時間:2023-05-16 16:18:29
序論:好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程,我們?yōu)槟扑]十篇科研項目的管理范例,希望它們能助您一臂之力,提升您的閱讀品質(zhì),帶來更深刻的閱讀感受。
Abstract: according to the water resources research projects for many years experience in the practice of research, from the water conservancy project application, project implementation of scientific research stage management, project funds management perspective, etc, this paper briefly describes the water conservancy project implementation of scientific research units internal management.
Keywords: water conservancy application of construction project in the budget management project quality management
中圖分類號:TV213.4文獻標識碼:A 文章編號:
近年來,隨著國家對水利建設的重視,對水利科研的投入也逐年加大,來自部委、省、市的水利科研項目大幅增多,水利行業(yè)研究院所、高校等眾多單位參與其中,推動了中國水利科研事業(yè)的快速發(fā)展。但根據(jù)2009年水利部組織的專項檢查情況,目前水利科研項目存在預算執(zhí)行不嚴、濫用結(jié)余資金、研究任務違規(guī)外包、項目經(jīng)常延期結(jié)題等問題,說明當前水利科研項目管理尚有較多問題。
本文根據(jù)多年來開展水利科研項目研究的實踐經(jīng)驗,從水利科研項目申報、項目實施階段管理、項目資金管理等角度,簡要闡述水利科研項目實施單位的內(nèi)部管理。
1 科研項目的申報
1.1 科研項目選題
選題是水利科研項目申報的第一步,一個好的課題需要同時具備實用性和可行性兩個條件,即不但要確實能夠解決當前水利建設中存在的技術(shù)難題,而且要能夠在規(guī)定的時間內(nèi)利用有限的資金完成課題所有的研究內(nèi)容。由于科研項目研究直接影響一個單位相關(guān)部門的績效考核,因此,近年來很多單位為了上項目,申報科研項目時課題往往貪大求全或脫離實際,結(jié)果項目批下來后完成難度很大,不能按時結(jié)題或最終不得不半途而廢。因此,項目選題一定要做到實事求是、量力而行,使項目既能爭取到,也能按計劃完成。
此外,在初步確定科研項目的課題后,應對課題研究的內(nèi)容進行分解,詳細分析完成課題研究內(nèi)容需要投入的人員、試驗研究條件以及課題的難點、不確定因素及風險。在深入評價上述因素后,進一步界定課題的研究范圍,并審核課題的名稱是否合適,若不合適應進行調(diào)整。
1.2 項目申報的預算編制
水利科研項目資金預算集中反映了項目的各支出款項及收入款項,其中收入款項一般包括財政劃撥資金和單位自籌資金兩個部分。項目預算是水利科研項目報批時上級主管部門核定項目經(jīng)費的依據(jù),也是項目立項后進行項目資金管理的基礎。原則上,項目申報時應根據(jù)指定的支出款項類型及課題實際需要實事求地編制項目預算,但由于水利科研項目目前尚缺乏規(guī)范、合理的支出定額標準,導致很多單位在編制項目預算時隨意性較大,受自身利益驅(qū)使,多報、虛報的情況經(jīng)常出現(xiàn)。
編制項目的資金預算時,以下問題經(jīng)常會被忽視,需要多加注意:
(1)應說明各支出款項的計算依據(jù);項目課題研究若需購置儀器設備,應在附表中說明需購置儀器設備的型號、數(shù)量、產(chǎn)地等參數(shù),以利于預算的審核和批準;
(2)項目預算編制時不能忽視申報單位現(xiàn)有儀器設備使用費、房屋占用費和外協(xié)測試等方面的費用,因為這些費用多為各項目的公用費用,在做預算時往往會被忽視;
(3)對于列入國際合作計劃或必須進行國際合作研究與交流的水利科研項目,可開支國際合作與交流費,其金額在其他直接費用下單獨預算;
(4)當項目是多單位協(xié)作申報時,項目預算編制時應填列協(xié)作研究支出費用,即合作研究課題時支付給合作單位的經(jīng)費。
2項目的實施階段管理
2.1 項目人力資源管理
水利科研項目需投入的人力資源規(guī)模較小,一般項目十幾人甚至幾人便可,大的水利科研項目一般也僅幾十人,因此,相比較建設工程項目,水利科研項目人員本身的管理相對容易。但水利科研項目對人員的整體技術(shù)素質(zhì)要求較高,尤其是項目課題負責人,其技術(shù)實力、項目實施經(jīng)驗、對研究方向的把握能力、資源調(diào)動能力直接關(guān)系到項目能否如期結(jié)題;同時,項目負責人還需具備一定的權(quán)威性和抗干擾能力,保證項目研究成果的客觀公正,不偏離正確的方向。
可見,水利科研項目人力資源管理重點,一是要組建一支高素質(zhì)的研究隊伍,二是課題負責人要有較強的技術(shù)實力、控制能力及資源調(diào)動能力。此外,當項目較大時,選擇合適的分項研究專題的負責人也是十分重要的。在水利科研項目實施的過程中,按規(guī)定項目負責人一般不能更換。
2.2 項目進度管理
水利科研項目研究的一般程序為:資料收集與整理、試驗研究、成果分析、提交研究報告,其核心是試驗研究和成果分析。水利科研項目的進度控制與其他項目類似,一般要做到以下幾點:①對項目申報階段的進度計劃進行核實和細化,進一步明確項目各部分工作開展的時間,作為進度控制的基本依據(jù);并為每項工作分配合適的人員及試驗條件;②找出項目開展過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的進度控制進行重點關(guān)注;③若項目某部分工作進度出現(xiàn)延期,則應對其后的其他部分的工作進度進行壓縮調(diào)整,并資源分配進行相應調(diào)整;④項目實施過程中,不能偏離合同約束的研究內(nèi)容和方向,避免出現(xiàn)因此導致的項目進度延誤;⑤項目實施過程中,對項目研究中難以解決的問題應及時通過專家咨詢或其他手段加以解決,保證項目的實施進度。
根據(jù)規(guī)定,水利科研項目一般應按期完成并提交研究報告,如果項目最終無法按時完成,則應提前向上級主管部門提交延期申請,等待主管部門的處理意見。
2.3 項目質(zhì)量管理
水利建設工程項目的質(zhì)量由項目業(yè)主方、監(jiān)理方及質(zhì)量監(jiān)督單位共同管理,并有嚴格的單位工程驗收制度,因此項目建設質(zhì)量一般都能得到很好的控制。水利科研項目與及建設工程項目不同,目前尚無監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督和中間成果審查制度,項目成果的質(zhì)量管理主要依靠合同及末次驗收會的約束,除此之外,很大程度上就依賴于科研項目實施者自行控制了。因此,水利科研項目成果質(zhì)量控制的一種有效方式是:項目組在項目開展的每個環(huán)節(jié)中進行嚴格的過程質(zhì)量管理。
要做好項目過程質(zhì)量管理,主要要做好以下方面的工作:①對資料收集整理、試驗研究及成果分析等環(huán)節(jié)均實行二次審核,確保原始資料及試驗研究數(shù)據(jù)全面、準確,成果分析及相關(guān)推理嚴密可靠;②嚴格按照合同文件規(guī)定的研究內(nèi)容及項目進度計劃開展研究工作,不能隨意變更研究內(nèi)容,避免出現(xiàn)實際研究成果與合同要求不相符或合同要求的研究內(nèi)容完成不徹底的情況;③對于科研項目的研究技術(shù)路線、試驗手段及階段成果,應多咨詢相關(guān)專家的意見,避免出現(xiàn)大的偏差;④項目負責人應對項目各環(huán)節(jié)質(zhì)量管理進行總體把握,隨時糾正可能影響項目成果質(zhì)量的行為。
3項目的資金管理
水利科研項目資金管理分為資金預算、資金使用控制、資金使用決算三方面的管理內(nèi)容,管理的主要目的是保證科研項目資金來源明確、充足,使用有序。
3.1資金預算管理
水利科研項目資金預算管理分為預算的編制、審核及調(diào)整等三個方面的內(nèi)容。由于很多科研項目申報人員對預算編制本身并不十分在行,預算編制時往往隨意性較大,經(jīng)常存在這樣或那樣的問題。因此,項目預算由項目申報人員編制后,應經(jīng)過申報單位的科研主管部門、財務部門共同審核,若否存在問題,應會同編制人員對預算進行進一步調(diào)整,同時落實自籌資金的來源。最后,將審核過的項目預算呈單位負責人簽字后方可對外報出。
水利科研項目資金預算經(jīng)過上述共同審核及二次調(diào)整后,可以較大程度地提高預算的準確性,避免項目實施過程研究經(jīng)費出現(xiàn)大的虧空;同時,上報后的項目預算一旦經(jīng)過主管部門核定后,項目預算總額一般不能再次調(diào)整;即使能調(diào)整,也需按原來的預算編制程序重報上級主管部門批準,程序較為復雜。
3.2項目資金的使用管理
科研項目立項后,財務部門應給項目設置核算編號,并設置外部撥人科研經(jīng)費專戶,外部資金到賬后統(tǒng)一納入該專戶內(nèi);同時,財務部門依據(jù)項目合同、撥款通知書將外部資金從專戶中劃入科研項目的核算編號內(nèi),并將單位自籌資金也轉(zhuǎn)入該項目的核算編號內(nèi)。轉(zhuǎn)入后的資金為科研項目組可使用的項目資金。
在項目資金的使用過程中,為加強項目資金的使用管理,應做到以下方面:①按預算內(nèi)容使用資金。脫離預算使用資金,不僅不利于資金的管理,同時易造成項目資金虧空;②項目資金使用應按規(guī)定程序?qū)徟?。一般項目資金的使用必須經(jīng)項目負責人批準,當資金使用額度超過項目預算額度時,應視作項目申請人增加配套資金,并需經(jīng)單位負責人批準;未經(jīng)上述規(guī)定程序批準的,財務應拒絕支付;③及時做好項目各項成本支出的報銷和結(jié)賬,使整個項目資金使用得到準確和完整地控制;④建立資金使用信息反饋制度,財務部門應按月將項目資金使用情況反饋給項目負責人;同時,應會同單位紀檢部門對項目資金的使用情況進行不定期的檢查。
3.3項目資金的決算和銷項
水利科研項目完成后,原則上應編制項目的資金決算,同時做好科研項目的銷項??蒲许椖抠Y金初步?jīng)Q算由項目組在會計的配合下編制,經(jīng)項目負責人簽字后送財務部門和科研管理部門審核;審核通過后的正式?jīng)Q算的口徑、內(nèi)容應與項目預算一致,正式?jīng)Q算經(jīng)單位領導批準后即可報送科研項目的上級主管單位進行審批??蒲许椖繘Q算經(jīng)主管部門審批且項目驗收通過后,財務部門便可進行項目資金銷項,全部或部分撥付剩余資金,同時結(jié)轉(zhuǎn)項目經(jīng)費和核算號。
4 小結(jié)
柔性管理強調(diào)以人文本,是建立在人們心理和行為規(guī)律基礎上,使用非強制的方法讓人們對管理理念產(chǎn)生信服,并通過自覺行為來實現(xiàn)項目的管理理念。科研項目實行柔性化管理其實質(zhì)是一種轉(zhuǎn)變,由傳統(tǒng)的支配管理模式過渡到服務性的激勵管理模式,最終激發(fā)科研人員的潛力和創(chuàng)造力。
一、科研管理柔性化的必要性
(一)建立完整的科研管理體系,需要柔性管理
針對科研項目,開展制度化管理工作,在科研秩序的規(guī)范以及科研工作發(fā)展方面,都起到了極為積極的作用,然而過分強調(diào)服從和遵循方面,人的創(chuàng)造性、能動性等方面有所忽視,人性化的部分有所缺失。要想實現(xiàn)完善的科研管理體系的構(gòu)建,就必須將柔性管理引入其中,突出人性管理、以人為本的原則,對當前科研管理進程中產(chǎn)生的問題進行彌補,將一個更加輕松的科研環(huán)境提供給工作者。
(二)科研人員主體意識的突出,需要柔性管理
科研人員這一群體,其具有高素質(zhì),同時也具有高學歷,因此他們具備了更強的主體、自我意識、自尊心,在自我實現(xiàn)、追求等方面,擁有更加迫切的愿望??蒲腥藛T的意識是管理者必須要尊重的,并積極鼓勵他們對不同的發(fā)展道路進行選擇,結(jié)合激勵等在內(nèi)的各種方式,實現(xiàn)科研人員自控意識的產(chǎn)生,達成自我管理的目標,由此實現(xiàn)其個性的發(fā)展,產(chǎn)生獨特的見解。
(三)營造寬松的科研環(huán)境和氛圍,需要柔性管理
創(chuàng)造是科研的最終目標,結(jié)合已知的內(nèi)容,實現(xiàn)對新知識的探索和發(fā)展。要在自由、民主的基礎上開展創(chuàng)造性活動。西方學者們曾經(jīng)表示,民主的基礎之上,產(chǎn)生了科學,同時也是自由的最終結(jié)果。因此,就柔性管理而言,必須要具備人文關(guān)懷氛圍,在此之中要實現(xiàn)科研工作者和管理者的互相理解、尊重,構(gòu)建起自由、民主的工作氛圍,幫助他們實現(xiàn)創(chuàng)造能力的提升和發(fā)揮。
(四)柔性管理促使科研管理部門樹立主動服務意識
結(jié)合柔性管理,管理人員需要實現(xiàn)工作方式的改變,要做到以人為本,實現(xiàn)主動服務意識的樹立,以對相關(guān)工作者的尊重和理解為基礎,開展管理活動,要積極服務于相應的科研工作。此外,對于管理者而言,要深入相關(guān)單位開展調(diào)研活動,要實現(xiàn)和科研人員的交流、溝通。并征求相關(guān)的建議,合理地實現(xiàn)科研資源的配置,以及積極因素的調(diào)動,幫助科研人員實現(xiàn)科研目標的順利完成。
(五)柔性管理促進科研項目健康、持續(xù)發(fā)展
就科研活動自身而言,其并不確定,也極為復雜,因此強制監(jiān)控并不適用于這一過程。在評價時,要做到個性化、人性化,不能以一概全。例如,農(nóng)林項目的育種團隊,需要對出國審品種進行考察,實現(xiàn)推廣面積的擴大,短期考核則為次要事情。柔性管理以及科研活動的文化背景、價值目標之間的耦合程度更高。因此,管理者必須要把對科研人員的尊重放在首位,讓他們在寬松的氛圍下完成科研任務,推動科研項目的健康發(fā)展。
二、實現(xiàn)科研項目柔性化管理的途徑
(一)樹立科研管理柔性化的新觀念
目前科研項目管理中剛性管理的理念根深蒂固,柔性管理的理念還比較淡薄,“以人為本”尚處于表面化。要想讓柔性管理目標得以實現(xiàn),作為管理者而言,必須要具備溫情關(guān)懷、柔性化管理的觀念,在科研管理活動中,以發(fā)揚民主等思想為主。以一般的眼光去看待科研人員,傾聽他們的心聲,對他們所處的困境有所認識,讓他們感受到來自領導和企業(yè)的關(guān)懷,進而完成工作。此外,上述關(guān)懷的存在,也會實現(xiàn)該團隊凝聚力的提升,由此實現(xiàn)工作效率的提升。
(二)提高科研管理人員的管理水平
目前我國很多農(nóng)林科研項目管理人員很少能從管理學的角度進行創(chuàng)造性的工作,對科研人員和科研項目管理缺乏人本觀念,在日常工作中只是簡單地發(fā)通知、收材料、報材料,在提高管理素養(yǎng)和管理藝術(shù)、提供主動有效的服務方面,還有較大的提升空間。在科研管理方面,通過對管理學等各方面知識的融合運用,就構(gòu)成了柔性管理。作為科研管理人員來說,有必要通過學習的加強,對柔性管理的本質(zhì)特征有所了解,結(jié)合各類學科的知識,有效地實現(xiàn)對科研人員的創(chuàng)造性、積極性方面的提升,最終實現(xiàn)科研管理工作藝術(shù)性的提升。
(三)柔性管理需要放眼長遠,堅持不懈
柔性管理表現(xiàn)為滯后性。它要求科研人員把外在的規(guī)定轉(zhuǎn)化為內(nèi)心的自覺行動,不僅主動執(zhí)行,而且自覺維護。上述過程的完成,需要以一定的時間為基礎,不能要求一蹴而就。就柔性管理而言,要想實現(xiàn)立竿見影的目的,必然不現(xiàn)實,但是也不能因為無法做到立竿見影,就放棄這一活動。作為管理人員而言,有必要做到放眼未來,在相應的時間周期之后,最終實現(xiàn)柔性管理模式的構(gòu)建。
(四)構(gòu)筑柔性化的科研管理運行機制
首先,要做到科研項目申報的公平與公正,使每個教師得到均等的實力展現(xiàn)機會。其次,規(guī)范科研項目的過程管理。通過人性化管理在項目管理過程內(nèi)的運用,推動科研人員形成自覺科研的意識,讓科研活動的開展變得更加順利。三要實現(xiàn)柔性化科研評價體系的完善。在管理學內(nèi),項目僅僅是其中的一個過程,并不是所有的過程都能夠達成一定的目標。通過對完善的科研體系的構(gòu)建,最終實現(xiàn)柔性管理的內(nèi)在需求,同時也是實現(xiàn)國內(nèi)科技體制改革的內(nèi)在動力。
(五)運用合同化管理實現(xiàn)柔性管理
合同化的管理蘊含著寬松、非權(quán)力的色彩,表現(xiàn)出了更大的靈活性,體現(xiàn)了管理的民主性和公平性,更易被管理者所接受。在合同管理中,管理者以協(xié)商的方式提出要求和義務,并聽取被管理者的意見,在不違背根本原則的基礎上,做出修改,達成一致,減少因雙方利益和目的的差異而帶來的對立性。由此,在簽訂和履行合同方面,管理者的地位不再高高在上,不再以對他人的管制為主,而是全心全意地實現(xiàn)服務的提供;作為研究人員來說,也不再需要消極地承擔起自己的義務,而是積極行使自身權(quán)利。在柔性管理當中,合同管理是極為關(guān)鍵的一個方式,能夠讓當前管理體系內(nèi)的缺陷得以彌補,在體制的創(chuàng)新方面,意義也極為重大。
三、結(jié)束語
作為一個全新的策略和理念,在現(xiàn)代管理方面,柔性管理已經(jīng)成為全新的取向和趨勢。通過科研項目內(nèi)這一管理理念的應用,能夠?qū)崿F(xiàn)管理科學發(fā)展的目標,同時也能夠提升社會的文明程度。將柔性化管理理念引入科研管理活動中,把以人為本的思想作為基礎,實現(xiàn)和諧的科研氛圍的營銷,激發(fā)科研人員的巨大潛力,在實現(xiàn)科研健康發(fā)展,以及核心競爭力、科研實力的提升方面,都能夠發(fā)揮極為關(guān)鍵的作用。
(何斌單位為東華計量測試研究院;湯昊單位為江西省林業(yè)科學院)
參考文獻
橫向科研項目的風險性是由于橫向科研項目的獨特性、制約性等特性所造成的。因為一個橫向科研項目的獨特性就意味橫向科研項目是市場新技術(shù)、新工藝或者技術(shù)更新等地方是以前尚未碰到過的事情,所以就會有沒有認識清楚的規(guī)律,就會有各種各樣的變化,橫向科研項目中就包括了很多的不確定性因數(shù),從而使得橫向科研項目具有風險性的特點。由于橫向科研項目的風險性使得科研項目管理與日常運營管理有很大的區(qū)別。同時這也造成了在橫向科研科研項目管理中,風險管理變得十分重要,并且成了項目和項目管理的成敗關(guān)鍵。
在橫向科研項目的管理中引進風險管理的技術(shù),就是要對所制定要實現(xiàn)的目標進行主動控制,預防在橫向科研項目開展當中所遇到風險和干預因素,保證所定目標的實現(xiàn)。雖然對橫向科研項目進行風險管理需要一定的時間和精力,需要進行風險的計劃編制、風險識別、風險分析、風險監(jiān)控以及風險的處置等工作,都要占用有限的資源和人力,但是非常必要。
一、橫向科研項目風險產(chǎn)生的原因分析
任何事物都有各自的屬性,這些屬性是由各種數(shù)據(jù)和信息加以描述的,橫向科研項目也一樣??蒲泄ぷ魅藛T通過現(xiàn)在掌握的科學及時水平和對橫向科研項目的要求信息,預見未來要達到的結(jié)果。但是由于人們認識事物及其特性的能力有限,所以在認識深度與廣度兩方面具有一定的局限性,人們對世界上許多事物屬性的認識仍然存在一定的差異性,在處理事情的方法上有各自的習慣和經(jīng)驗。橫向科研項目也不例外。對于橫向科研項目認識上的這種局限性,從根本上說是人們獲取數(shù)據(jù)和信息的能力有限性和客觀事物發(fā)展變化的無限性這一對矛盾造成的,這使得人們無法獲得項目的完備信息,從而不能準確的預見項目的未來發(fā)展變化,造成項目的風險。
造成項目風險的原因除了人們自身的主觀認識能力和信息的滯后性等原因外,另外一個原因就是項目和項目所面臨的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)展變化所造成的不確定性。因為橫向科研項目的開發(fā)周期一般都比較長,影響內(nèi)外部條件的因素都有可能發(fā)生變化,比如市場需求信息的變化,在研發(fā)當中所需技術(shù)的變化以及一些不確定因素的發(fā)生。橫向科研項目的資金到位情況、科研中作者的可延長新能力、采購等各方面的因素都有可能對項目的最后結(jié)果產(chǎn)生影響。而在項目的外部,項目投資人的利益、項目的時間計劃、科研環(huán)境的變化以及社會對項目結(jié)果的認可程度等都會對項目產(chǎn)生重大的影響。這些項目的環(huán)境和條件發(fā)生變化以后,這些因素都影響了橫向科研項目的原有計劃,需要進行調(diào)整以適應新的環(huán)境的發(fā)展與變化,其內(nèi)外環(huán)境的各種發(fā)展與變化所帶來的項目的不確定性,這些因素都影響了橫向科研項目計劃和進程,而這種項目的不確定性也是項目出風險的一個重要因。
信息的滯后是造成風險的因素之一從信息科學的角度看,造成事物信息不完備的客觀原因是信息本身的滯后性。理論上所有事物的屬性都可以由數(shù)據(jù)加以描述的,但是這些數(shù)據(jù)只有在事物發(fā)生以后才能獲得,然后再由人們加工處理后才能產(chǎn)生對于決策有支持作用。因此一個事物的信息總是在事物發(fā)生之后生成數(shù)據(jù)并經(jīng)過再加工以后才能產(chǎn)生的,所以任何事件的信息總會比它本身有一個滯后,也就形成了所謂的信息本身的滯后性。橫向科研項目是理論知識在實踐中的應用,該事件在以前是沒有的,它的本身是一種新生事物,他是新技術(shù)在生產(chǎn)中的應用。它本身的實際數(shù)據(jù)尚未發(fā)生,所以在決策中所使用的信息都是根據(jù)過去所發(fā)生的事件做出的推斷,推斷的依據(jù)只是理論的依據(jù),這就導致了信息的不完備,造成了很多的風險隱患。只有隨著橫向科研項目開發(fā)過程中,科研工作者對它的認識不斷深入,取得完整的數(shù)據(jù),信息的完備性程度也會不斷提高,直到項目完成時人們才能獲得完備的項目信息。這種信息的滯后性也是項目風險的根本原因。
橫向科研項目屬于科技創(chuàng)新,科研工作者希望能成功的進行科研創(chuàng)新,取得科研成果并發(fā)表學術(shù)論文,取得事業(yè)的成就并得到一定的經(jīng)濟利益。但是橫向科研項目創(chuàng)新系統(tǒng)存在著很多的不確定
因素,在這些不確定因素的作用下,其創(chuàng)新活動最終可能出現(xiàn)三種結(jié)果:一是創(chuàng)新活動成功,達到了預期的目標或者接近預期目標;二是創(chuàng)新活動失敗,未能實現(xiàn)預期目標,并且損失了大量的時間、人力物力,創(chuàng)新活動的大量投資也無法收回;三是科研創(chuàng)新沒有達到理想的效果,僅使投入與收益基本持平。還有橫向科研項目在合同簽訂時沒有明確該成果的責權(quán)的約定,做成日后成該成果的產(chǎn)權(quán)糾紛,陷入長時間的口水戰(zhàn),甚至動用法律途徑解決產(chǎn)權(quán)糾紛,做成不必要的人力物力浪費。科研開發(fā)周期的估算是否準確,有的在競標當中,為了擊敗競爭對手,取得橫向科研項目采用壓低預算成本,或者因為考慮不周,把有些內(nèi)容沒有考慮到,遺漏了這部風內(nèi)容等情況,造成所需費用的預算偏低,影響了橫向科研項目的進度。
二、橫向科研項目風險識別
風險識別是橫向科研項目管理者識別風險來源、確定風險發(fā)生條件、描述風險特征、評價風險影響的過程。風險識別需要確定三個相互關(guān)聯(lián)的因素:風險來源、風險事件、風險征兆。
橫向科研項目的風險來源一般來自技術(shù)風險,對所需的技術(shù)或者現(xiàn)有的技術(shù)對在研發(fā)過程中需要解決的實際情況之間的差距,他們設計的是新技術(shù)、新領域、新工藝的要求,這個要求在以前還沒有出現(xiàn),解決這些問題是建立在科學的推理或推斷的情況下做出的科學化的理論推斷。而解決這些問題是在現(xiàn)有的科學技術(shù)或者理論基礎下對新生事物的研究開發(fā),現(xiàn)有技術(shù)的支持力度也決定了風險的存在和發(fā)生;質(zhì)量風險:技術(shù)需求方與開發(fā)方隊新產(chǎn)品、新工藝質(zhì)量的約定,技術(shù)開發(fā)放在實現(xiàn)產(chǎn)品或工藝時,影響質(zhì)量體系的因素很多,其質(zhì)量最終檢驗達到雙方約定,則為成功的案例,負責將會浪費很大的人力、物力,做成很大的風險;過程風險是指在技術(shù)開發(fā)過程中所存在的各種不確定因素,這包括在整個產(chǎn)品開發(fā)過程中的各種因素的作用;管理風險是指在技術(shù)開發(fā)當中參與管理方法、管理形式、對資源的管理能力、人力資源的合理利用、內(nèi)部成員的溝通能力、成員之間的技術(shù)協(xié)作、團隊成員學術(shù)互補性、計費的到位情況等方面的內(nèi)容;其次還有組織機構(gòu)風險以及市場需求變化引起需求方對產(chǎn)品技術(shù)要求的變更等方面的風險。
風險識別后要把結(jié)果整理出來,為風險分析的其余步驟和風險管理做好準備。
三、橫向科研項目風險估計
橫向科研項目的風險估計是對風險存在及發(fā)生的可能性以及風險損失的范圍和程度進行衡量和估計。橫向科研項目是新技術(shù)、新工藝等的創(chuàng)新,屬于新生事物,對于他來講,可以借鑒的經(jīng)驗比較少,在技術(shù)和工藝等方面,研究人員對它的認識主要是通過技術(shù)分析和相關(guān)人員收集的一些數(shù)據(jù),這些都對該項目的研發(fā)還是停留在理論知識的人事方面,存在一定的風險。這有認識到風險的存在,就要對它存在風險作出理性的分析和估計。風險事件分為確定型事件和不確定型事件。確定性事件發(fā)生的概率判斷是根據(jù)歷史資料確定風險事件概率的分布,根據(jù)以前相似的實驗數(shù)據(jù)和收集的資料數(shù)據(jù)分析風險發(fā)生的概率或者利用理論概率分布情況作出判斷。要估計風險發(fā)生概率的大小,并且要估計出可能對橫向科研項目造成損失的嚴重程度作出估計。通過風險發(fā)生的概率和可能做成的損失程度,根據(jù)以上分析的結(jié)果,預測風險發(fā)生的次數(shù)以及其發(fā)生的后果,作為決策的依據(jù)。
四、橫向科研項目風險管理規(guī)劃
中圖分類號:G311 文獻標識碼:A 文章編號:1672-3791(2016)03(a)-0159-02
科技計劃管理是政府利用財政資金和政策調(diào)控,組織和協(xié)調(diào)各類科技機構(gòu)的參與活動,從而實現(xiàn)科技創(chuàng)新和經(jīng)濟發(fā)展的重要措施。通過專業(yè)機構(gòu)管理科技計劃項目是國外一貫的做法,伴隨科學技術(shù)的突飛猛進和創(chuàng)新形式的日新月異,各國都在不斷地進行科技計劃改革,以期通過科學管理,進一步提升科技計劃對科技創(chuàng)新和經(jīng)濟發(fā)展的貢獻。
我國采用“項目/課題制”模式管理科技計劃,近年來,該管理模式在推進國家經(jīng)濟、科技事業(yè)發(fā)展方面取得了顯著成效,但由于制度本身的設計缺陷和其它配套環(huán)境的不完善,導致科研項目管理中暴露出很多問題,如:頂層設計、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)不夠,重復、分散、封閉、低效;資源配置“碎片化”,近百個計劃(專項、基金等),近40個管理部門;項目眾多、目標發(fā)散等等,嚴重制約著科技資源配置效率和創(chuàng)新效果。面對世界范圍的新技術(shù)革命和產(chǎn)業(yè)變革挑戰(zhàn),2014年,我國了《國務院關(guān)于改進加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見》(國發(fā)〔2014〕11號)、《國務院印發(fā)關(guān)于深化中央財政科技計劃(專項、基金等)管理改革方案的通知》(國發(fā)〔2014〕64號)文件,明確提出未來也將依托第三方專業(yè)機構(gòu)管理科研項目。為此,分析和掌握國外尤其是發(fā)達國家科技計劃管理的經(jīng)驗,將為我國實施科技計劃改革提供有益的參考。
國外科技計劃實施一般采取決策、管理、咨詢和評估相互分離的模式,即由政府部門進行決策,專業(yè)機構(gòu)實施管理,社會相關(guān)組織共同參與咨詢和評價,如此能夠有效調(diào)動各方力量參與科技創(chuàng)新事業(yè)、保證科技管理的公平、公正??v觀美國、德國、法國、日本等發(fā)達國家在科技計劃管理和實施中的做法,發(fā)現(xiàn)其在依托專業(yè)機構(gòu)管理項目方面存在以下特點。
1 科研項目管理相關(guān)政策的完善,為專業(yè)機構(gòu)管理項目提供了有力保障
為了保證科技計劃的順利實施,各國都通過法律、法規(guī)政策予以支持,特別是在科研經(jīng)費管理方面居多。如美國相繼頒布了《總監(jiān)察長法》《聯(lián)邦會計和審計法》《單一審計法》《公共法97-258》(1982)、《政府公司控制法》《首席財務官法》(1990)、《政府管理改革法》(1994)等法規(guī),國家預算管理局還根據(jù)特殊情況多個通告來確保科研經(jīng)費使用效率。
日本的最高科技部門綜合科技會議出臺的《關(guān)于防止公共研究費不正當使用的共同指導方針》、文部科學省出臺的《研究機構(gòu)的公共研究費的監(jiān)管指導方針(實施準則)》、政府頒布的《獨立行政法人通則法》等法規(guī),都對科研項目專業(yè)機構(gòu)在項目實施、審核、財務審計、人事薪酬等方面做出了嚴格規(guī)定。
2 政府+社會化的專業(yè)機構(gòu)設置模式,既減少政府負擔又體現(xiàn)管理民主
專業(yè)機構(gòu)在項目管理中主要負責項目受理申請、評審、立項、實施過程中管理和結(jié)題驗收等。專業(yè)機構(gòu)的設置存在多種模式:獨立于政府部門之外的機構(gòu)、隸屬于政府部門的機構(gòu)、委托社會化的非營利機構(gòu)等。如日本既有國立科研機構(gòu),又有眾多民間機構(gòu),國立科研機構(gòu)參與首創(chuàng)研發(fā)類項目管理,民間機構(gòu)則參與技術(shù)應用和再開發(fā)類項目管理。美國擁有大量的政府科研機構(gòu),研究領域主要涉及軍事、空間、衛(wèi)生、能源和基礎科學等。英國趨向于發(fā)展商業(yè)性科研機構(gòu),還通過科研機構(gòu)的“私有化”改革將政府科研機構(gòu)改造為商業(yè)性科研機構(gòu),從而減少政府的財政負擔[1]。
3 多樣化人事制度下實行市場化薪酬管理,鼓勵創(chuàng)新
發(fā)達國家普遍擁有比較完善的科研人員培養(yǎng)體系,尤其注重對青年科技人員的培養(yǎng),比如:提供寬松的研究環(huán)境、優(yōu)厚的研究條件、科研貢獻獎勵等來鼓勵年輕科技人員創(chuàng)新[2]。
在人事管理方面,發(fā)達國家多采用合同制或公務員制進行科研專業(yè)機構(gòu)的人事管理,如:德國、韓國均采用合同制,日本和法國則根據(jù)專業(yè)機構(gòu)類型來確定與之相適應的人事制度。為確保專業(yè)機構(gòu)的持續(xù)“專業(yè)性”,對機構(gòu)人員進行內(nèi)部定期考核,考核方式主要有同行評議和項目評審等。
在薪酬方面,既有固定值,又有額外的獎勵值,如美國聯(lián)邦實驗室按照“政府機構(gòu)與雇員法”規(guī)定,對雇員實行政府職員通用的18級工資制,每級設10檔[3]。韓國實行“年薪制”,并推行效益分成和獎勵政策,允許專利權(quán)人擁有部分專利份額,并且還通過提供資金支持和減免稅款等優(yōu)厚待遇鼓勵機構(gòu)人員停職創(chuàng)業(yè)。
4 嚴格的立項和結(jié)題制度下,給予專業(yè)機構(gòu)自由的管理權(quán)限
國外主要發(fā)達國家在嚴格把控項目“頭”“尾”,從而給予科研項目管理專業(yè)機構(gòu)較為自由的管理權(quán)限[4]。
德國主要是中介咨詢機構(gòu)參與科研項目管理,主要包括項目申報中為申報單位提供咨詢服務、幫助籌劃申報方案,項目審批期間的各項輔助工作,項目管理中定期項目狀態(tài)審核和結(jié)題時組織專家評審。這些中介機構(gòu)內(nèi)部按專業(yè)門類設相應的委員會/部門,保持對口專業(yè)領域的權(quán)威性,掌握著最新的領域研究動態(tài),從而確保對口領域上報項目的科學管理;中介機構(gòu)性質(zhì)大多為非盈利公益機構(gòu),保證了管理的公正性,確保科研經(jīng)費的高效應用[5]。
日本的科研機構(gòu)兼具項目承擔者和管理者的雙重身份,因此,機構(gòu)既可以申請科研經(jīng)費,還進行自主的項目管理,政府能做到如此放權(quán),前提為項目都是政府通過非常嚴格的程序確立并明確了研究方案,專業(yè)機構(gòu)只是執(zhí)行研究工作[6]。
5 對專業(yè)機構(gòu)的管理效果進行嚴格的評價監(jiān)管,保證管理成效
歐美發(fā)達國家政府部門不直接參與具體的科研項目管理,而是從宏觀管理和監(jiān)督檢查方面進行綜合把控。
美國于1993年實施了《政府績效與結(jié)果法案》,針對大型科研計劃/科研部門進行整體績效評估。最具代表性的是美國國家科學基金會(NSF),根據(jù)《政府績效與結(jié)果法案》,NSF須在規(guī)定時間內(nèi)提交績效報告,績效報告是對一類項目或該機構(gòu)在某方面的特定任務所涉及的諸多項目所開展的綜合考評,用以表征其整體的績效水平。NSF將項目績效考評指標分為資助結(jié)果、內(nèi)部管理和投資過程三類。
德國采取同行評議法,一方面通過評估促進項目管理主體優(yōu)化項目內(nèi)部資源分配,促使其提高管理的效能;同時,也為項目承擔方加強自我控制、優(yōu)化自身結(jié)構(gòu)、提升研究質(zhì)量方面提供參考。
日本為保證項目實施的預期成果,一方面承擔方須向資助方提交項目階段性成果報告;另一方面科研單位的信用等級作為未來資助的評判標準,國家還專門設國家審計員制度對科技經(jīng)費進行監(jiān)管,除此以外,還通過全方位的項目結(jié)題評價來對科研項目管理工作進行評估,結(jié)題評價內(nèi)容涉及范圍廣泛,包括對研究開發(fā)項目的評價、對研究機構(gòu)的評價、對研究人員的評價,評價范圍包括體系評價、目標評價、立項評價、方法評價、經(jīng)營評價、場所評價、時間評價、進度評價、經(jīng)費評價、創(chuàng)新評價、效益評價[6]等。
對比國外科研項目管理經(jīng)驗,我國在依托專業(yè)機構(gòu)管理科研項目改革中,還需加強管理政策研究,從專業(yè)機構(gòu)確定條件、專業(yè)機構(gòu)管理的項目分配、專業(yè)機構(gòu)的管理效果評估、專業(yè)機構(gòu)的項目經(jīng)費監(jiān)管等方面進行具體的實施方法細化。
參考文獻
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[2] 楊明華.借鑒韓國經(jīng)驗,加快我國科技創(chuàng)新體系建設[J].東南大學學報:哲學社會科學版,2000(Z1):42-45.
[3] 朱斌.美國科學與技術(shù)[M].北京:專利文獻出版社,1999:242.
一、科研項目及相關(guān)概述
(一)項目管理
項目管理是20世紀50年代后期發(fā)展起來的重大新管理技術(shù)之一。隨著知識經(jīng)濟和信息技術(shù)的發(fā)展,項目管理已逐漸應用于商業(yè)和研發(fā)、軍事、工程等各項活動。美國項目管理學會(PMI)認為項目是指組織中所有具有一次性、有頭有尾而非持續(xù)性的工作或項目是為達到一個特定目的而將人力資源和其他資源結(jié)合成一個短期的組織。項目管理則是將將知識、技能、工具與技術(shù)應用于項目活動,以滿足項目的要求。其內(nèi)容包括:項目范圍管理、項目進度管理、項目成本管理、項目質(zhì)量管理、項目人力資源管理、項目風險管理、項目溝通管理、項目采購及合同管理、項目綜合管理。這些內(nèi)容貫穿于項目的整個生命周期,即項目的概念階段、設計階段、實施階段以及終止階段。
(二)科研項目管理
科研項目是指為探索自然界事物變化的規(guī)律或者完成某一獨特的產(chǎn)品或提供某項服務,組織一定的人力、物力、財力所進行一次性的探索活動。以科研項目為對象,通過組建臨時性的專門的柔性的組織,并通過高效的計劃、組織、指導和控制等管理活動,有效的配置并充分利用資源,對科研項目的全過程全方位的進行動態(tài)管理和目標管理,最終實現(xiàn)科研項目目標的一系列活動就是科研項目管理。
本文將引用的案例是西華大學對四川省南充市高坪區(qū)的扶貧項目,該項目交由西華大學管理學院戰(zhàn)略研究所具體操作。該科研項目要求戰(zhàn)略研究所在2013年4月初至6月底,完成高坪區(qū)的全域產(chǎn)業(yè)規(guī)劃,具體包括高坪區(qū)25個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究報告以及高坪區(qū)的全域產(chǎn)業(yè)總體規(guī)劃。為此,該研究所在其所長A教授的領導下,成立了以他為項目負責人,包括四名教授,11名研究生在內(nèi)的高坪區(qū)全域產(chǎn)業(yè)規(guī)劃項目組。
(三)項目管理在科研項目中應用的必要性
1、科研項目管理與項目管理的共性要求
科研項目管理是在有限的資源條件下,為保證科研項目的質(zhì)量、進度、成本達到最優(yōu)化,同時盡量減少項目失敗的風險而采取的各種措施。因此,科研項目與其他項目相似,具有很強的周期性。同時為了實現(xiàn)項目目標而成立的科研項目課題組與項目管理中的項目團隊結(jié)構(gòu)基本相似,項目管理中的目標管理、溝通管理、風險管理也是科研項目急需引入和強化的內(nèi)容??梢哉f,項目管理非常適用于科研項目的管理。
2、科研項目特殊性要求
從科研項目的定義可以看出,科研項目也具體一些特殊性:首先,過程的不確定性。由于科研項目是一項創(chuàng)造性活動,其期望的最終研究結(jié)果和實現(xiàn)這個研究結(jié)果的過程是不確定的,因此科研項目的啟動、計劃、執(zhí)行、結(jié)束和評估五個階段的任務是重疊反復的;其次,項目成果的不可預見性。由于科研項目的創(chuàng)造性、復雜性和不確定性,項目的結(jié)果難以預料,在項目執(zhí)行過程中可能產(chǎn)生超乎意料的成果,也可能由于與實際的脫節(jié),達不到科研預期目標;最后,運作的風險大??蒲许椖渴且环N探索性的工作,存在著大量的不確定性因素,可能導致其研究的最終輸出和實現(xiàn)輸出的過程都很難預料和把握,因此面臨的風險大于普通項目。因此,為了保證科研項目在預期周期內(nèi)高質(zhì)量低成本的實現(xiàn)其項目目標,必須將項目管理的相關(guān)理論和管理工具應用于科研項目。
二、科研項目存在的問題及分析
隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展,科技創(chuàng)新能力愈顯重要,包括企業(yè)、科研機構(gòu)等在內(nèi)的各主體都十分重視科技項目。但是科研項目本身的特殊性,在科研項目的實施過程、進度情況及完成質(zhì)量等受重視不足,導致有些科研項目進展拖后,成果不過關(guān)或達不到預期的目標,具體表現(xiàn)在以下方面。
(一)科研項目進展控制困難
項目計劃的制定是項目管理中非常重要的環(huán)節(jié),科研項目的計劃制定同樣是其得以實施的前提,但是由于科研項目計劃的制定缺乏相應的標準,造成了科研項目在實施過程中的實際進度與計劃進度不匹配等現(xiàn)象的產(chǎn)生。[]加上科研項目的不確定性,使得科研項目的進度不想工程項目可以準確的進行控制,嚴格按照項目計劃實施。
(二)團隊建設困難
與一般的項目不同的是,科研項目的研究人員或者課題組成員對于經(jīng)常從事的研究領域往往比項目管理者了解更多、理解更深,因此研究人員在做出某些決策時比管理者有更多的決策優(yōu)勢和發(fā)言權(quán),這種知識實施的方向不對稱各項目管著者樹立管理權(quán)威,實現(xiàn)項目的總體目標帶來難度和困難。同時,在科研項目中,課題成員往往希望比其他人優(yōu)先獲得某些知識或者贏得其他成員的認可,而造成科研項目成員之間的過度競爭,不利于項目成員之間的合作。
(三)科研項目監(jiān)督力度不足
對于科研機構(gòu)的科研項目,一般是由政府或者企業(yè)等委托,在項目進展過程中委托方雖然會根據(jù)合同的進展對項目組進行監(jiān)督,同時科研機構(gòu)內(nèi)部也存在管理部門,對項目實施的進展及費用使用情況進行監(jiān)督,但是對于項目實施的全過程監(jiān)督機制并不夠完善,不能對其進行有效的動態(tài)的監(jiān)督管理。以《南充市高坪區(qū)全域產(chǎn)業(yè)規(guī)劃》項目為例,委托方高坪區(qū)專門成立統(tǒng)籌委與該項目組進行對接,負責該項目組所需資料的收集以及項目組實地調(diào)研時的接待聯(lián)系工作,并在項目結(jié)束前即六月底驗收成果,但是在項目進行過程中并沒有相關(guān)的項目監(jiān)督工作,雖然項目組提供了相應的時間安排,但是對于其是否按照計劃進行并沒有實際的考核指標。
三、項目管理在科研項目中的實踐應用
根據(jù)科研項目存在的問題,結(jié)合項目管理的相關(guān)管理思想及管理方法,并結(jié)合《南充市高坪區(qū)全域產(chǎn)業(yè)規(guī)劃》項目,提出相關(guān)的實踐應用。針對科研項目管理中存在的知識方向不對稱,提出構(gòu)建基于項目管理人的管理團隊;提出使用甘特圖法控制科研項目進程等。
(一)基于項目負責人制的矩陣式科研團隊建設
由于項目的一次性,以及科研項目對于項目成員的知識結(jié)構(gòu)要求比較全面,加上成本的制約,因此科研項目的成員并不能也不必及時培養(yǎng),應該從其他部門臨時選派人員參與。以《南充市高坪區(qū)全域產(chǎn)業(yè)規(guī)劃》項目為例,該項目的負責人是戰(zhàn)略研究所所長A教授(主要負責戰(zhàn)略管理、區(qū)域經(jīng)濟研究),根據(jù)上層領導的要求,將管理學院辦公室主任B教授(主要從事農(nóng)業(yè)經(jīng)濟研究)、經(jīng)濟管理學院前院長C教授(主要從事經(jīng)濟貿(mào)易研究)、管理學院教授D教授(主要從事文化旅游研究)以及黨辦主任E教授(主要負責區(qū)域經(jīng)濟研究)集中成立項目組,根據(jù)高坪區(qū)的行政地圖劃分區(qū)域,分別負責相關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的規(guī)劃,為了更好的完成項目,每位教授自行選擇研究生,負責協(xié)助資料的收集、整理。由于項目成員來自不同的背景、有強烈的個人利益動機和自主欲望,因此項目負責人的責任是將項目成員轉(zhuǎn)變成一個優(yōu)秀的科研團隊,同時為項目成員留有發(fā)展空間,也就是說項目負責人已成為項目的指導者、激勵著和監(jiān)督者。
同時,科研項目是一個創(chuàng)造性的活動,存在著很大的不確定性,必須通過成員間的密切協(xié)作和不斷探討才能完成。因此,在項目進行過程中不僅要加強成員與負責人之間的溝通,還要加強成員之間的溝通和信息的交流,并溝通要貫穿項目的整個過程。
(二)甘特圖在科研項目進度控制中的應用
甘特圖又稱條狀圖,由亨利?甘特于1910年開發(fā)的,其內(nèi)在思想簡單,是由多個條狀圖組成,橫軸表示時間,縱軸表示活動項目,以一段橫向線條表示一項工作,通過橫向線條在帶有時間坐標的表格中的位置來表示各項工作的起始、結(jié)束時間和各工作的先后順序,整個項目進度都有一系列的條狀圖組成。該工具簡單明了直觀的表明任務計劃什么時候進行,并時時與實際進展進行對比,方便項目負責人及時發(fā)現(xiàn)偏差,必要時采取相應措施,確保項目的順利實施。據(jù)此,在《南充市高坪區(qū)全域產(chǎn)業(yè)規(guī)劃》項目初期,制定項目計劃時,就繪制了該項目的甘特圖,并在相應的時間每項活動結(jié)束之時,在改圖中繪制相應的實際進展,出現(xiàn)偏差時及時調(diào)整。比如在2013年4月的第一周,應委托方的要求,將實際調(diào)研提前,因此,及時將調(diào)研問卷,調(diào)研方案提前,以保證調(diào)研工作的順利開展。由于該項目還在進行中,因此,實際的繪制工作尚未完成。
甘特圖雖然簡單明了,但是不能充分表示各活動之間的關(guān)系,也沒有指出影響項目壽命周期的關(guān)鍵所在,因此只適合簡單科研項目,至于復雜的科研項目,可以選擇其他譬如關(guān)鍵路線法(CPM)、計劃評審技術(shù)(PERT)等工具進行項目進度控制。
我國明確提出了要在2020年建成創(chuàng)新型國家的戰(zhàn)略目標,而高等教育作為中國教育體制中培養(yǎng)高端人才的主體,肩負著培養(yǎng)創(chuàng)新型人才的重任。為此國家、地方政府和教育部針對大學生設置了各種國家級和地方級的科研項目計劃,通過一段時間的實踐顯示,針對大學生科研項目的實施對高校教育觀念的轉(zhuǎn)變、人才培養(yǎng)模式的改進和創(chuàng)新能力的提升都起到了重要作用。但是隨著科研創(chuàng)新項目的增多,一系列管理問題也暴露出來了,如何針對這些項目進行管理,讓在校大學生科研創(chuàng)新能力得到提升,越來越受到相關(guān)部門的重視。
1 大學生科研項目特點及管理現(xiàn)狀
1.1 大學生科研項目特點
大學生科研項目作為項目的一種具體形式,項目所具有的眾多特點都在它身上都得到了體現(xiàn)。它有具體的經(jīng)費,有固定的項目組成員、有明確的周期、有具體的目標,但是相比較一般的項目,大學生科研項目又存在一些特殊性。
1)多樣性的目標:由于大學中存在不同的學科門類,不同的學科門類的科研形式和成果千差萬別。很多理工科學生的科研成果主要表現(xiàn)為硬件設備、軟件系統(tǒng)和專利產(chǎn)品,而文科學生的科研成果主要體現(xiàn)為學術(shù)論文和調(diào)查報告。這種學科之間的差異性就很難用一致的量化標準去衡量。
2)特殊的項目組成員:大學生科研項目組的主體成員是在校學生,由于愛好興趣的因素利用課余時間進行的探索性創(chuàng)新活動。其責任意識和效率意識與一般企業(yè)的項目成員不能相比,所以要創(chuàng)建一個相對寬松的環(huán)境,能夠讓學生持續(xù)保持動力和激情,在成果量化和考評方面要有一定的彈性。
3)不確定的結(jié)果:大學生科研項目計劃推出的最初目的就是通過發(fā)揮學生的想象力思維從而激發(fā)學生的創(chuàng)新活動。但是由于學生從事科研活動的時間較少,同時科研能力相對進行的訓練較少,這樣的因素也就確定了科研項目的失敗風險比較高。
1.2 大學生科研項目管理現(xiàn)狀
大學生科研項目雖然現(xiàn)在在中國各個高校如火如荼的舉辦,但是由于中國高校引入該活動時間相對較短、在管理方面存在一些問題,水平有待提升。
1)重視目標忽略過程。現(xiàn)有大學生科研項目實施過程中,組織方更多重視的是立項的評估和結(jié)項的考核,而項目實施過程中的控制沒有得到應有的關(guān)注。如項目過程中的遇到的問題不能夠被發(fā)現(xiàn)和解決,項目實施過程中只有項目負責人在做,其他成員沒有能夠有效參與,項目實施中沒有任何考評機制,項目能不能順利結(jié)項只有在最后環(huán)節(jié)才能夠被知曉。
2)缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)組織機構(gòu)?,F(xiàn)有的高??蒲袆?chuàng)新項目種類繁多,缺乏統(tǒng)一的組織和管理。有的項目由校團委負責,有的由教務處負責,有的由具體院系負責實施。由于項目實施過程中涉及項目申請的動員和組織、教師的指導參與,項目經(jīng)費的管理、實驗室的設置、配套設施的提供等。由于單一部門無法完成所有涉及資源的配置,所以抑制了大學生科研項目的順利實施。
3)管理相對松散。很多學校還是缺乏對大學生科研項目的重視,認為其屬于學生興趣自發(fā)活動,在教學培養(yǎng)方案中沒有明確的規(guī)定,教師對于學生科研項目的指導沒有相應的激勵措施或者缺少工作量的核算。很多教師對學生的指導都是處于自發(fā)狀態(tài),導致管理相對松散。另外,很多項目的實施過程缺乏管理辦法和正式的制度去遵守,那么就沒有相應的考核指標和監(jiān)督機制。學生在科研項目實施過程中,更多處于放任自流的狀態(tài),導致相當數(shù)量的項目結(jié)不了項,或者質(zhì)量達不到規(guī)定要求。
2 應用項目管理理論對大學生科研項目管理的可行性和重要性
大學生科研項目和項目管理之間存在很多相似的地方,在管理中存在很多契合點。如果將項目管理的理論和方法應用到大學生科研項目管理中去,具有很重要的實踐意義。
2.1 大學生科研項目采用項目管理的可行性
大學生科研項目具有臨時性和一次性的特征,相關(guān)人員由于科研項目而成為一個團體,當項目結(jié)束后,項目組成員解散,這與項目管理的臨時性特征一致。大學生科研項目自始至終都是以實現(xiàn)目標為原則,而項目管理的原則是項目組成員為了一致的目標,協(xié)調(diào)合作共同完成目標,它們在目標維度上也存在一致性。科研項目是一項高度柔性的活動,這與項目管理的管理客體存在一致性??蒲许椖看嬖诿黠@的啟動、規(guī)劃、實施、控制和收尾過程,這也符合項目管理生命周期理論。另外項目管理也是一種比較成熟的管理方法和體系,引入項目管理方法,在科研項目活動開展的各個階段采用適合的項目管理工具對科研項目活動進行科學的管理,可以解決方面的沖突,保證科研活動的效果和質(zhì)量。
2.2 大學生科研項目采用項目管理的重要性
將先進的項目管理理論應用到大學生科研項目中,能夠解決當前大學生科研項目中的一些問題。有利于項目目標的實現(xiàn),同時也促進了項目實施過程中各種資源的協(xié)調(diào),能夠使項目效應最大化。在大學生科研項目管理中踐行項目管理理念,能夠以全局觀念考慮整個科研項目的實施。通過周密的策劃,對科研項目進行科學的劃分,從而科學地協(xié)調(diào)組織,明確各個成員、各個時間階段的任務,從而保證項目的實施進度。在大學生科研項目實施過程中,通過項目管理理論的控制和監(jiān)督方法,能夠規(guī)范項目實施過程中的質(zhì)量控制。同時項目管理也能夠提高大學生的管理素質(zhì),大學生科研項目的實施和其它的科研項目的實施之間存在一定的差異,對于大學生科研項目實施目的更多的是為了對學生相關(guān)能力的培養(yǎng)?,F(xiàn)代項目管理作為先進的管理模式,要求管理者具有能夠與相關(guān)利益方交流和合作的能力,以及高效利用資源的能力。將項目管理方法引入到大學生科研項目管理中,不僅能夠讓學生的科研水平得到迅速的提升,同時也能夠讓學生的管理知識和能力在潛移默化中得到提高。
3 應用項目管理的理論對大學生科研項目進行管理的方法和思路
根據(jù)現(xiàn)代項目管理理論可以將大學生科研創(chuàng)新項目劃分為策劃申報階段、申請立項階段、計劃編寫階段、實施控制階段和驗收評估階段。在每個階段都利用相應的項目管理知識對其進行有效的管理。
項目的申報階段??蒲袆?chuàng)新項目是否能夠吸引優(yōu)秀的學生和教師的參與,是決定其成功的關(guān)鍵因素。在項目開展前,要有有效的宣傳工作,可以通過各種渠道進行宣傳活動,如通過網(wǎng)上平臺、海報、宣傳欄等,使學生了解科研項目存在意義和價值,科研項目活動的具體流程,并且通過各種措施激發(fā)學生的參與積極性。
申請立項階段。申請立項包括研究內(nèi)容、研究方法、研究目標的確定,并且對研究方案進行可行性分析。此階段主要采用專家評審、學生答辯的形式,通過答辯的項目簽訂項目合同。專家評審和學生答辯的過程非常重要,決定了項目能否實施、一般具有創(chuàng)新性和實踐研究價值的項目才能夠通過答辯,沒有經(jīng)過評審同意的項目方案則被淘汰。
計劃編寫階段。通過申請立項的項目方案進入項目計劃編寫階段。計劃的編寫包括編寫計劃進度表、項目資源的分配、人員的分工協(xié)作、任務的分解、經(jīng)費預算等。編寫計劃是項目進行管理和控制的依據(jù)并且能夠有效提高項目成功的幾率。沒有計劃的項目就好像沒有明確的方向,盡管后期會有所變化和調(diào)整,項目組成員也應盡可能按照計劃來逐步地推進項目。項目計劃可以使項目團隊成員在明確的項目研究范圍內(nèi)使項目各項活動協(xié)調(diào)一致,同時還能確定出關(guān)鍵的活動,努力實現(xiàn)并完成目標。
實施控制階段。項目實施控制階段包括時間控制、質(zhì)量控制、進度控制、人員溝通控制及項目中期檢查。項目的實施和控制是對其進行的動態(tài)管理和控制。在項目進行過程中,監(jiān)督可能遇到的困難和問題,找出應對方法,預測未來進度可能出現(xiàn)的偏誤進行糾正,對目標和預算進行修正等?,F(xiàn)有的大學生科研項目最薄弱的環(huán)節(jié)就是控制階段,控制階段的有效進行對項目的實施有重要價值,特別是中期檢查報告在監(jiān)督和控制階段起到重要作用,對中期檢查材料的審核對于項目最終順利完成具有重要價值。
驗收評估階段。到了項目后期,要對項目進行驗收并評估項目的成果價值。一般對項目的評估采用的是量化考核的方式,因為科研項目一般成果都是知識性的,很難采用具體的指標進行評估。只能把計劃的目標與實際完成情況進行比較,以確定是否達到預計目標。驗收評估階段主要是結(jié)題報告,整理項目實施過程中搜集的材料、得出的數(shù)據(jù)和分析結(jié)果,以及調(diào)研情況撰寫項目工作總結(jié),申請知識產(chǎn)權(quán)保護,專利保護等,上交給專家進行驗收評審,評估項目是否達到既定的目標。
本文通過對項目管理在高校學生科研項目的應用研究進行分析,期望對國內(nèi)高?,F(xiàn)在舉辦的各種創(chuàng)新項目提供一種有效的管理思路和方法。
參考文獻:
項目管理作為一種有效的方式,隨著其理念和方法在長期性組織中的廣泛應用,形成了項目化的企業(yè)管理模式,并在聯(lián)系企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、項目與作業(yè),管理眾多項目及控制成本、提高效率、增強市場競爭力,提升企業(yè)整體管理能力,促進企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)上越來越顯示出其強大的生命力。
1.整合管理
針對國家科技重大專項管理工作,本單位成立了國家科技重大專項工作辦公室,對重大專項各課題進行整合管理,此項措施可以保證對重大專項的申報進行合理的組織協(xié)調(diào),對重大專項的實施過程進行管理和考核,以及對重大專項的結(jié)題進行檢查和督促。
2009國家重大專項課題“TD-LTE終端基帶芯片研發(fā)”由本單位牽頭,另3家子課題單位參與,項目規(guī)模大參與人員眾多,本人作為重大專項管理辦公室的一員,主要負責本項目申報、管理、組織、實施、驗收等一系列科研管理工作。
2.溝通管理
本項目由本單位牽頭,另3家子課題單位參與,由于研究范圍廣,子任務多,為了便于課題組人員能及時有效的進行交流與整合研究成果,本人作為本項目科研管理工作的總接口人,制定了相應管理措施,采取多種多樣的溝通形式,定期與不定期地組織開展各類討論與溝通,以促進合作單位間的互相交流與溝通。
3.進度管理
由于投資規(guī)模大、研究任務繁重、項目周期長、參與單位多,為了更有效的督促課題參與單位及時完成各類成果,避免項目結(jié)題前夕臨時抱佛腳的局面,本人在項目立項之初就極為重視此項管理工作,并編制了相應的管理辦法。要求所有參與單位以任務書及合作協(xié)議為依據(jù),以季度為時間單位制定各自的進度計劃。本人匯總各參與單位的進度計劃,并繪制成甘特圖,以圖示的方式通過活動列表和時間刻度形象地表示出任何特定項目的活動順序與持續(xù)時間。在每季度最后一個星期,督促各單位進行階段成果反饋,考核各單位的進度指標完成情況。
4.財務管理
1)協(xié)助編制項目預算書,主要負責除技術(shù)類科目(設備費、材料費、測試化驗加工費等)以外的其他科目的預算編制。
2)組織子課題單位編寫子課題預算書,協(xié)調(diào)子課題中各科目經(jīng)費分配比例,指導各單位參悟人員編寫預算說明,匯總子課題預算,形成總課題預算表。
3)協(xié)助財務部門,根據(jù)《民口科技重大專項資金管理暫行辦法》監(jiān)督項目資金管理??蒲薪?jīng)費管理的核心就是預算及其執(zhí)行,重大專項投資金額巨大,如按照以往的財務管理方法執(zhí)行,往往只注重驗收和事后控制,在實施階段出現(xiàn)控制真空,這將影響項目的整體實施和財務驗收,導致整個項目失敗。為此,我們建立一個科研管理部門、財務部門、科研人員責權(quán)利相結(jié)合的有效管理辦法,制定了一系列財務管理辦法,涉及課題經(jīng)費使用的各個方面,具體的管理制度包括:《09-18財務管理制度》、《09-19財務內(nèi)控制度》、《09-20借款報銷規(guī)定》、《09-21差旅費管理規(guī)定》、《09-22合同管理制度》、《09-23設備物資申購管理辦法》、《09-24固定資產(chǎn)管理制度》、《09-25會議費報銷制度》、《09-26出國管理制度》等,同時針對重大專項課題還專門制定了《09-17重大專項課題資金財務管理制度》,以確保能夠規(guī)范項目財務管理的各個重要環(huán)節(jié),并在課題執(zhí)行過程中嚴格按照各項制度有效地執(zhí)行。
4)在各階段節(jié)點時間,我負責對課題經(jīng)費執(zhí)行情況進行分析,以電子表格、報告、圖表的形式提交給專項辦及課題負責人,并督促課題參與單位按照預算執(zhí)行支出。
5)協(xié)助財務完成經(jīng)費支出流程,并編制《課題經(jīng)費收支情況報告》。
6)由于國撥經(jīng)費滯后,國撥經(jīng)費難以按時劃撥,對于重大專項的實施構(gòu)成了一定的影響,本人協(xié)助財務部門編制了《專項民口科技重大專項課題資金歸墊申請》并組織相關(guān)憑證及證明材料,提交至專項辦,供財務驗收及審計。
7)由于國撥經(jīng)費滯后,項目周期長,以及科研項目的不可預見性及復雜性,在項目實際執(zhí)行過程中出現(xiàn)了支出與預算不符的情況,本人負責組織編寫了《預算執(zhí)行變更報告》、《課題經(jīng)費結(jié)余說明》,并指導參與單位編寫《子課題預算執(zhí)行變更報告》,提交至專項辦,供財務驗收及審計。
8)專項辦要求項目設立特設賬戶,對項目經(jīng)費進行專款專用,對人員費用,間接費及很多公共資源如與科研項目相關(guān)的水電費等要求進行單獨核計,為此,我負責編制了《測試車出車情況說明》、《設備用電說明》、《中央資金支出勞務費情況說明》等說明材料,供財務驗收及審計。
5.成果管理
項目成果包括知識產(chǎn)權(quán),技術(shù)文檔,其他文檔等,是項目的主要考核指標之一,
也是衡量項目是否成功的關(guān)鍵因素。本項目投資規(guī)模大,考核指標高,考核形式多樣,針對不同的項目成果形式,本人編制了相應的管理辦法 。
近年來,隨著國家農(nóng)機購置補貼政策的實施,我國農(nóng)業(yè)機械化水平快速提升。農(nóng)機科研項目的設立,能夠有效促進農(nóng)業(yè)機械的研究和開發(fā)。農(nóng)業(yè)機械化技術(shù)水平的不斷提高,以及農(nóng)機科研項目管理手段的不斷完善,加快了我國農(nóng)業(yè)機械化的建設步伐,為我國農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)手段改善提供了可靠的保障。
1科研項目管理簡述
科研項目管理是指從項目建議、申請、立項、調(diào)研、實施、試驗示范推廣(或產(chǎn)品定型)到專利申報、項目驗收、資料存檔的全過程管理。項目管理是一項為了滿足甚至超越項目實施人員對項目的需求和期望而將理論知識、技能、工具和技巧應用到項目的活動中去的工作,所涉及到的管理技術(shù)主要包括項目范圍管理、進度管理、資金管理、質(zhì)量管理、風險管理、人員管理、采購管理和溝通管理等方方面面。任何科研項目的完成都要經(jīng)歷申請立項、項目實施和項目驗收三個基本過程。申請立項和項目驗收一般由項目主管部門負責,而項目實施過程主要由項目承擔單位控制。項目主管部門在項目實施過程中,不僅要對項目全過程進行識別與控制,還需要對項目承擔單位的項目管理工作進行監(jiān)督、督促和協(xié)調(diào),對整個科研項目實施質(zhì)量進行有效控制。
2農(nóng)機科研項目管理的特點及存在的問題
2.1農(nóng)機科研項目管理的特點
農(nóng)機科研項目的基本流程:項目建議申請立項調(diào)研項目實施試驗示范推廣或產(chǎn)品定型專利申報項目驗收資料存檔。項目管理的目的在于使項目的實施過程更加科學化、規(guī)范化、高效化,保證項目技術(shù)指標能全部完成。農(nóng)機科研項目管理具有以下幾方面特點:
2.1.1項目來源多
農(nóng)機科研項目具有一定的專業(yè)性和局限性。目前,江蘇省農(nóng)機科研項目來源較多,主要有省農(nóng)機局的農(nóng)業(yè)三新工程項目,科技廳、農(nóng)科院、蘇北專項項目,與科研院所合作的橫向課題,單位自主研發(fā)的項目,等等。每個項目的驗收要求不同,所要實現(xiàn)的目標也不同,這就給農(nóng)機科研項目的管理帶來了一定的難度。
2.1.2項目參與人員分散
項目參與人員往往來自不同的單位、不同的專業(yè)領域。如果一個單位有幾個項目同時開展,參與人員的工作可能會有交叉,再加上平時工作任務較重,真正參與項目研發(fā)的人員很少。因此,項目完成的好不好很大程度上取決于對項目過程的管理以及對項目研究情況的交流和溝通。
2.1.3項目專業(yè)性強
目前,大多數(shù)農(nóng)機科研項目的立項都著眼于對現(xiàn)代農(nóng)機科技發(fā)展方向、市場需求及農(nóng)機與農(nóng)藝結(jié)合的探索,具有很強的專業(yè)性和技術(shù)性,對項目參與人員的專業(yè)知識、專業(yè)能力的要求都很高。
2.1.4項目合作性要求高
農(nóng)機科研項目的研究講究團隊合作,僅憑一個人的能力和專業(yè)技術(shù),很難完成所有的研究目標,所以,在項目研究過程中要充分發(fā)揮團隊合作精神。只有緊密合作,各取所長,才能出成果。
2.2農(nóng)機科研項目管理中存在的問題
2.2.1項目管理過程不完整
目前農(nóng)機科研項目管理主要集中在項目的申請立項和終期驗收上,對項目實施過程的管理不夠重視。項目立項后,基本上都是由項目負責人牽頭、申報專利、撰寫報告,在各個節(jié)點準備材料應付檢查和結(jié)題驗收,一個項目結(jié)束后再去爭取新的項目,項目完成的質(zhì)量不高,很難有創(chuàng)新性、推廣性的成果。
2.2.2項目管理流于形式
由于從事項目管理和項目研究的是不同部門的人,項目管理人員基本不參與項目研究,不了解項目的實施過程,對項目的管理和考核更多的是注重資料審核,對照項目合同書中的考核指標來評判項目是否完成,而忽視了對項目執(zhí)行過程的考核,項目管理大都流于形式。
2.2.3項目成果轉(zhuǎn)化機制落后
項目成果與后續(xù)的轉(zhuǎn)化利用缺乏有效銜接,大多數(shù)項目僅能滿足科研樣機的試制和新技術(shù)的基本實現(xiàn),后續(xù)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實產(chǎn)品和生產(chǎn)力的不多,所產(chǎn)生的經(jīng)濟或社會效益較少。
3加強農(nóng)機科研項目管理的建議
3.1加強項目管理人才隊伍建設
目前,江蘇省農(nóng)機管理部門已建立了科研項目管理機制,出臺了《江蘇省農(nóng)機三新工程項目管理實施細則(修訂)》,建立了省農(nóng)機三新工程項目在線管理系統(tǒng),對項目申報、立項和驗收進行統(tǒng)一管理。但項目進入實施階段后,一些項目管理人員對項目的進展情況未能進行有效的監(jiān)督和控制。因此,建議各項目承擔單位加強項目管理人才隊伍建設,增設科研項目管理人員專職崗位,培養(yǎng)懂技術(shù)、懂管理的專業(yè)人員。
3.2加強項目實施過程管理
目前,江蘇省農(nóng)機三新工程項目已實現(xiàn)了項目申報、立項和驗收的在線管理,在過程管理上還需要增加進度管理、項目經(jīng)費使用管理、科研成果管理等內(nèi)容,使項目管理更加完善。
3.3積極推動項目成果轉(zhuǎn)化
項目成果一般都是具有實用價值和推廣價值的新技術(shù)、新方法、新產(chǎn)品。項目管理過程中要重視項目成果的管理,對于那些有創(chuàng)新性、實用性的成果,要積極申請發(fā)明專利,,推動項目成果轉(zhuǎn)化。
4結(jié)語
隨著農(nóng)機化發(fā)展水平的不斷提高,農(nóng)機科研項目數(shù)量逐年增多,規(guī)模逐漸擴大,采用科學的項目管理方法顯得越來越重要。因此,在項目管理中要不斷探索新的管理方法,提高管理水平。
參考文獻:
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[2]李波.項目管理理論綜述與前沿問題研究[J].經(jīng)濟研究導刊,2012(31).
On the Applying Project Management to Management of Science Project in Research Institute
Lan Wang, Xiaofeng LIU, Shuwen GUO
(Weapon Industry Health Research Institute,Xi'an City, Shaanxi 710065)
Abstract:The fundamental factors measuring popularity of an institute and core competitiveness are the level and quality of scientific research. It is an important work that the scientific research management departments should organize declare project and carry out research. For innovative research projects,extensive knowledge and high risks,at different stages of research projects,must take the appropriate project management methods in order to complete the research tasks on time with high quality.
Keywords: Scientific research management, Knowledge areas, Management
目前在一些科研項目管理中存在著不少類似問題,如項目研究范疇雷同,經(jīng)費核算不準,過程控制不夠及時,評價驗收不規(guī)范,技術(shù)推廣滯后或者未推廣等問題,結(jié)果造成很大浪費[1];再加上科研管理涉及知識領域廣、受控因素多、工作量大,這一切對科研管理人員提出了更新更高的要求。如果在科研課題管理中科學地運用項目管理的手段,使科研項目的管理實現(xiàn)制度化和科學化,那么就可以極大地提高科研管理水平,保質(zhì)保量按期完成任務,既出人才和成果,又創(chuàng)效益。
1 科研項目管理新特點
項目管理體系包含對進度、范圍、質(zhì)量、資金、人力資源、采購、風險、溝通、整體等九大管理領域,其中前四項屬主體領域范疇,最后一項屬綜合管理,其余四項屬輔助領域范疇[2]。就科研所科研課題管理而言,其內(nèi)容涵蓋一般項目管理框架外,還突出以下三個方面特征:
1.1 創(chuàng)新性
創(chuàng)新是指在特定的環(huán)境中,人們本著理想化需要或為滿足社會需求,而改進或創(chuàng)造出不同于過去的新思路、新方法、新產(chǎn)品??蒲许椖縿?chuàng)新既可以表現(xiàn)為一種新發(fā)現(xiàn),體現(xiàn)出對新知識體系的貢獻,即基礎性研究,也可以表現(xiàn)為成果的應用和推廣,體現(xiàn)出技術(shù)的先進性和潛在的效益,即開發(fā)研究。如果說科學技術(shù)是第一生產(chǎn)力,科研創(chuàng)新是各類創(chuàng)新的源頭,那么科研管理則是科技創(chuàng)新的前提和保障。一方面為使創(chuàng)新在復雜的智力系統(tǒng)中達到更好的效果,往往創(chuàng)造良好的環(huán)境,采取各種有效的措施,靈活的反應機制,服務于課題研究;另一方面在管理上創(chuàng)新,即在課題管理中,找尋一種有利于目標實現(xiàn)的最佳管理組織方式,將課題研究思維模式轉(zhuǎn)化為創(chuàng)新性的課題管理思維模式,在科研課題管理中應用項目管理的方法,從理念上和行動上增強對課題管理的成功標準把握。因此科研管理也是一種創(chuàng)新性的實踐活動。
1.2 知識性
科研所科研項目組研究成員是知識密集型群體,課題研究的結(jié)果是知識產(chǎn)品,因而提高科研管理人員的知識水平、提升其開發(fā)創(chuàng)新能力、轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新其管理思路及管理方式都屬于知識管理的范疇。在對項目組織所擁有的和能接觸到的各種知識資源進行提取、判識、評價過程中,充分發(fā)揮作用的管理過程就是科研管理中的知識管理。
1.3 不確定性
在科研項目管理中存在著大量的不確定性風險,首先是辨識風險,查找它們的來源信息,一般歸納起來不外乎兩大類,即內(nèi)部信息和外部信息。內(nèi)部信息包括:對內(nèi)部成員有效溝通失敗,成本預測不全面,項目進度把握欠佳、評價體系不完整等;外部信息包括:該課題研究的前景瞻望不深遠,市場預測偏移,外部因素干擾等。當獲取信息渠道不通暢時,不確定性增加,風險隨之增加,當信息能夠充分獲取時,未知因素減少,風險概率隨之降低。針對這些不確定性因素,采用量化的方法評估風險,通過利用模糊數(shù)學理論、灰色系統(tǒng)理論或者概率論和數(shù)理統(tǒng)計理論,綜合研究不同的不確定性因素,對科研項目進行分析、建模,進行技術(shù)風險評估和市場風險評估,從而制定相應的策略。
2.科研項目全過程管理
既然科研課題管理有自身特點,屬于一個特殊的管理范疇,那么從項目前期準備、申報立項、中期檢查、評價結(jié)題到成果轉(zhuǎn)化等各階段必須實行全過程管理,使管理活動貫穿于項目整個壽命周期。以下從科研項目的前期準備階段、申報立項階段、實施階段及總結(jié)階段談談如何開展全過程管理。
2.1申報準備階段,強化長期科研的意識,為申報課題做鋪墊
在項目申報通知前,一方面積極組織講座及交流會,聘請有科研經(jīng)驗的專家講解和宣傳其從事科學研究的經(jīng)驗,營造一種積極進取、和諧寬松的科研氛圍,增強職工和科研人員科研信心,發(fā)揚雷厲風行、協(xié)作配合的科研作風,鼓勵大家積極申報科研課題,以此提高團隊凝聚力和管理工作效率,有助于將來項目申報工作質(zhì)量;另一方面提前開展系統(tǒng)論證和大體設計,這是一個長期的過程,甚至是一個無結(jié)束的過程,一般項目從組織申報到上報申報材料往往半個月,僅依靠這么短的時間準備科研項目的申報是不現(xiàn)實的,因此就需要申報者在了解各級各類項目申報時間的前提下,有一個長期的科研申報準備,需要從事科研的人員具有“長期科研”意識;最后在制度方面,科研管理部門應協(xié)調(diào)各部門在配套經(jīng)費、試驗設備、辦公環(huán)境、成果獎勵等方面加大扶持力度,不斷完善科研管理規(guī)章制度,引導科研人員積極申報課題。
2.2申報立項階段,切實組織好科研選題和隊伍組建工作
申報階段是項目管理的關(guān)鍵,在以往的的課題申報過程中,由于選題不當或填報表格時,沒有認真研讀吃透通知精神,導致申報的課題偏題、課題重點不夠突出、研究思路不明晰、項目目標不明確等失誤,導致申報的項目中標率偏低。因此該階段須做好:
第一,選好課題,嚴把申報質(zhì)量關(guān)和遴選關(guān)??蒲泄芾聿块T接到申報通知后,要及時有力地進行動員,鼓勵生產(chǎn)人員及科研人員認真填寫科研申請書。申請書是專家評審時的唯一依據(jù),填寫申請書質(zhì)量的好壞直接影響項目能否申報成功,這其中題目重要性可以達到50%~80%,所以說題目的選定又是重中之重。一個好題目首先要有新意?!靶隆辈豢赡苋?,可以老題新做,也可以“小題大做”,盡量使問題細化,從縱深挖掘,從內(nèi)涵挖掘;其次要有有價值,能體現(xiàn)某個領域的創(chuàng)新或有較高的理論意義和實際應用價值;最后要有競爭力??傊x擇科研課題既要考慮能夠最佳發(fā)揮自己具有的知識貯存、知識結(jié)構(gòu)和研究才能,又要遵循可創(chuàng)新性、合理性、實用性的原則。在填報申報表過程中,科研管理部門要發(fā)揮學術(shù)委員會的作用,邀請組織專家評議申請項目的主要內(nèi)容、技術(shù)路線、研究方法、重點難點、創(chuàng)新之處等,把好選題關(guān)、論證關(guān)、申報關(guān),確保研究技術(shù)路線正確、研究方法得當、研究價值高的申請課題預選上報,從一開始就使課題的申報立足于高起點,提高立項成功率。
第二,組建好研究團隊。對于一個研究所而言,科研實力的強弱并不是單個學科、單個部門或者單個項目成果的累加。對科研課題的申報,科研管理部門必須進行有意識地引導,首先提倡勇于奉獻、熱愛集體的精神,其次整合優(yōu)勢,挖掘特色,將科研實力集中到重點基地和重點學科建設上來,全局統(tǒng)籌規(guī)劃,以聯(lián)合協(xié)調(diào)的科研格局,協(xié)調(diào)組織跨部門、跨單位聯(lián)合申報,適時引入“外援”,當然課題負責人和研究主體必須是研究所本單位人員,并注意理論工作者與實際工作者的有機結(jié)合,組成多學科的課題組聯(lián)合攻關(guān),避免個體的、單一學科的、分散的研究活動單打獨斗。對于主要參加者人數(shù)不應太多,也不要太少,一般依課題的內(nèi)容選擇3~5人較為合適。尤其值得注意的是對于綜合研究或應用對策研究,生產(chǎn)部門的人員最好有一些,與生產(chǎn)聯(lián)系緊密的課題尤其應如此;在成員搭配時,盡可能合理,如分工、專業(yè)特長、學科特長等,使科研課題研究在一個團結(jié)、和諧、技術(shù)過硬的團隊中開展。
2.3項目實施階段,切實做好中期檢查及進度、成本、技術(shù)統(tǒng)一協(xié)調(diào)
申報立項獲準后,科研管理部門應及時給課題組轉(zhuǎn)發(fā)科研管理辦法,積極抓好研究計劃、研究經(jīng)費組織落實等科題啟動工作。一旦課題研究實施,就必須在研究過程中,適時地對課題進行查促,避免過程管理失控或者由于管理不規(guī)范,致使經(jīng)費超標和課題延期,出現(xiàn)弄虛作假甚至資源浪費等現(xiàn)象。因此,科研項目能否按時結(jié)題及確保資助效果的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是科學的中期管理工作。
第一,嚴格執(zhí)行中期檢查。進度控制是項目管理的重要部分,科研課題管理中的一個重要環(huán)節(jié)就是在課題研究過程中定時實行監(jiān)督檢查,嚴格執(zhí)行節(jié)點進度控制管理。通??蒲许椖繂雍?個月和結(jié)束前3個月必須各設定一個節(jié)點檢查,檢查由科研管理部門負責組織實施,凡在科研計劃書中明確的課題節(jié)點任務、目標執(zhí)行情況應逐一檢查,形成節(jié)點檢查報告,將作為階段性預算分割、產(chǎn)值分配和考核項目負責人及部門負責人的重要依據(jù)。目的在于對項目研究意義、進展程度、研究水平等進行階段評估與考核,對在檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題,督促解決,以保證課題的有效實施[3]。
第二,加強成本管理。成本管理貫穿于項目的自始至終,是反映項目研究狀況最直接的指標,經(jīng)費管理要實現(xiàn)??顚S?,科學地管理。如果經(jīng)費管理不當,不僅不能夠有效約束項目研究人員遵守管理規(guī)定,而且會挫傷他們的積極性,導致課題目標不能按期高質(zhì)量地完成。因此,必須制定科學的經(jīng)費管理模式并嚴格執(zhí)行,切實發(fā)揮經(jīng)費資助實效,這種在經(jīng)費使用上先算后花,預先控制,可以有效避免項目超概算嚴重,對課題研究尤其重要,是科研所項目管理手段中最具有激勵約束功能的手段。
第三,進度、成本、技術(shù)管理統(tǒng)一協(xié)調(diào)。項目進度計劃、成本計劃是實現(xiàn)研究目標的控制結(jié)點,在以進度和技術(shù)為依據(jù),以實現(xiàn)既定的技術(shù)性能、滿足客戶需求為最終目的的 過程中,應遵循以下三項原則:一是注重預測性,從時間、經(jīng)費、技術(shù)等各方面預判,做好應急預案,解決突發(fā)事件;二是注重均衡性,在進度、經(jīng)費、技術(shù)這幾個約束因素間尋找平衡,以獲得整體上利益最大化;三是利用“矩陣管理”的特點,及時調(diào)整項目組,使項目管理在靈活運用人力資源上最大限度地發(fā)揮優(yōu)勢。
2.4 項目總結(jié)階段, 做好項目結(jié)題驗收和成果申報轉(zhuǎn)化工作[3]
第一,嚴格執(zhí)行項目結(jié)題驗收??蒲许椖孔罱K形成的是科研成果,按照項目結(jié)題程序,認真履行結(jié)題驗收,既能鑒定項目完成的質(zhì)量,也能衡量科研管理工作的質(zhì)量[3],因此科研結(jié)題驗收對于促進科研項目管理科學化、規(guī)范化,推動科研項目按計劃、高質(zhì)量完成很有意義。一般情況下,在把好項目申報關(guān)、中期檢查關(guān)的前提下,課題研究都可以按時結(jié)題。但為了防止出現(xiàn)意外情況,科研管理部門應督促項目負責人在規(guī)定的時間內(nèi)提交各種材料,并認真初審提供的材料,對已達到預期研究目標的科研項目,再向立項單位提出結(jié)題申請并交結(jié)題驗收評議組,以便檢查驗收,通過結(jié)題的項目及時移交上級主管部門。
第二,注重科研成果申報和轉(zhuǎn)化??蒲许椖客ㄟ^結(jié)題驗收后,并不意味著項目就此結(jié)束,而是項目的另一個新的起點??蒲泄芾聿块T要加強科研項目驗收后的追蹤管理,以此為契機,推動項目成果朝三個方向發(fā)展:一是加強科研檔案歸檔意識,規(guī)范管理,做好備案工作,及時督促項目負責人將科研項目結(jié)題的全部材料整理成冊,報送并存檔,并提供所有材料的電子版,這直接影響著科研管理工作的效率和連續(xù)性;二是督促課題組在時機成熟時申報鑒定成果,并加強科研成果轉(zhuǎn)化??蒲谐晒D(zhuǎn)化是指新發(fā)明、新產(chǎn)品、新技術(shù)轉(zhuǎn)化成成品、樣機、技術(shù)得到全面推廣應用等,是科技與經(jīng)濟結(jié)合的最好形式,經(jīng)濟的競爭愈來愈表現(xiàn)為科學技術(shù)的競爭,重視科研成果轉(zhuǎn)化是世界競爭發(fā)展的需要。因此要進一步加大政策宣傳力度,鼓勵企業(yè)加大科研投入,鼓勵科技人員致力于科研成果的轉(zhuǎn)化。從優(yōu)化政策環(huán)境、協(xié)調(diào)加大資金投入、創(chuàng)新機制等方面,保障并加速科研成果轉(zhuǎn)化,使科研成果取得較好的社會效益和經(jīng)濟效益,這也是落實“科學技術(shù)是第一生產(chǎn)力”的關(guān)鍵。三是抓緊成果的報獎申請,通過科技獎勵達到對課題研究成果的認可和評價。
3. 結(jié)束語
總之,研究所科研管理的總體目標和根本宗旨,就是通過符合科學研究自身規(guī)律和社會主義市場經(jīng)濟機制的科學化和規(guī)范化管理,以及優(yōu)質(zhì)、高效的服務,建立與國際化、開放型、現(xiàn)代科研院所相適應、充滿活力、高效精干的科研管理制度,達到提高科研水平、豐富科研成果、促進人才培養(yǎng)、增加科技收入、實現(xiàn)科技目標,從而整體提升科研所研究實力。在管理中應做到:
3.1針對科研人員的工作具有知識集成、學科集成的特點,有繼承性更有創(chuàng)新性等特點,實施以柔性管理為主,充分發(fā)揮人的主觀能動性和創(chuàng)造性,最大程度地激發(fā)科研人員尤其是青年科技人員的創(chuàng)新潛能。
3.2堅持以人為本,服務科研人員為原則,開創(chuàng)項目管理新思維。從服務的角度進行過程管理,管理過程中提高服務質(zhì)量,服務過程中提高管理水平,為科研人員創(chuàng)造良好的造科研氛圍和科研條件,使研究所多出成果和多出人才[4]。
參考文獻:
[1]徐敏.項目管理在設計院科研課題管理中的應用研究[J].工程建設與設計,2014(2):156-158.
近年來,我國綜合實力不斷增強,科學技術(shù)研究越來越受到重視,研究與試驗發(fā)展經(jīng)費投入每年以超過20%的速度增長。隨著國家科研投入的快速增長,社會對科研經(jīng)費的使用情況關(guān)注度不斷加大,科研管理監(jiān)督機制不完善等問題益加凸現(xiàn),截留、擠占、挪用、套取、侵吞科研資金等違法違規(guī)事件頻發(fā),科研經(jīng)費腐敗問題日益嚴重。審計作為科研經(jīng)費管理的重要一環(huán),面對新形勢,如何從全局的角度開展科研管理審計,發(fā)揮風險防范職能,預防科研違法違規(guī)行為,促進科研經(jīng)費高效使用,是當下亟待解決的問題。
一、科研項目管理現(xiàn)狀
(一)科研人員認識存在偏差
“課題制”是我國科研項目最常采用的管理模式。在“課題制”下,項目是最基本的管理單元,項目負責人擁有科研項目實質(zhì)管控權(quán)和經(jīng)費支配權(quán)?!罢n題制”在一定程度上有利于發(fā)揮科研人員的積極性和創(chuàng)造性,但也存在一定缺陷??蒲腥藛T大多是學術(shù)型人才,不熟悉科研管理制度,對科研經(jīng)費的實質(zhì)認識有偏差?!罢n題制”既賦予了項目負責人對科研經(jīng)費的自主權(quán),也包含了對科研經(jīng)費的監(jiān)管責任。項目負責人是科研項目的直接責任人,對經(jīng)費使用的真實性、合規(guī)性、相關(guān)性承擔法律責任。有些科研人員法律意識淡薄,在思想上一味要求擴大自己擁有的經(jīng)費自主支配權(quán),淡化甚至忽視自己應承擔的經(jīng)費監(jiān)管責任。甚至還有些科研人員錯誤地認為自己爭取來的橫向科研經(jīng)費就是自己的私有財產(chǎn),抵制和規(guī)避財務部門的監(jiān)管。這種“無知者無畏”的心態(tài)導致虛列支出套取科研經(jīng)費等違規(guī)情況嚴重。
(二)科研管理體制不健全
科研管理是一項復雜的系統(tǒng)工作,項目承擔單位作為科研項目依托單位,擔負著管理主體責任,應對項目實施和經(jīng)費使用進行全過程監(jiān)管。但實際工作中,項目承擔單位普遍存在“重申報、輕管理;重科研、輕財務”的情況,表現(xiàn)為重視項目的級別、數(shù)量、經(jīng)費和成果,對項目立項、實施、驗收等過程的監(jiān)管關(guān)注不夠。科研管理部門主要扮演流程控制和輔助服務的角色,在工作中存在強化服務、弱化監(jiān)管的傾向,側(cè)重于提供立項申報、成果申報等服務,對管理制度建設和經(jīng)費監(jiān)管重視不夠,造成管理制度不健全、監(jiān)管執(zhí)行不到位等問題。甚至出于鼓勵科研的目的有意識地放松管理要求,對存在的問題有時也“睜一只眼閉一只眼”。財務部門側(cè)重對科研經(jīng)費支出合規(guī)性檢查,主要審核原始憑證是否真實合法、報銷手續(xù)是否完備,對經(jīng)費的相關(guān)性和合理性則難以把關(guān)。審計部門側(cè)重科研經(jīng)費決算審計,介入項目監(jiān)督滯后。上述管理部門都沒有對項目執(zhí)行及經(jīng)費使用全過程進行有效監(jiān)管,未能充分發(fā)揮事前事中的監(jiān)督職能。
(三)管理部門協(xié)同不夠
管理部門往往局限于職責分工,各管一塊,“自掃門前雪”,缺乏有效的溝通協(xié)調(diào),信息不對稱、不共享,“信息孤島”現(xiàn)象較嚴重。因為科研管理部門不了解經(jīng)費管理,財務部門不熟悉項目管理,資產(chǎn)管理部門不掌握項目的資產(chǎn)狀況,各自為政的管理模式,導致項目管理、經(jīng)費管理和資產(chǎn)管理相脫節(jié),造成了管理上的“空白點”??蒲泄芾聿块T主要負責項目申報、立項、實施、結(jié)題驗收及成果管理等,對科研經(jīng)費的合理使用缺乏監(jiān)督。財務部門主要負責經(jīng)費的日常核算,不了解項目的運行情況,還是停留在簡單的會計處理層面。資產(chǎn)管理部門主要負責單位資產(chǎn)的實物管理,但科研用儀器設備大多由項目組自行保管使用,資產(chǎn)管理部門往往對科研資產(chǎn)家底不清、情況不明,難以審核購置科研設備的必要性,難以防止科研設備重復購置,難以實現(xiàn)科研設備的充分共享,更難以按照國家政策要求實現(xiàn)重大科研設備對社會開放。
二、科研項目審計存在的問題
(一)審計滯后,未充分發(fā)揮監(jiān)督職能
目前,科研項目審計以事后審計為主,即在項目結(jié)題驗收時,對經(jīng)費的預算執(zhí)行情況進行決算審計,基本不參與項目過程監(jiān)管。由于介入滯后,審計沒有充分發(fā)揮“事前控制”、“事中監(jiān)督”的職能和風險防范作用,無法及時發(fā)現(xiàn)科研項目管理和經(jīng)費使用中存在的風險和漏洞,提出相應的解決辦法,保證科研經(jīng)費的合規(guī)高效使用。有些問題已形成既定事實,造成了無法挽回的損失和浪費。
(二)審計范圍狹窄,審計方式單一
在審計范圍上,科研項目審計側(cè)重經(jīng)費財務收支審計,主要審查經(jīng)費支出的真實性和合規(guī)性,不重視科研管理的內(nèi)部控制評價和經(jīng)費使用效益監(jiān)督。在審計方式上,主要采用賬項基礎的審計模式,對項目申報、預算編制、項目實施等環(huán)節(jié)監(jiān)督不到位,對經(jīng)費支出的相關(guān)性、合理性關(guān)注度不夠。由于審計范圍狹窄,不夠全面,面對科研項目運行中遇到的新情況、新問題,審計部門在監(jiān)管方式和監(jiān)管手段上存在薄弱環(huán)節(jié),審計監(jiān)督職能弱化。
(三)審計深度不夠,審計流于形式
科研機構(gòu)的審計人員主要來自財務、審計等專業(yè),知識結(jié)構(gòu)相對單一,缺乏科研項目相關(guān)專業(yè)知識,對科研管理的專業(yè)判斷不足,影響了科研項目審計的權(quán)威性。審計深度不夠,主要還是停留在經(jīng)費收支層面的檢查,發(fā)現(xiàn)的問題主要集中在經(jīng)費支出合規(guī)性、會計核算規(guī)范性等政策性、技術(shù)性層面,在管理層面對科研管理中存在的問題和風險分析不夠,難以形成針對性強的管理建議書,難以通過審計推動科研管理上層次、上水平。
三、科研項目審計新模式
(一)推進審計轉(zhuǎn)型,提升審計層次
內(nèi)部審計是單位管理與控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié),在職能上應該兼具管理和服務的雙重屬性,是兩者的統(tǒng)一體。推進審計轉(zhuǎn)型,就是要在開展科研經(jīng)費財務收支審計的基礎上開展管理審計,從傳統(tǒng)的“查錯防弊”轉(zhuǎn)向為內(nèi)部管理服務,從內(nèi)部檢查和監(jiān)督向分析和評價方面轉(zhuǎn)變,把審計與服務融為一體,寓審計于服務之中。提升審計層次,就是要在審計工作模式上將審計關(guān)口前移,推動審計范圍由事后向事前、事中延伸,構(gòu)建事前預防、事中管控和事后監(jiān)督相結(jié)合的全過程跟蹤審計模式。
(二)創(chuàng)新審計工作,優(yōu)化審計程序
管理審計是現(xiàn)代審計一種新的審計類別,是對經(jīng)濟管理行為進行監(jiān)督、檢查及評價并深入剖析的一種活動。就科研項目審計而言,創(chuàng)新審計工作,重點是要落實管理審計理念,運用審計調(diào)查、審計分析、業(yè)務核對、控制測試、內(nèi)控評價和風險評估等技術(shù)提高審計效能,通過審計監(jiān)督與管理評價促使科研項目管理沿著健康和增加價值的方向運行。優(yōu)化審計程序就是要分階段有序開展管理審計:在審前調(diào)查階段,認真研究梳理現(xiàn)行科研管理制度,分類總結(jié)歸納,繪制管理業(yè)務流程圖,綜合考慮科研項目管理控制關(guān)鍵點編制審計方案;在審計實施階段,注重加強過程把控,采取與科研人員訪談和審計調(diào)查相結(jié)合的方式,重點檢查科研管理流程執(zhí)行情況及管理部門的履責情況,對科研業(yè)務總體管理水平進行客觀評價;在審計報告階段,全面復核審計結(jié)果,嚴把質(zhì)量關(guān),切實做到內(nèi)容完整、事實清楚、定性準確、評價恰當、建議可行。
(三)推動內(nèi)控完善,發(fā)揮監(jiān)督服務新職能