序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案歸納方法范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

隨著我國廣播電視事業的不斷發展，廣播電視建設項目增加，為了配合工程建設順利進行，及時有效的對于檔案信息.浩大的工程資料進行收集，立卷，歸檔，保管，利用。根據多年來的工作經驗，總結管理方法，以整體質量和效率為核心目標，不斷探索廣播電視工程檔案收集歸納新思想和新方法，逐步形成一套先進科學的管理制度和管理方法。下面就來詳細的來探究一下如何有效去實現電視工程檔案管理工作。

1 工程檔案的前期管理

1.1 檔案制度是檔案前期管理的基本保障

廣播電視工程檔案工作是基礎性工作，確保工作的順利開展，做到有章可查，有制度可尋，檔案制度是必不可少的規范制度。各部門應該要有效的對信息和資料進行分類，統計，按照不同的生產活動類型來劃分，同時需要把技術檔案工作納入到本單位的檔案制度中，能夠充分的發揮其應有的作用。達到了收集齊全，整理系統，并按制度及時歸納，方便工作人員工作順利開展。值得注意的是為了確保歸納文件的安全性和管理程序嚴謹，保密工作要引起重視。

1.2 歸納文件材料的前期管理

工程檔案是一項工程建設過程中反映各項活動指標的最重要的參考依據，它包括了項目工程的建設，處理，設備維護等各項活動所形成的研究結果和文件檔案，一般多為原始文件，所以具備法律效應。每一個項目在完成和告一段落之后，都要認真負責的按照歸納范圍和要求，將形成的文件和資料系統的管理和整理，最終由上級領導來歸檔。且移交文件或者資料過程中，接觸人員必須要按規定辦理交接手續，簽字歸檔必查。凡不符合要求的文件，最高管理者有權拒絕接收。

2 工程檔案的收集歸納

2.1 分類組卷

分類組卷的原則：檔案分類組卷工作是一個專業性很強的工作，也是能夠顯示出工作人員的個人水平。有的檔案管理人員實際上是沒有參與到項目建設的各個環節，所以一定程度上出現了管理檔案的問題和不通暢，這些都是對工程檔案管理工作不全面性鎖導致。我們需要從以下幾個步驟來對檔案管理中的分類組卷有較好的認知。

第一，立項和選項。從最簡單的項目提出，批準，同時可行性報告到對當地環境，地理情況，氣候方面調查研究。范圍廣至電力，城市規劃等都可以組成一卷或者是多卷。第二，編制文件，是指工程建設初期形成的文件和圖紙，以及各部門根據初步設計文件設計的施工圖。第三，整理和歸納，這個階段是最難控制的，因為全面工作量巨大，設計的資料和信息非常多，主要包括了項目開工之前的資料和原始文件：補償協議書，電力供應協議，相關合同以及許可證。每一個文件都要仔細的去核對，仔細的去審查。然后可以組成一卷或者是多卷。第四，竣工驗收階段。整個的項目完成結束之后，最重要的憑證材料和相關的建設真實材料都是驗收的必要選擇。尤其是竣工圖和竣工階段的各種資料需要報送相關單位。第五，調試和試播。是指在設備安裝，調試，試播等過程中形成的數據資料。第六，財務器材管理資料。主要包括了工程概算，預算，結算等數據報表。第七，主題部分，集中在日志，月報，監理通知單等各個資料。第八，涉外文件，一般是指相關的設備采購，合同，考察記錄等。除了以上幾大主要，還包括其他，可參閱相關書籍。

檔案管理人員收集資料的時候，應該首先端正良好的作風態度，然后對各階段鎖形成的資料，文件內容來確定收集整理對象。有條件的情況下可以進行信息化處理。

2.2 組卷的質量要求

（1）組卷前要詳細的檢查基礎文件，施工技術文件和圖紙是否已經按照規定收集齊全，完整。做到不丟項，不漏項。（2）文字材料的抄寫件書寫要工整，清楚，禁止使用鉛筆或者是圓珠筆來涂改，修改和批復。復印件要做到字跡清楚，牢固，能夠長期得到良好保存。（3）建設的竣工圖應該是新圖，圖面清潔，字跡工整。如果需要修稿，首先要保障圖紙的清潔，反差明顯，材料字跡清楚。（4）凡是歸檔的照片和圖像資料，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明準確度高。

2.3 案卷排列和編目

案卷文件材料的排列時間必須要按照時間順序排列，如果文字材料和圖紙材料混在一起的時間，必須文字材料在前面，圖紙在后面。編寫頁號以獨立卷為單位，均已有書寫內容為基準。每個保管單位必須要按照阿拉伯數字來進行統一編排。頁號編寫位置和單面書寫的文字材料頁號編在右下角。卷內的目錄編寫和卷盒內的文件一一對應。案卷的排列順序按照工程階段依次排列。案卷的封面，卷內目錄，卷內背靠表，不編寫頁號。

2.4 工程檔案檢索目錄的填寫。

工程檔案檢索目錄要利用信息軟件來工作，分別建立相關的單元，統一對信息進行輸入和保存，減少了不必要的時間和工作量。最終使得工程檔案達到了目錄管理。案卷目錄的填寫方式。工程檔案形成是需要不同階段，檔案的立卷要以階段順序來組卷，為了方便管理和檢索，相關的內容要書寫的詳細明了。制作規范化模版。模版文件是要對于信息具有專業性的格式，通常是文書格式，經過工作人員的技術性操作，最終形成了文書。讀取的時候是非常的方便，簡單。工程照片檔案的管理。它主要管理是采用先進的計算機存貯方式來對相關的文件和資料來做好工作，優勢是在于保質期長久，并且安全性很高。技術人員可以及時做好備份和刻錄。聲音檔案的管理。聲像檔案管理需要在檔案數據庫里面建立起單元，對信息的輸入要盡量詳細。保存的時間段里面要經常性的去核對，檢查，維護，才會讓聲像資料的質量長期的完好。讓相關的工作開展的時候順利，進程加快和效率提升。

3 結束語

工程檔案管理是一項專業技術很強的工作，主要是保障廣播電視臺資源的保存和后期維護使用。每個階段所形成的文件和資源都是具有效益，所以做好管理和歸納的工作重視程度要不斷加強。需要檔案管理人員在進行枯燥的工作過程中有細心，有耐心，有職業道德。根據文件的內容屬性進行科學系統的分類和檢索。為以后的驗收和檔案的再次利用提供方便快捷的服務。特別是針對辦公人員，有效的提高了辦公效率和水準。檔案管理工作如今越來越信息化，專業化，逐漸的擺脫了傳統工作模式的詬病，形成了一套管理有序的程序和方法，是社會發展前進的標志和象征。

參考文獻

篇（2）

1 電子檔案特點

（一）是一種信息化的檔案管理模式

隨著科學技術的不斷發展，檔案管理工作逐漸脫離了傳統的紙質時代，逐漸向信息化方向發展，電子檔案是信息化時代的典型代表。與管理模式落后的紙質檔案管理模式不同，電子檔案管理擁有先進的設備。近幾年，各單位的辦公室都開始建立檔案管理系統，檔案管理工作不斷向信息化方向轉變。

（二）內容更加豐富，模式更加多樣化

近年來，電子檔案不斷向多樣化方向發展，檔案管理的范圍不斷擴大，管理方式更加多樣化。相對于傳統的紙質檔案管理，電子檔案的內容和模式更加豐富和多樣化，給辦公室檔案管理帶來了便利。

（三）歸檔復雜，存儲信息更加準確安全

3、傳統的檔案管理是靠紙張來記載和展現信息，存在管理繁瑣，存儲信息少等多方面弊端。雖然電子文件相較于紙質文件的歸檔比較復雜，即要經過數字簽名、信息確認、身份驗證以及加密保護等一系列操作。但是這卻保證了電子文件的安全，從某種程度來說，防止了信息泄露事件的發生。

2 辦公室電子檔案管理中存在的問題

（一）辦公室檔案管理組織不健全

據調查，目前各單位辦公室檔案管理組織存在很多不足，原因在于各單位在建立檔案管理組織和管理制度體系時沒有根據本單位自己發展的獨特優勢和需求來建立檔案管理體系，缺乏創新思維和獨特性。在這種情況下，各單位想要做具有本單位特點的檔案管理工作相當困難。眾所周知，有很多單位都建立了檔案管理體系，但這些單位只進行表面工作，缺乏內在管理，導致單位辦公室檔案管理組織不健全，集中體現在電子檔案管理的保存不完整以及保密工作存在極大的安全問題，在應用檔案時效率低下，給單位辦公室人員帶來極大的不便。因此，辦公室檔案管理組織不健全這方面的問題急需解決。

（二）辦公室人員對檔案信息的安全意識缺乏

隨著科學技術的不斷發展和完善，辦公室的檔案管理工作有了很大的突破，工作環境越來越透明，越來越公眾化，檔案工作在理念上實現了質的飛躍。正如人們所說，科技是把雙刃劍，任何事物都具有雙面性。積極方面，檔案工作的快速發展給辦公室工作人員工作的效率，激發了工作人員工作的積極性，節省了大量時間。但也有不利的一面，網絡黑客猖狂，一些破壞分子對辦公室檔案管理蓄意破壞，給辦公室檔案管理工作帶來了巨大隱患。這些檔案都涉及本單位的一些重要信息，如果系統遭到破壞，信息泄露，將會對本單位造成巨大損失。但辦公室里的監管人員，他們沒有深刻認識檔案信息泄露的嚴重性，缺乏專業知識以及安全意識，對檔案信息管理這方面的安全很難顧及。因此各單位要十分重視，并加強對他們的專業培養。

3 做好辦公室電子管理工作的措施

（一）電子檔案收集方面

檔案收集是一份巨大的工程，要從檔案的內容，屬性多方面進行分析。內容方面：根據內容的重要性來對他們進行時間的保存以及材料是否和內容一致來確定移交時間，電子檔案的收集需要增加新的信息到數據庫。電子檔案信息存在丟失的隱患，工作者要熟悉檔案信息的內容，計算機的特性，文檔管理的操作，避免在收集過程中沒有保存。

（二）電子檔案整理和歸納方面

自動化的操作方法讓檔案的整理和歸納的方式發生了翻天覆地的變化，目前檔案的整理與歸納大部分都使用計算機操作，檔案的整理與歸納主要以電子文檔的方式保存。檔案管理的工作人員要有熟練的操作技巧，要學會使用新科技產品，在信息交換是避免發生丟失的意外。防止信息泄露，是每個工作人員做好電子檔案整理和歸納的重中之重。

（三）電子檔案管理方面

1、保障系統標準化

電子檔案的管理系統必須標準化，為了確保管理系統的標準化，必須要規范計算機的應用，建設完善的數據庫，確保各項設施使用的標準化，實現電子檔案信息的共享，保證檔案的監管質量，用極少的資金獲得最大的利益。硬件設施是電子檔案管理系統重要部分，要有極好的計算機硬件，較完善的檔案庫，于此同時，要制定統一的使用標準以及使用方式，能夠及時對檔案管理進行分類，盡早的實現檔案管理系統的標準化。要針對軟件使用統一標準和檔案記錄過程產生的信息，制定比較簡單的管理程序，使檔案管理內容實現最優化。提高電子檔案管理系統的標準化信息。

2、加強保密工作

除了確保系統標準化之外，還要加強電子檔案管理的保密工作。檔案保密是檔案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技術的發展讓人們的保密意識不斷增強，人們必須充分發揮信息技術的優勢，增強檔案管理的保密工作，確保檔案的安全。在應用計算機對檔案進行管理時，必須確保計算機相當安全，要創造安全的環境，避免一些主觀原因造成檔案信息的泄露。檔案管理人員必須提高安全意識，小心使用外網，防止病毒的侵入造成檔案信息的丟失。工作人員必須確保工作環境的安全，必須定期對計算機進行檢查，重要的文檔必須要進行多層保護，設置使用權限，強化安全監控，確保檔案信息絕對安全。

3、進行數字化建設

電子檔案管理也離不開數字化的建設。現在是一個網絡技術時代，管理部門儲存了眾多的信息資源，計算機在有網環境中，檔案的儲存量越來越大，因此，管理部門必須加強數字化的建設，實現數字化管理和自動化管理。從而實現檔案的分類以及歸檔，要不斷完善管理信息的服務。在完善檔案管理的過程中，管理部門必須遵循相關的法律，適當結合管理檔案的要求，不斷實現檔案的規范化，在檔案管理過程中，要確保信息的真實化，集體化和數字化，充分發揮其使用價值，建設數字化檔案管理需要部門各部門人員的相互配合，相互合作。

4、進行標準化信息建設

篇（3）

在不同的時代中，人們的理論思維也存在著一定的差異，因此我們在對檔案信息開發人員科學思維進行構建的時候，就要以當前的時代背景為基礎，從而對相應的理論思維進行控制研究。隨著時代的不斷變化，人們對檔案信息開發人員的要求也在逐漸的提高，這也使得檔案信息開發人員在工作中面對著許多的問題和挑戰。因此，為了有效的提高檔案信息開發人員的工作效率，解決在檔案信息工作中存在的問題，人們就要對檔案信息開發人員的思維模式進行科學性的培養，使得檔案信息開發人員在工作中，有著一定的創新思維和科學理念，從而促進我國檔案信息工作的發展。

一、由尋找問題原因思維方式向如何解決問題思維方式進行轉變

1、尋找問題思維方式

所謂的尋找問題思維方法是指出現問題時，人們就對其問題產生的原因進行分析。但是在檔案工作中，人們追求的是對工作中存在的問題進行快速的解決，降低這些問題對檔案工作的影響，因此這種尋找問題的思維模式在檔案信息管理工作中并不適合。這就需要人們在檔案工作中，采用另一種全新的思維模式對其中存在的問題進行處理。

2、如何解決問題思維方式

目前在檔案信息開發的過程中，經常會出現一些問題，這對檔案工作有著嚴重的影響。因此為了很好解決在檔案工作中存在的問題，人們就要對檔案信息開發人員的思維模式進行培養，從而尋找到一種全新的思維模式，對檔案信息開發中存在的問題進行有效的解決，如何解決問題思維方法就是其中的一種。如何解決問題思維方法是指在問題出現時，工作人員不對其問題發生的原因進行分析，而是尋找解決問題的方法，進而及時的解決問題。

3、由尋找問題原因思維向如何解決問題思維轉變的必要性

在檔案工作中，由于相關工作人員涉及到的工作量比較煩多，因此如果在工作中出現問題，工作人員考慮得更多的就是如何解決存在的問題，而不是對尋找問題產生的原因。這樣不僅可以提高檔案工作人員解決問題的效率，還有利于檔案信息開發人員科學思維的構件。而且檔案工作人員在工程的時候必須要求根據我國相關法律法規，對其工作內容以及程序進行嚴格的要求，這也使得人們在檔案工作中，對檔案收集整理的結果十分的重視，因此由尋找問題原因思維向如何解決問題思維是必然的。

二、由主觀性思維向客觀性思維轉變

1、主觀性思維

所謂的主觀性思維是指人們在對當前信息進行接收的過程中，不是根據客觀的內容進行研究，而是自身的經驗、知識背景以及判斷能力對其信息內容進行推動而得出結論，這就將原有信息的內容進行了改變。

2、客觀性思維

客觀性思維和主觀性思維就存在著很大的不同，它主要是通過對信息自身的客觀表現以及內容進行反映，沒有在其中加入檔案信息開發人員的主觀判斷。

3、強調客觀性思維培養的必要性

檔案管理實際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統計檢索、編研、利用等工作中的原則與判斷標準都是非常客觀的，檔案信息開發人員必須從實際出發，客觀的實事求是的對其進行判斷，切勿加入個人的主觀臆斷。

另外，在實際的各項檔案工作中，客觀地表達檔案信息和接受檔案信息可以最大量的減少溝通障礙和對信息內容的誤判。同時客觀性思考問題比主觀性思考問題更為合理，更為科學。所以說檔案管理工作是一項客觀性極強的工作，無論是檔案管理人員之間， 還是檔案管理人員與檔案利用者之間在交流信息， 相互溝通的過程中，都必須客觀的接受信息。另外，檔案全宗構成的條件、判定檔案所屬的全宗、檔案統計工作的步驟及檔案真偽的鑒辨、 檔案鑒定的程序等都需要做到客觀。

三、演繹思維與歸納思維模式的訓練

1、演繹思維與歸納思維定義

所謂演繹思維指以一個主題為中心，由這個中心主題思維層層向外輻射，思維不斷深入，不斷細致化，這符合人類大腦的思維模式，可以將人類的思維過程直觀的呈現。而歸納思維指從部分到整體，從個別到一般的總結概括。

2、演繹思維與歸納思維在檔案中的應用

全宗內文件的分類主要是從整體到部分，從一般到個別，偏重于分析的方法，偏重于演繹法，立卷主要從部分到整體，從個別到一般， 偏重于歸納法。因此，分類時要有一個整體設計方案，按著某種異同將全宗內的全部文件，統一分成若干部分或層次， 而且一分到底。

檔案管理實際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統計檢索、 編研、利用本身就是一個相互影響相互制約的有機整體，需要從宏觀整體去把握，才能使各項工作井然有序的進行。需要用到演繹的思維，而其中涉及到的具體過程是程序化，流程化的操作，需要歸納性的思維，檔案人員只有靈活掌握這兩種相輔相成的思維模式才能在檔案信息的開發中熟練應用。這樣才能提高檔案信息開發的效率。

3、演繹思維與歸納思維的訓練工具——思維導圖

3.1 思維導圖簡介。

思維導圖，又叫心智圖，是表達發射性思維的有效的圖形思維工具，它簡單卻又極其有效，是一種革命性的思維工具。思維導圖運用圖文并重的技巧，把各級主題的關系用相互隸屬與相關的層級圖表現出來，把主題關鍵詞與圖像、顏色等建立記憶鏈接，思維導圖充分運用左右腦的機能，利用記憶、閱讀、思維的規律，協助人們在科學與藝術、邏輯與想象之間平衡發展，從而開啟人類大腦的無限潛能。思維導圖因此具有人類思維的強大功能。

3.2 思維導圖在檔案信息開發中的應用。

（1）如何制作檔案信息的思維導圖。檔案信息開發中， 最大檔案信息的主題 （ 檔案信息的名稱或書名）以圖形的形式體現出來。把主題體現在整張紙的中心，并且以圖形的形式體現出來中央圖要以三種以上的顏色。一個主題一個大分。支每條分支要用不同的顏色題以大分支的形式體現出來，有多少個主要的主題，就會有多少條大的分支。每條分支用不同顏色可以對不同檔案主題的相關信息一目了然。

（2）檔案信息思維導圖要求：1）運用代碼小插圖不但可以更強化檔案信息每一個關鍵詞的記憶，同時也突出關鍵詞要表達的意思，而且還可以節省大量的記錄空間。2） 箭頭的連接在分析一些信息的時候，各主體之間會有信息相關聯的地方，這時，可以把有關聯的部分用箭頭把他們連起來，這樣就可以很直觀地了解到信息之間的聯系了。3）只寫關鍵詞，并且要寫在線條的上方。思維導圖的記錄用的全都是關鍵詞，這些關鍵詞代表著信息的重點內容。一定要寫在線條的上面。這樣更有利于閱讀。

四、結束語

總而言之，在對檔案信息開發人員科學思維進行構建，不僅可以有效的提高檔案工作的效率，還可以及時的解決在檔案管理工作中存在的問題，從而促進我國的檔案行業的發展。但是對檔案信息開發人員的科學思維進行培養是一個漫長的過程，這不僅需要科學的指導思想，還要對檔案信息開發人員的綜合素質進行嚴格的要求，只有這樣才能使得檔案信息管理工作達到最大化的利用。

篇（4）

針對以上這些問題，結合有效教學的理念，筆者對如何提高物理復習課的教學效率做如下思考：

在當前的課堂復習教學中，教師采用的復習方法一般是演繹法。所謂演繹的復習課，首先呈現相關知識、方法，或用課件演示，或借著問題逐步呈現，然后給出例題或練習，從一般到特殊，逐個或綜合用呈現的方法，教師示范解決，或是學生動手解決，并加以小結或點評，最后安排相應的練習進行鞏固。

演繹式的復習課，教師備課較為方便，一般有現成的材料可供參考，也有個體的教學經驗支持，操作時，教師易于控制和把握，知識容量較大，完成預設的概率較高，因此，這類課是目前高三復習課的主流課，當然，也有其存在的必要。但這類課，學生學習被動，缺少嘗試、探究的體驗，缺少獨立思考與相互交流的機會，效率往往較低。另外，演繹式的復習課促成學生形成了這樣一種解決問題的方法：先回憶知識方法或回憶相似范例，套用已知解決問題，當問題與自己所知相近時，學生能較快地解決問題，而當問題與回憶所得不合拍或回憶空白時，則難以解決問題，甚至無從下手。

所謂歸納的復習課，首先給出一些特殊情況的問題，通過學生動手或思考解決問題，由學生或教師歸納出相應的知識、方法，并由教師加以概括或提升，最后也會配上一定的練習進行鞏固。歸納式的復習課，學生先體驗解題過程，能先獨立思考、嘗試探究，既提供了思考、實踐的機會，也能形成反思、交流的可能。而且，歸納式的復習課促使學生形成的解題方法是：利用題目信息，聯想知識方法，分析嘗試解決問題。具有這類解題方法的學生，面對新穎問題，會帶有成功的希望，有想法，也有事可做。

但這類課，需要教師能提供好的問題，以使學生的活動能有助于歸納、概括，提升出知識方法，或有助于學生利用所得進行交流，開拓思路。同時，學生獲取的發現“歪正”并存，需要引導，也需要指正。

在第二輪復習中，教師都會對各個模塊的物理知識進行整合，幫助學生構建起知識網絡，歸納一些結論方法。然而，在教學實際中我們發現，老師給他們總結得再好，學生還是很難理解并運用，其實，要讓學生經歷自己歸納的過程，這樣的結論才是屬于他們自己的。

高三復習階段，做一定的練習當然是必要的。但到了高考復習的后階段，若還大搞題海戰，使學生的大部分時間都用在反復的訓練上，那么學生的思維和能力就得不到有效的提升。提高練習的有效性就是要充分了解學情，因學設計練習，讓學生在訓練中不斷提高解題能力。編制后階段的練習，有以下三條途徑。

一、來源于教科書

高考復習到最后階段，本應回歸書本，在鼓勵學生看書的同時，教師就要善于利用教科書編擬題目。比如，教材中“思考與討論”“說一說”“做一做”“科學漫步”等都是可以編制題目的很好的生長點。其實，那些看起來深不可測的高考題很多就來源于我們的教材。所以，教材是我們教書時候的來源，如果離開教材，那我們的教學就會變成無源之本，所以在教學的過程中總會強調學生重視教科書。新課時候將它讀薄，復習時候將它讀厚，而在高考復習階段，則要將他讀出專題的味道來。

二、來源于各地高考題

每年全國各地有這么多套考題，這些題目都是經過精心編制的好題，是我們編制學生練習的很好的源頭。但對這些高考真題，我們也應根據自己學生的實際情況加以匯編。例如可以就高考知識點進行整理，也可以分章節進行匯編。但是全國各地高考大綱不一，有些題目，或有些題目的某個小題，若不適合我們的學生，就可以刪去，或進行修改。

篇（5）

進行網絡環境下的高職院校教學檔案管理研究工作是當前高職院校管理的重要組成部分之一，與此同時，高職院校教學檔案管理在網絡背景下，也呈現出了很多新的特點，并體現出不同的管理形式。在這樣的背景下，進行高職院校教學檔案管理研究，就需要充分總結網絡環境下的高職院校教學檔案管理工作呈現出的不同特點，并有針對性地進行相應的管理工作形式的更新設計研究。

一、網絡環境下高職院校教學檔案管理研究現狀

進行網絡環境下高職院校教學檔案管理研究過程中，首先要進行的就是高職院校教學檔案管理的特點研究，進而對網絡環境下的高職院校教學檔案管理新內容進行分析研究。與此同時，還要對網絡環境下新型高職院校教學檔案管理內容的內部環境因素和外部環境因素進行分析評估，找尋出目前高職院校教學檔案管理中的應用存在的不足，并通過利用先進的網絡技術，進行網絡環境下的高職院校教學檔案管理分析研究工作：

首先，進行高職院校教學檔案管理結合網絡技術的應用經濟適用性分析。使用F分析（即利用F統計檢驗方法，檢驗所應用的網絡技術是否在顯著可信的區域范圍內，保證所進行的方案選擇的顯著性特點）的方法，對高職院校教學檔案管理引進先進的信息管理系統進行經濟價值分析。與此同時，主要是考慮到高職院校教學檔案管理中引進相關軟件的費用，所需要的系統的基本配置，并集合后續的教學檔案管理實際需要，考慮到后續的高職院校教學檔案管理系統維護可能帶來的費用。

其次，進行先進的互聯網技術在教學檔案管理中的應用的技術分析工作。截至目前，大部分互聯網信息技術在教學檔案管理中的應用過程采用的是B/S模式（即依托于互聯網，實現瀏覽器/服務器結構建設），在該模式下，有很多的高職院校教學檔案管理案例可以作為參考依據，這也是網絡信息技術在高職學校教學檔案管理中的應用的技術基礎。

最后，進行網絡信息技術在教學檔案管理中的應用的操作研究。使用正態分布檢驗的方法，進行高職院校教學檔案管理的操作分析研究。網絡信息技術在高職院校教學檔案管理中的應用都是基于B/S模式架構，該模式在高職院校教學檔案管理運用中的普及程度和操作難度都相對較低，與此同時，該系統具備較為完善的信息管理歸納功能，可以低成本操作運行，具有較高的操作使用性能，是高職院校教學檔案管理工作可以放心引進的，對于提升高職院校教學檔案管理效率有著很明顯的促進作用。

二、網絡環境下高職院校教學檔案管理發展趨勢探析

（一）結合網絡技術整體規劃高職院校教學檔案管理過程。在高職院校教學檔案管理中應用現代網絡信息技術，首先要完成的是對現代網絡信息技術在教學檔案管理中的整體性應用研究。一般情況下，現代網絡信息技術在教學檔案管理中的應用主體結構包括設計多層檔案管理過程，并系統性地對學生檔案進行高效管理。

在進行現代網絡信息技術在教學檔案管理應用的設計過程中，為了完成教學檔案管理流程的優化設計，所選用的設計應用方法采用 DIV+CSS 技術，并根據教學檔案信息調用比較多的實際情況，可以使用Visual Studio2015進行開發設計，保證所制備的高職院校教學檔案管理管理系統的完備性，提升高職院校教學檔案管理系統的總體表現力。

在進行現代網絡信息技術在高職院校教學檔案管理中的邏輯架構建設過程中，為了完成教學檔案管理使用的過程設計，在進行教學檔案管理的邏輯體系優化過程中，要將高職院校教學檔案管理的具體項目建設起來，并利用 構建相應的應用模式的優化，并利用 C#語言進行教學檔案管理管理信息管理模式的優化，顯示出不同層級的工作人員進行教學檔案的調用效果。

在進行高職學校教學檔案管理系統的數據管理部分建設過程中，為了完成對教學檔案管理過程中信息的有效管理，以及對于教學檔案管理工作人員的綜合工作的統一歸納，進行對于相關數據信息的整理歸納，保證后續的教學檔案提取過程的順利完成。

（二）結合網絡技術優化高職院校教學檔案調取過程。在進行現代網絡信息技術在高職學校教學檔案管理中的調取流程優化應用過程中，主要利用結構化的理念優化現有的檔案信息調取過程。具體來說，通過設計現代網絡信息技術在教學檔案管理中的應用途徑模式，來完成對于教學檔案的各種數據信息的處理。在后續的設計過程中，現代網絡信息技術在教學檔案管理中的流程優化過程中的應用還會進一步地實現優化完善。

在網絡環境下教學檔案管理技術使用的過程中，教學檔案的管理工作人員所從事的管理工作都是依靠智能化的信息技術方法完成的。在信息技術方法的應用中，這些技術模式都是以不同的形式展現出來的，進而有效保證教學檔案管理的安全性和可操作性。與此同時，在進行教學檔案管理的（下轉第146頁）（上接第140頁）智能化系統設計的過程中，可以按照不同類型的教學檔案進行分類檔案管理設計，給予不同的教學檔案管理人員不同的權利管理范圍，進而有效提升高職院校教學檔案管理的針對性和有效性，提升高職院校教學檔案管理效率。

（三）結合網絡技術控制高職院校教學檔案信息維護過程。進行現代網絡信息技術在教學檔案管理中的智能維護應用主要是依托于先進的互聯網數據庫技術完成的。在進行教學檔案維護的優化設計過程中，就是首先按照教學檔案管理過程的實際要求，持續性地進行匯總優化設計，控制好教學檔案維護的流程需要，進而發揮出對于教學檔案的維護作用。與此同時，在進行教學檔案管理過程中，生成一個完善的維護管理模式，提升教學檔案管理水平。

除此之外，在這個基本的教學檔案管理系統的管理維護模式的應用基礎上，按照教學檔案管理工作的根本訴求，進行對于現代網絡信息技術在教學檔案管理中的維護的完善修飾。例如，本文中要重點解決的高職院校教學檔案管理問題主要集中于：教學檔案更新維護、教學檔案類別精度控制。一般情況下，教學檔案管理系統管理在以下幾個層面發揮自身的智能控制作用：第一，進行對教學檔案內容導入的監測維護；第二，進行對教學檔案類別的控制調節；第三，進行對教學檔案數據庫信息的整理收集。

與此同時，將教學檔案管理部門引進的新的管理信息技術進行歸納匯總，在進行歸納匯總的過程中，將基本的操作管理功能退出，并給予必要的備注聲明。在進行教學檔案的維護的過程中，使用Rapid Prototyping法（即快速成型法，保證所建設的模型的時效性）持續性地進行對教學檔案管理系統的優化設計，保證其智能化控制管理作用。除此之外，如果研究院引進的新的教學檔案信息輸出不成功，就要根據教學檔案管理過程中產生的具體信息，進行相應的教學檔案信息的更新檢查處理，保證整個控制過程的順利進行。為了完善整個教學檔案信息控制管理層面，要根據現代網絡信息技術在教學檔案管理中的應用管理人員的具體信息進行優化設計。

三、結語

綜上所述，在網絡環境下高職院校教學檔案管理的研究過程中，可以通過對于現代網絡信息技術的分析總結，完成對于教學檔案管理各個層面的優化設計，高效地完成現代網絡信息技術在教學檔案管理中的檔案類別分類、檔案資源更新管理等操作，進而有效提升教學檔案管理效率的提升。

【參考文獻】

篇（6）

【摘要】本文針對計算機數據挖掘技術應用在檔案信息管理系統中的相關問題，做以下幾方面論述。

關鍵詞 計算機；數據挖掘技術；檔案信息管理；形式分析；應用

Computer Data Mining Technology in Archives Management System

Wei Jun-qiang

(Handan City Ruijie Water Resources and Hydropower Engineering Co., Ltd河北邯鄲056000)

【Abstract】In this paper, computer data mining technology-related issues in the file information management system, do the following aspects discussed.

【Key words】Computer;Data mining technology;Archives information management;Formal analysis;Application

在21世紀科技日益更新的年代，隨著網絡計算機的迅速普及、網絡技術的發展以及數據庫的日益成熟，人們在日常生活中收集數據的能力大幅度提高。隨著行業的不同，大量的數據庫被用于商業管理、政府辦公、科學研究和工程開發等各個行業。在促進我國社會發展的同時，也在一定程度上給人們的日常生活帶來了困擾。在這些困擾中，其核心在于數據豐富而知識貧乏。由此人們在分析數據的過程中，很難取得有價值的知識。隨著數據挖掘技術的研究應用，在解決這一問題的同時，還在很大程度上推動了社會的發展，直接提高檔案信息的管理效率。在此，本文從數據挖掘的概念與技術、數據挖掘的形式分析以及數據挖掘技術在檔案信息數據處理中的應用等三個方面出發，針對檔案信息管理系統中，計算機數據挖掘技術的應用，做以下分析。

1. 數據挖掘的概念與技術

隨著社會的迅速發展，傳統的數據收集模式已經無法適應現有的社會發展需求，而數據挖掘技術的應用，在提高數據收集質量的同時，還在一定程度上促進了社會的發展。而在數據挖掘的相關應用中，具體分析如下：

1.1數據挖掘的概念。 隨著計算機的迅速發展，數據挖掘(DataMining,DM)，是一種決策支持過程，它主要基于人工智能、機器學習、統計學技術，高度自動化地分析企業原有的數據，做出歸納性的推理，從中挖掘出潛在的模式，幫助決策者做出正確的決策。一般認為數據挖掘是數據庫中知識發現KDD的一個環節，是KDD中采用具體的數據挖掘算法從數據中自動高效地提取有用模式的最重要的步驟。然而，在產業界、媒體和數據庫研究界，“數據挖掘”比“數據庫中知識發現”更流行，由于DM的廣泛使用，我們也對DM和KDD不作嚴格區分，而認為是等價的概念，在這種意義下它們的定義是一致的。KDD(DM)是從數據集中識別出有效的、新穎的、潛在有用的并最終易于被人們理解的模式的非平凡處理過程。

1.2數據挖掘的技術。 在數據挖掘技術運用的過程中，一般所采用的是數學方法，然而在情況特殊的狀況下，也可以采用非數學的運用方法。除此之外，在整個數據挖掘技術運用的過程中，除了以上兩種方法之外，還在一定程度上可以運用演繹與歸納的方法進行數據收集。數據挖掘技術在運用的過程中，通過對相關數據的挖掘、收集以及分析等得出一定的結果，而這一挖掘結果在某些狀況下可以直接運用于信息管理、查詢優化、決策支持、過程控制以及數據維護等多個方面。與此同時，數據挖掘技術在應用的過程中，鑒于數據挖掘技術特性，不僅涉及到多門學科，同時還涉及到數據庫、人工智能、數理統計、機器學習、可視化、并行計算等領域。且在很大程度上，數據挖掘技術在使用的過程中，經常使用的技術主要包括人工神經網絡、決策數、遺傳算法、規則歸納以及可視化等相應的技術。

2. 數據挖掘的形式分析

數據挖掘在其使用的過程中，基于不同的數據收集，因而在使用的過程中需要使用與之相符的數據收集方法。在確保數據收集資質量的同時，還能確保計算機整個系統的順利運行。而在數據挖掘形式分析的過程中，主要包括以下幾種，具體分析如下：

2.1分類。 在計算機數據挖掘技術運用的過程中，分類作為計算機挖掘技術中的核心形式，不僅關系著數據收集的質量，同時還關系著數據的收集屬性分析，因而在整個挖掘技術運用的過程中有著極其重要的作用。而分類作為整個數據挖掘技術中的核心部分，在其運用的過程中，主要是通過分析相關程序的數據庫，將元組分為與之相對的幾個小組。而在其劃分的過程中，針對部分數據，則尤其根據相關人員的操作，對其進行集中處理劃分，在系統程序對其分析之后，由相關程序對剩余的數據進行最終檢測，在達到檢測要求之后，按照相應的規則進行分類。在其具體分類的過程中，典型的分類過程包括了確定分類范圍、選取目標屬性、形成訓練集、屬性分析、選擇算法、分類運算、顯示結果、抽取測試集、驗證分類規則、分類規則輸出等10個步驟。

2.2相關規則。 在計算機數據挖掘技術運用的過程中，相關規則作為整個技術中既簡單又實用的關聯分析規則，不僅能將程序中產生的相關數據準確的描述出來，同時還能針對相關數據資料進行仔細的分析。而在其具體運用的過程中，主要是通過一個具體的事物描寫，將同類事物中相同屬性的事物結合在一起，然后通過歸納總結，得出他們共有的屬性與模式。在關聯規則使用的過程中，一般將其直接用在事物的數據庫中，不同的事物在產生數據的過程中，都由同一個記錄將其記錄集合。而這種事物數據庫通常被概括為龐大的數據。由此就需要關聯規則在其使用的過程中，應恰當的進行數據記錄，在減少數據占有空間的同時，還能在很大程度上完善整個系統的數據運行。

2.3粗糙集。 在整個計算機數據挖掘技術使用的過程中，粗糙集作為一種研究不精確、不確定性知識的數學工具，在整個系統使用的過程中有著極大的優勢。主要包括以下幾個方面：首先，在整個粗糙集運行的過程中，無需知道相應的信息，且在整個運算的過程中，算法簡單且易于操作，因而在很大程度上受到計算機用戶的青睞。其次，在整個數據挖掘研究的過程中，所面對的數據庫多為一系列的型號數據庫，而這種數據庫在數據收集的過程中，粗糙集收集方法的使用，能夠在最短的時間內發現所有數據庫的規律，并通過相應的表格歸納，將其列為決策表，方便了計算機用戶的查閱。最后，即使在現實世界，一些規則在使用的過程中也會發出不確定性，更何況虛擬的網絡世界。而在數據庫使用的過程中，也會發現一些不確定性的知識，而這些都需要粗糙集方法對其進行解決。

3. 數據挖掘技術在檔案信息數據處理中的應用

檔案信息在日常管理的過程中，不僅關系著相關人員的歷史記錄，同時還是相關人員智慧成果的最終反映。隨著計算機網絡技術的應用，在檔案信息數據處理的過程中，數據挖掘技術的應用，不僅能從根本上提高檔案信息數據的管理效果，同時還能在很大程度上創新檔案管理模式。針對數據挖掘技術在檔案信息數據處理中的應用，具體分析如下：

3.1計算機數據挖掘技術在檔案信息管理系統中應用的重要性。

3.1.1增強了檔案實體與內容的安全保護。 檔案信息關系著當事人過去的勞動成果，同時還關系著相關人員的隱私信息，一旦泄露，不僅侵犯了相關人員的隱私權，同時還對其今后的生活造成極大的消極影響。而檔案管理人員在工作的過程中，針對檔案信息，除了保密性嚴之外，還應注重檔案的長期保存質量。針對一些利用率較高的檔案，壽命必然會在原有的基礎上縮短，而針對檔案資料中的相關信息，若缺乏完善的監控設備，將直接造成檔案內容的泄密。將數據挖掘技術應用于檔案信息效據管理，通過對異常借閱行為的分析統計，可以防范非正當的利用行為發生。從而更好地保護檔案實體及檔案信息內容。

3.1.2提高檔案的利用服務水平。 檔案工作人員在檔案管理的過程中，針對檔案的保密性，在其使用的過程中。其涉及的范圍往往比較小。如果將數據挖掘技術應用于檔案信息數據管理中，通過檔案利用情況分析，就可以加強與利用者溝通，發現潛在的用戶和利用方向。并通過針對性地提供檔案、加強相關檔案的收集、數字化和編研等形式，從而實現真正意義上的主動提供檔案利用服務。

3.1.3加強檔案鑒定工作的水平，降低檔案的收集、保管成本在檔案業務的整體工作環節中，檔案鑒定不僅關系著檔案的真實程度，同時還關系著檔案管理工作的整體性。然而在我國檔案鑒定中，所憑借的都是檔案管理人員的相關業務經驗來實現的，因而在很大程度上存在著主觀因素。數據挖掘技術應用檔案數據處理中后，通過對利用情況和檔案情況的分析，了解各單位檔案形成特點、規律和檔案利用范圍，從中發現檔案收集工作的薰點。為檔案鑒定工作提供了一種的定量化方法，使檔案鑒定工作真正實現有據可依。

3.2計算機數據挖掘技術在檔案信息管理中的應用。 數據挖掘(data mining)是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數據中提取隱含在其中的、潛在有用信息和知識的過程。在檔案信息管理中，數據挖掘技術可以通過自身特有的信息分析能力，對檔案信息的調閱以及操作等各個流程產生的數據進行仔細的分析，在充分掌握各單位檔案形成的特點、規律以及檔案利用范圍之后，針對檔案信息活動產生的數據進行收集，并將其中的重點進行集中歸納。而這些重點，都是檔案鑒定的基本依據。另一方面，數據挖掘技術能夠在檔案信息管理的過程中，針對大量的有聲信息、不完整信息、模糊信息以及隨機信息中提取人們不知道的或者潛在有用的信息，并將這些信息及時的反饋到檔案信息的整體管理系統中，使其在處理的過程中及時的采取措施，避免檔案信息的流失而造成嚴重的影響。除此之外，計算機數據挖掘技術在運行的過程中，能夠針對檔案信息管理中出現的大量數據進行相應的管理以及維護，在確保檔案信息數據順利進行的同時，還能針對檔案信息自身存在的管理系統進行整理，以便能及時的發現檔案信息管理中存在的問題，從而能及時的采取相關措施，避免相關檔案信息的流失。

4. 總結

綜上所述，隨著社會的發展以及科技的進步，計算機數據挖掘技術在使用的過程中，不僅促進了計算機行業的發展，同時還在很大程度上推動了社會的進步。檔案信息管理中計算機數據挖掘技術的運用，在提高檔案信息管理水平的同時，還在很大程度上完善了檔案信息管理，方便了檔案信息的保存。由此就需要相關人員在檔案信息管理的過程中，能夠準確的使用計算機數據挖掘技術，在確保檔案信息管理質量的同時，還能創新檔案信息的管理模式。

參考文獻

［1］羅艷，黃明初，陸旭安，潘雄偉.簡述數據挖掘在數字檔案館中的應用實現［J］.廣西計算機學會2010年學術年會論文集［C］，2010.

［2］黃華.數據挖掘分析在檔案管理方面的應用［J］.網絡安全技術與應用，2009，(4).

［3］藍天.數據挖掘技術在信息管理領域中的應用［J］.情報探索，2009，(2).

［4］房紅菊.數據挖掘技術在檔案個性化服務中的運用［J］.科技情報開發與經濟，2009，(10).

［5］王銳，馬德濤，陳晨．數據挖掘技術及其應用現狀探析［J］.電腦應用技術，2007，(2).

［6］潘旭武，陳玲洪．數據挖掘在數字檔案管理中的應用研究［J］.浙江高校圖書情報工作，2007，(1).

篇（7）

檔案是指在社會實踐中，由組織或個人所形成的有價值的、真實的、記錄完整的、形式多樣化的歷史性信息資源。其最基本的內涵就是真實再現歷史。學校檔案管理是學校發展的重要寶庫，檔案管理的科學規范性、標準合理性可以有效提高學校的工作效率，完善學校的教學改革，促進學校的整體發展進步。老年大學的檔案管理工作也是幫助學校實現規范性管理的重要衡量標準。做好檔案管理工作，可以使領導決策更具科學性，學校教學更鮮明具體，具有一定的現實意義和將長久的深淵價值。因此，對老年大學的檔案管理進行探討研究很有必要。

一、正確認識老年大學檔案管理

在對老年大學檔案的管理工作中，首先我們要對檔案工作有個明確的認識，檔案工作與啟迪決策、留檔存史、有效進行管理休戚相關，是科學管理老年大學的重要方面之一。大學檔案是隨著大學創辦的過程而產生的，不僅記錄了個人的大學成長經歷，也是對學校的教學活動、人動以及社會活動的真實再現，能保證真實性。大學檔案是對歷史活動的記錄，在作為有效憑證的同時，還保存有各種錄音、音像文件，部分重要的手稿、重要文件和印章等，這些重要文件的留檔具有一定的憑證作用，且可靠真實。而且，契約、合同的本身就是做憑證使用，大學檔案讓其作用更加突出。檔案，是學校從中總結教學規律，整理經驗教訓，為學校當前和未來更好的發展提供經驗教訓，促進學校實現更好的發展。由此可見，在學校工作中，檔案管理是其重要的工作內容，需要得到一定的關注，因此要重視檔案室的軟硬件設備建設，要求檔案記錄管理員遵循實事求是的工作原則，對學校檔案做好整理和保管工作，履行好自己的工作職責，讓歷史以最真實的樣子展現給大家和后人。要培養檔案管理者和學校教職工的檔案意識，充分發揮檔案在大學建設中的積極作用。

二、大學檔案管理的注意事項

（一）資料收集積累要常態化

老年大學檔案文件歸檔的創辦，第一步驟要求有完善的資料收集系統。針對資料收集要進行一定時間的積累。針對學校教學的資料進行完整的資料整理。針對老年大學中的課程教學，教學視頻，課件。在教學實踐中的活動資料，進行按計劃的歸納整理與總結。對活動中較小的細節與未來得及整理的在事后進行歸納總結。爭取做到老年大學中的大小事務都要有明確記錄。并且保證資料的完整性與安全性。老年大學的資料主要要遵循下列四個方面進行收集與整理。一是主要針對辦學設施、辦學內容進行統計整理，學校資產，設備數量，師資力量，資產總額。學校面向方向等。二是針對校內的管理措施進行系統統計，班級，課程，人員，校院領導，崗位職責等進行統計。針對各種文檔與文件，進行安全的歸納與整理。對日常的學校簡報等進行梳理記錄，針對學校財務支出要進行專人專管，針對學生檔案，教學課堂的教學視頻進行錄制整理。對校園文化的保護，教師資料的整理。學校特色課程的歸納等三是針對辦學成果進行整理。針對各類事件進行總結，展示，獲獎獎品，獲獎感言等。針對課外學習的部分要認真收集整理，針對發生的突出表現，如好人好事，見義勇為等，進行詳細記錄。針對師資力量的展示。基層辦學等項目進行歸納總結。四是針對示范指導的，校外拓展的事跡要進行跟蹤記錄。如宣傳學校政策，辦理教學觀摩會。

（二）資料分類歸檔要標準化

檔案分類管理可以為后續的檔案管理工作提供很大的方便，具體的分類有：文字檔案、圖表檔案、照片影像檔案、電子檔案等基本的分類。檔案進行歸檔前，要對所收集的各項資料進行基本的價值判定，這個鑒定有利于檔案的保存質量，對于今后工作中的檔案查詢等有著積極作用。檔案的價值鑒定能夠決定每一份檔案文件的去留，從立案文書到后期管理，始終灌輸在整個的檔案管理的過程當中。檔案工作管理人員，應當有著自覺、明確的檔案管理意識，加強專業鑒賞能力，提高專業技能，掌握鑒定方法，更好地保證檔案的質量。在進行檔案分檔管理的過程中，一定要有明確的工作目標，有計劃、有層次、有主次順序的開展檔案整理工作。在學年末，要將前期的檔案材料，嚴格按照國家或當地老年大學協會的“評估細則”和“指標要求”進行分類歸檔、裝訂、保存，建立有價值的檔案管理資源庫，從而更好的實現檔案管理的價值和積極意義。

（三）資料編目管理要規范化

老年大學的檔案要規范化，整理的便捷化，要讓檔案方便查閱。便捷調出其中的卷宗。要對整理的檔案分期或不分期進行審查，對整理的檔案進行編號整理，對不同類型的文件進行歸類，針對上級下發的重要文件等，進行一定的特殊存放。對整理好的卷宗進行標示，如，講檔案表皮進行檔案整理。針對卷內目錄進行明確標示，做出內容相符的卷內目錄。針對不同內容的文章進行裝訂。標明明確的日期，文件的大致內容等，對印刷進行一定格式的排版。對查閱人有一定的友好性。在檔案管理上也要進行一定的安全責任制度，針對檔案存放要做到專人專管，對檔案室進行系統的，科學的存放布置。存放地點要注意防水，防潮，防盜，防蟲等多項保護措施。對于有條件的，進行一定的電子排擋，進行電子目錄存放。更加便于查閱者進行翻閱查找。

三、結語

在老年大學中，各項管理工作雖然瑣碎卻十分重要，特別是老年檔案管理，在學校工作中占據著十分重要的地位。想要進一步提高老年大學的工作效率和管理成效，需要全校師生共同樹立檔案管理意識，重視檔案管理工作，不斷完善各項管理制度，并將現代信息化技術融入檔案管理中，借助現代科技更好的實現檔案管理，使其呈現更好的發展。總而言之，檔案管理作為老年大學不可或缺的重要組成部分，只有不斷的改進管理制度，提高管理人員的專業性和積極性，不斷加強更新檔案管理的方式，才能更好的提高檔案的管理水平，更好的服務于老年大學發展。

篇（8）

1.是提高企業效益的一個重要途徑

企業文書檔案的管理屬于企業內部管理的一個重要組成部分。其本身對企業的眾多信息，發展過程有著詳盡的記錄，對于企業各個方面也有著細致的了解。因此，文書檔案對于企業內部人員對企業的了解，企業領導者根據企業發展史做出正確的決策都有著重要的意義。

文書檔案管理本身是一項極其紛繁復雜的工作，其中涵蓋了大量的數據、文獻。若是缺乏良好的管理手段以及正確的管理方法，很容易造成文獻的流失，企業信息的殘缺，使得企業本身的內部呈現一種缺失的狀態。而依據哲學“內因決定事物的發展變化”的原理來看，若是一個企業在內部信息的管理上呈現一種混亂的話，很容易使得企業在外部競爭中受挫。

因此，文書檔案管理對于保證企業效益是有著極其重要的作用的。

2.是完善企業精神，豐富企業內涵的重要方法

隨著社會經濟的迅速發展，企業發展模式也早已脫離了以消耗資源為手段的粗放型發展。現今的企業競爭，多是依靠良好的企業形象與內涵。而對于煤炭企業，同樣如此，正規、健康、科學的企業形象無疑會使其在國際國內競爭中占據優勢。

而文書檔案管理工作，涵蓋了對企業種種發展階段、企業活動、企業內涵的全方面的整理與歸納。這種活動，對于企業本身樹立形象、豐富自身精神有著重要作用。

二、煤炭企業文書檔案管理工作中的不足

1.企業本身沒能引起足夠的重視

不僅在煤炭企業，在當今很多的國內企業都存在著這種現象。這從根本上反映了企業本身對于檔案管理并未引起足夠的重視，在企業制度日益科學化的同時，文書檔案管理依然是一種傳統、老套的制度。甚至在很多企業，文書管理被視為一種賦閑職業，管理人員僅僅保持著一種收取文件，存放文件，看護文件的工作，而對于文件的分類，歸納，整理卻常常忽視。

2.文書檔案管理制度不夠健全

企業文書檔案的作用，在于企業內部人員隨時可以方便調取，查閱企業發展信息。然而文書檔案本身紛繁復雜，且頗為眾多，而很多煤炭企業的檔案管理制度都不夠健全，依然采用傳統的檔案管理手段，不能夠做到定期檢查、監督，并且修補缺失文獻，致使對企業內部信息流通造成了不便。

3.管理技術落后

在煤炭企業發展過程中，有眾多視頻資料、音頻資料、電子文檔、實物資料等，對于這些資料的保存，若是仍然依照舊的管理辦法，必然會造成信息的大量流失，也會給信息的再次查閱造成極大的不便。

4.管理人員素質較低

現階段，就整體來看，存在著文書檔案管理人才嚴重缺失的現象，而大部分在職的檔案管理人員，大多人員老化，對于電子技術了解較少，對于文書檔案的管理方法也缺乏正確的認識，給文書檔案管理工作造成了極大的不便，檔案制度的創新也造成了阻礙。

三、優化文書檔案管理工作的幾個方法

1.加強宣傳，提高認識

提高文書檔案管理工作的首要措施是企業內部加強宣傳，提高對檔案管理重要性的認識。只有從心里提高了對其重要性的認識，才可能從根本上改善這種狀態。如企業內部可以定期舉行一些學習、辯論活動，學習一些檔案管理促進企業發展的實例或者介紹一些國外的文書檔案管理的工作，使企業本身能夠重新對檔案管理工作形成新的認識，提高重視程度。

2.完善檔案管理制度

煤炭企業在使用科學的企業管理制度改造自身的同時，也應完善文書檔案的管理制度。如定期進行檢查，保證管理人員對于檔案的定期整理，建立監察督促制度，避免一些重要文件因為種種原因沒能及時歸檔，造成流失。

3.積極引進新技術

積極采用各種新的管理技術。如將文檔收錄電腦，進行編輯整理，刻盤收藏，同時，建立網絡數據資源庫，將文檔進行編輯，歸納，分類，使得企業內部人員可以隨是憑借賬號身份對文檔進行查閱，另一方面，完善企業內部網絡，實現電子文檔在線傳遞，提高效率。

4.提高管理人員素質

對于管理人員，可以積極吸納檔案管理專業的高校大學生，為企業檔案管理注入新鮮的血液。另一方面，要加強對文檔管理人員的素質培訓，定期舉行學習培訓班，使之能夠熟悉檔案管理新技術，新思想，新方法，從而使檔案管理工作能夠與時俱進。

篇（9）

[摘要]檔案利用問題一直以來都是檔案工作者探討的問題，現如今，檔案管理者都在研究如何能夠讓檔案利用價值發揮到最大，如何能夠實現檔案的高效合理利用等。本文主要從幾大方面探討了檔案利用存在的幾種現象，希望能夠為檔案的合理、高效利用提供幫助。

[

關鍵詞 ]檔案利用；現象；歸納分析

我國檔案利用現正處于改革時期，這種改革不僅包括設備方面的改革，也包括檔案管理理念的轉變。早期人們認為，檔案利用的次數越多，檔案利用價值就越高，但是實際上，并非如此，因為檔案合理與不合理的利用，多用與少用、有用與無用等都會影響到檔案實際的利用率。

1、有用檔案與無用檔案

檔案利用的基礎性原則，就是檔案的有用性。一般情況下，評價一個檔案是否具備有用性，主要有兩點，一點為檔案所具備的價值；另一點檔案是不是已經被使用。檔案的有用與無用是辯證的，站在長遠角度來講，如果檔案有價值，未來一定有機會被利用，但是能夠被利用的檔案，并不代表現在就能夠被應用，兩者并不對等。也正是因為如此，檔案利用現象需要進行歸納以及整理。現如今，檔案利用越加頻繁，從這一角度來講，檔案的有用性成逐漸上升的趨勢，但是隨著檔案種類以及數量的增多，很多檔案幾乎沒有被利用的機會，這就使得檔案無用性增加。檔案利用過程中，某些管理者通常是將檔案的有用與無用絕對化，這顯然不利于發揮檔案的最大利用價值，而且很有可能會錯過很多有價值的檔案。管理者在進行檔案管理時，功利心強，只考慮短期的檔案價值，或者是看重當下的利用情況，這對檔案管理的后續發展十分不利。為此，檔案管理者在對待檔案有用與無用的問題上，一定要立足當前的同時，考慮長遠效益。

2、多用檔案與少用檔案

現階段，檔案管理工作者都認為檔案應用率比較低，與十幾、二十幾年前相比利用率非常低，這會讓現代檔案管理工作者心理上產生比較大的落差。而十幾、二十幾年前的檔案之所以利用率比較大，主要是因為我國的檔案管理工作檔案起步，一切都百廢待興，再加之，改革開放之后，要進行撥亂反正，必定需要檔案，而現代處于正常時期，檔案利用率自然下降。

從上述闡釋中就可以看出，檔案管理者將檔案的利用情況作為評價檔案利用率的主要指并完全具有合理性。通常而言，社會檔案利用次數越多，利用率也就越高，所發揮的作用自然也就越大。但是這并不能作為檔案利用率高低的全部方面。實際上，檔案利用率高，并不代表檔案效益高。比如檔案館藏數量少，也未做好收集整理工作，利用率也會提高，而且很多情況下，都是無效應用，因此檔案利用效益卻很低。而隨著網絡的普及，很多人都習慣通過網絡來利用檔案，檔案利用率也會降低，但是檔案利用效益卻在提高。當然以檔案利用率的高低來評價檔案利用效益也同樣具有一定的科學性，不能完全否則這一理論。

再加之，檔案利用往往伴隨著成本，利用越高，成本就會越高，而利用越低，成本則會降低，因此如何將檔案利用與成本保持平衡，也是檔案利用要考慮的一個問題。

3、合理運用檔案與不合理運用檔案

檔案的用多與用少與檔案的利用價值并不完全有關，檔案用得多，但是應用不合理，也會拉低檔案利用價值。不合理利用檔案，主要是指沒有任何正當的利用就隨便的利用應用檔案，或者是檔案應用結束之后，并沒有幫助利用者解決任何的問題，或者是檔案應用之后，反而對檔案管理造成了一定的損害。這樣的檔案利用都可以稱之為不合理運用。一般情況下，檔案管理人員也將檔案合理運用稱之為的檔案真用，而不合理運用則稱之為檔案假用。

對檔案利用進行優化控制，以保證利用的質量。首先，要對檔案需求狀態實行優化控制。檔案需求是引發檔案利用行為的直接動因，對檔案需求狀態的優化控制是檔案利用優化控制的邏輯起點，它包括三個方面：一是對檔案需求客觀狀態的優化控制，這種控制的重點在于分析客觀的利用需求，找出檔案需求的規律；二是對檔案需求認識狀態的優化控制，這種控制的重點在于通過引導使利用者處于主觀愿望與客觀需求相一致的最佳的檔案需求的認識狀態；三是對檔案需求表達的優化控制，這種控制的重點在于規范利用者的需求表達，使其真正反映客觀的檔案需求。其次，要對檔案利用過程實行優化控制。這是檔案利用優化控制的核心所在，它也包括兩個方面：一是對檔案提供利用方式的優化控制，這種控制的主要目的是提高檔案利用服務的質量，強化檔案信息的傳播功能并防止檔案信息傳遞過程中的失真和量的損失；二是對供求雙方吻合程度的優化控制，這種控制的主要目的是做到知己知彼，提高檔案利用的查準率。

4、可用檔案與不可用檔案

多年前，業界曾有人提出要滿足利用者的需求，現在又倡導“以人為本”，好像人人都應同等或平等地利用檔案。事實上，這是做不到的。檔案利用服務雖說要面向社會，但同時又是分層次的。在檔案利用中，對不同的人，不同的檔案，有一個可用與不可用的界線問題。有的檔案對有的人來說從來都是可以用的；但對于另一些人來說則不然：也許過去不可以用，現在才可以用；也許現在不可以用，將來才可以用。由于檔案利用有限制要求和保密規定，因此，利用檔案不可能做到一視同仁，必須區別對待。當然，從長遠來看，凡是檔案都是可以利用的，所以，可用與不可用的區別只是在一個相對的時間段上的區別。在一定的時間內，不僅要分出什么人能用什么檔案，什么人不能用什么檔案來，還要分出誰先用誰后用的順序來。這不能被視為利用歧視，更不能受一般意義上平等信息權的干預，這是社會整體利益最大化的需要。

部分檔案涉及保密問題，需要限制利用，這是一種世界通行的現象。但講到保密和限制利用，供求雙方總會存在一些矛盾，這只能通過建立和健全保密、解密制度來調節，以便做到有章可循，有法可依。對于檔案部門來說，既有保守檔案機密的權力，同時也有依法解密和向社會開放檔案的義務；對于利用者來說，既有利用已開放檔案的權利，同時也有遵守保密法律和規定的義務。保密，說到底也是一種利用，只不過是一種限制了范圍的特殊形式的利用。保密原則與制度，要體現的是局部利益服從整體利益這樣一種關系。需要保密和限制利用的檔案，通常都是具有涉及國家安全和社會秩序的內容。

5、結語

綜上所述，可知由于檔案管理者對檔案利用現象并沒有進行深入的分析，也未進行歸納總結，這使得我國這方面的研究文獻比較少見，正是基于此，筆者對檔案利用現象進行了歸納與總結，同時還研究了現如今檔案利用過程中，存在的一些錯誤的看法以及評價方法。本文是筆者對檔案利用現象研究經驗的總結，僅供參考借鑒。

參考文獻

[1]閆曉青.試論企業檔案寄存[J].內蒙古科技與經濟,2010(10)

[2]闞秀芬,黃東華.淺談企業檔案綜合管理中的統一分類[J].一重技術,2006(04)

篇（10）

（一）檔案計算機管理的發展是計算機等新技術的社會化發展的一部分。計算機應用的普及給檔案管理的基礎工作和管理方法帶來巨大影響。我們已經體會到，計算機在檔案管理中的應用，不僅帶來了高效率和高質量，而且也改變了檔案工作的傳統方式。

（二）電子計算機和網絡技術的廣泛應用，產生了大量的電子文件，這標志著人類記錄信息、傳達信息、留存信息的方式發生了革命，它直接影響著檔案工作的運作方式，基本理論乃至思維觀念。

（三）隨著現代科學技術的不斷提高，社會各界對各種信息的需求量越來越大，質量要求越來越高，用戶對信息的需求是準確、及時、簡捷、實用。用戶希望提供的是經過加工后的綜合信息，甚至于包含知識增值的產品。檔案通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，從而滿足社會各界的需求。

（四）實現手工檢索向計算機檢索的全面過渡。首先是完成三大目錄體系的過渡：革命歷史檔案、舊政權檔案、民國檔案；把過去的案卷目錄、全引目錄、專題目錄等等眾多的目錄，統一到用計算機編目的方法上來；建立科學的機讀檔案目錄檢索體系。

二、檔案管理內容信息化。

（一）檔案信息的數字化，它是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。檔案信息數字化的內容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數字化，二是檔案全文信息的數字化。

（二）檔案網站建設，它是指檔案網站是檔案機構在公共信息服務網站上建立的站點，它一般是以主頁方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳。檔案網站建設是檔案信息化建設的重要步驟，是檔案部門聯系社會的重要窗口。

（三）數字檔案館建設，它是指利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，它強調的是在數字化檔案館環境下用戶開發利用檔案信息資源的便利。數字檔案館的主要特點：存在方式上的特點，是一種無形的信息組織與利用環境；運行方式上的特點，存取檔案信息的網絡化；功能定位上的特點，以存取為中心。

三、檔案管理環節的信息化。

（一）檔案信息化基本環節。

1.采集整理。信息的采集整理是檔案信息化的基礎。信息技術對檔案的管理離不開檔案資料的收集與整理。

2.歸納分類。Σ杉來的信息資料進行歸納分類是檔案信息化的關鍵。只有做好這項工作，才能將收集到的資料分門別類錄入到計算機管理系統中。

3.查詢應用。方便快捷的查詢提取讓檔案信息物盡其用是檔案管理實現信息化的最終目的。

（二）多媒體技術。多媒體技術就是利用計算機綜合處理圖、文、聲、像信息的技術，提供了人性化、交互式服務，利于對檔案信息資源的開發利用。可以實現全文檢索，提高了查詢準確率；利于對音像檔案信息的檢索；利于對檔案信息的編研和出版發行；提高了檔案利用率。

（三）信息存貯技術。現代信息存儲技術包括磁儲存技術、縮微技術與光盤技術，不僅使信息存儲高密度化，而且使信息存儲與快速檢索結合起來，已成為檔案信息化管理的基礎。磁存儲具有頻帶寬廣（可存儲從直流到2兆赫以上的信號）信息能長久保持在磁帶中等優點。磁存儲技術為建立檔案管理系統或中小文獻信息機構建立較大的數據庫提供了物質基礎，為建立分布式微機信息網絡創造了條件。