案工作規范化標準化，才能有利于改善檔案的基礎管理，有利于檔案工作在網絡環境下逐步走向智能化，促使檔案現代化制度更加完善和發展。

參考文獻：

[1] 段榮婷.論國際檔條信息標準化現狀、發展趨勢及中國的對策[J].檔案學研究，2008，（1）.

[2] 段榮婷.國際檔案信息標準化現狀與發展趨勢[J].中國檔案，2008，（5）.

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doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.055

現代信息技術快捷、高效、準確、便利的優勢，深刻地影響著新時期檔案管理工作，它不僅給檔案管理工作帶來了機遇，也使傳統的檔案工作面臨著前所未有的嚴峻挑戰。因此，必須加快醫院檔案管理的標準化建設，使醫院檔案信息資源發揮最大的效益。檔案管理標準化，對于規范和健全檔案管理工作具有重要的歷史意義和現實意義。

1醫院檔案管理標準化的內容

醫院檔案管理標準化是醫院醫療、教學、科研管理標準化的有機組成部分，是整個檔案工作標準化的一個子系統。它應包括檔案管理標準和工作標準兩部分。

管理標準是指以特定的程序和形式頒布的統一規定和規范。包括各類文件材料的歸檔范圍、歸檔要求及保管期限、案卷質量標準、檔案鑒定標準、檔案復制件縮微品質量標準、計算機輔助管理標準等[1]。因此，標準在一定條件下和一定時期內保持了相對的統一和穩定。

工作標準主要包括醫院檔案室以及各職能部門和各類工作人員的標準，同時，還應包括各部門工作標準中的檔案內容要求、檔案工作程序標準、檔案工作網絡建設要求等[2]。

隨著醫院檔案工作的發展，經驗的積累，標準也在不斷地修改、完善和提高，這就是檔案工作的發展趨勢。實踐證明，檔案標準化管理才能使檔案工作步入了一個標準化、規范化的軌道，將檔案事業引入了社會進步和發展的軌道，進一步促進醫院檔案的科學管理。

2醫院檔案標準化建設中存在的問題

醫院在發展，醫院管理已基本實現了網絡化，這就要求有高效、及時、方便的現代化檔案管理與之適應，作為醫院，應更新觀念，加大人力、物力、財力的投入，將檔案的現代化管理納入醫院的發展戰略。目前醫院檔案標準化建設中存在的問題如下。

2.1標準化建設水平偏低，數據庫建設滯后由于我國醫院檔案標準化建設起步較晚，技術水平偏低，制度建設不夠完善，人們的思想觀念滯后，目前，研制出的不少檔案系統應用軟件功能單一，標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。盡管近些年一些醫院檔案室大都建成了規模大小不等的檔案數據庫，但缺乏整體性，數據庫大都自建自用，規模小，標準化程度低，類型單一，數據無規范化控制，社會服務水平較差。而且大多是條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多醫院檔案室雖然聯網，但只能訪問其主頁，無法實現實質性的資源共享。這就需要管理部門和檔案工作者齊心協力，共同研究，盡快制定出統一的發展規劃和標準，使各館(室)的發展有一個統一的方向，減少發展的盲目性。

2.2缺乏統一的網絡化協調機構目前，由于受醫院管理體制和運行機制的影響，各醫院檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統、各自為政的局面。盡管許多醫院檔案部門已意識到資源共享的重要性與必要性，但還是比較缺乏館際之間合作的具體行動。國家還沒有一個統一的組織機構來規劃協調，使各醫院檔案館網絡化建設工作達成合作，進而達到互助、互利、互惠、資源共享。

2.3經費投入不足由于對檔案管理施行標準化的認識不足等原因，目前投入經費不足是制約我國醫院檔案管理標準化建設的一大障礙。在檔案標準化建設過程中，需要大量的資金，配備所需設備及設備維護，沒有充足的資金投入是無法實現的。

2.4檔案管理隊伍人員素質較低，結構不合理在檔案標準化建設中，必須有既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型高水平的專業人才。目前，醫院檔案人員隊伍整體素質仍普遍較低，又缺乏學術研究、史料研究的能力，不適應高速發展的計算機工作環境，不適應檔案網絡化建設和醫院檔案事業發展的需要。

3加快醫院檔案管理標準化建設的幾點建議

3.1面向未來，更新觀念，抓好檔案管理標準化檔案管理標準化是檔案管理現代化的技術保障和重要前提，但要實現它也不是一蹴而就的，因此，要樹立標準化建設的觀念和信心，把眼光瞄向未來，充分認識到沒有標準化，就沒有現代化。在當前和今后一段時期，加強標準化建設是檔案管理現代化的核心內容，這是一項十分艱巨和細致的工作。

3.2加快檔案信息化建設隨著醫院的快速發展和醫院規模的不斷擴大，醫教研工作管理中形成的歸檔材料愈加豐富，檔案管理模式正轉向以檔案實體數字化信息的形式向社會提供服務為中心，目標在于實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享[3]。而數字化、網絡化建設，是實現這一目標的關鍵。醫院檔案工作應抓住歷史機遇，加快檔案信息化建設的進程，使之更好地為醫院改革和可持續發展提供服務。

3.3促進檔案信息利用的社會化醫院檔案管理部門應當在保證整體利益不受損害的前提下，更大范圍地向社會各方面提供檔案信息服務。廣大醫院檔案工作者既要強化服務意識，打破只為醫院內部黨政管理、醫療、教學、科研服務的思維定式，還要注意提高服務水平和服務效果。

3.4加強檔案管理現代化軟硬件基礎設施目前，醫院自身對檔案管理部門的有限投入已成為醫院檔案管理現代化建設的瓶頸。建設軟硬件基礎設施是醫院檔案現代化建設的基礎。因此，加大經濟投入，加強基礎設施建設，是保證醫院檔案管理現代化建設得以進行的先決條件。在硬件方面，醫院應給予財力上的支持；在網絡和軟件方面，醫院檔案部門應發揮檔案網、醫院網的平臺作用，吸引和運用院內計算機、信息等學科的技術、人才力量，以高性能軟硬件基礎設施為檔案管理系統提供保障。

3.5優化醫院檔案管理隊伍檔案工作人員整體素質如何關系到醫院檔案信息的整理、利用和開發，關系到醫院檔案工作標準化、規范化、現代化的進程。要優化檔案管理隊伍，一方面充分發揮醫院設施齊全、科研水平高等優勢，培養高層次檔案信息化管理人才。另一方面通過繼續教育的形式，普及信息化管理知識。通過專題培訓和實際操作，提高現有檔案管理工作者的工作水平。要不斷補充青年檔案管理人員來充實隊伍，從而使檔案管理隊伍的年齡結構優化。

總之，在我國醫院規模日益強大的今天，加強醫院檔案管理的標準化、規范化和現代化建設，是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，也是提高檔案信息開發與服務水平的必由之路。因此，各醫院要積極創造條件，加快標準化建設步伐，另外，除了醫院自身的重視和努力外，還需要國家檔案主管部門的宏觀調控和大力支持，使醫院檔案標準化建設盡快上一個新臺階，以適應現代化前進的步伐。

參考文獻

[1] 烏慶正.搞好檔案資源建設之淺見[J].山東檔案，2010，13(3)：22.

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關鍵詞：檔案管理 規范化 標準化

Key words:Records management standardization standardization

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的一個非常重要的中間環節，在搞好硬件建設的同時，也要做好文書處理工作。雖然文書處理工作與檔案工作擔負著不同的任務，都具有獨立性，但由于兩者之間的緊密聯系，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想。

一、推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提是公文制發

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。主要是公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。同時還要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致等。再次是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。最后是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節是實施“以我為主”的立卷歸檔原則

實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。

三、推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證是提高檔案卷質量

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

四、推進檔案現代化管理進程需加快數據準備

1、檔案管理要分清輕重，逐步推進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有卷宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、檔案管理要分層次著錄

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄。對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、檔案管理要分門別類

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。