時間：2023-05-29 16:09:19
序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇智能化檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
二、加強信息化檔案管理的相關措施
雖然信息化的管理措施有著極大的優越性，但是在使用的過程中我們仍然要做到相關的更新和加強措施，使它可以在原有的基礎上不斷的完善。首先從人員配備上，要提高管理員的專業技能知識，面對繁雜的人事資料和龐大的數據信息可以有條不紊的操作計算機程序，熟練掌握計算機技術對檔案錄入、核實的一系列操作流程。同時要求他們具有較高的專業素養和職業操守，在面對工作中的困難時可以努力尋找解決的辦法，具備相當的安全意識，能有效預防并及時發現各種安全隱患，確保檔案信息的高效、合理利用。其次，從硬件設施方面，要加大資金投入引進先進的機械和軟硬件設備，建設網絡管理數據庫讓全校人員可以參與數據的共享，確保學校檔案信息可以實現無障礙的傳遞和服務。同時加強對相關關聯數據的挖掘，讓原有數據可以在程序的分析解算中被用于印證和核算，充分體現個性化、智能化特征，不斷提升檔案信息系統的智能化管理水平。
0 引言
現代化的煤礦人事檔案智能化管理主要可以分為兩個部分，一部分是人事檔案室實體的智能化，一部分是人事檔案管理的智能化，兩個部分各為不同又互為依靠、相輔相成。其中煤礦人事檔案管理的智能化又可以分為：①實體管理智能化；②信息管理智能化。核心是煤礦人事檔案信息管理的智能化，主要體現是煤礦人事檔案信息的智能化檢索，因此前提必然是要建立煤礦人事檔案的信息數據庫，之后才能開展煤礦人事檔案信息的查詢、輸出等智能化操作，以及檔案信息的完善和維護。
1 煤礦人事檔案管理中的智能化現狀
隨著科學技術的發展，尤其是計算機技術的發展以及應用，用計算機來代替人進行煤礦人事檔案智能化的管理也越來越普遍，之所以得到大量的應用主要歸功于計算機強大的數據處理能力。計算機將實體的煤礦人事檔案室和無形的人事檔案信息巧妙的結合起來，大大的提高工作效率和管理的便利性，從最初的設想到設計、施行、建立和維護無不體現了計算機的絕妙應用在煤礦人事檔案的智能化管理方面，智能化的檔案管理現已成為主流的檔案管理。
1.1 智能化煤礦人事檔案室的建設 煤礦人事檔案管理的重要的第一步是智能化的煤礦人事檔案室的建設，而其中的重點又是在實體的煤礦人事檔案室中實現計算機的各方面融合，如計算機在其中的普及和應用以及計算機的網絡建設、聯接網絡、區域網建設，這些都是建設智能化人事檔案管理的基礎?，F階段我國的人事檔案智能化管理仍處于起步階段，尤其是在煤礦的人事檔案管理方面，還需要大量的工作和科研人員付出大的努力。
1.2 煤礦人事檔案存放位置索引智能化 煤礦人事檔案存放位置能否通過智能化的系統便利快捷的進行索引是監測煤礦人事檔案管理的智能化與否的一個很好的指標。它是對所有存放的實體人事檔案進行虛擬分門別類的如同一種“金字塔”的形式來檢索。智能化的煤礦人事檔案的準確索引能夠幫助檔案管理人員快速準確的定位實體檔案的定位，大大提高工作效率，節省查找的時間。
1.3 煤礦人事檔案智能化管理系統軟件設計 隨著計算機在煤礦人事檔案管理中的應用越普遍，因此順勢出現了相應的煤礦人事檔案管理方面的軟件，軟件應勢變成了整個檔案管理的核心，檔案的智能化管理也就體現在了設計者能否根據實際設計便捷的軟件和管理者能否很好的運用這些軟件對人事檔案進行智能化的檢索和管理。智能化人事檔案管理軟件的設計要遵循以下原則：簡便、迅速、智能化、人性化。
2 煤礦人事檔案智能管理系統的功能設計
對于煤礦人事檔案管理的智能化的系統軟件的功能設計，是一個很重要的決定管理能否智能化的因素。對于各種不同的檔案管理以及不同的管理水平的智能化要求，他們都有一些共同的特點，那就是在進行功能設計時必須要遵循以下基本思想：①煤礦人事檔案管理的普適性和通用性，有多個管理的類別項目可供選擇；②能夠很方便和快捷的錄入建立、維護、修改、增加刪除人事檔案；③能夠很方便和很快捷的查詢、定位以及完整的顯示檔案；④能夠對錯誤操作有必要的防護措施，避免誤操作而導致人事檔案的消失；⑤能夠具有較好的安全性從而保護檔案的隱私性，能夠保證設置密碼的文件的安全性，以防信息被盜和惡意篡改以及流失和失真；⑥能夠分別對內網和外網進行分等級顯示和隱藏。
3 煤礦人事檔案智能化管理系統軟件的應用
就目前常用的人事檔案管理軟件而言，其在功能設計方面已基本滿足上敘功能設計方面的要求，基本符合設計思想，但仍存在較大的改進和完善的空間，日益完善的人事檔案智能化管理軟件的開發和利用必將大大推進煤礦人事檔案智能化的進步。下面就以目前煤礦人事檔案管理常用的軟件做一下簡單的介紹，以看其普適性和實用性。
3.1 通用人事檔案管理智能軟件V4.3
軟件大小：8.78M
軟件語言：簡體中文
軟件類別：國產軟件／行政管理
應用平臺：Win2003/WinXP/Win2000/WinNT/Win9x
開 發 商：http：//省略/
軟件介紹：該系統是根據人事檔案管理工作的實際需要而設計開發的，內容詳細且全面，查詢、搜索、統計及打印等比較完善，而且便于操作，可在各類企、事業單位中廣泛應用，它對單位（公司）實施人事檔案電腦化管理，有助于改進工作質量，提高工作效率。除此之外，該軟件還便于安裝，用戶注冊后，只需要進行簡單的設置，使它成為適用于用戶單位（公司）的“人事檔案管理系統”。下面簡要分析一下這款軟件的幾個特點：
①具有多種操作方式可供用戶進行瀏覽和查詢：如根據身份證號碼或姓名、編號等信息進行查詢；單個記錄以及全體記錄瀏覽。②可按當前日期自動計算員工的年齡、工齡。③可設置十個以上的搜索條件，可設置員工的工齡段和年齡段來查詢員工記錄。④便于統計出各類職稱、各類學歷、各類戶口、男女職工、已婚未婚以及正編、聘用、臨時的員工人數。⑤可設置各種格式打印報表，如：員工一覽表、個人檔案表、自定義打印、輸出到電子表格文件*.xls進行排版打印等。⑥提供“數據備份”、“導入備份數據”、“導入注冊信息”等功能，保證了數據的安全性，消除了用戶擔心因系統故障而需要重新注冊的憂慮。
3.2 求索人事檔案智能管理系統8.3
軟件大小：7.25M
軟件語言：簡體中文
軟件類別：國產軟件／行政管理
應用平臺：Win7/Win2003/WinXP/Win2000/WinNT/
Win9x
開 發 商：http：//省略/
軟件介紹：本系統適用于各機關、企事業單位進行人事檔案管理。內容涵蓋人事檔案錄入、查詢、統計、報表、導出EXECL、打印輸出等，操作簡便、功能卓越。是人事檔案管理人員的得力助手。該系統具有以下幾個顯著特點：
①主界面采用樹型分類結構，可切換列表、卡片、表格三種顯示模式，操作方便、直觀易用；②基于HR理念設計，集成基本資料、就職資料、學歷信息等諸多方面的檔案資料管理全面詳盡；③靈活的基本信息設置，用戶可以自定義部門、職務、職稱等多種信息，實用性更強，支持多級部門劃分，滿足集團化企業需要；④強大的查詢系統，快速定位所需信息，可按任意條件進行查詢、排序，并可自定義打印項目輸出報表，或導出為EXCEL或文本文檔；⑤規范的人事調動管理，全程記錄和管理員工的人動信息，包括員工調動、離職、復職，并可實時查詢所有變動情況及其原始檔案資料；求索人事檔案管理系統；⑥強大的統計分析功能，可按任意部門、工齡、職務、職稱、性別、基本工資、文化程度、民族等多種方式進行各種統計分析等，統計方式多達數十種，統計結果以三種圖形方式一種表格形式直觀顯示并可保存或打印。⑦完善的數據備份與恢復功能，可確定您的數據萬無一失，并獨用基本設置備份功能，在您重新安裝本系統，可快速恢復至您的原始設置狀態；軟件還提供了EXCEL格式的導入與導出功能，可完成EXCEL格式原始檔案的導入工作，可大量節省人工錄入的麻煩，提高您的工作效率，輕松快捷的完成從手工到自動信息化管理的過渡。⑧多種輔助功能：日常記事、通訊錄、會議記錄、全國郵編區號速查等附加工具會給你的工作帶來諸多的便利。
特色功能：
自定義字段項目功能，靈活的適用于各行業使用；多條件查詢功能，含自定義項查詢；餅形圖、柱形圖、曲線圖、表格四種統計方式；自定義檔案卡，配合報表設計器可實現多種模板；支持從攝像頭直接照片，證件掃描圖管理；批量處理調動、離職、復職，可查看歷史檔案卡。
4 趨勢
實現真正意義上的煤礦人事檔案管理的智能化，需要廣大的檔案工作者和計算機科技工作者攜手并進，共同創造研發更高級、更人性化的智能化系統來滿足煤礦人事檔案的需求。
總之，目前國內外大力倡導智能化的設備、建筑和管理的今天，智能化的人事檔案管理是必不可少的，尤其在現今大力倡導建設高產高效高科技礦井的大背景下，煤礦人事檔案管理必將越來越完美。
參考文獻：
[1]王秋霞.檔案信息數據庫建設原則研究[J].檔案學研究，1998（2）.
[2]鄒吉輝.論檔案信息檢索智能化趨勢[J].學術探討，2006（4）.
[3]郭艷.淺析檔案信息檢索的類型及檢索工具現行趨勢[J].黑龍江史志，2010（5）.
中圖分類號：G72文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2015）05-0433-01
1.前言
電子商務檔案管理的智能化發展歷程是同步于圖像信息智能技術的發展歷程，它體現在智能化的市場預測、營銷策略和客戶關系的管理之中。電子版的檔案管理不同于傳統的紙質版檔案管理，它能夠通過計算機網絡技術以極快的傳輸速度將資料進行讀取和保存，最后形成一份直觀的電子檔案。電子商務時代所產生的大量信息包括：電子郵件、電子合同、電子簽名、產品資料、交易及支付過程等信息，有別于平常的紙質文件信息，而企業在電子商務運營期間會累積越來越多的檔案信息，為了能夠將巨大的電子檔案進行有效收集、歸類，保證電子檔案的真實性、完整性、有效性和安全性，智能化的電子商務檔案管理是不可阻擋的必然趨勢。
2.電子商務檔案管理的特點
電子商務是利用簡單、快捷、低成本的電子方式進行買賣雙方不謀面的商貿活動，存在著大量的原始文件、客戶真實信息、交易信息等重要文件，以虛擬的形式記錄在檔案管理中[1]。電子商務檔案管理的特點有以下四點：（1）虛擬性。首先，電子商務活動發生的行為是虛擬行為，所產生的活動交易信息和文件記錄都具有虛擬性，電子商務的虛擬性特征在與紙質檔案上的比較中有明顯體現。例如：在電子商務交易過程中，通過網絡對存貨的查詢、產品的展示到確定交易，產生出各個過程的信息記錄等都是具有虛擬性特征的檔案。（2）復雜性。計算機系統擁有復雜而準確的操作技能，能夠將電子商務活動中的數字信息進行解碼并記錄給人類查詢存檔，客觀上形成了電子商務檔案信息的復雜性。（3）集成性。電子商務檔案信息不同于紙質版，不僅具有了虛擬性還有集成性的特點，它可以將文字、數字、圖片、視頻、聲音等基本信息集成在一份檔案中，然后把這些信息對外或對內完整、真實地呈現出來。（4）危險性。由于電子商務活動是虛擬的，都是通過不同的介質在進行，存儲和攜帶的過程中容易受到黑客的攻擊，利用木馬等病毒程序對電子商務內部存儲信息進行破壞，具有易被破壞危險性等特點。
3.電子商務檔案管理智能化發展
電子商務檔案管理智能化發展可分為電子商務檔案信息存儲的智能化發展、電子商務檔案信息處理與搜索的智能化發展、電子商務檔案信息應用的智能化發展三大類，第一：信息存儲的智能化發展需要經過計算機精密的操作系統得以實現，通過計算機系統將電子檔案放入某種存儲介質中得到有效的存儲能力。要實現信息存儲的智能化發展，就必須進行對存儲系統不斷優化，才能達到智能化水平，同時還突出了信息存儲智能化的高可用性和高可靠性[2]。第二：信息檢索的智能化發展不僅存在著必要性，也是提高市場競爭的有效途徑，智能化的圖像信息檢索的產生對我國智能化檢索水平有著非常重大的意義 。在智能化存儲過程中，對于一些加密過或者未加密過的信息，要實現智能化檢索才能提高商務化水平。第三：將存儲的電子商務檔案信息進行合理運用，為企業未來的發展帶來相對的良好保障，為未來市場預測、營銷策略和客戶關系之間的管理提供有效信息。
4.結語
綜上所述，有效利用計算機科學系統為電子商務創造出無限智能化水平，結合電子商務的虛擬性、復雜性、集成性、危險性的特點研究出突破每一項技術難題的軟件，加快企業信息智能化建設步伐，將電子商務智能化管理走進人們的日常生活中，把電子商務信息時代推向更高的領域。
進入21世紀，信息技術和科學手段成為了各行各業開展工作不可缺少的重要構成要素，信息化管理已經成為商務、學校等辦公效率迅速提升的重要“法寶”。對于高中來說，檔案管理工作是極具保密性、復雜性的工作之一，隨著信息化腳步的不斷加快，學校電子辦公的信息量和工作量必然會不斷增加，由此引發的各種信息化檔案管理問題不能坐視不管。如何實現電子文件的實時網絡歸檔，科學有效地管理和利用電子檔案資料，達到信息高效提取、傳輸、利用的目的，是現階段高中檔案管理工作需要鉆研的課題。
一、高中檔案管理傳統模式的弊端
（一）檔案管理工作量大，效率低下。高中學校每年、每學期都有大量的學生信息需要錄入、管理，再加上由于升學、轉學、就業等問題帶來的數據的變動，需要管理的信息量很多。采用傳統人工錄入的管理方式費時費力不說，在信息的準確程度和記錄時間上也難免會存在差錯和漏洞。在信息的查找和整理時，大量的信息查找起來十分困難，耗時耗力，使得高中檔案管理工作的效率不斷降低。
（二）檔案信息安全保密性差。在傳統的高中檔案管理模式下，檔案信息都是由管理人員手動錄入和管理的，因此，檔案管理的效率相對低下，信息錄入和保管的安全性也較低。即使在傳統的檔案管理中有使用計算機開展信息管理的情況，使用的人員由于對計算機知識和操作掌握不準，在信息的錄入過程中經常會出現張冠李戴的失誤，導致檔案信息的管理出現差錯和漏洞。再加上傳統管理模式下，沒有完善的安全保障機制，接觸檔案信息的主體較多，會輕易將重要的檔案泄漏出去，給檔案管理造成安全隱患。
（三）檔案信息查找困難，更新和維護程序繁瑣。在傳統的高中檔案管理模式下，隨著時間的流逝，檔案信息的增加使得檔案管理起來更加繁瑣、復雜，龐大的信息量超出了人工作業所能達到的極限，用手查信息數據、更新和維護檔案系統都十分困難。查找目標文件時耗時許久，猶如大海撈針，在緊急時刻無法快速找到目標文件，會造成很大的不便。
（四）檔案管理人員專業素質低下，缺乏專業人員。傳統的高中檔案管理聘用的工作人員一般都是有一定的檔案管理知識，但是計算機實際操作水平普遍低下，在操作過程中效率低下，時常發生人為錯誤，造成檔案管理工作質量的低下。
二、對高中檔案實施信息化管理的必要性
（一）有利于增強高中檔案信息的保密性。智能化檔案管理模式下，采用功能強大的計算機處理檔案信息，不但提高了存儲速度、存儲數量，計算機獨特復雜的安全保護系統還極大地提升了高中檔案信息的保密性。為了更好地實現信息的保密，通過計算機將學校內的檔案信息做成單份文，促進檔案信息整理、保存、編目質量的提升。在減輕檔案管理人員工作量和負擔的同時，還極大地提升了檔案管理的現代化和信息化。
（二）提升檔案管理人員的素質，實現無紙化辦公。智能化檔案管理的實現使得以往的人工檔案管理被計算機檔案管理所取代，無紙化辦公成為了現代化高中檔案管理的潮流。這種檔案信息管理系統實現了文件從產生、運輸到整合的一系列工作，取締了傳統檔案管理模式下人工標記、打印、裝訂等一系列環節，辦公過程中的紙張、筆墨等資源得到了節約，人力、物力、財力消耗得到了大大的降低。
（三）極大地提升了高中檔案管理工作效率。智能化計算機的運用能夠一次性處理所有的檔案信息，將各種數據按照預設的順序進行排序、整理，絲毫不費人工力氣，且運行起來準確性高、差錯極少，維護和升級也是全自動化運行。給原本繁瑣的高中檔案管理工作帶來了現代化的曙光。以運行高度有序的現代化化信息處理體系為中心，把校內檔案資料加工成電子形式，建立起網絡數據庫，使得高中檔案管理的一切工作環節都變得信息化、智能化、高效率。
三、智能化計算機在高中檔案管理中的應用
（一）創新服務手段，建立現代化檔案管理模式。信息技術的發展不會止步不前，隨著新一輪科學技術成果的產生和應用，高中信息化檔案管理也必須與時俱進，跟隨檔案管理數字化程度的提升而改善檔案利用方式。越來越多的用戶通過計算機、網絡平臺來獲取檔案信息，這一變化要求檔案管理的工作方式和手段必須隨之改變，甚至連檔案信息的管理模式也在從實體管理向信息管理、知識管理等方面轉變。為此，高中檔案管理部門必須改變服務手段，創新符合信息化發展的新服務方式，建立起現代化的檔案管理模式，推動智能化發展在高中檔案管理工作中的應用。
（二）加強檔案信息化基礎設施的完善。檔案管理信息化基礎設施是開展校務現代化改革的基礎組成部分，具體包括計算機軟件、網絡以及其他相關輔助設施。不同高中根據自身檔案管理實際情況的需要，必須在管理部門配備齊全相關設施，包括計算機、掃描儀、光盤刻錄機以及檔案管理系統軟件等。建立好網絡數據庫、電子目錄和電子檔案錄入接受中心，保證電子文件及時高效得到收錄和采集。要注意選擇的信息化檔案管理系統軟件必須能夠具備強大的功能，集采集、存檔、整理、搜索、編目等功能于一身，能夠兼容各種數據，保證和其他數據庫、校園網之間相互交換的流暢。
（三）加大信息化檔案管理的宣傳力度。信息化時代的到來需要高中領導和管理人員樹立起智能化檔案管理的意識，重視信息化檔案管理在現代社會中的作用，意識到智能化檔案管理模式的建立是現階段高中檔案工作深入改革的重要環節。提高領導和師生對信息化檔案管理的認知和重視，能夠推動校務改革的深入發展。高中檔案管理部門必須秉持創新、努力的理念，不斷提升檔案管理工作的質量和效率，以真實的業績和務實的科學態度來表決心，穩扎穩打，用實力來爭取上級對校務改革的資金等各方面支持，全面深入推進校務改革。
（四）建立健全檔案信息安全保障體系。高中檔案管理工作中最重要的可以說是檔案信息的安全性和保密性。因此，在開展校務管理改革的過程中，必須把信息化與安全性能相結合，建立起安全保障體系，促進智能化發展在高中檔案管理模式的應用。首先要做好安全備份工作，加強信息化檔案管理工作人員的安全意識，確保數據不被人為泄露。在內部管理方面，要制定好完善的安全保障管理規章和檔案信息責任制度，確保檔案管理工作人員的身份安全。
（五）加強檔案管理規范化、標準化建設。信息化時代的到來要求高中智能化檔案管理工作必須實現標準化和規范化。所謂的規范化和標準化，指的是信息錄入、傳輸、整理、編目、存檔等環節的按部就班，首先，上級檔案部門必須制定出詳細的規范化管理規章制度，從工作人員本身和檔案管理工作過程兩方面出發，首先要求工作人員必須樹立起維護檔案管理規范的意識。其次要求工作人員在開展各項檔案管理工作環節時按照規章制度行事，絕不私自決定棘手問題的處理。從而推動高中檔案管理工作的標準化、規范化建設。
綜上所述，進入21世紀，科學技術在教育教學方面的應用越發普遍，信息化辦公成為高中檔案管理的重要手段。信息化計算機辦公不僅極大地提升了辦公效率，更增強了高中檔案信息的安全保密性和管理工作的質量。目前，高中在利用計算機開展信息化辦公的同時，還存在很多不足和缺陷，需要根據實際情況一一改正，只有創建起完善的安全保障體系，加大信息化檔案宣傳力度，使管理人員樹立起信息化意識，才能夠促進智能化辦公在高中檔案管理中更好地應用。
【參考文獻】
[1] 廖明. 淺談學校檔案管理中的檔案收集工作[J]. 科技視界，2014（16）.
[2]王d. 談學校檔案管理的創新[J]. 黑龍江檔案， 2016（01）.
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
業擴報裝工作是客戶與供電企業建立供用電關系的首要環節，業擴工作質量和效率直接影響著供電企業形象。業擴報裝各工作環節產生的各種工作單及答復單等紙質資料直接體現全過程的工作質量。同時，電力監管機構對于客戶提交的各類申請資料是否完備合法，供電企業的服務行為是否規范等問題進行檢查時，查閱紙質資料也是一項重要內容。但是營業檔案長期以來以紙質形式流轉存放，存在的保管難、查詢難、監督難等問題。業擴過程中各類資料連貫性較強，各工作環節均會產生檔案資料，下一工作環節需要查閱前一環節的資料。以前這些工作都是通過紙質傳遞、手工簽收的方式完成的，容易出差錯或造成丟失，造成信息傳遞不及時，無形中影響了服務的響應速度，延長了業擴時長，影響了服務質量。如何實現無紙化辦公和檔案的電子化管理，從而實現數據統一管理、業擴全過程監督，是當前業擴工作中的瓶頸。智能化客戶檔案管理系統有效地解決了這一難題。
1智能化客戶檔案管理的技術實現
通過拓展營銷業務應用系統功能，采用圖像高清采集技術，將業務申請、許可文件、客戶證照等客戶營業資料在業務受理時全部轉化成電子檔案，實現了客戶檔案從實物管理向數字化管理的重大轉變。除客戶報裝申請資料外，現場勘查記錄、方案答復單、設計審核、中間檢查、竣工檢驗、供用電合同等過程記錄相關資料在業擴流程對應環節全部形成電子圖檔錄入系統進行數字化管理，各流程相關參與部門可實時在線查詢，專業管理人員可根據權限隨時遠程調閱，為全面監控營業質量、規范業擴報裝管理提供了有力支撐。
1.1功能設計
1.1.1圖檔登記
通過高拍儀進行文件的拍照登記，記錄電子圖檔信息，與客戶工單關聯并根據業務內容自動生成圖檔業務信息，歸入指定業務類別卷宗。業務發入下一環節前對圖檔的完整性進行校驗或提示。
1.1.2圖檔調閱
業務處理過程中查閱與工單相關業務環節的電子圖檔資料，進行圖檔的瀏覽和查看。根據權限可進行部分檔案的下載。
1.1.3圖檔審查
審批人員在審核業務時，查看相關圖檔信息，對電子圖檔的準確性、清晰度進行審查。對于不符合規范的圖檔予以標記，由責任人重新上傳。
1.1.4圖檔補錄
對于無法及時登記的圖檔，應由業務責任人按照客戶或工單進行圖檔的補錄，并說明原因。
1.1.5圖檔歸檔
對圖檔檔案中有時限的資料，如：供用電合同、各種協議等在業務工單歸檔時或按規定時限及時歸入歷史圖檔庫。
1.1.6圖檔視圖與檢索
圖檔的視圖分為客戶視圖、工單視圖、卷宗視圖，支持按照客戶的維度查看圖檔目錄結構，按照工單環節查看圖檔的目錄結構，按照檔案卷宗結構查看圖檔的目錄結構，允許業擴客戶統一視圖、工作單查詢視圖調用相關圖檔視圖，進行圖檔信息的查閱，并提供檢索功能。
1.1.7圖檔電子化監控
提供圖檔監控管理關鍵數據，對圖檔電子化情況進行展示，為管理者提供生動的管理視圖，包括圖檔總體登記情況，已登記圖檔信息的工單，未及時登記圖檔信息的業務環節，圖檔的完整性準確性有問題的圖檔電子文件等。點擊相應的圖檔柱狀圖與表格，可以查看圖檔缺失、差錯業務的明細。
1.1.8
圖檔總體情況統計統計圖檔總體情況，包括圖檔卷宗數、圖檔件數、圖檔頁數、統計業務流程圖檔覆蓋率情況。
1.1.9輔助功能
（1）圖檔目錄管理
對系統登記的文檔、掃描圖片、影音等各種類型的資料按照業務類別進行分類，便于檢索和日常管理。
（2）圖檔權限管理
主要進行權限管理和查詢、維護對應操作員對應崗位對圖檔中相應文件類型的讀寫權限，讀權限指查詢時的讀文件權限，寫權限是指圖檔建檔和編輯時的文件上傳權限。默認部門內部人員有查閱權限，外部人員可根據業務環節自動授權，分配下載上傳權限需要進行指定授權。
（3）圖檔日志管理
對圖檔的增加、刪除、修改、借閱、歸還、鑒定作廢等操作記入日志。可以查看圖檔的操作軌跡。
1.2系統功能測試
1.2.1營銷系統改造
依據圖檔系統的建設要求，對SG186營銷業務應用系統進行相應的改造，涉及新裝增容及用電變更、合同管理、核抄管理、用檢管理、資產管理、計量點管理、計量體系管理等業務。
1.2.2功能測試
挑選工作環節較為復雜的高壓新裝流程，對24個業務環節逐個進行測試、查詢，重點是測試每個工作環節是否都增加了圖檔管理模塊，是否可順利拍入電子檔案并存儲，是否可實施查詢。
2系統應用
根據智能化檔案管理的基本要求，按照國家電網公司制定的業擴流程存檔資料目錄，規范業擴各環節需錄入的電子資料明細，明確各環節負責人。各基層單位根據要求，開展高壓新裝、高壓增容、裝表臨時用電流程檔案電子化操作測試，對電子圖檔權限分配進行設置。對業擴報裝流程涉及的崗位配備高拍儀，調試設備與系統對接。對于已歸檔的高壓業擴資料可以由檔案室補拍完成，在途的電子圖檔資料由營銷部門各單位根據職責分工在業擴報裝流程各節點拍入圖檔資料，由檔案室歸檔前核對歸檔。
3應用效果
3.1客戶檔案更加完整清晰
在營銷業務系統中擁有完整的客戶檔案信息，能更清晰地反映出客戶用電管理全過程，方便的從系統中查詢到客戶受理申請、供電方案、業務收費、受電工程設計審查、受電工程竣工驗收、送電各環節的內容，實現客戶業擴過程的全痕跡數字化管理。
3.2檔案查閱更加方便快捷
解決了業擴報裝各參與部門互相移交業務資料的問題，需要查看業擴資料的部門可實時在線查詢，業擴人員對工程的整體把控有了顯著的提高，資料的收集更加清晰、條理化，查閱、調取更加快捷，降低了工作強度，提高了工作效率。
借助于數字信息以及存儲介質可以將電子商務檔案完成，而在進行電子商務檔案管理的時候，是沒有辦法直接做到手動進行關于電子商務檔案的操作或者是管理的，這個時候，計算機系統就是最不可或缺的存在。正是計算機科學技術以及網絡的不斷發展以及智能化的深入，當電子商務檔案其信息是存儲在不一樣的儲存介質上時，對于其中的信息規范與格式要求也會有所不同。因為不同的網絡服務商而導致的傳輸協議或者網絡鏈接方式的差異，同樣會讓其儲存形式、數字化程度以及計算機功能都不一樣，這些情況的存在讓電子商務檔案信息變得復雜起來。電子商務檔案信息和過去的紙質檔案信息存在很不一樣的地方，首先是其未被單一的數字，或者文字信息局限，并且可以讓信息得到系統的、全方位的存儲。無論是圖像信息還是音頻視頻之類的音像信息，都是可以用合適的形式在文件當中進行完整記錄的。在查找讀取信息的時候，這要打開文件夾就可以完成，并且可以記錄得更加詳細與真實。
（二）電子商務檔案管理的缺陷
電子檔案并不會受到時間或者是地點的限制就能夠做到查找信息或者是信息共享，并且和紙質檔案對于保存的環境與條件要求高不一樣，電子檔案其在進行保存的時候主要是對防磁性以及溫濕度要求高，但是其保存所需空間并不大。只不過，在對電子商務檔案進行管理的時候，關于電子文件的歸檔管理存在復雜性，也就讓其檔案管理工作變得更有難度。這是因為很多負責電子文件檔案處理的工作人員其在工作的時候，受到關于紙質檔案管理思想的影響，對于電子文件歸檔管理意識不夠高?；蛘呤怯械墓ぷ魅藛T為了減輕自己的工作負擔，并沒有主動關注關于電子文件的歸檔工作。還有可能是工作人員其本身的技術不足，對于計算機的使用操作并不熟練，既無法對電子文件在歸檔管理當中遇到的問題做好正確處理，也沒有辦法做好點子文件的歸檔管理工作。
對于檔案而言，其原始記錄性是很重要的屬性，并且體現在了檔案的內容與形式上，正是因為檔案具有原始記錄性，它才擁有法律憑證的作用。電子商務檔案屬于電子文件，它的形式和內容之間是相對對立的，而其內容很容易被改動，固有形式會有所變化，也就會影響到其原始記錄性。和紙質檔案不同，電子檔案不但容易被篡改，且篡改之后還可以不留下痕跡，因而在進行管理的時候，容易造成一些問題。電子文件本身還存在虛擬性，那么關于原件的界定就會很困難。即使信息技術發展迅速，但是數字簽署技術并沒有得到普及，要在電子文件上進行蓋章或者簽名也并不存在可行性，那么在對電子文件進行真偽鑒別的時候也就會變得艱難。正因如此，在討論電子商務檔案其原始記錄性的時候，必須有全新的概念才行。
在電子文件越來越多的現在，對于文件原始順序的來源原則得到了更多的關注。想要做好電子檔案管理，尊重其來源是非常重要的一點，也能夠更好的從行政管理與法律責任的角度去對電子文件歸檔管理問題進行處理。在實際使用當中，工作人員可以根據需要來進行電子文件的隨時復制，又再對其信息內容進行重新的組合，這么一來，電子文件原有的順序就很容易被打亂。這樣的情況就意味著，當電子文件在運轉期間，要把握好它的原始性并不容易，而在進行文件整理的時候，關于文件原始聯系的說明不可或缺。要讓來源原則變得更加豐富，也可以以所有生命周期當中的文件其組合變化以及電子文件管理實踐作為基礎與依據。只是這樣的方式對于電子文件來源的明確判定要求比較高，不單單是將檔案與文件維護好，在進行整理時要根據原始順序來進行。
二、電子商務檔案管理的發展趨勢
（一）信息存儲智能化
1.借助智能存儲設備 電子商務檔案在進行信息保存的時候需要借助于電腦、服務器和相關的移動存儲設備等，而在對電子檔案文件進行訪問的時候也離不開這些設備的支持。電子商務其發展方向在于信息提取的及時性、便利性，以及不受到時間地點等的約束與限制，能夠達到隨時獲取檔案信息的標準。對于將來的智能化存儲設備來說，這是基本的要求，對電子檔案進行智能化管理的一個特征也在于電子檔案存放之后的提取方式的轉變。當智能化信息存儲在進行輸出的時候，應該是能夠對不同的智能化設備都支持的，而且對于擁有權限的智能化設備還應該給與其關于電子檔案信息的編輯、備份、安全管理等特別操作的權利，這也是為了讓檔案信息可以得到更好的保護。
2.存儲設備智能化管理 未來信息儲存的發展方向就在于信息存儲智能化，這種電子檔案管理模式讓存儲和管理結合在了一起，也讓計算機系統、工作模式以及連接方式都發生了很大的改變，也將一些不必要的行為省略了，還可以讓電子商務檔案信息其安全以及實時訪問得到保證。實際上，電子商務檔案存儲的智能化是由計算機系統當中的軟件與硬件來進行決定的，而所謂智能化存儲就需要讓計算機其部分的運算以及控制功能可以下放到存儲設備當中，讓存儲設備不只是能夠進行數據存儲，還可以擁有一定的運算與控制的功能。借助于智能存儲技術，電子商務檔案管理可以獲得更多效益，不但可以讓人工操作得帶減少，也能夠讓過去對于檔案管理所需空間得到節約，更能夠縮短時間以及讓運輸、倉儲相關費用得到節約。智能化存儲管理技術能夠實現對于存儲系統當中存在的問題相關監控與調整工作，從而第一時間發現問題與潛在隱患，并且采取一定的措施進行處理，讓數據存儲的安全與持續得到保證，也讓電子商務檔案存儲智能化水平得到提升。
（二）信息檢索智能化
1.智能檢索 對于諸多檔案信息而言，電子商務檔案信息只是其中之一，也是電子商務的興起才出現的。通常情況下，對于檔案信息的檢索主要發展在于自然檢索、手動檢索、計算機輔助檢索以及計算機智能檢索，對于電子商務檔案信息其檢索來說，也是類似的。計算機的智能技術不斷帶動著電子商務檔案學信息檢索的智能化，而面對擁有各式各樣信息存儲方式的電子商務檔案，因為其信息內容可能包含文字、數字、圖片、圖像、聲音等，還可能有加密信息與不加密信息的區別以及本地存儲與其他存儲等情況，關于電子商務檔案信息有關的智能檢索就擁有了更為重大的意義。對于智能檢索而言，其基礎就在于文獻以及檢索詞的相關度，并且對文獻重要性進行綜合考察作為指標，再對檢索的結果進行排序，從而讓檢索效率得到提升。
2.相關性分析 在進行智能檢索結果排序的時候，相關性與重要性都是需要考慮的，而相關系選擇各個字段其加權混合索引能夠分析得更加準確，而重要性則是與文獻來源權威性有關系。通過這樣的方式，讓檢索結果得到更加準確的排序，也讓檢索的效率得到提升。電子商務的發展快速也讓其活動越來越具有全球化特征，而電子商務檔案信息其全球性、信息管理系統的分布性、交易語言復雜性以及交易方式多樣性等特點越來越顯著。這樣的事情勢必導致過去的檔案信息檢索工具無法讓用戶需求得到滿足，而智能檢索工具開發的必然性與必須性也得到了凸顯。
3.推理化分析 計算機科學技術的發展讓電子商務檔案信息的智能檢索擁有技術支撐。計算機推理思想對于檔案管理其智能化的應用，可以讓檔案管理其檢索系統做到對于基于模式識別以及物景分析的圖形圖像檢索系統，也更有利于檔案信息搜索工具借助于別的基礎理論實現更智能的模式開發。
（三）檔案應用智能化
1.客戶管理智能化管理 電子商務檔案其應用智能化，首先在于客戶關系管理的智能化。對于電子商務檔案而言，客戶檔案是重要的組成部分，而電子商務檔案也相當于是讓商家客戶之間有了新的交流方式，那么企業的管理者在對客戶關系進行管理的時候也應該變化思維方式。智能化的客戶關系管理可以讓企業對客戶的服務得到加強，也讓客戶的滿意度以及忠誠度得到提升，更能夠讓企業的效率與效益得到提升，這同樣需要加強關于客戶關系管理系統以及智能化的客戶數據庫開發以及應用。
2.商情智能化預測 智能化的商情預測，是電子商務檔案應用智能化的另一個重點?？蛻魯祿嫶?，而企業的營銷信息、銷售信息以及服務信息也非常多，只有高度商業智能的數據分析以及數據處理系統才能夠很好的實現對于它們的分析與管理。智能化的商情預測系統，借助于數據挖掘思想以及數據倉庫的管理技巧，一對一的營銷策略、以及個性化的售后服務智能化的數據分析與處理，可以使得客戶的需求得到滿足，也能夠讓企業的盈利能力與盈利空間得到拓展與提升。
杭州市房產檔案館成立于2003年，2008年搬入新館后，在新庫房管理中率先采用了智能電動密集架和庫房溫濕度自動控制兩大新技術，極大的減輕了工作人員的勞動強度和庫房的日常性管理工作，但隨著近幾年房地產市場房產交易的日益火爆，房產檔案量急劇增加，目前館藏各類房屋權屬檔案已近400余萬卷（冊），原有的庫房管理方式已不能滿足日益增長的檔案入庫需要，給檔案管控工作帶來了不少壓力。同時作為“民生檔案，服務民生”的查檔服務窗口，檔案的利用接待量也呈幾何倍數增長。隨著“互聯網+”時代到來，大數據、云計算、物聯網、移動互聯網、智能制造業等信息技術培訓的發展與運用，深刻影響到檔案的特性和檔案管理工作的邊界。
1 面臨問題
1、房產檔案的增容面臨檔案管控手段單一的問題
2005年，杭州市房產檔案館主城區全年房產檔案入庫量為14萬卷，到了2015年入庫量為41萬卷，十年間增加了2.88倍，截止2016年11月15日，杭州市房產檔案館當年度已接收主城區各類房產檔案350447卷，隨著住房保障類檔案的接收入庫，預計2016年度檔案接收量將突破45萬卷。大量檔案的接收入庫，對檔案接收的上下架、位置管理、庫房的巡檢及盤點、檔案統計、利用調閱等帶來不少困難，而目前的檔案管控手段相對單一，工作效率較低，已不能滿足日益增長的檔案管理需要。
2、實體檔案調閱利用需要提質增效的問題
杭州市房產檔案館作為“民生檔案，服務民生”的查檔服務窗口，查檔接待任務日益繁重。據《房管時迅》數說房管有關數據統計，2005年，杭州市房產檔案館房產檔案查詢接待量為0.9萬人次，到2015年房產檔案查詢接待量達42.3萬人次，十年間房產檔案查詢接待量增加了45倍。截止2016年11月15日，杭州市房產檔案館當年度窗口累計接待11.4萬人次，出具查檔記錄41萬份，電子檔案10.8萬頁，核查61.5萬人次。檔案管理部門如何在如此大接待量的情況下，及時高效的提高調閱實體檔案的速度，降低百姓的調檔等待時間，提質增效是當前的主要問題。
2 功能實現
1、檔案智能密集架控制系統
在此次庫房改造中，我們采用了智能電動密集架，其架體控制系統采用了目前最先進的工業級、寬電壓、可靠性高、抗干擾能力強的PLC集成控制系統，規避了智能電動密集架單片機控制系統所存在的功能單一，無法升級等弊端，并與手持PDA、工作電腦等進行了工作聯網，并實現了以下功能：
⑴、智能電機配備24V無刷電機基礎上加配了5A電磁離合器，使架體在開閉合過程中更加安全、更加高效，架體移動聲音輕盈，無噪音。且手動、電動可自動切換。
⑵、架體左右功能：具備左動、右動及左右架體功能，當固定列在中間時，支持左右兩側架體同時進行打開操作，滿足兩人進入同一區域固定列兩側同時調閱檔案的需求。
⑶、一鍵式操作功能：通過一個觸控導向按鈕完成架體的開啟、停止、關燈等所有操作，|控開關上配有LED導向指定燈。
⑷、應急助推功能：當調檔目標列出現電機故障，無法打開架體時，架體控制系統能智能識別故障位置，并自動指示故障列相鄰架體將故障列推動，故障列打開后，該助推列自動復位。
⑸、架體通風功能：架體控制系統上自帶溫濕度控制系統，能實時檢測架體內溫濕度值，該架體環境溫濕度能人工設定，當架體環境溫濕度值達到設定值時，系統能自動打開每列架體來實現通風和閉架，也可直接在固定列上通過觸摸屏上進行手動操作，實現開架通風，使架體內的溫濕度達到恒溫恒濕。
⑹、自動安全保障功能：架體除有防傾倒、防鼠、防塵、防光等基本功能基礎上，架體內立柱、底盤和入口處分別安裝了紅外保護裝置，腳踢桿等應急保護裝置，當有人在架體開啟通道內或有異物進入移動架體通道時，架體立即啟動自鎖保護功能，同時系統進入安全保護狀態，只有當人員離開通道或異物清除，架體才能啟動，確保人身安全。
⑺、架體自照明功能：架體自帶照明系統，該系統采用無紫外線LED燈具，能隨架體開啟或人員進入架體通道而自動激活，當架體系統閑置或無人時，3分鐘后照明系統自動關閉。
⑻、電路保護功能：架體電力回路、操作回路各有專用的斷路器，當漏電或馬達超負荷時，密集架立即停止，回路切斷，即過載保護。
2、檔案實體管理系統
在此次庫房改造中，我們將8個標準化庫房全部通過VPN實現了WIFI無線網絡的全覆蓋，通過手持PDA，在庫區內就可實現檔案的入庫、借閱、歸還、批量上架、批量位置管理等工作。檔案借閱或調檔時可以通過調檔指令，利用PDA可遠程開啟相應的電動密集架，實現高效、精準，大大提高了調檔等待時間，尤其在窗口服務中，調檔時間由原先約30分鐘縮短至5分鐘左右，為服務群眾贏得了時間。
3、檔案庫房智能環境監控系統
庫房的恒溫恒濕對檔案的保管至關重要，在此次庫房增容改造中，我們將除濕器，空調、空氣凈化器、加濕器等設備進行有機組合，并利用新技術，將庫房內各區域安裝的溫濕度監控點進行統一聯網，形成檔案庫房智能環境監控系統。根據預先設定的溫濕度值，在一定內范圍達到異常告警、自動調節、實時采集、快速響應、定時上傳數據到指定服務器等，實現了對庫房內溫度、濕度、PM2.5、CO2等進行全天候智能監測、控制和治理。在確保庫房達到恒溫恒濕基礎上，有效凈化微塵、細菌、塵螨、微生物和各種氣態污染物，消除空氣中的異味，在保護檔案本身安全的同時確保從業人員的身體健康，同時將除濕器的排水進行了集中排放，避免了人工倒水的問題。
4、檔案庫房安全管控系統
檔案庫房安全管控系統中我們采用了庫房磁卡門禁系統、重點庫房加裝了雙指紋門禁系統、庫房進出紅外線監測系統，庫區內視頻監控系統，其中門禁系統使用的磁卡需經專門授權，方可使用，實現對進入庫房人員全方位的實時監控和管理，庫房進出紅外線監測系統和庫區內視頻監控系統則與大樓的物業管理監控室進行有序對接，使得庫房24小時都能實現全方位的管控，達到了人防、技防、物防的三位一體的庫房安全防范體系，確保了檔案庫房的安全。
5、主控系統
以上各項系統都通過一套庫房管理主控系統來集中進行管理，與館的檔案綜合管理系統和檔案綜合業務系統通過端口進行對接，互聯互通，與大樓安保系統進行進行對接，實現庫房一體化智能管控，大大提高了工作效率。
3 結語
隨著“互聯網+”時代的到來，創新檔案日常管理模式，創建立體檔案館庫管理辦法，檔案館庫的智能化建設必將是發展趨勢，本文只根據了本館情況對智能化館庫建設進行了初步的實踐與探索，對智能化館庫管理提出了一些思路和方法，供其他單位檔案管理工作者借鑒與參考。
參考文獻
DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.01.105
0 引言
本文主要通過業務系統開發招投標及合同檔案歸檔接口，基于檔案管理系統開辟專項管理平臺，進行招投標及合同檔案統一管理和利用。招投標及合同檔案存儲在非結構化平臺，基于非結構化平臺的大數據研究成果，開展適合招投標及合同檔案的智能查詢、自動分類、特征建模等應用建設，及提供可視化的文檔分析管理工具，提升檔案管理及利用水平。
1 應用開發的基本目標
（1）梳理ERP系統及電子商務系統中的招投標文件及合同檔案數據，研發基于檔案管理系統的批量數據歸檔傳輸接口，存儲于非結構化平臺，利用數據分析、挖掘技術，研究各階段招投標資料及合同檔案非結構化數據的自動歸檔、提取、分類、聚類及語義關聯。為招投標資料及合同檔案利用奠定基礎。（2）開發歷史招投標檔案及合同檔案遷移工具，開展歷史數據的遷移工作，并對遷移后的數據進行驗證，保證數據遷移的完整性和準確性。（3）基于非結構化數據管理平臺，提供招投標及合同檔案的信息統計分析功能，構建公司全量招投標檔案及合同檔案數據一站式搜索服務，實現對不同類型的招投標檔案及合同檔案數據的集中檢索，解決跨系統、跨業務的多源信息分散搜索問題，實現一對一的精確檢索。實現圖譜化的招投標檔案及合同檔案數據動態關聯檢索、實現基于用戶興趣域的非結構化數據自動推送；（4）研發可視化分析技術，提供智能交互界面，實現招投標檔案及合同檔案的可視化分析、挖掘。最終達成招投標檔案及合同檔案資料在非結構化數據平臺上的統一存儲及智能、快速、準確的利用。（5）開展招投標及合同檔案權限控制研發，用戶的根據當前職位、當前崗位、工作歷程、參與的事項，建立用戶權限模型及實現檔案查詢、管理及利用的統一權限控制。
2 技術方案
2.1 系統架構
本文研究主要要求通過技術手段從數據平臺中發現并歸集招投標及合同檔案，具體則指通過設計的自動分類、聚類等規則實現招投標及合同的整理歸類，自動篩選。總體架構如圖1：
招投標及合同檔案專項管理應用，基于檔案管理系統提供的統一標準歸檔接口，從ERP、電子商務等系統采集招投標及合同檔案數據，并通過非結構化數據管理平臺進行數據存儲等。實現招投標及合同檔案專項業務管理水平提升。
2.2 架構遵從
本文在概要設計、詳細設計中均遵照前期項目中的業務架構、應用架構、數據架構、技術架構進項細化。
2.3 技術架構
應用展示層：主要包括綜合檢索、關聯檢索、自動推薦和可視化展現功能。采用JSP、Flex、Html等關鍵技術確保數據可視化效果和瀏覽器兼容性，增強用戶體驗。接口層：采用JAVA API、WebService和Http RestFull方式預留統一的標準接口，提供系統集成使用。服務層：主要包括基礎公共服務、業務建模及算法解析組件服務、分布式調度任務、搜索引擎服務和數據可視化組件，采用“微服務”形式隔離各個服務，為系統提供柔性支撐能力，并支撐應用層實現。存儲層：主要包含非結構化數據存儲、索引數據存儲和關系數據庫。數據集成：通過統一的集成接口實現平臺、業務系統的多源異構系統數據的集成。
3 研究成果
非結構化平臺的智能招投標檔案管理系統的建設成功徹底避免了紙質檔案批量大，查詢不方便的問題，并且信息檢索按照檢索內容的廣度、深度、關聯度以及智能化程度不同，檢索的結果也不盡相同。結合檔案管理系統實現非結構化數據的自動歸集，為跨業務關聯使用檔案數據奠定基礎。以及開發了可視化工具，可以直觀、迅速地揭示數據趨勢和外露層。按目的，可視化技術又可分為三類：探索型、驗證型、表示型?？傊?，各項技術的完成都是一次重大的進步，都是順應大數據信息時代下的潮流方向，接下來需要更加多元化的探尋非結構化平臺的研究方向，為推動信息時代進一步發展做出應有的貢獻。
具體而言，可以從以下三個方面來認識突出檔案管理社會化職能的意義：
1、提升高校辦學質量
目前高校都逐步強化了職業化教育的辦學理念和辦學實踐，而增進高校教育的職業化特質則需要與企業展開深度合作。然而，由于高校與企業分屬于不同的組織類型，且受到不同體制環境的影響，使得校企合作更多體現在形式建構領域，而在深度互動和互利雙贏上卻做得不夠。為此，通過挖掘高校的科研檔案資源來助力企業的技術創新和管理創新，便能在雙贏的基礎上提升高校的辦學質量。
2、助力地方經濟發展
高校所在區域的地方經濟發展，主要依托于產業經濟的發展推動。如，物流產業、旅游產業、電子商務產業等。通過調研發現，許多地方產業發展存在著各自為陣的發展態勢，而未能在循環經濟視角下獲得范圍經濟效應。為此，通過利用高校的科研檔案資源、專家檔案資源，便能在智力和人力支持下幫助地方產業經濟走上一條綠色、健康的發展道路。
3、培養共生環境生態
盡管高校在隸屬關系上存在著不同的類別，但其在具體的區域內辦學，必然會受到該區域社會經濟政治環境的影響，而且在拓展高校辦學空間的潛在要求下，高校管理層也需要主動與地方政府接觸?？梢?，培養環境共生的生態，對于高校而言是至關重要的。高校通過突出檔案管理的社會化職能，便能為實現環境共生建立起良好的社會聲譽。
二、高校檔案管理的社會化職能分析
結合本人的工作體會，可以從以下兩個方面進行分析：
1、助推社會主體的發展
實現高校檔案管理的社會化職能，不能只見物不見人，其根本仍在于轉換高校檔案管理思路，并在高校管理層的牽頭下積極建立與社會各類主體的聯系。本文以科研檔案管理為視角，那么社會主體也主要指向了企業。正如上文所提到的，通過將高?？蒲袡n案資源在知識產權保護的基礎上，與企業技術創新、管理創新實踐相結合，則能為企業帶來知識紅利。但這里也需要明確，即高校檔案管理若要切實助力社會主體的發展，其本身也需要進行信息重構。
2、實現社會化辦學目標
貫穿本文的中心思想便是，突出高校檔案管理的社會化職能將實現雙贏的目標。那么雙贏在高校這一側便體現在，促進高校借助社會辦學資源來提升人才培養質量。之所以能夠實現這一目標歸因于：首先，高校檔案管理的社會化助力社會主體發展，進而社會主體將愿意與高校建立在教學上的深度合作；其次，高校通過與社會主體間建立起基于?n案信息交互的人員往來，便能優化師資隊伍的知識結構；再次，通過與當地社會經濟發展建立深度互動，來倒逼高校專業設置和教學體系的優化和整合。
從以上兩個方面所做的職能分析中可以看出，需要在辯證視角下來理解高校檔案管理的社會化職能。而且，實現高校檔案管理的社會職能，構成了高校開放式辦學的重要支撐力量。
三、實踐措施
根據以上所述，以科研檔案管理為例，實踐措施可從以下四個方面來進行構建。
1、充分理解企業對檔案信息的需求特點
高校在實現檔案管理的社會化職能時，其本質也屬于供給側結構性改革。眾所周知，高校科研檔案內容主要以公開發表的論文、已申報的專利，以及課題結題等信息為主。這些信息分屬于不同的學科范疇，且所基于的問題導向也不盡相同。因此，無法直接與企業的需求結構相對接。因此，高校專業所在院系的教學團隊，應與企業接觸充分理解企業對檔案信息的需求特點，然后再針對專業教師的科研檔案信息進行資源重構。
2、具體掌握企業技術和管理創新的短板
在與企業進行接觸時，還需要掌握企業在技術創新、產品研發，或者組織架構調整的長期愿景和近期所遇困境。只有在問題導向下來進行檔案信息資源重構，才能提升高校檔案管理的供給側優勢。為此，這里就需要夯實企業一線調研的績效。所以建議，高校應組建校企聯席會議制度，并在該會議召開的地點分別設置在高校專業所在院系和企業方。通過這種長效機制做保障，不僅能優化科研檔案供給質量，還能引導教師建立符合實踐需要的研究方向。
3、高校多部門協同對科研檔案資源進行整合
在對高?？蒲袡n案資源進行整合時，需要發揮多部門協同的工作優勢。在組織建設上，需要將專業所在院系、科研處、圖書館、學報編輯部等部門納入其中，在職能定位上則需要重點發揮院系、科研處的職能。圖書館依托自身的電子檔案信息采集能力，可以為科研檔案電子資源重構提供技術支持。而且，之后所開展的檔案信息線上交互活動，也需要借助圖書館的信息平臺來實現。學報編輯部借助自身的職能優勢，可以為具體的科研信息提供文獻梳理工作。
4、開展線上信息交互線下人員往來活動
為了實現檔案社會化管理對高校人才培養的助推作用，這里還需要開展線上信息交互和線下人員往來的活動。不難知曉，在本文以上的論述中已經提及，這里需要強調的是：高校在實現其它類別檔案管理的社會化職能時，應深刻理解檔案信息背后人力資源的主體作用，且正是依靠了這種主體作用才真正實現了檔案管理的雙贏目標。
正如同志所說：“檔案是人類活動的真實記錄，是黨和國家事業發展不可缺少的方面，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，電子商務檔案管理智能化事業是一項典型的功在當代利在千秋的可持續性發展的事業”。目前電子商務檔案管理朝著智能化發展的過程中存在著或多或少的問題，這會直接導致企業的發展受到阻礙。由此可見可見，在新形勢下加強電子商務檔案管理工作十分重要，隨著我國科學技術水平的不斷提高，電子商務檔案管理工作也需要逐步的完善，因此加強電子商務檔案智能化管理工作是我們當前所面臨的一項緊迫任務。
2目前電子商務檔案智能化管理的特征
首先，與傳統的檔案管理相比較，電子商務檔案管理具有自身的特征，其不是可以直觀看見的，都是以光盤、U盤、硬盤等方法進行存儲的，因此其網絡性、虛擬性程度較高，電子商務的活動中信息存儲和檔案管理相同，都是虛擬的，例如：支付寶、網銀、淘寶等廣泛應用，都不需要開出具體的紙質的票據。換言之，電子商務中檔案文本的管理都具有智能化、虛擬化的特征。其次，由于電子商務檔案管理并不能夠通過肉眼來定位，也不需要管理人員對檔案進行管理和抄寫，都是通過人工計算機智能模式來完成的，因此其存儲形式、信息數字化程度都不同，這就導致了電子商務檔案管理具有繁瑣性、復雜性。最后，電子商務檔案管理具有集體性、系統性。電子商務檔案管理的數據信息不僅集中于一種文字或者數字上，而是能夠實現全方位的信息儲存，例如音頻、音效、圖表、視頻、錄音等。
3提高電子商務檔案管理智能化水平的有效策略
一方面，電子商務檔案管理工作應該嚴格按照國家下發的相關文件進行合理有效的歸檔，電子商務行業必須重視檔案管理工作的重要性，尤其是要把電子商務檔案管理工作作為行業發展重中之重，這樣不但能提高電子商務檔案管理工作水平，同時還能確保其朝著智能化趨勢發展。因此在企業進行電子商務的過程中，電子商務行業要為企業與客戶建立一種新型的溝通模式，讓企業通過智能化管理方法，提高檔案管理的質量和水平。從而提高企業的競爭力，實現經濟效益和社會效益的最大化。另一方面，當前改革開放政策不斷深入，這就要求電子商務檔案管理也要與時代接軌，改變過去單一老化的檔案管理模式，做到與時俱進。在實踐的基礎上創新，在創新的基礎上實踐，朝著智能化趨勢發展。電子行業必須及時變革電子商務檔案管理方式，轉變管理模式建立完善科學有效的管理體系，促進電子商務檔案管理的建設。運用智能化存儲數據，滿足不同的客戶要求，將電子商務檔案所帶來的社會效益和潛在的經濟效益發揮到最大化，從根本上完善電子商務檔案管理制度。在新時期下電子商務檔案管理工作是電子商務行業重要組成部分，它對今后企業和行業發展具有十分深遠的影響。因此電子商務行業要加快進行電子商務檔案管理工作的改革、重視提高電子商務檔案管理工作的水平和效率、提升工作人員的計算機水平和整體服務素質，使電子商務檔案管理工作，真正發揮積極作用。
