企業(yè)員工檔案管理匯總十篇

時(shí)間：2023-06-13 16:30:33

序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇企業(yè)員工檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

企業(yè)員工檔案管理

篇（1）

企業(yè)員工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門(mén)在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的重要文字材料，是員工完整的歷史記錄。近年來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，人才市場(chǎng)的相繼建立和人事制度改革的進(jìn)一步深入，企業(yè)員工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。由此造成的員工身份無(wú)法核定、有關(guān)政策無(wú)法落實(shí)、員工退休手續(xù)無(wú)法辦理等問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮。加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當(dāng)前企業(yè)亟待解決的問(wèn)題。

一、企業(yè)員工檔案管理的基本情況

1.企業(yè)員工檔案的管理方式

以油田企業(yè)為例，按照員工身份實(shí)行組織、勞資部門(mén)分級(jí)管理是目前油田企業(yè)員工檔案管理的普遍模式。

2.企業(yè)員工檔案包括的內(nèi)容

企業(yè)員工檔案主要包括履歷材料、自傳材料、評(píng)定崗位技能鑒定考核考察材料、學(xué)歷及培訓(xùn)材料、政審材料、入黨入團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)移材料、聘用審批表、復(fù)員退伍審批表、轉(zhuǎn)業(yè)審批表、退休（退職）審批表等。

二、當(dāng)前企業(yè)員工檔案工作存在的問(wèn)題

1.現(xiàn)行檔案管理體制與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)

企業(yè)員工檔案由多個(gè)部門(mén)管理，職責(zé)分工交叉重疊，對(duì)員工檔案管理要求不一致。大中型國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員檔案，由各級(jí)組織部或企業(yè)工委代管；部分企業(yè)中層以上員工的檔案，由人才中心或檔案館代管；有的企業(yè)還是按計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的管理方式將企業(yè)員工檔案分成干部、工人檔案分別管理，干部按組織部門(mén)的要求進(jìn)行分類(lèi)管理，工人則按勞動(dòng)部門(mén)的要求進(jìn)行分類(lèi)管理，員工在企業(yè)中崗位及身份界定不清，這種管理方式，有悖于企業(yè)依法實(shí)行的全員勞動(dòng)合同制度，給企業(yè)的員工檔案管理工作帶來(lái)不便。

2.企業(yè)員工檔案管理工作制度不完善

個(gè)別企業(yè)以追求利潤(rùn)為目的，存在檔案意識(shí)淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和產(chǎn)品銷(xiāo)售上，認(rèn)為檔案工作不重要，甚至片面地認(rèn)為企業(yè)與員工是雇傭關(guān)系，沒(méi)必要把太多的精力用在員工檔案管理上，導(dǎo)致對(duì)檔案基礎(chǔ)工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動(dòng)應(yīng)付局面，難以高質(zhì)量地完成。

3.企業(yè)員工檔案管理不規(guī)范，利用率低

一是企業(yè)員工檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同，個(gè)人材料分散。企業(yè)員工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡(jiǎn)單的企業(yè)人事檔案內(nèi)容不僅不能為選人、用人提供參考，進(jìn)而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價(jià)值。

二是檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已調(diào)離本單位，但其員工檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送，不作機(jī)要轉(zhuǎn)遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，不填寫(xiě)轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時(shí)間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。

四是建檔、存檔時(shí)間滯后影響檔案管理的質(zhì)量。由于管理模式的變更，致使員工檔案的建檔、補(bǔ)檔、存檔發(fā)生變化，特別是存檔資料量的減少和時(shí)間的滯后，將會(huì)給員工檔案內(nèi)容鑒定和工作開(kāi)展帶來(lái)影響。

4.檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質(zhì)較低，文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要。有些人員責(zé)任心不強(qiáng)，造成企業(yè)員工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企業(yè)沒(méi)有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫(xiě)好每一份檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出，給勞動(dòng)保障部門(mén)辦理員工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間，個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等。

5.檔案保管條件太差，影響了檔案的安全

檔案管理的軟硬件建設(shè)配備較差，檔案室達(dá)不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過(guò)且過(guò)，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，檔案業(yè)務(wù)不熟悉，年復(fù)一年，檔案管理形成了惡性循環(huán)，出現(xiàn)了檔案越管越差，越管越少的現(xiàn)象。

三、加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理的對(duì)策

1.創(chuàng)新員工檔案內(nèi)容，嚴(yán)把進(jìn)檔材料質(zhì)量

創(chuàng)新員工檔案內(nèi)容，就是要轉(zhuǎn)換檔案材料內(nèi)容的重點(diǎn)，要收集、篩選、鑒定、整理員工的“德、能、勤、績(jī)、廉”等方面的材料，從而達(dá)到“觀其卷、知其人、用其才”的目的。實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化，重要的一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，并保證進(jìn)檔材料的質(zhì)量。員工檔案管理人員要堅(jiān)持原則，認(rèn)真審核，嚴(yán)格把關(guān)，真正要做到“六不歸檔”：即不經(jīng)審查的材料不歸檔、手續(xù)不全的材料不歸檔、內(nèi)容不實(shí)的材料不歸檔、填寫(xiě)不符合規(guī)定的材料不歸檔、國(guó)家不承認(rèn)的不歸檔，與政策不符的不歸檔。

2.創(chuàng)新管理方式，實(shí)現(xiàn)員工檔案管理數(shù)字化、現(xiàn)代化、信息化

紙質(zhì)檔案最具原始憑證性，但在人員流動(dòng)性大的情況下，紙質(zhì)型員工檔案在傳遞過(guò)程中易導(dǎo)致個(gè)人信息失真或磨損毀壞。這就要求紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，通過(guò)電子信息手段，建立個(gè)人征信體系和社會(huì)信用制度。

3.創(chuàng)新員工檔案管理制度，實(shí)行員工檔案管理社會(huì)化

篇（2）

員工檔案管理是企業(yè)員工關(guān)系管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。為加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理，1992年6月，原勞動(dòng)部、國(guó)家檔案局曾共同頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知，要求建立較為完善的企業(yè)員工檔案管理制度。但是，《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)定》）頒行于我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制確立初期，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成熟化，勞動(dòng)用工制度發(fā)生了較大變化，特別是勞務(wù)派遣制度對(duì)傳統(tǒng)勞動(dòng)用工制度的沖擊，對(duì)企業(yè)員工檔案管理產(chǎn)生了重要影響。

一、勞務(wù)派遣制度下企業(yè)員工

檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

勞務(wù)派遣是指勞務(wù)派遣單位（簡(jiǎn)稱(chēng)派遣單位）與員工訂立勞動(dòng)合同，再由派遣單位與接收勞務(wù)派遣形式用工的單位（簡(jiǎn)稱(chēng)要派單位）訂立勞務(wù)派遣協(xié)議，將被派遣員工（簡(jiǎn)稱(chēng)派遣員工）派往要派單位工作并接受其領(lǐng)導(dǎo)，派遣單位則從要派單位獲取派遣費(fèi)，并向派遣員工支付勞動(dòng)報(bào)酬的一種用工制度。勞務(wù)派遣這種用工制度的特殊之處在于“工作與關(guān)系相分離”，雖然派遣單位與員工簽訂勞動(dòng)合同，但是員工不為派遣單位工作，而為要派單位工作。這種特殊性對(duì)企業(yè)員工檔案管理的挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)在如下方面：

（一）派遣員工的檔案應(yīng)該歸誰(shuí)管理

在傳統(tǒng)勞動(dòng)用工制度下，檔案管理作為員工關(guān)系管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，由用人單位負(fù)責(zé)管理。根據(jù)《規(guī)定》第五條規(guī)定，“職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)管理”，“實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)專(zhuān)人管理職工檔案”。但在勞務(wù)派遣制度下，《規(guī)定》中的“所在企業(yè)”是否僅指作為用人單位的派遣單位，還是應(yīng)該包括作為用工單位的要派單位？若理解為僅指派遣單位，那就意味著要派單位不具有派遣員工的檔案管理權(quán)。若理解為兼指派遣單位和要派單位，那就意味著要派單位同時(shí)享有派遣員工的檔案管理權(quán)。

（二）派遣員工在工作過(guò)程中形成的檔案如何處理

根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第六十二條規(guī)定，用工單位應(yīng)履行的義務(wù)有：執(zhí)行國(guó)家勞動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)，提供相應(yīng)的勞動(dòng)條件和勞動(dòng)保護(hù)：告知被派遣勞動(dòng)者的工作要求和勞動(dòng)報(bào)酬；支付加班費(fèi)、績(jī)效獎(jiǎng)金，提供與工作崗位相關(guān)的福利待遇；對(duì)在崗被派遣勞動(dòng)者進(jìn)行工作崗位所必需的培訓(xùn)；連續(xù)用工的，實(shí)行正常的工資調(diào)整機(jī)制。由此可見(jiàn)，派遣員工在派遣單位工作期間可能形成的檔案包括：要派單位向派遣員工支付績(jī)效獎(jiǎng)金所形成的獎(jiǎng)勵(lì)材料；要派單位向派遣員工提供“與工作崗位相關(guān)的福利待遇”的材料；要派單位對(duì)派遣員工進(jìn)行“工作崗位所必需培訓(xùn)”的培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)材料；要派單位對(duì)派遣員工“實(shí)行正常的工資調(diào)整機(jī)制”所形成的工資材料等。從法理上說(shuō)，既然派遣單位被視為用人單位，作為事實(shí)上的用人單位是享有檔案管理權(quán)的，那么也就意味著要由派遣單位負(fù)責(zé)收集和保管企業(yè)員工檔案。但是從實(shí)踐上來(lái)看，由于派遣制度的特殊性，給予要派單位暫時(shí)性的檔案管理權(quán)則更具可行性。

（三）派遣員工檔案如何轉(zhuǎn)遞

《規(guī)定》第六章對(duì)“檔案的轉(zhuǎn)遞”進(jìn)行了規(guī)定，它要求“企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在1個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶(hù)口所在地的街道勞動(dòng)（組織人事）部門(mén)”，轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守如下規(guī)定：一是“通過(guò)機(jī)要交通或派專(zhuān)人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶”；二是轉(zhuǎn)出的檔案必須“按統(tǒng)一規(guī)定的企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”；三是對(duì)轉(zhuǎn)出的材料“不得扣留或分批轉(zhuǎn)出”；四是“接收單位收到檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章并將回執(zhí)立即退回，逾期1個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問(wèn)，以防丟失”。這些規(guī)定都是針對(duì)企業(yè)員工在兩個(gè)獨(dú)立的用人單位之間轉(zhuǎn)遞檔案所做出的規(guī)定。在勞務(wù)派遣制度下，如果派遣員工的檔案需要在派遣單位與要派單位之間轉(zhuǎn)遞，應(yīng)該遵守或參照上述規(guī)定，還是需要另行規(guī)定，并沒(méi)有給予明確的解釋。

二、勞動(dòng)派遣制度下企業(yè)

管理層面的應(yīng)對(duì)策略

（一）雙方可以通過(guò)勞務(wù)派遣協(xié)議約定對(duì)派遣員工的檔案管理

根據(jù)《勞務(wù)派遣暫行規(guī)定》第七條規(guī)定，勞務(wù)派遣協(xié)議應(yīng)當(dāng)載明的內(nèi)容包括：派遣的工作崗位名稱(chēng)和崗位性質(zhì)；工作地點(diǎn)；派遣人員數(shù)量和派遣期限；按照同工同酬原則確定勞動(dòng)報(bào)酬數(shù)額和支付方式；社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的數(shù)額和支付方式；工作時(shí)間和休息休假事項(xiàng)；被派遣勞動(dòng)者工傷、生育或者患病期間的相關(guān)待遇；勞動(dòng)安全衛(wèi)生以及培訓(xùn)事項(xiàng)；經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)荣M(fèi)用；勞務(wù)派遣協(xié)議期限；勞務(wù)派遣服務(wù)費(fèi)的支付方式和標(biāo)準(zhǔn)；違反勞務(wù)派遣協(xié)議的責(zé)任；法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定應(yīng)當(dāng)納入勞務(wù)派遣協(xié)議的其他事項(xiàng)。在這些規(guī)定中，派遣員工檔案管理問(wèn)題并未被列入勞務(wù)派遣協(xié)議的法定必備事項(xiàng)，但是這并不影響用人單位與用工單位在勞務(wù)派遣協(xié)議中約定包括檔案管理在內(nèi)的其他事項(xiàng)。

（二）派遣單位可授權(quán)要派單位暫時(shí)管理派遣員工檔案

為避免發(fā)生糾紛，勞務(wù)派遣協(xié)議對(duì)授權(quán)范圍和事項(xiàng)必須做出明確而具體的約定。“明確”，是指雙方應(yīng)有較為明晰的約定：派遣單位依法享有對(duì)派遣員工的檔案管理權(quán)：在派遣期間，要派單位對(duì)派遣員工在派遣崗位工作期間所形成部分檔案材料享有暫時(shí)代管權(quán)，此代管權(quán)僅限于檔案收集與保管；要派單位對(duì)其代管派遣員工的檔案無(wú)權(quán)銷(xiāo)毀，未經(jīng)用人單位書(shū)面同意也無(wú)權(quán)擅自提供給任何組織或個(gè)人利用，否則應(yīng)承擔(dān)對(duì)派遣員工造成損害的賠償責(zé)任。“具體”，則指雙方對(duì)派遣員工在派遣工作期間所形成的“部分檔案”進(jìn)行逐項(xiàng)列舉。

（三）雙方可通過(guò)勞務(wù)派遣協(xié)議約定派遣員工檔案轉(zhuǎn)移

《勞動(dòng)合同法》第五十條規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動(dòng)合同時(shí)出具解除或者終止勞動(dòng)合同的證明，并在15日內(nèi)為勞動(dòng)者辦理檔案和社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)”。這僅是針對(duì)用人單位解除或者終止勞動(dòng)合同后為勞動(dòng)者辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)所做出的規(guī)定，不能直接解決派遣單位與要派單位之間派遣員工的檔案轉(zhuǎn)移問(wèn)題。但是，派遣單位與要派單位可以參照該規(guī)定，約定派入單位應(yīng)當(dāng)自結(jié)束用工之日起15日內(nèi)將其暫時(shí)代管的派遣員工檔案轉(zhuǎn)移給派遣單位。在派遣期間雙方也可以約定，由派入單位于每月末、每季度末或每半年、每一年將其代管的派遣員工檔案轉(zhuǎn)移給派遣單位。

三、勞務(wù)派遣制度下立法規(guī)制層面的政策建議

（一）盡快修改完善《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》

篇（3）

1 企業(yè)檔案存在的問(wèn)題

隨著目前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生了深刻的變化，一些國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)、重組、兼并或轉(zhuǎn)制，民營(yíng)企業(yè)、合資企業(yè)、外商、個(gè)體工商戶(hù)等新的經(jīng)濟(jì)組織逐漸成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分，和職工就業(yè)的主題。然而在國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)制、破產(chǎn)和兼并重組等過(guò)程中，企業(yè)身份轉(zhuǎn)變和檔案管理問(wèn)題日益突出，主要表現(xiàn)在：一是企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范，經(jīng)過(guò)破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制的國(guó)有企業(yè)職工檔案疏于管理，有的職工檔案去向不明或存在隨意涂改等現(xiàn)象。更有甚是，一些新的經(jīng)濟(jì)組織不重視企業(yè)職工檔案的建立和保管，不能及時(shí)更新、補(bǔ)充新產(chǎn)生的職工的個(gè)人材料，導(dǎo)致職工的檔案不準(zhǔn)確、不完善。二是企業(yè)職工檔案被分散保管。部分國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)后職工被分流，但是職工檔案沒(méi)有被帶走，一些民營(yíng)企業(yè)或外資企業(yè)只保存本單位職工錄用以后形成的檔案，職工錄用之前的檔案有的在原企業(yè)保管，有的隨破產(chǎn)企業(yè)檔案一起交由綜合企業(yè)管理部門(mén)或破產(chǎn)企業(yè)的主管部門(mén)保管。總之，職工的檔案被分割，形成了不完整的職工個(gè)人檔案，導(dǎo)致職工個(gè)人履歷斷檔，不能完整反映職工個(gè)人工作經(jīng)歷。三是部分企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范、保管存在安全隱患。有些企業(yè)職工檔案被裝在破舊木柜中或麻袋中堆放在倉(cāng)庫(kù)角落，既沒(méi)有防火、防潮措施更沒(méi)有防盜設(shè)備，檔案丟失、損壞現(xiàn)象嚴(yán)重。四是借閱和傳遞手續(xù)不規(guī)范。部分單位和企業(yè)在職工檔案的借閱和傳遞方面存在不規(guī)范的現(xiàn)象，有的職工可以隨意帶走檔案，借閱無(wú)借條，調(diào)轉(zhuǎn)無(wú)手續(xù)和回執(zhí)，有些企業(yè)因不同意職工調(diào)轉(zhuǎn)或其他理由隨意扣押或涂改職工檔案，致使職工檔案形成“棄檔”或“死檔”。企業(yè)檔案管理的缺失或錯(cuò)誤，直接導(dǎo)致職工在辦理退休、養(yǎng)老、住房公積金等事宜時(shí)無(wú)法提供完整的法律依據(jù)，致使職工或企業(yè)利益受損，或有甚是導(dǎo)致企業(yè)和職工對(duì)簿公堂。

2 檔案是企業(yè)法律舉證的重要依據(jù)

企業(yè)在經(jīng)濟(jì)運(yùn)作之中總要發(fā)生各種糾紛，且以經(jīng)濟(jì)債務(wù)糾紛與侵權(quán)糾紛居多，做好企業(yè)檔案管理它將為企業(yè)各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開(kāi)展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的必備作用。企業(yè)要想順利發(fā)展減少經(jīng)濟(jì)運(yùn)作中的麻煩與損失，要想勝券在握，就必須在平時(shí)的企業(yè)管理中謹(jǐn)慎、細(xì)致的保存好，既有時(shí)效性又有真實(shí)性，較為翔實(shí)完整的企業(yè)檔案，才能在各種經(jīng)濟(jì)糾紛中立于不敗之地。而我國(guó)現(xiàn)行的司法理念可以概述為“告訴制”，即民不告官不究，且是“誰(shuí)主張，誰(shuí)舉證”。然對(duì)經(jīng)濟(jì)糾紛而言，從民法審判角度，原被告都可以舉證、質(zhì)證，對(duì)證據(jù)的確認(rèn)，采信，直接關(guān)系到審判的結(jié)果。所以原被告方在審理過(guò)程中，誰(shuí)能完成舉證責(zé)任是致關(guān)一環(huán)。對(duì)原告來(lái)說(shuō)是維權(quán)的重要手段，對(duì)被告來(lái)說(shuō)是有力的抗?fàn)帲瑢?duì)法官來(lái)說(shuō)是尋求公正判決的合理支點(diǎn)，一經(jīng)采信證據(jù)，就會(huì)依據(jù)法判決。所以，企業(yè)在應(yīng)對(duì)各種有關(guān)經(jīng)濟(jì)和其他糾紛司法案件中，如能尋找出有力的證據(jù)材料，特別是有關(guān)文件、物證、人證、影像資料、錄音帶等等，既可以還原事實(shí)真面目，又能給法院斷案依法做出公正、公平、合理的判決，維護(hù)權(quán)益、討回公道。因此，從某方面來(lái)說(shuō)做好企業(yè)特別是國(guó)有企業(yè)的檔案管理，對(duì)維護(hù)企業(yè)和員工的利益來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的，同時(shí)還是法律舉證的重要依據(jù)之一。

3 用法制意識(shí)搞好企業(yè)檔案管理

3.1 企業(yè)檔案管理融入法制意識(shí)的重要性和方法

既然企業(yè)檔案是企業(yè)處理各種糾紛的重要法律依據(jù)，因此企業(yè)檔案管理人員就要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)要求妥善做好企業(yè)檔案管理，在形成檔案之初就要樹(shù)立法制意識(shí)，本著實(shí)事求是的態(tài)度和證據(jù)的角度進(jìn)行收集、整理、管理企業(yè)檔案。但企業(yè)管理千頭萬(wàn)緒怎么從法律證據(jù)的角度管理企業(yè)檔案呢？這就要求企業(yè)檔案管理人員要弄清楚證據(jù)存在的基本要素。企業(yè)管理雖然表面非常發(fā)雜，但萬(wàn)變不離其宗，不論業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研究、行政管理、人力資源、財(cái)務(wù)資金，企業(yè)文化、企地關(guān)系等等，都離不開(kāi)企業(yè)檔案、文印收發(fā)、簽章蓋印、信函交寄等等這些事務(wù)性的工作。所以取證、索證無(wú)時(shí)不有，就看從領(lǐng)導(dǎo)到普通職工有沒(méi)有法制意識(shí)與覺(jué)悟。所以企業(yè)機(jī)關(guān)文秘人員特別是檔案管理人員要對(duì)身邊的小事、碎事留個(gè)心眼，事事都要考慮周詳，做事特別是重要事項(xiàng)要留下痕跡，要有原始憑證、文件記錄保存的習(xí)慣；要有程序制度逐級(jí)辦理的手續(xù)履行；要有回執(zhí)、查詢(xún)的記錄原始材料，特別是保留好原始件的孤本作為；要有當(dāng)事人的墨跡、影像、聲音、照片、字據(jù)等等這些都是證據(jù)的基本要素，一句話(huà)：證據(jù)要的是原汁原味，這是最關(guān)鍵要素。

3.2 做好企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作

企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》的各項(xiàng)規(guī)定，健全檔案管理制度，認(rèn)真負(fù)責(zé)地為職工記錄、整理、保管好檔案材料，定期督促、檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，保證職工檔案資料的齊全、完整和真實(shí)。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，定期參加地方檔案行政部門(mén)組織知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案人員職業(yè)道德和愛(ài)崗敬業(yè)教育，使檔案人員在執(zhí)行政策、規(guī)范操作上適應(yīng)企業(yè)需求，從而全面提高檔案管理水平。

3.3 加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，確保企業(yè)職員的合法權(quán)益得到保障

為了企業(yè)職工檔案規(guī)范化的管理，筆者建議地方檔案行政部門(mén)、勞動(dòng)人事保障部門(mén)應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，是否聯(lián)合制定一個(gè)企業(yè)職工檔案管理的規(guī)定或?qū)嵤┮庖?jiàn)，不論企業(yè)規(guī)模的大小，都必須建立統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的職工檔案管理體系，有條件的企業(yè)可以進(jìn)行檔案信息化的管理。每年要定期對(duì)轄屬企業(yè)進(jìn)行一次嚴(yán)格的職工檔案執(zhí)法抽查，對(duì)職工檔案達(dá)不到要求的，要根據(jù)《檔案法》的要求進(jìn)行相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。必須做到不手軟，不走過(guò)場(chǎng)，以法辦事。

4 案例分析說(shuō)明

勞動(dòng)爭(zhēng)議案。安陽(yáng)市某煤炭企業(yè)始建于1969年，李某自建礦初被招進(jìn)該企業(yè)工作，并任該企業(yè)工會(huì)副主席職務(wù)。該企業(yè)規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)干部到達(dá)53歲期退居二線，正職降為副職、副職降為管理人員。由于該單位職工檔案管理不嚴(yán)，為了拖延退居二線日期，李某托關(guān)系借出自己的檔案并私自涂改了招工日期和自己的真實(shí)年齡。按照身份證真實(shí)年齡2011年李某該退居二線，但是李某說(shuō)自己檔案年齡不到退居二線年齡拒絕退居二線。結(jié)果，該煤炭企業(yè)按照李某身份證年齡給予了退居二線降低了李某工資待遇處理，為此李某依據(jù)檔案年齡不到退居二線年齡為由將該煤炭企業(yè)告上了法庭。法院經(jīng)過(guò)調(diào)查取證一審認(rèn)為：該員工省份證年齡到達(dá)該煤炭企業(yè)規(guī)定的退居二線的年齡但招工表和檔案年齡不到退居二線年齡，判令公司收回讓李某退居二線降低工資待遇的決定。該公司不服一審判決，上訴二審。上訴審理時(shí)，該公司從檔案中找到李某涂改招工表和檔案的認(rèn)證和物證，請(qǐng)求法庭支持。二審認(rèn)定舉證事實(shí)有效撤銷(xiāo)一審判決，重新判令退居二線降低工資待遇決定有效，贏得了官司的勝訴。

5 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案管理關(guān)系到企業(yè)和員工的根本利益，所以用科學(xué)積極的態(tài)度去搞好企業(yè)檔案管理，并將法制意識(shí)融入到企業(yè)檔案管理中，是全面貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、實(shí)現(xiàn)以人為本、維護(hù)企業(yè)利益的重要保障和根本舉措。

參考文獻(xiàn)

篇（4）

引言

在中國(guó)豐富的檔案財(cái)富中,企業(yè)人事檔案是國(guó)家檔案財(cái)富的重要組成部分,企業(yè)人事檔案對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的影響。探求企業(yè)流動(dòng)人員的人事檔案管理,必然有利于相關(guān)部門(mén)在管理中對(duì)有效信息的獲取,推動(dòng)企業(yè)人事檔案工作的改革,對(duì)促進(jìn)中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理

在信息化程度日益加深的現(xiàn)代社會(huì),檔案作為一種特殊的重要信息,對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化管理是必然的發(fā)展方向,流動(dòng)人員人事檔案管理也是如此。現(xiàn)代化技術(shù)的核心是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊等現(xiàn)代信息技術(shù),利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索等,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理,是當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題,流動(dòng)人員人事檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)從以下三個(gè)方面著手:

一是檔案庫(kù)管理現(xiàn)代化。檔案庫(kù)的管理,需要以科學(xué)的手段來(lái)扭轉(zhuǎn)“看堆守?cái)偂钡木置?以適應(yīng)檔案管理信息化的對(duì)內(nèi)要求,可以建立人事檔案信息的專(zhuān)用數(shù)據(jù)庫(kù)。二是檔案資料電子化。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù),將檔案資料整理輸入微機(jī),通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理,將文章圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,使檔案數(shù)字化、信息化,在檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。三是檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、黨政網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),建立人事檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)。在人事檔案專(zhuān)用數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)后,還要有一定的專(zhuān)門(mén)網(wǎng)絡(luò)和專(zhuān)門(mén)網(wǎng)站才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的交換、流通,也才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的異地查詢(xún)和人才流動(dòng)管理。

二、規(guī)范人事檔案管理各環(huán)節(jié)

1.完善檔案材料的收集。檔案材料是流動(dòng)人員人事檔案工作的物質(zhì)對(duì)象,是提供利用的前提。檔案材料必須真實(shí)可靠、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。為有利于工作的順利開(kāi)展,應(yīng)采取一系列切實(shí)可行的措施。

一方面,要從人事檔案收集環(huán)節(jié)本身進(jìn)行規(guī)范化管理。一是建立健全流動(dòng)人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò),根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)采取定時(shí)收集、定向收集、跟蹤收集、補(bǔ)充收集等方法。二是與流動(dòng)人員或用人單位簽訂檔案管理合同,以契約的形式明確雙方的責(zé)、權(quán)、利,并嚴(yán)格執(zhí)行確保形成的材料及時(shí)歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全,任何單位或個(gè)人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。接收人員在驗(yàn)收時(shí),如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失,要設(shè)法查找或索取必要的組織證明確保檔案材料齊全、完整。另一方面,改變傳統(tǒng)消極的收集保存方式。傳統(tǒng)的檔案收集實(shí)際上就是對(duì)人事檔案的“接收”,是整理之后單純意義上的檔案保存,這樣也就在很大程度上失去了流動(dòng)人員檔案管理的意義。因此,要開(kāi)展檔案收集保管的新模式以改變現(xiàn)有的僵局。如有些人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)創(chuàng)建的“人事立戶(hù)”的存檔模式,即流動(dòng)人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進(jìn)行的,這種方式可以使用人單位與人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)建立動(dòng)態(tài)聯(lián)系,與傳統(tǒng)意義上企業(yè)流動(dòng)人員委托存檔的區(qū)別在于克服了“人檔分離”的現(xiàn)象,用人單位“直接用人,間接管人”,而管人主要是通過(guò)與人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)合作管理檔案來(lái)完成的,流動(dòng)人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國(guó)、獎(jiǎng)懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成,在制成正式材料一個(gè)月內(nèi)送交人才市場(chǎng),并由其根據(jù)國(guó)家有關(guān)流動(dòng)人員人事檔案管理的規(guī)定進(jìn)行審核歸檔。

2.嚴(yán)格檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入,人員的流動(dòng)將會(huì)越來(lái)越頻繁,這就對(duì)其檔案的轉(zhuǎn)遞有著越來(lái)越高的要求,確保其人事檔案安全、順暢的轉(zhuǎn)遞是企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案工作的重點(diǎn)。人事檔案的轉(zhuǎn)遞雖然有相關(guān)的規(guī)定與政策,其關(guān)鍵問(wèn)題就在于如何使檔案轉(zhuǎn)遞更為規(guī)范,使檔案更能發(fā)揮利用價(jià)值。

國(guó)家人事部《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中要求:“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)憑符合國(guó)家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動(dòng)的有效文書(shū),向流動(dòng)人員原單位開(kāi)具調(diào)檔函,原單位接到調(diào)檔函15天內(nèi),將流動(dòng)人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)。轉(zhuǎn)遞的流動(dòng)人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)經(jīng)審核無(wú)誤后,及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位。”“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)接管流動(dòng)人員人事檔案,須由流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)與流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書(shū),合同書(shū)須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容。”并且,檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或派專(zhuān)人送取,不得郵寄或交流動(dòng)人員本人自帶。應(yīng)當(dāng)交接的檔案一定要盡快移交,人員流動(dòng)后留下的檔案,流出單位應(yīng)盡快將其檔案轉(zhuǎn)遞到人才市場(chǎng)或新用人單位,收到的檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后,立即做好入庫(kù)登記。在檔案管理過(guò)程中,堅(jiān)持管人與管檔并存的原則,即人在檔案在,人走檔案走,檔案與人不能脫節(jié)。

3.優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成。優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成,不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個(gè)人年齡、經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系等基本信息內(nèi)容,更要突出創(chuàng)建反映個(gè)人專(zhuān)長(zhǎng)、知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個(gè)性化的內(nèi)容。

一要?jiǎng)?chuàng)建能力檔案。重點(diǎn)記載個(gè)人文化程度、專(zhuān)業(yè)水平、繼續(xù)教育情況,以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等反映個(gè)人才能的資料。二要?jiǎng)?chuàng)建業(yè)績(jī)檔案。要及時(shí)將企業(yè)流動(dòng)人員的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)及完成任務(wù)等情況存入檔案,為憑實(shí)績(jī)選人、用人提供必要的依據(jù)。三要?jiǎng)?chuàng)建誠(chéng)信檔案。要規(guī)范企業(yè)流動(dòng)人員自身誠(chéng)信狀況的管理,重點(diǎn)記載政治自律、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員學(xué)術(shù)和技術(shù)水平以及個(gè)人公共道德與行為方面的信用資料,并加強(qiáng)推廣應(yīng)用。唯有如此,才能使企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案的利用價(jià)值得以提升,有關(guān)部門(mén)可通過(guò)檔案記載確定對(duì)企業(yè)流動(dòng)人員的選拔和培養(yǎng),人們才會(huì)更加重視人事檔案的重要性,在一定程度上也可減少“無(wú)頭檔案”的產(chǎn)生。

三、拓展人事檔案管理方式

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,人事是適應(yīng)中國(guó)企業(yè)流動(dòng)人員管理的新方式,是一種促進(jìn)人才產(chǎn)業(yè)化,最終使人事管理變成一種公眾服務(wù)的制度。簡(jiǎn)單地說(shuō),就是把“單位人”變成“社會(huì)人”,實(shí)現(xiàn)人事關(guān)系管理與人員使用分離,即單位管用人,而一些具體的人事管理工作,如檔案管理、計(jì)算工齡、評(píng)定職稱(chēng)、社會(huì)保險(xiǎn)等,由人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)代管。隨著新形勢(shì)的出現(xiàn)與發(fā)展,人事制度也開(kāi)拓了新的服務(wù)形式,實(shí)行“人事派遣(人才租賃)”制度,這在一些地區(qū)已經(jīng)實(shí)行。它由人才市場(chǎng)擔(dān)當(dāng)員工的法定雇主,負(fù)責(zé)派遣員工的人事管理,實(shí)際用工企業(yè)同人才市場(chǎng)簽訂人事派遣或租賃合同,實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)關(guān)系轉(zhuǎn)移,提高人力資源配置效率和使用效益。

實(shí)行人事派遣后,對(duì)于用人單位而言:一是用人單位便捷用人,打破人事關(guān)系與勞動(dòng)關(guān)系一體管理的局面,租賃單位用人,專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)管人。二是人才資源共享。通過(guò)對(duì)高級(jí)專(zhuān)業(yè)人才兼職租賃業(yè)務(wù)的開(kāi)展,可以有效地促進(jìn)地區(qū)人力資源的社會(huì)共享。三是準(zhǔn)確選人,規(guī)避用人風(fēng)險(xiǎn)。中介機(jī)構(gòu)根據(jù)用人單位的要求,利用專(zhuān)業(yè)化手段為用人單位圈定合適人選后再由用人單位進(jìn)行面試確定,使招聘更加準(zhǔn)確有效。四是可突破編制限額,滿(mǎn)足用人需求。一些屬于定員定編的單位可以通過(guò)派遣增加員工,這樣用人單位可以在不擴(kuò)大編制的情況下解決用人需求。

對(duì)于被派遣人員而言:首先,可以使人事檔案等人事、勞動(dòng)關(guān)系的管理得到保障,完善工作檔案如工作情況、業(yè)績(jī)情況、培訓(xùn)、健康及考核等方面內(nèi)容,能更好地維護(hù)勞動(dòng)者的合法權(quán)益。其次,派遣人員合同到期后,若不再續(xù)簽,由于其人事關(guān)系仍然由人事派遣服務(wù)機(jī)構(gòu)。其工齡連續(xù)計(jì)算,并可繼續(xù)為人員代交社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi),辦理各種以人事檔案為依據(jù)的各種證明等人事服務(wù)。

小結(jié)

人事檔案是與人類(lèi)個(gè)體密切相關(guān)真實(shí)的人生記錄,對(duì)人事檔案的管理可以說(shuō)是伴隨著人類(lèi)社會(huì)的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入,人員的流動(dòng)將會(huì)越來(lái)越頻繁,這對(duì)作為企業(yè)檔案管理工作中必不可少環(huán)節(jié)的企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)性綜合問(wèn)題,但是只要我們勇于探索、不斷開(kāi)拓,就一定會(huì)找到適合本企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理的新舉措。

參考文獻(xiàn):

[1]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].北京:中國(guó)檔案出版社,2002.

[2]蔡秀萍.流動(dòng)人員人事檔案管理面對(duì)面[J].中國(guó)人才,2006.

篇（5）

王光麗

國(guó)網(wǎng)四川省電力公司眉山供電公司四川眉山

摘要：在二十一世紀(jì)的當(dāng)下，現(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理發(fā)生了前所未有的新變化，如何構(gòu)建新的人力資源管理體系是當(dāng)下企業(yè)管理者需要思考的問(wèn)題。本文對(duì)我國(guó)企業(yè)目前的人事檔案管理進(jìn)行了全面的分析，總結(jié)出我國(guó)人事檔案管理不符合新的人力資源管理的具體方面，結(jié)合實(shí)際提出了人事檔案管理的創(chuàng)新思路和方向。

關(guān)鍵字：人力資源管理人事檔案管理企業(yè)發(fā)展創(chuàng)新

一、人力資源管理

人力資源管理（human resource management），指用科學(xué)的規(guī)章、制度、程序和方法對(duì)人才資源進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)和有效的配置。它包括人力資源的預(yù)測(cè)與規(guī)劃，工作分析與設(shè)計(jì)，人員的挑選和錄用，還包括如何調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和思想覺(jué)悟等等，貫穿于整個(gè)人力資源的全過(guò)程。

二、人事檔案管理

1.定義

人事檔案管理是國(guó)家機(jī)構(gòu)、企業(yè)單位為了記錄和反映員工的個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)，以及個(gè)人質(zhì)素而形成的認(rèn)識(shí)管理活動(dòng)，通過(guò)建立文字和表格的個(gè)人資料，為企業(yè)對(duì)員工的考核和聘用提出事實(shí)的依據(jù)。

2.我國(guó)人事檔案管理存在的缺點(diǎn)與不足

我國(guó)傳統(tǒng)的人事檔案管理是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下形成的，這種管理制度和企業(yè)的發(fā)展規(guī)律完全不配合，只是單純的強(qiáng)調(diào)了人事管理本身的管理功能。隨著我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制的建立和一步步完善，以往舊的制度已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)了一些人事檔案管理的混亂情況。這些問(wèn)題的出現(xiàn)，在一定程度上影響了人事檔案對(duì)人力資源管理工作的服務(wù)性，成為額待解決的問(wèn)題。總結(jié)下來(lái)，我國(guó)企業(yè)人事檔案管理工作目前存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在一下幾個(gè)方面：

1.企業(yè)有的人事檔案與真實(shí)有差異

由于人事檔案是作為企業(yè)選拔人才的參考的依據(jù)，所以要求材料具有真實(shí)性，如果材料是虛假的，就失去了它原本的利用價(jià)值。但是目前人事檔案有的存在虛假的情況，如：有些人的年齡和實(shí)際不符，工作經(jīng)歷填寫(xiě)和實(shí)際不符，學(xué)歷程度和實(shí)際不符。這些檔案，都將其主人更加優(yōu)化，形成虛假材料。

2.企業(yè)對(duì)人事檔案管理投入低

很多企業(yè)對(duì)于員工的人事檔案管理沒(méi)有足夠的重視，只是一味的收發(fā)檔案材料。對(duì)于檔案的管理，缺少統(tǒng)一管理的制度，沒(méi)有足夠的經(jīng)費(fèi)保證管理設(shè)備的更新?lián)Q代，導(dǎo)致出現(xiàn)員工檔案遺失、錯(cuò)亂等等情況。

3.個(gè)人材料分散、存在漏洞

在我國(guó)企業(yè)，普遍存在對(duì)于員工的個(gè)人材料收集不及時(shí)、整理歸檔不完全，導(dǎo)致個(gè)人的人事檔案不能真實(shí)的反映員工的實(shí)際情況。有些企業(yè)為了應(yīng)付檢查，臨時(shí)拼湊員工的個(gè)人檔案，把許多不真實(shí)、缺乏實(shí)際的內(nèi)容強(qiáng)加到個(gè)人檔案之中。

4.很多“棄檔”情況出現(xiàn)

很多就業(yè)者，對(duì)于自己的人事檔案認(rèn)識(shí)不足，不理不問(wèn)，直至出現(xiàn)丟失的情況也沒(méi)有感到有任何不妥。人們認(rèn)為，對(duì)于人事檔案，對(duì)于我們沒(méi)有特別重要的意義，覺(jué)得檔案如果不能帶來(lái)美好的生活，或是不能幫助其找到一份好工作的話(huà)，有它沒(méi)它都一樣。

5.信息化程度低

目前的人事檔案管理，基本還是維持老一套的管理方法，依然完全依托紙質(zhì)檔案的填寫(xiě)、保存、交接。沒(méi)有順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，向現(xiàn)代的電子信息技術(shù)發(fā)展，缺乏系統(tǒng)的管理和操作。

三、人事檔案管理和人力資源管理的關(guān)系

1.人力資源的開(kāi)發(fā)受人事檔案管理的積極作用

人事檔案是為企業(yè)選拔人才的一個(gè)參考條件，有利于人力資源管理部門(mén)對(duì)人才的發(fā)現(xiàn)和挖掘。對(duì)于個(gè)人的人事檔案，人力資源部門(mén)能從中看到其性格品格、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)政績(jī)等等要素。以此為據(jù)，可以有針對(duì)性的得出該員工應(yīng)該負(fù)責(zé)的部門(mén)和培養(yǎng)方向。通過(guò)各大企業(yè)在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，真實(shí)的人事檔案材料是企業(yè)正確選拔人才和使用人才的客觀依據(jù)。

2.人力資源的開(kāi)發(fā)受人事檔案管理的消極作用

由于一些個(gè)人的檔案存在一些虛假信息，就可能混淆人力資源管理部門(mén)的判斷，降低了對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)的實(shí)際參考價(jià)值。有些人事檔案的管理部門(mén)沒(méi)有及時(shí)收集員工的個(gè)人資料和工作情況，沒(méi)有保存員工一定數(shù)量的資料，使得人事檔案的質(zhì)量下降，不能在人力資源中發(fā)揮出原本應(yīng)該有的實(shí)際功效。

四、現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理的新要求

人類(lèi)已經(jīng)在二十一世紀(jì)，當(dāng)下信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)普及我們生活的各個(gè)領(lǐng)域，以往人事檔案管理的方法和理念顯然已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理的要求，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)的高效益、高效率，同時(shí)也為了能發(fā)揮人事檔案的積極作用，當(dāng)下的人力資源管理對(duì)人事檔案的管理提出了新的要求。

1.建立多層次、成體系的考核系統(tǒng)

我國(guó)傳統(tǒng)的人事考核和人事任命的方法和程序已經(jīng)落后，現(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理要求企業(yè)對(duì)員工的考核標(biāo)準(zhǔn)要轉(zhuǎn)向多層次的考核。全面了解員工的情況，不能單一只針對(duì)某一方面做出考核和評(píng)價(jià)。

2.具有獨(dú)特的企業(yè)文化

現(xiàn)代企業(yè)為了外塑形象，都要有統(tǒng)一的企業(yè)文化。企業(yè)文化直接影響員工的世界觀、價(jià)值觀和行為習(xí)慣，建設(shè)統(tǒng)一的企業(yè)文化又是轉(zhuǎn)變公司發(fā)展方式的重要內(nèi)容，將優(yōu)秀的企業(yè)品質(zhì)轉(zhuǎn)化為強(qiáng)大的社會(huì)影響力和感召力，這就要求企業(yè)的檔案管理也要具有企業(yè)獨(dú)有的文化，服務(wù)于企業(yè)的核心價(jià)值體系。

3.實(shí)現(xiàn)信息化

現(xiàn)在是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)管理已經(jīng)逐步向信息化的方向發(fā)展。對(duì)于認(rèn)識(shí)檔案管理，過(guò)于的完全紙質(zhì)管理顯然已經(jīng)落后，必須尋找其他的方法跟上現(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理步伐。

五、現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展淺析人力資源管理中人事檔案管理工作創(chuàng)新

1.樹(shù)立自主意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)理念

目前已是經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)于企業(yè)的人事檔案管理必須樹(shù)立新的服務(wù)理念，要變以往被動(dòng)的服務(wù)方式為主動(dòng)的服務(wù)方式，主動(dòng)為企業(yè)人力資源管理提供有效的服務(wù)信息。

2.加強(qiáng)合作意識(shí)，尋求部門(mén)合作

知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景的當(dāng)代企業(yè)，各部門(mén)是處在一個(gè)合作共贏的大環(huán)境之下，任何部門(mén)都不能孤立存在，各個(gè)部門(mén)之間是相互聯(lián)系、相互依存的。對(duì)于這種大背景下的人事管理，應(yīng)該講所有部門(mén)都納入人力資源之下，各部門(mén)通力合作，綜合所有情況形成員工完善的人事檔案。

3.建立健全人事管理系統(tǒng)，充實(shí)檔案內(nèi)容

對(duì)于人事檔案的管理，在企業(yè)之間應(yīng)該分層次成體系的管理。加強(qiáng)企業(yè)干部、員工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，為企業(yè)人力資源工作服務(wù)，遵照《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定，制定檔案材料收集、材料歸檔、檔案材料鑒別、檔案的保管與保密、保管和銷(xiāo)毀、檔案的借、查閱、檔案的轉(zhuǎn)遞、檔案的檢查核對(duì)等制度。對(duì)于以往舊的、不和當(dāng)下時(shí)代背景的體制應(yīng)該及時(shí)的廢除，形成更加制度化、體系化的人事檔案管理體系。

4.動(dòng)態(tài)管理

將人事檔案管理納入動(dòng)態(tài)的管理體系之中。對(duì)于以往已經(jīng)建立的人事檔案，要注意一定時(shí)間內(nèi)的清查、核對(duì)人員信息，不斷擴(kuò)寬留檔的范圍。注重人事檔案管理的時(shí)效性，及時(shí)收集最新變化的資料，不斷更新留檔的信息。便于企業(yè)人力資源管理部門(mén)的隨時(shí)了解和使用。

5.以信息化為依托的新型人事檔案管理

當(dāng)今的社會(huì)，主要是以知識(shí)、技術(shù)、信息為關(guān)鍵，在這種環(huán)境下，我們要?jiǎng)?chuàng)新就必須順應(yīng)當(dāng)下知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代的背景，順應(yīng)當(dāng)下信息化的進(jìn)程。時(shí)代的變遷和社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的改變，使得企業(yè)人事管理不得不適應(yīng)新的變化，不得不朝著網(wǎng)絡(luò)化、信息化的方向發(fā)展。因此，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展人力資源管理中人事檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)信息化。

六、結(jié)語(yǔ)

推進(jìn)企業(yè)人事管理的創(chuàng)新，是時(shí)代的發(fā)展要求，也是企業(yè)發(fā)展的要求。企業(yè)就必須改變過(guò)去那些老舊的、傳統(tǒng)的理念和方法，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合先進(jìn)的企業(yè)管理理念變革企業(yè)人事管理方法，這是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展人力資源管理中人事檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

篇（6）

先以文書(shū)材料來(lái)說(shuō)，當(dāng)一份對(duì)外發(fā)文或者是內(nèi)部行文開(kāi)始擬稿時(shí)，我們就要嚴(yán)格按照企業(yè)文書(shū)處理工作和檔案管理工作的規(guī)定與要求去做。例如文種使用和文號(hào)編制是否正確，書(shū)寫(xiě)用筆和文稿用紙是否符合要求等等，都應(yīng)當(dāng)一一按照規(guī)定辦，不能草率馬虎。按照公文處理和檔案管理規(guī)定，擬寫(xiě)公文必須用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水鋼筆，不宜用原珠筆，更不能用鉛筆、彩色筆等;用紙應(yīng)當(dāng)積極推行A4或A3幅面紙。在這里還要提出的是，當(dāng)我們?cè)诠ぷ髦羞\(yùn)用計(jì)算機(jī)打印文件或表格時(shí)，一定要注意根據(jù)公文處理規(guī)定中的要求，控制好圖文區(qū)的尺寸，以便于文件和表格今后歸檔時(shí)的裝訂。現(xiàn)在我們有的人在用計(jì)算機(jī)打印文件或表格時(shí)，漫無(wú)邊際，頂天立地，天頭、地腳、訂口預(yù)留的白邊很少，這給檔案裝訂帶來(lái)了極大不便，而且這樣打印出的文件和表格也不美觀、大方。

同樣，當(dāng)我們收到一份外來(lái)文件需要辦理時(shí)，也要按照企業(yè)文書(shū)處理工作和檔案管理工作的規(guī)定和要求去做。例如文件辦理后有沒(méi)有將辦理情況和辦理結(jié)果簡(jiǎn)要的填寫(xiě)在文件處理單上，在辦理文件中形成的需要上報(bào)的文字和報(bào)表有沒(méi)有隨文件留底以便與文件一起歸檔備查等等。在這個(gè)問(wèn)題上需要指出的是，不少文件經(jīng)辦人員在文件處理單上應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)的各個(gè)欄目里，往往簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單地只寫(xiě)了“已閱”、“已辦”、“已報(bào)送”等字眼，至于這個(gè)文件究竟如何辦理的，辦理后有沒(méi)有形成自己的文件?向上級(jí)報(bào)送的什么材料?這些都無(wú)從查考。而按照公文處理規(guī)定，應(yīng)該將辦理文件的情況用簡(jiǎn)明扼要的文字填寫(xiě)在公文處理單上，如果在辦文中形成了自己的文件或者有材料和報(bào)表上報(bào)給了上級(jí)機(jī)關(guān)，都應(yīng)當(dāng)把原件附在上級(jí)來(lái)文的后面一起歸檔。只有上下文件一起歸檔后，才能對(duì)今后工作的查考利用產(chǎn)生價(jià)值，否則只有上級(jí)來(lái)文而沒(méi)有本單位文件歸檔，企業(yè)檔案室豈不成了上級(jí)機(jī)關(guān)的文件保管室了。

再以科技文件材料來(lái)說(shuō)，一個(gè)新產(chǎn)品從開(kāi)發(fā)研制至試生產(chǎn)再到正式批產(chǎn)，這一全過(guò)程中所形成的許多文字、計(jì)算和圖樣材料，只要是對(duì)企業(yè)今后的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)研制和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有查考利用價(jià)值的，都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行有效的管理和控制，做好這些材料的積累和預(yù)立卷。由于開(kāi)發(fā)研制一個(gè)新產(chǎn)品往往需要較長(zhǎng)的周期，少則一二年，多則三四年甚至五六年，因此對(duì)科技文件材料的管理還必須分階段進(jìn)行，每當(dāng)一個(gè)階段(例如調(diào)研階段、設(shè)計(jì)階段、試制階段等)結(jié)束時(shí)，都應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好這一階段所形成的文字、計(jì)算和圖樣材料的收集與歸檔工作。否則的話(huà)，時(shí)間越長(zhǎng)，材料的散失和損壞越多，甚至?xí)斐蔁o(wú)法彌補(bǔ)的損失。

基建工程項(xiàng)目材料的管理和控制，也存在與科技文件材料同樣的情況，由于工程項(xiàng)目周期長(zhǎng)和子項(xiàng)目多，對(duì)這類(lèi)材料的管理也必須分階段進(jìn)行，決不能等到整個(gè)工程項(xiàng)目竣工時(shí)才想到要收集材料以備歸檔。如果是那樣的話(huà)，無(wú)疑是為時(shí)已晚，早期的工程項(xiàng)目材料必然散失多、損壞多，給立卷材料的完整性、系統(tǒng)性造成極大的損失。這就是我們所說(shuō)的檔案的全過(guò)程管理。

二、檔案的全方位管理，就是指企業(yè)的所有職能部門(mén)在履行其職能活動(dòng)中形成的有價(jià)值的文件和材料，都應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和歸檔。

在這個(gè)問(wèn)題上有兩種傾向:一種傾向是認(rèn)為自己的部門(mén)不是企業(yè)的重要部門(mén)，工作中沒(méi)有什么文件和材料形成，即使有一些，也是不重要的，沒(méi)有歸檔保存的價(jià)值，所以檔案管理工作與我們這個(gè)部門(mén)沒(méi)有多大聯(lián)系。在這種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)的支配下，這種部門(mén)往往不注意文件和材料的積累與收集，甚至在文件和材料的形成過(guò)程中也很隨便，不按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定去做。另一種傾向是把自己的部門(mén)看得太重要，認(rèn)為自己部門(mén)在工作中所產(chǎn)生的文件和材料具有一定的保密性，不宜歸檔。這種認(rèn)識(shí)也是不對(duì)的。作為企業(yè)的檔案室，它是企業(yè)中管理檔案的專(zhuān)職部門(mén)，它有為企業(yè)保守秘密的工作紀(jì)律，不會(huì)也不允許將企業(yè)秘密對(duì)外泄露，因此企業(yè)的其他部門(mén)完全可以放心地將所有應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件和材料交由企業(yè)檔案室管理。事實(shí)上，企業(yè)的全部檔案都收歸檔案室保管，才是防止企業(yè)秘密外泄的重要保證，也是使企業(yè)各類(lèi)信息和資源得以積累、傳承的根本保證。

為了實(shí)施企業(yè)檔案的全方位管理，一方面企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的歸檔制度，明確企業(yè)各類(lèi)檔案材料的歸檔時(shí)間、歸檔內(nèi)容和歸檔要求。這就要求企業(yè)檔案人員熟悉企業(yè)各個(gè)職能部門(mén)的職責(zé)內(nèi)容和職權(quán)范圍，并且根據(jù)企業(yè)職能部門(mén)的調(diào)整和變化，適時(shí)地作出修訂和補(bǔ)充，使歸檔制度能夠具有很強(qiáng)的操作性。另一方面，有了規(guī)章制度之后，工作的成敗與否還是事在人為。作為企業(yè)檔案人員，要學(xué)會(huì)轉(zhuǎn)變立場(chǎng)、轉(zhuǎn)變觀念，要把企業(yè)各個(gè)職能部門(mén)作為自己的服務(wù)對(duì)象，在歸檔材料形成、積累和預(yù)立卷等各個(gè)環(huán)節(jié)給予他們指導(dǎo)和幫助，而不僅僅是在年終或次年年初歸檔時(shí)才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出整改意見(jiàn)。

在實(shí)施企業(yè)檔案全方位管理中，多年來(lái)一直強(qiáng)調(diào)和堅(jiān)持的科技檔案工作的“四納入”、“五參加”是一項(xiàng)很有效的措施。“四納入”就是把科技文件材料(包括基建工程項(xiàng)目材料)的形成、積累、歸檔工作納入科技工作程序，納入生產(chǎn)、科研、基建工作計(jì)劃，納入有關(guān)部門(mén)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，納入企業(yè)經(jīng)責(zé)制考核范圍;“五參加”就是指科技檔案部門(mén)和科技檔案人員要參加新產(chǎn)品定型、科研成果鑒定、基建竣工驗(yàn)收、設(shè)備儀器開(kāi)箱以及有關(guān)生產(chǎn)、科研、基建等方面的會(huì)議。經(jīng)驗(yàn)證明，只有堅(jiān)持了“四納入”、“五參加”這一有效的措施，科技檔案的全方位管理才能真正得到落實(shí)和體現(xiàn)。

三、檔案的全員式管理就是指企業(yè)中的每個(gè)職工都或多或少的與企業(yè)檔案管理工作有著聯(lián)系，因此每個(gè)職工都應(yīng)當(dāng)關(guān)心和支持企業(yè)的檔案管理工作。

篇（7）

由于企業(yè)員工的流動(dòng)，企業(yè)檔案管理工作具有流動(dòng)性，同時(shí)企業(yè)應(yīng)該合理的安排員工工作，給予員工公平、公正的工作環(huán)境，讓員工在工作發(fā)展中受到平等的待遇，企業(yè)檔案管理工作具有客觀性。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)該客觀的記錄員工在聘用與離職期間的工作狀態(tài)，在員工離職后，將員工檔案封存，以便于崗位新員工查詢(xún)其工作內(nèi)容。企業(yè)檔案管理工作在招聘過(guò)程中，是根據(jù)員工自身的工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人經(jīng)歷以及專(zhuān)業(yè)技能進(jìn)行合理的聘用與崗位安排，因此企業(yè)檔案管理工作也具有個(gè)性化的特點(diǎn)。

一、現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題

企業(yè)檔案管理是依據(jù)員工的個(gè)人經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、身體狀況和工作狀態(tài)等進(jìn)行整理和總結(jié)的重要檔案。企業(yè)檔案應(yīng)該真實(shí)反映出員工的工作績(jī)效和個(gè)人能力。現(xiàn)階段，我國(guó)企業(yè)的檔案管理工作崗位沒(méi)有成為企業(yè)的重要崗位，企業(yè)和員工都忽略了自己的檔案管理，企業(yè)員工個(gè)人和工作團(tuán)隊(duì)整體沒(méi)有良好的掌握，員工也沒(méi)有對(duì)自身?xiàng)l件和工作崗位得到充分的了解，員工的積極性沒(méi)有被充分地調(diào)動(dòng)起來(lái)，使得企業(yè)在發(fā)展中出現(xiàn)了停滯不前的狀態(tài)，員工對(duì)工作出現(xiàn)懈怠的情緒。

企業(yè)檔案管理工作理應(yīng)被重視，特別是涉及到人事內(nèi)容，讓企業(yè)無(wú)論在人員的競(jìng)爭(zhēng)上還是在整體經(jīng)濟(jì)效益的競(jìng)爭(zhēng)上，都可以持續(xù)穩(wěn)定名列前茅。為了讓企業(yè)更加成熟穩(wěn)定的發(fā)展，員工在企業(yè)中有公正的升職加薪發(fā)展空間，在企業(yè)檔案管理工作中，也應(yīng)該客觀地對(duì)員工的思想工作態(tài)度進(jìn)行公正評(píng)判。

二、企業(yè)檔案管理人員存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段，我國(guó)很多企業(yè)對(duì)人事檔案管理人員沒(méi)有同定的工作崗位安排，使得企業(yè)人事檔案管理工作人員的整體管理水平得不到提高，企業(yè)人事檔案管理工作不能發(fā)揮出最大的作用。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該有著積極的思想，可以積極主動(dòng)地為每一位員工服務(wù)。企業(yè)人事檔案管理工作也是一項(xiàng)服務(wù)工作，人事管理人員應(yīng)該本著對(duì)員工和對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)的態(tài)度進(jìn)行工作，每一位員工在工作中的優(yōu)秀表現(xiàn)都應(yīng)該記錄在個(gè)人檔案中。企業(yè)員工檔案管理只是停留在員工人職或招聘時(shí)的一張簡(jiǎn)歷上，這樣企業(yè)人事檔案管理工作不能客觀反映員工的工作績(jī)效，對(duì)于不同員工工作狀態(tài)一概而論。

企業(yè)人事檔案管理人員應(yīng)該設(shè)置多個(gè)職位，這項(xiàng)工作需要員工之問(wèn)互相監(jiān)督、互相促進(jìn)。我國(guó)很多企業(yè)在人事崗位的設(shè)立上，只用一個(gè)人或者其他崗位兼任，這樣做很容易讓別有用心的企業(yè)人事管理人員鉆空子。企業(yè)人事檔案管理工作需要綜合職業(yè)素養(yǎng)較高的員工才能勝任。人事檔案管理工作是企I穩(wěn)定發(fā)展的基本保障，企業(yè)人事檔案管理工作人員應(yīng)該加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，對(duì)企業(yè)人事的變動(dòng)及時(shí)調(diào)整檔案。

三、正確處理企業(yè)檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問(wèn)題

因?yàn)槠髽I(yè)人事檔案管理工作具有流動(dòng)性，所以，企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)該及時(shí)、有效地進(jìn)行變更。企業(yè)人事檔案管理工作需要正直和有責(zé)任心的員工來(lái)進(jìn)行工作。企業(yè)人事檔案管理人員應(yīng)該在崗位中保持清正廉潔的工作思想，企業(yè)人事檔案管理工作具有客觀性，企業(yè)人事檔案管理人員不能在企業(yè)選拔和聘用人才受賄收賄，企業(yè)應(yīng)該對(duì)人事管理人員進(jìn)行定期的考察與監(jiān)管。企業(yè)在監(jiān)管的過(guò)程中可以指定相關(guān)的規(guī)章政策，讓員工們相互監(jiān)督，制定出獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰規(guī)則。

旨在進(jìn)行優(yōu)質(zhì)檔案管理工作氛圍營(yíng)造，身為人事檔案管理工作人員，務(wù)必負(fù)起責(zé)任來(lái)。企業(yè)一方，需要及時(shí)建立健全相關(guān)貴行制度和管理?xiàng)l例，之后在此基礎(chǔ)上根據(jù)基本規(guī)章制度進(jìn)行檔案管理工作約束和管控。需要注意的是，企業(yè)人事檔案管理工作，過(guò)程中需要緊密關(guān)注員工自身思想變化狀況和工作變化狀況，之后在此基礎(chǔ)上有力展現(xiàn)員工自我價(jià)值，使得人才利用效率不斷提升。企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)該讓企業(yè)更加深入的了解自己的員工，也應(yīng)該讓員工在企業(yè)得到充分的發(fā)展空間，企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)該讓企業(yè)檔案在整理和歸納中，了解自己所需要的員工類(lèi)型，減少人才的流失。企業(yè)要多進(jìn)行檔案管理工作的崗位培訓(xùn)，讓員工之間相互多交流、相互多溝通，讓企業(yè)人事檔案管理工作不斷地隨著企業(yè)的發(fā)展而更好的完善。

綜上，企業(yè)管理檔案是企業(yè)選拔和聘用人才的基本依據(jù)，企業(yè)檔案管理中可以體現(xiàn)出企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r和企業(yè)員工的工作狀態(tài)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境的變化，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日益強(qiáng)烈。企業(yè)所需要的管理型人才也越來(lái)越多，企業(yè)檔案管理可以將企業(yè)員工進(jìn)行不同的崗位分類(lèi)，根據(jù)員工自身特點(diǎn)做出崗位的調(diào)整，尤其需要針對(duì)企業(yè)檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，提出相應(yīng)的對(duì)策。企業(yè)檔案管理工作足企業(yè)在發(fā)展中不可或缺的一項(xiàng)重要的工作崗位，我國(guó)現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作還沒(méi)有得到足夠的重視，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的變化，企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的地位越來(lái)越高。總而言之，企業(yè)檔案管理工作是為了讓企業(yè)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，讓企業(yè)更加成熟穩(wěn)定的發(fā)展。檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、企業(yè)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是人類(lèi)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是處理完畢的、具有參考價(jià)值的、集中保存的、系統(tǒng)的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復(fù)合體，它具有個(gè)體意識(shí)和群體意識(shí)的功能。提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。

篇（8）

企業(yè)的人力資源檔案主要是形成在企業(yè)人力資源管理活動(dòng)的過(guò)程中，由特定部門(mén)機(jī)構(gòu)認(rèn)定的結(jié)果;人力資源檔案歸檔的內(nèi)容具有使用價(jià)值與保存價(jià)值。其次企業(yè)人力資源管理檔案以員工個(gè)人為單位進(jìn)行集中保存，為今后企業(yè)的備查歷史及參考利用，因此對(duì)于企業(yè)人力資源管理工作的順利開(kāi)展具有重要的促進(jìn)作用。

一、人力資源檔案管理對(duì)小微企業(yè)的意義

（一）為企業(yè)對(duì)員工的甄選與人才利用提供參考依據(jù)

人力資源檔案常被企業(yè)視為人事信息資源庫(kù)，并且可以體現(xiàn)出不同員工的技能與潛在的特質(zhì)，對(duì)了解員工的潛能以及判斷其是否具備崗位所需能力等方面，提供有效的而參考依據(jù)。其次有利于企業(yè)進(jìn)行有效的人才甄選與利用，鞏固企業(yè)的人才儲(chǔ)備隊(duì)伍;一方面企業(yè)的人力資源檔案還可以真實(shí)地記錄并且妥善保存企業(yè)各階段的文化發(fā)展與建設(shè)情況，并以圖片、文字或?qū)嵨铩⒂耙糍Y料等多種形式直觀地體現(xiàn)出來(lái)，充分地推動(dòng)企業(yè)的組織文化取得更大進(jìn)展。

（二）更好地發(fā)揮員工潛能并提高企業(yè)檔案管理水平

企業(yè)人力資源檔案的管理工作，是根據(jù)企業(yè)員工自身的發(fā)展與需要，建立起來(lái)的，并且記錄員工不同時(shí)間段的技能、知識(shí)等信息，可以視為企業(yè)對(duì)員工

的一種全面肯定與認(rèn)同，從而體現(xiàn)企業(yè)重視員工。其次有利于提升現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案管理的信息化水平，從而確保了檔案管理工作的有效性，使得企業(yè)對(duì)員工檔案的查詢(xún)、存儲(chǔ)以及借閱過(guò)程變得高效與快速。

二、現(xiàn)代小微企業(yè)人力資源檔案管理面臨的問(wèn)題

（一）現(xiàn)代小微企業(yè)人力資源檔案的管理意識(shí)薄弱

企業(yè)中的部分人員沒(méi)有重視人力資源檔案管理工作，單純的認(rèn)為企業(yè)的檔案工作就是對(duì)員工個(gè)人的信息記載，將要填寫(xiě)相關(guān)的個(gè)人信息就可以了，其他的獎(jiǎng)懲、體檢、技能等信息無(wú)關(guān)緊要。其次部分人員還認(rèn)為：企業(yè)的檔案管理是企業(yè)自己的工作，與自己的利益與發(fā)展沒(méi)有多大關(guān)系，因此只要做好本職工作就不用管那么多了。加上少數(shù)小微企業(yè)中更強(qiáng)調(diào)日常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，因此導(dǎo)致忽視了對(duì)員工人力資源檔案的管理工作，進(jìn)而使得企業(yè)上下對(duì)員工的建檔問(wèn)題顯得漠不關(guān)心，不利于企業(yè)人力資源管理工作的順利開(kāi)展。

（二）企業(yè)檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)的人才

企業(yè)的檔案管理工作效率的快慢，將對(duì)企業(yè)的人力資源工作產(chǎn)生重要影響，因此對(duì)于企業(yè)的人力資源檔案管理工作者而言，應(yīng)提高管理的技能，促進(jìn)企業(yè)人資工作的順利進(jìn)行。然而當(dāng)前國(guó)內(nèi)小微企業(yè)中的檔案管理者缺乏必要的管理知識(shí)與技能，他們只能根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)員工的檔案進(jìn)行分類(lèi)歸檔，因此建檔過(guò)程中出現(xiàn)較多的檔案分類(lèi)不明確、資料不齊全或缺失等現(xiàn)象。此外對(duì)于檔案信息的分類(lèi)日常也忽視對(duì)其的整理，導(dǎo)致人力資源部門(mén)調(diào)用查看相關(guān)資料時(shí)，管理者很難在短時(shí)間內(nèi)檢索出來(lái)，進(jìn)而影響了工作效率。

（三）人力資源檔案管理的制度體系仍有待健全

企業(yè)中的人力資源檔案管理制度對(duì)人力資源的歸檔范圍沒(méi)有進(jìn)行明確規(guī)定，而且對(duì)于檔案的登記查看流程無(wú)明確規(guī)定，更有部分小微企業(yè)直接禁止查看員工的檔案，由此不利于全面了解員工的綜合動(dòng)態(tài)。此外，小微企業(yè)中人事檔案管理的建立涉及到多個(gè)部門(mén)，但是這些部門(mén)并沒(méi)有真正配合人事部門(mén)建立員工檔案，甚至漠不關(guān)心或出現(xiàn)互相推卸責(zé)任現(xiàn)象，由于缺乏人事檔案管理規(guī)章制度，由此降低了企業(yè)檔案的建立與管理效率。

（四）人力資源檔案管理水平有限

目前很多企業(yè)人力資源檔案管理水平不高，管理的方式仍然以傳統(tǒng)的手工操作管理為主，而運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)與智能化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的水平偏低，導(dǎo)致人力資源檔案管理工作質(zhì)量和效益低。其次人力資源檔案管理人員沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的技術(shù)水平，也沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，甚至有的人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)。所以他們對(duì)于人力資源管理工作沒(méi)有全身心的投入，而是按照自己的意愿，想怎樣展開(kāi)工作就怎樣展開(kāi)工作，沒(méi)有考慮工作任務(wù)，更沒(méi)有認(rèn)真完成工作的態(tài)度，嚴(yán)重影響了人力資源檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。

（五）企業(yè)中的人力資源檔案管理缺乏硬、軟件設(shè)施

小微企業(yè)的人力資源檔案管理缺乏硬件設(shè)施，企業(yè)中沒(méi)有建立人力資源檔案的設(shè)備或檔案室，而是將部分辦公桌或儲(chǔ)物柜作為檔案的存放地點(diǎn)。時(shí)間一長(zhǎng)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)霉變、檔案紙質(zhì)受到破壞、出現(xiàn)蟲(chóng)蛀或人為損壞、丟失等現(xiàn)象，影響了檔案質(zhì)量和完整，同時(shí)小微企業(yè)里基本沒(méi)有專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件輔助管理檔案，人力資源檔案管理潛在的價(jià)值難以得到充分挖掘，影響了企業(yè)人力資源管理工作，不利于企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、有效提高現(xiàn)代小微企業(yè)人力資源檔案管理之措施

（一）積極轉(zhuǎn)變觀念從而提高對(duì)人力資源檔案管理的重視意識(shí)

企業(yè)的管理者應(yīng)重視對(duì)人力資源檔案管理工作，讓員工加深人力資源檔案對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、對(duì)員工自身價(jià)值的意識(shí)，確保企業(yè)的人力資源檔案管理活動(dòng)能夠順利融入人力資源管理活動(dòng)當(dāng)中。其次培養(yǎng)現(xiàn)代小微企業(yè)員工的建檔、護(hù)檔的意識(shí)，同時(shí)企業(yè)的人力資源管理工作者，也應(yīng)不斷強(qiáng)化員工的人事檔案管理與法治意識(shí)，較好地使企業(yè)員工認(rèn)識(shí)到：人力資源檔案管理工作的價(jià)值對(duì)于員工自身發(fā)展發(fā)揮的重要意義，從而不斷地強(qiáng)化人力資源檔案管理的意識(shí)。

（二）加大對(duì)檔案管理人才的引進(jìn)并建設(shè)檔案管理人才隊(duì)伍

小微企業(yè)的人力資源檔案管理工作，要想順利的進(jìn)行離不開(kāi)檔案管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，為此企業(yè)應(yīng)積極引進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，提高對(duì)檔案管理者的技能培訓(xùn)，從而確保順利開(kāi)展企業(yè)的人力資源檔案工作。一方面積極參加檔案行政管理部門(mén)舉辦的檔案管理知識(shí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，邀請(qǐng)檔案管理專(zhuān)業(yè)人士到企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)講座或指導(dǎo)，不斷提高檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)及管理水平與能力;另一方面需要積極加強(qiáng)企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)工作，不斷培養(yǎng)熟悉人力資源檔案管理信息技術(shù)的綜合型人才，更好地推動(dòng)現(xiàn)代小微企業(yè)人力資源檔案管理工作取得更大的進(jìn)步。

（三）企業(yè)應(yīng)重視檔案制度的建設(shè)并規(guī)范管理

有效且完善的人力資源檔案管理制度，是順利開(kāi)展人力資源管理工作的重要基礎(chǔ)與保障，為此提高企業(yè)人力資源檔案管理工作。企業(yè)應(yīng)該積極建立行之有效的檔案管理規(guī)章制度，體現(xiàn)管理制度的威嚴(yán)與威信，有利于較快提高檔案管理工作的時(shí)效性。此外制度還應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，避免出現(xiàn)過(guò)于繁瑣造成人力資源檔案管理工作質(zhì)量出現(xiàn)下降;通過(guò)各項(xiàng)制度的制定與有效實(shí)施，從而較快地提高人力資源檔案管理工作的水平，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理工作的順利發(fā)展。

（四）充分運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)提高人力資源檔案管理的效率與水平

企業(yè)人力資源檔案的管理者應(yīng)該積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，進(jìn)而有效結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，不斷提高企業(yè)人力資源檔案管理的效率與水平。其次管理者還應(yīng)善于利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式，有效減少人力資源檔案管理工作的投入成本并提高管理效率;明確規(guī)范檔案管理的各業(yè)務(wù)流程，確保企業(yè)檔案管理工作成效的準(zhǔn)確性與有效性，促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展。

（五）進(jìn)行人力資源檔案的信息資源與數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

確保人力資源檔案管理工作的順利開(kāi)展，還需要不斷進(jìn)行人力資源檔案信息資源與數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作，從而大大減少人力資源檔案管理的經(jīng)營(yíng)與維護(hù)成本。其次建立信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，有利于將企業(yè)員工的檔案進(jìn)行細(xì)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源檔案信息的有效整合與實(shí)時(shí)共享，避免檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)泄密、失密以及檔案信息出現(xiàn)丟失等現(xiàn)象。此外還可為企業(yè)今后的保存、查閱利用等方面，提供更加全面、完整且有效的信息，最終提高企業(yè)的人力資源檔案管理工作的質(zhì)量水平。

四、結(jié)語(yǔ)

因此，促進(jìn)現(xiàn)代小微企業(yè)人力資源檔案管理工作水平的提高，應(yīng)加大完善檔案管理的制度、提高對(duì)檔案管理工作的重視與意識(shí)，同時(shí)積極引進(jìn)檔案管理綜合型人才，采用先進(jìn)技術(shù)方法等有效措施，促進(jìn)現(xiàn)代小微企業(yè)人力資源檔案管理工作的順利開(kāi)展，最終推動(dòng)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

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檔案管理亦稱(chēng)檔案工作，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng)，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理工作主要包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用等八個(gè)工作項(xiàng)目和過(guò)程。當(dāng)前，越來(lái)越多的企業(yè)都開(kāi)始認(rèn)識(shí)到了檔案管理的重要性，檔案管理在企業(yè)管理中的地位也越來(lái)越重要。

二、發(fā)揮檔案管理經(jīng)濟(jì)效益作用的措施與對(duì)策

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善，檔案管理本文由收集整理對(duì)企業(yè)發(fā)展中的作用越來(lái)越突出。高效、有序以及規(guī)范的檔案管理可以提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和管理水平，但不可否認(rèn)的是，目前，在我國(guó)一些企業(yè)中，檔案管理中仍然存在著一些問(wèn)題和不足，這些問(wèn)題惡化不足不僅制約了企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提升，更影響了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。下面就發(fā)揮檔案管理經(jīng)濟(jì)效益作用的措施和對(duì)策來(lái)進(jìn)行一些淺顯的分析和探討，希望這些措施和對(duì)策可以提高我國(guó)企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量，最大限度的發(fā)揮出檔案管理在提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益方面的重要作用。

第一，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。

在一個(gè)企業(yè)中，企業(yè)管理主要包括有：財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理以及人力資源管理等多個(gè)管理方面，這些管理對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升是非常明顯的，而檔案管理就不同了，檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的影響是長(zhǎng)遠(yuǎn)和隱性的，因此，在一些企業(yè)中企業(yè)管理者和領(lǐng)導(dǎo)者都不太重視企業(yè)的檔案管理，而是更加重視可以為企業(yè)帶來(lái)明顯經(jīng)濟(jì)效益的企業(yè)管理，因此，要想充分發(fā)揮出檔案管理在提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益方面的作用，就必須提高企業(yè)管理者和領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。一是提升自身的認(rèn)識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者的認(rèn)識(shí)對(duì)檔案管理工作有著至關(guān)重要的影響。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展是有利的；二是提高員工對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者只提高自身的認(rèn)識(shí)還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要提升企業(yè)員工特別是企業(yè)檔案管理員工的認(rèn)識(shí)，畢竟企業(yè)的檔案管理工作都需要企業(yè)員工來(lái)執(zhí)行，因此，這時(shí)候，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者就必須充分發(fā)揮出自身在企業(yè)管理中的核心和主導(dǎo)作用，通過(guò)自身的影響來(lái)提升企業(yè)員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

第二，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的各方面素質(zhì)。

企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了企業(yè)檔案管理質(zhì)量，而檔案管理質(zhì)量又影響了檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益作用的發(fā)揮，因此，企業(yè)要想最大限度的發(fā)揮檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的作用，就必須加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的各方面素質(zhì)。為此：

堅(jiān)持每月學(xué)習(xí)制度。企業(yè)要提高檔案管理人員的素質(zhì)，就必須要求企業(yè)檔案管理員工不斷地學(xué)習(xí)，在不斷的學(xué)習(xí)中不斷提高自身的素質(zhì)和對(duì)工作的熟練度。學(xué)習(xí)內(nèi)容包括《檔案法》和公司制定的《檔案管理辦法》、《技術(shù)檔案管理實(shí)施細(xì)則》、《合同管理辦法》等管理制度。長(zhǎng)期堅(jiān)持下去，企業(yè)檔案管理員工的素質(zhì)必然會(huì)有一個(gè)質(zhì)的提升。

加強(qiáng)對(duì)檔案管理員工的培訓(xùn)。培訓(xùn)是老板送給員工最好的禮物。培訓(xùn)不僅可以提升員工的素質(zhì)，更可以留著員工。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，新技術(shù)、新事物以及新理念層出不窮，這就要求企業(yè)加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，使其可以不斷適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，如當(dāng)前企業(yè)檔案管理的信息化趨勢(shì)不可逆轉(zhuǎn)，基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)檔案管理員工的素質(zhì)提出了更好的要求，不僅需要企業(yè)檔案管理員工熟練的掌握各種檔案管理方法和方法，還需要精通計(jì)算機(jī)技術(shù)和各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這都需

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一、人力資源管理與人事檔案管理

1．1人力資源管理

所謂人力資源管理是指在企業(yè)戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，通過(guò)科學(xué)方法的運(yùn)用，以人力資源戰(zhàn)略和規(guī)劃分析為基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)的人力資源進(jìn)行配置、考核、規(guī)范等工作，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)和員工的價(jià)值。通常情況下，人力資源管理工作包含了培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、招聘與配置、薪酬與福利管理等等。

1．2人事檔案管理

人事檔案是在人事活動(dòng)中形成，主要是記錄員工個(gè)人、家庭以及工作情況，其內(nèi)容可以反映一個(gè)人的經(jīng)歷和品行，并以個(gè)人為單位集中保存以備查閱的文件資料。人事檔案的實(shí)體管理主要包含檔案的收集、鑒定等，人事檔案的管理工作是對(duì)人事檔案的實(shí)體管理，并對(duì)人事檔案信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)睦煤烷_(kāi)發(fā)。

1．3人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系

人力資源管理與人事檔案管理工作之間有著密切的聯(lián)系，人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，其可以促進(jìn)人力資源管理活動(dòng)的順利開(kāi)展，通常情況下，企業(yè)可以通過(guò)人事檔案來(lái)查找員工的具體資料，了解每個(gè)員工的情況。而人事檔案則記錄了每個(gè)員工的資料，是承載員工各項(xiàng)信息的載體，人力資源管理的各項(xiàng)活動(dòng)也是人事檔案內(nèi)容的主要來(lái)源，兩者之間是相互依賴(lài)的關(guān)系。

二、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用可以從以下幾方面進(jìn)行分析。

2．1提高企業(yè)內(nèi)外部員工的整體質(zhì)量

企業(yè)內(nèi)部的人力資源招聘工作主要包含了內(nèi)部招聘和外部招聘兩個(gè)方面，內(nèi)部招聘主要是從企業(yè)內(nèi)部員工中招聘選擇所需人才，外部招聘是從社會(huì)和高校招聘企業(yè)需要的人才。但是在企業(yè)內(nèi)部員工招聘中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)企業(yè)員工不管應(yīng)聘人員的專(zhuān)業(yè)和資質(zhì)，隨意招聘自己老鄉(xiāng)和校友的情況，這在很大程度上降低了企業(yè)員工的整體素質(zhì)，影響了企業(yè)的內(nèi)部管理。但是企業(yè)通過(guò)人事檔案管理工作，可以對(duì)員工的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的分析，以合理安排人事招聘人員，避免任用與招聘地區(qū)和高校相關(guān)的員工，以保障企業(yè)員工的質(zhì)量。除此之外，在實(shí)施企業(yè)內(nèi)部招聘時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該分析員工的檔案資料，以為內(nèi)部員工的選拔提供重要依據(jù)。

2．2幫助企業(yè)進(jìn)行人力資源規(guī)劃

人事檔案中包含了企業(yè)內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)、人才水平以及人才數(shù)量等方面的信息資料，通過(guò)人事檔案的整理工作，可以為企業(yè)分類(lèi)企業(yè)人才，幫助企業(yè)了解人類(lèi)資源的存量和具體信息。比如，人事檔案管理部門(mén)對(duì)企業(yè)內(nèi)部員工退休和流動(dòng)情況的分析，可以讓企業(yè)人力資源管理工作及時(shí)把握企業(yè)的人才流動(dòng)情況，以為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展提供重要的參考信息。由此可見(jiàn)，人事檔案管理工作可以幫助企業(yè)更好的規(guī)劃企業(yè)內(nèi)部人力資源，促進(jìn)企業(yè)未來(lái)更好的發(fā)展。

2．3幫助企業(yè)更針對(duì)性的實(shí)施培訓(xùn)

員工培訓(xùn)是企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行的重要組成部分，企業(yè)要想讓員工培訓(xùn)獲得所需的效果，就必須了解每個(gè)員工的工作需要，以提高員工培訓(xùn)的針對(duì)性。為此，通過(guò)人事檔案管理工作，企業(yè)可以了解每個(gè)員工的教育背景、年齡等，對(duì)于年輕的企業(yè)員工，企業(yè)可以對(duì)其進(jìn)行新知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)于年齡較大的員工，對(duì)知識(shí)培訓(xùn)的抵觸情緒較大，對(duì)此，企業(yè)可以對(duì)其進(jìn)行健康保健培訓(xùn)，以充分調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。

2．4促進(jìn)企業(yè)跨地域文化管理

企業(yè)員工來(lái)自不同的地域，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不同的地域文化，為此，在企業(yè)管理中，企業(yè)應(yīng)該注意了解和分析每個(gè)員工的地域文化，促進(jìn)企業(yè)跨地域文化的管理，幫助企業(yè)員工之間相互了解，避免出現(xiàn)文化沖突。人事檔案管理工作可以對(duì)員工的工作經(jīng)歷和籍貫等進(jìn)行分類(lèi)，相關(guān)工作人員可以對(duì)每個(gè)員工的文化特質(zhì)進(jìn)行分析，并對(duì)員工在未來(lái)工作中可能遇到的沖突問(wèn)題進(jìn)行預(yù)測(cè)，提出解決方案。比如，企業(yè)可以安排不同文化背景的員工進(jìn)行溝通合作，讓他們?cè)诠ぷ髦屑訌?qiáng)溝通，促進(jìn)員工與員工之間的合作，提高企業(yè)的內(nèi)部凝聚力。

2．5對(duì)員工采取有針對(duì)性的激勵(lì)手段

員工的檔案內(nèi)容，可以幫助企業(yè)人力資源管理工作者詳細(xì)了解每個(gè)企業(yè)員工的工作需求。馬斯洛在需求層次理論中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實(shí)現(xiàn)的需求。也就是說(shuō)，每個(gè)人都有自身的不同需求，不同的人對(duì)自身的需求層次也各不相同，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，只有通過(guò)對(duì)員工檔案資料的詳細(xì)分析，才能了解每個(gè)員工的現(xiàn)實(shí)需要，以更有針對(duì)性的采取各種激勵(lì)手段，激發(fā)員工的工作熱情。

3.結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中有著十分重要的作用，其中人事檔案管理資料的價(jià)值主要體現(xiàn)在檔案的具體利用上，檔案管理人員通過(guò)對(duì)檔案資料的整理、分析，幫助人力資源管理部門(mén)更好的實(shí)施人力管理工作，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部員工的工作積極性。為此，在未來(lái)的企業(yè)發(fā)展中，必須充分重視人事檔案管理工作的重要性，并通過(guò)利用各類(lèi)先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的歸納管理，讓人事檔案管理工作更科學(xué)，以更好的促進(jìn)企業(yè)的人力資源管理工作。(作者單位:國(guó)網(wǎng)北京市電力公司綜合服務(wù)中心)