時(shí)間：2023-08-23 16:56:49
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理知識(shí)點(diǎn)范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。
中圖分類(lèi)號(hào)：G275.3
隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與電子技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，其涉及到的領(lǐng)域越來(lái)越廣泛，目前這些先進(jìn)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理中。電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理有賴(lài)于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，原因在于要實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理，需要建立混合文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口、電子檔案與紙質(zhì)檔案集成服務(wù)平臺(tái)，而這些都需要先進(jìn)技術(shù)作為支撐，計(jì)算機(jī)信息與電子技術(shù)是推動(dòng)電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理的關(guān)鍵因素。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存性分析
隨著我國(guó)電子科技及信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子與信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用于檔案中，但這并不意味著其能夠取代紙質(zhì)檔案，因?yàn)殡娮訖n案與紙質(zhì)檔案均屬檔案的子民，不存在相互排斥的問(wèn)題。電子檔案雖具有現(xiàn)代化理念，并運(yùn)用了先進(jìn)的電子信息技術(shù)，但即使這樣依然無(wú)法替代紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案可以說(shuō)是特定歷史時(shí)期的社會(huì)記憶，保存了人類(lèi)歷史發(fā)展記錄，具有真實(shí)性與歷史性。實(shí)際上，電子檔案與紙質(zhì)檔案的本質(zhì)屬性是相同的，均為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與人類(lèi)社會(huì)的歷史記錄，它們是兩者不同的檔案形式，并非新舊事物關(guān)系，所以?xún)烧咴趹?yīng)用中沒(méi)有相互否定性與繼承性，只是單純的載體形式不同。從某種角度來(lái)說(shuō)，電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理思想存在一定的共同，兩者可以共同存在于檔案中。電子檔案與紙質(zhì)檔案存在共性，但同時(shí)也存在個(gè)性，那么要使兩者和諧共存，應(yīng)對(duì)其采取集成性管理。
二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理措施
電子檔案與紙質(zhì)檔案之所以能夠共存，在一定程度上有賴(lài)于我國(guó)國(guó)情，電子檔案與紙質(zhì)檔案具有一定的共性，然而也存在差異，因此不能運(yùn)用傳統(tǒng)檔案管理模式對(duì)兩者進(jìn)行管理，它無(wú)法滿足電子檔案與紙質(zhì)檔案的不同要求。在這一形勢(shì)下創(chuàng)新檔案管理模式勢(shì)在必行，集成化管理正是在這一形勢(shì)下應(yīng)運(yùn)而生的，其根據(jù)電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)，制定了一系列集成化管理措施，以下是對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理措施的具體分析：
1.建立混合文件管理系統(tǒng)，發(fā)揮電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理功能
所謂的混合文件管理系統(tǒng)是指既能夠儲(chǔ)存紙質(zhì)文件，又能夠儲(chǔ)存電子及其他格式文件的檔案管理系統(tǒng)。那么要發(fā)揮管理系統(tǒng)對(duì)不同格式文件的集成化管理功能，那么應(yīng)在混合文件管理系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置非電子文件夾與電子文件夾，同時(shí)要保證文件內(nèi)部所有元素的共存性與協(xié)調(diào)性，在儲(chǔ)存過(guò)程中運(yùn)用統(tǒng)一分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，使文件夾內(nèi)各元素之間保持密切聯(lián)系。
對(duì)于同一份文件的不同載體應(yīng)使用相同的檔案號(hào)及題名，所選擇的載體形式應(yīng)在管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)載體類(lèi)型中進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)注，同時(shí)還要對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的物理儲(chǔ)存地址進(jìn)行分別著錄。建立混合文件管理系統(tǒng)，既能夠滿足紙質(zhì)檔案的管理要求，對(duì)各種載體的紙質(zhì)文件進(jìn)行上傳，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的良好管理，接收其他管理系統(tǒng)中的電子文件、電子信息數(shù)據(jù)等，并將其實(shí)時(shí)歸納到電子檔案中。另外，混合文件管理系統(tǒng)還具有到期文件自動(dòng)銷(xiāo)毀、自動(dòng)解密及借閱利用等多種功能，不同類(lèi)型及不同載體的檔案管理都能夠在此檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，不需要對(duì)紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分別設(shè)置。高校中所建立的檔案管理系統(tǒng)就屬于典型的混合文件管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)不僅要對(duì)辦公系統(tǒng)公文進(jìn)行管理，還要對(duì)學(xué)校各個(gè)方面不同載體形式的文件檔案進(jìn)行管理。
2.建立檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口，對(duì)兩者進(jìn)行一體化管理
要使電子檔案與紙質(zhì)檔案共同儲(chǔ)存于一個(gè)管理系統(tǒng)中，就必須建立檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口，首先它可以實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的網(wǎng)絡(luò)化歸檔，將海量電子與紙質(zhì)信息匯集到同一管理系統(tǒng)中，對(duì)其進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，及時(shí)掌握電子檔案與紙質(zhì)檔案的使用及管理狀況，這樣一來(lái)若系統(tǒng)管理中存在不合理因素能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并加以解決。其次，它可以實(shí)現(xiàn)電子文件從形成、永久保存及永久銷(xiāo)毀的全過(guò)程管理，電子檔案與紙質(zhì)檔案共同使用一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，能夠使兩者相關(guān)文件動(dòng)態(tài)生成歸檔。在歸檔中對(duì)于相同檔案的不同載體形式應(yīng)共同使用一個(gè)檔號(hào)，同時(shí)還要共同使用相同的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的一體化管理。電子文件歸入檔案式，應(yīng)將系統(tǒng)首頁(yè)上方的動(dòng)態(tài)生成相應(yīng)的歸檔章，歸檔章中的保管期限、全宗號(hào)、文件頁(yè)碼、年代、件號(hào)及歸檔單位等信息由管理系統(tǒng)自動(dòng)填寫(xiě)，將與電子文件相應(yīng)的紙質(zhì)文件打印出來(lái)，此時(shí)歸檔章將會(huì)自動(dòng)打印在紙質(zhì)文件首頁(yè)的上方位置，檔案管理工作人員只需要在紙質(zhì)文件歸檔章中填入紙質(zhì)文件所裝盒號(hào)就可以了，不需要再逐項(xiàng)填寫(xiě)，大大減少了紙質(zhì)檔案歸檔與管理的工作量，對(duì)提高電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理效率具有重要意義。
3.創(chuàng)建電子檔案與紙質(zhì)檔案集成服務(wù)平臺(tái)，為兩者提供集成化服務(wù)
所謂的集成化服務(wù)就是融檔案管理過(guò)程控制、檔案管理結(jié)果控制與用戶(hù)服務(wù)控制為一體，旨在滿足用戶(hù)對(duì)檔案的不同需求，提高檔案管理過(guò)程效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理結(jié)果的最大效應(yīng)。之所以對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理進(jìn)行全面研究，是為了充分利用多種形式的檔案信息資源，給用戶(hù)提供一種集成化服務(wù)，讓用戶(hù)在短時(shí)間內(nèi)可以找到并查閱不同類(lèi)型的檔案信息資源。針對(duì)電子檔案及紙質(zhì)檔案等多種不同形式的檔案信息創(chuàng)建檔案集成服務(wù)平臺(tái)，并建立用戶(hù)檔案信息相關(guān)網(wǎng)站，全面開(kāi)展集成化服務(wù)，同時(shí)還可以設(shè)置在線專(zhuān)人咨詢(xún)，為用戶(hù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)程查詢(xún)預(yù)約、專(zhuān)題服務(wù)、檔案資源網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航服務(wù)及電子檔案全文檢索等多種服務(wù)。并利用權(quán)限管理技術(shù)，建立檔案信息與用戶(hù)的關(guān)聯(lián)匹配，這樣一來(lái)當(dāng)用戶(hù)利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息資源瀏覽申請(qǐng)時(shí)，管理系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)用戶(hù)角色快速判斷出用戶(hù)所能查閱的權(quán)限內(nèi)容，并做出響應(yīng)，達(dá)到電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理及為用戶(hù)提供檔案一體化全程服務(wù)的雙重效果。
三、總結(jié)
綜上所述，電子檔案與紙質(zhì)檔案存在一定的共性與個(gè)性，依然沿用傳統(tǒng)檔案管理模式已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)今多種檔案形式的管理需求，因此為了滿足不同檔案形式的管理需求，同時(shí)便于管理，應(yīng)采取集成化管理。集成化管理是實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案和諧共存的基礎(chǔ)與保障，對(duì)維護(hù)電子檔案與紙質(zhì)檔案的安全性與真實(shí)性具有重大意義。不僅如此，對(duì)電子檔子與紙質(zhì)檔案實(shí)施集成化管理有利于用戶(hù)對(duì)不同檔案形式的信息查閱，實(shí)現(xiàn)一站式全程服務(wù)，提高整體服務(wù)質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)：
[1]紀(jì)曉群，江媛媛，柳萍，張慧慧.電子檔案與紙質(zhì)檔案的和諧共存與集成管理[J].蘭臺(tái)世界，2013，7（29）：233-235.
[2]楊金萍.如何利用好電子檔案及電子檔案的應(yīng)用和管理[J].民營(yíng)科技，2012，11（48）：99-101.
【關(guān)鍵詞】
知識(shí)管理；檔案管理；后保管范式
計(jì)算機(jī)為世界的產(chǎn)業(yè)變革造成了重大的影響，很多產(chǎn)業(yè)都發(fā)生了顛覆性的改變。因此在檔案管理方面也受到了相應(yīng)的沖擊，隨后知識(shí)經(jīng)濟(jì)的誕生，知識(shí)經(jīng)濟(jì)不斷吸收依賴(lài)于信息的一些產(chǎn)業(yè)，逐漸形成了一種以知識(shí)的生產(chǎn)、分配和使用來(lái)創(chuàng)造利益的一種形式。知識(shí)管理這種模式下能對(duì)知識(shí)快速創(chuàng)新，快速認(rèn)知。另一方面檔案就是一種知識(shí)和信息的聚合體形式。所以知識(shí)管理和檔案管理相結(jié)合能夠使兩個(gè)產(chǎn)業(yè)的都得到相應(yīng)的發(fā)展。
1檔案后保管范式的特點(diǎn)
檔案后保管范式指導(dǎo)檔案管理工作總流程，它由三大方面基本內(nèi)容組成，“新來(lái)源理論”、“宏觀鑒定理論”、“檔案知識(shí)服務(wù)理論”。檔案后保管范式指導(dǎo)檔案管理
1．1檔案知識(shí)獲取:檔案收集工作
檔案后管理模式是在三個(gè)基礎(chǔ)理論之上建立的，所以檔案管理有三項(xiàng)內(nèi)容，信息新來(lái)源的理論體系、宏觀信息鑒定的辦法、檔案的信息服務(wù)工程理論。信息新來(lái)源的理論是一個(gè)強(qiáng)調(diào)來(lái)歷的檔案管理體系，在傳統(tǒng)的信息來(lái)源上主要就是產(chǎn)生對(duì)原始企業(yè)信息發(fā)展需求，在原始的紙質(zhì)文件上建立檔案資料庫(kù)。信息新來(lái)源體系就是在發(fā)展的信息的新技術(shù)，然后將新技術(shù)運(yùn)用于信息的收集之中，因此在收集信息中，不一定會(huì)形式實(shí)體文件，可以采用計(jì)算機(jī)或者其他技術(shù)，將信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，或者其他形式下的信息，比如二維碼，圖片，等同時(shí)也可以直接利用員工的頭腦進(jìn)行信息的儲(chǔ)存。因此檔案的保管工作就是從主要的管理實(shí)體文件，轉(zhuǎn)變?yōu)殡[形的信息管理工作，同時(shí)要將檔案的管理劃分為多種環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)相互獨(dú)立有存在相應(yīng)的聯(lián)系。所以信息和檔案文件被變成兩個(gè)不同的管理模式，不同以往的同樣的管理模式。只有在查找文獻(xiàn)資料是，檔案和信息才會(huì)一一的對(duì)應(yīng)上，這種模式下文件的安全性更好，進(jìn)過(guò)現(xiàn)在管理作用的價(jià)值轉(zhuǎn)別為不由現(xiàn)在管理作用的文件，這樣的信息或者文件才能被存檔或進(jìn)行檔案進(jìn)行保存。但是實(shí)際上文件和信息的聯(lián)系都是不能被完全切斷的。同時(shí)會(huì)形成很多相關(guān)的歷史聯(lián)系，這是在檔案在使用中信息和檔案過(guò)程中，歷史聯(lián)系會(huì)不斷增前，同時(shí)形成一種暗示的效應(yīng)，這種產(chǎn)生的聯(lián)系也能夠幫我們掌握信息的內(nèi)容，因?yàn)檫@些聯(lián)系傳遞了很多信息來(lái)源、信息發(fā)展、以及暗示指令等一系列知識(shí)。檔案后管理范式就是加強(qiáng)了檔案和信息之間的聯(lián)系，從一個(gè)分散式的經(jīng)營(yíng)轉(zhuǎn)變?yōu)榧墒降模惑w化的總體知識(shí)綜合管理機(jī)制。
1．2檔案知識(shí)評(píng)價(jià):檔案鑒定工作
檔案管理的鑒定方便和快捷由于信息化時(shí)代的到來(lái)，信息處于爆炸化趨勢(shì)，所以對(duì)于大量的信息來(lái)說(shuō)，一般的傳統(tǒng)檔案鑒定模式以及不能應(yīng)對(duì)檔案管理的新要求，所以按照傳統(tǒng)式的文件形式不能滿足需求。傳統(tǒng)式文件中要對(duì)信息的來(lái)源、用途、以及內(nèi)容有一套具體的標(biāo)準(zhǔn)，其就是為了保證信息的有效性，但是這樣的方式和處理速度以及不適合現(xiàn)在的檔案管理了，在在檔案的管理中，因?yàn)榇鎯?chǔ)技術(shù)的發(fā)展，以及最新的云技術(shù)。理論上我們的文件傳輸速度極快，儲(chǔ)存量機(jī)趨近于無(wú)限，所以在發(fā)展云技術(shù)的信息存儲(chǔ)能力，不管好的信息還是沒(méi)有價(jià)值的信息都收集過(guò)來(lái)，然后利用大數(shù)據(jù)的分析模式，采用數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)講有用的數(shù)據(jù)就行篩選。著就是利用管理后保管范式的技術(shù)特點(diǎn)，同時(shí)因?yàn)閿?shù)據(jù)庫(kù)龐雜，不法分子就算能突破系統(tǒng)的防火墻，但是對(duì)于大量的無(wú)用信息，它是無(wú)法從中查找到有效信息的。因此這樣的方式不能應(yīng)對(duì)信息爆炸的結(jié)果，同時(shí)對(duì)信息的保護(hù)上也有自己獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)。
1．3檔案知識(shí)服務(wù):檔案服務(wù)工作
隨著政務(wù)信息公開(kāi)力度的不斷加強(qiáng)，公民檔案意識(shí)逐漸強(qiáng)化，越來(lái)越多的人不斷呼吁檔案信息公開(kāi)化，毋庸置疑，檔案開(kāi)放與利用這一話題一直是檔案學(xué)界探討的熱烈話題。在傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)中，常常局限在“你要我查”、“你查我找”上，而如何從大量雜亂無(wú)章的案卷文件中迅速準(zhǔn)確的提取出用戶(hù)所需信息這一復(fù)雜過(guò)程留給用戶(hù)自行煩惱，在這樣的服務(wù)方式之下，檔案無(wú)法滿足檔案載體以及群眾需求日益豐富復(fù)雜的變化。
2基于知識(shí)管理背景下的檔案后保管范式的管理的服務(wù)特點(diǎn)
知識(shí)服務(wù)的理念是以用戶(hù)為工作重心，后保管工作中的檔案工作人員不僅是物理實(shí)體的保管者、整理者，更是引導(dǎo)用戶(hù)走進(jìn)知識(shí)庫(kù)的領(lǐng)路人，他們的工作重心是以用戶(hù)提供知識(shí)，提供解決問(wèn)題的具體方案，以滿足用戶(hù)的知識(shí)需求為服務(wù)目標(biāo)，個(gè)性、靈活、智能地為用戶(hù)提供具有針對(duì)性、超前性的全過(guò)程服務(wù)，主動(dòng)的將服務(wù)工作的著眼點(diǎn)調(diào)整到知識(shí)的探尋、傳播、理解上來(lái)，重新審視檔案信息的地位，重點(diǎn)要為知識(shí)、信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn)做出貢獻(xiàn)。檔案后保管范式是知識(shí)管理理論在檔案學(xué)領(lǐng)域中的具體體現(xiàn)，可以說(shuō)知識(shí)管理帶動(dòng)并完善了“檔案后保管范式”，而“檔案的后保管范式”體現(xiàn)了知識(shí)管理的內(nèi)在要求。首先檔案知識(shí)服務(wù)(知識(shí)服務(wù))開(kāi)發(fā)文件內(nèi)容進(jìn)一步創(chuàng)造了價(jià)值。“檔案后保管范式”不僅注重對(duì)顯性知識(shí)加以管理，更注重挖掘背后的隱性知識(shí);不僅重視對(duì)檔案實(shí)體的管理，更注重對(duì)檔案內(nèi)容價(jià)值的發(fā)揮;不僅重視對(duì)文件表面、內(nèi)容上的文字信息的研讀，更注重對(duì)文字背后相關(guān)聯(lián)的深層的社會(huì)記憶的追溯;就檔案學(xué)而言，新范式并非必然取代原有的范式。
3結(jié)語(yǔ)
基于知識(shí)管理背景下的檔案后保管范式的管理是一種優(yōu)秀的檔案管理模式，與傳統(tǒng)檔案管理相比，該模式下的檔案文件存儲(chǔ)方式多種多樣，包括傳統(tǒng)文件、電子文件、以及人腦的知識(shí)儲(chǔ)備。所以在這樣的文件方式下，對(duì)檔案信息的管理就是要管理檔案文件和信息之間的聯(lián)系，將文件和信息進(jìn)行獨(dú)立，同時(shí)又互相聯(lián)系。在管理中加強(qiáng)基于知識(shí)管理背景下的檔案后保管范式的管理的服務(wù)質(zhì)量，為檔案管理工作探索出一條全系道路。
作者：胡春梅 單位：肇州縣人才開(kāi)發(fā)流動(dòng)服務(wù)中心
參考文獻(xiàn):
中圖分類(lèi)號(hào)：G72文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1672-1578（2015）05-0433-01
1.前言
電子商務(wù)檔案管理的智能化發(fā)展歷程是同步于圖像信息智能技術(shù)的發(fā)展歷程，它體現(xiàn)在智能化的市場(chǎng)預(yù)測(cè)、營(yíng)銷(xiāo)策略和客戶(hù)關(guān)系的管理之中。電子版的檔案管理不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理，它能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以極快的傳輸速度將資料進(jìn)行讀取和保存，最后形成一份直觀的電子檔案。電子商務(wù)時(shí)代所產(chǎn)生的大量信息包括：電子郵件、電子合同、電子簽名、產(chǎn)品資料、交易及支付過(guò)程等信息，有別于平常的紙質(zhì)文件信息，而企業(yè)在電子商務(wù)運(yùn)營(yíng)期間會(huì)累積越來(lái)越多的檔案信息，為了能夠?qū)⒕薮蟮碾娮訖n案進(jìn)行有效收集、歸類(lèi)，保證電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，智能化的電子商務(wù)檔案管理是不可阻擋的必然趨勢(shì)。
2.電子商務(wù)檔案管理的特點(diǎn)
電子商務(wù)是利用簡(jiǎn)單、快捷、低成本的電子方式進(jìn)行買(mǎi)賣(mài)雙方不謀面的商貿(mào)活動(dòng)，存在著大量的原始文件、客戶(hù)真實(shí)信息、交易信息等重要文件，以虛擬的形式記錄在檔案管理中[1]。電子商務(wù)檔案管理的特點(diǎn)有以下四點(diǎn)：（1）虛擬性。首先，電子商務(wù)活動(dòng)發(fā)生的行為是虛擬行為，所產(chǎn)生的活動(dòng)交易信息和文件記錄都具有虛擬性，電子商務(wù)的虛擬性特征在與紙質(zhì)檔案上的比較中有明顯體現(xiàn)。例如：在電子商務(wù)交易過(guò)程中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)存貨的查詢(xún)、產(chǎn)品的展示到確定交易，產(chǎn)生出各個(gè)過(guò)程的信息記錄等都是具有虛擬性特征的檔案。（2）復(fù)雜性。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擁有復(fù)雜而準(zhǔn)確的操作技能，能夠?qū)㈦娮由虅?wù)活動(dòng)中的數(shù)字信息進(jìn)行解碼并記錄給人類(lèi)查詢(xún)存檔，客觀上形成了電子商務(wù)檔案信息的復(fù)雜性。（3）集成性。電子商務(wù)檔案信息不同于紙質(zhì)版，不僅具有了虛擬性還有集成性的特點(diǎn)，它可以將文字、數(shù)字、圖片、視頻、聲音等基本信息集成在一份檔案中，然后把這些信息對(duì)外或?qū)?nèi)完整、真實(shí)地呈現(xiàn)出來(lái)。（4）危險(xiǎn)性。由于電子商務(wù)活動(dòng)是虛擬的，都是通過(guò)不同的介質(zhì)在進(jìn)行，存儲(chǔ)和攜帶的過(guò)程中容易受到黑客的攻擊，利用木馬等病毒程序?qū)﹄娮由虅?wù)內(nèi)部存儲(chǔ)信息進(jìn)行破壞，具有易被破壞危險(xiǎn)性等特點(diǎn)。
3.電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展
電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展可分為電子商務(wù)檔案信息存儲(chǔ)的智能化發(fā)展、電子商務(wù)檔案信息處理與搜索的智能化發(fā)展、電子商務(wù)檔案信息應(yīng)用的智能化發(fā)展三大類(lèi)，第一：信息存儲(chǔ)的智能化發(fā)展需要經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)精密的操作系統(tǒng)得以實(shí)現(xiàn)，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將電子檔案放入某種存儲(chǔ)介質(zhì)中得到有效的存儲(chǔ)能力。要實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)的智能化發(fā)展，就必須進(jìn)行對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)不斷優(yōu)化，才能達(dá)到智能化水平，同時(shí)還突出了信息存儲(chǔ)智能化的高可用性和高可靠性[2]。第二：信息檢索的智能化發(fā)展不僅存在著必要性，也是提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的有效途徑，智能化的圖像信息檢索的產(chǎn)生對(duì)我國(guó)智能化檢索水平有著非常重大的意義 。在智能化存儲(chǔ)過(guò)程中，對(duì)于一些加密過(guò)或者未加密過(guò)的信息，要實(shí)現(xiàn)智能化檢索才能提高商務(wù)化水平。第三：將存儲(chǔ)的電子商務(wù)檔案信息進(jìn)行合理運(yùn)用，為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展帶來(lái)相對(duì)的良好保障，為未來(lái)市場(chǎng)預(yù)測(cè)、營(yíng)銷(xiāo)策略和客戶(hù)關(guān)系之間的管理提供有效信息。
4.結(jié)語(yǔ)
綜上所述，有效利用計(jì)算機(jī)科學(xué)系統(tǒng)為電子商務(wù)創(chuàng)造出無(wú)限智能化水平，結(jié)合電子商務(wù)的虛擬性、復(fù)雜性、集成性、危險(xiǎn)性的特點(diǎn)研究出突破每一項(xiàng)技術(shù)難題的軟件，加快企業(yè)信息智能化建設(shè)步伐，將電子商務(wù)智能化管理走進(jìn)人們的日常生活中，把電子商務(wù)信息時(shí)代推向更高的領(lǐng)域。
電子商務(wù)檔案是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)從事商務(wù)活動(dòng)中最原始、最可靠的數(shù)字化信息。充分利用電子商務(wù)檔案信息，為企業(yè)發(fā)展提供商情預(yù)測(cè)、營(yíng)銷(xiāo)策劃、客戶(hù)關(guān)系管理、維護(hù)企業(yè)或經(jīng)營(yíng)者合法權(quán)益已經(jīng)成為電子商務(wù)檔案應(yīng)用的一個(gè)重要領(lǐng)域。而電子商務(wù)檔案應(yīng)用的智能化趨勢(shì)無(wú)疑已經(jīng)成為電子商務(wù)行業(yè)的重要研究方向。
1、客戶(hù)關(guān)系管理的智能化。客戶(hù)檔案毫無(wú)疑問(wèn)將是電子商務(wù)檔案的一個(gè)不可忽視的組成部分。在企業(yè)從事電子商務(wù)的過(guò)程中，電子商務(wù)系統(tǒng)將提供一種商家與客戶(hù)進(jìn)行交流的新方式，這就要求企業(yè)管理者以全新的思維來(lái)看待客戶(hù)關(guān)系管理。客戶(hù)關(guān)系管理源于“以客戶(hù)為中心”的新型商業(yè)模式，是企業(yè)樹(shù)立以客戶(hù)為中心的發(fā)展戰(zhàn)略的核心部分。企業(yè)通過(guò)智能化的客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)來(lái)加強(qiáng)對(duì)客戶(hù)的服務(wù)提高客戶(hù)滿意度和忠誠(chéng)度，提高企業(yè)效率和利潤(rùn)水平。通過(guò)客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)企業(yè)加強(qiáng)與客戶(hù)的聯(lián)系、分析客戶(hù)的需求、研究產(chǎn)品的市場(chǎng)、拓展?jié)撛诘睦麧?rùn)空間、提高產(chǎn)品的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力、改進(jìn)企業(yè)的管理漏洞、吸引更多的優(yōu)質(zhì)客戶(hù)進(jìn)而達(dá)到優(yōu)化、提升企業(yè)管理能力、提高企業(yè)利潤(rùn)水平的目的。而這一切的實(shí)現(xiàn)都依賴(lài)于智能化的客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)、智能化的客戶(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用。智能化的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)是所有其他技術(shù)的基礎(chǔ)。
2、智能化的商情預(yù)測(cè)。面對(duì)浩如煙海的客戶(hù)及企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)、銷(xiāo)售和服務(wù)信息，如果沒(méi)有一個(gè)具有高度商業(yè)智能的數(shù)據(jù)分析和處理系統(tǒng)是不可想象的。智能化的商情預(yù)測(cè)系統(tǒng)利用數(shù)據(jù)挖掘的思想、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的管理技巧、一對(duì)一的營(yíng)銷(xiāo)策略、個(gè)性化的售后服務(wù)、智能化的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理工具不斷滿足客戶(hù)的需求，提高企業(yè)的贏利能力、拓展企業(yè)的贏利空間。同時(shí)，智能化的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)將不僅實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的商業(yè)實(shí)踐和商業(yè)需求，更將不斷地實(shí)現(xiàn)向市場(chǎng)、客戶(hù)的學(xué)習(xí)過(guò)程，不僅僅只是重塑企業(yè)商業(yè)流程，而是能夠?yàn)楣芾碚咛峁┲悄芑臎Q策分析工具。
3、智能化的營(yíng)銷(xiāo)策劃。借助于智能化的營(yíng)銷(xiāo)策劃管理系統(tǒng)，企業(yè)將能夠更加全面地分析產(chǎn)品及市場(chǎng)信息，制定高效的營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃，設(shè)計(jì)切實(shí)可行的銷(xiāo)售及服務(wù)指標(biāo)，協(xié)調(diào)產(chǎn)品、服務(wù)、物流等渠道的配合關(guān)系，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的最優(yōu)目標(biāo)。
總之，隨著電子商務(wù)的發(fā)展，智能化電子商務(wù)將逐漸走入人們的日常生活。電子商務(wù)智能化是指利用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)客戶(hù)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)地儲(chǔ)存和管理，并通過(guò)各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析工具對(duì)客戶(hù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，提供各種分析報(bào)告，如客戶(hù)價(jià)值評(píng)價(jià)、客戶(hù)滿意度評(píng)價(jià)、服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)、營(yíng)銷(xiāo)效果評(píng)價(jià)、未來(lái)市場(chǎng)需求等，為企業(yè)的各種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供決策信息。或者說(shuō)電子商務(wù)智能化是企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)收集、管理和分析結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的商務(wù)數(shù)據(jù)和信息，創(chuàng)造和累計(jì)商務(wù)知識(shí)和見(jiàn)解，改善商務(wù)決策水平，采取有效的商務(wù)行動(dòng)，完善各種商務(wù)流程，提升各方面商務(wù)績(jī)效，增強(qiáng)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的智慧和能力。而電子商務(wù)檔案管理的智能化將是電子商務(wù)智能化的一個(gè)靚麗的奇葩。
加強(qiáng)廣播電視檔案的管理和利用的措施
單位領(lǐng)導(dǎo)層面的人員要轉(zhuǎn)變觀念,從自身做起,明確單位領(lǐng)導(dǎo)者是進(jìn)行檔案管理和利用的第一責(zé)任人,加強(qiáng)對(duì)單位的領(lǐng)導(dǎo)力度。結(jié)合單位檔案管理的實(shí)際和需求,制定適用于本單位的檔案管理制度,規(guī)范員工工作行為。單位檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常性地對(duì)本單位的檔案管理工作進(jìn)行審查和評(píng)估,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并更正問(wèn)題。建立檔案管理責(zé)任制,將管理責(zé)任落到實(shí)處。并依照檔案管理相關(guān)規(guī)定和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),對(duì)單位內(nèi)的檔案進(jìn)行歸檔范圍和管理職責(zé)的劃分,將重要聲像檔案的管理作為檔案管理的重點(diǎn),對(duì)日常檔案管理和利用工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督指導(dǎo)。針對(duì)比較有專(zhuān)業(yè)特色的檔案資料構(gòu)建按照專(zhuān)業(yè)劃分的歸檔管理制度,這為及時(shí)歸檔和保證檔案的完整提供了很好的保障。要加強(qiáng)對(duì)廣播電視檔案管理從業(yè)人員的培訓(xùn),培養(yǎng)出同時(shí)掌握廣播電視業(yè)務(wù)知識(shí)和廣播電視檔案管理和利用能力的高端人才。定時(shí)定期籌集一定資金投入到檔案管理工作中,從點(diǎn)滴積累起來(lái),使檔案管理設(shè)施和技術(shù)越來(lái)越完善。轉(zhuǎn)變觀念,增強(qiáng)檔案管理和開(kāi)發(fā)意識(shí)廣播電視檔案是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的一種重要知識(shí)資源,在廣播電視事業(yè)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。廣播電視媒體工作人員,從電視臺(tái)辦公室的檔案管理人員到電視臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)層領(lǐng)導(dǎo),每一個(gè)從業(yè)人員都要對(duì)廣播電視檔案管理和利用工作的重要性有清晰的認(rèn)識(shí),從思想上重視檔案管理工作,重新塑造檔案管理與服務(wù)的良好形象,讓檔案資料信息作為重要的服務(wù)公眾生活的手段。可以加強(qiáng)與廣播電視用戶(hù)的交流與溝通,積極收集用戶(hù)反饋信息,作為今后自身工作方向的指導(dǎo),從多個(gè)層面滿足社會(huì)公眾對(duì)廣播電視檔案的信息需求。還要提高檔案管理人員的素質(zhì),培養(yǎng)他們?cè)跈n案管理工作中的耐心和責(zé)任心,提高他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。提高檔案管理和利用信息化程度為了提高檔案管理和利用的信息化程度,首先要對(duì)廣電單位內(nèi)信息化檔案管理體系做出合理準(zhǔn)備和規(guī)劃,在實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的過(guò)程中,進(jìn)行相關(guān)的新聞信息數(shù)據(jù)收集是基礎(chǔ),要搜集各種類(lèi)的檔案信息資料,并加以整理和歸檔。要確定選用何種應(yīng)用軟件,確定進(jìn)行信息化系統(tǒng)管理和維護(hù)的方法;其次要在廣播電視單位內(nèi)建立和完善廣播電視檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)字平臺(tái),將其重點(diǎn)放在功能性和互動(dòng)性上。根據(jù)我國(guó)廣播電視目前的狀況,現(xiàn)階段至少應(yīng)該對(duì)在線咨詢(xún)與答疑、檔案查詢(xún)與參考、雜志郵件及個(gè)性化頁(yè)面等具有互動(dòng)功能欄目進(jìn)行開(kāi)放和管理;實(shí)現(xiàn)信息化的重點(diǎn)是在檔案管理多媒體信息系統(tǒng)中建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)處理相關(guān)的文字和多媒體信息。在數(shù)據(jù)庫(kù)中,相比簡(jiǎn)單的文字文件來(lái)說(shuō),圖像和視頻數(shù)據(jù)的存放、管理和使用等相對(duì)比較復(fù)雜和困難,所以要重點(diǎn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行選擇和建設(shè),進(jìn)一步加強(qiáng)廣播電視檔案管理和利用程度,真正體現(xiàn)信息化給檔案管理帶來(lái)的好處。
廣電檔案中聲像檔案的管理和利用
聲像檔案種類(lèi)多、涉及范圍廣,是廣播電視檔案中最重要、最有價(jià)值的一部分,由于其以旨像錄制技術(shù)為基礎(chǔ),以傳遞豐富多彩的畫(huà)面和聲音為特點(diǎn),一直是最具有史料鑒賞和文獻(xiàn)收藏價(jià)值的檔案,是電視節(jié)目中記錄效果最好的載體,所以,對(duì)聲像檔案的管理工作是廣播電視檔案管理工作的重中之重。檔案管理人員首先要做到增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí),要積極了解當(dāng)前形勢(shì)下廣播電視工作的各種新聞、政策和要求,培養(yǎng)自己開(kāi)闊的思路和敏捷的思維,掌握當(dāng)前廣播電視大局,并建立服務(wù)大局的意識(shí);要努力學(xué)習(xí)廣播電視檔案管理和利用的知識(shí)經(jīng)驗(yàn),提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì);要有敏銳的洞察力,善于發(fā)現(xiàn)和利用檔案資源,充分了解各類(lèi)檔案信息,結(jié)合當(dāng)時(shí)廣播電視工作重點(diǎn),敢于搶抓熱、難點(diǎn)問(wèn)題。對(duì)檔案資料進(jìn)行合理編研,使聲像作品更加生動(dòng)、形象和真實(shí),也就是說(shuō)要提高音像檔案的利用率,在原有檔案基礎(chǔ)上創(chuàng)造性地挖掘出更多、質(zhì)量更好的電視音像資源。廣播電視檔案是廣播電視管理工作的重要內(nèi)容,是廣播電視事業(yè)得以向前發(fā)展的有利信息支撐。聲像檔案本身不僅具有重要的保存收藏價(jià)值,還能夠很大程度地促進(jìn)廣播電視臺(tái)的發(fā)展,加強(qiáng)廣播電視檔案中聲像檔案的管理和利用,具有重要意義。
知識(shí)產(chǎn)權(quán)是指權(quán)利人對(duì)其所創(chuàng)作的智力勞動(dòng)成果依法所享有的專(zhuān)有權(quán)利，它是一種無(wú)形財(cái)產(chǎn)，具有專(zhuān)有性、時(shí)間性、地域性、需要法定程序等特點(diǎn)，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案是知識(shí)產(chǎn)權(quán)的真實(shí)記錄和重要載體，其特點(diǎn)是由知識(shí)產(chǎn)權(quán)的性質(zhì)和活動(dòng)規(guī)律所決定的。
1 從產(chǎn)生的范圍來(lái)看，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案內(nèi)容多、涉及范圍廣。按照知識(shí)產(chǎn)權(quán)的客體，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案包括商標(biāo)檔案、專(zhuān)利檔案、著作權(quán)檔案、商業(yè)秘密檔案等。按現(xiàn)行的企業(yè)檔案十大類(lèi)分類(lèi)方案，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案包含了科研檔案，涉及產(chǎn)品檔案、文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等多個(gè)門(mén)類(lèi)。
2 從內(nèi)容上看，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案具有成套性的特點(diǎn)，包括知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)在創(chuàng)造、申請(qǐng)審批和登記、轉(zhuǎn)化、保護(hù)、維權(quán)等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的全部有保存價(jià)值的文件資料，這些工作一環(huán)緊扣一環(huán)，具有系統(tǒng)性，是不可分割的有機(jī)整體。
3 從形成的過(guò)程來(lái)看，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的權(quán)利獲得及有效期時(shí)間跨度大，具有漸全的特點(diǎn)，有一個(gè)動(dòng)態(tài)的不斷增加的過(guò)程，這是由知識(shí)產(chǎn)權(quán)的時(shí)間性、需要法定程序的特點(diǎn)決定的。知識(shí)產(chǎn)權(quán)的研發(fā)、創(chuàng)造與取得都需要?dú)v時(shí)一段時(shí)間，有些需要幾年甚至十幾年。知識(shí)產(chǎn)權(quán)取得后，它只有在法定的期限內(nèi)才是有效的，我國(guó)專(zhuān)利法規(guī)定：發(fā)明專(zhuān)利權(quán)的期限為二十年，實(shí)用新型和外觀設(shè)計(jì)專(zhuān)利權(quán)的期限為十年，在這期間，每年定時(shí)都需續(xù)繳年費(fèi)。商標(biāo)注冊(cè)證為了保持其有效性，每滿十年需要續(xù)展。商標(biāo)注冊(cè)證許可使用、注冊(cè)信息的變更、爭(zhēng)議裁定、商標(biāo)侵權(quán)、商標(biāo)的使用等情況，都會(huì)形成新的檔案，而且時(shí)間上會(huì)不斷地延續(xù)下去。
4 從管理和利用的方式來(lái)看，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)具有專(zhuān)有性的特點(diǎn)，因此檔案有保護(hù)性要求。很多知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案都屬于企業(yè)的技術(shù)秘密和經(jīng)營(yíng)秘密，它們是眾多競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手極為關(guān)注、競(jìng)相爭(zhēng)奪的目標(biāo)，可以為企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益，秘密性是其最根本的特征，失去秘密也就失去它的競(jìng)爭(zhēng)價(jià)值，因此應(yīng)做好知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案保護(hù)工作。
知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的措施
劍南春集團(tuán)公司現(xiàn)有各項(xiàng)專(zhuān)利、商標(biāo)、商標(biāo)注冊(cè)證、國(guó)際商標(biāo)注冊(cè)證及其他知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案合計(jì)萬(wàn)余件。面對(duì)數(shù)量如此豐富的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，分析其特點(diǎn)，加強(qiáng)科學(xué)管理顯得尤為重要。
1 企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案具有漸全的特點(diǎn)，應(yīng)在知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理工作中做到“三納人”、“四參加”和“四同步”，根據(jù)歸檔范圍將知識(shí)產(chǎn)權(quán)各階段形成的文件材料收集齊全，包括電子文件的收集，并與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。在知識(shí)產(chǎn)權(quán)立項(xiàng)時(shí)就應(yīng)有檔案人員參與，屬于合作開(kāi)發(fā)及技術(shù)引進(jìn)項(xiàng)目的應(yīng)將文件的歸檔要求寫(xiě)入相關(guān)合同；在該項(xiàng)目完成后，檔案還會(huì)有增添或修改，應(yīng)與檔案形成的相關(guān)部門(mén)多交流、溝通，及時(shí)收集補(bǔ)充歸檔。
2 保持企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的成套性、完整性。整理檔案應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系。屬于同一知識(shí)產(chǎn)權(quán)的文件材料應(yīng)集中在一起，不得隨意分割開(kāi)來(lái)，從而保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案與知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的一致性，按檔案形成時(shí)間先后順序或重要程度排列，一案一卷或數(shù)卷。整理檔案時(shí)，檔案盒不宜裝得過(guò)滿，例如，商標(biāo)注冊(cè)證每十年就需要面臨續(xù)展等情況，新增加的檔案就無(wú)法放在同一檔案盒內(nèi)。若該盒實(shí)在已裝滿，可再組一卷，并在卷內(nèi)備考表說(shuō)明，使同一知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息發(fā)生關(guān)聯(lián)，方便查找。
3 科學(xué)分類(lèi)。有的檔案同行建議在企業(yè)檔案十個(gè)大類(lèi)后，再增加第十一類(lèi)“知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案類(lèi)”，但筆者認(rèn)為，對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案形成時(shí)間久遠(yuǎn)、檔案數(shù)量龐大的企業(yè)，這種方法并不可行。以劍南春集團(tuán)公司為例，近萬(wàn)件知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案已于過(guò)去二十多年規(guī)范地整理于企業(yè)檔案的十個(gè)大類(lèi)里，如果檔案分類(lèi)上發(fā)生變化，則牽一發(fā)動(dòng)全身，引起相應(yīng)工作的一系列變化，很多檔案都需要整改，有些工作甚至需要從頭做起，實(shí)在是一種浪費(fèi)人力、物力和時(shí)間，又傷害檔案實(shí)體的無(wú)效勞動(dòng)。檔案的分類(lèi)方案宜保持長(zhǎng)期的相對(duì)穩(wěn)定，應(yīng)盡量執(zhí)行原有檔案分類(lèi)框架，可通過(guò)建立專(zhuān)題目錄及在分類(lèi)方案局部做一些微調(diào)處理來(lái)促使知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息相對(duì)系統(tǒng)、集中。
商標(biāo)、專(zhuān)利類(lèi)檔案概念明確，獨(dú)立性較強(qiáng)，可放在產(chǎn)品檔案類(lèi)下綜合類(lèi)或在綜合類(lèi)下新增加一個(gè)類(lèi)目，按知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的客體，設(shè)為商標(biāo)類(lèi)、專(zhuān)利類(lèi)；著作權(quán)類(lèi)檔案對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)包括學(xué)術(shù)論文、專(zhuān)著、工程圖、計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)等；商業(yè)秘密類(lèi)檔案涉及范圍廣，我國(guó)《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》規(guī)定，“商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉，能為權(quán)利人帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性并經(jīng)權(quán)利人采用保密措施的技術(shù)信息和商業(yè)經(jīng)營(yíng)信息。”因此企業(yè)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理需要，明確商業(yè)秘密的歸檔范圍。通常包括企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、投資計(jì)劃、分配方案、客戶(hù)名單、原材料進(jìn)貨渠道、產(chǎn)品銷(xiāo)售網(wǎng)絡(luò)、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品配方、新技術(shù)研究等需保密的各種文件材料。這些檔案材料分散在文書(shū)、會(huì)計(jì)、人事、科研等各類(lèi)檔案中，可繼續(xù)按原有分類(lèi)方案將檔案歸人相應(yīng)檔案類(lèi)別，隨各類(lèi)檔案統(tǒng)一分類(lèi)編號(hào)、整理編目，再通過(guò)建立專(zhuān)題目錄，將屬于不同職能領(lǐng)域的檔案信息集中起來(lái)；科研類(lèi)檔案自身就是一個(gè)獨(dú)立的一級(jí)類(lèi)目，它包含于商業(yè)秘密檔案，因此其分類(lèi)整理和以前一致。
加強(qiáng)廣播電視檔案的管理和利用的措施
單位領(lǐng)導(dǎo)層面的人員要轉(zhuǎn)變觀念，從自身做起，明確單位領(lǐng)導(dǎo)者是進(jìn)行檔案管理和利用的第一責(zé)任人，加強(qiáng)對(duì)單位的領(lǐng)導(dǎo)力度。結(jié)合單位檔案管理的實(shí)際和需求，制定適用于本單位的檔案管理制度，規(guī)范員工工作行為。單位檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常性地對(duì)本單位的檔案管理工作進(jìn)行審查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并更正問(wèn)題。建立檔案管理責(zé)任制，將管理責(zé)任落到實(shí)處。并依照檔案管理相關(guān)規(guī)定和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)單位內(nèi)的檔案進(jìn)行歸檔范圍和管理職責(zé)的劃分，將重要聲像檔案的管理作為檔案管理的重點(diǎn)，對(duì)日常檔案管理和利用工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督指導(dǎo)。針對(duì)比較有專(zhuān)業(yè)特色的檔案資料構(gòu)建按照專(zhuān)業(yè)劃分的歸檔管理制度，這為及時(shí)歸檔和保證檔案的完整提供了很好的保障。要加強(qiáng)對(duì)廣播電視檔案管理從業(yè)人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)出同時(shí)掌握廣播電視業(yè)務(wù)知識(shí)和廣播電視檔案管理和利用能力的高端人才。定時(shí)定期籌集一定資金投入到檔案管理工作中，從點(diǎn)滴積累起來(lái)，使檔案管理設(shè)施和技術(shù)越來(lái)越完善。轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案管理和開(kāi)發(fā)意識(shí)廣播電視檔案是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的一種重要知識(shí)資源，在廣播電視事業(yè)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。廣播電視媒體工作人員，從電視臺(tái)辦公室的檔案管理人員到電視臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)層領(lǐng)導(dǎo)，每一個(gè)從業(yè)人員都要對(duì)廣播電視檔案管理和利用工作的重要性有清晰的認(rèn)識(shí)，從思想上重視檔案管理工作，重新塑造檔案管理與服務(wù)的良好形象，讓檔案資料信息作為重要的服務(wù)公眾生活的手段。可以加強(qiáng)與廣播電視用戶(hù)的交流與溝通，積極收集用戶(hù)反饋信息，作為今后自身工作方向的指導(dǎo)，從多個(gè)層面滿足社會(huì)公眾對(duì)廣播電視檔案的信息需求。還要提高檔案管理人員的素質(zhì)，培養(yǎng)他們?cè)跈n案管理工作中的耐心和責(zé)任心，提高他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。提高檔案管理和利用信息化程度為了提高檔案管理和利用的信息化程度，首先要對(duì)廣電單位內(nèi)信息化檔案管理體系做出合理準(zhǔn)備和規(guī)劃，在實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的過(guò)程中，進(jìn)行相關(guān)的新聞信息數(shù)據(jù)收集是基礎(chǔ)，要搜集各種類(lèi)的檔案信息資料，并加以整理和歸檔。要確定選用何種應(yīng)用軟件，確定進(jìn)行信息化系統(tǒng)管理和維護(hù)的方法；其次要在廣播電視單位內(nèi)建立和完善廣播電視檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)字平臺(tái)，將其重點(diǎn)放在功能性和互動(dòng)性上。根據(jù)我國(guó)廣播電視目前的狀況，現(xiàn)階段至少應(yīng)該對(duì)在線咨詢(xún)與答疑、檔案查詢(xún)與參考、雜志郵件及個(gè)性化頁(yè)面等具有互動(dòng)功能欄目進(jìn)行開(kāi)放和管理；實(shí)現(xiàn)信息化的重點(diǎn)是在檔案管理多媒體信息系統(tǒng)中建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)處理相關(guān)的文字和多媒體信息。在數(shù)據(jù)庫(kù)中，相比簡(jiǎn)單的文字文件來(lái)說(shuō)，圖像和視頻數(shù)據(jù)的存放、管理和使用等相對(duì)比較復(fù)雜和困難，所以要重點(diǎn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行選擇和建設(shè)，進(jìn)一步加強(qiáng)廣播電視檔案管理和利用程度，真正體現(xiàn)信息化給檔案管理帶來(lái)的好處。
廣電檔案中聲像檔案的管理和利用
聲像檔案種類(lèi)多、涉及范圍廣，是廣播電視檔案中最重要、最有價(jià)值的一部分，由于其以旨像錄制技術(shù)為基礎(chǔ)，以傳遞豐富多彩的畫(huà)面和聲音為特點(diǎn)，一直是最具有史料鑒賞和文獻(xiàn)收藏價(jià)值的檔案，是電視節(jié)目中記錄效果最好的載體，所以，對(duì)聲像檔案的管理工作是廣播電視檔案管理工作的重中之重。檔案管理人員首先要做到增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，要積極了解當(dāng)前形勢(shì)下廣播電視工作的各種新聞、政策和要求，培養(yǎng)自己開(kāi)闊的思路和敏捷的思維，掌握當(dāng)前廣播電視大局，并建立服務(wù)大局的意識(shí)；要努力學(xué)習(xí)廣播電視檔案管理和利用的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)；要有敏銳的洞察力，善于發(fā)現(xiàn)和利用檔案資源，充分了解各類(lèi)檔案信息，結(jié)合當(dāng)時(shí)廣播電視工作重點(diǎn)，敢于搶抓熱、難點(diǎn)問(wèn)題。對(duì)檔案資料進(jìn)行合理編研，使聲像作品更加生動(dòng)、形象和真實(shí)，也就是說(shuō)要提高音像檔案的利用率，在原有檔案基礎(chǔ)上創(chuàng)造性地挖掘出更多、質(zhì)量更好的電視音像資源。廣播電視檔案是廣播電視管理工作的重要內(nèi)容，是廣播電視事業(yè)得以向前發(fā)展的有利信息支撐。聲像檔案本身不僅具有重要的保存收藏價(jià)值，還能夠很大程度地促進(jìn)廣播電視臺(tái)的發(fā)展，加強(qiáng)廣播電視檔案中聲像檔案的管理和利用，具有重要意義。
作者：倪玉華
長(zhǎng)久以來(lái)，檔案管理工作不被人們所重視，因?yàn)楣芾碚哒J(rèn)為檔案管理僅僅是對(duì)于案件或人事的保存，因而檔案管理工作不能發(fā)展自身優(yōu)勢(shì)為企業(yè)帶來(lái)利潤(rùn)。隨著管理者觀念的轉(zhuǎn)變，檔案管理越來(lái)越受到人們的重視，其中圖紙檔案是檔案中最多的成分，在實(shí)踐中合理開(kāi)展圖紙檔案的電子化管理不僅能加強(qiáng)檔案科學(xué)化管理，還能保證檔案的秘密化保存，在關(guān)鍵時(shí)刻被管理者所用。電子化管理檔案可以為管理者的決策做出依據(jù)，為企業(yè)帶來(lái)利潤(rùn)，加快企業(yè)發(fā)展腳步。
1 電子化管理技術(shù)
由于傳統(tǒng)的圖紙檔案存在不易保存，且對(duì)其編目、整理、保管、檢索時(shí)常遇諸多不便，中原油田檔案管理處對(duì)其所保存的圖紙檔案進(jìn)行了電子化管理的嘗試。現(xiàn)將其所用技術(shù)簡(jiǎn)述如下：
1.1 合理運(yùn)用圖形掃描
通過(guò)手動(dòng)及自動(dòng)參數(shù)設(shè)置進(jìn)行技術(shù)開(kāi)發(fā)，形成針對(duì)蘭曬圖、清繪圖、鉛筆草圖及受潮變形圖的綜合掃描技術(shù)，以保證蘭曬圖的掃描質(zhì)量。運(yùn)用二維自適應(yīng)閾值掃描技術(shù)，較好地解決了鉛筆草圖掃描難的問(wèn)題；運(yùn)用自動(dòng)電子扭曲拄術(shù)，解決了受潮變形圖掃描的輸入圖形失真的難題。該處早期保管的圖紙文件由于長(zhǎng)期卷放，有些圖紙發(fā)黃變脆，發(fā)生粘連，將這些重要的圖紙檔案利用上述方法掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)變成電子文件，可以永久保存。
1.2 光柵圖處理技術(shù)在電子化管理技術(shù)中的運(yùn)用
該項(xiàng)技術(shù)用于對(duì)掃描過(guò)程中不能消除或不能徹底消除的光柵圖質(zhì)量缺陷作最后修正，以提高光柵圖質(zhì)量，并為自動(dòng)矢量化準(zhǔn)確識(shí)別光柵圖的圖元細(xì)節(jié)作準(zhǔn)備；光柵圖處理技術(shù)，可完成光柵圖的角度旋轉(zhuǎn)，傾斜校正，消蘭去污，光柵圖分割，局部提取與合并，光柵圖透明疊加，光柵圖的編輯，為舊圖翻新、衍生及重復(fù)利用提供了技術(shù)方法。利用此項(xiàng)技術(shù)可以將保存的白圖、膠片圖、地形圖等圖紙翻新或進(jìn)行電子化處理。
1.3 開(kāi)展光柵圖矢量化技術(shù)
此項(xiàng)技術(shù)可完成光柵圖到矢量圖的轉(zhuǎn)換，采用自動(dòng)矢量化和手動(dòng)矢量化方式，完成光柵圖線條及區(qū)域的輪廓線、中心線輪廓線及中心線的矢量化追蹤，文字的模式識(shí)別，形成在工種及專(zhuān)用領(lǐng)域內(nèi)廣泛使用的矢量圖的雛形。
1.4 開(kāi)展矢量處理技術(shù)
這項(xiàng)技術(shù)利用矢量加工程序提供繪圖工具及命令，對(duì)已矢量化的矢量原始圖形的矢量實(shí)體進(jìn)行編輯、區(qū)域平滑填充等，生成供繪圖儀輸出的完美的矢量圖。
1.5 光柵矢量混合處理變動(dòng)對(duì)象
此項(xiàng)技術(shù)可對(duì)光柵圖局部需要變動(dòng)的對(duì)象做手工矢量化，而其余部分仍以光柵圖像格式保留，并以光柵矢量混合方式輸出。該項(xiàng)技術(shù)可快速生成圖形，常用于報(bào)告插圖。
1.6 圖像的輸出
利用大幅面彩色噴墨繪圖儀完成AO以下幅面的彩色掛圖、彩色圖冊(cè)（雙面/單面）的成套繪制出版。
2 圖紙檔案電子化管理的缺陷與不足
2.1 組卷分類(lèi)混亂。一個(gè)企業(yè)有多種各個(gè)部門(mén)的卷宗，按照不同時(shí)段、不同類(lèi)型的分類(lèi)各種各樣。多種卷宗沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的分類(lèi)，會(huì)導(dǎo)致主題與內(nèi)容不明確，還會(huì)導(dǎo)致組卷的重復(fù)與缺漏。所以按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)卷宗，不僅可以使檔案案卷的科學(xué)性規(guī)劃，還能保證案卷不丟失、不重復(fù)，因而在方便使用。
2.2 由于電子文件易于修改并可不留痕跡，因此，在進(jìn)行整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作中應(yīng)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子圖形檔案的可靠性。
2.3 由于早期受計(jì)算機(jī)軟、硬件環(huán)境的限制，使制作形成的圖紙文件沒(méi)有足夠的存儲(chǔ)空間來(lái)存儲(chǔ)電子圖形文件，應(yīng)優(yōu)先將利用較頻繁的圖紙檔案利用掃描儀掃人計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)儲(chǔ)在光盤(pán)上保存。
2.4 電子文件不同于普通圖紙文件，它不需要防腐等防護(hù)措施，它需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防御。如果計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)中病毒，很有可能導(dǎo)致對(duì)于圖紙檔案的損壞或缺失。只有保證計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)本身的平穩(wěn)運(yùn)行才能保證圖紙檔案的完整的保存。
2.5 為了延長(zhǎng)光盤(pán)的使用壽命，有條件的單位可使用“空氣夾層”型光盤(pán)，此種結(jié)構(gòu)光盤(pán)的記錄介質(zhì)位于兩個(gè)盤(pán)基的中間，密封性好.或避免灰塵、水分、熱、有害氣體對(duì)記錄介質(zhì)的直接影響。
2.6 安全系統(tǒng)不夠先進(jìn)，由于管理者對(duì)檔案秘密化管理意識(shí)不強(qiáng)，在電子化保存圖紙檔案時(shí)沒(méi)有設(shè)置密碼，很容易加大非法分子進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案機(jī)密進(jìn)行泄露或損壞，而一旦檔案被損壞，很難重新健全相關(guān)圖紙檔案。所以設(shè)置進(jìn)入密碼，以防非法分子進(jìn)入相關(guān)管理系統(tǒng)，保證檔案的秘密性。
3 案件科學(xué)管理的措施
3.1 統(tǒng)一分類(lèi)，加快檢閱速率
隨著計(jì)算機(jī)行業(yè)的發(fā)展，統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)操作變得方便快捷。所以相關(guān)工作人員利用現(xiàn)代化管理知識(shí)，應(yīng)統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)，保證案卷的合理性與統(tǒng)一性，做到檔案的不丟失、不重復(fù)，方便尋找與使用。管理人員應(yīng)更新管理觀念，加大對(duì)檔案管理工作的投資，配備先進(jìn)的硬件軟件設(shè)施，使檔案管理工作有序的進(jìn)行。
3.2 加強(qiáng)對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)
要使案件能夠被清楚、真實(shí)的收集整理，必須保證案件電子化管理中的各個(gè)關(guān)節(jié)環(huán)環(huán)緊扣，這就要求了檔案管理工作人員認(rèn)真、踏實(shí)的工作，并且自身有著豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備。如今國(guó)有企業(yè)的案件檔案管理工作人員大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，無(wú)法掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)，做好本職工作，所以強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提高團(tuán)隊(duì)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)成為了檔案管理工作的核心。培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化人才，加強(qiáng)圖紙檔案電子化管理。
3.3 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)可操作性，確保歸檔質(zhì)量
要確保案件檔案的真實(shí)性與可靠性，要做到明確歸檔方式與時(shí)間、嚴(yán)格保證歸檔檔案的質(zhì)量、按個(gè)按照歸檔程序歸檔，減少操作失誤，填寫(xiě)歸檔的說(shuō)明，為檔案提供依據(jù)。認(rèn)真整理好每一分案件，減少案件在歸檔時(shí)因操作失誤給企業(yè)帶來(lái)的不便。
4 結(jié)束語(yǔ)
圖紙檔案不僅可以記錄企業(yè)發(fā)生的典型案例或者公司員工的重要信息，還是一種對(duì)信息的處理與分享。它在企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)科研、大學(xué)生就業(yè)以及干部考察等方面起著重要的作用。規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的檔案管理是必不可少的一部分。電子化的檔案管理能夠有效地提高企業(yè)的人力資源管理水平，所以有效的提高檔案管理效率是提高企業(yè)整體的核心，直接影響到了企業(yè)的發(fā)展。總而言之，檔案管理在社會(huì)進(jìn)步的同時(shí)也在進(jìn)步，檔案管理者要想使檔案管理機(jī)制實(shí)現(xiàn)科學(xué)化，順應(yīng)時(shí)代的腳步，就必須轉(zhuǎn)變觀念，開(kāi)展圖紙檔案電子化管理。
中圖分類(lèi)號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7712 （2013） 16-0000-01
信息時(shí)代的到來(lái)，改變了企業(yè)的管理方式，從傳統(tǒng)的完全紙質(zhì)化到如今的電子無(wú)紙化，企業(yè)檔案的管理發(fā)生著巨大的變化。企業(yè)檔案也已經(jīng)成為企業(yè)信息資源和資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、發(fā)展的重要記錄，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展建設(shè)起著至關(guān)重要的作用。但是，中國(guó)企業(yè)對(duì)于這方面的應(yīng)用探索還不長(zhǎng)，企業(yè)電子檔案的實(shí)際管理中仍然存在諸多問(wèn)題，因此筆者結(jié)合自己的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，給出一些思考和建議。
一、企業(yè)電子檔案管理問(wèn)題
（一）正式電子文件歸檔程序不夠完善。正式電子文件歸檔程序不夠完善，這主要是由于相關(guān)程序設(shè)計(jì)的過(guò)程中，檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)人員沒(méi)有參與其中，單純從軟件設(shè)計(jì)工作人員角度出發(fā)來(lái)進(jìn)行程序的設(shè)計(jì)，立足在一些基本表面的問(wèn)題，比如邏輯上的歸檔問(wèn)題，信息的分總問(wèn)題，可以說(shuō)考慮的范圍是相對(duì)局限，不夠周全的。而由此設(shè)計(jì)出來(lái)的自動(dòng)化辦公軟件，在一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題上的解決措施有待改進(jìn)。
（二）文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個(gè)系統(tǒng)。文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個(gè)系統(tǒng)，由此導(dǎo)致信息的歸類(lèi)出現(xiàn)一定出入，在后期信息的應(yīng)用過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)一定的紕漏。結(jié)合一些公司的實(shí)際情況，在信息的分類(lèi)上有一定出入，但是模式化的系統(tǒng)分類(lèi)無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)的需要，對(duì)于信息的應(yīng)用、管理都會(huì)有著出入。
（三）電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導(dǎo)致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒(méi)有明確的規(guī)則之下，兩者的工作無(wú)法有效統(tǒng)一結(jié)合。
（四）電子檔案儲(chǔ)存載體安全度無(wú)法保證。檔案對(duì)于公司來(lái)說(shuō)是有一定價(jià)值的信息資料，因此需要有一定的安全保障。電子檔案儲(chǔ)存一般分成兩種，一類(lèi)是直接通過(guò)硬盤(pán)儲(chǔ)存器，另一類(lèi)是利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行儲(chǔ)存，比如最近比較熱門(mén)的云儲(chǔ)存，兩者的安全性都無(wú)法完全保證。硬盤(pán)儲(chǔ)存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦價(jià)值意義高的檔案資源泄露，甚至丟失，會(huì)對(duì)公司產(chǎn)生諸多不利影響；如果是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，盡管可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)很好的備份存儲(chǔ)，但是一些重要的信息仍會(huì)會(huì)被黑客攻破，或者遭到病毒影響，在安全性上也有所注意。
（五）相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)結(jié)合度不高。電子無(wú)紙化的檔案管理減少了相關(guān)工作人員的工作量，但是對(duì)于其素質(zhì)技能的要求有所增加。企業(yè)電子檔案管理，需要其掌握一定的電腦技能，對(duì)于相關(guān)軟件的應(yīng)用，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)管理達(dá)到熟練的程度，同時(shí)工作的責(zé)任心也是重要的保障。但是，在現(xiàn)實(shí)的情況下，一些資質(zhì)比較高的檔案管理人員在電腦技能上有所欠缺，而一些年輕的檔案管理人員，還無(wú)法把理論更好地結(jié)合于實(shí)際，對(duì)于工作的認(rèn)識(shí)不夠完善深入，甚至某些年輕工作者缺乏工作責(zé)任心。
二、針對(duì)企業(yè)電子檔案管理問(wèn)題的解決措施
（一）電子檔案監(jiān)控嚴(yán)格化。首先，關(guān)于電子檔案的形成監(jiān)控問(wèn)題，工作人員應(yīng)該予以足夠的重視。電子檔案的形成可以說(shuō)是信息庫(kù)的建立，這是一個(gè)至關(guān)重要的步驟，來(lái)保證后期信息利用有價(jià)值可言，所以在電子檔案形成的階段，要確保電子文件的真實(shí)性和完整性，同時(shí)需要確保電子檔案的方方面面都形成有效的監(jiān)控，以科學(xué)、完整、嚴(yán)密的制度來(lái)規(guī)范監(jiān)控過(guò)程，保證監(jiān)控的效果，比如文件管理制度和體系的科學(xué)化、嚴(yán)格化，管理內(nèi)容和執(zhí)行的有效化等等。
（二）提高電子文件安全性和可識(shí)別性。檔案信息對(duì)于公司的發(fā)展來(lái)說(shuō)有著重要的價(jià)值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設(shè)想，因此，提高電子文件的安全性和可識(shí)別性有著現(xiàn)實(shí)的意義，但是立足具體的措施，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開(kāi)始抓起，形成嚴(yán)格的管理制度以及采取有效的技術(shù)措施，比如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)云盤(pán)來(lái)更好地備份以防丟失，以及對(duì)于每一個(gè)環(huán)節(jié)都采取一定的監(jiān)控和監(jiān)管，最好把每一項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，確保權(quán)責(zé)明確，以及采取更加嚴(yán)格有效的保密措施，增加安全性。
（三）提高電子檔案甄別的技術(shù)。電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行之后，其復(fù)制變得更為便利，也增加了工作的便利度，但同時(shí)也增加了其中的風(fēng)險(xiǎn)，比如關(guān)于電子檔案真?zhèn)蔚膯?wèn)題，提高其中的甄別技術(shù)有著現(xiàn)實(shí)的必要，因此在電子文件辦制的時(shí)候增加一定的加密措施，比如隱性的條形碼應(yīng)用。這樣可以避免使用者和顧客對(duì)于文件進(jìn)行篡改，危害企業(yè)的利益。
（四）優(yōu)化電子檔案的鑒定技術(shù)。在文件進(jìn)行歸檔之前，一般需要先進(jìn)行文件的鑒定，其目的是為了區(qū)別文件的價(jià)值，根據(jù)實(shí)際的需要來(lái)給出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，避免統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的分類(lèi)不利于公司對(duì)于信息的應(yīng)用。在一定有效分類(lèi)之后，可以方便企業(yè)選擇應(yīng)用，方便公司管理，更好地為公司創(chuàng)造價(jià)值。
（五）優(yōu)化電子檔案歸檔。現(xiàn)階段，電子檔案和文件檔案處于同步歸檔的狀態(tài)，實(shí)行“雙套制”，但是實(shí)際過(guò)程中由于電子文件的法律約束力不高、技術(shù)問(wèn)題大導(dǎo)致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在紕漏，因此需要更好地優(yōu)化電子檔案的歸檔問(wèn)題，一方面需要著手建立和運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的具有多種特征的電子檔案，另一方面需要繼續(xù)發(fā)揮實(shí)體檔案的作用，發(fā)揮實(shí)體檔案和電子檔案結(jié)合的作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息在現(xiàn)代社會(huì)信息平臺(tái)上的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。
（六）提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)。不管外部條件如何改善，軟件設(shè)施如何改進(jìn)，相關(guān)的工作人員作為工作過(guò)程中的主體，需要發(fā)揮出主觀能動(dòng)性，因此，提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)仍然是重要要求，一方面需要有針對(duì)性地對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)的專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，另一方面需要提高相關(guān)工作人員的工作責(zé)任心，同時(shí)結(jié)合兩者，才能讓整個(gè)工作更加有效，有價(jià)值。
三、結(jié)束語(yǔ)
企業(yè)電子檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足其中的各個(gè)環(huán)節(jié)有所改善，不管是工作本身，還是各類(lèi)的工作人員，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題才能更好地解決問(wèn)題，才能讓整個(gè)過(guò)程在實(shí)踐中不斷改進(jìn)，讓電子無(wú)紙化的企業(yè)電子檔案發(fā)揮出現(xiàn)實(shí)價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]王萍，宋雪雁.電子檔案管理基礎(chǔ)[M].北京：清華大學(xué)出版社，2006.
引言：文書(shū)檔案管理是高職院校檔案工作的―個(gè)重要組成部分。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及，人們進(jìn)入了電子網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，許多信息通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)管理和傳輸。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)不同，網(wǎng)絡(luò)電子化時(shí)期下文書(shū)檔案有它新的特殊性，為此，研究網(wǎng)絡(luò)電子化時(shí)代文書(shū)檔案管理，具有理論價(jià)值和現(xiàn)實(shí)的意義。
一、電子化時(shí)代文書(shū)檔案的新特點(diǎn)
1、信息內(nèi)容數(shù)碼化
傳統(tǒng)的文書(shū)檔案通常是紙質(zhì)的，隨著電子計(jì)算機(jī)及各類(lèi)電子設(shè)備的普及，大部分的文書(shū)檔案都有電子版，或者將文字、圖形、圖像等信息，通過(guò)拍照、掃描等方式轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號(hào)，進(jìn)行存貯、傳輸，依靠相應(yīng)的軟硬件技術(shù)進(jìn)行讀取。數(shù)碼化將成為今后文書(shū)檔案的一個(gè)趨勢(shì)，紙張、照片等形式的各類(lèi)收發(fā)文、圖表、文獻(xiàn)、手冊(cè)、科研成果等，都可以在計(jì)算機(jī)上以及其他數(shù)碼設(shè)備上進(jìn)行處理，甚至將來(lái)紙質(zhì)文件將不再使用，直接以數(shù)碼的形式進(jìn)行流轉(zhuǎn)利用。
2、文檔處理一體化
紙質(zhì)檔案在歸檔前的文件階段，檔案人員無(wú)須參與，不必知道其產(chǎn)生背景及印刷等有關(guān)技術(shù)，由文書(shū)形成部門(mén)的有關(guān)人員進(jìn)行收集、整理、移交歸檔。而電子化時(shí)代由于電子文檔的易變、易逝、易更改性，使得檔案人員從文件形成階段就要參與進(jìn)來(lái)，對(duì)電子文件進(jìn)行前端控制和全程管理，對(duì)電子文件的形成背景、軟硬件環(huán)境、存取設(shè)備等進(jìn)行了解，使產(chǎn)生的電子文件格式符合標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，從而保證電子文件長(zhǎng)期可讀性、可用性。隨著電子技術(shù)的發(fā)展，電子文件實(shí)行網(wǎng)上生成、網(wǎng)上修改、網(wǎng)上傳輸、網(wǎng)上簽閱、網(wǎng)上批轉(zhuǎn)，網(wǎng)絡(luò)歸檔將成為主要?dú)w檔方式，因此，在電子文件時(shí)代，文檔一體化管理勢(shì)在必行。
3、載體多樣化
當(dāng)前，隨著辦公自動(dòng)化、數(shù)碼設(shè)備的廣泛應(yīng)用，文書(shū)檔案除了有紙質(zhì)的文檔外，大量的電子文檔都存儲(chǔ)在光盤(pán)、硬盤(pán)、u盤(pán)、軟盤(pán)、縮微膠片等電子設(shè)備上。除了歸檔紙質(zhì)載體的文書(shū)檔案外，相關(guān)的電子文檔也存儲(chǔ)在光盤(pán)、硬盤(pán)等介質(zhì)載體上進(jìn)行歸檔，有的電子文檔通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行邏輯歸檔后，也需下載到相應(yīng)的介質(zhì)載體上進(jìn)行保存?zhèn)浞荨Ｒ虼耍娮踊瘯r(shí)代，文書(shū)檔案的文字不再是單一的紙質(zhì)文檔，各種載體層出不窮，隨著電子產(chǎn)品的發(fā)展，將來(lái)會(huì)出現(xiàn)更多新的載體和電子設(shè)備用于存儲(chǔ)文書(shū)檔案，呈現(xiàn)出載體多樣化的特點(diǎn)。
4、途徑多元化
電子化時(shí)代，文書(shū)檔案由于信息數(shù)碼化、載體多樣化等特點(diǎn)使得其歸檔途徑也不再是單一的紙質(zhì)文檔的實(shí)物移交。為了實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案收集齊全完整，可以通過(guò)多種途徑、多種方法進(jìn)行工作。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。主要方式有通過(guò)文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行、通過(guò)電子郵箱接收、QQ接收等。物理歸檔是把電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。其又可以分為以網(wǎng)絡(luò)傳輸方式和以介質(zhì)傳遞方式兩種，無(wú)論哪種方式最終都要將文件存儲(chǔ)在介質(zhì)上進(jìn)行保存。
5、時(shí)問(wèn)靈活化
傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件一般是每年年初，而電子化時(shí)代不僅有紙質(zhì)文檔還有電子文檔，隨著文書(shū)檔案采取以件為單位的整理方法后，以及文檔一體化、辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，比如紙質(zhì)等實(shí)體類(lèi)的文書(shū)檔案可以依據(jù)各院校實(shí)際情況、文件數(shù)量等規(guī)定每三個(gè)月、半年或一年進(jìn)行。而電子文件則可以進(jìn)行實(shí)時(shí)或定期。
二、實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化途徑
1、樹(shù)立新的數(shù)字化文書(shū)檔案管理觀念
傳統(tǒng)的管理模式下，文書(shū)、檔案這一類(lèi)文件的管理采用的都是紙質(zhì)化管理。 在信息技術(shù)的融入下，文書(shū)檔案的管理也逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化和數(shù)字化，并且出現(xiàn)了能夠?qū)D片、文字、音頻等多種數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合管理的數(shù)字化檔案。在對(duì)這一類(lèi)檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須建立起數(shù)化管理的觀念，充分掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，真正實(shí)現(xiàn)管理技術(shù)方面的更新。
2、建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息共享
實(shí)現(xiàn)信息共享是建立電子文書(shū)檔案的最終目的和要求。為此，必須在現(xiàn)有的技術(shù)水平基礎(chǔ)上，進(jìn)行文書(shū)檔案電子化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，通過(guò)統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)管理來(lái)實(shí)現(xiàn)信息格式、軟件程序的一體化。為達(dá)到這一目的，各個(gè)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立積極、良好的合作關(guān)系，制定統(tǒng)一的文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，充分實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的共享，發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)的功能。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)努力實(shí)現(xiàn)信息的傳輸，使得有效信息能在最短的時(shí)間內(nèi)得以應(yīng)用。此外，各個(gè)部門(mén)在進(jìn)行文書(shū)檔案的電子化管理時(shí)，應(yīng)根據(jù)自身的工作特點(diǎn)，進(jìn)行管理上的創(chuàng)新，并最終形成具有部門(mén)特色的管理網(wǎng)絡(luò)，繼而為客戶(hù)提供更好的服務(wù)。
3、制定文書(shū)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度
近年來(lái)，我國(guó)對(duì)網(wǎng)絡(luò)電子下的文書(shū)檔案管理投入了更多的關(guān)注，并制定了一系列的法律、法規(guī)的制定。隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展，信息管理的模式也在不斷增加，管理標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)
當(dāng)根據(jù)相關(guān)的行業(yè)法規(guī)來(lái)進(jìn)行，并且根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行一定的調(diào)整。 電子文書(shū)檔案的建立階段是關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，必須保證其規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化。在電子文書(shū)檔案建立完成后還需要進(jìn)行一定的調(diào)整，只有這樣才能使文書(shū)檔案管理符合相關(guān)制度的規(guī)定。同時(shí)要完善相應(yīng)的制度建設(shè)，通過(guò)制度的規(guī)范來(lái)保證管理工作的效率。
4、加強(qiáng)文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)
文書(shū)檔案的電子化管理可以借鑒其他檔案的管理方式，再結(jié)合已有的信息技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)管理的自動(dòng)化和數(shù)字化。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)電子化檔案管理與辦公流程、政府部門(mén)實(shí)現(xiàn)信息共享是建立電子文書(shū)檔案的最終目的和要求。為此，必須在現(xiàn)有的技術(shù)水平基礎(chǔ)上，進(jìn)行文書(shū)檔案電子化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，通過(guò)統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)管理來(lái)實(shí)現(xiàn)信息格式、軟件程序的一體化。為達(dá)到這一目的，各個(gè)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立積極、良好的合作關(guān)系，制定統(tǒng)一的文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，充分實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的共享，發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)的功能。
同時(shí)，應(yīng)當(dāng)努力實(shí)現(xiàn)信息的傳輸，使得有效信息能在最短的時(shí)間內(nèi)得以應(yīng)用。此外，各個(gè)部門(mén)在進(jìn)行文書(shū)檔案的電子化管理時(shí)，應(yīng)根據(jù)自身的工作特點(diǎn)，進(jìn)行管理上的創(chuàng)新，并最終形成具有部門(mén)特色的管理網(wǎng)絡(luò)，繼而為客戶(hù)提供更好的服務(wù)。
5、制定文書(shū)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度
近年來(lái)，我國(guó)對(duì)電子辦公環(huán)境下的文書(shū)檔案管理投入了更多的關(guān)注，并制定了一系列的法律、法規(guī)的制定。隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展，信息管理的模式也在不斷增加，管理標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)的行業(yè)法規(guī)來(lái)進(jìn)行，并且根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行一定的調(diào)整。電子文書(shū)檔案的建立階段是關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，必須保證其規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化。在電子文書(shū)檔案建立完成后還需要進(jìn)行一定的調(diào)整，只有這樣才能使文書(shū)檔案管理符合相關(guān)制度的規(guī)定。同時(shí)要完善相應(yīng)的制度建設(shè)，通過(guò)制度的規(guī)范來(lái)保證管理工作的效率。
6、加強(qiáng)文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)
文書(shū)檔案的電子化管理可以借鑒其他檔案的管理方式，再結(jié)合已有的信息技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)管理的自動(dòng)化和數(shù)字化。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)電子化檔案管理與辦公流程、政府部門(mén)信息網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源信息的共享。在建立文書(shū)檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，完善相應(yīng)的設(shè)施建設(shè)。 其中，應(yīng)用軟件的更新和管理是關(guān)鍵。通過(guò)高效、快捷的檔案管理可以有效提升信息管理的效率和質(zhì)量。
