序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理實(shí)踐范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、職業(yè)教育檔案管理的重要意義

職業(yè)教育學(xué)校與普通的高等學(xué)校不同，每個(gè)專業(yè)課程需要準(zhǔn)備的教學(xué)資料比較多，如果整理不及時(shí)，會造成教學(xué)資料丟失，從而在實(shí)際教學(xué)過程中，無法找到相關(guān)的教學(xué)依據(jù)，嚴(yán)重制約職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展。在職業(yè)教育中實(shí)行檔案管理，將相關(guān)的教學(xué)資料進(jìn)行收集，按照類別進(jìn)行歸納整理，以便于后面工作的使用。在職業(yè)教育中加強(qiáng)檔案管理，有利于了解學(xué)生對專業(yè)知識的了解程度，還可以通過提升檔案管理水平，提高職業(yè)教育的教學(xué)能力，有利于職業(yè)教育的快速發(fā)展。職業(yè)教育檔案管理主要包括：文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案以及基建檔案等四大內(nèi)容，由于各個(gè)檔案內(nèi)容較多、較復(fù)雜，一旦檔案管理不當(dāng)，使檔案處于混亂的狀況，不利于職業(yè)教育的發(fā)展。

二、職業(yè)教育檔案管理主要內(nèi)容

（一）文書檔案管理

文書檔案主要是指學(xué)校在日常管理中產(chǎn)生的各種文件、資料等，這些文件記錄了職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展過程，還包括學(xué)校在發(fā)展過程中取得的成績，將文書檔案分類別進(jìn)行歸納管理。通過文書檔案，可以了解到學(xué)校是如何發(fā)展的，對學(xué)校發(fā)展有利的項(xiàng)目，學(xué)校應(yīng)該積極推進(jìn)，摒棄學(xué)校發(fā)展中的不足之處，促進(jìn)學(xué)校快速發(fā)展。另外，學(xué)生可以通過文書檔案，了解到學(xué)校的輝煌歷史，并使學(xué)生感到驕傲，從而產(chǎn)生愛校的情懷。

（二）教學(xué)檔案管理

教學(xué)檔案主要包括：教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)筆記、教學(xué)成果等，學(xué)校可以通過教學(xué)檔案，了解教師的教學(xué)水平和教學(xué)方法，教師可以通過教學(xué)檔案，了解到學(xué)生對專業(yè)知識的掌握程度。通過教學(xué)檔案管理，可以了解教學(xué)中的不足，并加以改進(jìn)，不斷提高學(xué)校的職業(yè)教育水平。教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)改革與教學(xué)研究的重要依據(jù)，教師可以通過教學(xué)檔案選擇學(xué)生最容易接受的教學(xué)方式，學(xué)生也可以通過教學(xué)檔案了解自身的不足，改變學(xué)習(xí)方法，提高學(xué)習(xí)效率。

（三）學(xué)籍檔案管理

學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生在入學(xué)時(shí)的基本情況、學(xué)生在校期間的成績以及各方面的綜合素質(zhì)等內(nèi)容。學(xué)校通過學(xué)籍資料管理，可以全面地了解學(xué)生，有利于教師更好的管理學(xué)生。社會用工單位可以通過學(xué)生的學(xué)籍檔案，判斷學(xué)生是否滿足本企業(yè)的要求，更好地甄別人才，學(xué)籍檔案是學(xué)生最直接的名片，是判斷學(xué)生能力的一個(gè)重要依據(jù)。

（四）設(shè)備、基建檔案管理

設(shè)備檔案是指在教學(xué)過程中使用的各種儀器設(shè)備詳情以及維護(hù)的相關(guān)信息等，一旦教學(xué)儀器設(shè)備出現(xiàn)故障，可以通過設(shè)備檔案，了解儀器設(shè)備的基本性能，并以此為依據(jù)，制定科學(xué)合理的解決辦法。基建檔案是指學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)的檔案，主要包括：施工的圖紙、水電安裝示意圖以及消防安全通道示意圖等，學(xué)校的基建檔案十分重要，可以清晰明了地掌握學(xué)校建設(shè)的基本情況，有利于維護(hù)校園建設(shè)的安全，學(xué)校建筑如果需要改建、新建或擴(kuò)建，基建檔案是必不可少的依據(jù)。

三、加強(qiáng)職業(yè)教育中檔案管理的實(shí)踐性

（一）增強(qiáng)檔案管理的意識

職業(yè)教育的檔案管理工作在學(xué)校管理工作中起著關(guān)鍵性作用，檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要檔案管理人員具有相關(guān)的專業(yè)知識，而且管理人員需要具有檔案管理的意識。現(xiàn)階段職業(yè)教育中的檔案管理工作人員，缺乏檔案管理意識，對管理工作缺乏責(zé)任感，有時(shí)會導(dǎo)致部分檔案資料丟失，就會失去檔案管理的作用，給職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展帶來了巨大困難。加強(qiáng)職業(yè)教育的檔案管理，首先，需要樹立管理人員檔案管理的觀念，了解檔案管理的重要性。其次，在日常的教學(xué)生活中，增強(qiáng)職業(yè)教育學(xué)校全體教職工的收集整理意識。由于職業(yè)教育中的檔案資料種類繁多，單單憑借管理人員的力量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要學(xué)校的全體教職人員共同努力，將重要的檔案資料及時(shí)進(jìn)行整理，并上交到檔案管理部門。另外，學(xué)生在檔案管理中同樣發(fā)揮著積極的作用，努力提高學(xué)生的檔案意識，積極配合學(xué)校提供相關(guān)的資料信息，以便學(xué)校為學(xué)生建立完善的個(gè)人檔案，為學(xué)生以及用工單位提供便利。

（二）加大檔案管理的力度

職業(yè)教育的檔案管理需要學(xué)校的大力支持，學(xué)校應(yīng)該成立專門的檔案管理工作小組，在小組中推選最具責(zé)任心的負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理小組人員努力做好管理工作，從而促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展。在學(xué)校建設(shè)規(guī)劃過程中，應(yīng)將檔案管理的場地列入規(guī)劃建設(shè)內(nèi)，建立獨(dú)立的檔案館或檔案室，并與普通的辦公室進(jìn)行區(qū)分，在檔案室內(nèi)配備齊全的辦公設(shè)備，配備必要的電子產(chǎn)品，以及檔案管理相關(guān)的軟硬件設(shè)備。在檔案館或檔案室內(nèi)建立紙質(zhì)檔案資料存放處，該存放處不僅需要比較大的空間，還應(yīng)該注意室內(nèi)通風(fēng)，防止潮濕，以免資料被損壞，造成不必要的損失。

（三）建立完善的規(guī)章制度

在職業(yè)教育檔案管理過程中需要依據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)的法律法規(guī)，制定健全的檔案管理制度。在日常的職業(yè)教育檔案管理中，管理人員需要依據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行檔案資料收集、移交、查閱、審核、歸納、總結(jié)等，再根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，并按照時(shí)間順序進(jìn)行收納保存。檔案保存也需要按照一定的規(guī)范，進(jìn)行分門別類，文書檔案歸納管理，教學(xué)檔案歸納管理，學(xué)籍檔案歸納管理，基建檔案歸納管理，并由檔案管理部門的專人負(fù)責(zé)，確保檔案的安全性。

（四）實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也步入了信息化時(shí)代，職業(yè)教育學(xué)校的檔案必須緊跟時(shí)代的步伐，實(shí)行電子信息化管理。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的管理方式相比，檔案資料整理更加仔細(xì)，查找檔案更加方便快捷。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行職業(yè)教育檔案管理，首先，制定一個(gè)整體的檔案管理方案，按照計(jì)劃進(jìn)行收集、錄入、整理、存檔。其次，利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，建立一個(gè)實(shí)用性的檔案信息網(wǎng)站，方便使用人員查找，大大提高工作效率。

（五）提高檔案開發(fā)利用水平

職業(yè)教育檔案管理的主要目的是為了通過檔案資料，促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展，檔案的開發(fā)利用才能體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值。在檔案資料的收集過程中，不僅可以保留文字檔案，還可以保留相關(guān)的圖片、音頻和視頻等多媒體信息材料，豐富的檔案內(nèi)容可以提高檔案的利用率。另外，還可以利用計(jì)算機(jī)，對檔案資料進(jìn)行鑒別，刪除重復(fù)或者無價(jià)值的檔案內(nèi)容，提高檔案的水準(zhǔn)和質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)部分檔案的公開性，方便教師和學(xué)生進(jìn)行查找，提高檔案的利用率。

四、結(jié)語

通過職業(yè)教育中的檔案管理，可以幫助職業(yè)教育學(xué)校了解自身的不足，為學(xué)校的發(fā)展提供重要的依據(jù)。在職業(yè)教育中加強(qiáng)檔案管理，增強(qiáng)管理人員的檔案管理意識，制定相關(guān)的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，不斷促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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[3]尹英范.加強(qiáng)職業(yè)教育檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江史志.2014.

[4]林鳳.關(guān)于職業(yè)教育院校檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案.2012.

篇（2）

一、醫(yī)院實(shí)行電子檔案管理的重要意義

首先，醫(yī)院電子檔案能促進(jìn)檔案信息的整合共享，提高檔案的利用效率。檔案管理作為醫(yī)院內(nèi)部管理的一項(xiàng)重要工作，能夠有效促進(jìn)醫(yī)院事業(yè)發(fā)展。醫(yī)院電子檔案管理工作比以往查閱檔案原件更加簡單、易操控，節(jié)省了大量的時(shí)間與精力，大大增強(qiáng)了原始檔案的應(yīng)用程度。醫(yī)院各部門可以更加自如地提取檔案，從而大大提高了檔案信息的利用率。其次，醫(yī)院電子檔案能夠?yàn)檎滟F的檔案原件提供保護(hù)，為醫(yī)院的改革發(fā)展提供幫助。隨著醫(yī)改進(jìn)程的不斷加快，醫(yī)院的改革與發(fā)展迫在眉睫。一個(gè)醫(yī)院的檔案記載了該醫(yī)院的發(fā)展歷程、各個(gè)階段的醫(yī)療水平以及醫(yī)院的運(yùn)營情況，可以說是承載了該醫(yī)院文化資源。將醫(yī)院的檔案進(jìn)行電子信息化處理，不僅能夠?yàn)闄n案原件提供有效保護(hù)，還能夠避免因?yàn)檫^多借閱檔案原件而導(dǎo)致檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)。再次，醫(yī)院電子檔案為醫(yī)院進(jìn)行內(nèi)部數(shù)據(jù)分析提供可靠的資源。醫(yī)院在進(jìn)行內(nèi)部數(shù)據(jù)分析時(shí)，很難從紙質(zhì)文件中獲取到有效、有準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)資源，但是通過電子檔案數(shù)據(jù)庫的建立與使用，數(shù)據(jù)庫中包含了全員的資料與檔案，有效縮短了查閱檔案的時(shí)間，從而能夠在很短的時(shí)間內(nèi)生成臨床所需的數(shù)據(jù)分析結(jié)果，并制定出相應(yīng)的診療方案，為醫(yī)院工作效率與服務(wù)質(zhì)量的提高提供了便利，并有效降低了醫(yī)院運(yùn)營的成本。最后，醫(yī)院電子檔案能夠?yàn)獒t(yī)院提供個(gè)性化的診療服務(wù)。隨著醫(yī)改的不斷深入，個(gè)性化醫(yī)療已然成為了一個(gè)十分熱點(diǎn)的問題。電子檔案管理也是個(gè)性化服務(wù)中的一種，相關(guān)部門可以從醫(yī)院上報(bào)的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選統(tǒng)計(jì)，以最快的速度做好可能發(fā)生的新疫情的預(yù)防工作。從而有助于國家醫(yī)療成本的降低，進(jìn)一步提高國民的身體素質(zhì)。

二、以科學(xué)合理的措施完善醫(yī)院電子檔案管理實(shí)踐

（一）完善檔案軟硬件設(shè)備，以提高電子檔案的安全性。醫(yī)院電子檔案管理工作離開了計(jì)算機(jī)設(shè)備，那電子檔案的優(yōu)勢就無從發(fā)揮。對此，醫(yī)院應(yīng)該不斷加強(qiáng)電子檔案的軟硬件設(shè)備，將落后的計(jì)算機(jī)設(shè)備淘汰掉，配備完善的電子檔案管理的軟硬件設(shè)備。比如，以電子刻錄設(shè)施與光盤等等來為工作人員處理電子檔案信息提供便利，從而增強(qiáng)醫(yī)院電子檔案的時(shí)效性，確保電子檔案能得到安全儲存與有效利用。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該建立起完備的檔案管理信息系統(tǒng)，從而以現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)安全及時(shí)來避免電子檔案信息被不法分子修改與泄露。針對電子檔案文件的可復(fù)讀性強(qiáng)、修改編輯不留痕跡、載體無法統(tǒng)一、一些能夠鑒別文件原始佐證的關(guān)鍵信息十分容易被更改等等問題，可以通過建立身份加密驗(yàn)證的保護(hù)措施確保電子檔案信息在傳輸、處理以及利用的過程中出現(xiàn)變更，此外還需要做好電子檔案信息的異地備份處理。以此來提供電子檔案信息的安全性，為醫(yī)院電子檔案的科學(xué)管理提供切實(shí)有效的技術(shù)幫助。（二）建立健全的檔案制度，切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。為了促進(jìn)醫(yī)院電子檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要提高對電子檔案管理工作的重視程度。從電子檔案管理工作的特點(diǎn)出發(fā)，根據(jù)目前社會對醫(yī)院電子檔案信息的需求來制定相關(guān)的檔案制度來約束、管理電子檔案，從而確保醫(yī)院電子檔案管理工作更加規(guī)范。此外，作為醫(yī)院檔案管理人員，應(yīng)該不斷提高自身的綜合素質(zhì)，努力學(xué)習(xí)有關(guān)電子檔案方面的知識以不斷提高自己的工作水平。電子檔案管理人員一定要做好下面四點(diǎn)的安全：1.嚴(yán)禁使用電子檔案管理的計(jì)算機(jī)設(shè)備訪問互聯(lián)網(wǎng)。2.嚴(yán)禁隨意在電子檔案管理的計(jì)算機(jī)設(shè)備上運(yùn)行任何軟件。3.嚴(yán)禁使用U盤等移動設(shè)備移交檔案。4.嚴(yán)禁打開、運(yùn)行一些不清楚的文件，以確保電子信息檔案的安全。（三）有針對性地采取紙質(zhì)與電子檔案雙套歸檔。醫(yī)院在進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，其歸檔的范圍可以參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍來開展，確定電子文件的類型，歸檔的電子檔案要及時(shí)做備份處理，避免電子檔案被刪除的風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院還應(yīng)該結(jié)合自身的工作實(shí)際，凡是在醫(yī)院一切活動中產(chǎn)生的具有價(jià)值的檔案都應(yīng)該收集并及時(shí)做好歸檔處理。但是由于大多數(shù)醫(yī)院仍然在電子檔案的管理制度、技術(shù)與方法、管理與通信設(shè)備等等方面存在著各種各樣的問題，因此，要有針對性地采取紙質(zhì)與電子檔案雙套歸檔的措施，實(shí)行紙質(zhì)與電子檔案的歸檔、鑒定、整理、著錄、使用等同步進(jìn)行。

三、結(jié)語

醫(yī)院的檔案管理隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展也隨之產(chǎn)生了很多新的變化。電子檔案是社會進(jìn)步的產(chǎn)物，也是檔案管理一個(gè)嶄新的課題。醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)該不斷改進(jìn)檔案管理的思想、方法、手段等等，不斷創(chuàng)新醫(yī)院電子檔案管理，為醫(yī)院檔案管理水平的不斷提高奠定基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

篇（3）

1實(shí)踐分析

1.1加強(qiáng)對鄉(xiāng)土文化檔案的收集一般來說，一個(gè)地區(qū)雖然蘊(yùn)含豐富的鄉(xiāng)土文化檔案資源，但這些檔案往往沒有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，檔案的安全和完整得不到有效保障，檔案作用也難以得到充分發(fā)揮。加強(qiáng)鄉(xiāng)土文化檔案的收集力度，可以采取很多方法。可以用開展課題研究的方式進(jìn)行，例如，學(xué)校于2000年提出《走進(jìn)沙地——蕭山某中校本課程的開發(fā)與實(shí)施研究》課題，并明確了相應(yīng)的子課題，集中全校力量投入到鄉(xiāng)土文化的研究之中，收集并積累了大量反映鄉(xiāng)土文化的檔案資料，再把這些檔案資料按照一定規(guī)范和要求進(jìn)行歸類整理，使這些檔案成為開展鄉(xiāng)土文化傳承的重要資料。還可以通過豐富多樣的活動組織學(xué)生收集檔案，學(xué)校以校學(xué)生會為主體，通過參觀訪談、田野調(diào)查、考證研究等手段，組織學(xué)生深入田間地頭、廠礦企業(yè)、民居民宅，收集大量的鄉(xiāng)土文化檔案，不斷豐富本校的鄉(xiāng)土文化檔案資源。

1.2加強(qiáng)對鄉(xiāng)土文化檔案的研究學(xué)校主動邀請教育科研機(jī)構(gòu)和高校專家對研究工作進(jìn)行指導(dǎo)，并邀請本地區(qū)的鄉(xiāng)土文化專家參與進(jìn)來，以他們的專業(yè)視角推動研究工作的開展。具體方式是邀請專家利用檔案資料舉辦鄉(xiāng)土文化講座與座談、撰寫鄉(xiāng)土文化方面的文章、為學(xué)生授課并組織學(xué)生參加鄉(xiāng)土文化讀書會，通過多種渠道教會學(xué)生研究鄉(xiāng)土文化的方式方法，激發(fā)他們傳承鄉(xiāng)土文化的興趣。專家還與本校教師編撰了《鄉(xiāng)土文化研究》一書，通過檔案資料對鄉(xiāng)土文化作深入挖掘、探究和詮釋，多角度展示蕭山區(qū)的地理、物產(chǎn)、人文和風(fēng)俗，推動鄉(xiāng)土文化傳承工作進(jìn)程。

1.3加強(qiáng)對鄉(xiāng)土文化檔案的宣傳展示第一，建設(shè)校內(nèi)鄉(xiāng)土文化展示場館。在區(qū)教育局和當(dāng)?shù)亟值赖闹С窒拢瑢W(xué)校在校內(nèi)辟出專門場地，建立了一座建筑面積達(dá)650平方米的鄉(xiāng)土文化館，在館內(nèi)舉辦鄉(xiāng)土文化展覽。展覽通過大量實(shí)物、書籍、圖片、視頻等檔案，全面展示蕭山區(qū)的鄉(xiāng)土文化。此外，學(xué)校還在文化館展示學(xué)生自主學(xué)習(xí)研究的成果、舉辦鄉(xiāng)土文化節(jié)等，都取得了良好效果。如今，文化館已成為蕭山區(qū)開展鄉(xiāng)土文化教育與研究的重要平臺。第二，編纂校本教材。學(xué)校利用鄉(xiāng)土檔案資料編纂《鄉(xiāng)土文化》一書作為校本課程的教材，并以教材為藍(lán)本組織常態(tài)化的鄉(xiāng)土文化綜合實(shí)踐活動，引導(dǎo)學(xué)生走進(jìn)本土、融入本地，不斷接受鄉(xiāng)土文化的熏陶和浸潤。

2若干建議

篇（4）

（一）圖書館檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

圖書館檔案能夠真實(shí)再現(xiàn)各項(xiàng)工作的歷史面貌，有效保障單位的持續(xù)發(fā)展，為圖書館從事各項(xiàng)活動提供各種文字、圖表及聲像等有價(jià)值的參考資料。隨著信息化時(shí)代的到來，圖書館的檔案管理工作也由過去的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案和紙質(zhì)檔案綜合保存的狀態(tài)。而目前從事檔案管理工作的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平以及專業(yè)技術(shù)方面表現(xiàn)參差不齊。有些檔案管理人員不熟悉電子檔案管理操作流程，有些檔案管理人員存在知識老化、學(xué)歷偏低以及檔案管理水平跟不上時(shí)展等問題，這就使得這些檔案管理人員很難適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。

（二）為檔案入庫而程序化作業(yè)

長期以來的工作中，人們習(xí)慣將文件與檔案相分離，文件生成與流通都沒有完全被納入到檔案管理中，僅僅是將已退出流通的文檔，依照傳統(tǒng)工作習(xí)慣，按多個(gè)步驟進(jìn)行收集整理后入庫保存，最終檔案在長年累月的保管中它的查閱功能慢慢的被灰塵所掩蓋。還有些圖書館的檔案管理不是為了將來方便查閱，而是為了應(yīng)付上級檢查，將美觀整齊作為歸檔要求。雖然我們圖書館在初期信息化和數(shù)字化的影響下，已經(jīng)形成了紙質(zhì)和電子雙檔案模式，電子檔案發(fā)展迅速，但紙質(zhì)檔案還存在著利用率低的不良情況，有的檔案甚至在歸檔后就沒有在被查閱過，其作用和意義也將會隨時(shí)間的推移而喪失。

（三）圖書館檔案“重藏輕用”日益邊緣化

檔案工作長期存在的問題是重收集輕利用，以及消極的接收檔案，檔案服務(wù)的主動性嚴(yán)重不足。在圖書館檔案紙質(zhì)管理上，我們應(yīng)該知道，檔案的收集和保存需要耗費(fèi)巨大的人力、物力和財(cái)力，結(jié)果是，它們巨大的存量卻無法為圖書館帶來相應(yīng)的幫助，尤其是大海撈針式的檢索方式根本無法在急需時(shí)解決燃眉之急。電子檔案在系統(tǒng)構(gòu)建上，存在的問題是技術(shù)不完善、人員管理體系不健全。整合檔案資源，同時(shí)提供最符合需求的檔案資源服務(wù)才是檔案管理的責(zé)任，也才能實(shí)現(xiàn)為圖書館管理和發(fā)展規(guī)劃諫言獻(xiàn)策的愿望，所以在今后的工作中要解決檔案的日益邊緣化問題。

二、圖書館檔案實(shí)施知識管理的必要性

科技的進(jìn)步推動了知識經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和信息化的迅速普及，各行各業(yè)都在努力融入到知識經(jīng)濟(jì)大潮中。因此，新時(shí)期的圖書館檔案管理必將成為知識管理，并且全部的工作環(huán)節(jié)都將成為知識管理的必要程序。面對新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作只有積極去迎合知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展主動為知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，才可以推動圖書館檔案工作地快速發(fā)展，才能發(fā)揮檔案工作在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代所應(yīng)有的作用。首先圖書館檔案實(shí)施知識管理是自身的要求。檔案知識作為經(jīng)過規(guī)范化處理的顯性知識，同時(shí)也是一種知識資源。因此它的管理就應(yīng)該從知識資源管理的方向去認(rèn)識、去推動。其次圖書館檔案實(shí)施知識管理是現(xiàn)實(shí)的要求，因?yàn)樽鳛橐环N知識資源，檔案不能單純地被看做是一種信息，也就不能按信息管理的規(guī)律去管理，具體來說就是通過全體參與，改變傳統(tǒng)的收集方式，通過支持實(shí)際工作，解決檔案分類不切實(shí)際和不能實(shí)時(shí)應(yīng)用的問題。最后圖書館檔案實(shí)施知識管理是提升圖書館競爭力的要求。檔案管理的本意是要促進(jìn)圖書館工作更有效益，因此到了知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，思想得到了解放，檔案管理走向知識管理，從而提升了檔案管理水平和效率，為圖書館提高競爭力夯實(shí)基礎(chǔ)。

三、圖書館實(shí)施檔案知識資源管理的條件

只有在充足的基本條件支持和保證下，才可以保證檔案知識管理的順利進(jìn)行。所以，圖書館在實(shí)施檔案知識管理建設(shè)中要考慮以下幾個(gè)方面因素：

（一）網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施條件

一定程度的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)。比如通過網(wǎng)站，可以向群眾提供各種數(shù)字信息服務(wù)，這些服務(wù)可以打破時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。而一個(gè)網(wǎng)站的建設(shè)需要考慮城名申請、網(wǎng)站規(guī)劃和設(shè)計(jì)、網(wǎng)站推廣、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫開發(fā)等多個(gè)方面。所以網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施條件關(guān)系著檔案知識管理在網(wǎng)絡(luò)上能否有效傳播。

（二）資金條件

圖書館檔案部門進(jìn)行檔案知識資源管理的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，是檔案知識資源管理過程中的物質(zhì)決定要素。所以，檔案知識資源管理作為一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，從實(shí)現(xiàn)信息知識資源管理到實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理和運(yùn)用，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要投入大量的資金。總之，資金的充足與否是檔案知識管理能否順利開展的關(guān)鍵因素。

（三）人才條件

圖書館檔案知識資源管理本質(zhì)上就是一個(gè)新知識和新技術(shù)開發(fā)利用的過程，所以人才問題在檔案知識資源管理中至關(guān)重要。原因是在建設(shè)過程中，需要多領(lǐng)域的高層次專業(yè)人才，比如系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)專家、系統(tǒng)管理與維護(hù)專家等，所以，人才問題同樣關(guān)系著檔案知識管理的效率。

四、圖書館檔案知識資源管理方案實(shí)施

（一）檔案知識資源管理組織建設(shè)圖書館檔案知識管理首先需要一個(gè)完整、系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，以此來推進(jìn)與保障知識資源管理的順利進(jìn)行。一方面就是設(shè)置知識資源管理部，主要負(fù)責(zé)檔案知識資源庫管理系統(tǒng)的日常運(yùn)行和維護(hù)，還要設(shè)置知識應(yīng)用規(guī)劃部，負(fù)責(zé)跟蹤圖書館的業(yè)務(wù)工作、事務(wù)工作的變化，以及知識資源內(nèi)容建設(shè)。另一方面就是構(gòu)建知識資源管理團(tuán)隊(duì)，專業(yè)人員團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)網(wǎng)上對知識資源做收集、整理，聘請業(yè)內(nèi)專家對專業(yè)團(tuán)隊(duì)的工作進(jìn)行審查和判斷。

（二）檔案知識資源管理制度建設(shè)

為了圖書館檔案知識管理的系統(tǒng)、組織和過程在法理上固化，同時(shí)也為了有效激發(fā)圖書館員工的積極性和誘導(dǎo)檔案管理人員高效的服務(wù)，就必須要在圖書館原有的檔案管理制度基礎(chǔ)上建立檔案知識資源管理制度體系。該體系應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：檔案知識資源安全訪問權(quán)限制度、檔案知識資源收集整理制度以及檔案知識資源管理組織制度等。

（三）構(gòu)建檔案知識資源管理應(yīng)用系統(tǒng)

該系統(tǒng)包括以下幾個(gè)部分：（1）應(yīng)用功能系統(tǒng)，它主要包括檔案知識資源庫，以及電子檔案庫到檔案知識資源庫轉(zhuǎn)換處理系統(tǒng)，它們的主要功能是知識訂閱、信息搜索、知識提供、在線考試、知識積累等。（2）資源庫委托收集、整理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要包括非定形知識資源庫，資源庫的歷史知識到電子檔案庫的轉(zhuǎn)換系統(tǒng)以及領(lǐng)導(dǎo)決策工作經(jīng)驗(yàn)和成果積累的系統(tǒng)等，主要功能是收集檔案資源、審查檔案信息、規(guī)范檔案文件和業(yè)務(wù)考核等。（3）知識資源庫管理系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)包括了業(yè)務(wù)事務(wù)協(xié)作流程管理系統(tǒng)和它的子系統(tǒng)等，主要功能是將關(guān)聯(lián)的知識進(jìn)行分類，制定檔案模板，對關(guān)聯(lián)知識提供鏈接等。

篇（5）

為適應(yīng)社會發(fā)展的需要，建立健全信息化電子檔案管理體系十分必要。就檔案管理工作者而言，一方面需要更新電子檔案的管理策略，以現(xiàn)代化、電子化的管理方法保證其信息化、網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)；另一方面需要保證電子檔案在不同領(lǐng)域應(yīng)用效益的提升，以順應(yīng)時(shí)展的全新趨勢。

一、新時(shí)期電子檔案管理的重要意義

首先，傳統(tǒng)的檔案管理需要投入大量的人力、物力以及財(cái)力去完成，且極易造成檔案文件的損壞，電子檔案則在極大程度上避免了這種現(xiàn)象的出現(xiàn)。利用網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，不僅能夠提高資料歸檔的質(zhì)量，還能大大提高檔案檢索速度，從而既降低了管理人員的工作強(qiáng)度，又從根本上提升了檔案管理的效率，并有效地節(jié)省了財(cái)力、物力以及人力等方面的投資。

其次，電子檔案實(shí)現(xiàn)了資料由實(shí)物向信息轉(zhuǎn)化的過程，為讀者及用戶能夠更加快捷方便地使用資料提供了可能性。資源使用率及用戶滿意度的提高，意味著檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的全面提升。

最后，有別于傳統(tǒng)檔案管理只能保存紙質(zhì)文字資料，電子檔案突破了載體的限制，在原始文字資料的基礎(chǔ)上，還能收集管理視頻圖像等影音文件，滿足了新時(shí)期人們對于多媒體資源的需求，更加符合當(dāng)今社會對于檔案利用多元化的特征。

二、新時(shí)期電子檔案管理的問題分析

首先，對電子檔案的認(rèn)知與利用存在著三種誤區(qū)――習(xí)慣性地將紙質(zhì)材料視作檔案的載體要求，而對電子文件僅僅將其視作副本或者一般資料來進(jìn)行保管；過度依賴計(jì)算機(jī)，忽視對電子文件的備份與保存工作，導(dǎo)致常因設(shè)備故障而丟失重要的電子文檔；打印所有的電子文檔，浪費(fèi)資源的同時(shí)又使文檔管理回歸低效原點(diǎn)。

其次，電子檔案的信息可讀性受到科技發(fā)展因素的制約。這是電子檔案管理工作所遇到的較為突出的問題之一，一些電子資源的儲存載體（磁盤、光盤等）外秒看起來保存完好，但是其內(nèi)由于加密、軟件升級、硬件設(shè)施進(jìn)化和編碼方式變化等原因，常出現(xiàn)信息不可讀取的問題。而且隨著信息技術(shù)的不斷推陳出新，新編碼技術(shù)對舊編碼技術(shù)的不斷替代，電子計(jì)算機(jī)外部運(yùn)行環(huán)境與內(nèi)部電子文件編碼方式間的矛盾越來越突出，電子檔案信息可讀性的制約也越來越強(qiáng)勁。

最后，電子檔案的“原始性”難以界定和保持。檔案的原始性是保證其在法律上具有憑證作用的關(guān)鍵，然而電子文件具有的“載體與信息相互分離”的特點(diǎn)，導(dǎo)致一些信息極容易被更改而且難以被發(fā)現(xiàn)。鑒于此，電子檔案的“原始性”就無法采取和紙質(zhì)文件一樣的判斷標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。

三、新時(shí)期電子檔案管理的實(shí)踐應(yīng)用

（一）強(qiáng)化信息化管理意識

在電子檔案出現(xiàn)和真正普及大眾之前，人們所使用的一直都是最為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案作為信息化發(fā)展進(jìn)程中順勢而生的產(chǎn)物，人們對其仍存在認(rèn)知上的不足。鑒于此，在電子檔案已經(jīng)成為檔案管理新形式的潮流趨勢下，社會各界必須改變原有的檔案管理意識和方法，以適應(yīng)新時(shí)期信息化的發(fā)展需求。

首先，領(lǐng)導(dǎo)層面要致力于管理模式的創(chuàng)新，讓數(shù)字化、現(xiàn)代化的檔案管理理念深入人心，通過構(gòu)建相關(guān)管理模式以及信息化管理系統(tǒng)，在潛移默化中促進(jìn)人們信息化管理意識的加強(qiáng)。

其次，檔案管理部門在思想意識層面要加大重視力度，不斷強(qiáng)化與電子檔案管理工作相關(guān)人員的思想觀念，使他們在意識到工作重要性的同時(shí)，能夠在對外層面上爭取到對檔案信息化管理工作方面更多的投人，以促進(jìn)相關(guān)管理內(nèi)容的高效進(jìn)行。

最后，新時(shí)期所有行業(yè)的工作人員都應(yīng)當(dāng)注意不斷更新自身對于電子檔案管理事業(yè)的觀念，加大對電子檔案的開發(fā)利用的宣傳力度，提高不同領(lǐng)域人們對于電子檔案的認(rèn)識和使用程度。

（二）完善信息化管理體系

新時(shí)期電子檔案的管理實(shí)踐與應(yīng)用，需要各行業(yè)結(jié)合自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定出適于自身發(fā)展與要求的信息化管理體系，并在實(shí)現(xiàn)合理、科學(xué)、高效與實(shí)際的目標(biāo)的過程中不斷豐富與完善。同時(shí)該體系在制定的過程中，應(yīng)當(dāng)對有關(guān)對電子檔案管理的部分進(jìn)行合理的細(xì)化，并采取必要手段提高相關(guān)業(yè)務(wù)流程中工作人員的熟悉度以及規(guī)范性。另外，安全性也是電子檔案信息化管理體系的重要核心，尤其是需要注重來自網(wǎng)絡(luò)安全的防范，以保障各類電子檔案的完整性和安全性。

（三）加強(qiáng)信息化人才建設(shè)

加強(qiáng)信息化人才建設(shè)，需要注重對電子檔案管理人員素質(zhì)（檔案管理水平等）的培養(yǎng)，以及對相關(guān)的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)（計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平等）的培訓(xùn)。電子檔案管理工作者不僅需要掌握圖文排版處理、多媒體文件信息處理以及各類文件、郵件收發(fā)等較為基本的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，還需要掌握必要的電子文件歸檔方法以便在進(jìn)行電子檔案歸檔過程中順利完成身份識別、權(quán)限控制等技術(shù)要求的設(shè)定。

綜上所述，新時(shí)期電子檔案管理工作具有非常強(qiáng)的復(fù)雜性。在保管方面，應(yīng)當(dāng)注意避免對計(jì)算機(jī)過度依賴，從而使電子檔案在進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬件更新或者出現(xiàn)儲存媒介損壞時(shí)，避免發(fā)生文件丟失的情況；在利用方面，檔案管理人員要切實(shí)做好安全管理工作，保證電子檔案在使用過程中的安全性（避免發(fā)生數(shù)據(jù)外泄這種情況）；在鑒定與審核方面，檔案管理人員務(wù)必要小心謹(jǐn)慎，通過對電子檔案保管期限進(jìn)行嚴(yán)密審核，來維護(hù)其真實(shí)和有效性。只有這樣，電子檔案管理工作才有可能適應(yīng)新時(shí)期科技以及社會發(fā)展的需求，為我國各企事業(yè)單位檔案管理工作提供便捷、高效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]邢軍岐.淺談新時(shí)期電子檔案管理問題[J].電子技術(shù)與軟件工程，2014（09）.

篇（6）

（一）水庫設(shè)計(jì)規(guī)劃科技檔案。水庫設(shè)計(jì)規(guī)劃檔案主要是水庫前期工作的規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、周圍土地質(zhì)量、勘測報(bào)告、施工規(guī)范要求、設(shè)計(jì)圖紙、地理圖片等。（二）水庫水情科技檔案。水庫水情科技檔案主要是針對水庫周圍水深程度、降水和蒸發(fā)量，水庫里的水進(jìn)出量等有關(guān)方面的資料，還有就是水流速度、水流量、水庫橫面剖面的測量等資料。（三）水庫工作科技檔案。水庫工作科技檔案主要是對水庫在進(jìn)行工作的時(shí)候，對它進(jìn)行全面的觀察記錄資料，例如工作日志、安全檢查記錄、工作的數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作分析歸納總結(jié)等資料。（四）水庫后期工作的科技檔案。水庫后期工作的科技檔案主要是對水庫進(jìn)行維修維護(hù)工作的記錄資料。例如除險(xiǎn)加固工作、日常基本的維修維護(hù)的工作計(jì)劃、管理承包市場化的合同書、施工技術(shù)的設(shè)計(jì)資料等有關(guān)水庫后期工作的資料。（五）水庫設(shè)施設(shè)備的科技檔案。水庫設(shè)施設(shè)備的科技檔案主要是有關(guān)于水庫設(shè)施設(shè)備的記錄資料。例如，設(shè)施設(shè)備的安裝使用說明、安裝調(diào)試的記錄資料、鑒定報(bào)告、日常對設(shè)施設(shè)備的保養(yǎng)記錄、操作技術(shù)流程等資料。

二、水庫科技檔案管理存在的問題及相應(yīng)措施

（一）科技檔案設(shè)備不完善，投資少

雖然我國在水庫工作方面投入了一定的資金，但是在科技檔案設(shè)備這一方面的投入量卻有一定的有限程度，導(dǎo)致了科技檔案設(shè)備不完善，管理工作效率效益不高的現(xiàn)象。其實(shí)水庫科技檔案的管理工作和管理設(shè)備都需要資金做強(qiáng)力的后盾，這樣才能提高科技檔案的管理水平，使管理更加的合理標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。

（二）科技檔案管理人員專業(yè)知識匱乏，自身素質(zhì)有待加強(qiáng)

很多水庫的科技檔案管理人員一般都是用非檔案專業(yè)管理人員代替，這些工作人員沒有豐富的專業(yè)知識，也沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，因此缺乏管理的專業(yè)知識技術(shù)，對科技檔案知識進(jìn)行一般的收集整理、歸納存放等，電子科技檔案也是如此，致使科技檔案管理問題成為一個(gè)難題，無法充分發(fā)揮科技檔案的作用。

（三）有關(guān)部門管理意識薄弱，科技檔案管理人員責(zé)任不強(qiáng)

管理人員對科技檔案的管理工作不給予高度的重視，思想觀念還停留在傳統(tǒng)上面，只覺得科技檔案的管理工作沒有任何意義，就是對資料進(jìn)行收集整理，歸納存放而已，而且又沒有任何經(jīng)濟(jì)價(jià)值。除此之外有關(guān)部門的管理意識不強(qiáng)，沒有對有關(guān)項(xiàng)目的各種資料進(jìn)行管理，同時(shí)也沒有加強(qiáng)對資料的收集整理、歸納存放，等到項(xiàng)目工作完成后，才把大量且凌亂的資料拿給科技檔案管理人員。國家針對這些現(xiàn)象，應(yīng)該加強(qiáng)對管理工作人員的培訓(xùn)和對有關(guān)部門進(jìn)行責(zé)任制，落實(shí)責(zé)任人，明確管理人員及有關(guān)人員的工作職責(zé)，嚴(yán)格要求按照“同步管理”的有關(guān)要求開展工作。

三、科技檔案在實(shí)踐中的利用

對科技檔案進(jìn)行管理保存，其根本目的在于水庫對它的利用。由于科技檔案的利用價(jià)值非常高，運(yùn)用范圍非常寬廣，我們就只選取幾個(gè)方面進(jìn)行說明。

（一）在水庫大壩安全鑒定工作的利用價(jià)值

第一點(diǎn)就是要查閱科技檔案的資料，對水庫的歷史和工作運(yùn)行有個(gè)全方面的了解熟知，提供了安全鑒定工作的可靠依據(jù)。第二就是很節(jié)約時(shí)間和資金，因?yàn)橛辛怂畮齑髩蔚母鞣矫纨R全的資料，就不需要有關(guān)工作人員再去勘測計(jì)量等，這樣既節(jié)約了時(shí)間，有節(jié)約了資金。

（二）在生活生產(chǎn)的利用價(jià)值

相關(guān)的技術(shù)人員可以調(diào)出科技檔案中的水情檔案各方面的資料進(jìn)行認(rèn)真的分類歸納總結(jié)，從而設(shè)計(jì)出灌溉用水使用的科學(xué)方案，從而滿足人們在生活生產(chǎn)對水的需求。并針對現(xiàn)有的科技檔案資料進(jìn)行討論，可以對用水的調(diào)度設(shè)計(jì)方案不斷的修改，從而把它的利用價(jià)值全部發(fā)揮出來。

（三）在水庫規(guī)范管理的利用價(jià)值

眾所周知，水庫建立以后，對水庫管理必須要連續(xù)進(jìn)行，而科技檔案也必須隨之連續(xù)，因此科技檔案管理工作是水庫管理工作的重要組成部分。科技檔案的管理工作順利開展，有助于水庫管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、合理化，從而提高水庫工作的管理水平。

四、水庫科技檔案管理與利用問題的解決措施

（一）加強(qiáng)管理工作人員的自身素質(zhì)，提高他們的綜合能力

第一，有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對科技檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高他們專業(yè)知識的水平，例如，讓他們熟悉熟知《水利科學(xué)技術(shù)文件材料歸檔范圍和保管期限表》等。第二，科技檔案管理人員必須加強(qiáng)自身素質(zhì)，不進(jìn)要求具備豐富的專業(yè)知識，還要自覺的學(xué)習(xí)有關(guān)方面的專業(yè)技術(shù)。第三，由于科技檔案管理需要用到計(jì)算機(jī)做管理工具，因此這就要求科技檔案管理工作人員必須加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)操作的學(xué)習(xí)。第四，有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該要求工作人員對有關(guān)水庫工程的水利方面基本知識的學(xué)習(xí)，這樣有助于準(zhǔn)確無誤的找出檔案使用者需要的資料。第五，還應(yīng)該加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部管理人員的交流培訓(xùn)，借鑒優(yōu)秀的管理方法，摒棄不科學(xué)的管理方法，從而滿足實(shí)現(xiàn)水庫對科技檔案的工作需要。

（二）完善管理制度，落實(shí)責(zé)任人

有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)管理意識，投入相應(yīng)的資金在階級檔案管理的工作上，定期的對設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維修維護(hù)；同時(shí)還要樹立管理人員的管理意識，完管理制度，配置專門的管理人員對科技檔案進(jìn)行管理，落實(shí)責(zé)任人，明確工作人員的職責(zé)范圍，除此之外，還要嚴(yán)格要求相關(guān)工作人員必須確保科技檔案與工程項(xiàng)目的“同步管理”。

（三）利用現(xiàn)代化技術(shù)，提高科技檔案的管理水平

篇（7）

引言

實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可是國家權(quán)威機(jī)構(gòu)對檢驗(yàn)或校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力進(jìn)行評估和認(rèn)可，規(guī)范質(zhì)量管理的一種認(rèn)證方式，其顯著特征之一就是質(zhì)量體系的文件化、檔案化。質(zhì)量體系檔案是實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系管理和運(yùn)行的基礎(chǔ)，是實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系有效性、符合性、真實(shí)性的反映和記錄，是實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可的重要憑據(jù)。因此，質(zhì)量體系檔案的管理在整個(gè)實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可和實(shí)驗(yàn)室改進(jìn)過程中均占有十分重要的地位。

為了保證實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，確保實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系的持續(xù)、有效運(yùn)轉(zhuǎn)，對實(shí)驗(yàn)室各類檔案資料的收集和管理，成為實(shí)驗(yàn)室日常活動中及認(rèn)可過程中極其重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。

1、質(zhì)量管理檔案的分類

遵循GJB2725A-2001《檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室通用要求》中相關(guān)條款要求，結(jié)合本實(shí)驗(yàn)室具體的工作特點(diǎn)，按如下方法對實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系分類立卷進(jìn)行管理：

1.1綜合管理類檔案

內(nèi)容涵蓋實(shí)驗(yàn)室所有管理工作，歸檔內(nèi)容包括：（1）實(shí)驗(yàn)室的組織證明、組織構(gòu)成、日常管理規(guī)定與目標(biāo)規(guī)劃　（條款4.1）；（2）文件控制記錄（條款4.3）；（3）　糾正措施、預(yù)防措施及改進(jìn)（條款4.9、4.10、4.11）；（4）實(shí)驗(yàn)室需要長期保存主要檔案的存檔（含電子版）、記錄以及編號（條款4.12）；（5）內(nèi)部審核記錄及相關(guān)（條款4.13）；（6）管理評審記錄及相關(guān)（條款4.14）；（7）設(shè)施與環(huán)境記錄（條款5.3）；（8）　測量溯源性記錄（條款5.6）。

1.2檢驗(yàn)記錄類檔案

記錄了檢驗(yàn)樣品的采樣、送檢、檢測、報(bào)告的全過程，是對檢驗(yàn)過程原始性的描述，具有明顯的專業(yè)性和成套性，同時(shí)還包括對委托方的相關(guān)記錄。主要有：（1）要求、委托書以及合同的評審（條款4.4）；（2）對委托方的服務(wù)記錄（條款4.7、5.8）；（3）申訴和投訴記錄（條款4.8）；（4）測試、檢定和校準(zhǔn)方法及其確認(rèn)（條款5.4）；（5）測試、校準(zhǔn)或檢定結(jié)果的質(zhì)量保證（條款5.9）；（6）測試、校準(zhǔn)或檢定結(jié)果的報(bào)告（條款5.10）。

1.3質(zhì)量管理體系文件類檔案

體現(xiàn)了檢驗(yàn)結(jié)果的科學(xué)準(zhǔn)確和檢驗(yàn)程序的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)（條款4.2），主要包括：　（1）實(shí)驗(yàn)室各版本的質(zhì)量手冊、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書；（2）實(shí)驗(yàn)室認(rèn)證有關(guān)受控法律、法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有效版本；　（3）質(zhì)量方針、質(zhì)量計(jì)劃目錄及相關(guān)的評審考核方法記錄。

1.4儀器設(shè)備類檔案

是實(shí)驗(yàn)室用于檢測和保證結(jié)果準(zhǔn)確、可靠的設(shè)施。內(nèi)容包括：（1）合格服務(wù)方名錄及其資質(zhì)證明文件，供應(yīng)品的采購與發(fā)放記錄（條款4.6）；（2）設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)相關(guān)記錄（5.5節(jié)），主要有設(shè)備審購書、審批文件、合同、驗(yàn)收記錄，設(shè)備使用說明書、設(shè)備歷年檢定書，期間核查計(jì)劃和記錄，設(shè)備啟用、損壞、故障、改裝、修理、使用記錄等。

1.5個(gè)人技術(shù)檔案類

反映技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和學(xué)習(xí)經(jīng)歷（條款5.3），包括：（1）專業(yè)技術(shù)人員記錄，包括實(shí)驗(yàn)室對在職技術(shù)人員的培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄，以及實(shí)驗(yàn)室各類專業(yè)技術(shù)人員相關(guān)的個(gè)人資料。（2）質(zhì)量體系關(guān)鍵人員記錄，包括技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、授權(quán)簽字人、部門負(fù)責(zé)人、監(jiān)督員、內(nèi)審員、儀器收發(fā)員、檢測人員等的培訓(xùn)記錄、任命證書、資格證書等。

根據(jù)上述檔案分類方法對實(shí)驗(yàn)室的各類檔案進(jìn)行分類、收集，并進(jìn)行登記造冊，制定分類目錄，使檔案分類和檔案內(nèi)容一目了然，便于對實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系資料實(shí)行集中管理。

2、質(zhì)量管理檔案的實(shí)踐認(rèn)知

為了科學(xué)地管理和完整地保存實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量管理檔案，需要做到以下幾個(gè)方面：

第一，檔案的收集整理要全面。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)依據(jù)質(zhì)量管理體系條款的相關(guān)要求，按照一定分類標(biāo)準(zhǔn)全面詳實(shí)的收集相關(guān)信息并進(jìn)行登記整理，最好在紙質(zhì)記錄的基礎(chǔ)上結(jié)合計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息化管理，以電子文本形式存檔，便于查閱。

第二，檔案的更新應(yīng)及時(shí)。在實(shí)驗(yàn)室情況質(zhì)量體系運(yùn)轉(zhuǎn)情況發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新檔案記錄；同時(shí)，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，檔案管理人員每隔一段時(shí)間應(yīng)全面檢查、清理一次，做到檔案與實(shí)際情況保持一致。

第三，檔案的受控保管應(yīng)到位。所有受控文件需加蓋受控文件章，編寫受控文件號后發(fā)放。受控文件需補(bǔ)發(fā)時(shí)，要說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可補(bǔ)發(fā)。文件修改、更新應(yīng)執(zhí)行實(shí)驗(yàn)室相關(guān)程序文件規(guī)定。同時(shí)，檔案的存放場所應(yīng)通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜，防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。此外還應(yīng)做好檔案借閱的批準(zhǔn)和記錄手續(xù)。

第四，檔案更改應(yīng)規(guī)范。實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理檔案中的內(nèi)容如有更改，應(yīng)按程序文件的要求實(shí)行更改，注明更改人的簽名，切勿涂改。重要的文件更改還需有文件更改通知單。

第五，檔案的作廢應(yīng)有記錄。凡要作廢的質(zhì)量管理檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，必須及時(shí)清理出檔案，有關(guān)鑒定報(bào)告和作廢檔案備份必須及時(shí)歸檔。

結(jié)論

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計(jì)量需求增長加快，以及實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可資質(zhì)評審的要求，實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的規(guī)范化、制度化必將越來越受到重視，做好檔案資料的全面收集和規(guī)范化管理，保證質(zhì)量體系在符合認(rèn)證認(rèn)可準(zhǔn)則的情況下，持續(xù)有效運(yùn)轉(zhuǎn)，具有非常重要的意義。

參考文獻(xiàn)

[1]GJB2725A-2001《測試實(shí)驗(yàn)室和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室通用要求》[S].中國人民總裝備部，2001.

篇（8）

1科技檔案管理工作在實(shí)踐中遇到的問題

1．1歸檔記錄不詳細(xì)，檔案管理系統(tǒng)不成熟

雖然歸檔方和相關(guān)負(fù)責(zé)人有完整的檔案接收信息，但卻沒有對歸檔后的操作流程進(jìn)行詳細(xì)記錄，相關(guān)問題的解決進(jìn)度也無法詳細(xì)記載。當(dāng)新舊員工交接工作時(shí)，這些歷史遺留問題會因各種特殊原因而得不到及時(shí)處理，拖延時(shí)間較久，會對后來接續(xù)工作的人員在處理相關(guān)問題時(shí)產(chǎn)生較大阻力。檔案歸檔會涉及很多細(xì)致龐雜的工作內(nèi)容，需要檔案管理者花費(fèi)大量精力對相關(guān)資料的信息進(jìn)行處理。隨著時(shí)間的不斷累計(jì)，檔案數(shù)量會變得非常龐大，需要記錄的信息會越來越多，工作量也隨之增大。當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)在功能設(shè)計(jì)方面還不夠全面，設(shè)計(jì)理念也不夠成熟，會對歸檔工作造成很大困擾，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，使管理效率大幅降低。檔案管理在處理特殊情況時(shí)，往往面對的都是龐大的信息量，在查找與核對不確定的信息時(shí)無異于大海撈針。因此，要根據(jù)實(shí)際情況，不斷對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善和升級，使操作能夠更人性化，信息收集和錄入能夠更加準(zhǔn)確，幫助檔案管理員能夠快速完成檔案管理工作。

1．2檔案管理成本較高，工作環(huán)境較差

檔案的歸檔、調(diào)取和管理等工作都需要消耗大量的人力、財(cái)力，還會占用大量的存儲空間，落后的檔案管理技術(shù)無法降低管理成本。實(shí)體檔案數(shù)量多、體積大、質(zhì)量重，在整理、搬運(yùn)和入庫的過程中會耗費(fèi)大量人力，而且大量的檔案堆積還會擠占檔案管理人員原有的工作空間，會對管理人員的身心健康造成不利影響。落后的管理手段對物質(zhì)資源的消耗是非常大的，既增加管理支出，又不綠色環(huán)保。

1．3歸檔方式雜亂，管控處罰機(jī)制不完善

在歸檔工作強(qiáng)制力度不夠的情況下，經(jīng)常出現(xiàn)歸檔不完整和順序雜亂等現(xiàn)象，會在歸檔時(shí)耗費(fèi)大量時(shí)間對資料進(jìn)行整理和修改，要反復(fù)核對檔案信息，致使歸檔效率低下，拖慢歸檔速度。文件與信息歸檔的意義在于提高對檔案的利用率，減少不規(guī)范檔案占用的空間。但在歸檔工作的高峰時(shí)間，容易積壓過量檔案，若不能及時(shí)進(jìn)行歸檔，檔案遺失和內(nèi)容混淆等問題就會頻繁出現(xiàn)。對于違反信息資料歸檔規(guī)定和要求的單位，檔案管理部門沒有對其進(jìn)行處罰，這對檔案信息的完整保留和有效利用都埋下了隱患。

1．4無法修正檔案中的錯(cuò)誤信息，管理方式較為落后

在檔案管理工作中，沒有將先進(jìn)的科學(xué)工具與理念應(yīng)用到人才培養(yǎng)過程當(dāng)中，管理方式較為落后。如果電子信息和實(shí)體檔案中出現(xiàn)錯(cuò)誤，無法及時(shí)對其進(jìn)行校正。發(fā)生錯(cuò)誤是在所難免的，要用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和先進(jìn)的技術(shù)手段將歸檔記錄中的錯(cuò)誤率降到最低。記錄是老員工最常采用的管理方法，老員工僅通過自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行檔案管理工作，不及時(shí)更新管理理念，安于現(xiàn)狀，無法起到傳幫帶的作用，這會對新人造成巨大壓力，對科技檔案的建立和發(fā)展毫無幫助。

2提高科技檔案管理效率的有效方法

2．1建立完善的檔案管理體系，接受先進(jìn)的管理理念

檔案管理部門要建立先進(jìn)的檔案管理體系，制定完善的規(guī)章制度和詳細(xì)明確的政策條例，要對檔案管理中存在的問題提出有針對性的解決方法。領(lǐng)導(dǎo)層要全面了解對檔案管理工作的實(shí)際情況，要和管理人員工共同努力，迎難而上。檔案管理人員要保持對新事物的敏感，及時(shí)接受先進(jìn)的管理技術(shù)和理念，時(shí)刻保持與時(shí)代共同前行的意識，要正確認(rèn)識科技檔案管理工作的價(jià)值和意義。科技檔案管理工作離不開好的政策引導(dǎo)和系統(tǒng)化的動態(tài)建設(shè)規(guī)劃，要從強(qiáng)化歸檔制度入手，對違反規(guī)定的部門和相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行嚴(yán)厲處罰，責(zé)任要落實(shí)到個(gè)人，提高檔案管理人員的重視程度。

2．2完善歸檔信息，做好流程記錄

要保證歸檔信息、數(shù)據(jù)分類和流程記錄的完整性，明確各環(huán)節(jié)和相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人。良好的流程記錄不僅可以為檔案查詢和利用提供便利條件，還能提高歸檔效率和工作質(zhì)量。

2．3引進(jìn)人工智能化輔助技術(shù)，減輕人力勞動負(fù)擔(dān)

第一，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展需求，積極吸納前沿領(lǐng)域的新技術(shù)，構(gòu)建全新的檔案管理理念，開拓創(chuàng)新思維，可以引進(jìn)人工智能化輔助技術(shù)，建立數(shù)據(jù)信息庫，提高檔案工作的自動化程度，在完善工作機(jī)制的同時(shí)，減輕人力勞動負(fù)擔(dān)，節(jié)約勞動成本。第二，提高歸檔流程的電子化比例，實(shí)名制登錄，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行傳輸歸檔，人工智能的檔案管理流程會對各環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并自動提示相關(guān)管理人員，使工作內(nèi)容更加清晰明了。第三，人工智能不僅能避免因集中歸檔造成的人力負(fù)擔(dān)和材料積壓等問題，還能減輕檔案管理部門的工作壓力，使歸檔工作變得更加科學(xué)化、便利化。第四，歸檔地點(diǎn)將不再受辦公地點(diǎn)的限制，通過互聯(lián)網(wǎng)登錄平臺即可上傳資料進(jìn)行歸檔，提高了歸檔速度，使歸檔流程變得井然有序，減少對人力的依賴程度。

2．4加強(qiáng)對檔案人才的培養(yǎng)力度，重視學(xué)科發(fā)展趨勢

在檔案管理工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，關(guān)注檔案管理專業(yè)的發(fā)展趨勢，及時(shí)更新學(xué)科內(nèi)容，調(diào)整學(xué)科架構(gòu)，建立更科學(xué)的教育體系，提升檔案管理人才的業(yè)務(wù)能力和創(chuàng)新意識。

3結(jié)語

目前，科技檔案的應(yīng)用在各企事業(yè)單位的檔案管理部門已經(jīng)十分普便，為檔案信息的系統(tǒng)化、科學(xué)化運(yùn)行提供了巨大幫助，是當(dāng)下主要的檔案管理手段。智能化是未來檔案管理主要的發(fā)展方向，提高科技檔案管理的智能化水平是保證檔案管理工作質(zhì)量的重要前提，對今后檔案學(xué)的發(fā)展具有重要意義。

參考文獻(xiàn):

［1］王冬梅．淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究［J］．科技視界，2014，(03):103－104．

篇（9）

在檔案有效利用率較低的情況眾所周知，檔案工作對醫(yī)院的有效開展其它各項(xiàng)工作有不可替代的促進(jìn)作用，如果使醫(yī)院的檔案信息資源得到充分開發(fā)，并且發(fā)揮最大的價(jià)值，必然為醫(yī)院的發(fā)展帶來一定的社會和經(jīng)濟(jì)效益。近年來各地醫(yī)院的檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)管理方式上，長期以來只注重保存而忽視檔案的使用，對檔案的有效開發(fā)利用及其重要意義缺乏應(yīng)有的宣傳，大多數(shù)同志對檔案利用產(chǎn)生的效益知道的更少。有部分領(lǐng)導(dǎo)干部，對檔案管理意識還較淡薄，認(rèn)為檔案工作是從屬于其它一線部門的服務(wù)性組織，還沒有充分認(rèn)識到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要價(jià)值。

2．缺乏有專業(yè)技術(shù)的檔案管理人員

目前我國大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理缺乏專業(yè)人才，工作人員在專業(yè)素質(zhì)方面缺乏實(shí)踐鍛煉，缺乏系統(tǒng)的理論知識，由于種種原因?qū)е聶n案管理工作人員的文化程度參差不齊，趕不上飛速發(fā)展的科技時(shí)代步伐。醫(yī)院對在職工作人員的培訓(xùn)往往只關(guān)注醫(yī)療技術(shù)人員，對檔案管理人員的繼續(xù)教育工作不夠重視。

3．檔案管理制度不健全

在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，盡管各級醫(yī)院都程度不同地制定了一些檔案管理方面的規(guī)章制度，但不夠完善。在考核過程中，基本沒有把檔案管理納入應(yīng)該考核的范圍，各級醫(yī)院大都是根據(jù)自己的意識和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理，造成檔案管理細(xì)節(jié)方面存在漏缺的現(xiàn)象。

二、提高醫(yī)院檔案管理工作的策略

1.強(qiáng)化檔案意識加強(qiáng)宣傳組織工作

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的前提，是醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的重要保障。只要醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)重視起檔案管理工作，有了強(qiáng)化檔案管理的意識，加大宣傳力度，完善組織系統(tǒng)，形成協(xié)調(diào)一致的規(guī)劃，把檔案管理與醫(yī)院的發(fā)展連接在一起，與醫(yī)院業(yè)務(wù)技術(shù)方面的工作一塊抓，使各個(gè)崗位工作人員都來配合醫(yī)院統(tǒng)一的檔案管理工作，使全體員工都能充分認(rèn)識檔案管理的重要價(jià)值和存在意義。

2.注重法制意識加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)與貫徹

在平時(shí)工作中養(yǎng)成依法歸檔的習(xí)慣，大力宣傳檔案工作的重要性，促進(jìn)全體工作人員對檔案管理法制意識的認(rèn)識，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)該實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，必須完整保護(hù)檔案，便于今后的查找和利用。

3.形成檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

建立醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，形成一個(gè)以分管院長全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、整體協(xié)調(diào)，統(tǒng)一操作、專業(yè)保管，有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督各職能部門的檔案工作，強(qiáng)化醫(yī)院檔案收集和利用工作。

4.改善檔案室硬件設(shè)施的配置

各地要根據(jù)醫(yī)院和工作中的實(shí)際情況，適當(dāng)逐步配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)、打印機(jī)和掃描儀等數(shù)字化設(shè)備，并采用最先進(jìn)的專用軟件進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，更好地輔助醫(yī)院檔案管理過程中立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作的有效開展。

篇（10）

關(guān)鍵詞：

基建檔案；管理要點(diǎn)；實(shí)踐

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，基本建設(shè)工程項(xiàng)目的建設(shè)也越來越多。在基建項(xiàng)目建設(shè)過程中，基建檔案是單位事業(yè)基本建設(shè)的真實(shí)記錄，是單位檔案的組成部分之一，其管理工作也是單位管理工作的重要組成部分。加強(qiáng)基建檔案管理工作對提高基建工程的質(zhì)量，促進(jìn)單位事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。

一、基建檔案的管理內(nèi)容

基建檔案主要指的是進(jìn)行基建項(xiàng)目時(shí)所涉及的各種信息資料，例如立項(xiàng)文件、審批文件、招投標(biāo)、設(shè)計(jì)稿、勘察、施工、監(jiān)理以及竣工驗(yàn)收過程中所形成的檔案，包括文字、圖紙以及聲像等各種形式。它對于工程維護(hù)、管理、改建、重建以及擴(kuò)建提供重要依據(jù)。

二、基建檔案的管理模式

（一）施工前對檔案的管理方式

基建工程在施工之前，檔案管理者需要把歸檔套數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等要求寫入合同中，從而可以為業(yè)主的檔案文件進(jìn)入歸檔而提供依據(jù)。如在此過程中，有特殊的需求，需要提前在合同中注明或者約定。例如參與科學(xué)院基建項(xiàng)目的合同中需作出如下要求：施工單位需要整理符合科學(xué)院建設(shè)項(xiàng)目的檔案，然后移交給相關(guān)的建設(shè)單位。此外，還需要另編一套和規(guī)劃管理以及城建建設(shè)相關(guān)的檔案歸入當(dāng)?shù)氐臋n案館保存。

（二）施工初期對檔案的管理方式

基建項(xiàng)目開始在施工的初期，需要對設(shè)計(jì)進(jìn)行交底以及圖紙會審，同時(shí)要求對參建單位相關(guān)的工作者參與檔案交底的培訓(xùn)，主要的培訓(xùn)內(nèi)容有：檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)、范圍、渠道以及業(yè)務(wù)流程，然后把最終的檔案標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)給各單位。通過組織業(yè)主參與培訓(xùn)的方式，有利于參建單位更好地了解與掌握業(yè)主對檔案的需求，從而能夠?qū)n案的驗(yàn)收工作做好準(zhǔn)備。此外，在工程進(jìn)行預(yù)付撥款之前，需要監(jiān)理單位一起做好審核工程中的分部、分項(xiàng)劃分表，這對于基建檔案管理工作能夠有效了解具體工作內(nèi)容，從而便于管理人員開展工作。

（三）建設(shè)中至竣工驗(yàn)收對檔案的管理策略

對于項(xiàng)目施工而言，其中所涉及的各個(gè)單位情況需要做好檢查和管理的工作，例如監(jiān)理單位以及項(xiàng)目管理等單位，可以根據(jù)工作的實(shí)際情況進(jìn)行按月、按季開展檢查工作。通過月度檢查可以督促相關(guān)的施工單位高效整理各種資料，從而保障項(xiàng)目中的資料能夠形成準(zhǔn)確的檔案資料。工程項(xiàng)目進(jìn)入中后期，此時(shí)需要項(xiàng)目建設(shè)中的相關(guān)單位進(jìn)行討論，如施工單位、項(xiàng)目管理以及監(jiān)理單位等做好檔案歸檔準(zhǔn)備工作；需要得到城建管理單位所出具相關(guān)認(rèn)可文件之后，再組織竣工驗(yàn)收工作，并通過會簽形式明確項(xiàng)目檔案的范圍，進(jìn)而完成檔案初步管理的工作。

（四）檔案備案與驗(yàn)收前的檔案管理

這是工程竣工與驗(yàn)收工作之后，需要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案進(jìn)行匯總，然后再移交到城建檔案管理單位。當(dāng)檔案完成備案之后，可以根據(jù)建設(shè)單位所提供的檔案信息與要求完善檔案的驗(yàn)收，并在工程結(jié)算之前做好整改與移交的工作。

（五）建設(shè)項(xiàng)目保修期的檔案管理

一般情況下，建設(shè)工程進(jìn)入保修期的日期是從竣工、驗(yàn)收合格時(shí)計(jì)算。因此，在保修款支付之前，需要全面對建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行復(fù)核，并把參建單位所提交的檔案做好整理，最終能夠形成完備的基建檔案材料。因此，這就需要根據(jù)工程建設(shè)過程中的不同階段進(jìn)行資料的整理工作，如合同管理、月度檢查、交底、總結(jié)、分部分項(xiàng)劃分以及歸檔范圍等進(jìn)行討論和管理，保證基建檔案管理工作能夠取得良好的效果。

三、基建檔案在管理工作中的要點(diǎn)

（一）各項(xiàng)歸檔材料保證是原件

根據(jù)原件定義需要做到兩點(diǎn)：一個(gè)是非復(fù)制件，而另一個(gè)是最初形成。如在施工中，見證取樣相關(guān)的記錄、試驗(yàn)以及測量資料等都需要進(jìn)行現(xiàn)場填寫，從原則上必須保證這些檔案能夠有較高的標(biāo)準(zhǔn)并存檔。然而，受到施工單位以及工地條件的限制，資料如果出現(xiàn)過臟的情況，則不能進(jìn)入存檔。此外，還需要做好單位公章加蓋和復(fù)印的準(zhǔn)備，用復(fù)印件代替原件。除此之外，有的是一些電子簽名的資料，這些都是誤解了原件的含義。因此，除了一些特定的物資以及試驗(yàn)資料之外，其他的歸檔材料要求必須是原件，同時(shí)不能通過名章、電子簽名等形式代替原件。

（二）重視圖紙簽章

在項(xiàng)目建設(shè)工作中，施工圖需要具有執(zhí)業(yè)人員、勘察設(shè)計(jì)相關(guān)的企業(yè)等進(jìn)行圖章與簽字，同時(shí)還需要做好加蓋公章；而在竣工圖中，則需要嚴(yán)格地根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)中的要求而進(jìn)行設(shè)計(jì)竣工圖（50mm×80mm）。需要注意的是，竣工圖章必須保持在八個(gè)字框中完成全部填寫，主要的內(nèi)容有：編制人、日期、施工單位、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、監(jiān)理單位以及總監(jiān)等。在這些資料收集方面，除監(jiān)理單位以及施工單位可以直接用名稱刻印之外，剩下的人都必須是手簽。

（三）收集項(xiàng)目中的照片檔案

參與基建項(xiàng)目過程中所涉及的資料較多，此時(shí)需要做好各種檔案資料的收集、整理以及保存的工作，其中一項(xiàng)就是對照片檔案進(jìn)行收集和整理。如在工程項(xiàng)目進(jìn)入開工之前，需要對工程的地貌、地形進(jìn)行拍照保存，而在進(jìn)行工程拆遷、建設(shè)時(shí)，需要根據(jù)實(shí)際的工序進(jìn)行照片驗(yàn)收。這些照片是反映相關(guān)工程建設(shè)的重要資料，同時(shí)也對項(xiàng)目在維修、管理以及改擴(kuò)建中可以發(fā)揮重要的作用。

（四）對電子文件資料的收集

目前，電子化檔案管理能夠便于用戶進(jìn)行查詢、利用相關(guān)資料。因此，需要根據(jù)建設(shè)工程中相關(guān)電子版資料進(jìn)行收集。如項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工以及竣工資料中所涉及的各項(xiàng)電子版資料都需要做好保存、移交。在此過程中，需要注意的是電子檔案的文件名必須要和紙質(zhì)文件中的名稱保持一致，并且在內(nèi)容方面也需要和紙質(zhì)文件做到高度的對應(yīng)。而對于一些特殊的手寫資料則需要進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)化為PDF的文件再進(jìn)行歸檔。如竣工與驗(yàn)收的記錄、質(zhì)量報(bào)告、圖紙會審、工程洽商以及竣工圖等，卷內(nèi)的目錄需要刻成相關(guān)的光盤，同時(shí)和卷內(nèi)資料的電子版保存于同一光盤中。

四、關(guān)于基建檔案的具體管理工作

（一）監(jiān)理需要發(fā)揮自身的管理職能

在檔案管理工作中，監(jiān)理首先要在合同中明確對檔案管理的責(zé)任、對項(xiàng)目建設(shè)中的各種內(nèi)容加強(qiáng)管理，如在勘察、設(shè)計(jì)以及施工過程中，必須保持檔案文件能夠進(jìn)入科學(xué)的整理與歸檔的程序中。此外，在審查、勘察、設(shè)計(jì)以及施工中，必須要向相關(guān)的單位做好檔案移交的工作，尤其是項(xiàng)目的竣工圖，必須保證項(xiàng)目文件具有真實(shí)、準(zhǔn)確以及完整的意見簽署。此外，監(jiān)理還需要在監(jiān)理大綱當(dāng)中加入一些檔案使用以及管理工作中的各種細(xì)則進(jìn)行約束工作。這就要求項(xiàng)目中的監(jiān)理單位必須要配備一定數(shù)量的專職收集以及管理的工作人員，專門負(fù)責(zé)監(jiān)理中各項(xiàng)資料收集、整理以及移交工作。

（二）總包單位在檔案資料的收集中需要提升積極性

在基建檔案管理的工作中，其中的資料形成必須是保持高度真實(shí)、完整以及準(zhǔn)確性，也就是做到“誰形成、誰負(fù)責(zé)”的原則。在這一過程中，要求總承包單位做好資料審查以及匯總，同時(shí)保證檔案資料的完整、齊全。此外，有的業(yè)主對承包單位所負(fù)責(zé)的建設(shè)內(nèi)容不熟悉，從而難以在檔案形成中充分地保證其質(zhì)量。因此，這就需要調(diào)動相關(guān)的總包單位在檔案資料的收集過程中逐步提升積極性，做好不定期地檢查各個(gè)分包單位中對資料的收集以及整理工作開展的情況，進(jìn)而保證檔案資料的完整性以及真實(shí)性。

（三）項(xiàng)目建設(shè)單位需要做好全面負(fù)責(zé)的準(zhǔn)備

1.提前整理項(xiàng)目建設(shè)中的檔案。在基建開工之后，建設(shè)單位中的資料檔案管理人員需要根據(jù)項(xiàng)目在資料準(zhǔn)備階段中所提供的資料進(jìn)行歸類。此階段設(shè)計(jì)的內(nèi)容主要有：立項(xiàng)的文件、項(xiàng)目建設(shè)用地以及征地文件、拆遷文件等，這些資料必須要加強(qiáng)整理和管理，此外，還有建設(shè)勘察、測繪、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)以及招投標(biāo)等相關(guān)文件，通過提前完成這些工作，能夠減輕檔案資料在驗(yàn)收時(shí)進(jìn)行整理的工作量。2.各個(gè)單位需要編制檔案管理的指導(dǎo)書。由于參與基建項(xiàng)目的單位非常多，而各個(gè)單位對于檔案資料管理以及處理的水平都參差不齊。因此，在檔案資料整理以及管理過程中難免會出現(xiàn)各種問題，對此要求各個(gè)單位進(jìn)行編制指導(dǎo)書，便于檔案資料在管理中能夠有一定的參照，如檔案封面樣板、目錄、備考表以及組卷方法，以保證各方檔案在形式上保持統(tǒng)一。3.把握施工的過程。檔案人員需要根據(jù)工程的實(shí)際情況而走訪工地，充分地了解項(xiàng)目施工的工序以及流程，便于能夠?qū)Ω鱾€(gè)分部、分項(xiàng)中所涉及的資料進(jìn)行梳理、組卷，從而形成案卷。

五、關(guān)于基建檔案在管理中的注意事項(xiàng)

（一）接口檔案

由于項(xiàng)目建設(shè)有來自不同專業(yè)、單位等進(jìn)行交叉作業(yè)情況，這對檔案管理而言較為困難。因此，在接口工作方面需要注意保持統(tǒng)一性。如在安裝設(shè)備中，對基礎(chǔ)工程具有較高的依賴性，而施工單位則需要在交叉作業(yè)中做好檔案信息的接口處理，保證項(xiàng)目建設(shè)中檔案的完整性。

（二）承包單位對檔案管理

有的業(yè)主會和承包單位簽訂合同。如建設(shè)中的樁基工作以及各種安全防范，較為常見的有：消防、人防、防雷以及電梯，這些要求具有較高的專業(yè)水準(zhǔn)。在這一過程中所形成各種檔案，由于業(yè)主對其中是否準(zhǔn)確、完整沒有充分的把握，就需要依靠相關(guān)的監(jiān)理單位以及承包單位的幫助，提升業(yè)主對項(xiàng)目的認(rèn)識能力以及信任度。綜上所述，在基建檔案收集以及管理的工作中，需要加強(qiáng)對工程中的各項(xiàng)資料進(jìn)行規(guī)劃、施工以及維修做好記錄，這是單位在進(jìn)行檔案管理工作中最為重要的組成部分。因此，檔案管理人員需要提升各個(gè)基建單位的歸檔意識，同時(shí)遵循檔案原則，不斷完善管理制度，從而保證檔案管理的工作能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

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