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時間：2023-05-25 17:43:38
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇財務(wù)部檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
會計檔案是會計核算的專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案包括會計憑證、會計賬薄、會計報表及實現(xiàn)會計電算化后的儲存軟件等。會計檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的重要檔案之一，它在會計工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要利用價值。因此，“加強(qiáng)會計檔案管理，充分發(fā)揮會計檔案作用”這項工作非常重要。
一、 會計檔案的特點
會計檔案具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但是由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨有的特點：
1、 來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經(jīng)濟(jì)核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。
2、 內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專業(yè)手段。通過這種專業(yè)手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位所有各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。
3、 形成過程的嚴(yán)密性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進(jìn)行連續(xù)系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴(yán)密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴(yán)密性。
二、 會計檔案的作用
1、 依據(jù)作用。會計檔案是會計分析和會計核查的主要依據(jù)。無論在制定經(jīng)濟(jì)計劃，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動可行性研究，作為經(jīng)濟(jì)活動決策等都需要會計檔案提供大量信息。以便得到可靠的數(shù)據(jù)和可行性資料，為國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展和單位生存與發(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。
2、 憑證作用。會計檔案可以作為事后考查某個會計事項的書面證明。會計檔案，尤其是會計憑證，既是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的依據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。同時明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的依據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。同時，通過會計憑證可以查明各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)政策、制度，防止違法亂紀(jì)的事情發(fā)生。
3、 史料的作用。會計檔案是研究經(jīng)濟(jì)、財政、財務(wù)歷史的可靠系統(tǒng)資料。它可以反映出一個地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史過程，反映出一個單位財務(wù)收支和生產(chǎn)經(jīng)營活動的歷史面貌，還可以反映出不同時期、不同年度活動的特點。所以會計檔案可以為一個地區(qū)、一個單位的經(jīng)濟(jì)、財務(wù)、歷史奠定了史料基礎(chǔ)。
三、 會計檔案管理工作中的問題
1、 會計檔案管理制度不健全。有些單位的財務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視而對會計檔案管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。
2、 會計檔案裝訂不規(guī)范。在財務(wù)部門，一般都是由管理會計檔案的人員裝訂會計憑證，而有的會計檔案管理人員裝訂會計檔案不夠認(rèn)真，不仔細(xì)，裝訂不整齊，粘貼不牢固；有的裝訂將摘要壓進(jìn)去，還有的裝訂松散不結(jié)實，隨時都有掉頁的可能；有的裝訂每冊憑證的薄厚不均勻。凡此種種，會計檔案存放時間一長，就會有散失、缺損。
3、 會計檔案的存放場所不妥當(dāng)。有的單位的會計檔案沒有做到妥善保管，存放無序。有的存放麻袋里、木箱里、黑暗潮濕的地下室或倉庫里，以至于使會計檔案受潮受損、發(fā)霉或被鼠藥、蟲蛀，降低了會計檔案的壽命，達(dá)不到規(guī)定的會計檔案保管期限。
四、 會計檔案管理的要求
1、 制定會計檔案管理制度
為了管理好會計檔案，各單位的財務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和會計檔案管理人員，應(yīng)該在思想上提高對會計檔案管理工作的認(rèn)識，充分重視這項工作；應(yīng)當(dāng)按照國家財政部和檔案管理局頒布的《會計檔案管理辦法》的精神，結(jié)合本單位的實際工作情況，制定本單位會計檔案管理制度，對會計檔案實行科學(xué)化管理；在制度中應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定會計檔案的立卷、歸檔、借閱辦法、保管期限、鑒定銷毀、檔案移交等等，以便會計檔案管理工作有章可循，使會計檔案管理工作走上科學(xué)化管理軌道。
2、 做好會計檔案的裝訂立卷工作
會計檔案的裝訂立卷是會計檔案管理工作的起點，是會計檔案管理工作基礎(chǔ)和前提條件。因此，會計檔案管理人員必須高度重視會計檔案的裝訂立卷工作，增強(qiáng)管理好會計檔案的責(zé)任感。按照《會計檔案管理辦法》中“各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊”的規(guī)定，認(rèn)真裝訂好每一冊會計憑證。首先應(yīng)認(rèn)真檢查原始憑證是否粘貼牢固，是否壓住了摘要的文字，每冊的裝訂厚度是否大體一致等等。在此基礎(chǔ)上要將會計憑證裝訂的既要整齊結(jié)實又要美觀。
3、 健全會計檔案借閱手續(xù)
《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務(wù)部門保管一年。”因此，為了妥善管理好會計檔案，防止會計檔案丟失，各單位的財務(wù)部門應(yīng)建立嚴(yán)格的會計檔案借閱手續(xù)。財務(wù)部門內(nèi)部的會計人員借閱會計檔案，可直接向會計檔案管理人員借閱；本單位其他人員和外單位人員必須及時登記，并注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，然后由借閱人簽字。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認(rèn)真檢查其完好性，看其有無涂改、損壞，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全和完整，確保秘密文件不丟失、不泄密。
4、 認(rèn)真做好會計檔案移交工作
按照《會計檔案管理辦法》中“財務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。檔案管理部門必須按期點收，不得推諉拒絕”的規(guī)定，各單位的財務(wù)部門應(yīng)將保存一年期滿后的會計檔案及時移交給單位檔案管理部門，并認(rèn)真辦好交接手續(xù)。
（1） 財務(wù)部門應(yīng)編《會計檔案移交注冊》一式兩份。
（2） 但按管理部門對移交的會計檔案要認(rèn)真清點，憑證要逐冊逐號清點查對；賬簿應(yīng)按照記賬要領(lǐng)逐項核實；還應(yīng)該對報表中是否缺少報表分析等備案材料進(jìn)行認(rèn)真檢查，做到賬表相符、賬賬相符，保證會計檔案的完整真實。
（3） 對歸檔的會計檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊封袋。需要重新拆卷，應(yīng)與經(jīng)辦的會計人員共同整理，以分清責(zé)任。
（4） 單位的檔案管理部門對財務(wù)部門移交來的會計檔案清點無誤
后，交接雙方應(yīng)在《會計檔案移交注冊》上簽字，雙方各保存一份。
5、 做好會計檔案的鑒定與銷毀工作
會計檔案的鑒定和銷毀就是按照一定的原則標(biāo)準(zhǔn)，對 超過保管期限的會計檔案，重新評估其價值，剔除失去保存價值的會計檔案，予以銷毀。鑒定和銷毀會計檔案工作是整個檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是科學(xué)管理和開發(fā)會計信息資源的堅實基礎(chǔ)，也是一項科學(xué)性、組織性很強(qiáng)的工作。具體要做好以下幾項工作：
（1） 由本單位檔案管理部門提出鑒定意見，會同會計部門共同組成
鑒定工作小組，逐冊、逐頁進(jìn)行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀注冊。
（2） 書寫銷毀報告，填報銷毀會計檔案審批表，銷毀報告要寫明對
已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定的時間、鑒定的總數(shù)量、留存數(shù)量、銷毀數(shù)量、銷毀內(nèi)容等，并由經(jīng)辦人、鑒銷人蓋章。
（3） 銷毀報告必須經(jīng)過本單位或上級主管部門審批。
當(dāng)前，國家財務(wù)部門對高校的內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)做出了明確的規(guī)定，高校應(yīng)該積極響應(yīng)財務(wù)部門的號召來建設(shè)內(nèi)部控制規(guī)范。高校財務(wù)會計檔案管理是財務(wù)管理的重要內(nèi)容，在學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)中也具有非常重要的作用，成為了高校內(nèi)部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務(wù)會計檔案管理的現(xiàn)狀來看，內(nèi)控現(xiàn)狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內(nèi)控制度的建設(shè)。
一、高校財務(wù)會計檔案管理對內(nèi)部控制中的重要性
高校財務(wù)會計檔案是指會計核算過程中產(chǎn)生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項。1.高校財務(wù)會計檔案在內(nèi)控過程中的重要性。內(nèi)部控制建設(shè)在高校的財務(wù)會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務(wù)會計檔案在高校的內(nèi)部控制建設(shè)中也發(fā)揮著非常重要的作用。財務(wù)會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現(xiàn)內(nèi)部控制，財務(wù)檔案客觀記錄了高校財務(wù)管理等各種經(jīng)濟(jì)活動，全面覆蓋了各類經(jīng)濟(jì)活動的全過程，無論是預(yù)算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細(xì)，并且檔案具有嚴(yán)肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的過程。2.高校財務(wù)會計檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則。高校的財務(wù)會計檔案管理過程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則，行政事業(yè)單位響應(yīng)國家財務(wù)部門的號召，注重內(nèi)部控制，在實施內(nèi)部控制的過程中要遵循重要性、適應(yīng)性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內(nèi)部控制實施過程中，要對所有的經(jīng)濟(jì)活動和業(yè)務(wù)事項進(jìn)行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務(wù)會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校的財務(wù)會計檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變，財務(wù)會計檔案的記載方式也更加先進(jìn)和科學(xué)，這就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的適應(yīng)性原則。3.內(nèi)部控制方法指導(dǎo)高校財務(wù)會計檔案管理。內(nèi)部控制方法中對財務(wù)會計控制做出了明確的規(guī)定，指出行政事業(yè)單位要建立完善的財務(wù)管理制度，建設(shè)會計機(jī)構(gòu)，不斷提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作技能，落實會計人員的崗位責(zé)任制度，并對會計的基礎(chǔ)工作做出規(guī)范，重視會計檔案管理工作，并對會計憑證處理、財務(wù)會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規(guī)定。高校財務(wù)會計檔案管理本身就是內(nèi)部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質(zhì)量，保障所有的會計資料都是準(zhǔn)確和客觀的，這樣才能真正落實高校的內(nèi)部控制。因此，高校內(nèi)部控制的方法對高校的財務(wù)會計檔案管理有重要的指導(dǎo)作用，能夠為高校的財務(wù)會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當(dāng)前高校財務(wù)會計檔案管理內(nèi)控存在的不足
1.沒有正確認(rèn)識到高校財務(wù)會計檔案管理的功能。高校的財務(wù)部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現(xiàn)都離不開財務(wù)部門，無論是科學(xué)研究還是人才培養(yǎng)過程中，財務(wù)部門都發(fā)揮著非常重要的服務(wù)作用，是高校的核心部門之一。但是，從實際的情況來看，大部分的高校財務(wù)人員都將工作重點放在和財務(wù)相關(guān)的工作上，包括財務(wù)預(yù)算、核算和決算等，但是卻沒有充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，對會計檔案的認(rèn)知程度不夠，這樣就導(dǎo)致在財務(wù)會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少，沒有對會計檔案進(jìn)行有效的管理，領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內(nèi)部控制建設(shè)的要求不相符合。2.高校會計檔案管理系統(tǒng)有待升級。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導(dǎo)致很多高校都在不斷擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量越來越多，高校的各種經(jīng)濟(jì)活動也越來越多樣化。所以，會計檔案的資源信息也在日漸增多。當(dāng)前，高校的會計檔案管理系統(tǒng)主要是針對以紙質(zhì)為載體的檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，這種落后的會計檔案管理系統(tǒng)凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數(shù)據(jù)存儲進(jìn)行處理。近年來，內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)也在不斷進(jìn)步，財務(wù)核算系統(tǒng)也正朝著電子化建設(shè)的方向發(fā)展，由于信息技術(shù)的介入，導(dǎo)致檔案信息的儲存介質(zhì)也變得更加多樣化，而當(dāng)前高校使用的會計檔案管理系統(tǒng)和其他部門的信息化管理系統(tǒng)還很難實現(xiàn)兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計檔案管理系統(tǒng)在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質(zhì)會計檔案進(jìn)行存檔時雖然比較穩(wěn)定，但是，對于紙質(zhì)會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)工作需要查詢大量的賬目，當(dāng)前的高校會計檔案管理系統(tǒng)還很難實現(xiàn)，這就要求要采用電子查詢系統(tǒng)，發(fā)揮電子查詢系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢來快速檢索大量賬目，同時還可以調(diào)取打印已經(jīng)成像的原始憑據(jù)，并且對于電子檔案還能夠進(jìn)行加密，能夠確保電子檔案的真實性和可靠性，這就要求會計檔案管理系統(tǒng)要及時升級。3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度。當(dāng)前，大部分的高校會計檔案管理都?xì)w于獨立的檔案管理部門，但是，由于會計檔案管理對管理人員的專業(yè)性要求比較高，所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式，真正來對會計檔案進(jìn)行管理的還是財務(wù)人員。財務(wù)人員對會計檔案進(jìn)行管理時，一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少，這就導(dǎo)致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務(wù)工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計檔案管理在實際的工作中，不知道是按照行政會計來執(zhí)行還是按照企業(yè)會計來執(zhí)行，陷入了兩難的境地。由于高校財務(wù)檔案管理的特殊性，導(dǎo)致高校對會計檔案的存檔內(nèi)容以及檔案的保存標(biāo)準(zhǔn)都做出了獨立的規(guī)定，而很多高校并沒有結(jié)合自身發(fā)展的具體情況，來制定健全的財務(wù)會計檔案管理的制度，最終導(dǎo)致了會計檔案管理出現(xiàn)各種問題。4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計檔案管理對管理人員的專業(yè)化水平要求比較高，但是，從實際的情況來看，部分高校財務(wù)部門并沒有專業(yè)的會計檔案管理人員，并且也只有極少數(shù)的高校在財務(wù)部門設(shè)置了獨立的檔案管理科室，和其他的業(yè)務(wù)科室相比，會計檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業(yè)的會計檔案管理人員，很多都是勤工助學(xué)的人員或者是其他部門的人員來兼職，導(dǎo)致會計檔案管理的專業(yè)化水平比較低。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計檔案管理人員的專業(yè)化水平比較低，導(dǎo)致會計檔案的信息化建設(shè)和數(shù)字化管理難以實現(xiàn)，不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。
三、高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)
1.重視會計檔案管理的內(nèi)控建設(shè)。高校要對會計檔案管理的內(nèi)控建設(shè)給予高度重視，深刻認(rèn)識到內(nèi)部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預(yù)算管理，并在預(yù)算管理的過程中做好各項經(jīng)費預(yù)算，結(jié)合高校往年的情況以及當(dāng)年的工作計劃和活動計劃來做好預(yù)算。在分配經(jīng)費預(yù)算時，一定要將會計檔案管理中的各項必要的支出都充分考慮進(jìn)去，對于系統(tǒng)維護(hù)、設(shè)備添置以及平臺建設(shè)等各項工作都要做好充足的預(yù)算，確保基本建設(shè)有充足的經(jīng)費，建立經(jīng)費內(nèi)部控制的有效機(jī)制。制定會計控制內(nèi)控的規(guī)范，并建立健全的會計檔案管理制度，以制度為導(dǎo)向，讓各項檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)都能夠有章可循。高校可以結(jié)合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法，同時，也要結(jié)合高校的實際情況來進(jìn)行調(diào)整，詳細(xì)規(guī)定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統(tǒng)、規(guī)范工作流程，通過有效的會計檔案管理機(jī)制來促進(jìn)會計檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。2.會計檔案管理實現(xiàn)專人專管。高校會計檔案管理的專業(yè)性比較強(qiáng)，因此，應(yīng)該由專門的人員來進(jìn)行專業(yè)管理。高校要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業(yè)務(wù)科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業(yè)的會計檔案管理人員來審核業(yè)務(wù)科室提交的原始數(shù)據(jù)，將符合要求的會計檔案入冊并進(jìn)行裝訂。裝訂之后進(jìn)行歸檔，歸檔也應(yīng)該由專業(yè)的人員來進(jìn)行專管，各個環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進(jìn)行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結(jié)合會計檔案的管理制度來完成對應(yīng)的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責(zé)任制，對于每一個環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責(zé)和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果，可以建立考核機(jī)制，通過獎懲制度來調(diào)動會計檔案人員的工作積極性和崗位責(zé)任意識，從而高質(zhì)完成對應(yīng)的工作。3.做好會計檔案管理的組織建設(shè)。高校會計檔案管理的內(nèi)部建設(shè)離不開好的組織建設(shè)，在會計檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導(dǎo)致管理的力量分散，會嚴(yán)重影響管理的效果。當(dāng)前，高校會計檔案在管理過程中，檔案職能在業(yè)務(wù)科室，在管理過程以及傳達(dá)指令時要經(jīng)過科室來進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)，這樣就導(dǎo)致了會計檔案管理的執(zhí)行力比較分散。內(nèi)部控制制度具有制衡性的特點，要按照制衡性的原則來進(jìn)行管理，而會計檔案的管理當(dāng)前功能不獨立，沒有形成平等的關(guān)系，這樣業(yè)務(wù)科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響，使得會計經(jīng)濟(jì)活動等的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息很難客觀記錄下來，影響了會計檔案的真實性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計檔案要獨立設(shè)置科室，由會計管理部門直接領(lǐng)導(dǎo)，會計檔案管理功能科室應(yīng)該和預(yù)決算功能科室、會計核算功能科室、收費功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關(guān)系，相互之間能夠平等制衡。4.以內(nèi)部控制原則來規(guī)范會計檔案管理。在高校的會計檔案管理過程中，一定要嚴(yán)格按照內(nèi)部控制的原則來對會計檔案的管理進(jìn)行規(guī)范，尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規(guī)范。高校要建立專門的會計檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計檔案管理的專職工作，會計檔案保存和查詢有專門的人員負(fù)責(zé)，建立臺賬，會計檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應(yīng)的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經(jīng)過財務(wù)管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經(jīng)過內(nèi)部授權(quán)審批才能執(zhí)行，會計管理相關(guān)的負(fù)責(zé)人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時間，使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關(guān)的會計檔案進(jìn)行定期的清點和整理。5.升級會計檔案管理系統(tǒng)，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。要做好會計檔案管理的內(nèi)部控制，升級會計檔案管理系統(tǒng)和提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)。因此，會計檔案管理部門要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級，使其和財務(wù)核算的平臺能夠相適應(yīng)，將數(shù)字存儲技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、信息化錄入技術(shù)以及電子掃描技術(shù)等都及時應(yīng)用到會計檔案的管理過程中，以此來強(qiáng)化內(nèi)部控制的效果和效率。利用計算機(jī)技術(shù)來完善存儲設(shè)施，不僅要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔，同時還應(yīng)該利用掃描儀掃描原始單據(jù)，并進(jìn)行存檔，這樣在檔案查閱時就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準(zhǔn)確、便捷地將需要的檔案調(diào)取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應(yīng)該提升會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，對檔案管理崗位的會計人員進(jìn)行計算機(jī)信息化培訓(xùn)和會計電算化培訓(xùn)，不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。
四、結(jié)語
當(dāng)前，高校財務(wù)部門面臨著新的挑戰(zhàn)，在內(nèi)部控制制度的背景下，財務(wù)部門要加強(qiáng)對會計檔案的管理工作，將其當(dāng)成核心的業(yè)務(wù)，并引入內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)來強(qiáng)化會計檔案管理工作，讓會計檔案的管理效率和質(zhì)量得到顯著提升，以此來適應(yīng)當(dāng)前社會的需求和環(huán)境變化。
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doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 003
［中圖分類號］ F233 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）06- 0005- 02
高校會計檔案是指高校在財務(wù)管理和會計核算活動中直接形成的具有保存價值的文字材料、會計憑證、會計賬表和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位財務(wù)的重要資料和證據(jù)。高校會計檔案是高等院校在教學(xué)、科研、行政管理中經(jīng)濟(jì)活動的歷史記錄，是高校檔案的重要組成部分，是一種重要的經(jīng)濟(jì)信息資源，同時也是會計工作過程最有說服力的憑證。由此可見，做好高校會計檔案管理工作對于高校教育改革和發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。
1 當(dāng)前高校會計檔案管理中存在的問題
1.1 會計檔案管理制度滯后，不能適合當(dāng)前高校會計檔案管理現(xiàn)代化的要求
眾所周知，高等院校實施的會計檔案管理制度主要是參照2001年財政部、國家檔案局聯(lián)合制定的《會計檔案管理辦法》編制的。管理對象主要是傳統(tǒng)的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料。而目前，我國各個高校均已實現(xiàn)了會計電算化，但是對于由此產(chǎn)生的大量的以電子文檔、程序文件、數(shù)據(jù)庫、備份文件等新的會計檔案信息載體，則沒有制訂相應(yīng)的管理辦法，許多應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料散落在不同的經(jīng)辦人手中，因此造成了會計檔案歸檔的不完整。
1.2 會計檔案資料收集不齊
會計檔案包括會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類等。然而，許多高校在收集會計資料時，仍然沒有將財務(wù)報表類中的上級有關(guān)文件、財務(wù)制度、財務(wù)活動分析等歸檔，特別是電算化會計下的財務(wù)核算系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫等重要資料，沒有按會計檔案的管理要求進(jìn)行正確歸檔保存。
1.3 會計檔案移交不及時
根據(jù)“會計檔案管理辦法”規(guī)定，當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。財務(wù)會計部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計檔案，全部移交學(xué)校檔案部門，不得自行封包保存。但實際工作中，財務(wù)會計部門一是為了查詢的方便，二是由于裝訂歸檔的不及時，常常是會計檔案長期擺放在財務(wù)會計部門，要么是不按期向?qū)W校檔案管理部門移交，要么就根本不向?qū)W校檔案管理部門移交。
1.4 會計檔案鑒定銷毀難
在實際工作中，高校會計檔案的銷毀往往不受重視。究其原因：一是數(shù)量大，開展工作需花費大量的人力物力；二是鑒定銷毀無切實可行且具操作性的統(tǒng)一規(guī)定。在檔案管理辦法中，僅籠統(tǒng)地規(guī)定“根據(jù)檔案的保管期限”，而會計檔案屬專業(yè)檔案范疇，是學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中形成的記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行、完成情況和明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明、原始資料，其重要性讓審批者往往不能輕易僅憑“保管期限”來作出鑒定銷毀的簽字。同時，根據(jù)“會計檔案管理辦法”的規(guī)定，要鑒定銷毀的會計檔案大多為15年以上，而根據(jù)現(xiàn)行的干部任用情況，幾乎沒有一個學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者能在此位如此長時間，這就造成要讓現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)來審批銷毀以前領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)下形成的原始和唯一的經(jīng)濟(jì)責(zé)任記錄原始資料，從而形成了事實上的銷毀審批難的局面；三是由于未能及時清繳的債權(quán)賬務(wù)的影響。學(xué)校不屬于企業(yè)，未能清繳的債權(quán)賬務(wù)，即使年代很長，也不能作為壞賬核銷，只能是長期掛賬，保留追償權(quán)利，而憑證作為追償掛賬的證據(jù)就具有了不可銷毀的權(quán)利。由此原因，使檔案管理者對會計檔案的鑒定銷毀工作的艱巨性和因責(zé)任重大而產(chǎn)生畏難情緒及無所適從，導(dǎo)致學(xué)校會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體管理工作的質(zhì)量和效果。
2 完善高校會計檔案管理的舉措
2.1 制定和落實高校會計檔案管理的各項規(guī)章制度
根據(jù)《中華人民共和國會計法》第十五條規(guī)定：“會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定建立檔案，妥善保管。”因此，高校應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)會計法規(guī)的要求，結(jié)合本校實際，建立和健全會計檔案的收集、整理、鑒定、編目和開發(fā)利用等一整套的規(guī)章制度。確保會計檔案工作科學(xué)管理、有序開展。
2.2 加強(qiáng)財務(wù)部門與檔案管理部門的溝通
財務(wù)部門與檔案管理部門的溝通，有利于檔案資料收集移交范圍及時調(diào)整，只有溝通了，財務(wù)部門才能及時收集應(yīng)收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財務(wù)部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。
2.3 加強(qiáng)往來款項管理，及時結(jié)清債權(quán)債務(wù)
財務(wù)部門自身查詢的方便是其不及時向?qū)W校檔案管理部門移交檔案的本質(zhì)原因。而查詢需要產(chǎn)生的一個主要根源就是債權(quán)債務(wù)的清理。由于學(xué)校對債權(quán)債務(wù)清理工作的不到位，致使很多往來款款項長期掛賬，沒有一個統(tǒng)一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)往來款項管理，及時結(jié)清債權(quán)債務(wù)，盡量做到當(dāng)年債務(wù)當(dāng)年結(jié)清，減少各賬務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求，使會計檔案能按規(guī)定及時向校檔案管理部門移交。
2.4 強(qiáng)化會計檔案的科學(xué)管理
第一，做好會計檔案的歸檔和交接工作。高校要嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計檔案管理辦法》的要求，有學(xué)校的財務(wù)部門應(yīng)把每年形成的應(yīng)該進(jìn)行歸檔的會計資料，按照歸檔的要求整理歸檔。對于當(dāng)年形成的會計檔案，應(yīng)由學(xué)校財務(wù)部門保管一年，期滿之后，財務(wù)部門編制移交清冊，然后移交學(xué)校檔案管理部門統(tǒng)一保管。
第二，完善會計檔案借閱制度。會計檔案的調(diào)閱要建立嚴(yán)格的會計檔案借閱制度，指定專人保管，防止會計檔案的損壞和遺失。原則上系統(tǒng)內(nèi)部人員只能借閱與工作有關(guān)的會計檔案，而且借閱時必須由會計檔案管理人員進(jìn)行登記，并由借閱人簽字。
第三，對磁性介質(zhì)檔案管理時應(yīng)注意做好防磁、防凍、防熱、防污染和防有害生物等工作，重要的會計檔案要備份雙份，定期檢查，定期進(jìn)行復(fù)制。
第四，對于保管期滿的會計檔案，需要核銷時，應(yīng)由檔案管理部門和財務(wù)部門共同派人監(jiān)督核銷。監(jiān)督核銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行清點核對，銷毀后，應(yīng)在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)督銷毀情況報告本單位領(lǐng)導(dǎo)。
2.5 提高會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
目前在高校的檔案管理部門中，缺乏既懂檔案管理知識，又精通財務(wù)知識和計算機(jī)運(yùn)用的復(fù)合型人才，不能適應(yīng)新形勢下會計檔案管理工作的需要。因此，各高校應(yīng)重視會計檔案管理人才培養(yǎng)工作，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)，不斷提高會計檔案管理水平。
會計檔案管理工作是學(xué)校財務(wù)管理工作的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響學(xué)校整個財務(wù)管理工作的質(zhì)量和水平。加強(qiáng)學(xué)校會計檔案的管理不僅可以推動學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展，還可以提高學(xué)校財務(wù)管理的水平和質(zhì)量，使會計檔案管理工作更好地適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革的需要。
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會計檔案管理工作是高校財務(wù)管理工作的重要組成部分，也是最后一環(huán)。在工作中往往沒有得到高度重視，忽略了其在高校財務(wù)管理中的重要作用，有效提高高校會計檔案管理工作應(yīng)該與時俱進(jìn)，高校會計檔案管理人員要積極主動學(xué)習(xí)，不斷更新觀念，高校財務(wù)部門應(yīng)該建立行之有效的管理制度。
1高校會計檔案定義
高校會計檔案作為高校財務(wù)管理和財務(wù)活動中的產(chǎn)物，體現(xiàn)了高校財務(wù)活動情況，也體現(xiàn)了高校在一會計期間的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益的狀況，包括某一會計期間的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量狀況，并且反映了高校財務(wù)核算的具體內(nèi)容、核算方法、核算過程和核算結(jié)果。和其他的檔案對比，高校會計檔案的屬性比較專業(yè)。建立健全會計檔案管理制度勢在必行，為了更好地理解高校會計檔案的概念，我們需要明確下面的內(nèi)容:①高校會計檔案是處理完成的財務(wù)業(yè)務(wù)憑證和財務(wù)資料，并且核算行為已經(jīng)完成，財務(wù)資料已經(jīng)整理完畢。并按一定的邏輯規(guī)律整理完畢，具有保存價值。②會計檔案主要來源于外部接收獲得及內(nèi)部直接形成;外部接收獲得主要從單位外部取得，包括發(fā)票、購銷合同、收據(jù)、銀行回單等。內(nèi)部直接形成是指在會計核算的過程中所產(chǎn)生的會計資料，包括記賬憑證、明細(xì)賬、季度年度財務(wù)會計報告等。③電子會計檔案也屬于會計檔案的一種，只不過它的存儲形式、傳輸途徑及保存方式與普通檔案不同，是以計算機(jī)等電子設(shè)備為載體的。
2高校會計檔案管理工作中的問題分析
①高校財務(wù)部門往往覺得會計檔案管理工作是已經(jīng)處理完了的會計業(yè)務(wù)憑證和會計資料，所以，高校對于會計檔案的管理沒有做到同會計業(yè)務(wù)一樣重視，管理不到位、不嚴(yán)格，沒有與會計工作有機(jī)的結(jié)合起來，導(dǎo)致財務(wù)管理成效不夠完整。大部分高校財務(wù)工作者只注重日常的財務(wù)業(yè)務(wù)的管理，對會計檔案的工作流于形式。高校會計檔案管理工作者有的沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)，有的并不是科班出身，業(yè)務(wù)水平很低，導(dǎo)致會計檔案管理工作沒有得到科學(xué)的管理。更有甚者不安排專業(yè)的會計檔案管理工作人員。②高校財務(wù)部門對會計檔案資料保存不齊全，不完整。一些高校只注重會計賬簿、會計憑證、會計報表等財務(wù)資料的歸檔與整理，而沒有對文件性的財務(wù)資料、電子存儲資料進(jìn)行歸檔整理，導(dǎo)致了會計檔案管理工作不夠系統(tǒng)、不夠完整。③高校會計檔案管理制度不健全。高校會計檔案管理制度的建立健全有利于會計檔案工作人員有法可依，有章可循。往往在一些單位并沒有健全的會計檔案管理制度，會計檔案管理人員工作起來沒有抓手，沒有依據(jù)，更不能做到規(guī)范、科學(xué)的管理。④高校會計檔案的紙質(zhì)資料沒能有效的和電子存儲會計檔案進(jìn)行同步。一些高校沒能把儲存的電子資料進(jìn)行有效的歸檔管理，導(dǎo)致高校財務(wù)信息丟失。目前，高校財務(wù)電算化發(fā)展很快，有的高校沒有與時俱進(jìn)，財務(wù)軟件升級緩慢，嚴(yán)重影響了財務(wù)電算化檔案的有效調(diào)閱。財務(wù)會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視。
3解決高校會計檔案管理工作中存在問題的一些對策
①加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把會計檔案管理工作提到日常上來，當(dāng)作日常業(yè)務(wù)來看，視為會計業(yè)務(wù)的最后一個流程。針對高校會計檔案管理工作組織定期的培訓(xùn)，到兄弟單位進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，總結(jié)經(jīng)驗，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)會計檔案的管理。《檔案法實施辦法》第五條則明確地規(guī)定:“各單位要高度重視會計檔案管理工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理，要建立健全會計檔案管理規(guī)章制度，提高會計檔案管理人員工作能力，使會計檔案管理工作能夠做到及時歸檔、方便查閱、安全存儲保管。應(yīng)該督促相關(guān)部門對會計檔案管理進(jìn)行內(nèi)部控制，定期督察，使高校會計檔案管理工作朝著又好又快的方向發(fā)展，高校財務(wù)管理也更完整有效。②提高高校會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。高校會計檔案管理工作的提高最終落實在工作人員，工作人員的能力水平、職業(yè)操守決定會計檔案工作是否科學(xué)有效。高校對會計檔案管理給予高度重視，把檔案管理提到日常上來，把檔案管理與會計業(yè)務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來，使其成為了一個整體，會計檔案管理人員就會主動的，自然而然的把會計檔案管理工作當(dāng)成會計業(yè)務(wù)工作一樣重視。高校會計檔案管理工作者有義務(wù)有責(zé)任不斷學(xué)習(xí)會計檔案管理知識，更新觀念，提高會計檔案管理水平。高校財務(wù)部門應(yīng)該通過自我學(xué)習(xí)和走出去學(xué)習(xí)相結(jié)合，每周定期組織培訓(xùn)，還可以去兄弟院校去學(xué)習(xí)，彼此交流經(jīng)驗，提高會計檔案管理工作的整體水平。另外，還要加強(qiáng)會計檔案管理的后續(xù)工作，針對會計檔案管理工作中存在的諸多問題做到防患于未然，使得會計檔案管理工作從人員素質(zhì)到制度保障都能得到提高，促使高校會計檔案管理工作健康有序的開展，提高整個財務(wù)管理的水平。③建立健全有效的高校會計檔案管理工作相關(guān)制度。高校應(yīng)該根據(jù)自身特點制定相應(yīng)的會計檔案管理制度，做到有效監(jiān)管，科學(xué)管理。財務(wù)部門也應(yīng)該制定會計檔案管理規(guī)章制度，使會計檔案管理人員工作起來有章可循，有法可依，并且建立內(nèi)控制度，財務(wù)部門內(nèi)部進(jìn)行監(jiān)管，層層監(jiān)督，防患于未然，使會計檔案管理工作制度化、規(guī)范化，合理化。高校財務(wù)部門還應(yīng)該把會計檔案管理工作納入到日常工作當(dāng)中來，目標(biāo)就是規(guī)范高校會計檔案管理工作，明確高校責(zé)任人，并且完善一整套健全的高校會計檔案管理規(guī)章制度，合理的會計檔案管理制度確保高校會計檔案資料及時歸檔、科學(xué)保存、管理規(guī)范，使高校會計檔案管理工作有好的制度作為保障。④高校要根據(jù)相應(yīng)的“會計檔案管理辦法”，對會計檔案做出準(zhǔn)確的鑒定，判斷會計檔案是否已經(jīng)保管到期，并及時進(jìn)行銷毀，按照科學(xué)的流程進(jìn)行處理。高校應(yīng)該高度重視會計檔案的鑒定工作，根據(jù)“會計檔案管理辦法”對本單位的會計檔案給予正確的定位，確保各種會計檔案的保管期限，對于保管到期的及時銷毀，高校會計檔案工作者要對有價值的會計檔案保管妥當(dāng)，對按規(guī)定可以銷毀的會計檔案進(jìn)行及時有效的銷毀，并在銷毀及保管清冊的備注欄內(nèi)標(biāo)注。在會計電算化高速發(fā)展的今天，高校會計檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進(jìn)，會計檔案管理工作者通過不斷學(xué)習(xí)，更新觀念，提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)，高校要建立健全會計檔案管理制度和內(nèi)控制度，使會計檔案管理工作有法可依，有章可循，監(jiān)管到位，最終確保高校會計檔案管理工作合理規(guī)范、科學(xué)有效。
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高校應(yīng)建立以分管領(lǐng)導(dǎo)為核心的會計檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，將會計檔案管理納入學(xué)校管理流程、納入各部門的日常工作；結(jié)合高校體制改革和事業(yè)崗位重新劃分工作，制作崗位說明書，將會計檔案管理工作納入各部門和相關(guān)人員的職責(zé)范圍；依據(jù)《檔案法》的要求，建立健全適合本校實際的規(guī)章制度，如立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、查閱利用制度等。單以銷毀制度為例，會計檔案除人員工資表、年度決算報表、會計檔案保管和銷毀清冊等需要永久性保存外，未結(jié)清的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證和未完工的工程檔案在債務(wù)結(jié)清和工程完工之前也要永久保存，其他會計檔案則要按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定的保管期限進(jìn)行銷毀。在銷毀前必須由會計檔案管理機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，需要保留的要抽出單獨裝訂存放，并作相應(yīng)記錄。然后將銷毀清冊報分管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門、財務(wù)部門相關(guān)人員都要在銷毀清冊上簽字。銷毀前應(yīng)按清冊所列內(nèi)容認(rèn)真核對和清點，防止出現(xiàn)誤銷。在銷毀時除檔案部門、財務(wù)部門外，還要有審計部門人員參加監(jiān)督，保證會計檔案銷毀制度的嚴(yán)肅性。
二、完善歸檔流程
高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)本校實際，結(jié)合財務(wù)工作特點，制定會計檔案歸檔流程和規(guī)范，在會計檔案的形成、整理、保存、歸檔流程中建立質(zhì)量保證體系，并將會計檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)作為工作的重點。對會計檔案歸檔過程實施經(jīng)常化檢查。有一定規(guī)模的高校（可以設(shè)置檔案館的）財務(wù)部門應(yīng)設(shè)立會計檔案人員協(xié)同財務(wù)總監(jiān)（財務(wù)負(fù)責(zé)人）監(jiān)督校、院二級管理的財務(wù)活動運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，嚴(yán)格規(guī)范會計檔案歸檔程序。會計檔案在歸檔前，應(yīng)改變目前直接歸檔的模式，先由高校審計部門審計合格后才可移交給檔案部門。高校財務(wù)部門應(yīng)配專人進(jìn)行及時地整理歸檔。首先，記賬憑證的整理。審查核對、排序，確保不遺失、不缺號、不漏號，按月整理齊全后，裝訂、粘貼封面，并把封面上要求填寫的內(nèi)容填寫完整，加蓋印章。其次，會計賬簿歸檔時要在首頁內(nèi)填齊《賬簿啟用表》的內(nèi)容，按不同類別裝訂成冊；會計報表則按年報、季報、月報分別整理立卷；工資發(fā)放花名冊要在工資發(fā)放完畢后及時整理，按月裝訂成冊；銀行對賬單收集齊全后按年裝訂成冊。高校財務(wù)部門、審計部門、檔案部門應(yīng)認(rèn)真清點移交的會計檔案。
三、建立會計檔案信息公開機(jī)制
學(xué)校檔案部門應(yīng)會同財務(wù)、審計部門定期出具財務(wù)檔案質(zhì)量報告，就會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性出具相關(guān)意見；對學(xué)校重大基建項目、科技專項等出具會計檔案專項驗收意見并在一定范圍公布；對會計檔案利用者的異議，檔案部門應(yīng)高度重視，逐件落實，通過相關(guān)的利用監(jiān)督機(jī)制，確保會計檔案信息不泄露。
四、加大監(jiān)管力度
檔案部門和財務(wù)部門應(yīng)聯(lián)手，共同加大對會計檔案的監(jiān)管，將會計檔案規(guī)范化管理要求具體化，檔案部門、財務(wù)部門要與審計部門加強(qiáng)合作，在審計和專項檢查中進(jìn)行突擊檢查，同時發(fā)揮審計事務(wù)所等社會中介機(jī)構(gòu)的作用，依法加強(qiáng)高校財務(wù)檢查和審計監(jiān)督，對弄虛作假、偽造、變造、篡改會計檔案資料的違法行為要嚴(yán)肅處理，構(gòu)成犯罪的應(yīng)及時移交紀(jì)檢、公檢法等機(jī)關(guān)查處并依法追究刑事責(zé)任。
五、加強(qiáng)電算化會計檔案管理
醫(yī)院會計檔案管理是醫(yī)院檔案管理中重要的一環(huán)，這不僅表現(xiàn)在數(shù)量上。會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等會計核算專業(yè)材料，由于性質(zhì)不同，需要分門別類進(jìn)行歸檔。隨著時間的推移，檔案數(shù)量與日俱增，尤其是會計憑證，盡管保管期限只有15年，但經(jīng)過醫(yī)院多年的業(yè)務(wù)發(fā)展，數(shù)量也是相當(dāng)可觀的，常常幾倍于其他種類的檔案。更為重要的是，會計檔案具有一定的原始憑證性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)律性，不僅能完整的呈現(xiàn)出醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動和組織發(fā)展的情況，而且能為醫(yī)院管理者提供會計預(yù)測、決策、控制的依據(jù)，具有十分重要的作用。因此，搞好醫(yī)院會計檔案管理對于搞好醫(yī)院檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院各項業(yè)務(wù)的發(fā)展，具有十分重要的意義。
目前，醫(yī)院會計檔案的管理往往容易被忽視，存在諸多問題，成為檔案管理工作中的一個薄弱環(huán)節(jié)。對于這些問題，筆者進(jìn)行一下簡單的剖析。
一是會計檔案意識不強(qiáng)。很多人對會計檔案重視程度不夠，“重經(jīng)營、輕檔案”的意識還很強(qiáng)，認(rèn)識不到會計檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。
二是會計檔案的管理責(zé)任不明確。會計檔案產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作中，財務(wù)部門的會計人員是第一責(zé)任人，但在實際工作中，會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，而對檔案業(yè)務(wù)知之甚少，對會計檔案管理責(zé)任也不明確。這方面突出表現(xiàn)在兩點：1、把本該由財務(wù)部門負(fù)責(zé)的會計檔案整理立卷、裝訂成冊、編制保管清冊的工作任務(wù)全都退給綜合檔案室；2、認(rèn)為把會計檔案移交綜合檔案室保管后萬事大吉，不用再擔(dān)負(fù)任何責(zé)任。
會計檔案歸檔移交不及時。有些醫(yī)院由于忽視會計檔案的管理，或者任由財務(wù)部門自己保管，或者在會計年度終了后，由財務(wù)部門隨時向綜合檔案室移交。有些醫(yī)院已經(jīng)實行了會計電算化，財務(wù)部門向綜合檔案室移交會計檔案時，只移交紙質(zhì)檔案，而把存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)或光盤保留下來，嚴(yán)重破壞了醫(yī)院全宗的完整性。
會計檔案的鑒定銷毀不規(guī)范。不少醫(yī)院擔(dān)心原始材料的遺失，把自成立以來的所有會計檔案一直保存至今，沒有及時進(jìn)行鑒定銷毀。有些醫(yī)院即使鑒定銷毀了，也經(jīng)常出現(xiàn)不按照程序銷毀，該銷毀的不銷毀的現(xiàn)象，從而影響了會計檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
鑒于以上出現(xiàn)的這些問題，依據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗，認(rèn)為可以通過以下幾項措施加以改進(jìn)：
增強(qiáng)會計檔案管理意識。《會計檔案管理辦法》第二條規(guī)定：“國家機(jī)關(guān)、社區(qū)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)建賬的個體工商戶和其他組織，應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案。”第四條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，……”按照這些法律法規(guī)的規(guī)定，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)會計檔案的管理，要把會計檔案管理當(dāng)作醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，大力宣傳醫(yī)院會計檔案管理的意義，使全院干部職工特別是財務(wù)部門的會計人員充分認(rèn)識會計檔案工作的重要性。
健全會計檔案管理制度。醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合本單位會計檔案工作的實際，逐步完善會計檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、鑒定、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度，使會計檔案工作的每個環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循。
加強(qiáng)會計人員崗位培訓(xùn)。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)中，從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。在這其中最為重要的是明確責(zé)任。《會計檔案管理辦法》第六條規(guī)定：“各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。”“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；……”另外，會計檔案產(chǎn)生于會計工作過程中，會計人員對會計檔案歸檔的準(zhǔn)確、完整以及檔案的保管負(fù)有直接的責(zé)任。會計檔案移交綜合檔案室保管后，直接責(zé)任也隨著轉(zhuǎn)移。這時的會計檔案管理責(zé)任分成了兩部分，綜合檔案室只負(fù)責(zé)會計檔案安全保管，提供借閱的責(zé)任，雖然會計檔案移交了綜合檔案室，但會計人員對會計檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確仍承擔(dān)直接的責(zé)任。
依法開展會計檔案鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》第十條規(guī)定：“保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：……”因此，醫(yī)院應(yīng)依照《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，遵照法定的程序定期進(jìn)行會計檔案的鑒定銷毀工作。
總之，醫(yī)院會計檔案對于總結(jié)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)工作，指導(dǎo)醫(yī)院經(jīng)營和事業(yè)管理，查驗經(jīng)濟(jì)財務(wù)問題，防止貪污舞弊，研究醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方針戰(zhàn)略都具有重要作用。會計檔案管理既是會計工作中不可缺少的一部分，也是檔案工作中重要的組成部分，這需要財務(wù)部門和檔案部門這兩個部門充分銜接好。加強(qiáng)醫(yī)院會計檔案的管理，確保會計檔案的安全和完整，并加以充分利用，這樣才能做好醫(yī)院會計檔案管理工作。
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本標(biāo)準(zhǔn)適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標(biāo)準(zhǔn)
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財政部會第4號《企業(yè)財務(wù)通則》。
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財政部財工字(92)574號《工業(yè)企業(yè)財務(wù)制度》。
華中電力集團(tuán)電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)
3管理職責(zé)
會計檔案管理工作由局長工作部負(fù)責(zé)，會計(文書)檔案管理人員負(fù)責(zé)日常具體管理。
4管理內(nèi)容與要求
4.1基本任務(wù)
4.1.1負(fù)責(zé)接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計本局形成的會計檔案，做到保管妥善、存放有序、查閱方便。
4.1.2做好會計檔案的查閱、復(fù)制利用工作，為全局經(jīng)營管理工作服務(wù)。
4.1.3負(fù)責(zé)對本局形成的財務(wù)檔案的歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
4.1.4負(fù)責(zé)對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監(jiān)銷經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的會計檔案。
4.2歸檔范圍
4.2.1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映本局經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括:
1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
2)會計帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。
3)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。
4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。
4.2.2局財務(wù)部采用電子計算機(jī)進(jìn)行核算的會計材料，除應(yīng)當(dāng)歸檔打印出的紙質(zhì)會計檔案外，還應(yīng)將磁盤、光盤等磁性介質(zhì)移交局檔案館保管。
4.2.3會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標(biāo)準(zhǔn)：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。
4.3歸檔要求和時間
4.3.1本局每年形成的會計檔案，應(yīng)由局財務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(做到卷內(nèi)無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。
4.3.2當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由局財務(wù)部保管一年，期滿之后，第二年由局財務(wù)部編制移交清冊，向局檔案館移交。
4.3.3編制會計檔案移清冊時，應(yīng)列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度等內(nèi)容。
4.3.4會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
4.3.5已歸檔的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案人員應(yīng)會同局財務(wù)部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
4.4會計檔案的管理
4.4.1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)、《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行編號、劃分保管期限。
4.4.2根據(jù)計算機(jī)檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的順序，逐卷、逐個字段地輸入微機(jī)。
4.4.3使用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內(nèi)容后，按“年度——會計名稱——案卷號”的順序排架。
4.5會計檔案的鑒定與銷毀
4.5.1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、25年4類。
4.5.2全局職工工資表、年度財務(wù)報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊、銷毀清冊等，定為永久保管。
4.5.3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。
4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細(xì)帳、日記帳、輔助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。
4.5.5銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、固定資產(chǎn)報廢清理后的卡片、月、度會計報表其保管期限定為5年。
4.5.6主要財務(wù)指標(biāo)快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。
4.5.7本規(guī)定確保的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
4.5.8保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務(wù)部提出段意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
4.5.9局分管領(lǐng)導(dǎo)須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
4.5.10銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務(wù)部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領(lǐng)導(dǎo)報告。
4.5.11保管期滿后但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
4.6會計檔案的利用
4.6.1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢索工具，積極主動地提供檔案，為全局經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)。
4.6.2歸檔保存在會計檔案只供本局財務(wù)人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
4.6.3查閱或復(fù)制會計檔案的人員，不準(zhǔn)在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
4.6.4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。
4.7會計檔案的保管
4.7.1會計檔案庫房須按國家標(biāo)準(zhǔn)保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間，濕度控制在45%～65%之間。
4.7.2庫房內(nèi)每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕。
二、加強(qiáng)學(xué)校會計檔案管理應(yīng)采取的對策
1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全各項規(guī)章制度。根據(jù)國家會計法律法規(guī)的要求，各學(xué)校必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。要使學(xué)校會計檔案規(guī)范化，必須將會計檔案工作作為學(xué)校檔案工作的重要內(nèi)容，制定相應(yīng)的會計檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全檔案管理制度，如《會計檔案管理工作人員職責(zé)》、《會計檔案移交、銷毀制度》、《會計檔案查閱制度》等，制定檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用和銷毀等各項工作程序。使會計檔案管理工作有章可循，促進(jìn)會計檔案工作規(guī)范化。
2.加強(qiáng)會計檔案人員上崗培訓(xùn)。建議進(jìn)一步明確會計檔案管理兼職人員。會計檔案管理人員既要有豐富的會計專業(yè)知識，又要有檔案管理專業(yè)知識。因此，業(yè)務(wù)主管單位要加強(qiáng)對會計檔案管理人員尤其是首次接觸會計檔案管理的人員培訓(xùn)工作，使他們認(rèn)識到檔案的價值，只有當(dāng)他們認(rèn)識到檔案管理有價值，才能引起他們對檔案管理工作的重視，以為學(xué)校決策者提供決策有用信息為主導(dǎo)，主動服務(wù)，讓使用者在使用中充分體會到檔案的價值，從而強(qiáng)化對會計檔案的管理，提升檔案管理的力度。
3.加強(qiáng)日常會計資料收集，保證會計資料完整。除隨會計憑證裝訂保存的會計核算原始憑證外，還有大量的與會計核算業(yè)務(wù)密切相關(guān)的資料，這部分資料是會計核算、財務(wù)管理、內(nèi)部審計等所需的資料，人員的調(diào)入調(diào)出產(chǎn)生的工資變更，公積金、社保基數(shù)調(diào)整，職務(wù)晉升、薪級工資調(diào)整，年度預(yù)算追加等發(fā)生的會計資料。為保證會計資料的完整性，應(yīng)按業(yè)務(wù)內(nèi)容整理歸集為財務(wù)報告類和其他會計資料，為日后會計核算、查詢和檢查提供真實的原始依據(jù)。
4.加強(qiáng)財會部門與檔案管理部門的溝通。財會部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價值的開發(fā)，而且溝通對于檔案資料收集整理移交范圍及時調(diào)整確定具有不可估量的作用，只有溝通了，財會部門才能及時收集應(yīng)收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財會部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。在各項業(yè)務(wù)檢查中，應(yīng)將會計檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容之一。業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)根據(jù)年度工作安排，根據(jù)國家有關(guān)會計法規(guī)對學(xué)校的會計檔案管理工作進(jìn)行考核，通過評優(yōu)爭先促進(jìn)學(xué)校會計檔案管理逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道。
5.強(qiáng)化對電子會計檔案的管理工作。要提高單位領(lǐng)導(dǎo)對電子會計檔案開發(fā)利用工作重要性的認(rèn)識，單位領(lǐng)導(dǎo)的重視是基礎(chǔ)和關(guān)鍵，只有建立和落實工作責(zé)任制，明確每個人的工作職責(zé)，才能保證此項工作的落實。積極組織有關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的法規(guī)，才能提高檔案管理人員對電子檔案開發(fā)利用工作重要性的認(rèn)識，通過提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，保證電子會計檔案管理工作具有較高的工作效率和工作質(zhì)量。
6.以人為本、提高開發(fā)利用能力。要選拔專職的電子會計檔案管理人員，對管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。電子會計檔案管理人員要懂得檔案管理的基本知識，掌握會計學(xué)、管理學(xué)以及計算機(jī)相關(guān)知識，熟練使用相關(guān)的財務(wù)會計軟件。在專職人員的使用過程中，要建立定期考核制度，確保工作人員有良好的會計職業(yè)道德和業(yè)務(wù)技能，保證電子檔案開發(fā)利用工作的順利開展。
7.改善硬件設(shè)施。良好的硬件設(shè)施，是順利開展電子會計檔案開發(fā)利用工作的重要物質(zhì)保障。對電子信息的分析、加工、整理，需要配
備專門的電子計算機(jī)以及適配的軟件系統(tǒng)；會計信息的網(wǎng)上查詢、對賬等功能的實現(xiàn)，需要配置大容量的服務(wù)器；為保證電子會計檔案信息的安全，安裝最新的防毒殺毒軟件并做到及時升級。
（二）內(nèi)部管理制度不健全或執(zhí)行不嚴(yán)格一是沒有嚴(yán)格執(zhí)行《會計檔案管理辦法》，僅從減少會計人員數(shù)量或工作量、隨時查閱的角度看，確定會計檔案歸不歸檔或歸檔地點，必然導(dǎo)致會計檔案歸檔資料不完整，歸檔時間不及時，存放管理不統(tǒng)一。二是查閱和借出管理制度不健全，沒有考慮會計檔案的保密性和完整性，審批權(quán)限不集中，查閱、借出、復(fù)印等沒有制度上明確區(qū)分，涂抹、損壞、替換、丟失等沒有嚴(yán)格的責(zé)任追究制度。
（三）財務(wù)部門與檔案管理部門職責(zé)不清會計檔案什么時間移交、移交的范圍、移交的手續(xù)辦理、什么時間鑒定與銷毀等等，在這些工作中財務(wù)部門與檔案管理部門沒有明確的職責(zé)分工，各自從減輕自己工作強(qiáng)度出發(fā)，都在被動的工作。同時會計檔案的建立和日常管理尚未納入財務(wù)部門和檔案管理部門的年度工作績效考核，自然兩個部門也就不太在意劃分各自的職責(zé)范圍了，由此帶來會計檔案管理的不規(guī)范。
（四）專業(yè)人員缺乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高會計檔案是一種專業(yè)檔案,檔案管理人員需要掌握會計和檔案管理兩個方面的專業(yè)知識。會計檔案由于管理環(huán)節(jié)的分散造成檔案管理工作非常不規(guī)范。相當(dāng)一部分高校由綜合檔案室非會計人員兼管，沒有經(jīng)過會計業(yè)務(wù)知識的專門培訓(xùn)，對會計檔案的歸檔范圍和管理標(biāo)準(zhǔn)不清楚，使得整理出來的會計檔案案卷質(zhì)量不高，難以保證會計檔案的完整性和安全性，檔案利用效率也較低。另外，財務(wù)主管受業(yè)務(wù)水平制約，對鑒定保存到期的會計檔案是否還存在繼續(xù)保存的價值，不敢輕易下結(jié)論，寧可無限期保存，也不肯按時鑒定與銷毀。
（五）會計檔案信息化管理推進(jìn)力度不夠會計檔案信息化管理程度不高的主要原因有以下三個方面：一是有些高校檔案信息化管理所需要的硬件設(shè)施和軟件配備的不足或不達(dá)標(biāo)，無法實現(xiàn)或完全實現(xiàn)信息化管理。二是檔案管理人員計算機(jī)應(yīng)用水平和檔案信息化管理技術(shù)不足，即使有足夠的硬件和軟件條件，也不能實現(xiàn)檔案管理的信息化。三是許多高校尚未制定檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)與要求，檔案管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理手段，不管效率如何，沒人考核，大家都習(xí)以為常。
二、提高高校會計檔案管理水平的措施和辦法
（一）加大宣傳力度，從思想上提高重視程度提高會計檔案管理水平，首先要通過學(xué)校的相關(guān)宣傳媒體加強(qiáng)會計檔案管理規(guī)范性、政策性、重要性的宣傳，把會計檔案管理法律法規(guī)作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工普法教育的重要學(xué)習(xí)內(nèi)容。同時要編輯和整理重視和不重視會計檔案管理所產(chǎn)生的正反兩方面相應(yīng)的案例加以宣傳，特別是對本校在不重視會計檔案管理中出現(xiàn)的問題及其后果更應(yīng)該加以總結(jié)和宣傳，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的認(rèn)識水平和重視程度。
（二）建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行高校會計檔案內(nèi)部管理制度制度建設(shè)是做好各項工作的前提和基礎(chǔ)，也是提高工作質(zhì)量的保證。一是要建立嚴(yán)格執(zhí)行國家會計檔案管理辦法的考核制度，把考核結(jié)果同相關(guān)部門與人員的工作業(yè)績和績效分配結(jié)合起來，從制度上約束和激勵他們執(zhí)行國家會計檔案管理辦法的積極性和主動性。二是要建立財務(wù)部門和檔案管理部門職責(zé)分工制度。財務(wù)部門既是會計檔案形成部門，也是會計檔案經(jīng)常使用部門。通過制度確保責(zé)任明確，有利于確定會計檔案管理中存在問題的責(zé)任承擔(dān)部門和人員，確保會計檔案的完整性、移交的及時性、保管的集中性。三是要建立會計檔案查閱、借出、復(fù)印的集中審批制度，明確不同情況的審批權(quán)限，無論是校內(nèi)還是校外查閱或借出會計檔案，都必須嚴(yán)格遵循保密和安全原則。四是建立健全會計檔案缺失、涂抹、損壞、丟失等責(zé)任追究制度，無論是在會計檔案形成、歸檔、保管、查閱、借出、復(fù)印等過程中，都要對造成會計檔案不完整的責(zé)任部門和責(zé)任人進(jìn)行處罰，確保會計檔案的完好無損。
（三）配備會計檔案管理專職和專業(yè)人員，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)配備既董會計業(yè)務(wù)掌握會計檔案管理知識專職、專業(yè)人員，是提高會計檔案管理水平的關(guān)鍵。會計人員擔(dān)任專職的會計檔案管理人員，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理知識的培訓(xùn)；檔案管理人員擔(dān)任專職的會計檔案管理人員，應(yīng)加強(qiáng)會計知識的培訓(xùn)。同時會計檔案管理人員也要不斷提高自己的業(yè)務(wù)自學(xué)能力。只有建立了復(fù)合型的會計檔案管理人員隊伍，才能真正發(fā)現(xiàn)問題、提出解決問題的辦法和建議，也才能從技術(shù)上和業(yè)務(wù)上解決問題。
關(guān)鍵詞 ：高等學(xué)校；會計檔案；管理；現(xiàn)狀；對策
隨著高校參與社會活動日益頻繁，財務(wù)部門業(yè)務(wù)量逐年加大，各種財務(wù)檔案快速增加，會計檔案工作的新情況、新問題不斷出現(xiàn)。如何通過現(xiàn)代化高科技管理手段科學(xué)、規(guī)范的管理財務(wù)檔案，將是當(dāng)前高校檔案工作人員面臨的新課題。
一、高等學(xué)校會計檔案管理現(xiàn)狀
（一）對會計檔案管理的認(rèn)識不足
長期以來，“重核算、輕管理”意識普遍存在。一方面，忽視手工操作的紙質(zhì)會計檔案的管理，認(rèn)為財務(wù)部門只要資金管好，報賬準(zhǔn)確，及時報送資料就行，而會計檔案只是會計核算的后續(xù)工作、內(nèi)務(wù)管理，沒有必要設(shè)置專人專崗進(jìn)行管理。另一方面，檔案歸檔移交一般重點關(guān)注的往往是傳統(tǒng)手工檔案，忽視對電子檔案的清理和同步歸檔。電子文檔，在保存與維護(hù)方面較為復(fù)雜，操作人員在思想上容易產(chǎn)生畏難情緒，一些單位對電子檔案更是缺乏足夠認(rèn)識，在歸檔過程中不作任何篩選和分類處理，會計檔案常常出現(xiàn)遺漏和重復(fù)歸檔的現(xiàn)象。若歸檔基礎(chǔ)工作不嚴(yán)謹(jǐn)、管理隨意，檔案利用人常常無法正常進(jìn)行歷史數(shù)據(jù)的查詢、檢索其所需信息，這樣勢必影響高校檔案工作的整體質(zhì)量和服務(wù)水平。
（二）會計檔案管理制度不健全
高校的財務(wù)部門對資金預(yù)算、收入、支出等日常業(yè)務(wù)都制定相應(yīng)的管理辦法，嚴(yán)格的管理制度，但大多缺乏會計檔案管理制度。特別是已實施會計電算化后產(chǎn)生的大量電子文件、磁盤、光盤、硬盤、微縮制品等新的會計檔案信息載體，沒有形成一整套業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，在管理方法和制度上仍處于混亂和無序狀態(tài)，致使許多應(yīng)該歸檔的電子文件整理不規(guī)范，資料收集不完整。尤其是一些重要物件沒有集中統(tǒng)一歸檔保存，正確維護(hù)，使之安全、可靠的處于一種可隨時被利用狀態(tài)。沒有相應(yīng)的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔程序，勢必導(dǎo)致檔案歸檔驗收、查閱、借閱、登記、審批等管理都有很大隨意性，這樣不僅影響檔案歸檔的完整性，也影響整個高校財務(wù)檔案的信息資源整合與數(shù)據(jù)共享。
（三）會計檔案管理信息化程度不高
目前，高校財務(wù)檔案管理還未全部實現(xiàn)利用計算機(jī)進(jìn)行處理和存儲，傳統(tǒng)的儲存及歸檔方式很難適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求。因此，加強(qiáng)電子文檔的歸檔和管理顯得尤為重要。為了便于用戶查詢、下載、傳輸檔案信息。檔案歸檔前，需工作人員將原有的紙質(zhì)的檔案通過信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，錄入到數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)庫，依托數(shù)字化校園平臺，經(jīng)過各個系統(tǒng)間的相互鏈接，用戶就可以直接檢索到所需資料并得以利用。實際工作中，由于受各種條件因素的影響，在數(shù)字檔案的歸檔、管理和服務(wù)及領(lǐng)用過程中都存在各種問題。具體表現(xiàn)：管理人員思想觀念保守、設(shè)備陳舊落后、實際操作和管理存在疏漏，不注重基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的挖掘、整理、加工，缺乏對檔案界最新動態(tài)的關(guān)注等。
（四）缺乏專職的會計檔案管理人員
目前高等學(xué)校的會計檔案管理工作大多由會計人員兼職。學(xué)校對檔案管理工作存在不同程度的忽視，致使學(xué)校對檔案管理人才的吸納力度不夠，從而導(dǎo)致檔案管理人員的素質(zhì)整體不高。
二、加強(qiáng)高等學(xué)校會計檔案管理的對策
（一）提高對會計檔案管理的認(rèn)識
高校財務(wù)檔案是高校檔案管理的重要組成部分，更是國家財金、稅務(wù)檢查的重要證據(jù)。只有觀念轉(zhuǎn)變了，重視了，檔案管理工作才能邁上一個新臺階。財務(wù)會計檔案工作是一項細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎ぷ髦胁荒苡卸↑c閃失，半點馬虎。要實現(xiàn)高校會計檔案科學(xué)管理，真正做到妥善保管、存放有序、查閱方便，必須按照《關(guān)于財務(wù)檔案管理工作的規(guī)定》的辦法實行財務(wù)檔案專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、查閱等的日常財務(wù)檔案工作。對會計電算化核算形成的電子檔案，要配置適當(dāng)規(guī)模的庫房和檔案專柜等專用設(shè)施，實行專人負(fù)責(zé)，做好紙質(zhì)檔案與電子檔案按時同步歸檔，并不斷充實和完善檔案內(nèi)容，保證歸檔材料的齊全、完整，逐步實現(xiàn)高校檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。
（二）建立健全會計檔案管理制度
在大數(shù)據(jù)時代，電子文檔蘊(yùn)藏著更豐富的信息資源，做好各類財務(wù)檔案的收集、整理、保護(hù)和利用顯得越加重要。高校財務(wù)電子檔案的產(chǎn)生、移交、歸檔、管理、利用，各應(yīng)用系統(tǒng)的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)信息共享，都是基于網(wǎng)絡(luò)傳輸信息而實現(xiàn)。要想系統(tǒng)得以安全運(yùn)行，技術(shù)是保障，管理有方法。首先，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理教育，樹立高度的檔案信息安全防范意識，強(qiáng)化高校會計電算化檔案工作人員的風(fēng)險識別、防范能力，完善保密措施，對涉密性較高的信息進(jìn)行分級管理和保護(hù)。在財務(wù)軟件方面，應(yīng)注重系統(tǒng)自身功能建設(shè)，保證數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的真實性和完整性。面對客觀的數(shù)據(jù)相關(guān)人員不能隨意操作,篡改數(shù)據(jù)。建立制定痕跡管理制度，定期安全查詢制度，檔案權(quán)限調(diào)用制度，做到其行為可管理、控制、可追溯，減少一切不安全因素帶來的各種財務(wù)隱患。
（三）提高對會計檔案管理的信息化程度
傳統(tǒng)檔案大多以紙質(zhì)為載體，財務(wù)檔案管理、財務(wù)查賬和財務(wù)審計煩瑣且費時費力，與會計信息化的迅速發(fā)展相比，高校檔案信息化發(fā)展則相對滯后。信息化條件下，要實現(xiàn)高校檔案現(xiàn)代化管理，必須依托現(xiàn)有檔案，逐步建立完善財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，將財務(wù)檔案資料無縫對接，通過轉(zhuǎn)換進(jìn)入高校檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)公共目錄查詢、遠(yuǎn)程檢索服務(wù)和對數(shù)據(jù)匯總分析、財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)交流、查找滿足指定條件的會計記錄等。海量的財務(wù)信息，通過運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)處理，在很大程度上減輕了檔案使用人對檔案翻閱的工作量，實現(xiàn)檔案信息資源在傳輸、分析上的便捷和資源的共享。
（四）設(shè)置會計檔案管理專職崗位
高校檔案管理工作除了硬件設(shè)備和軟件設(shè)施齊頭并進(jìn)外，還要堅持以人為本，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，建立一支與時俱進(jìn)、素質(zhì)高、相對穩(wěn)定的檔案管理專業(yè)化隊伍，有效解決檔案管理中存在的矛盾和問題。在信息技術(shù)和知識不斷更新的時代，定期對檔案工作人員進(jìn)行檔案知識、財務(wù)知識和相關(guān)技能的學(xué)習(xí)培訓(xùn)或外出交流，幫助他們了解、掌握財務(wù)檔案工作的新變化、最新動向，開拓眼界，挖掘財務(wù)檔案的潛在用途和利用價值，使得高校財務(wù)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化。
總之，高校財務(wù)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是提高高校財務(wù)管理工作水平的一項重要方面。加快高校檔案建設(shè)工作自身的創(chuàng)新發(fā)展，合理規(guī)避管理風(fēng)險，采取科學(xué)有序的管理的策略，行之有效的管理辦法，使高校檔案管理工作得到進(jìn)一步完善和發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
