序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理政策范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

近年來，我國改革的日益推進，經濟的不斷發展，極大地促進了人員的流動，隨之產生了流動人員的檔案管理問題。一般來說，人事檔案主要是來自于人事管理過程之中，其中主要記載著一個人的基本情況，如學歷、工作、政審、黨團、獎懲、晉升等各方面內容。關于流動人員檔案管理工作，國家頒布實施多項制度，明確提出有關部門應當高度重視這一項工作。對于流動人員檔案管理單位來說，其應當選擇各種有效方法，切實加強管理，充分發揮檔案信息的作用，推動社會不斷向前發展，并充分保證人才處于合理的流動狀態之中。鑒于此，本文指出流動人員人事檔案管理工作的重要性，提出相應的有效措施，希望能夠與業界同人共同探討這一個課題。

一、流動人員人事檔案管理的重要性分析

人事檔案與勞動者的利益息息相關，并且對人事檔案工作體系的完整性具有一定的影響。因此，做好流動人員人事檔案管理工作具有非常重要的意義。

（一）適應我國市場經濟發展

做好流動人員人事檔案管理是建立與完善社會主義市場經濟發展的必要要求，故而只有建立以市場主導的人力資源配置體制，做好流動人員人事檔案管理，方能有效地促進人才合理流動機制的完善。對此，筆者認為應注重做好人員人事檔案的管理，更新傳統的管理模式，促進單位人向社會人的轉變，以此滿足市場經濟發展的需要。

（二）落實社會公平、政治民主、構建和諧社會的需求

有效地做好流動人員人事檔案的管理工作，這是與構建和諧社會的要求相適應的，依法治檔也是做好流動人員人事檔案管理制度的重要途徑。要構建一個和諧的社會，應將法治融入國家與社會生活中去，故而做好人員人事檔案的管理也一定要向法治的道路上前進。由此，做好流動人員人事檔案管理能夠有效地滿足促進落實社會公平、政治民主與構建和諧社會的需求。

（三）有助于人才資源的科學配置

利用開展流動人員的人事檔案管理工作，能夠保證人才資源不斷趨向于科學配置，具體來說：能夠促使單位貫徹用人的自，并能促使人才自主擇業；同時，有助于進一步疏通人才進出渠道，將各種人才流動的體制掃清，促使單位不斷改革用人制度，并且能夠推動政府部門轉變職責，使其服務空間不斷拓寬。

（四）為企事業單位的選人用人提供指導

就企事業用人單位而言，利用人事檔案能夠幫助他們準確選用人才、評價人才，促使他們科學管理人才。同時，人事檔案里面對流動人員的經歷、表現以及工作狀況等進行了記載，包括受教育程度、工作經歷等等，同時其中的信息具有非常高的權威性。其一，流動人員和用人單位雙方的合法權益往往能夠利用人事檔案來進行描述，其二，人事檔案能夠推動雙方形成良好的人事關系。

（五）有助于人才從“單位人”轉變為“社會人”

通過有效管理流動人員人事檔案，能夠營造一種良好的環境，利用該環境，人才能夠順利完成“單位人”轉變為“社會人”這一個過程。由于受到傳統體制的束縛，人才流動或多或少會受人事檔案的影響，導致現實中“人走檔不走”這一問題非常普遍，這樣就使流動人員的生活、工作面臨一系列的困難。流動人員在身份認定、就業、工齡計算等方面，均離不開人事檔案為其提供證明。基于此，應當對流動人員的人事檔案加強管理。

二、流動人員人事檔案管理的有效措施

（一）完善管理體制

對于流動人員人事檔案管理，應當推行集中統一、歸口管理，人力資源社會保障部門屬于該項工作的主管機構，同級黨委組織機構對其具有指導和監督的職責。具體來說，流動人員人事檔案應當通過縣級及以上人力資源社會保障機構、人才服務與公共就業組織授權的機構負責代為開展管理，別的沒有通過授權的單位，無權對流動人員人事檔案進行管理。對個人保管檔案的行為一律禁止。對于那些跨地區流動人員的人事檔案，具體可以通過工作單位與戶籍所在地的公共就業與人才服務組織進行管理。

（二）完善經費保障制度

國家相關部門明確指出，從今年1月1日開始，將人事關系檔案相關費用取消，包括借閱費、傳遞費、保管費、證明費等。基于此，地方相關單位也應當將流動人員人事檔案基本公共服務免費提供給相關人事部門。同時，各地必須把該項工作的經費納入同級財政預算，經費數額具體應當根據所保管的流動人員人事檔案數量而定。除此之外，還應當對相關基礎設施加大資金投入力度，以充分確保該項工作順利進行。

（三）認真做好檔案收集工作，使其內容不斷完善

流動人員人事檔案管理中，檔案材料能夠為人事檔案的利用提供前提條件。為充分發揮人事檔案的作用，其中的材料一定要全面，同時要真實。一般來說，可以通過下面的措施來收集檔案資料：構建收集網絡并不斷對其完善，在此基礎上，來收集流動人員的檔案材料，這個過程中，一般應當充分考慮檔案材料形成的具體特點，通過各種收集方式（跟蹤、定向、定時等）來收集；利用和用人單位或流動人員簽訂人事檔案管理合同的方式，明確兩者的權責，還應采取相應的有力措施，保證材料能夠及時歸檔；對那些接收或流出的檔案材料，無論誰都不能將其扣留，一定要保證其齊全性。

（四）努力提升檔案管理工作者的素質

流動人員認識問題非常復雜，在管理其檔案的過程中，具有很大的難度。對那些檔案管理工作者而言，在平時的工作中，可以利用參加培訓、自學等途徑，使自身業務素養不斷提升。對于檔案管理單位來說，應當多為工作人員提供學習的機會，具體可以通過舉辦培訓班、開展業務報告會、經驗交流會等方式，調動員工的學習積極性，使他們綜合素質不斷提高。也可以通過引進優秀的檔案管理人才的方式，注入新鮮血液，帶動整體素質的提升。

（五）引入信息化管理方法

首先，檔案資料電子化。為方便對檔案進行管理，一般而言，可通過現代化設備技術，例如掃描儀、電腦等，把檔案保存在電腦中，并通過有關技術來處理檔案信息，把資料盡可能的轉化為數據信息，然后對其實施信息化管理，這樣應用計算機就能夠實現對檔案的查閱、利用等，同時還能夠在很大程度上降低人員流動引起的偽造、涂改等不良現象。其次，檔案庫管理現代化。利用信息化技術來管理檔案庫，構建起人事檔案數據庫，并不斷對其完善，利用internet構建起開放的數據庫群。

（六）注重檔案利用，全力開發人才資源

在一大批的流動人員之中，存在著許許多多的高學歷、高職稱的專業人才，而如何有效地開發這些人才資源亦成為一項較為重要的工作。而要做好流動人員人事檔案管理，既要充分發揮檔案信息，為人才的科學配置提供保障，又需提升科學的管理水平，以此建立流動人員基本信息數據庫，為人才資源的大力開發作準備。

三、結束語

綜上所述，為提高流動人員的檔案管理的有效性，應當完善管理機制，完善經費保障制度，做好檔案收集工作，不斷提高檔案管理人員的素質，應用信息化管理方法，只有這樣，才能真正將流動人員人事檔案管理工作做好，為人才合理流動奠定基礎。

篇（2）

人事檔案工作是人事工作的重要組成部分。筆者作為一名人事檔案員，擬用最近兩個人事政策實施的實例，從人事檔案與檔案館藏文書檔案的關系、人事檔案的管理環節這兩個日常檔案管理的角度，表達對提升檔案服務能力問題的認識。

先介紹檔案服務成功的實例。由于注重提升檔案服務能力，順利地完成了省賦予的“解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫療保險”的政策實施。2013年3月15日福建省財政廳等兩部門下發《福建省解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫療保險的實施辦法》。縣級轉發，并對年齡認定、勞動關系認定等檔案材料的要求作了細化。其中，屬于人事檔案材料的有本人招工（干）登記表、履歷表、工資表等十份左右原始檔案。屬于文書檔案的有調動表、職工花名冊、工資名冊等。歷史原因，部分本應歸人事檔案的材料竟移位到文書檔案（檔案館）。以教育系統為例，我們考慮到上述實際，把操作步驟具體定為：先到縣教育局人事檔案室查找個人原始檔案，再到縣檔案館查找補充。全縣本系統第一輪百余人報名，確定上報省部門審核23人，僅獲批3人。縣報送嚴格依照原始檔案，省審批也準確、完整地依據縣送原始檔案（復印件）并及時反饋，故檔案服務水準不容置疑，檔案服務能力倍受尊重。求助檔案服務、努力補充查找原始檔案，成為社會共識。當事人對上級人事政策理解不深、有關部門操作經驗不足，似乎與檔案服務能力沒有關系。但“至善乃止”。如果檔案員主動學透相關人事政策文件精神，提升檔案服務主導能力，引導其完整地查找檔案材料，而不是依其要求被動提供材料，檔案服務能力精益求精，該項人事政策必落實透徹。啟示一：檔案員要加強學習，甚至要了解一些非檔案專業的知識（如人事政策的某些要求），只要有利于檔案服務能力的提高，相關知識都可以學習。啟示二：亡羊補牢，尤未晚矣――人事檔案員帶領其前往縣檔案館補充查找，檔案館檔案員更熱情地協助該補充查找，促使其盡快補辦成功。無形之中，檔案員的檔案服務能力得到了提高。

再介紹一個檔案服務不盡如人意的實例。是有關“清退的公辦、民辦、代課教師”的統計、待遇問題，由于各種原因導致檔案服務能力拖累人事政策實施的情況。2011年之后，教育部、省教育廳先后下發了關于解決上述人員待遇的文件，市教育局下發了補充通知，不可謂不重視。統計時間跨度大，節點是1962年前后、1979年前后、1998年前后，對原始檔案的需求相當嚴格和浩大。縣（區）教育部門進行了實際操作。但是，兩年、三年眼看過去，相應人員的統計、待遇仍未塵埃落定。一個重要的原因，是部分基層單位檔案缺失嚴重，無法準確摸底統計。檔案服務能力的弱化引發了相關人員及其家屬的強烈不滿，也給上級及時決策造成了困難。據悉，有的學校僅保有1990年之后的檔案材料，檔案缺失程度令人咋舌；大部分學校檔案材料從改革開放起源。縣一中建有專門的校史館大樓、檔案材料可以追溯到解放前，這類單位少之又少。人事檔案、文書檔案性質的材料都呈稀缺狀態。檔案如此缺失，怎么能指望相關人事政策順利實施、有關人員待遇政策及時落實？

人事檔案與文書檔案的關系，筆者概括為：互相補充，各有長短。保管期限、管檔單位不同：人事檔案全部是在專門的人事檔案室永久保管，不用擔心材料到期、銷毀；文書檔案，有永久、三十年、十年等不同的保管期限，依法移交檔案館之前多由各職能辦公室附帶保管，有時會出現難以查找甚至已遭銷毀的情況。人事檔案較單純（以個人為立卷單元，更穩定，易查找），由《干部人事檔案管理細則》規范；文書檔案較綜合（比較包羅萬象、材料豐富，但可能較難查找），由文書檔案管理法規規范。

可見，要做好人事政策等工作，就要提升檔案服務能力；要提升檔案服務能力，就要努力提高檔案查找（檢索）的能力；要提高查檔能力，就要求檔案員充分認識和發揮人事檔案室和檔案館各自特有的長處，彌補各自的不足。如，部分人士因身份問題、歷史問題，其人事檔案散失，就只好到檔案館查找線索；上級人事政策文件要求提供多種檔案材料時，也可能要求人事檔案室、檔案館共同提供檔案服務。上文所述補充材料的例證，即人事檔案室保管的材料沒有其工資信息，人事檔案員就必須引導其另行到縣檔案館查找文書檔案。人事檔案員的積極引導，文書檔案員的熱情再接待，該同志如愿以償找到了工資材料原件。這里體現的是：人事檔案與文書檔案的互補互助，人事檔案員與文書檔案員的通力合作，檔案員對提升檔案服務能力的自覺性。通過實際工作中對檔案服務對象的積極引導、熱情接待，潛移默化，檔案員的檔案服務能力得到了提升。

以上兩個事例，也一定程度上回答了日常檔案管理中“如何提高檔案服務能力”的問題。

一是：要加強身心修養，增強體魄，提高道德水準。上述兩例，都是時間性較強的中心工作，要求在規定期限內完成大量查檔工作，保障人事政策的按時實施。這就要求檔案員有在短時間內進行高強度勞動的強健身體和道德勇氣，同時不能收取加班費。檔案員面對這種政策性、應急性的檔案服務，必須多一點義務思想、雷鋒精神，不斤斤計較經濟待遇，以高質量完成檔案服務為唯一追求。這是提升檔案服務能力的主體保證。

二是：要重視協調人際關系，包括與領導的關系，與其他部門的關系。基層人事檔案室無法配備多名專職檔案員，比如筆者所在的人事檔案室，就長期只有一名專職檔案員。新頒布的人事政策往往對檔案服務要求甚為緊迫。怎么辦？除主動加班加點，就只好請局領導臨時安排協助查檔人員。檔案服務過關，緊接著是干部、財務部門的流水作業，這就要與這些部門協調時間安排。良好的協調能力，是提升檔案服務能力的劑。

三是：要引進現代化管理手段。本室正在進行的非在職人員基本情況電子材料錄入取得初步成果，加快了檢索速度。利器在手，何愁服務能力不提升？

一正一反，兩個檔案服務的例子，體現了提高檔案服務能力的必要性及部分實現途徑。追本溯源，提高檔案服務能力，不是空中樓閣，要從平時抓起、從檔案的管理環節抓起。

人事檔案的管理有收集、鑒別、整理、保管、檢索、利用等八個環節，每一個環節都關系到檔案服務能力的提高。這里試析人事檔案的收集能力、整理能力、利用能力，以及它們與檔案服務能力的關系。

收集能力。筆者平時注重主動出擊，養成定時專項通知催收材料的習慣，各種登記表格也力求完善，便于到時即刻準確再次催收。所有通知、表格都收藏在U盤。常年專項催收通知分別與錄用人員材料、轉正人員材料、年度考核材料等常規材料有關。每年的相應時間即通過寬帶教育網專線發出專項通知，收集進度全部登記在專門表格，期限到達立即以手機短信催欠，保持相對高壓。這樣，檔案收集的能力就比較強勢，基本能保證檔案材料不“欠收”，為檔案服務能力的提升打下了物質基礎。

篇（3）

（一）涉及的內容較為廣泛

城鄉居民社會養老保險檔案管理的范圍較為廣，與社會養老保險業務相關的資料、數據和文件等都屬于城鄉居民的社會養老保險檔案管理的范疇。

（二）管理信息化要求較高

隨著計算機技術和網絡技術的廣泛應用，在城鄉居民社會養老保險檔案管理工作中信息化的程度也不斷提升，城市居民社會養老保險檔案信息化建設速度不斷加快，檔案管理工作更加高效化、科學化和規范化。

（三）存儲和保存的期限較長

城鄉居民的社會養老保險業務是一個持續的過程，所以社會養老保險檔案存儲和保存的時間較長，只要參保居民存在，那么養老保險的業務的辦量也不就停止，即養老保險檔案的管理工作中就需要對參保人進行信息的采集和存儲，所以檔案管理工作是一個時間跨度較大而且需要很長保存期限的一個過程。

（四）安全系數要求很高

城市居民社會養老保險業務處理中，其內容不僅較為繁雜，記錄的信息較多，而且這些信息與居民的切身利益息息相關，而且當前城鄉居民社會養老保險檔案的形式也較為多樣，不僅有紙質檔案，還存在電子版檔案，這些檔案具有唯一性和不可替代性及較強的隱私性，所以在對城鄉居民的社會養老保險檔案進行管理需要較強的安全性要求，需要妥善保管，嚴禁檔案信息外漏及被篡改等情況發生。

二、優化城鄉居民社會養老保險檔案管理的策略

（一）提高檔案管理意識，強化檔案基礎管理

就目前來說，雖然我國對社會保險的管理水平有了很大的提高，但是人們對社會保險的認識還不到位，在從業人員中，消極怠工現象時存在，對檔案管理的意識還沒有提升到與社會保險發展所適應的程度。現在的從業人員，對檔案管理工作不認真.認為檔案管理不重要，這些思想對其工作質量有著巨大的阻礙作用，導致檔案管理工作雜亂無章，沒有發揮檔案在社會養老保險中應有的作用.嚴重損害了老百姓的利益。為此，必須提高從業人員的思想意識，提高對檔案管理工作的認識，強化思想教育，止其重視檔案管理工作。

（二）對檔案科學分類，進行有序整理

對于城鄉居民的社會保險工作來說，工作難度較大，內容較多。優化檔案管理工作就必須分門別類，把養老保險的檔案進行有差異的歸檔.并有序地整理和管理。對于檔案的分類，必須有一定的科學依據和分類標準，做到繁而不亂，井然有序。一般來說，對于政策性文件檔案的管理.一般都是按照文件的出處、類型、文號及時間來分類歸檔：對于經辦機構在養老保險的記錄管理中，可以按照部門、時間等要素進行分類;對于城鄉居民個人來說，比如保險手冊、賬戶等情況就行分類;對這些檔案的整理必須有序進行，不可雜亂無章。對于檔案的有序整理，需要做到編號使用的科學性和規范性，把握保險業務發展的規律，另外還要做好動態管理，做好常態下的工作。

（三）完善檔案管理制度建設，提高從業人員素質

對于檔案管理來說，需要一定的制度支撐，對于城鄉居民社會養老保險檔案管理也是如此，需要規范檔案管理的流程，明確從業人員的職責，對養老保險的檔案建立、查閱、維護、保存等都要實現制度化的管理規范。對于紙質的檔案要排列有序，做好保存和維護工作，對于極為重要的檔案資料還要備份，對于電子版的檔案要注意網絡安全。對于從業人員，要求掌握基本的檔案備份、記錄、查閱、保存等知識，要維護好檔案資料，確保檔案管理的安全性。檔案從業人員要提高自身工作的積極性和主動性，認真履行職責，做好本職工作。

（四）加快推動檔案管理信息化的實現

篇（4）

多年以來，我國行政單位始終重視檔案管理工作，并形成了成熟的檔案管理體系。在行政單位檔案管理工作中，檔案安全管理是最重要的環節之一，對確保行政單位檔案的完整、可靠、有效利用等具有重要作用。但由于受多種因素制約，行政單位檔案安全管理仍然存在一些問題，對行政單位檔案管理工作造成了不利影響。

一、行政單位檔案安全管理存在的問題

行政單位檔案安全管理的目標是確保行政單位檔案本身的安全，以及行政單位檔案管理體系的安全。具體來說，就是要確保檔案的完整、齊備、有序歸檔、安全保管，以及確保檔案不被非法利用。目前，行政單位檔案安全管理主要存在以下幾個方面的問題。

（一）檔案安全意識淡薄。部分行政單位領導及檔案管理人員對檔案的重要作用認識不充分，沒有看到行政單位檔案在提高行政單位管理水平、促進經濟社會發展、提升社會管理能力、增強行政單位對各行業的服務水平等方面的作用，把檔案管理工作簡單定位成各種文件、材料、報表等的歸納、整理和保管，或重視機關文書、財務檔案等的收集整理，導致行政單位檔案不齊全等現象嚴重。而有的行政單位對檔案的完整性認識不足，對于事關單位工作的重要會議記錄、會議材料、單位領導講話稿、工作總結等材料，缺少收集和管理，導致檔案材料流失，甚至發生泄密事件。

（二）檔案安全管理制度不健全。一方面，一些行政單位的檔案管理制度不完善，對檔案的保管、分類、保密、銷毀等的規定不嚴密，檔案安全管理工作無章可循，存在很多漏洞。另一方面，有的單位由于對檔案安全管理不夠關注，沒有建立起必要的檔案安全管理制度，也沒有對檔案安全檢查、檔案有效保管、檔案安全保障、檔案安全檢查等方面作出明確規定，無法及時發現危害檔案安全的隱患。

（三）檔案保管設施、設備等條件落后。檔案不同于平常的文字或影像資料，尤其是行政單位檔案因其特殊屬性需要保管環境安全可靠，且防盜、安全，有的甚至要有抗御較大自然災害和人為破壞的能力。而現實中，由于多數行政單位辦公場所緊張，沒有配備單獨的檔案室，有的檔案室與辦公室、儲藏室等合用，導致檔案保管場所不安全。而有的單位雖然配備了單獨的檔案室，但不夠規范，“六防”設施不配套，也沒有空調機、滅火器等設備，導致檔案受潮霉變、蟲蛀等現象時有發生。

（四）檔案管理人員素質不高。有的行政單位檔案管理人員多由其他工作人員兼任，缺少檔案管理的專業知識，不僅難以全身心投入到檔案管理工作中，也無法對檔案進行科學管理，影響了檔案管理的標準化和規范化。有的檔案管理人員責任心不強、檔案安全管理意識淡薄，在檔案的交接、歸檔、管理方面不認真，檔案管理不全面、不系統。

二、加強行政單位檔案安全管理的對策

一是加大宣傳力度，提高檔案安全意識。行政單位及檔案管理機關要加大對行政單位領導及檔案管理人員的宣傳教育，增強他們的檔案安全管理意識，引起行政單位領導的重視，把檔案管理尤其是安全管理納入到重要議事日程。不斷健全檔案安全管理責任制，樹立服務意識，提升行政單位的檔案管理能力，形成人人重視檔案安全的良好氛圍。

二是健全檔案管理機制。行政單位要設立單獨的檔案管理部門，配備專業的專職檔案管理人員，同時建立完善的檔案管理機制，從人員、制度兩個方面做好檔案安全管理的保障。完善歸檔、保管、鑒定、利用等制度，明確崗位責任制，確保檔案業務規范執行。

三是扎實推進檔案安全管理基礎工作。首先，要抓好檔案的規范管理。從檔案材料收集整理、檔案材料的轉入轉出、檔案的查閱復制、鑒別、銷毀等方面，強化基礎性工作，保證各項工作科學有序地開展。其次，要做好檔案室設施設備建設。行政單位要改善檔案室的硬件條件，從獨立、規范、安全的角度配備必備的檔案管理設施，還要增強檔案室抵御外界危害的能力，使檔案室符合《檔案法》中關于檔案保管的標準。

四是強化檔案管理中的保密工作。首先要規范檔案室管理。要確保檔案室與其他部門辦公室分開，并指定專人負責管理，禁止無關人員隨意進出。同時要配備相應的報警裝置、攝錄裝置等。其次，要嚴格執行檔案保密期限和檔案密級調整制度。行政單位的部分檔案由于其內容涉及到國家安全和國家利益，必須依據《檔案法》《保密法》等法律法規劃分密級和保密期限。行政單位要嚴格劃分密與非密以及保管期限與保密期限，對于存在問題的工作環節，要及時處置，最大限度地確保檔案安全。五是抓好檔案管理人員隊伍建設。行政單位要搞好檔案管理人員的教育培訓，加強對《檔案法》《實施辦法》《保密法》等的教育，強化檔案管理人員的安全意識。要通過參加各種不同層次、類型的檔案人員培訓班，更新觀念、更新知識，提高業務水平。要加強專業人員的引進，通過公開招錄的方式增加新鮮血液，實現行政單位檔案管理的規范化、標準化、科學化。

參考文獻：

篇（5）

在信息時代的今天，檔案管理工作為了滿足新時代背景下的要求，不得不向信息化方向轉變。而文化市場行政活動的記錄與憑證就是檔案信息，因此如何規范管理行政執法檔案是我國政府部門需要重點探討的問題。因此，本文淺談了規范文化行政執法檔案管理的對策。

一、檔案管理工作需要從“全”字入手

(一)建檔要全面

文化市場管理檔案工作牽涉到行業內廣大用戶，需要構建健全的綜合管理建檔。行業內有典型行業經營群體和代表性經營業戶都需要進行建檔。這樣，一個區域中的文化市場檔案管理工作才能夠有效的構建起來。

(二)收全放寬

檔案材料不但是收進與發出的紅頭文件，而且也是一系列記錄數據的材料。在文件材料歸檔擬定過程中，應結合實際情況，擴大歸檔范圍。唯有這樣做，才可以將文化市場綜合執法的整個過程反映出來。

(三)類別要全面

一個地區的文化市場管理檔案要包括很多種，如:影響檔案、文書檔案、技術檔案、專業型檔案等。在檔案載體上，既需要有傳統紙質型的，也有現代錄像、照片、視頻等類型的。

二、加大力度建設信息安全人才隊伍

文化執法檔案信息管理工作必須要由專業的人負責，因此確保檔案信息整體安全和有效，應強化建設信息安全人才隊伍。首先，要吸納大量的綜合型檔案管理人才，進而從整體上提高檔案信息管理人員的素質素養。其次，要強化檔案管理人員安全意識和思想道德素質，進而使檔案管理人員可以積極的、主動的進行檔案信息管理工作。三是，制定完善的激勵機制，進而加強檔案管理人員管理檔案的水平，并積極的學習各項新技術，從而為檔案信息的安全管理奠定堅實基礎。

三、檔案管理要搞活“用”字

(一)因人利用

結合檔案建檔管理需求，將各個年份的文化市場經營門戶種類、經營狀況和行業分布等數據信息，統一的規劃入檔，便于有關工作人員的有效使用。

(二)嚴加管理和使用

建立文化市場行政處罰案卷，應結合具體法律條例規定，反復檢驗，最好咨詢相關法制部門，在他們的建議和指導下，真正做到依法建檔。若是特殊類型的檔案，嚴加使用，更不允許建檔。

(三)用多種形式傳遞檔案信息

將文化市場業戶經營信息、行政處罰信息和文化市場信息等以多種形式傳遞給廣大社會公眾，形成依法治理、依法行政的格局，規范行政執法檔案的管理，從多方面上加強行政檔案的管理。

四、檔案管理要注重“改”

(一)上下兩級共同發力

由政府直接牽頭，縣鄉財政預算中列入檔案管理經費，并配置專門的檔案管理人員，對文化市場檔案集中管理，由專門的人員負責規劃、監督文化市場檔案工作。

(二)穩定檔案干部人員

文化市場檔案干部需要結合我國頒布的有關于檔案管理法律條例，并盡可能提高檔案管理人員的薪資待遇，并拓寬檔案管理人員的晉升渠道，由于工作實際需要確實要提拔檔案干部，應征得上一級檔案行政管理部門的同意后，并適當的補充檔案管理干部。

(三)改進檔案工作方式

轉變以前單一的重指導輕服務的做法，向著強化法治推行監督檢查和做好有效轉化服務形式工作，向著分析問題與解決問題，加強水平，促進檔案管理現代化建設方向轉變。并且，應及時轉變工作作風，深入進行調查分析，對檔案中出現的各種問題及時解決，并深入探索管理文化市場檔案的新方法。

五、建立健全的檔案信息法制管理加大力度

對檔案信息管理進行法制建設，為強化檔案信息安全管理做好各方面工作。由于只有在行政執法的狀況下，才能減少檔案管理中存在的安全隱患。一是，政府應出臺與檔案信息安全管理相關的法律條例，進而強化建設檔案信息管理法制水平。二是，檔案信息安全是一個較為復雜的問題，因此還應該在制度與組織上采用一系列的措施。因此，既需要建立健全的管理制度，也需要制定出應急處理檔案信息安全保障機制，進而盡量減少威脅檔案信息安全的一系列行為，最大程度上做好預防檔案新威脅工作。

六、檔案管理可以從“收”字著手

(一)大力宣傳與推廣

要在強化推廣與宣傳與檔案管理有關的法律法規定下，達到提高全民檔案管理意識的目的，明確檔案管理工作與文化市場管理工作二者的關系。要加大力度宣傳利用檔案創造的社會與經濟效益事例，引起社會公眾的廣泛注重，激發個人或者部門對管理檔案的欲望和熱情。在普及檔案知識教育下，消除傳統檔案管理的不足，真正提高檔案管理質量。可以說無論對于任何工作的開展，宣傳這一環節工作尤為重要，想要切實的提高文化行政執法檔案管理水平，勢必要加大力度宣傳與檔案管理有關的理論知識，使更多的檔案管理人員真正意識到檔案管理的重要性，由此在自身工作中可以負責任的、認真的進行每項工作，最大限度上提高自身的工作能力。

(二)建立完善的檔案管理制度

文化市場綜合執法應結合單位具體狀況構建完善的檔案管理制度，最好建立形式多樣的檔案歸檔制度，將歸檔的文件材料面放寬些，規定更加具體些，以達到促進文化市場發展的目的。對于典型的經營群體檔案信息、培訓記錄、綜合性材料等等都應保存好，分類進行歸檔，便于后續的使用。同時，還需要構建完善的獎懲制度，在工作中表現優異的檔案管理人員應給予獎勵，獎勵形式包括物質獎勵和精神獎勵，以物質獎勵為主，進而提高管理人員工作的積極性。反之，對于表現差的職工應給予懲罰，情況嚴重者應給予開除處分，從而給其他工作人員一個警示的作用。

(三)經常檢查和指導

縣級檔案行政管理部門應該定期或者不定期到文化市場行政執法大隊對檔案建設管理工作進行監督與指導，主管局也要經常去監督與指導文化市場檔案工作，第一時間內發現問題，并采用相應的對策妥善解決問題。同時文化市場行政執法機構中還需要做到明確權責，唯有明確權責，才能扭轉權責不清這一局面，才能在出現問題后找到相應的負責人，從整體上加強檔案管理質量。

七、確保檔案信息管理系統的安全性

為了保證文化執法檔案信息的安全有效，應確保檔案信息管理系統的有效性與安全性。一方面，應定期或者不定期掃描網絡設備，應充分利用黑客掃描工具，保證檔案網絡信息的有效與安全。而還需要記錄下這些掃描的信息，進而便于管理人員監督與檢查。另外，在客戶端與局域網服務器中安裝上查殺病毒的軟件，進而保證系統的安全。同時，使用多種網絡安全產品來管理系統，進而從根本上消除網絡給信息管理系統帶來的威脅。

八、做好建設檔案信息基礎設備工作

想要確保文化執法檔案信息的有效與安全，必須要對檔案信息管理基礎設施進行大力建設。首先，在選擇計算機硬件與軟件設備中，以高質量為標準，購買和安裝硬件設備質量高的產品。而因為文化執法檔案信息中有很多數據，因此要結合檔案信息的特征來相應具體的存儲介質，并備份數據信息。其次，要做好管理和維護檔案信息傳輸設備工作。為了可以更加高效的進行這項工作，應安排專人維護與管理這項設備，并且負責管理設備所處于的環境，進而保證設備可以安全有效的運作。

總而言之，想要提高文化市場行政執法檔案管理質量，就必須要對檔案信息中的安全問題妥善解決，進而為保障檔案信息管理工作順利進行。想要解決這一問題，既需要建設好檔案信息管理基礎設備設施，也需要加大力度建設信息安全人才隊伍，并健全與檔案信息管理有關的法律規定。唯有做好各方面的措施，才能從根本上規范行政執法檔案的管理。

［參考文獻］

篇（6）

1現階段我國基層民政檔案管理中存在的問題

1.1 我國各級民政部門工作人員缺乏對民政檔案的管理的重視程度

造成這種情況出現的主要原因是由于各級民政部門對民政官案管理工作的重視程度不夠，使得民政檔案管理工作一種沒有得到重視。雖然上級單位與基層單位對民政檔案管理的認識得到了同意，同時也對提升了對民政檔案管理工作的重視程度，同時也在民政檔案管理方面增加的投入。但是雖然民政檔案管理工作在整體上朝著正規化的方向發展，但是在個別基層單位中仍然存在著一些檔案管理人員對民政檔案管理的重要程度重視程度不夠的情況出現，缺乏工作所必須的檔案管理相關知識以及法律知識，在檔案管理的過程中依舊使用傳統的方式，重視業務、輕視工作。并且存在著極為個別的領導缺乏正確的思想認識，這直接導致了檔案管理人員在民政檔案管理的過程中只出工不出力。

1.2 在檔案管理過程中對檔案資料的收集不全

在民政檔案管理過程中的資料收集過程中，是由多科室協同進行的。但是由于在民政管理過程中，不同科室之間的工作步調并不一致，這就造成了民政管理部門在進行檔案材料收集管理的過程中信息收集不全面，甚至一些人員為了今后工作的方便，對某些有重要參考價值的材料留在手中，不上交，這就造成了一些民政檔案的缺失，嚴重的影響了民政檔案的完整性，同時也在一定看程度上影響了對檔案的發掘與利用，同時也對日常的服務工作造成了極大的影響。

1.3 民政檔案的利用效率較低

基層民政檔案管理有其自身的特點，例如：民政檔案管理涉及到的種類多也比較復雜、同時管理的數量非常大。但是由于在檔案收集過程中的問題，造成檔案收集不全，使得在進行優待撫恤、復轉軍人接受、安置等工作時有很大的工作阻礙，嚴重的影響了了民政部門的工作效率。

2民政檔案管理的對策

2.1 增加相關法律法規的宣傳力度，加強檔案管理工作人員的意識

對于民政部門的領導來講，必須要加強對檔案管理工作的重視程度，與此同時也要求相應的檔案管理人員需要重視對檔案管理系統使用的學習，加強對檔案管理目的、要求的認識程度，加強對民政檔案管理的認識。并要動員和組織民政部門的全體工作人員參與到檔案管理的工作中來，同時要加強對工作中的一些文件的收集與管理工作。對于那些不能即時收集的資料要進行記錄，以便于日后對其進行填補。

2.2 需要加強基層民政檔案工作的管理

2.2.1 領導需要加強對民政檔案管理工作的重視程度，同時加大投入的力度

基層民政部門的領導需要根據民政檔案管理工作中的實際情況，加大對民政檔案管理工作的投入，例如，為方便民政檔案管理工作的開展可以按照相關的工作要求，購買具有明顯分類功能的檔案盒、對專用的檔案計算機以及檔案管理工具進行更新。

2.2.2 加大宣傳力度，強化收集意識

對全體民政干部進行培訓，使民政干部了解檔案管理的相關規定和目的，不斷提高民政干部參與檔案管理工作的主動性、積極性和自覺性，認真督促各股室、局屬各單位主動整理檔案資料。同時加強對日常資料的收集、保管，對不能立即收集的，要做好登記，便于以后的整理歸檔，確保檔案的完整性和實用性，為領導查閱和決策做好服務工作。

2.2.3 是及時整理檢查，提高管理效率

對全面地收集干部人事檔案資料及時進行整理歸檔、登記等，充實完善干部人事檔案，同時采取定期和不定期自檢，做好有關材料的查漏補缺工作。加強日常規范檔案查閱、復印以及借閱程序。對于需要歸檔的人動、工資調整等材料，及時通知相關人和局屬單位負責檔案管理工作人員，并按干部管理權限及時收集存檔，確保現存檔案不丟失，無紕漏。

篇（7）

1.引言

在我國基層民政事業發展的過程中，檔案管理工作的開展對民政工作的歷史進行了全面、真實的記錄，對于我國社會發展中社保、福利、基層建設工作的決策和歷史進行了記錄，對于我國現代化建設和經濟發展的經驗進行了反應。在民政工作開展的過程中，檔案管理工作的開展需要真正的深入到基層當中，對于社團、優撫、社區、低保、救助、婚姻、地名、勘界等諸多類型的檔案采取科學的分類管理，提高基層檔案的管理規范性和利用價值。

2.基層民政檔案管理存在的問題

第一，檔案的收集問題。現階段，在基層民政檔案管理工作中，對檔案的重視程度有限也是客觀存在的。在檔案管理機構中，人員隊伍的配置上，兼職人員占據了主要的地位，并且整體人員隊伍的綜合素質水平和業務能力也存在很大的不足和局限。相對于其他類型的工作來說，檔案工作枯燥乏味，工作成果的體現不夠明顯，很多檔案管理人員在工作中缺乏足夠的積極性。與此同時，相關檔案管理制度的限制約束作用沒有得到體現，檔案管理工作行為的開展不夠規范，基層檔案信息的收集工作開展效果不盡如人意，很多資源的收集不能保證全面和及時，檔案收集的效果不佳。隨著我國社會經濟的不斷發展，民政工作的開展壓力逐漸增加，基層民政檔案資料的數量和類別不斷增加，但是相應的檔案資料的收集整理能力卻沒有與之同步提高，進而也產生了檔案資料的收集問題。第二，檔案的管理問題。在基層檔案管理工作開展中，相關的歸類管理具有較高的難度。由于民政檔案的類型較多，并且涉及的范圍較廣，管理中需要對社會福利、重大自然災害的事故處理、地名管理、居民婚姻登記、行政區劃、城鄉基層政權建設、社會救濟、社團登記等檔案資料進行全面、科學的歸類管理。縱觀現階段基層民政工作中，相關檔案的歸類管理存在較多的不合理、不清晰、不完整以及不科學的現象。另外，相關專題建設工作的開展，也沒有得到相應的支持和落實。第三，檔案的開發利用問題。隨著時代的發展和技術的進步，檔案管理工作的內容和形式一直在不斷的變化當中，并且檔案管理中的技術和設備也一直在不斷的更新，這需要一套完善的檔案管理基礎設施作為支持和保障。雖然基層民政檔案工作開展中，一些信息化建設工作已經得到了一定程度的落實，但是相關技術和設備的先進性依然沒有得到有效的保障，相關庫房、機房的建設并不能有效地滿足不斷增長的基層民政檔案管理工作的具體需求。對于檔案資源的開發利用上，相關技術和投入的不足，也導致了檔案資料的利用效率過低，檔案資源的價值無法得到最大化發揮的問題。

3.基層民政檔案管理工作的開展對策

第一，提高對基層民政檔案工作的重視程度和管理效果。民政檔案管理工作的開展，可以為民政工作提供科學的依據和保障，具有強大的推動促進作用。為了有效地解決當前基層民政檔案管理工作中存在的一系列問題，民政部門管理領導要提高對基層檔案管理工作的重視程度，給予檔案管理部門相應的職能權限，突出檔案管理部門的工作重要性，通過科學的宣傳，提高不同部門對檔案管理工作的配合程度，有效地解決以往檔案資料收集的問題。只有提高了重視程度和認知水平，基層檔案管理工作的開展才能對現有的一系列問題與障礙進行解決，提高檔案管理工作的主動性和積極性。民政部門的管理領導也要積極地加強對基層檔案管理工作的投入與支持，指定科學的發展計劃，促進基層民政檔案管理工作的健康發展。第二，對檔案管理機制進行強化和調整。一套科學的檔案管理機制，是提高基層民政檔案管理成效的關鍵和依據保障。結合現階段民政檔案管理工作中容易出現的管理問題，檔案管理部門的負責人要制定科學的管理制度和策略，對于一些以往制度中存在的不足和難以執行的內容要進行調整和優化，結合檔案管理工作的具體需求，對管理制度進行更新和發展。通過對檔案管理制度的不斷完善，落實不同崗位的工作責任，可以更好地實現對檔案管理工作的規范化控制，讓檔案資料的安全得到更好地保障。第三，檔案管理工作的開展要進行積極的開發和利用。檔案資源本身具有重要的價值，只有提高對檔案資源的利用效果，才能將檔案資源的價值進行最大化程度的發揮，進而實現檔案管理工作開展的最終目標。在基層民政檔案管理工作中，檔案管理人員要對檔案資源的主次進行梳理，并做好分類，為外界社會提供全面的檔案信息服務，讓檔案信息的社會價值得到有效的實現。在新的工作形勢下，檔案管理工作要重視提高服務性和主動性，并且結合工作的需求，對于業務范圍進行不斷的拓展，通過提供多種服務形式，真正的將基層民政檔案的價值進行深度的利用。

結束語

綜上所述，在當前基層民政部門管理工作開展中，檔案管理工作的開展需要不斷的創新和發展，對于工作范圍和服務領域進行不斷的拓展和延伸，結合民政業務的具體需求進行不斷的改進，積極地為廣大人民群眾提供科學的服務，對于檔案資料的管理行為進行規范化和標準化的管理，力求為民政工作的開展提供科學的依據和保證。基層民政工作的開展，對于我國人民群眾的利益進行了真實的反應，同時也是當前民生工作的重點一環。針對于當前基層民政檔案管理工作中的問題，采取科學有效的開展對策進行解決，緊密圍繞民生發展思路，真正的實現為民辦事、利民之政。

參考文獻：

[1]李霞,孫紅方.加強民政檔案管理工作之我見[J].科技信息,2012(14).

篇（8）

1.缺乏完善的電子業務管理體系

隨著計算機科學的不斷成熟與發展，電子業務技術已經逐漸滲透到各行各業之中，對提升工作的規范性和工作效率都大有裨益。為了實現公路路政檔案管理的科學化管理，就必須在公路路政工作開展的過程中建立體系化的電子管理體系。目前，部分單位在進行公路路政檔案管理工作時已經可以用電子管理系統作為支撐，但從實際的工作成果來看與紙質檔案管理還存在一定問題。電子系統的檔案錄用更為復雜，與紙質檔案書寫相比耗用更多的時間，導致公路路政檔案管理工作存在一定的滯后現象。

2.路政檔案管理人員的整體素質水平不高

公路路政檔案管理工作是保證公路路政順利進行的重要輔助手段，檔案管理人員作為公路路政管理機構的重要成員，其專業素質的高低會直接影響到公路路政工作開展效率。通過對部分公路路政部門進行走訪調研后發展，公路路政檔案管理相關人員專業素質普遍偏低，對于現代化的檔案管理工作缺乏積極性，對于檔案工作的開展主動性較差，同時各部門工作人員之間配合性較差，當公路路政檔案管理工作出現問題時很難快速跟進，這就導致公路路政工作效率較低。3.管理服務的手段相對落后

近年來，我國各個交通體系都在不斷推進辦公自動化的程度，各公路路政檔案管理系統軟件的應用范圍也在不斷的拓寬，在一定程度上為實現我公路路政管理工作向科學化、規范化轉變提供幫助。但是從整體角度來看，我國公路路政檔案管理工作還是以手工的形式為主要的方式，此外部分區域的現代化手段投入不足，這導致我國路政檔案管理工作發展較為落后。

二、公路路政檔案管理工作的改善對策

1.建立完善的檔案管理工作的運行機制

公路路政管理人員提高對公路路政檔案管理工作的重視程度是加強公路路政檔案管理工作基礎，這樣才能充分保證公路路政檔案管理人員的作用與地位，有助于協調好公路路政部門內外的關系，有助于提高公路路政檔案管理工作的效率，從而促進公路路政管理工作的快速發展。此外，公路路政管理部門還需要對檔案管理工作定期進行監管監察，對其中發展的問題應及時制定科學合理的解決方案，必須清楚認識到公路路政檔案管理工作的重要性，將公路路政檔案管理工作納入到公路路政的常規工作來，實現公路路政常態工作的統一部署、考核與組織，真正實現公路路政檔案管理工作向標準化跨越。

2.提高檔案管理人員的綜合素質

在推進公路路政檔案科學化管理的過程中，加強檔案管理人員綜合素質的作用無疑是不可替代的，公路路政檔案管理人員的素質高低對于路政工作的推進情況將會產生決定影響，所以在加強公路路政檔案管理規范化研究的過程中需要進一步提升檔案管理人員的綜合素質和業務水平。單位需要定期組織路政檔案管理人員進行培訓和教育工作，保證路政檔案管理人員準確掌握和理解公路路政相關的法律和規范制度，并能將專業知識運用到日常工作當中去，不斷完善自身的業務能力和實踐能力，從而實現公路路政檔案管理工作的科學化發展。

3.推進公路路政檔案管理工作的自動化建設

隨著我國公路事業的快速發展，對于公路路政的檔案管理工作也提出了更高的要求，為了進一步公路路政內業和外業的有效互動，就需要不斷加大科學技術方面的投入力度，將先進的計算機技術應用到公路路政的檔案管理工作來。此外，檔案管理人員還需要多吸取同類執法部門檔案管理的寶貴經驗，推進執法程序和執法文書的科技化。此外，在做好檔案保管和歸檔工作的同時還需要進一步加強路政檔案信息的開發與利用工作，充分挖掘出公路路政檔案信息的潛在價值，在保證公路路政檔案質量的同時也提高了檔案管理工作的工作效率。

結束語

公路路政的檔案管理工作是對執法文件、日常公文以及各項公路路政管理制度的歸檔和管理，通過聲音、視頻、紙質等形式進行保存，實現對出發記錄、超載運輸以及違章建筑的處理，這些文件的準確保存對于加強公路路政的開展具有重要的作用，這就要求檔案管理人員在工作中不斷總結方式方法，時刻確保檔案的完成性與科學性，使其能成為對路政工作的發展最真實的反映，從而達到維護路產路權，提高公路路政管理水平的目標。

參考文獻：

[1]王素君,姜萬慶.高速公路資產運營評價與管理[M].人民大學出版社,2010.

篇（9）

公路路政檔案管理中的問題

路政檔案管理制度不完善。在進行路政檔案管理工作的過程中，由于缺乏相關的檔案管理制度，導致檔案管理人員在進行檔案整理時，無法按照有關的管理制度執行，全評檔案管理人員的主觀意識。由于沒有統一的規范，導致每個人的路政檔案管理工作存在差異性，無法將檔案管理工作持續有效的進行。同時，在某些案卷上，由于整理人員的不同，導致檔案出現不匹配的問題，嚴重影響了路程檔案管理工作的效率。而且由于沒有完善的路政檔案管理制度，路政的各個管理部門在執行管理制度時的力度也不同，造成了路政管理的差異性，嚴重影響了路政執法行為的權威性。

路政檔案管理人員的綜合素質有待提升。公路路政檔案管理工作是一項專業要求高、復雜程度高、保存要求高的綜合性管理工作，這就對進行檔案管理的工作人員提出了很高的要求。但是某些路程檔案管理人員的綜合素質并不高，再加上在檔案管理工作中責任心不強，造成了路政檔案管理混亂，致使檔案的內業工作和外業工作無法進行有效的銜接。外業的各類資料沒有及時地進行整理、歸檔和移交，造成了檔案資料的嚴重缺失，也就無法為以后的檔案管理工作提供資料支持。

路政檔案管理缺乏有效的監督指導。公路管理機構在進行路政檔案的收集、整理、歸檔時，缺乏有效的監督管理，導致檔案管理工作進行的程度無法得到保障，全靠管理機構自身的自覺性進行管理。由于沒有相關單位的監督，某些責任心較低的檔案管理人員就會疏于檔案管理，對檔案資料沒有進行詳細細致的收集，造成檔案資料的缺失，影響了檔案資料的完整性。同時，在檔案管理過程中缺乏有效的指導，致使某些路政檔案管理工作沒有經過統籌規劃、合理安排，造成了檔案管理工作事倍功半。

公路路政檔案管理的改進對策

健全路政檔案管理制度。根據公路管理單位自身的實際情況和公路路政檔案管理的要求，制定一個全面的行之有效的路政檔案管理制度。確保檔案管理人員在進行工作時有據可循，能形成統一形式的路政檔案資料，進而保障路政檔案工作的連續性，從而確保檔案資料的完整歸檔。檔案管理人員在進行檔案管理時，要自覺地遵守各項規章制度，嚴格的按照管理制度的要求進行檔案的管理，從而保證檔案管理工作的有效性。全面的管理制度還能將檔案的管理工作進行合理的分割，將具體的管理工作落實到個人，從而保障每項檔案管理工作都能得以實行。

篇（10）

關鍵詞 ：檔案信息化電子文檔安全保密制度網絡安全

1 電子文件歸檔管理制度的安全策略

①電子文件是指單位在內部管理和履行行政職能的過程中所產生并存儲在光盤、硬盤等載體中的，可進行網絡傳輸，并且可作為參考資料通過計算機系統調閱和使用的文件。②只有文本、圖像、視頻、音頻等文件以及超媒體鏈接文件才可作為電子文件進行歸檔處理。③從歸檔方式來看，電子文件支持邏輯歸檔方式，同時也可進行物理歸檔。基于計算機網絡的邏輯歸檔可將原電子文件直接移交檔案室歸檔，不必調整其存儲方式或存儲位置。而物理歸檔則需要借助可脫機存儲的載體，先將源電子檔案網絡傳輸到該載體中，經由其轉換加工再移交檔案室。按照存儲載體的類型，筆者首推光盤，另外還可以用磁帶、硬磁盤等。軟磁盤也不適合長期存儲數據。由專用軟件生成的電子文件必須按照通用格式轉換，然后存儲在指定磁盤。④電子文件歸檔時，機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子文件一同歸檔保存。⑤電子檔案管理系統采用“計算機集中處理+電子檔案存儲數據資料+ 數據有效管理”的方式，實現對檔案資料“一次采集、反復利用、信息共享”。⑥歸檔方式由“紙質”變“電子”。一改以往每年發一份表格，要求每人填完后裝入牛皮檔案盒就了事的方式，創新建立專門檔案管理系統，由專人負責錄入管理，一人一檔，定期校驗和轉存，實行檔隨人走“終身制”。⑦時間由“短期”變“長效”。新建立的電子檔案管理系統更具有連續性和長效性，可做到隨時可添加，隨時可變更，隨時可查閱，有利于長期保存。擯棄了以前填一年管一年，資料填報不持續完備的缺點。⑧需銷毀的電子文件必須編制銷毀清冊，經上級批示后統一銷毀。銷毀保密等級較高的電子文件時，若其所在載體上的痕跡不可擦除，應該一并銷毀其載體，確保不留任何痕跡。銷毀一般性文件則可邏輯刪除。行政管理人員負責監管電子文件的接收、保管和鑒定銷毀工作。

2 安全保密制度

①辦公室行政人員必須對數字檔案系統的登錄帳號、密碼保密。另外，為了保證系統安全，應該用數字+ 字母的形式設置登錄密碼，且不得少于八位數，每隔一段時間修改一次。非單位內部計算機未經上級批示無權登錄檔案管理系統。②除業務檔案以外的電子檔案只允許單位內部查詢。③使用者本人可查閱電子檔案資料，未經上級批示不得外傳。涉密檔案禁止網絡共享。

3 數字檔案室提供各類非涉密室藏檔案查詢

①非單位內部人員，未經本單位領導批示不得調閱本單位檔案資料。若須查閱檔案資料，經批示后由本單位后臺管理部門授予訪問權限方可進入系統進行調閱。單位內部人員可通過提前申請的帳號登錄蘭臺檔案管理系統，根據需要調閱電子文件。②根據檔案的保密等級，系統按照登錄權限將單位內部人員分為三類，即普通用戶、中級用戶和高級用戶。③可以對外開放的文件有的設置了限制條件。比如調閱數字檔案時，要求調閱人提前通過網絡遞交調閱申請，經檔案管理人員審查后自由調閱，調閱人不得擅自轉載文件資料。而紙質文件則要通過上級批復再進行調閱。

4 檔案數據管理維護制度

①認真做好文件的收、發工作，檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統；做好檔案的統計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準確統計，積極做好檔案信息資源的開發利用，以確保能為各局室的工作提供便捷的服務。②數字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負責管理和維護，確保檔案數據安全；③各部門數字檔案經主管部門領導簽字同意后由行政秘書交檔案室統一管理；④非檔案管理者不得修刪數字檔案；數字檔案至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），其中一套異地保存，另外兩套分開保管；行政秘書應請示領導配備專用的電子文件柜，規范存放歸檔電子文件和數字檔案。

5 數字檔案鑒定銷毀制

①堅定數字檔案時，首先由領導批示，從各部門挑選專業人員成立工作組，按照檔案保管期限定期審查逾期的數字檔案，就檔案存毀給出專業意見。然后，工作組統計出不再具有利用價值和存儲價值的檔案清單，編寫銷毀清冊。②檔案鑒定工作組以報告的形式向上級如實反映檔案逾期情況，并遞交銷毀清冊。經批示后按規定流程將逾期檔案一并銷毀。但是銷毀清冊必須永久保存。禁止任何部門或個人未經批示擅自銷毀檔案資料。

6 檔案數據網絡和信息設備維護使用制度

①數字檔案的使用和維護一律參照計算機操作規程操作。假設調閱時計算機突發故障，須盡快通知技術部進行排障，切忌個人盲目處理。②指派專人保管硬盤、光盤等存儲載體，切忌將介質外接，也不允許在本單位計算機載體上使用外來存儲載體。檔案室的計算機未經許可不得上網操作或供個人娛樂。③做好防光、防潮、防蟲霉、防火、防盜、防塵、防鼠、防高溫等檔案保護工作。

參考文獻：

[1]章素文.淺析信息化檔案管理安全防范之策略[J].科技信息，2011.9.

[2]王艷.如何確保信息化檔案管理的安全[J].中國科技信息，2010(09).