序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇畢業檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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高校畢業生檔案是指已經完成國家教育部或者就讀高校所規定的的學分或者學時的學生的個人干部檔案。主要內容就是在高校就讀期間形成的各種記錄，包括：成績冊（學籍卡）、綜合素質評定表（鑒定表）、體檢冊、錄取名冊、社會實踐評定表、在校期間獲得的各種獎勵與懲罰、相關技能證書、畢業報到證復印件以及高中階段的相關材料等。這些材料全面記載了一個人從高中階段求學到高校畢業期間形成的所有材料，是社會了解該同志的第一手原始資料，也是該同志步入社會的第一手推薦資料。

20世紀90年代以前，高校畢業生檔案基本上是由畢業生就業的相關單位、高校學生工作部門、招生就業等相關部門全面負責管理，與檔案部門的綜合檔案管理是兩個各自獨立的管理體系。20世紀90年代末期開始，隨著我國經濟體制的進一步深化改革和我國高校就業體系的改革，同時根據高校各自的實際情況，各高校的畢業生檔案逐步轉入社會人事中心與學校檔案部門館進行統一全面管理。

2008年，國家教育部第27號令-《高等學校檔案管理辦法》的頒布，明確規定了學生檔案作為高校檔案管理之一門類進行統一管理，各高校都在籌備學生檔案的統一管理工作，這才真正意味著學生檔案納入到了高校檔案管理的范疇。它標志著高校畢業生檔案兩極存放體系的真正建立，即出校畢業生檔案由各地人事中心檔案部門存放，留校畢業生檔案由高校檔案部門統一存放。

2 高校畢業生留存檔案管理中存在的問題

近年來，高校畢業生面臨的就業環境日趨復雜，高校畢業生在雙向選擇的就業形勢下，越來越多地到各種體制的單位就業。這些用人單位的檔案管理體制也各不相同、良莠不齊，甚至有的單位根本就沒有完整的人事檔案管理部門，加之畢業生本人在就業過程中缺乏重視自己檔案管理保存狀態的意識，造成了高校畢業生檔案的大量遺留。

2.1 畢業生檔案內容匹配問題

在高校留存畢業生檔案管理工作中，檔案內容匹配錯誤、檔案歸檔混淆的問題并不普遍，可以說只是個別現象，但是這類問題一旦發生卻不易及時發現，并且給下一步的畢業生檔案轉遞工作留下嚴重的隱患。隨著高校畢業生人數的逐年增加，高校畢業生檔案管理工作日益繁重，畢業生檔案在歸檔管理的過程總越來越多地出現材料不全、同一個畢業生的檔案材料分散保管、不同畢業生的檔案混淆的現象。

這種檔案內容陪陪錯誤是由于多種原因造成的。一方面是學生從入學到畢業的過程中檔案要進過多個管理機構、多人次管理，在這些管理環節的交接過程中，就可能出現交接檔案不完全、多次歸檔的現象。另一方面，在學生檔案由各院系轉往畢業生檔案管理機構的時候，由于不同院系之間或者相同院系不同年級之間對學生檔案管理工作的互不聯系，導致了一個人的信息相似的檔案內容發生混淆、難以區分的現象。出現檔案內容匹配問題的學生檔案一旦歸檔，就很難發現問題，一般只有等到相關畢業生在檔案流轉規程中發現問題，再逆向追溯檔案歸檔管理的過程，重新整理匹配錯誤的畢業生檔案內容。

2.2 畢業生檔案缺乏統一規范

畢業生檔案缺乏統一規范的問題看似是檔案管理工作的表面形式問題，但正是這種形式上的不統一，造成了檔案管理過程中無法進行統一有效的管理。畢業生檔案缺乏統一規范的問題主要體現在一下兩點：一是材料手續不完備；二是材料規格不統一。

材料手續的不完備，主要是指畢業生在校期間的檔案材料的完整性問題。畢業生在校檔案是畢業生在入學后生成的一系列相關檔案，包括黨團材料、學籍材料、獎懲材料、課程成績材料、鑒定材料、學位授予材料等。由于沒有統一化的材料管理標準，使得畢業生檔案材料中不完備的現象時有發生，給畢業生檔案在下一級檔案管理機構的管理工作帶來不便。

材料規格的不統一，表現在各種畢業生檔案材料中缺乏統一的格式管理要求。目前，畢業生檔案已經由過去相對單一的檔案形式發展成多樣化的檔案形式，紙質檔案與電子檔案并存、各種材料表格的規格各異、不同材料的使用紙張各不相同。這些不同規格的檔案材料，一方面，使最終形成的畢業生檔案看起來雜亂、不美觀，同時，也給檔案的正常裝訂帶來麻煩。另一方面，電子檔案和紙質檔案在信息分配上的重復或者缺失、畢業生檔案無法統一辨識，都給畢業生檔案管理工作帶來不便。

3 高校畢業生檔案管理的規范化管理策略研究

針對目前高校畢業生檔案管理和利用的現狀，本人從畢業生檔案的主體與客體角度提出自己的應對策略，改善現有的畢業生檔案管理的不合理性與被動性，搞好資源整合，實現物盡其用，人盡其才。

3.1 加強對畢業生的宣傳教育，從思想上提高畢業生的檔案管理意識

畢業生作為國家的知識儲備資源，關系到國家、社會的發展大計，畢業生檔案是這些知識資源的另一種載體，它對畢業生是否能夠全面融入社會，知識能否轉化為國家的發展動力關系重大，因此我們應該利用社會宣傳媒體入電視、廣播、報紙等加強宣傳，讓全社會重視畢業生檔案，納入關注畢業生就業工作體系之中。

3.2 統一管理存放地，實現資源整合

現在異地存放體系對畢業生檔案管理極為不利，不利于畢業生檔案的明確去向，也不利于畢業生檔案明確轉遞。更為主要的是，這種狀況使得畢業生檔案工作成了兩方的邊沿工作。國家應該從資源整合的角度來解決這個問題，把畢業生檔案重點納入地方人事中心進行統一管理，讓地方人事中心真體體現社會、國家、和地方人事資源的中心職責，把這項職責從高校檔案管理職責中解放出來，讓高校檔案管理部門專職為高校教育事業服務，以此推動高校教育事業和社會檔案管理工作的雙重發展。

3.3 更新管理觀念，變被動為主動

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中圖分類號：G217 文獻標識碼：A

隨著社會科學技術的不斷發展，信息化和網絡化的建設速度在不斷加快，這樣傳統的檔案管理就開始顯示出滯后性以及不適應性，用戶的需求也開始變得多樣化，信息化技術管理肯定也會逐漸代替傳統的檔案管理。本文主要對信息化技術對畢業生檔案管理的影響進行分析。

1信息化技術在高校畢業生檔案建立方式方面的改變

傳統的高校畢業生檔案的建立方式都是采用紙質的方式，而在現代社會當中，高校的畢業生檔案發生比較突出的變化就是檔案信息開始變得電子化和網絡化。學生的相關信息不再是以前那種可感官的紙質信息，都已經開始慢慢變成了虛擬的電子信息。同時互聯網技術也能夠很好地實現這些電子信息的全面獲取以及快速的交流。高校在對畢業生檔案進行管理的時候傳統的管理方式一般都是紙質的檔案館形式，采用信息化技術之后就能夠建立起數字檔案館，傳統檔案管理部門的工作方式也就會相應的發生改變。在構建高校數字檔案館的時候主要是根據師生的需求為導向建立的，提供的信息包括了校情以及校史等相關的信息，而在高校的學生檔案方面則提供了比之前更加全面的學生個人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發生，能夠更加準確和靈活地對學生的信息進行管理。

2信息化技術使得畢業生檔案管理的空間廣度以及時間的長度變得更加豐富

實現檔案信息擴大化最容易的手段就是網絡環境，網絡環境不僅能夠很好地突破傳統管理方式中的時間限制，同時網絡環境也能夠很好地實現地理環境限制的突破，能夠很好地實現空間以及時間信息交流的需要。在開始建立數字化檔案館的時候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠將各類比較有價值的信息放置在校園網上，實現資源的共享，對于高校師生以及社會各界人員在查詢相關信息的時候能夠有所幫助。通過信息化技能能夠很好地實現檔案的紙質載體和檔案當中所記載的相關內容分開，那么在管理的過程當中也就能夠分別對這兩者進行管理。傳統的檔案館在對這兩者分別進行管理的時候是一種雙重的管理，無形當中就會為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對檔案管理的過程當中，不僅需要對紙質的實體檔案館進行和平常一樣的管理建設，同時還需要對數字檔案館當中的相關內容進行更新和豐富，因為只有這樣才能夠很好地實現資源需求者對于資源共享的一些要求。所以高校在以后進行畢業生檔案管理的時候信息化技術管理將會是一大特色，同時這種管理方式還需要相關的管理部門進行進一步的適應。

3信息化技術使得檔案信息變得更加完整化和多元化

信息網絡對于畢業生檔案具有非常大的影響，在建立了高校檔案館之后也使得高校畢業生的檔案實現了信息化。其實高校的數據檔案館不僅僅使高校的畢業生檔案實現了完整化以及多元化，同時也在無形當中使高校學生檔案的吸引力和時效性增加了很多。高校的學生檔案原本是一種非常枯燥乏味的單一的保存方式，但是檔案的管理者可以通過網絡信息技術，把這種方式變得多種多樣，同時學生的個人信息也能夠更加充實，而且還可以使信息很好地實現可操作性、知識性以及趣味性，使得高校留存畢業生檔案的作用能夠真正發揮出來。

4信息化技術能夠突破紙質檔案無法超越的瓶頸

現在很多高校在對畢業生檔案進行管理的時候都存在著很多無法超越的瓶頸，而這些無法超越的瓶頸當中因為管理工作比較零碎，在管理的過程當中不能夠有效實現是比較具有代表性的一個問題。現在很多高校基本上還是由學生處在負責畢業生的檔案管理工作，而具體的一些收集信息的工作主要還是由每個學院上報來完成。在對畢業生的各種信息進行收集和處理的時候基本上還是由各個學院負責，而一些具體的工作則是由輔導員來完成。在畢業生檔案的管理過程當中，院系的作用比較關鍵和重要，但是在實際的工作當中，各個院系對檔案管理工作都不是很重視，他們對于信息管理的工作基本都是敷衍了事，很多的工作基本上都是學生快要畢業的時候才以突擊的方式來完成。如果畢業生的檔案管理工作是以這種工作方式和工作態度來完成的話，倉促和草率的程度就可想而知有多嚴重，這樣畢業生紙質檔案的管理就會出現混亂或者缺失的現象。采用信息技術之后，則能夠很好地解決上面所說的問題，在建立高校畢業生電子檔案的時候，需要根據電子檔案的一些特征來具體地填寫統一格式的內容，而且因為系統時間的限制，也就杜絕了突擊整理的方式出現，各個院系應該要在規定的時間內對學生的信息情況進行匯總，這樣就能夠很好地保證高校畢業生的檔案管理工作能夠比較順利進行。

5結束語

隨著社會的不斷進步以及檔案信息的多元化，使得檔案的服務對象、服務內容以及服務方式都在發生著變化，面對這樣的形式，高校畢業檔案管理的工作人員就應該要用科學技術來不斷的提高自己，利用信息化技術來充實自己，從而使得檔案管理工作能夠更好地為高校畢業生服務。

參考文獻

[1] 劉暉，張素麗，柳羽輝. 淺談信息化技術在檔案管理中的應用[J].信息系統工程，2011（11）.

[2] 鞏雅峰.信息化技術在檔案管理中的應用分析[J].華章，2012（2）.

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二、做好函授畢業生檔案工作的幾點建議

鑒于目前函授畢業生人事檔案工作的現狀，各高校函授點應強化函授檔案管理工作的就業服務功能，使得新的單位通過個人檔案全面了解畢業生的自然資料，增強畢業生的就業競爭力。一是應該實現檔案的信息和網絡化。符合條件的用人單位可以通過檔案管理平臺賬號及時查詢不涉及隱私的檔案信息。各檔案部門也應加強各式檔案包含函授檔案征信網、誠信檔案網、學籍信息網等系統。如果國家能夠將這些數據統一整合起來，把各種個人信息庫相銜接，就可以建成全面的個人檔案信息系統，既有利于各部門信息共享，也使函授畢業生受益。二是做好畢業生檔案轉交工作。有些高校要求高校函授點必須嚴格執行檔案傳遞制度，并要求畢業生盡快將檔案轉至單位或就業服務部門、人才機構等人事部門，避免給自己未來的工作單位和生活帶來不便。對于有就業單位的函授畢業生，要搞清楚單位性質。如果是政府機構、全額撥款事業單位、國營單位，應該有主管單位，主管部門是有人事管理權，可以接納檔案。其他單位工作就應交當地人才交流中心檔案管理中心，到時提取方便。函授畢業生一定要重視自己的檔案。對于打算把檔案暫時存放在學校的畢業生，第一時間要提出申請，在找到新的工作單位之后及時遷入新單位，以免給以后的生活工作帶來不必要的麻煩。

三、對函授檔案工作的思考

隨著物質水平的提高，教育水平也越來越高，函授學歷在社會上往往被忽視，函授檔案更是無人問津。我們如何改變這種現狀？使我們的函授工作上一個新臺階呢？

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高校畢業生檔案是大學生在校期間學習、經歷、品行、能力等方面文字材料的真實記錄，是國家人事檔案的組成部分，是學校考察、培養、教育學生的第一手材料，是大學生就業以及社會選拔考核人才的重要依據。是用人單位錄用畢業生時不可缺少的參考依據和重要憑證。對高等學校畢業生檔案管理工作進行系統研究，深刻認識高校畢業生檔案管理工作的重要性、存在的主要問題以及解決措施，有利于確保畢業生檔案的機密性、安全性、準確性、嚴肅性，對建立健全高校畢業生檔案管理有效運行機制具有重大意義。

一、加強高校畢業生檔案管理工作的必要性

（一）學生檔案管理工作是衡量學校內部管理水平的重要標志是學校進行科學化、系統化、規范化管理，培養合格人才的重要保證。畢業生檔案概述了學生乃至學校管理日常工作的全貌，歷史地反映了每一個時期學校學生管理工作的進程和具體內容，是學生管理工作內容的存在形式和存儲手段，是客觀、真實的學校管理信息，是形成學生在校期間個人信息的憑證和參考。學生檔案管理的好與壞，直接影響整個學生畢業后將來的成長與發展。所以大學生檔案信息只有真實、明確，才能為大學生就業打下良好的基礎。

（二）為畢業生和用人單位提供檔案查閱服務。大學生就業中檔案起著非常重要的作用，有著不可替代的地位。大學生檔案經過了收集、整理、歸檔等環節，匯集了大學生在校期間的學習生活、社會實踐活動等情況，是學生過去人生經歷的記錄。從中能夠看出學生在德智體美勞等方面的綜合素質情況，畢業生可以用此來向用人單位推薦自己，是最權威的憑證；對用人單位來說，可以此為主要依據來選拔人才，也可以為以后人事部門選拔人才提供參考依據。高等院校通過大學生檔案管理工作，提供檔案查閱服務，使畢業生、學校、用人單位、人事部門等能夠得到畢業生信息，促進有效交流與溝通，有助于畢業生就業。

二、加強高校畢業生人事檔案管理工作的思路與對策

（一）適應社會，提高對大學畢業生檔案工作重要性的認識

1. 強化宣傳力度，提高畢業生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關檔案的管理知識，要讓廣大畢業生充分認識到，在改革開放的今天，畢業生檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。檔案是反映畢業生綜合素質的一個重要方面，是企業或用人單位對畢業生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。

2. 加強自身學習，提高檔案管理人員素質。新時期檔案工作面臨許多新問題，同時也給畢業生人事檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員要充分認識到畢業生檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，開發、管理和利用好畢業生檔案這一信息資源。使學生檔案管理工作達到規范化、制度化和標準化；學生檔案管理工作要貫徹“為人事工作服務，為經濟建設服務”的基本原則，實行統一管理，堅持維護真實性和完整性的工作方針，嚴守秘密的保管方法，加強對學生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培養學生為學生畢業后用人單位的錄用起到積極的作用。

（二）加強對畢業生人事檔案的規范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環節科學規范

1. 各院校結合國家相關法律法規以及當前社會形式制定出統一的規范化的檔案管理工作。高校在新生入學之后，就要注重抓檔案歸入工作，觀察學生的各項表現并如實記載，做到及時記錄，確保材料的連續性和完整性，這能為后續的檔案整理工作減少麻煩，又能增加學生檔案信息的豐富程度，保障檔案的完整性與及時性，使檔案真正成為用人單位選拔人才的可靠依據。

2. 加強收集工作，完善檔案內容。高校畢業生檔案的管理人員要經常主動地與形成畢業生檔案材料的部門和各院（系）主管畢業生檔案的負責人聯系、協商，及時收集各部門形成的檔案材料。遇有學生入黨、獎懲等涉及學生誠信的信息，要及時歸檔，同時注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經歷，將其培訓進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內容，準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。

3. 實行專門統一管理。不論畢業生檔案是放在招生就業處、學生工作處，還是放在綜合檔案室管理，一定要有專人負責畢業生檔案的管理工作，一定要根據畢業生檔案的數量配備適當編制的專業人員。

（三）創新檔案管理模式，實現現代化管理

1. 增強創新意識，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發現的問題，搞一些小創造、小革新，起到事半功倍之效。

2. 加強現代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平。目前計算機已應用于人事檔案管理工作當中，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。同時大大提高管理效率和管理水平。

總之，大學生檔案管理是國家人事檔案的重要組成部分，對促進大學生就業有著重要的作用。因此，高校大學生檔案管理部門要改革檔案管理制度，使檔案在大學生就業中發揮出應有的作用，服務于大學生就業，服務于社會與用人單位的需求。

參考文獻

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中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1005—5312（2012）27—0240—01

一、高校畢業生檔案的內容與特點

1、學生檔案的內容包括：學生個人檔案和學生整體檔案。學生個人檔案指面向學生個體設立的檔案，內含學生本人簡歷和家庭主要成員及社會關系情況、畢業自我鑒定、學期成績、學年評語（或思想品德考核表）、體育登記表、體檢表、家庭情況調查表、入團志愿書、獎懲情況附件等。學生整體檔案是指面向全體學生包容學生個體的檔案，指學籍冊、招生花名冊、學生名冊，證書表冊，畢業證書發放登記表，畢業去向登記表、學科和非學科獲獎情況登記表，增減生名冊，學籍變動系列名冊，紀律、衛生、考勤和日常行為規范達標登記表等。

2、學生檔案材料形成的時間多階段性。學生檔案一般是有季節性或準季節性的。隨著高校事業的發展，高校實行多層次、多形式、多種學制辦學，學生來源不一，學制有長有短，形成的學生檔案材料也不一致。

3、學生檔案具有學生管理工作的重要特點。其目標非常明確，對內，便于加強對學生在校時學籍、業績、思想政治、獎懲管理；對外，則服務于社會，為社會人才系統注入文字信息。

二、高校畢業生檔案管理中存在的問題

（一）畢業生對檔案的重視程度不夠

隨著市場經濟的發展，一些畢業生就認為個人檔案“沒什么用了”，另一些就業于私營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生，更是“遺忘”了自己的檔案，其不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據。

（二）檔案管理不規范

檔案管理部門只照搬規定辦事，沒有形成自己的實施細則和制度，在執行過程中也存在不嚴格現象，收集、歸檔工作被動不及時；另外，建檔干事和輔導員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，導致了檔案內容不全、管理混亂等問題。

（三）檔案管理手段落后

目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。

三、完善高校畢業生檔案管理工作的思路及對策

（一）提高對畢業生檔案管理工作重要性的認識

一是加強宣傳力度，提高畢業生對其個人檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關檔案的管理知識，要讓廣大畢業生充分認識到，畢業生檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。

二是加強自身學習，提高建（管）檔人員素質。新時期學生管理工作面臨許多新問題，同時也給畢業生檔案管理工作提出了更高的要求。管檔老師要充分認識到畢業生檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，利用好畢業生檔案這一信息資源。

三是要有收藏家的心態，視檔案材料為至寶，及時保管。

（二）加強對畢業生檔案的科學規范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業生檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。

二是要加強收集工作，完善檔案內容。按照學院有關文件精神，結合本校實際制定相應的制度，全面收集學生在校期間的表現材料，注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料。

三是要實行專門統一管理。建立專門的畢業生檔案庫，將所有畢業生的檔案統一整理，分門別類，按照人員班級、系部、專業、姓名等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，實行科學、規范的管理。

（三）創新檔案管理模式，實現現代化管理

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1.未能得到足夠的重視

許多基層的人才服務中心一直未能認識到檔案管理的重要性，認為大學生畢業工作能夠干好與檔案并沒有什么必然聯系；學生也是如此，大多都沒有意識到檔案的重要性，很多學生在畢業后的很長時間內檔案都在自己手中，也不寄存到才服務中心；另外，一些基層的人才服務中心也未能及時管理檔案，只是隨意堆放。種種現象都說明了基層人才服務中心所存在的不同程度上的輕視思想，很多人對缺乏對大學生畢業檔案工作的了解，甚至是忽視，無法滿足當前的管理需求。

2.檔案管理方法與保存技術都比較落后

當前的高校檔案管理方式仍然比較陳舊，管理雜亂無序，不利于用人單位上門查閱、參考，關鍵時刻影響了畢業生的就業。當前的檔案管理方式和手段未能滿足檔案存放時間短、流動較快、投寄單位多、就業趨向廣等特點；檔案管理對環境要求較高，特別是一些區縣級的人才服務中心沒有專用檔案室，有些檔案室設備不配套，再加上狹窄、潮濕，很容易引起檔案材料的霉變、蟲蛀，影響檔案的保存及美觀度、完整性等；此外，很多大學畢業生的檔案都是無法備份的原始材料，一旦損壞不僅影響學生個人，還會影響社會對人才連續培養目標的達成。

3.檔案內容單一不全，未能反映

大學生的在校全貌大學生檔案的歸檔范圍一直以來大多是招生錄取材料、入學登記表、報到證存根、學籍成績總表、獎懲文件、體檢表等，這些材料未能涵蓋學生的素質全貌，也不能滿足用人單位的需求。雖然近些年出現了一些新的如：大學生英語四、六級證、計算機等級證書、心理測試成績、社會實踐活動等檔案材料，也反映了當代大學生的精神風貌，但部分也未能進入學生本人檔案之中。

二、大學生畢業檔案管理的應用對策分析

1.高校應不斷提升重視的程度

加強對大學生畢業檔案管理工作的重視程度，培養檔案管理人員的管理服務與愛崗敬業的奉獻意識，引導其全心全意為大學畢業生檔案管理工作所服務；嚴格規范檔案管理的流程，如何歸檔，多長時間做出什么樣的處理，都應做到規范化、制度化、專業化及職業化。同時，重視檔案管理工作人員的激勵制度，將其工作成績和服務態度納入職務晉升與評定之中，對工作人員形成制度化的約束。

2.不斷完善管理方法與保存條件

檔案保存是一項具有較強技術性的工作。所以，伴隨著時代的飛速發展，檔案的管理與保存也應逐步實現現代化。比如：擴建館舍、增購除濕器、空氣加濕器、密封和塑封等設備，購置計算機、網絡、數據儲存設備等；同時，加強對檔案的巡視、檢查、除蟲，注意放水、放火，提升安全防護等級。

3.拓展大學畢業生檔案歸檔的范圍

高校應立足于當前大學生的實際學習情況、生活軌跡等，不斷修改與補充原歸檔的范圍，從而體現、涵蓋當前大學生的德智體美勞、個性特征、心理狀態、發展潛能、適應崗位等全貌。例如：政治思想方面的鑒定、學習成績與報告、圣體素質等，從而促進大學生畢業生的就業和日后的發展。

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[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）02-0077-01

一、高校畢業生檔案管理的重要性

中國網絡電視臺CNTV報道，人力資源和社會保障部最新統計顯示，2012年全國普通高校畢業生預計680萬人，創歷史新高。近年來全國高校畢業生每年大體在600萬人左右，并且呈逐年遞增態勢，高校畢業生就業工作成為各級政府教育行政部門和人力資源和社會保障部門的重要工作。在高校畢業生就業工作中，檔案管理工作存在的問題日益突出，切實做好高校畢業生檔案移交和管理工作，對于做好高校畢業生的就業工作至關重要，因此有必要認真研究高校畢業生檔案管理存在的問題，有針對性地找出解決高校畢業生檔案管理的對策，是高校檔案管理部門和教育行政部門乃至人力資源和社會保障部門和用人單位的重要任務。

二、畢業生《報到證》的歷史作用

在自主擇業就業制度下，高校畢業生檔案管理存在的主要問題是《報到證》制度已經過時，根本不適應自主擇業就業制度的需要。

在統招統配制度下，高校畢業生《報到證》的作用：一是，《報到證》是教育主管部門正式派遣畢業生的憑證；二是，《報到證》是畢業生到用人單位報到的憑證，憑《報到證》報到以后，方可開始計算工齡；三是，《報到證》是用人單位接收畢業生的重要文字證明；四是，《報到證》是任何一個合法的人才中心、檔案管理機構接收畢業生檔案的證明；五是，《報到證》是用人單位給畢業生落戶、接管檔案的重要憑證和依據；六是，《報到證》證明持證的畢業生是納入國家統一招生計劃的學生；七是，《報到證》是畢業生的干部身份證明；八是，《報到證》的有限期和畢業生的報到期限：畢業生報到的期限原則上為一個月，畢業生領取《報到證》以后，應盡快到工作單位或人事局報到，沒有特殊原因或延期報到的，所造成的一切后果由畢業生本人承擔。如果沒有《報到證》，畢業生將會失去干部身份，成為社會勞動人員（工人編制）；而且人才中心無法接收畢業生的檔案。按照我國目前的人事管理規定，由人事局管理干部（檔案一般放在人才中心），由勞動和社會保障局管理工人（檔案一般放在職介所）。《報到證》目前仍在中國人事管理體制中扮演著重要的角色，因此，畢業生們應注意保管好自己的《報到證》，不要丟失。《報到證》原則上不補辦，應屆畢業生如不慎遺失《報到證》，須及時向學校報告遺失過程，先由本人提出申請，再由畢業生所在院系負責人簽署意見后，由學校報請省畢業生就業指導中心核準后予以辦理新證。

三、關于畢業生《報到證》的建議

《報到證》制度是計劃經濟體制下，大學生統招統配制度下的產物，在當時歷史條件下對于人才合理調配起到了一定的作用。隨著市場經濟體系的逐步完善，用人制度真正實現了自主擇業雙向選擇，在當前市場經濟體制下，沿用計劃經濟時代的《報到證》制度，對于人才合理流動和高校畢業生就業絲毫促進作用也沒有，并且成為高校畢業生就業的一大障礙，建議立即予以廢除。

一是沒有法律依據。翻遍中國法律，找不到一條有關高校畢業生《報到證》的法律依據。

二是高校畢業生持有《報到證》無法報到。目前全國各個高校畢業生大體上在畢業前半年左右就開始為就業問題奔波，參加各種招聘會。一旦遇到適合的工作崗位就要履行報名、考試、面試，過五關斬六將，好不容易被用人單位選中，還要耐心等待教育行政部門頒發那個所謂的《報到證》，對于用人單位而言，有沒有那個《報到證》根本無所謂，他們需要的是真才實學，需要的是有能力、有水平的員工。一些限制戶籍的大城市用人單位，即便畢業生拿到高校出具蓋有鮮紅大印的《報到證》，也無法報到，因為該用人單位沒有進城戶籍指標，畢業生檔案還得打回原籍，交給戶籍所在地人才交流中心代管。

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高職院校畢業生檔案管理工作也是高職院校畢業生就業工作的一個重要環節。一所學校畢業生檔案管理工作是否制度化、規范化，不但事關高職畢業生的切身利益，也衡量著學校畢業生就業工作的整體管理水平。

一、高職院校畢業生檔案管理存在的問題

1.缺乏畢業生檔案管理的相關規章制度。健全的規章制度是衡量一所高職院校管理水平的重要標志，是學校規范化管理的基礎，也是開展工作的政策基礎。與學校其它工作相比，高職院校普遍缺乏畢業生檔案管理制度。以為例，全區37所高職院校中，目前僅有3所學校制定了畢業生檔案管理相關規章制度，其它學校在這方面基本處于空白。

2.畢業生檔案管理部門混亂。許多高職院校并沒有高度重視畢業生檔案管理工作，多將其作為年度畢業生就業工作的掃尾工作去做。由于僅將畢業生檔案管理看作是畢業生就業工作的邊緣化工作，在畢業生檔案管理部門的設定方面存在諸多問題。現在許多高職院校畢業生檔案管理部門多為就業工作部門和各系部兩級管理；也有的是由就業工作部門或由系部單獨管理；個別院校甚至沒有固定管理部門，由校領導臨時指定部門管理。由于政出多門，給畢業生檔案規范化管理造成了障礙。

3.畢業生檔案整理不規范。由于高職院校畢業生檔案管理部門非學校專職檔案管理部門，又多缺乏完整的畢業生檔案管理規章制度和專業檔案管理人員，致使許多高職院校的畢業生檔案整理不規范，突出問題在畢業生檔案資料歸檔方面。由于對檔案管理業務不熟，缺乏統一的標準，檔案管理人員在檔案材料歸檔方面業務不熟悉，導致畢業生檔案資料歸檔不完整。許多用人單位反映，同一院校的畢業生，其檔案資料標準不一，相差甚遠，給用人單位選用、任用畢業生造成了一定障礙。

4.畢業生檔案保管不規范。畢業生檔案保管是畢業生檔案管理工作的重要環節，卻也是高職院校畢業生檔案管理的一個弊端。由于學校每年都有未就業畢業生，也有一些用人單位不接收畢業生檔案的情況，致使一部分畢業生檔案留在了學校由學校保管。為解除未就業畢業生的后顧之憂，讓他們安心地繼續尋找工作，教育部規定，未就業畢業生檔案其學校應免費為其保管兩年。這是學校為畢業生做好后繼服務的重要舉措，但這項便生措施并未得到很好的落實。一些畢業生因多方面原因，沒有如期來校辦理自己檔案的轉遞事宜，由于一些高職院校畢業生檔案管理部門的多頭化，管理制度不健全，致使許多畢業生檔案成為“死檔”，失去了檔案應有的功能，甚至一些畢業生的檔案由于年頭較長，出現了檔案丟失的情況。

二、規范高職院校畢業生檔案管理的措施

1.制定畢業生檔案管理規章制度。高職院校必須將畢業生檔案管理規章制度建設作為規范畢業生檔案管理的首要問題去抓。要適應新時期高校畢業生就業體制改革的需要，適時制定學校畢業生檔案管理相關制度，對諸如畢業生檔案管理職能部門、檔案資料歸檔、檔案移交接收、檔案轉遞、留校檔案管理等問題在規章制度中予以明確規定，用制度去規范學校畢業生檔案管理存在的問題，摒棄人為隨意的落后檔案管理模式。

2.加強畢業生檔案管理人員的培養。畢業生檔案管理工作是一項認真細致的工作，不但要求檔案管理人員具備一定檔案管理知識和工作經驗，還必須熟悉高校畢業生就業工作流程且認真負責，細致耐心。由于目前多數高職院校都沒有設置檔案館，專職檔案管理人員相對較少，如果將畢業生檔案工作整體移交檔案部門管理，也存在諸多問題。基于這種情況，高職院校應立足現實，以學生管理人員及畢業生就業指導人員為根基，通過校內外多種途徑，加強他們的檔案知識及業務培訓，使他們能夠掌握一定的檔案管理知識，成為合格的畢業生檔案管理人員。

3.積極探索畢業生檔案管理的新模式。隨著我國社會主義市場經濟的確立，我國高校畢業生就業體制發生了根本性的變革，畢業生就業渠道呈現出多元化模式，這給高職院校畢業生檔案管理造成了新的問題，傳統的畢業生檔案管理模式已無法適應現行的畢業生就業體制，亟待創新。

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二、民辦院校就業檔案服務程序

1.開具證明。擇業期內未落實就業單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業生可以享受一下服務：憑就業報到證開具存放檔案證明、開具未就業證明其他與檔案相關的證明。

2.檔案提取。擇業期（2年）內就業手續辦理完的畢業生，可以憑就業報到證、加蓋公章的就業協議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業期內沒有就業畢業生不能進行檔案的提取。

3.對于自謀職業、出國留學、擇業期未滿的畢業生檔案和派遣期內自謀職業或自費出國留學以及擇業期滿后仍未就業的畢業生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區別

民辦高校畢業生學籍檔案是指學生通過參加全國統一高考并被錄取的學生檔案，它以文字資料形式記錄學生在校期間的學習成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業生的人事檔案是由學籍檔案轉換的，畢業生畢業后將其學籍檔案中放入該畢業生的報到證當中，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位或人才交流機構。學籍檔案也就正式成為畢業生的人事檔案，它需要通過畢業生與用人單位或人才交流機構簽訂就業協議，取得報到證后才能得以實現。

四、民辦高職院校畢業生檔案存在問題及解決辦法

一是畢業生進入國家機關、事業單位、國有企業，這些用人單位本身具有人事管理權，他們可以直接接收畢業生檔案。二是各類非公企事業單位與民營機構他們沒有檔案管理權。畢業生畢業后一定將檔案交由各級人才交流服務機構進行統一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業生在檔案的轉遞過程中需要注意一下幾點：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權之前，不能把檔案轉入該用人單位，應將檔案轉交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。

2.個別沒有檔案管理權的單位違規接收檔案，導致檔案丟失。為了避免上述情況發生，畢業生應首先詢問用人單位的性質，在確定對方是否具有人事檔案管理權限后再決定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關規程的，學生在離開學校之前要制定好檔案調離時間，不要將檔案來回調離，最好做到一步到位。

4.畢業生畢業后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業生、考研的畢業生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業生，這部分學生可以將自己檔案交由人才交流服務中心進行托管。

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檔案管理不僅能夠起到保護檔案的作用，更能夠延長檔案的使用壽命，進而使檔案存在價值得到發揮。檔案管理工作中需要進行分類、編號，以便于管理和使用。高校畢業生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是記錄高等人才信息的第一手資料。新時代背景下人才已成為最為寶貴的資源，人才能夠為企業創造更多利潤和財富，是企業持續發展的源動力，畢業生檔案是人才選用的重要參考。但隨著近些年我國高校擴招政策的實施，高校畢業生人數越來越多，畢業生檔案數量和信息量越來越大，高校畢業生檔案管理、轉遞工作面臨挑戰。當前我國高校畢業生檔案管理、轉遞工作現狀并不理想，各方面都有待完善。

一、高校畢業生檔案管理、轉送工作的意義

高校畢業生檔案屬于既要文件，記錄了學生主要經歷、政治面貌、社會關系、學歷職稱、個人信息、工作履歷表等信息，具有法律效益，是畢業生社會活動的重要依據。畢業生檔案由學籍檔案轉換而來，由學校交轉遞畢業生就業單位或人才交流機構管理，若無就業單位則由學校免費保存兩年。畢業生檔案轉遞需要按照《就業協議書》簽發《報到證》，完成轉遞檔案[1]。若就業單位是國有企業或企業事業單位那么檔案轉遞到工作單位。如果是非公有企業，那么檔案轉遞到人才交流機構。若離校未就業，則轉遞到戶籍所在地。對于高校畢業生來說不論考研、出國、就業都需要用到檔案，如檔案丟失便無法辦理相關證明。對于企業來說，通過畢業生檔案，用人單位可以對學生基本情況有一個初步了解，是用人的重要依據。可見做好高校畢業生檔案管理、轉遞工作的重要性和必要性。

二、當前高校畢業生檔案管理、轉遞工作存在的問題

（一）缺乏對高校畢業檔案特殊性的重視

高校畢業生檔案與其他檔案不同具有一定特殊性，有著流轉速度快、流動性強等特點，管理復雜性要遠遠大于傳統檔案。通常情況下畢業生檔案多保存在生源地、用人單位或人才交流中心。但近些年，我國畢業生跳槽率明顯增大，檔案管理、轉遞工作面臨著新問題、新情況[2]。但當前我國在高校畢業生檔案管理方面并沒有正確認識到畢業生檔案的特殊性，工作開中存在著不重視、敷衍應付等現象，管理方式粗放，一些時候甚至不能保障畢業生檔案完整性。

（二）不規范

雖然我國已了《高等學校檔案管理辦法》，但仍沒有具體且具有可操作性的高校畢業生檔案管理規定，當前我國在高校畢業生檔案管理、轉遞工作方面，管理體制十分混亂，并且缺少專職檔案管理人員，管理人員多沒有接受過專業檔案管理的系統培訓，并不具備專業檔案管理技能和知識，這嚴重影響了檔案管理、轉遞工作效率和質量，在檔案收集、整理、歸檔等工作中時常造成學生檔案的遺失、損壞。

（三）管理方式落后

隨著我國高等教育招生范圍的不斷擴大，高校畢業生數量大幅度增加，檔案信息量越來越大，檔案管理、轉遞工作復雜性也隨之提高。但當前大多機構在高校畢業生管理中仍停留在老模式、老思路當中。當前不僅學生檔案信息化程度不高，且管理中也缺乏對信息技術的運用[3]。傳統人工管理模式已無法適應新形勢下日益復雜的檔案管理工作需求，傳統人工管理方式不僅效率低下，也較容易出現紕漏。

三、高校畢業生檔案管理、轉遞工作改進思路

（一）正確認識高校畢業生檔案管理、轉遞工作

想要提高我國高校畢業生檔案管理、轉遞工作質量，就必須正確認識高校畢業生檔案管理、轉遞工作的特殊性，提高對畢業生檔案管理、轉遞工作的重視，積極改革畢業生檔案管理、轉遞工作，為其開展創造有利條件，加大投資力度強化對信息技術的應用，構建現代化管理工作模式，從而實現高校畢業生檔案信息化。信息化管理不僅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可備份，不易丟失。

（二）健全管理制度

高校畢業生檔案管理體制混亂，檔案管理、轉遞工作有效性差和缺乏必要的管理制度有著直接關系。想要提高高校畢業生檔案管理、轉遞工作水平，就是建立起科學、合理、規范，符合畢業生檔案管理特征的管理制度，通過制度保障畢業生檔案管理、轉遞工作的順利展開，利用制度增強工作人員責任心，提高工作有效性。制度不僅能夠為畢業生檔案管理、轉遞工作開展提供依據，更能夠有效協調各相關部門工作，使畢業生檔案管理、轉遞工作有條不紊的開展。

（三）提高管理工作人員綜合素質