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關鍵詞 財務 電子檔案 管理 研究

傳統的財務檔案大都以紙質為載體，不能適應財務檔案管理的信息化要求，必須向數字化檔案管理轉變。未來的財務電子檔案就是財務數據采集源泉和基地，通過分類整理和網絡共享，最終為各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。

一、財務檔案管理現狀

（一）財務檔案分類

隨著公司電力事業的快速發展和經營管理水平的提高，財務檔案資料也日趨增多，主要分為會計檔案和財務管理文件兩大類。

會計檔案指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

財務管理文件：指除會計核算專業材料外的財務管理制度、計劃批文、通知等各類財務管理資料，是財務檔案的重要組成部分。財務集約化管理的不斷深入，財務管理文件的積累呈現多元化趨勢。財務管理制度包括預算管理、會計核算、工程管理、資金管理、資產管理、資本運營、財務評價與考核等。

（二）財務檔案管理規定

自1999年以來采用電子計算機進行會計核算，保存會計檔案實行電子存檔和紙質存檔制，2004年的《會計電算化管理辦法》對電算化會計檔案的管理進行的明確的規定，電算化會計檔案指儲存在磁盤或其他存儲介質上的會計數據和程序，以及打印輸出的各種賬簿、報表、憑證等核算數據和系統開發中的全部文檔資料。打印輸出的紙質會計資料按照《會計檔案管理制度》進行歸檔管理，儲存在硬盤上的會計數據建立定期備份制度，實行電子備份，按年度進行刻盤存檔。

二、財務檔案管理趨勢

為規范和加強公司財務管理，公司已經建立了涵蓋生產經營全過程的財務管理體系，隨著財務信息多元化的發展，積累了豐富的財務管理文件，必須實現由紙質檔案管理向數字化電子檔案管理轉變，才能充分發揮財務管理文件的指導作用。財務電子檔案將是財務數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地，通過實時更新和共享，及時、準確地為經營決策提供依據，電子檔案將成為財務檔案管理的主要形式。

（一）財務電子檔案能夠提供財務檔案信息方便快捷的服務方式

數字化的財務電子檔案信息可以通過網絡等現代技術實現的遠程利用，提供方便快捷的財務檔案信息服務方式和途徑。

（二）財務電子檔案能夠使不同載體形式的財務檔案信息得到轉化與再現

根據財務檔案載體形式的不同，可以將電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式的財務檔案信息經過數字轉換，并再現其它載體檔案信息的真實內容，既加強管理又方便應用。

（三）財務電子檔案為財務管理水平的提高奠定基礎

在當今信息化和數字化技術飛速發展的時代，檔案信息數字化是財務電子檔案管理發展的必然趨勢和方向，財務檔案數字轉化工作有利于財務信息的推廣，為財務管理水平的提高做好基礎準備。

（四）財務電子檔案為財務信息體系的完善創造條件

隨著無紙辦公和電子文檔的普遍應用，財務電子檔案與紙制檔案共同組成完整的財務檔案信息庫，為財務信息體系的完善創造條件。

三、財務電子檔案管理面臨的難題

原始性問題。對于紙質檔案來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章、紙張制成材料等使內容真偽易于判別，可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。電子檔案內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。很難對電子檔案的原始性進行認定。

真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。

完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，篡改信息、信息外泄，都會直接損害電子檔案的安全。

四、財務電子檔案管理保障措施

（一）采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性

在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的原數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。

（二）建立電子檔案統一接收數據格式

因為財務管理資料來源廣泛，形式多樣，無法統一，如電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式，財務電子檔案需要實現統一格式的轉換，同一文件類型統一一種文件格式。

（三）應用的安全性

財務電子檔案基于網絡實現資料上傳、信息共享，可根據設定的檔案密級按部門按專業按用戶級別配置訪問權限，可在權限允許范圍內下載檔案。同時日志庫自動記錄對電子檔案庫的所有檢索、調檔、增加、刪除、修改等操作。

（四）明確紙質檔案與電子檔案要長期并存并保持一致

紙質檔案與電子檔案屬于兩種不同載體的檔案，必須明確紙質檔案與電子檔案長期并存的“雙軌制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質文件來保存。同時，還要注意兩種不同載體檔案的一致性，特別是在電子檔案編號、更改、更新時更應注意電子檔案與紙質檔案的對應相符。

五、財務電子檔案管理的優勢

財務信息的隨時更新。現代網絡系統為實現電子檔案管理提供了快捷的管理手段、共享的信息平臺，開辟了信息利用的快速途徑，將過去的集中建檔，改為平時隨時整理建檔。集中的工作量，變為分散的工作量，提高了財務信息管理水平，財務電子檔案及時得到更新，便于檢索利用。

靈活便利地檢索。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種信息體系。因此，“文件”作為基本保管單位，使信息分類方式得以根據需要進行自主編輯。

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一、醫院財務檔案管理現狀審視

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.027

[中圖分類號]F275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-00-01

1 財務檔案管理信息化的特點

當前會計電算化進程不斷加快，財務人員的日常制單、復核、匯總等工作都可以在電腦上完成，財務報表和賬簿也可以根據需要隨時打印輸出。越來越多的企業財務檔案管理也實施了信息化管理，使財務檔案的管理更加便利，磁性介質形式存儲取代了紙介質的保存。一些信息存儲量大、攜帶方便的存儲工具如U盤、磁盤等得到了廣泛應用。財務管理信息化使管理更加快捷、利用率更高、更易于查找，是企業未來發展的一種必然趨勢。

2 財務檔案信息化建設的主要內容

2.1 建立適合管理的財務檔案動態數據庫

財務檔案管理信息化促使財務檔案信息得到有效利用，為管理和決策提供科學合理的數據。計算機硬件和網絡平臺建設是信息化管理的基礎，而軟件建設是信息化管理成功的關鍵。財務檔案管理軟件和信息網絡的應用，提高了系統里各類信息資源的準確性，同時也為使用者提供解決問題的方案。財務檔案信息網絡的完善建立，既可以將各類業務文檔和文件錄入數據庫，形成數據動態存儲，保證信息完整，還可以實現聯機公共查詢、遠程服務及傳輸。總之，財務檔案的在線管理，減少了檔案形成與查閱的時空差，打破了原有的靜態管理模式，實現了向動態管理的轉變，強化了財務檔案的服務職能，大大提高了使用效率。

2.2 加強財務檔案的網絡安全建設

財務檔案的信息化和網絡化，使其存儲更加便捷、查詢更加迅速，數據提取更加準確，形成了全面電子化的檔案管理。財務信息作為內部重要資源，除可對外披露的信息外，應做到保密、不公開，涉及重大決策項目的財務信息更要嚴格保密。加強網絡安全建設，做好信息保密與公開，才能高效地實現信息合理利用。

2.3 完善財務檔案管理的輔助系統

財務檔案數據利用網絡化平臺進行采集、分析、整理和傳輸，為領導、決策者和財務人員的決策運用提供準確有效的數據支撐。由于信息量和工作量大，同時對數據的準確性要求高，因此，單單依靠相關人員的經驗判斷解決問題是行不通的，必須借助于先進和智能的輔助決策系統來完成。決策支持系統的建立，要以管理科學、電腦科學、控制理論以及行為科學作為基礎，并輔以計算機網絡、人工智能、經濟模型等技術手段，科學合理地建立起適宜決策運用的完善系統。該系統要做到對問題的提出形成多套可行的解決方案，并對不同的方案進行對比分析，得出最優解決方案，進一步提升財務決策的質量和水平。

3 加強財務檔案信息化管理的建議

3.1 注重實效性

財務檔案管理要注重信息的實效性，同時它也是衡量財務檔案信息化程度的標尺。首先，在財務檔案建立初期，就要對檔案進行科學分類，建立檔案目錄咨詢平臺，方便需求者快捷地查找資料。檔案建立后，要及時采集、整理動態數據，進行補充、完善，確保檔案使用的時效性。其次，所存儲的財務數據要確保全面、科學，做到檔案資源共享，檔案資料管理規范。另外，財務檔案信息化管理對所需的硬件、軟件設備、系統等都有很高要求，要定期對電腦設備進行升級換代，這樣才能滿足需求者的要求，提高信息化的實效性，使財務檔案信息的利用價值得到最大化。

3.2 保障網絡安全

財務檔案信息化管理有著非常顯著的特點，就是保存的財務數據量大，保密性要求高。數據的信息化也就代表著網絡化，保障網絡的安全性顯得尤為重要。首先，要建立完善的財務檔案內部管理制度，加強網絡監督，制定嚴格的操作規程，防止財務檔案資料被篡改、損毀、泄露，確保資料信息的完整性。其次，要嚴格保證網絡環境的安全性，防止U盤、磁盤等磁性介質儲存設備的病毒傳播。定期對計算機設備進行升級改造，及時安裝防病毒軟件，并定期對網絡環境進行病毒查殺。最后，還要定期做好財務檔案資料的備份，防止財務檔案數據永久丟失，造成不可估量的損失。

3.3 完善管理的各項規章制度

檔案管理的信息化也改變了檔案管理人員的工作方式，同時檔案的管理制度也要隨之改變，建立健全檔案的保管、操作、保密和崗位責任制等管理制度。力求滿足需求者的查閱要求，發揮網絡不受地域、時間等限制的特點，實現專業化精準查詢。

3.4 提高管理人員信息化素質

高素質的財務檔案管理人員是財務檔案信息化工作的主體。財務部門要改變人員專業結構單一的現狀，不斷充實計算機和通信等專業的技術人員，以保證信息化建設的需要。加大管理人員培訓力度，分層次和分階段地結合業務要求開展培訓，提高管理人員信息化技術水平，提高其運用各項信息技術和手段的能力。

主要參考文獻

[1]蔡建美.企業財務管理信息化探討[J].現代商業，2009（4）.

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二、財務檔案管理信息化的特點

現如今，企業管理最重要的就是從管理的思想上進行根本上的改變，就是要順應時勢，跟上時代的步伐，進行信息化的變革。在進行財務檔案管理的過程中，很多經濟業務比較繁雜，信息較多，然而很多人員在進行工作的時候會出現很多不必要的環節，這些環節會帶給工作人員很多工作上的阻礙，通過進行運用信息化的管理，能夠儲存大量的信息，能夠節省很多管理時間，使財務檔案能夠被高效規范的進行管理。

三、財務檔案信息化建設的主要內容

1.建立與公司相符的信息管理平臺

對于公司內部的財務檔案管理，需要進行對財務檔案進行信息化管理。在進行管理的同時，需要向相關工作提供更為精確的信息化數據。在企業的內部設立與企業財務檔案管理相符的數據平臺。為各類檔案管理提供信息資源，并且能夠提升財務檔案管理的水平和管理能力。讓財務信息能夠隨時隨地的進行平臺保存。

2.設立公司信息化的防火墻，增強網絡安全

財務檔案信息化管理是公司的一項重要任務，在進行財務檔案信息化管理的同時一定要注重信息化的安全性。企?I的財務信息是企業最重要的公司信息，必須要保證公司信息的安全性和保密性，對于公司的網絡安全建設必須要加強信息技術，并且要對網絡進行合理利用。與此同時要加強工作人員的工作能力，確保財務檔案的安全性和對信息技術的使用能力。

3.完善財務檔案管理信息化的操作工具

財務檔案管理需要進行網絡化的結合，通過網絡化的平臺進行對相關數據的采集和運用。相關財務檔案信息化管理的資源要進行合理的分配。在財務檔案管理信息化內部工作人員進行工作時一定要配備工作的工具，制定與公司財務信息相符的系統，考慮到系統的適合性和科學性，通過操作系統對平時的財務管理進行正確的管理。同時要提高系統的操作性能力，能夠在進行相關管理中提供最準確的方案和計劃。

四、加強財務檔案信息化管理的策略

1.提高財務檔案管理的信息實用性

財務檔案管理的信息是在信息化的作用下才能夠得到更好的管理，同時財務檔案管理的信息同時也能夠查看信息技術的水平。在進行建立檔案管理的同時，要對檔案進行分類準備，還要建立相關的檔案平臺，檔案管理的平臺提供的相關信息要注重實用性，能夠真正的進行對企業檔案管理的協助。協調財務檔案管理之間的信息，要對信息資源進行合理分配。財務信息數據必須要保證其正確性還有科學性，對財務檔案管理的平臺要進行系統升級，定時升級平臺數據。提高信息化的實用性，進行水平更高的財務檔案管理。

2.保證企業網絡的安全性

企業財務檔案管理信息化的主要內容就是要對企業內部的財務檔案進行保密處理，所有的工作都能夠進行安全性的工作。信息化管理就是需要結合網絡技術，網絡安全是確保財務檔案的安全性。加強對網絡監督，監督每一項財務檔案管理的流程，并且要防止財務檔案的信息被泄露，被更改。對企業內部工作的計算機，要定期的進行系統升級。保證系統的安全性，及時的進行對計算機進行病毒查殺。保證網絡安全性，避免信息泄露的風險。

3.建立健全相關的財務檔案信息化管理制度

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所謂財務檔案，實際上就是指一個企業單位在開展經濟活動的過程中涉及的財務活動，其包含的數據信息被反饋、梳理以及整合形成系統化的財務信息。財務檔案具體指的是不僅包含了企業單位在決策、規劃方面的信息，甚至還是整個企業單位開展的經濟活動信息的來源。就企業單位的財務管理、整合方面來說，其核心就體現在企業單位內部的財務檔案的管理方面。隨著國內的社會進步、經濟高速發展，企業單位的財務檔案管理進行入了一個全新的發展階段。因此，要加大力度地創新和完善現代化財務檔案管理，促使其能夠有效地適應社會、經濟發展。

1財務檔案管理的重要意義

財務檔案是要企業單位運營發展過程中涉及各項經濟活動的開支、收入進行真實、精確、完整的記錄，能夠客觀、間接地表明企業單位的日常經濟活動。財務檔案管理屬于單位、企業整個財務管理工作中不可缺少的一個環節，是企業單位開展各項活動的基礎前提，對企業單位的運營發展有很大的推動作用。其重要意義具體表現在以下幾點:第一，財務檔案管理是企業單位在開展日常各項工作，其參考、落實科學管理措施的基礎條件。就企業單位來說，在進行日常的社會活動過程中必然出產生不同形式的財務檔案，譬如:經濟活動的收入、企業內部開支等。現階段企業單位正致力于創建和完善現代化管理模式，增強自身管理能力，在這一發展過程中，財務檔案信息能夠成為其發展的可靠的信息依據。企業單位要制定重大的經濟決策，完善和改進制度，都是需要借助財務檔案中反饋的各種有價值的信息得以實現，同時也是維護和確保企業單位能夠正常、良好發展。第二，財務檔案也屬于是企業單位涉及的經費開支的主要憑證，在很大程度上可以創造出間接的經濟效益。雖然財務檔案無法直接地創造出經濟效益，然而其在某一時刻可以發揮出至關重要的憑證價值。就財務檔案的內容、外形特征方面來說，其可以有效地客觀反映出過去某一時段所發生的真實情況事，能夠成為證實某一事件的書面文件。通過上述表明，財務檔案管理工作與企業單位運營發展之間是相互促進的關系，因此，財務檔案管理對企業單位的運營發展，甚至是社會發展有很大的推動作用。

2財務檔案管理中存在的主要問題

在進行財務管理工作的過程中，或多或少會出現一些問題，但是必須準確地抓住重點，采取有效的措施進行處理，進而能夠完善和深入企業單位財務檔案管理工作。在財務檔案管理中存在的主要問題有以下兩個方面。

2.1對建立財務檔案管理的重視程度還有待提高

企業的經營發展不僅為國家創造了大量的財富，同時還向社會提供和創造了非常多的就業崗位。由此表明，企業發展的根本任務是盡可能地創造出更大的社會價值、經濟財富。處于現代化時代背景下，要實現企業的持續發展運營，需要不斷地強化和完善企業單位的財務檔案管理工作。財務檔案屬于是企業單位在運營過程中涉及的各項活動的書面反映形式，也可被稱為一種憑證，必須要認識到財務檔案管理的重要性。其有效的管理能夠促進企業單位處于合法軌道上運行發展，使其能夠在市場上占據一定的地位和優勢。這些都充分表明了財務檔案管路工作的作用和意義，在市場上開展的各項活動都不能脫離財務檔案管理具備的引導性作用。現階段在進行財務檔案管理過程中遭遇的關鍵性問題是，人們對于其認識和理解存在不足和偏差，特別是在財務檔案管理方面的有關制度上。處于這種狀況下，企業單位的領導層對財務檔案管理沒有給予足夠的重視，沒有正視其對企業發展的重要性，導致整個財務管理無法有效地開展，甚至影響了企業單位的發展運營效率。

2.2對相關法律法規的執行不積極

企業單位沒有創建統一的財務管理章程，國家先后出臺了《檔案法》《會計檔案管理辦法》等有關的政策，并在其管理工作方面取得了一定的成效。但是基于整體的角度來看，很多企業單位中從事財務方面的工作人員、管理人員對于財務檔案管理的理解不足、有關程序的操作的自覺性差，從而造成操作環節的工作落實不到位。除此之外，還要認清一個事實:雖然國家有關部門針對財務檔案管理方面制定了相關的法律法規，但這些法律法規絕大多數都是處在宏觀層面上的規定，偏重于形式。

3解決當前財務檔案管理工作問題的幾點建議

由以上的闡述，可以對企業單位內部財務檔案管理工作中出現的各種問題有一定的了解，有效地解決這些問題，必須采取真實有效的方法進行處理，要將財務檔案管理工作真正地落到實處，進而促進企業單位良好地運營發展。財務檔案管理屬于企業單位發展的不竭動力。

3.1制定統一的財務檔案管理標準

就財管檔案管理工作的開展來說，必須要嚴格遵循對應的管理章程制度，這是由于制度是維護財政管理工作正常運行的保障。如果不遵循規章制度做事，就無法對財務管理工作的開展成效進行統一的評價指標。對于任何性質的工作，對應的規章制度都能夠達到一定的約束效力，針對財務檔案管理也是一樣的。設計健全、有效的、統一的指標成為現階段財務檔案管理工作的主要任務。除此之外，還要創建具有系統化的檔案管理，為互訓的工作需要提供便利;強化對財務檔案管理的保養和維護，才能深化企業單位財務管理工作，進而能夠為企業發展創造更多的貢獻。

3.2加強管理者重視和財務檔案管理隊伍建設

首先要強化財務檔案管理方面的制度性監督。要根據現實專業培訓的具體情況，企業單位內部要對財務檔案管理的工作人員、負責人參加的有關培訓進行評價和考核。而只有評價考核過關的人員才能夠從事財務檔案管理工作;而對于考核沒有過關的人員要采取相應的懲罰措施，并要求其繼續參與培訓學習，在完成考核后在進行工作。其次，就懲罰措施方面，需要在規章制度中制定明細的監督處罰措施，要定期地考核相關管理工作人員的工作情況，并把財務檔案管理融合為整個績效考核當中的一部分。要對管理工作變現比較優秀的人員按照相應的工資標準上調工資;而對于工作成效差的人員也要根據對應的工資標準下調工資，進而激發和調動財務檔案管理人員能夠正視自身的本職工作。

3.3建立信息化的財務檔案管理體制

必須要完善、規范管理程序。現階段企業單位主要任務之一就是要有效地實施和落實財務檔案管理方面的安全性管理、使用要求。在進行財務檔案管理過程中，企業單位必須要有效地維護財務檔案管理的真實性、完整性以及安全性，同時還要在運營管理過程中規范、合理的運用財務檔案，進而可以向企業單位的運營發展、經濟活動的開展提供有效的支持和幫助。就財務檔案借閱方面來說，只準許政府有關的經濟監察部門在進行核查、工作時能夠查看，其他都禁止借閱，還有企業可以進行內部查閱。除此之外，財務部門自身也要做出改變和改革，規定部門管理人員沒有查閱財務檔案信息的權力，甚至是公司的領導層對此也有一定的限制。

4結論

綜上所述，處在新的時代背景下，必須要充分地認識和了解到財務檔案管理工作對于企業單位發展的各個方面的產生的影響的作用。必須要根據企業自身發展特點，針對財務檔案管理中存在的問題，采取針對性、有效的解決措施，使其充分地發展自身的功能作用，進而能夠為企業單位各項經濟活動的開展提供可靠的書面保障。

參考文獻:

［1］杜巍，葉娜，余雪花.財務檔案管理中存在的問題和對策探究［J］．中小企業管理與科技:上旬刊，2015(5):71－72．

［2］丁愛華.做好財務檔案管理工作提升財務管理水平［J］．山東工會論壇，2014(1):82－84．

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（一）建立、整理劑挖掘數據

檔案信息化是檔案工作的一個十分重要的環節，在傳統的會計檔案工作中通常都是以紙張的形式對檔案進行管理，為了能夠更好的順應時代的發展，一定要采取相關的措施積極實現檔案信息化和數字化，建立電子檔案，這也給檔案信息的保存和整理帶來了很大的變革。

（二）加強財務檔案信息網絡的建設

檔案的真正價值都是在其使用的過程中體現出來的，建設好財務檔案數據體系能夠有效的提高工作效率，減少檔案人員的工作量，同時還能夠更加有效的保證檔案信息的可靠性。在數據獲取方面也不僅僅局限于紙質文件，可以通過光盤或者是網絡等形式獲得數據，因此這種方式能夠有效減少檔案工作中出現問題的幾率，同時還能夠對企業的資源進行合理的配置，提高企業資源的利用率。

（三）加強財務檔案信息的輔助系統建設

財務檔案輔助機構的建設能夠有效的為企業在人力和經營策略的制定起到推進的作用，所以這一工作的要求也比較高，制定的標準也非常的嚴格，同時工作量又很大，所以如果完全依靠人力去工作一定會降低工作效率，因此就需要建設一個輔助系統，更好的保證其建設的整個過程，將各個領域中重要的學科都融入到該系統的建設當中，這樣才能保證輔助機制建設的有效性和科學性，以便能夠為企業的科學決策奠定更加堅實的基礎。

二、建設財務檔案信息化的建議

（一）軟件系統方面

1、轉變思想觀念

加強相關人員信息化檔案建設的關注程度，同時制度建設中相關人員一定要體現出高度的責任感，在建設的過程中一定要充分的考慮到國家的相關政策，加強信息的管理和監督工作，保證檔案信息化的建設質量，同時也能夠更好的對信息的真實性進行有效的保護。

2、完善財務檔案信息化制度的建設

首先要采取相關的措施對財務報表工作進行有效的改進和完善。財務報告水平在經營的過程中對企業有著十分重要的影響，在這一過程中最重要的就是要更好的對信息的可靠性和真實性予以有效的保障，在檔案信息管理的過程中還要加強數據處理的及時性和有效性，這樣才能更好的保證財務報表中信息的完整性。其次就是要不打斷的完善會計信息標準化的水平和質量，同時還應該保證核算體系的建設質量，要按照相關的要求來構件一個科學合理有效的控制制度，同時還要采取有力的手段對整個過程都進行有效的控制，這樣才能更好的防止重要的檔案信息出現遺漏，保證信息的全面性。

3、積極完善財務數據庫

檔案信息化建設對為檔案的高效管理奠定了十分堅實的基礎，傳統的檔案通常都是以紙質材料的形式進行保存和管理，在管理的過程中會出現一些問題，同時還會給管理人員造成一定的麻煩，在進行信息化建設之后，數據的保存和管理就顯得更加的高效，當然這一切的實現都要依賴于檔案信息數據庫的建設。

4、完善及有效利用財務檔案

同以往的檔案信息管理工作相比，信息化之后的檔案管理具有著十分明顯的優勢，系統能夠對原有的信息和當前的信息進行詳細的對比，這樣一來就對企業科學決策具有十分重要的積極意義，能夠有效的保證企業的經營管理人員能夠根據市場的變化調整自己的決策，構建一個具有良好科學性的決策體系。

5、不斷提升相關人員信息化素質

財務檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍，是財務檔案管理信息化的重要基礎。

（二）硬件系統方面

1、加強財務檔案的信息網絡建設

檔案控制信息化從工作過程中能夠產生非常關鍵的影響，能夠推動檔案發揮應有的作用。檔案數據合理使用，為營造健全財務檔案數據體系的關鍵基礎。有效實現數據信息化，不但能夠有效的減少財務工作者實際工作量，同時能夠提高數據真實性水平。

2、建立財務檔案安全運行管理機制

營造財務檔案數字化將可靠性當作基礎。提高可靠性，關鍵在于營造控制體系，不但能夠提高可靠性，同時可以提高利用率，對財務工作進行科學合理的監督。想要提高可靠性水平，則一定營造出科學合理的安全控制體系。加強對系統的監控，網絡之間要實行物理隔離，對各種數據進行備份。根據國家《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的“至少一式2套，一套封存，一套供查閱使用”的要求進行。

3、實現財務檔案管理輔助決策系統的建設

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隨著財務工作內容的擴大以及管理水平的提高，要制定切實可行的方法來完善財務管理體系。相關人員要建設電子財務檔案管理系統，這樣可以實現用網絡化管理的手段來管理財務，是符合現代化發展的要求，也對財務檔案的整體效率有所提高。

1.1 信息化財務管理具有很多優勢，比如：信息存儲數量多

符合當今查閱頻繁的發展形勢，對財務管理的實施提出了較多的要求。隨著我國財政工作的飛速發展，財務制度變化很大，甚至一年中會出現多次調整的情況，不同指標規定每年都在改變；每年的會計賬簿報表都存在一定的不同，不但需要總結當年度經費的總體內容，而且還需要總結上年或者是下年的總體內容；劃分標準越來越要求細化，項目就變得復雜，資料收集時出現問題，這些都會對財務管理體系造成一定的困難。

1.2 食堂財務檔案管理對建設項目管理起著重要的作用，財務檔案管理的實施可以提高財務管理的整體效益，并且能夠達到節約成本的目的

從以上內容可以看出，食堂中應該加大對財務管理工作的力度。由于國家的相關政策調整對財務管理產生一定的影響，所以要提高科學化的管理效率。但是，在當今的財政體系發展深入到宏觀背景下，隨著財務檔案管理體系不斷的發展，財務工作也出現一定的困難。因此，實現食堂財務管理網絡化體系，不但是符合現代化的要求，而且也是提高食堂財務管理效率的重要途徑。

2 食堂財務管理信息化建設存在的問題

2.1 食堂財務管理體系沒有較好的明確目標，采取領導一致，按照級別進行層層管理的措施還沒有落實

依然按照以往的管理體制來進行食堂財務的管理體系，沒有形成信息化管理的理念。除此之外，食堂中的財務管理未與其他相關部門進行合理溝通，需要實施多種信息化建設以及相關的網絡資源，然而牽扯到相關職能部門就很難落實。由于一些財務管理信息化沒有統一的領導，這樣就會出現相關部門在財務檔案信息化管理中沒有做好本職工作等現象的發生，從而導致財務檔案管理信息化沒有明確的目標。

2.2 財務檔案管理人員缺乏相應知識

經過漫長的變革與發展，財務管理人員的素質已經有了很大改觀，在學歷、職稱等方面已經基本符合崗位要求。但是，長期以來所形成的工作慣性，使得他們在業務上僅僅重視財會理論與實踐的學習與研究，而對檔案業務特別是檔案信息化這項工作的重視程度沒有提升到一定的高度。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的計劃、總結、專題報告、預決算資料、基建預決算、市場報告等資料、合同協議書、榮譽證書、工資轉移單、工資調整、人員錄用資料等散失、霉變；有的甚至將一些資料據為己有，在工作調動、崗位調整、離退休時一并帶走。在現有的財務人員中，真正懂得財務檔案的搜集整理的人員很少，懂得把紙質財務檔案轉化為電子檔案的人員更少。

3 食堂財務檔案管理信息化系統的安全風險

3.1 數據安全風險在手工方式下，財務信息以賬、證、表等形式存儲在紙介質上，修改過的會計憑證或賬簿可以從財務人員筆跡和印章上分清責任，但是電算化系統的會計數據直接存儲在磁盤上，對電子數據的非法修改可以做到不留痕跡，存在著檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的數據風險。利用計算機的舞弊具有很大的隱蔽性，被發現的難度較之手工會計系統更大，其造成的危害和損失也更大。因此，在電算化系統下做好安全保密工作意義重大。

3.2 管理安全風險由于相關人員缺乏計算機信息安全基本知識，不遵守本部門的信息安全規則，造成數據損失等，很多財務工作人員普遍對病毒的危害性程度認識不夠，任意從互聯網上下載資料，在計算機間、局域網和互聯網之間交替使用軟盤和可移動硬盤、U盤，將計算機病毒帶入財務系統中。另外，由于一些計算機的配置較低，安裝防病毒軟件后計算機運行速度會受到影響，一些員工對安裝的防病毒軟件私自卸載，造成整體防病毒工作的被動。因此，往往由于某一個人使用過程中的疏忽而給整個會計電算化系統帶來風險。

4 加強食堂財務檔案管理信息化的建議

俗話說，“沒有規矩，不成方圓”“安全保障，制度先行”要以財務管理部門和檔案管理部門為主，相關部門為輔，單位積極參與，通過積極探索，真正做到理論結合實際，從實踐中來，到實踐中去，制訂一系列切實可行的財務檔案信息化管理制度。比如對數據庫系統的監控制度、重要數據備份制度、內網與外網要實現物理隔離制度等等類似的如國家檔案局《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》中“至少一式兩套，一套封存，一套供查閱使用”的要求。只有健全系統的檔案管理制度和管理體系，才能從根本上加強檔案軟環境建設，做到日常的財務檔案管理活動有章可循，如綜合性的規章制度、立卷歸檔、檔案保管制度，檔案保密、保衛制度，開放檔案的利用制度，未開放檔案的利用制度，檔案專（兼職）人員的崗位責任制。

篇（8）

 在電子與信息技術高度發展的今天，處于知識前沿的高等學校的會計電算化已廣泛普及。由會計電算化產生的，蘊含著高科技的檔案貯存介質，就是財務電子檔案。它不僅體積小，容量大，且易于查閱和傳遞，而倍受“青睞”。做好這些財務電子檔案的管理工作，進行有效地保管、維護與利用，充分發揮其便利、快捷的特性，成為現代檔案管理中不可或缺的一部分。 

 一、財務電子檔案特點： 

 財務電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等現代電子介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料和系統開發運行中使用的各種基礎語言程序及應用程序。這里主要指用于貯存財務數據和程序的各種電子介質。作為現代高新科技的產物—財務電子檔案，較之傳統的財務檔案，有了許多新的特點： 

 1、財務電子檔案的存貯介質具有多種形式。可存貯于可讀寫的磁性介質中，還可直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可打印輸出存貯于紙質材料中。 

 2、財務電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。 

 3、財務電子檔案的體積小，容量大，占用存儲空間小，但對存儲條件要求較高。 

 4、財務電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設備予以復現；但易于計算、分析，快捷獲得所需結果。 

 5、財務電子檔案的高科技信息含量大，要求較高素質水平的管理人員。 

 6、財務電子檔案內涵廣泛。不僅包括票據、記賬憑證、賬簿、報表等傳統會計檔案，還包括會計電算化中的各種系統軟件和應用程序。 

 二、高等學校財務電子檔案管理的狀況 

 高等學校會計電算化生成了財務電子檔案。對于新介質的檔案，既沒有前人的管理模式可參照，又沒有當前的技術可查考。所以，早期的管理中往往有些不盡如人意的地方，主要表現在： 

 1、儲存環境欠妥。早期電算化會計生成的是電子輸出檔案，即通過打印輸出的紙質憑證、帳簿和報表。較早的針式打印機色帶輸出的紙質資料原本不夠清晰，又受空間、經濟條件限制，經日曬、風化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。 

 2、早期軟件、程序存留不利以及運行程序版本的更新，造成了原有數據資料的虛設。如在早期dos系統環境下，生成的磁性數據資料，雖保存完好，但原有運行環境已不復存在，現今程序又不能兼容，多數數據已不能再現，形同虛設。 

 3、老化機器的淘汰以及機器設備的快速更新，造成了新、舊運行環境脫節。如早期微機上運行的win3、win95等，已難在現今機器上順暢運行。 

 隨著會計電算化的不斷發展，財務電子檔案的形式和數目日漸增多，更多替代了原有傳統財務檔案的功能和效用，財務電子檔案的管理也得到了應有重視。許多高等學校投入了大量資金，用于必要的保護、查詢、復現設施的購置和管理人員專業技術的再培訓，其財務電子檔案管理的環境、條件等“硬”件設施得到了全面改善。 

 三、高等學校財務電子檔案的現代管理 

 財務電子檔案的現代管理是指運用現代技術手段對財務電子檔案實施有效管理，包括四個環節即財務電子檔案的收集、整理、保存和利用。 

 （一）財務電子檔案的收集 

1、設定固定的收集區間。一般可視業務量大小，按月、季或年度來設定；也可以視具體項目周期長短，實行分段、分項或全程設定。但必須注意保證收集區間連續、無間斷。 

 2、制定固定的數據收集程序。選用質量好、可靠性高的貯存介質，備份所有財務數據，存貯于磁性介質，并刻錄于光盤，確保備份的一致有效，必要時還可打印備份于紙質介質；同時應在磁性介質上，附加其運行的語言程序版本及操作環境標識，作為以后復現時的參照。 

 3、制定軟件環境更替的收集程序。在更換新程序軟件時，應首先備份原有的操作系統及語言運行程序，以備舊資料的往復查詢。對轉換前的初始數據備份，確保無誤后，再做謹慎轉換。 

 4、制定硬件更新的收集程序。詳細記錄微機主板的級次、型號，內存的大小、硬盤的容量以及外部設備的配套類型等，有時還可記錄下微機的品牌和使用起、止期。更新后，視儲存條件的許可，盡可能留存一套完整的設備，預防意外。 

 5、有關登記資料的收集。制作登記簿，詳盡記錄系統管理員、程序員的操作資料，區分業務具體操作人，以便于后續追詢。并認真填制電子檔案移交清冊，區分責任。 

 （二）財務電子檔案的整理與保存 

 財務電子檔案的整理與保存是其管理的關鍵，關系到整個管理工作的有效性。不僅需要兼具財務、檔案和現代電子技術知識的專業人員來管理，而且還需根據各種介質的特性，實施不同的整理與保存措施。 

 1、貯存的磁性介質。磁性介質檔案應遠離磁場或者專設磁場屏蔽柜，以防消磁，丟失數據。收集的雙備份，應載明操作員姓名、運行環境和形成時間，連續順序編號，再分放于不同儲柜，以防意外。 

 2、貯存的光盤介質。光盤介質檔案對儲存環境的清潔度要求較高，需要專用的防塵儲柜；光盤的保護膜應完好無損，防止的盤面磨損、刮擦；每張光盤應附有硬質護殼，避免擠壓損毀，不可讀取。 

 3、貯存的紙質介質。紙質介質是電子介質的輔助文本，多是打印輸出，字跡由墨粉形成，見光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥處。 

 財務電子檔案的多種介質各有其性，管理方式要因質而異。良好的儲存環境是每一介質都所必需的，保持清潔，定期通風，控濕溫，創造良好的儲存環境，使電子檔案維持優良狀態，以期最佳利用效果。 

 （三）財務電子檔案的利用 

 財務電子檔案的充分利用是電子介質新載體、高科技特性的全面展現，也是檔案管理有效性的最終體現。財務電子檔案具有密集性和微化性，需要配套有較高性能的復現媒體，方能充分發揮其效能。 

1、財務電子檔案的查閱。 

 查詢帳目，可直接利用微機檢索，參照版本記錄標識，打開相應程序和運行環境進行讀取，省時、快捷。但磁性介質易于修改，所以要專設查閱微機，提供只讀方式查閱界面，防止不法修改。僅許使用雙備份中一個盤面，保證另一盤面的無介入、封存性。 

 2、財務電子檔案的計算與分析。財務電子檔案的數據匯集，通過微機計算，集成產生多項分析結果。但因其涉及的盤面多，范圍廣，存有潛在危險，因此應指定專業人員，在內控專用機器上調閱、操作，避免實在危險。同時還要注意各介質的運行環境，以免不同軟件帶來的誤差，生成錯誤的分析。分析結果一經得出，可以直接打印、復制或傳送，為決策者提供迅速、快捷、詳盡的數據信息。 

 隨著數字化、信息化時代的到來，財務電子檔案會有不斷的新發展，檔案管理工作者要緊跟時代步伐，不斷更新知識結構，使財務電子檔案的效能得以充分發揮。 

篇（9）

在當今新的經濟和社會發展形勢下，傳統的簡明化事業單位財務檔案管理已不適用于漸趨復雜和系統化的財務信息機制，對于資金的使用和賬目明細也逐漸顯現出多維化和多方面的特點，因此，對于財務檔案管理工作的要求也就越來越嚴格，換言之，事業單位的財務檔案管理工作也越來越重要。

由于目前我國仍處于發展階段，在步入現代化國家行列的過程中無疑需要大量的資金和技術投入。近年來，盡管我國的總體經濟水平與日俱增，人民生活水平也有所提高，但在一些細節化和子系統化的工作上仍然存在著一些問題。在這樣的背景下，事業單位的財務檔案管理工作不斷得到重視和重新編制，為單位整體發展提供了參考數據和資料，為財政工作整體發展提供了一個效率保證。

（二）防止亂象叢生

對于事業單位而言，大部分的財政撥款都是為了履行公共職能或是國家職能，因而需要在資金進出流程上嚴格把關。然而，從長期以來的事業單位財務管理來看，始終存在著資金挪用和浪費等現象，這是缺乏科學管理的結果。因此，有了體系化規范化的財務檔案管理則能夠防止資金挪用等亂象的出現，防止相關人員偏離正軌，保證國家財政資源不受浪費。

二、現今事業單位財務檔案管理存在的問題

（一）財務檔案管理人員素質偏低

現代化的許多工作都強調人和理念的結合，財務管理也不例外，但是，由目前的情況來看，部分財務檔案管理人員的綜合素質偏低，法律意識薄弱，對于現行的相關檔案法律法規和財務管理規定抱著無所謂的態度。同時，在管理工作的細則規定上也存在著法律不健全、執行力度不夠等問題，這兩部分的結合造成了財務管理工作中普遍存在作假和失真的現象。

（二）檔案歸檔工作不規范

財務檔案管理工作是一個注重流程和規范的工作范疇，同時也是一個需要不斷完善和系統化的過程，它對于工作規范和流程嚴謹化的要求是極高的，因而在財務檔案歸檔過程中，及時的記錄和規范化的檔案編號編輯是尤為重要的，亦是做好檔案管理工作的第一前提。有的事業單位在財務管理方面僅憑賬目數據和憑證就對合同等重要文件進行評估，忽視了檢驗報告等重要核驗憑證，沒能做到完全意義上的結合實際情況，編輯隨意化，只是混亂叢生。這種混亂情況不僅使得財務檔案管理失去了原有的規范性，還使得資料失去了參考價值，大大削弱了資料的本能作用。

另一方面，檔案歸檔的不規范還與相關的硬件設施有關，一些單位未能及時建立獨立的檔案管理儲存室，只是檔案歸檔工作與會計審計工作混淆，不僅加大了工作量，還導致原有的財務檔案因為一些不確定性因素而損壞，從而嚴重影響了檔案資料的完整性。

（三）檔案管理信息化程度不高

現代化科技和信息技術已經成為各個工作范疇必不可少的技術工具，事業單位的檔案管理工作自然也少不了信息技術的配合。財務檔案管理失數據和分析的工作綜合，因而計算機可以為工作人員提供分析和計算統計的工具，大大減少工作壓力，通過高技術的數字化掃描和全方位的信息化分析為事業單位的整體發展提供參考資料。這一過程不僅需要時間的投入，還需要大量的資金和技術投入，而從目前的事業單位財務工作信息化程度來看，尚不夠客觀，它是一個長期的過程，必然需要通過采取合理的措施來不斷完善和提升。

三、事業單位財務檔案管理的相關建議

（一）提高工作人員素質

工作人員的素質問題應該從多個方面下手，首先是從意識方面進行端正，既要樹立起檔案管理的規范化意識，又要形成檔案管理的合法化和職業道德意識，從而通過意識層面的影響來端正工作行為。另一方面，加強對于相關工作人員的相關技能培訓，加深對于檔案管理工作的理解程度，要求工作人員從法律層面嚴格要求自己，將規范和端正意識融合進工作中去，形成良好的工作習慣。事業單位在充分調動員工的工作積極性的同時還要加強對于財務管理人員的整體工作流程培訓，培養一批高精尖的財務管理人才隊伍，對于單位的整體發展有利無害。

（二）樹立檔案管理和規范意識

物質決定意識，意識反作用于物質，因而要使得事業單位的財務檔案管理工作達到一個相對穩定的程度，務必要使相關工作人員和管理層人員樹立起端正的檔案管理和規范意識，正確認識檔案管理的重要性，從而在出現突發狀況時能夠鎮定自若，找準癥結，對癥下藥。

（三）合理利用現代化信息技術

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關鍵詞 養老保險財務 檔案管理 問題 對策

不斷完善社會的保障體系，是關系到改革、發展、穩定的重大問題，養老保險作為我國社會保障體系的重要組成部分，需要適應現代信息社會的發展，建成能夠體現出社會公平的新型財務檔案管理體系。養老保險財務檔案管理水平的提高有助于養老保險機制的有效運行，因此，需要及時解決養老保險財務檔案管理中存在的諸多問題。

一、養老保險財務檔案管理存在的問題

（一） 財務檔案管理信息化有待加強

隨著科技的進步，財務檔案管理技術也在不斷的發展之中，電子財務檔案信息的數據也面臨著諸多的問題，紙質化的會計財務檔案已經不能適應當前的財務發展需要，裝訂時分類的麻煩，更新信息的困難，都給財務檔案的管理帶來了不便，另外，財務檔案管理信息的透明化以及科學化較低，為了謀求巨大的利益，存在著對客觀數據的篡改以及隨意操作，違反財務檔案管理的規定，這給財務檔案管理帶來了潛在的威脅。作為會計憑證、財務會計報告等會計核算專業資料的會計檔案，它是記錄和反映檔案信息的重要證據，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映，因此會計檔案的信息化管理，要始終核查是否財務活動遵守財經紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為。

（二） 財務檔案管理工作管理力量薄弱

財務檔案工作管理力量的薄弱主要表現在下面幾個方面，第一，管理手段的落后，財務檔案管理硬件設施以及軟件設施落后，工作環境較差，由于管理資金的限制，在財務檔案管理上投入不足，尤其是信息化的管理手段尚未建立起來，系統化的管理缺乏，現代化的管理設備還沒有投入到使用，這給數量較大的檔案管理工作帶來一定的阻礙，過分地依賴人力以及物力，也給會計憑證以及報表資料的整理帶來困難，給會計檔案的查閱以及保管帶來不便；第二，管理制度不夠完善，財務檔案管理的制度是規范檔案管理的重要保障，目前的管理制度上，還沒有比較明確的責任劃定，工作職責范圍，管理制度在檔案的處理方面還沒有較為詳細的規定，給檔案管理工作帶來了一定的麻煩，造成檔案管理較為混亂，給檔案的查找帶來不便；第三，管理機構不健全，財務檔案管理的領導機構的健全對于加強檔案管理有著重要的意義，一方面的制度的嚴格落實與執行，另一方面是管理機構的有效監督，缺一不可，同時，管理機構在考核機制方面還要繼續完善，對于檔案管理的若干指標嚴格把關，嚴格核查會計憑證以及報表等資料，為以后的核查提供依據，對于工作中存在的問題要穩妥的解決，管理機構在協調溝通方面還有著一定的缺陷。

（三） 財務檔案管理人員素質有待提高

財務檔案管理工作人員作為直接接觸檔案的人員應該具備良好的業務素質以及職業道德，目前有的財務檔案管理人員只是為了應付財務檔案管理的大量工作從其他部門調配過來的，沒有專業的檔案管理經驗以及知識，不能徹底地檔案管理中的問題，造成問題的不斷積累，同時，由于檔案管理工作量較大，給這些管理人員的培訓時間也就一再縮短，給養老保險財務檔案的管理帶來了潛在的問題。

二、養老保險財務檔案管理問題的對策

（一） 加強財務檔案信息化管理建設

財務檔案管理的信息化建設可以從數據庫的建立以及網絡建設兩方面進行，第一，財務檔案數據庫的建立，檔案信息化是財務會計順利進行工作的基礎，改變了傳統的紙質資料的種種弊端，在一定程度上有利于財務工作者的工作，財務檔案數據庫要從數據的采集、儲存、錄入與管理等方面逐步建立起來，方便財務工作者對檔案的查詢、搜索、處理以及進一步的挖掘與管理，由于信息化建設人為因素的影響，可以在一定程度上保證會計原始憑證、會計憑證的真實完整，妥善保管檔案信息；第二，網絡建設，財務檔案管理的網絡化有利于檔案信息的傳輸與共享，提高檔案材料的利用率，財務檔案經過網絡傳輸再經過財務人員的處理，就可以進入財務檔案數據庫，檔案的處理時間將會縮短，提高工作效率，減少財務檔案重復錄入的工作量，方便會計原始憑證、會計憑證等資料之間信息的傳閱。

（二） 完善財務檔案工作的管理

財務檔案工作的管理可以從信息化管理、完善制度以及加強領導等方面做起，第一，信息化管理，利用現代先進技術，采用信息化管理軟件，實現養老保險業務檔案管理的信息化、規范化，增加硬件設施，投入計算機、打印機以及掃描儀等設備，建立標準化的檔案管理室，引入檔案管理軟件，解放人力資源，妥善解決會計憑證以及報表資料的快速裝訂以及保管工作，最大限度地完善檔案的管理工作；第二，健全管理制度，財務檔案管理制度的不斷完善有助于檔案管理能夠按章辦事，有所依據，嚴格管理，明確檔案管理的工作責任與職責范圍，另外還要積極探索檔案管理的有效制度，使檔案工作能夠更加的規范化、科學化，使得會計檔案資料的錄入、保管、借閱以及銷毀有據可依，保證會計憑證以及資料的完整性以及真實性；第三，增強管理機構的建設，財務管理機構的建設有賴于管理的考核，通過考核加強管理的積極性、發現工作中的不足，另外還可以建立專門的財務檔案管理領導小組，定期召開組織座談與工作交流會，對工作中出現的問題進行針對性的研究與處理，定期檢查檔案管理，開展評選先進、考核獎勵等活動，激發員工的工作熱情。

（三） 提高財務工作人員素質

提高工作人員素質需要從職業道德與技能兩方面同時入手，要教育工作人員為社會服務的觀念，增強主動服務意識，端正工作態度，以良好的精神風貌對待每一位參保人，強化財務檔案工作者的職業道德觀念，堅持據實立檔的作風，另外還要培養高素質的工作人員，利用講座培訓財務工作人員的業務素質，增強實踐性操作水平，豐富理論知識，樹立先進的管理理念。積極引進專業人才，打造高素質團隊，聘請專業教授進行實地指導，及時發現工作中的問題。